Текст книги "Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть"

Манипулятор – это человек, скрыто управляющий другими с целью решить собственные задачи за счет нанесения ущерба адресатам своего воздействия. Приведу самые простые методы защиты от манипуляторов:

1. Метод отсрочки (дает выигрыш во времени, позволяя обдумать свой ответ):

• физический выход из пространства взаимодействия под благовидным предлогом («Простите, мне нужно срочно взять бумаги», «Мне необходимо сверить эти данные, позвольте мне взять паузу на три минуты», «Извините, я должен оставить вас на одну минуту» и т. п.);

• отвлечение на бытовую надобность («Извините, мне нужно срочно позвонить» или «Я отлучусь к зеркалу, что-то попало в глаз» и т. п.);

• перевод ситуации в шутку и переключение внимания на что-либо другое («О, уже ругают! Скоро бить будут!»[2]2
  Булгаков М. Дни Турбиных.


[Закрыть]);

• «философский» выход из ситуации – риторические вопросы или высказывания вроде «Что есть истина?» или «Все мы субъективны».

2. Сокращение интервалов взаимодействия:

• перенесение разговора на другое время («Простите, я сейчас не могу разговаривать, предлагаю продолжить завтра в два», «Давай вернемся к этому через полчаса, хорошо?» и т. п.);

• установление «графика» («Я могу посвящать этому проекту только один час в день (три часа в неделю, 15 минут каждый вечер)», «Предлагаю посвятить работе над этим заданием один час сегодня и один час завтра» и т. п.).

3. Предотвращение личного взаимодействия:

• исключение возможности встреч с манипулятором, если это допускается условиями работы;

• преобразование личной встречи в переписку («Пришлите мне e-mail с точными данными, я займусь этим после обеда», «Если ты набросаешь мне свои предложения, я смогу завтра на них ответить» и т. д.).[3]3
  Более подробно приемы защиты от манипулирования рассматриваются в моих книгах «Психотехнологии влияния» (Минск: Харвест, 2005), «Скрытое управление человеком: Психология манипулирования» (М.: АСТ, 2000), «Как защититься от обмана и мошенничества» (Минск: Харвест, 2003).


[Закрыть]

Говорите «нет» коллегам. Очевидно, что с учетом характера работы определенный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополнительную работу или предлагают заниматься тем, что вы делать не должны?

Если коллеги регулярно просят вас о выполнении работы, выходящей за рамки ваших прямых обязанностей, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им поручено? Возможно, пришла пора посоветовать им изучить технику, которой овладеваете вы, или предложить руководству организовать общий семинар по проблеме рационального использования времени. А пока соглашайтесь поработать дополнительно, лишь когда считаете, что это впишется в ваш нынешний график и действительно того стоит. Или если это согласуется с вашими личными приоритетами.

Как сказать «нет» начальнику? Но что делать, если человек, который обращается к вам с просьбой, – ваш начальник? Кажется, что в этом случае отказ недопустим. Но нередко это вполне возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой «срочных» дел, попросите его совета в расстановке приоритетов. Опишите ситуацию спокойно, без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: «Я должен заняться установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успею закончить оба дела к концу рабочего дня. Какая из задач является первоочередной для вас? Может ли одно из этих дел подождать до завтра? Или можно найти еще кого-то, кто взял бы на себя какую-то часть данной работы?»

Этот подход эффективен и в отношениях с клиентами и партнерами, которые продолжают нагружать вас делами, выходящими за рамки заранее согласованного задания или проекта, а также с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.

Если шеф постоянно поручает вам дополнительную работу, обсудите с ним этот вопрос. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем обязанностей и возможную сверхурочную работу. Оцените все полученные задания и узнайте у шефа, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них.

Согласованию с руководством подлежат следующие вопросы:

• ваши служебные обязанности;

• стандартная рабочая нагрузка;

• допустимый объем сверхурочной работы;

• сроки;

• график выполнения наиболее ответственных заданий.

Когда функциональные обязанности четко оговорены, вам легче отказаться от предложенного дополнительного задания: «Извините, но вы же знаете, что мне необходимо закончить для вас отчет».

