Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

К этой группе относятся такие отклонения, как невыходы, работа в праздничные дни. В удобной форме можно ввести сотрудника, по которому производится ввод отклонений, указать количество отработанного времени по измененному графику, ввести количество невыходов на работу. Все это изменяет обычную схему оплаты сотруднику. Открыть эту группу документов можно командой Документы → Прочие отклонения.

Оформленные документы обязательно будут найдены в общем журнале документов.

Документ Начисление заработной платы предназначен для ввода всех отклонений и удержаний и оформляется перед расчетом заработной платы. В поле Способ должно быть выбрано Ввод всех начислений и удержаний по сотрудникам. Для подбора сотрудников используйте кнопку Подбор или Заполнить. При использовании кнопки Заполнить в документ будут выбраны сразу все категории сотрудников. Документ записывается в общий журнал документов.

Учет отработанного времени ведется с помощью календарей. У каждого сотрудника при приеме на работу определен график работы. В качестве основного календаря для построения графика работы организации используется пятидневная 40-часовая рабочая неделя, которая определена в календаре Пятидневка (Регламенты → Календари → Календарь-Пятидневка).

Для описания многосменных графиков работы в программе имеются другие календари (Регламенты → Календари → Прочие календари). Дополнительные календари заполняются, если на предприятии имеются сотрудники, работающие по сменному графику.

При подготовке к расчету зарплаты следует открыть и откорректировать календари, если в расчетном месяце были переносы выходных дней в связи с их совпадением с праздничными днями.

Для тех сотрудников, отработанное время которых не поддается регламентированию при помощи календарей, предназначен документ Табель отработанного времени. Чтобы открыть документ, щелкните в Общем журнале документов на кнопке Ввод новой строки и в открывшемся списке найдите пункт Табель отработанного времени. Открыть документ можно также командой Документы → Начисление зарплаты → Табель отработанного времени.

Заполняется этот документ по общим правилам. Для оформления табеля достаточно щелкнуть на кнопке Подбор и выбрать сотрудников в табель или воспользоваться кнопкой Заполнить, указав все категории сотрудников. В табель будут внесены не только фамилии, но и отработанные за расчетный период часы. Для коррекции табеля дважды щелкните в графе и введите количество отработанных часов.

После оформления документа щелкните на кнопке ОК. В документ будут выбраны сотрудники, у которых в приказе указана система оплаты труда По табелю отработанного времени (см. табл. 20.1).

Документ будет сохранен в общем журнале документов. Существует и итоговый документ Табель отработанного времени. Его, как и другие отчеты, можно открыть и сформировать с помощью меню Отчеты.

После ввода всех отклонений и удержаний можно приступить к расчету заработной платы. У вас есть две возможности: использовать помощника расчета заработной платы или рассчитать заработную плату с помощью специальной формы для расчета заработной платы.

Перед расчетом зарплаты необходимо также оформить документ Табель отработанного времени.

Для изменения периода начала расчетов используйте команду Регламентные → Изменение периода начала расчетов. В открывшемся окне можно установить новый период. Это особенно актуально, когда программа не эксплуатировалась некоторое время и период расчета, который предлагает программа, не совпадает с календарным.

Смена текущего периода производится с помощью помощника установки периода расчета. Нажмите кнопку Далее и перейдите ко второму шагу. На втором шаге выберите, какие проверки выполнять. Если известно, что зарплата, начисленная за текущий месяц, будет выплачиваться в следующем месяце, снять флажок режима Выполнять проверку полной выплаты заработной платы. Если известно, что в расчетном месяце не было увольнений сотрудников, снять флажок режима Выполнять проверку наличия сальдо у уволенных сотрудников. Щелкните на кнопке Далее. Если кому-либо из сотрудников в расчетном месяце не была начислена зарплата, появляется шаг Проверка начислений заработной платы. В этом случае можно проигнорировать сообщение системы, щелкнув на кнопке Далее. Если принято решение начислить зарплату, выберите фамилии сотрудников и щелкните на кнопке Начислить или Начислить всем. Появится документ Начисление заработной платы. Нажмите в нем кнопку ОК.

