Текст книги "Эффективный менеджер: 15 ключевых советов на пути к собственному успеху. Практические рекомендации"

Стили руководства, принципы и методы управления, подходы к построению системы менеджмента

Как уже говорилось нами ранее, руководителю необходимо комплексно подходить к вопросу формирования всей управленческой системы – в связи с этим концептуально важно определить состояние таких сфер, как стиль управления и конкретные инструменты его реализации. Пожалуй, начнем с самого стиля.

Стиль управления – это портрет начальника, который должны видеть перед собой подчиненные. Сразу заметим, что в природе не существует «чистого» стиля управления, поскольку на практике проявления каждого из них «смешиваются» в единое целое, демонстрируя индивидуальный подход руководителя к взаимодействию. Однако в научной практике определены три ключевых (четко разграничивающихся) стиля руководства [8]:

– Авторитарный. Данный стиль, как правило, ассоциируется с жестким руководителем, который работает исключительно на результат и исключает проявление формальных дружеских отношений или др. При авторитарном стиле руководитель жесткий, нелояльный, отчасти конфликтный и угрожающий, стремится посеять страх в сотрудниках для обеспечения эффективности выполнения тех или иных задач, приказать или указать на то, что «должно», а не «необходимо». Эффективность авторитарного стиля обуславливается конкретной ситуацией; как показала многолетняя практика, руководитель-диктатор, если он компетентен, способен вывести компанию на новый уровень, однако не способен улучшить коллектив, устремить его на добрую атмосферу и взаимопомощь [4].

Модель руководитель-подчиненный при авторитарном стиле характеризуется противоречиво; с одной стороны, подчиненный выполняет все поставленные задачи, тогда как с другой, не может полноценно и открыто реагировать на проявления руководителя, что создает дополнительные сложности. Авторитарный стиль управления распространен в крупнейших компаниях, где отсутствует возможность личного общения между сотрудниками различных уровней иерархии.

Преимуществами авторитарного стиля являются:

Во-первых, высокая скорость принятия решений ввиду исключения формальных процедур совещаний и согласования – решения принимаются единолично, на основании собственного видения ситуации.

Во-вторых, точность и быстрота исполнения управленческих решений ввиду использования методов прессинга и строжайших наказаний за невыполнение.

В-третьих, возможность быстрого, практически молниеносного влияния на объект управления.

Недостатками авторитарного стиля являются:

Во-первых, зависимость от осведомленности и квалификации руководителя, принимающего решения, его надежности для компании, бескорыстности.

Во-вторых, зависимость от качества контрольного аппарата, осуществляющего воздействие на подчиненных для получения результата и исполнения решения.

В-третьих, вероятность фрустрации сотрудников, их отдаленности, демотивации и тому подобное, ввиду неучастия в «общем деле».

Применение авторитарного стиля обуславливается двумя вариациями обстоятельств, среди которых кризисы или критические ситуации, в которых важны мнение эксперта и скорость принятия решения, исключение хаотичности и слабости управленческой системы, существование необходимости без промедлений сформировать иерархию и порядок.

– Демократический. Преимущественно выстраивается на принципах доверия и консультации, создания дружеской атмосферы и благоприятного морально-психологического климата, предполагает обширное поощрение сотрудников в целях их мотивирования. Демократический руководитель – добродушный, порядочный, вежливый, ответственный и доброжелательный к сотрудникам. В рамках особенностей данного стиля, руководитель в качестве распространенной практики часто привлекает сотрудников к принятию решений и создает условия обсуждения, проводит дискуссии и коллегиально формирует комплексные планы (стратегии) функционирования.

Позитивные эффекты от демократичного руководителя: более высокий уровень мотивации сотрудников, их преданность, заинтересованность, включенность в общее дело.

Положительные стороны демократического управления связаны с тем, что:

– Благодаря совместному принятию решений, снижается вероятность не просчёта сценария или неверного действия. Существует многоуровневый контроль, выделяющийся в процессе непосредственной подготовки решения.

– Формируется целая система, обеспечивающая удовлетворенность и эффективность коллектива, высокий уровень мотивации и заинтересованности в том самом «общем деле».

– Снижается уровень затрат на проведение контрольных процедур со стороны третьих лиц или относительно независимых сторон.

Однако демократический стиль требует достаточно обширного количества времени для принятия решений, проведения формальных процедур, которые могут дополнительно усложнить-«удлинить» процесс управления. Демократический стиль руководства не всегда уживается в кризис, и поэтому на смену ему приходит авторитарное управление [15].

Использование демократического стиля руководства определяется системой стимулирующих факторов, среди которых: наличие высокой организованности сотрудников, достаточность квалификации, стабильность в функционировании субъекта предпринимательства, независимость от среды в текущих обстоятельствах, готовность всего коллектива. При таких условиях демократический стиль становится «лучшим из лучших» [12].