Если вас просят сделать что-то сверх установленных объемов и вы считаете просьбу разумной, обсудите, какие задания вы на себя возьмете и реальный срок их выполнения. Не соглашайтесь на сверхурочную работу, только чтобы продемонстрировать боссу свою лояльность. В этом случае вас будут нагружать бесконечно. Ведь не на пустом месте родилась народная мудрость: «На послушных ездят и возят».

Ваша карьера зависит от успешности выполнения ваших прямых обязанностей, а не от способности взваливать на себя непосильную ношу и, находясь в состоянии стресса, делать работу кое-как.

Если собственное несогласие вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отказывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этой работой. На мне уже висят четыре срочных задания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Иначе дома будет конфликт».

Если шеф просит вас что-то сделать, продемонстрируйте свою принципиальную готовность, но скажите, что вам нужно проанализировать, сможете ли вы выполнить поручение без ущерба для тех дел, которыми вы уже занимаетесь. Если сможете – прекрасно. Если нет, составьте служебную записку с подробным описанием выполняемой работы и расчетом времени.

Сделайте встречное предложение по поводу своего возможного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, вы можете предложить перенести срок выполнения другой работы, представить свой срок решения актуальной задачи или взять на себя организацию помощи со стороны коллег. Начальник поймет обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших предложений, либо поручит работу кому-то еще.

Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете право на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, а также на собственное мнение о том, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на себя.

Учет, анализ и контроль расходования времени позволят вам наилучшим образом организовать свой рабочий день. Отмечайте все моменты, отвлекающие вас от работы, все случаи, когда другие люди со своими проблемами или телефонные звонки отрывают вас от дел.

Какая часть вашего рабочего времени уходит на достижение целей других людей? Ответив на этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени на решение чужих задач.

Самые распространенные причины пустой траты времени на работе:

• Телефон – избегайте пустых отвлекающих разговоров.

• Посетители – поступайте твердо в отношении своего времени, но обходитесь с людьми вежливо.

• Просьбы и приглашения – не принимайте участия в ненужных мероприятиях.

• Неспособность сказать «нет» – подумайте, какова ценность вашего «да»?

Уплотнить время можно тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Заполняя возникающие пустоты.

3. Выработав привычки, уплотняющие время.

Минимизируйте перерывы, помехи и их влияние

Помехи возникают постоянно, и, как правило, они кажутся неотложными делами. Обычно мы отвечаем на них незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут этого от нас. Реагируя на подобные барьеры в момент, когда они возникают, к концу дня вы находитесь в расстроенном и подавленном настроении, не выполнив того, что запланировали. Вам следует научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.

Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.

Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не путем пассивного реагирования.

Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.

Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, расположите свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут разграничивать пространство между вами и окружающими. Люди гораздо меньше обращаются к тому (и тем самым ему мешают), с кем не могут установить предварительный контакт глаз.

• Повесьте на двери своей комнаты табличку с надписью наподобие «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика, и сотрудники занимаются сосредоточенной работой без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).

• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.

• Помехой в работе по плану может выступать электронная почта и мессенджеры, когда они постоянно настроены на режим онлайн.

Защититесь от внутренних помех. Вот некоторые советы по минимизации внутренних факторов, отвлекающих от работы:

• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;

• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);

• периодически просматривайте еженедельные и ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.

Заполняйте пустое время

Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени в 5–10–15 минут. Их можно назвать пустыми, поскольку хоть сколько-нибудь серьезное дело в это время не сделаешь. Однако они вполне подходят для решения более мелких задач, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.

Время в дороге. Пустые периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом появляться в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. Тем не менее даже езда на автомобиле может проходить с пользой для водителя. За рулем, к примеру, стало популярным прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, переключайтесь на музыку). В общественном транспорте, поезде, самолете можно поработать с документами, почитать.

Чем заполнить пустое время. Не пытайтесь в пустое время браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать много вы все равно не успеете, однако, прервавшись, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте эти периоды, которые длятся зачастую не более 10–15 минут, для выполнения рутинных, но необходимых задач. В этом случае они не будут довлеть над вами в основное рабочее время.

Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит для заполнения пустого времени. Вы можете заняться чем-то из нижеперечисленного – при этом отдавайте предпочтение запланированным делам:

• сделать несколько телефонных звонков;

• подготовить черновики писем;

• подписать некоторые документы;

• составить служебную записку;

• прочесть документы, письма, пробежать глазами статьи;

• просмотреть сообщения, поступившие по электронной почте, и отправить ответы;

• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;

• подумать над разрешением проблем персонала;

• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;

• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

• записать суждения по поводу новых проектов или схем;

• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

• поразмышлять (идеи – великая вещь!);

• проанализировать свои записи и планы;

• прогуляться или сделать несколько физических упражнений, чтобы встряхнуться;

• привести в порядок рабочий стол;

• подготовить вопросы к собранию, совещанию, сделать наброски к предстоящему выступлению;

• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят неожиданные мысли и наилучшие идеи;

• договориться о встречах.

О пользе перерывов в работе. Пустым временем можно воспользоваться, чтобы сделать передышку. В эти минуты полезно расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения тайм-аута. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный момент проблемы. Кроме того, вы отдохнете, наберетесь сил и энергии.

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По сути, любая физическая активность обеспечит вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.

Полезнейшая привычка – выполнять наиболее ответственную работу в те дни и часы, когда вы обладаете максимальной работоспособностью. В течение дня имеются два интервала наибольшей работоспособности – с 10:00 до 12:00 и с 15:00 до 17:00. Самая высокая производительность труда наблюдается в среду, затем во вторник, четверг, понедельник и пятницу (рис. 1.3 и 1.4).

Рис. 1.3. Работоспособность по дням недели

Чтобы послеобеденный провал в работоспособности не был так велик (не возникала сонливость), приучите себя обходиться меньшим количеством пищи во время обеда.

Достичь больших результатов позволяют следующие привычки, сберегающие время:

• Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдается несколько свободных минут, читайте. Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или вы знаете, что вам придется некоторое время провести в ожидании.

• Если вам предстоит долгая поездка в поезде, запланируйте выполнение нескольких дел: написать в дороге письма, прочитать документы и т. п.

Рис. 1.4. Работоспособность в течение суток

• По возможности совмещайте дела. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передавайте бумаги или обменивайтесь информацией с коллегами на собрании, и вам не придется тратить время на встречи с ними.

• Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы – встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять рабочее время за пресловутой утренней чашкой кофе – поставьте ее на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не просмотрите поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще некоторое время вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность будет соблюдаться автоматически: пьете кофе, просматривая почту.

• Прежде чем взяться за дело, подумайте, нельзя ли его кому-нибудь поручить. Ведь дав поручение и занимаясь затем собственной работой, вы экономите время: синхронно решаются несколько ваших задач.

• Если вы из тех, кто работает лучше, находясь под внешним давлением (сроков или санкций за невыполнение), то постарайтесь себе его организовать. Установите для себя более короткие (ложные) сроки реализации задания, которое потом «можно будет доработать». Крупное дело, рассчитанное на длительный срок, разбейте на этапы, так, чтобы осуществлять промежуточный контроль через несколько дней.

• Подавляйте в себе стремление к наилучшему выполнению какой бы то ни было работы. Такой чести в реальности заслуживает лишь небольшая часть наших дел. Например, настраивайтесь только на однократную проверку любой решенной задачи.

• Выбирайте ту форму информирования руководства (коллег, подчиненных), которая требует меньшего времени: телефонный звонок, сообщение по электронной почте, краткая служебная записка, доклад, личная встреча, объявление на совещании. Если же нужно оповестить многих сотрудников, то нет ничего проще и удобнее, чем поместить на информационной доске наиболее важные документы (графики, распоряжения) для общего ознакомления. Особенно если доска установлена в людном, бойком месте. Обычно никто не проходит без того, чтобы остановиться и посмотреть, что там вывешено. Если у вас ее еще нет, обязательно заведите.

• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то он, в конце концов, имеет на нее право. Мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченного времени и сил? Не лучше ли направить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.

• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года заполняйте ежедневник максимальным объемом уже известной вам информации (включая праздники, дни рождения тех, кого вы будете поздравлять).