На следующем шаге открывается журнал Зарплата. Щелкните в нем на кнопке Все объекты, чтобы расчет проводился для всех сотрудников, включенных в журнал, затем нажмите кнопку Рассчитать запись одного документа. Нажмите кнопку Далее и перейдите к следующему шагу.

Если сотрудникам зарплата начислялась, но не была выплачена, появляется окно Проверка выплаты зарплаты. Если на предприятии принято выплачивать зарплату в следующем месяце, следует проигнорировать сообщение системы и нажать кнопку Далее, если принято выплачивать зарплату в текущем месяце, щелкните на кнопке Выплатить всем и проведите документ Платежная ведомость. На шаге Установка очередного периода расчета снимите флажок у поля Ввести документ Накопленная задолженность. Щелкните на кнопке Готово. Ввод документа Накопленная задолженность требуется, только если зарплата должна быть выплачена в расчетном месяце, но выплата была задержана. После смены периода в строке состояния (справа) после слова Период появится новое значение.

Для проведения расчета удобнее всего воспользоваться помощником. На первом шаге необходимо выбрать сотрудника, на следующем шаге ввести доплаты и удержания. Следует обратить внимание на то, что для введения отклонений можно использовать кнопку Открыть и указать заранее введенные документы (больничный, алименты). Другой способ – щелкнуть на кнопке Добавить и приступить к оформлению новых документов, подтверждающих изменения в начислении заработной платы.

Для перехода к следующему диалоговому окну используйте кнопку Далее. Очень важно правильно определить средний заработок сотрудника. Одним из последних шагов помощника является расчет необходимых налогов и ЕСН. Результат расчета – оформление платежной ведомости. Произведенный расчет фиксируется в журнале расчета заработной платы. Открыть журнал можно из меню Документы.

В указанном журнале вы сможете просмотреть выполненный расчет, уточнить начисление налогов. Результаты расчетов обобщаются и выводятся на печать с помощью отчетов.

Кроме помощника расчетов, в программе предусмотрен расчет, который выполняется бухгалтером самостоятельно. При проведении расчета придерживайтесь такой последовательности:

1. Откорректируйте календарь-пятидневку и другие календари, которые используются при начислении заработной платы (Регламенты → Календари).

2. Оформите табель отработанного времени для сотрудников, чей график работы не совпадает с основным (Документы → Начисление зарплаты → Табель отработанного времени).

3. Для ввода отклонений от стандартного расчета оформите документ Начисление заработной платы (Документы → Начисление зарплаты → Начисление заработной платы).

4. Выполните расчет зарплаты, выбрав форму для расчета командой Регламенты → Расчет зарплаты.

5. Выполните начисление налогов с ФОТ, открыв и оформив документ Налоги → Начисление налогов с ФОТ.

Задание 3

Выполните расчет заработной платы сотруднику, принятому вами на работу при выполнении задания 2.

После проведения всех регламентных действий по начислению заработной платы она выплачивается работникам.

Для выплаты заработной платы используется документ Выплата заработной платы. В документе надо щелкнуть на кнопке Заполнить и выбрать способ оплаты. Это может быть выплата через кассу, получение аванса через кассу, перечисление заработной платы на зарплатные счета. После выбора варианта выплаты документ заполняется данными расчета. Готовую ведомость можно распечатать.

Операция по расчету налоговых платежей с фонда оплаты труда выполняется в конце расчетного периода после ввода всех документов отклонений и проведения документа Начисление зарплаты.

Открыть документ можно, выбрав команду Документы → Налоги → Начисление налогов с ФОТ. Окно документа напоминает окно документа Начисление зарплаты. В поле Период введите расчетный месяц. Для выбора сотрудников используйте кнопку Заполнить, укажите подразделение, категории сотрудников и щелкните на кнопке ОК. В окне появятся фамилии сотрудников. После заполнения формы документа щелкните на кнопке ОК.