– Либеральный. Данный стиль является одним из самых противоречивых, поскольку представляет под собой в большинстве своем попустительское отношение руководителя к подчиненным. Руководитель, придерживаясь данного стиля, создает условия работы, назначает ответственных, предоставляет задачи, правила, формирует границы и прочие стимулы и выходит при этом из процесса управления в качестве непосредственного участника-контролирующего, возвращается на этапе фиксации результата и его частичной оценки [5].

Целесообразность либерального стиля управления также противоречива, и как правило диктуется работой с творческими задачами, требующими максимальной свободы деятельности, что в целом не применимо к менеджменту современной организации, в особенности лоу-менеджменту, все трудовые функции и полномочия которого строго регламентированы компанией и начальством [23].

Либеральный стиль ориентируется на такие преимущества, как раскрытие талантов и способностей подчиненных, предоставление возможностей проявить себя, самоорганизация и исключение многоуровневого контроля. При этом всем, данный стиль может привести к нарушению контактов между руководителем и подчиненными, создать условия снижения эффективности выполнения задач компании.

В связи с этим, либеральный стиль определяет условности, связанные с использованием в сугубо ограниченном числе задач, как правило обходящих стороной менеджмент в его истинном бизнес-представлении. Как правило, это локальные задачи и обстоятельства, при которых свобода действий сотрудника приведет к лучшему из возможных результатов.

На рисунке 4 ниже наглядно показано, как каждый из стилей управления влияет на коллектив.

Рис. 4 Стили управления (руководства).

Для вас, как эффективного руководителя, важно уметь вовремя, в зависимости от задачи и текущей ситуации, переключаться от одного стиля к другому, комбинировать их, воплощая на практике существующие методы и подходы к управлению. От лоу-менеджера в данном случае требуется лишь одно – четко понимать, чем обусловлено текущее поведение руководителя, и не просто понимать это, но и принимать, действовать сообща.

Заметим, что вышеупомянутые подходы к управлению – это более теоретическая форма менеджмента, отражающая эволюцию управленческой науки и объединяющая под собой базовые аспекты управления, некий стиль существования управленческого механизма и его концепцию.

Несмотря на это, каждый из существующих подходов к управлению остается актуальным и по сей день: мы можем выделить процессный, системный и ситуационный подходы.

Развитие подходов в менеджменте – это отражение реагирования управления на изменения состояния экономики и потребностей компаний в расстановке приоритетов при исполнении задач управленческим аппаратом [27]. Для полноты понимания, опишем каждый из подходов более подробно:

– Процессный подход. Является отражением становления административной школы в управленческой науке – начало которой уходит к середине ХХ века, когда управление рассматривалось как универсализированная система, имеющая внутренние четко установленные функции, органически переплетенные с управленческим процессом [1]. Последний согласно процессному подходу – это циклически сменяющая друг друга последовательность этапов управления, включающая в себя такие функции, как планирование, организация, контроль и мотивация.

Процессный подход с точки зрения организационных функций описан на рисунке 5.

Рис. 5. Процессный подход в управлении.

– Системный подход. Сформировался спустя 20 лет после процессного подхода, предполагает включение в управленческую систему математического инструментария, для решения фундаментальных проблем управления. Является следствием роста угроз внешней среды перед организацией, увеличения конкуренции и принятия необходимости четко выстроенного управления [14]. С позиции системного подхода, менеджмент рассматривается как единое целое с функционирующими в нем (подконтрольными общему) подсистемами. Каждая из подсистем обладает собственным значением и влияниями, которые не наблюдаются в других подсистемах.

Достаточно ярко системный подход проиллюстрирован на рисунке 6.

Рис. 6. Системный подход в управлении.

– Ситуационный подход. Предполагает рассмотрение управления в контексте уникальности внешних событий – ситуации. Впервые подобная точка зрения рассматривалась еще задолго до формирования процессного подхода, однако особую популярность ситуативность приобрела только лишь в 80-ых годах XX века. Ситуация – это отражение состояния внешней и внутренней среды в текущее мгновение, в контексте которой эффективность приобретают те или иные методы и инструменты управления.

На рисунке 7 приведен пример схемы ситуационного управления организацией.

Рис. 7. Ситуационный подход к управлению.