• После встречи записывайте на обратной стороне визитки, которую вам вручили, полезную информацию. Данные сведения будут весьма кстати при следующем контакте с этим человеком, который может произойти спустя длительное время. На людей производит впечатление, что вы помните дату последней встречи и прочие детали!

• Планируйте общение по различным вопросам в наименее продуктивный период времени (см. рис. 1.3 и 1.4).

• Встречи вне офиса люди часто воспринимают как не столь строго ограниченные во времени. Важно четко указывать период таких переговоров. Например: «У нас есть 40 минут, и я должен исходить из этого». Если людям известны временные границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.

• Марку Твену приписывают следующий прием: когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. И если посетитель был желанным, он говорил: «Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел». Если посетитель был нежеланным, он говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.

• Сделайте шаблоны всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере, а также образцы стандартных писем – предложений, благодарностей, отказов.

• Поиск документов будет занимать меньше времени, если организовать систему их хранения. В частности, цветные метки для разного типа документов – финансовых, деловых, личных и т. д. – ускоряют их нахождение.

• Наведите порядок на рабочем столе и в шкафах, иначе вы будете тратить массу времени на поиски нужных документов.

• Делайте впрок закупки канцелярских принадлежностей, мыла, зубной пасты, талонов на проезд и др.

• Покупайте поздравительные открытки единовременно на весь год вперед. Сразу подписывайте адреса (чтобы потом не вспоминать, какая и для кого предназначена); в ежедневнике, органайзере отметьте даты, когда и кого нужно поздравить (открыткой либо по телефону).

• Подарки можно покупать по Интернету, заказывая их доставку по адресу (своему или тех, кого вы поздравляете).

Существуют также манипулятивные способы сэкономить свое время за счет времени других. Однако следует иметь в виду, что всякая манипуляция может стать причиной конфликта:

• Чтобы миновать очередь в приемной шефа, можно предварительно позвонить ему и спросить разрешения зайти, объявив ожидающим в приемной, что вас вызвали.

• На конференции или семинаре можно попросить председательствующего разрешить вам выступить вне очереди, пообещав сократить время своего сообщения. Реально же такой участник выступает столько, сколько и было предусмотрено регламентом.

Поддерживайте хорошую форму

• Высыпайтесь. Бодрый, хорошо отдохнувший человек имеет более высокую производительность труда. Поэтому не пытайтесь выиграть время за счет сокращения сна. Приучите себя ложиться раньше. Время с 22:00 является самым ценным для сна. Тот, кто ложится в 10 вечера, высыпается за меньшее время и тем самым его экономит. Не смотрите телевизор перед сном: качество телепрограмм редко оправдывает время, которое на них тратится.

• Используйте часть времени нахождения на совещаниях, в очередях или транспорте для статических физических упражнений. Незаметное для окружающих напряжение мышц оказывает такое же оздоравливающее действие, как и динамические упражнения.

• Ходите быстрым шагом. Это сократит пустое время и даст вам состояние бодрости. В метро не стойте на эскалаторе, если можно по нему идти. Вместо ожидания лифта прогуляйтесь по лестнице.

• Находите в жизни веселые моменты. Смех активизирует мыслительную деятельность, нормализует пульс и кровяное давление, а также является одним из лучших способов снять напряжение.

• Создавайте себе хорошее настроение. Оно придает дополнительную энергию. Напротив, в плохом расположении духа все валится из рук. Помните, что, согласно библейской заповеди, «уныние есть грех». Как добиться позитивного душевного состояния?[4]4
  В уже упоминавшейся книге «Искусство жить: Как обратить знание в здоровье» (Минск: Харвест, 2004) описаны десятки простых приемов (действий, мыслей), создающих хорошее настроение.


[Закрыть] Самый простой способ – подумать о чем-то приятном, заставить себя улыбнуться. После нескольких даже натужных улыбок настроение вдруг улучшается. Утром, собираясь на работу, слушайте любимую музыку, которая позволит настроиться на позитивный лад.

• Отмечайте любой свой успех, даже незначительный, приятными мыслями. Слишком часто мы не обращаем внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи. Поступая таким образом, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни – радости победителя, на волне которой дело спорится.