Документ записывается в журнал налоговых документов, который открывается командой Документы → Налоги → Журнал налоговых документов.

Отчеты в программе собраны в меню Отчеты. С их помощью бухгалтер получает итоговую информацию, связанную с начислением и выплатой заработной платы. Отчеты формируются после оформления соответствующих документов и проведения расчетов. После формирования отчет может быть распечатан. Для этого выбирается команда Файл → Печать.

Выберите меню Отчеты и просмотрите список открывшихся отчетов. Перечислим их:

• Расчетные листки;

• Расчетная ведомость;

• Структура задолженности предприятия;

• Свод по заработной плате;

• Табель учета рабочего времени;

• группа отчетов Налоговые отчисления, в состав которой вошли отчеты для представления в налоговые органы;

• Перечисление в бюджет;

• Среднесписочная численность;

• Штатное расписание;

• Печать журнала документов.

Как видите, отчетов довольно много, что позволяет получить разнообразную итоговую информацию.

Все отчеты формируются по общим правилам. Выберите отчет, укажите период формирования отчета. Кнопка Заполнить позволит автоматически произвести подбор данных для отчета. Кнопка Очистить удалит все выбранные данные. Подбор отдельных параметров производится с помощью кнопки Подбор. Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, и отчет готов.

Несмотря на такое многообразие итоговых отчетов, в программе предусмотрена возможность создания произвольных отчетов. Использовав специальные средства создания отчетов, бухгалтер может:

• включить в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

• добавить информацию, не содержащуюся в базе данных;

• при необходимости вывести итоговые данные на основе информации базы данных;

• расположить выводимую в отчете информацию в любом удобном для себя виде.

При формировании произвольного отчета разумно прибегнуть к услугам помощника. В режиме диалога вы сможете указать, какой заголовок выбрать в отчет, какие данные включить. Формирование произвольного отчета очень похоже на создание отчета в режиме мастера в программе Access. Результат вашей работы – отчет, содержащий те сведения о сотрудниках, которые вам необходимы.

После проведения документа Начисление налогов с ФОТ в окне журнала расчета налогов отразятся записи по всем составным частям ЕСН и взносам в ПФР по каждому сотруднику, но эти записи не будут рассчитаны.

1. Для расчета на панели инструментов журнала щелкните на кнопке Рассчитать записи одного документа.

2. В окне Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР проверьте правильность выбора значения в ячейке Отчетный период, затем щелкните на кнопке Выполнить.

3. Перейдите на вкладку Настройка печатной формы, выберите форму по типу предприятия. Щелкните на кнопке Печать. Программа формирует 5 отчетов по предприятию в целом. После просмотра и печати отчетов закройте окна всех печатных форм.

4. В окне формирования отчета Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР перейдите на вкладку Дополнительно, щелкните на кнопке Заполнить таблицу. Программа рассчитает и введет данные за расчетный месяц по средней численности персонала и по суммам ЕСН и взносов в ПФР.

5. После формирования отчетов по предприятию в целом закройте окно формирования отчетов Расчет авансовых платежей по ЕСН и страховых взносов в ПФР. После этого в журнале расчета налогов можно посмотреть результаты расчетов по отдельным сотрудникам.

6. Если средствами программы «1С: Зарплата и Кадры» ведется бухгалтерский или налоговый учет зарплаты, выберите команду Регламенты → Расчет зарплаты.

7. Перейдите на вкладку Расчет ЕСН и отчеты.

8. Щелкните на кнопке Заполнить и в окне Заполнить список сотрудников отметьте флажками все категории сотрудников, которые имеются на предприятии. Щелкните на кнопке ОК для заполнения списка сотрудников. После заполнения списка автоматически включается режим По списку сотрудников.

9. Установите флажок Налоговый регистр учета налогов с ФОТ, если ведется налоговый учет зарплаты, или Сводные проводки. Щелкните на кнопке Выполнить.