Ситуационный подход исключает существование единой и четко определенной формулы управления, предлагает действовать гибко, в зависимости от конкретных условий [2]. В целом подобная практика формируется компаниями и по сей день – в нашей управленческой деятельности мы опираемся именно на принципы ситуационного подхода. Последние являются отражением ключевых требований, которые предъявляются к менеджерам (в первую очередь, «лоу» уровня). Принципы – это свод определенных правил, которых необходимо придерживаться менеджеру компании. Среди главенствующих принципов мы можем выделить следующие:

Во-первых, менеджеру важно максимально четко анализировать проблему или условия, которые могут привести к возникновению этой проблемы. В связи с этим, необходимо комплексно анализировать обстановку (ситуацию), принимать во внимание, казалось бы, незначительные факторы. В перспективе времени, менеджеру также требуется выделять общие тенденции и закономерности. Например, вы видите, что клиенты негативно относятся к платным дополнительным услугам – предложите руководителю включить их в стоимость и предлагайте их «бесплатно». Знаете, что клиент не настроен на контакт в текущий момент времени – не донимайте его, так будет только лучше. Но и не теряйте бдительности и инициативы, ловите момент для оказания помощи там, где это требуется.

Во-вторых, четко определять условия и требования, которые с учетом ситуации позволят достичь максимально эффективного управления. Именно поэтому ранее мы говорили, что эффективный менеджер может передать более простые и типовые операции другим сотрудникам, а самостоятельно погрузиться в более сложную и ситуативную задачу. Вы уверены, что сможете «одолеть» этого клиента – заберите его себе, и доверьте типовые операции другому менеджеру, который не сможет справиться с клиентом.

В-третьих, менеджеру необходимо верно оценивать ситуацию, выбирать наиболее объективно востребованные ресурсами (в том числе временными) методы управления, с учетом принятия специфических особенностей конкретной ситуации и др. значимых факторов влияния. Например, вместо того, чтобы каждый раз заново заполнять типовой документ – воспользуйтесь шаблоном, займитесь его подготовкой, и в будущем это позволит сократить количество временных затрат на данное действие.

В-четвертых, менеджеру важно отслеживать ситуацию в динамике, осуществляя регулярный мониторинг. Это проявляется в том числе в сверке выполнения поставленных задач, рассмотрении результатов в ретроспективе времени, изменении процессов достижения поставленных целей. Приведем пример: при работе с клиентами вы, как лоу-менеджер, замечаете, что клиенты лучше (результативнее) реагируют на предложение комплексных услуг со скидкой, нежели отдельных услуг (аналогичные по содержанию продукты в виде отдельных услуг продаются хуже). Замечая подобную тенденцию, вы должны, основываясь на собственных полномочиях, предлагать чаще именно комплексные продукты, которые приведут к большим продажам и результату для компании. Для компании результат – это прибыль. И таким образом вы достигнете его. Не можете сделать этого ввиду недостатка полномочий? Не беда – проявите инициативу и обсудите этот вопрос с руководителем, который может наделить вас подобными полномочиями. Продемонстрируйте заинтересованность общим результатом.

Конечно же, эти правила не универсальны. Однако описывая их, мы предпринимаем попытку донести главную мысль – ориентируйтесь на результат, но и уделяйте особое внимание процессу. Ведь во многом именно процесс создает результат, при использовании специальных методов управления.

Методы управления – это категория, актуальная в большей степени для тех менеджеров, которые управляют персоналом или какими-либо внутриорганизационными процессами. Но стоит понимать, что и за последними обычно скрываются человеческие ресурсы компании.

Методы управления являются набором конкретных шагов, приемов, или действий, операций, по итогам реализации которых менеджер придет к решению поставленной задачи. Для лоу-менеджера методы управления сводятся к шагам по выполнению трудовой функции; например, при обработке клиентских заявок менеджеру необходимо будет собрать всю информацию и распределить её, в соответствии с регламентом.

Если продвигаться выше по управленческой иерархии, мы встретимся с такой категорией, как методы управления персоналом. Они, в свою очередь, разделяются на три ключевые системообразующие группы [13]:

– Организационно-административные. Группа методов, характерной чертой которых является обязательность в исполнении, директивность. В структуру данной группы включаются издаваемые приказы, распоряжения, указания, нормы, инструкции, положения, постановления, и прочие способы фиксации задач, возлагающихся на менеджера. Также сюда относят методы предупреждения невыполнения, вынесения санкций: выговоры, предупреждения, замечания, порицания и др.

– Экономические. Представляют систему финансовых стимулов, служащих мотивирующим фактором к полномасштабной реализации поставленной задачи. Как правило, включают: премирование, бонусы, дивиденды, финансирование, и др.

– Социально-психологические. Данная группа методов в большей степени связана с влиянием на состояние человека, учетом его потребностей и возможностей. Эти методы определяют средовые условия, например, психологический климат, наличие организационной культуры, стиль управления, инфраструктуру, планирование, включение соревновательных аспектов и др.

В совокупности все вышеописанные методы используются в современных компаниях, что позволяет максимально полно воздействовать на сотрудников и стимулировать достижение поставленных целей и задач деятельности.