10. После формирования и печати отчетов закройте окно Рассчитать зарплату.

В программе имеется специальная процедура для подготовки данных к передаче на магнитных носителях в ИМНС и ПФР.

Для подготовки отчетных данных к передаче в ИМНС используется команда Отчеты → Налоговая отчетность → Подготовка сведений для ИМНС.

В окне формирования отчета можно задать его параметры:

• формировать сведения по всем сотрудникам (кнопка Заполнить) или по списку сотрудников (кнопка Подбор);

• параметры нумерации справок и реестра справок;

• в какой каталог сохранять данные.

Еще один отчет, который можно подготовить в программе, – отчет Подготовка сведений для ПФР. Для подготовки отчетных данных к передаче в ИМНС используется команда Отчеты → Налоговая отчетность → Подготовка сведений для ПФР.

В окне формирования отчета можно задать его параметры:

• в группе Выводить – в каком виде формировать сведения (индивидуально или в виде анкеты);

• параметры компоновки документов в пачки;

• указать фамилию исполнителя отчета;

• каталог, в котором нужно сохранять данные.

Изменения, связанные с биографическими данными о сотрудниках, такими как ФИО, изменения типов вычетов, производятся через справочник Сотрудники. Для исправления ошибок в данных, связанных с расчетом заработной платы (размер оклада, система оплаты, количество занимаемых ставок), а также для исправления даты приказа о приеме на работу используют общий журнал документов или специализированный журнал. При этом изменения в справочник Сотрудники вносятся автоматически. Для перевода сотрудника на другую должность или изменения данных для расчета зарплаты по той же занимаемой должности используют документ Кадровое перемещение.

Покажем, как производятся указанные изменения.

Для изменения фамилии откройте справочник Сотрудники, дважды щелкните на фамилии сотрудника.

Измените фамилию и щелкните на кнопке ОК.

Для изменения данных о вычетах, полагающихся сотруднику, например, при рождении ребенка, в окне Сотрудник на вкладке Основное щелкните на кнопке Ввод данных и выберите пункт Вычеты по НДФЛ. Откроется справочник Вычеты по НДФЛ. Для ввода нового вычета используйте кнопку Ввод новой строки, для изменения – кнопку Изменить, для удаления – кнопку Удалить.

В проведенном документе, например в приказе о приеме на работу, можно изменить все, кроме даты. Для изменения даты документа:

1. Выберите документ в общем журнале документов.

2. Выполните щелчок правой кнопкой мыши и выберите команду Сделать не проведенным или выберите команду Действия → Сделать документ не проведенным в главном меню программы.

3. Откройте документ и измените в нем дату. Документ можно проводить задним числом или вперед, но не позже рабочей даты и не раньше первого числа рабочего месяца.

4. Нажмите ОК.

Для перевода сотрудника на другую должность или даже только для смены оклада или тарифа без фактического перемещения сотрудника в другое подразделение или смены должности откройте приказ о кадровом перемещении. Для этого выберите команду Документы → Прочие кадровые приказы → Кадровое перемещение. Укажите дату документа, дату внесения изменений, укажите сотрудника и внесите изменения. Сохраните документ, нажав ОК.

Использование документа Кадровое перемещение гарантирует автоматический перерасчет начислений по окладу или тарифу, а также документально зафиксирует все внесенные в систему изменения.

Несколько приказов по кадрам можно объединить в один приказ по предприятию.

Для этого выберите команду Документы → Прочие кадровые приказы → Приказ по предприятию. В окне приказа в поле Приказ выберите тип приказа и щелкните на кнопке Заполнить. Щелкните на кнопке Провести. Распечатать документ можно, нажав кнопку Печать. Документ фиксируется в общем журнале документов.

Для приема на работу в качестве совместителя необходимо использовать помощника приема на работу.

Для этого выберите Документы → Прочие кадровые приказы → Помощник приема на работу. В окне помощника на шаге Прием на работу выберите Штатный сотрудник предприятия и щелкните на кнопке Далее. Выберите фамилию сотрудника и на вопрос «Принять сотрудника по внутреннему совместительству?» ответьте Да. Программа автоматически снимет флажок в поле На основное место работы. Укажите подразделение и откорректируйте ставку в поле Ставка, введя значение 0,4 (так как, согласно требованиям ТК РФ, продолжительность работы сотрудника по второй должности не должна превышать 16 часов в неделю). В поле Характер работы вводится работающий на постоянной работе, а в поле Режим труда – работники, работающие неполный рабочий день.

Нажмите кнопку Готово. Приказ о внутреннем совместительстве введен.

Как уже отмечалось, при оформлении приема на работу обычно вводятся только данные, связанные с расчетом заработной платы. Полные кадровые данные заполняются позже в справочнике Сотрудники.

Откройте справочник Сотрудники и последовательно заполните все вкладки. На вкладке Основное введите сведения об адресе работника и его паспортные данные. В поле Зарплатный счет заполняется номер банковского счета, если сотрудник будет получать зарплату путем перечисления на счет.

На вкладке Сотрудник большинство сведений введено автоматически приказом о приеме на работу. Если сотрудник оформил заявление о получении аванса, укажите размер аванса в процентах от оклада. На вкладке Кадры данные в полях Адрес места жительства и Место рождения используются, если у работника отсутствует страховой номер ПФР. В полях Общий стаж и Непрерывный стаж укажите стаж по состоянию на дату приема.

После заполнения всех вкладок вернитесь на вкладку Основное и щелкните на кнопке Ввод данных. Выберите вариант Форма Т-2 для вывода и заполнения личной карточки работника.

Форма карточки имеет разделы, обозначенные римскими цифрами. Разделы имеют наименования:

Разделы III, VIII, XI заполняются автоматически на основании кадровых документов. Остальные предполагают ввод информации вручную.

Для сохранения введенных данных нажмите кнопку Сохранить.

Если карточка должна быть распечатана, выберите команду Файл → Печать. При выборе параметров печати можно указать Выделенный фрагмент, и тогда можно распечатать только ту часть документа, которая была предварительно выделена.

Увольнение сотрудника оформляется кадровым приказом. Открыть его можно командой Документы → Прочие кадровые приказы → Увольнение. В открывшейся форме в поле Основание выберите причину увольнения. В поле Компенсация отпуска за: укажите число дней компенсации из расчета 2,33 дня за отработанный месяц. Если сотрудник проработал на предприятии менее года, но более 6 месяцев и использовал очередной отпуск, установите переключатель в положение Удержание за неотработанный отпуск и укажите число дней из того же расчета. В ячейке Выходное пособие за: укажите число дней оплаты по среднему заработку. Кнопка Печать позволяет вывести печатную форму Т-8 (приказ о прекращении действия трудового договора). Не забудьте сохранить документ, нажав ОК.

Часть IV
Система программ «1С: Предприятие 8.0»

В четвертой части книги вы познакомитесь с системой программ «1С: Предприятие 8.0». Она позволяет организовать управление современным предприятием. Система охватывает максимально широкий круг вопросов ведения бухгалтерского учета на предприятии, управления торговыми операциями, управления кадрами. Система «1С: Предприятие 8.0» претерпела существенные изменения по сравнению со своей предшественницей, системой «1С: Предприятие 7.7». В первую очередь пересмотрена сама концепция системы. Схожие по смыслу задачи решаются в одном ключе, стало более логичным расположение команд меню. В системе программ используется новый интерфейс, который предоставляет множество средств и инструментов для работы с объектами программы. Улучшена сохранность и защита данных.

Вы познакомитесь с тремя программными продуктами:

• «1С: Бухгалтерия 8.0»;

• «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей»;

• «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0».

Программы можно использовать как отдельно, так и совместно. Следующая, вводная, глава является общей для всех трех программных продуктов.