Таким образом, в структуре управления организацией менеджер занимает главенствующее место: если вы лоу-менеджер, то на вас лежит вся рутина, да и вообще все, что можно доверить. В первую очередь именно от этой рутины зависит возможность компании функционировать и двигаться в правильном направлении. Если вы мидл-менеджер, то для вас важнейшей задачей становится слежение за выполнением со стороны лоу-менеджеров всех возложенных на них функций, поиск способов улучшения работы лоу-менеджеров и достижения результатов при использовании меньших ресурсов. Для топ-менеджеров главная задача – донести стратегию и тактику управления до «мидл» звена, чтобы те смогли повлиять на «лоу» и использовать все доступные ресурсы компании [24].

В заключение главы хочется также отметить, что озвученные методы, модели, подходы и практические советы к управлению лоу-менеджер использует в первую очередь в собственной повседневности, опираясь на них встает на путь к достижению больших результатов, постоянному саморазвитию и самосовершенствованию. Требования современных компаний таковы, что вам предоставляются только минимальные условия для раскрытия потенциала. За этим потенциалом в свою очередь следует переход из «лоу» уровня по иерархической ступени выше. Речь идет исключительно о модернизации, и модернизируя себя, вы тем самым движетесь к созданию блага и ценности для компании, за что она, непременно, вознаградит вас. Все это и является самостоятельностью, о которой мы часто упоминаем. И именно эта самостоятельность позволяет вырастать вам в компании, двигаться вперед.

Глава 2. Практические советы по работе менеджера в компании: позиция менеджера

Какие функции реализует компания и какова роль менеджера в них?

Любая компания – это сложная система со своими специфическими особенностями и такими же потребностями, мотивами. Коммерческая компания, как человеческий организм нуждается в кислороде, так же требует постоянного движения денежных средств внутри её подразделений и подструктур. В связи с этим, главная задача руководства – поддержать стабильность поступления финансов и определять ключевые точки роста оборотов, получения этого кислорода для поддержания положительного состояния. И помощником в отлаженном достижении поставленной задачи является реализация всех внутриорганизационных функций.

Все функции управления строятся исключительно с упором на достижение организационных целей, и пронизывают всех без исключения сотрудников, охватывают каждого. Заметим, что хотя все компании и отличны по своей специфике, основополагающие функции управления остаются идентичными. Это означает, что, понимая эти функции, вы сможете как минимум лучше ориентироваться в компании и осознавать, для чего осуществляются те или иные действия, с какой целью руководитель поступает так, а никак иначе. В свою очередь это привнесет ясность во многие трудовые обязанности, и позволит пересмотреть характер своих рутинных обязательств.

Функции управления – это одна из сторон управленческой деятельности, которая ложится на вашего руководителя, но постепенно перекладывается и на вас, как на лоу-менеджера, в качестве основных маленьких задач или поручений. От реализации функций управления напрямую зависит и состояние компании, возможность получения прибыли.

Часто функции управления сводятся к следующему поэтапному перечню: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Каждая из них отражает сущность процессного подхода, рассматривая организацию, как систему из отдельных сменяющих друг друга процессов. Верно то, что в зависимости от компании внутренние бизнес-процессы изменяются ровно, как и изменяются функциональные ориентиры в работе менеджера.

Например, если это компания в сфере розничных продаж, то она реализует все функции, связанные с продажами, поскольку именно продажи ведут её к получению прибыли. Среди функций современной торговой организации через призму управления можно выделить: закупку, логистику, установление цен и управление ими, рекламу, обслуживание, реализацию (продажу) и процесс взаимодействия с покупателем после покупки, коммуникацию с потребителем, работу с информацией и многие другие.

Верно то, что функции компании, как и функции отдельного сотрудника, определяются руководством и постоянно дополняются. Ваша задача, как эффективного и лучшего менеджера проста – выполняйте свою работу в полном объеме, не отлынивайте и просто делайте то, что от вас требуется, соблюдайте правила, регламенты и инструкции, действуйте четко и по указаниям. Но и не забывайте об инициативе и креативности там, где это действительно требуется. Самостоятельность в рамках полномочий – главный и в то же время необходимый ориентир постоянно совершенствующегося менеджера.

В ином случае, если вы не реализуете функции компании, а следовательно, не можете создавать для нее прибыль, вы теряете свою ценность. Отсутствие ценности ведет к неэффективности, а неэффективность ведет как минимум к ухудшению положения и невозможности продвижения по карьерной лестнице, а как максимум, к полной потере должности и своего положения, статуса. В связи с этим, главный ваш интерес в исполнении внутриорганизационных функций, которые достижимы посредством реализации собственных должностных обязанностей, это лояльность к вышестоящему лицу и действие согласно установленным требованиям, просьбам и пожеланиям.

Далее мы расскажем, каким образом, а главное зачем, исполняются некоторые функции компании, и как эти функции влияют на работу менеджера, как определяют положение дел в его трудовых обязанностях.