Текст книги "Основы управления персоналом"

6.3. Цели управления персоналом и требования, предъявляемые к ним

Управление людьми всегда преследует определенные цели. Цель – это идеальный мысленный образ результата деятельности. Цель управления персоналом отражает желаемое состояние системы управления и должна соответствовать ряду требований:

• быть нагруженной, но выполнимой, достижимой;

• не противоречить объективным законам развития природы и общества;

• быть согласованной по срокам, ресурсам и исполнителям;

• обеспечивать концентрацию сил и средств на наиболее перспективных направлениях развития;

• определяться однозначно и быть понятной исполнителям.

Все эти требования необходимо в полной мере учитывать в процессе целеполагания, т. е. при их формировании и постановке. Постановка целей должна осуществляться путем определения конкретных параметров, в частности предмета достижения цели, единицы измерения, количества (качества) и времени.

На уровне предприятия (организации) определяются производственно-коммерческие, экономические, научно-технические и социальные цели.

Производственно-коммерческие цели обусловлены производством и реализацией необходимой обществу продукции (услуг).

Экономические цели в условиях рыночной экономики связаны с получением прибыли от результатов хозяйственной деятельности.

Научно-технические цели требуют внедрения достижений науки и техники в производство и обеспечения определенного уровня качества продукции, т. е. как минимум соответствия установленным стандартам.

Социальные цели – это цели связанные с управлением персоналом. Эти цели можно разделить на четыре группы:

1) обеспечение потребности организации в трудовых ресурсах;

2) использование персонала в соответствии со структурой и целями организации;

3) удовлетворение потребностей человека как участника трудового процесса;

4) улучшение использования кадрового потенциала организации.

Каждая из этих групп включает в себя определенный набор целей.

Так, первая группа целей – обеспечение потребности организации в трудовых ресурсах охватывает следующие подцели:

• планирование потребности в персонале в соответствии с планами организации;

• определение вакантных рабочих мест;

• формирование требований к каждой вакантной должности;

• подбор, отбор и наем персонала.

В случае избытка трудовых ресурсов планируется либо перемещение работников в организации, либо их высвобождение.

Следующая группа целей отражает использование персонала в соответствии со структурой и целями организации. В эту группу целей могут быть включены:

• расстановка работников и обеспечение выполнения каждым из них своей трудовой функции;

• оценка персонала;

• развитие и обучение работников.

Третья группа целей – удовлетворение потребностей человека как участника трудового процесса охватывает:

• монетарные цели (оплата труда и дополнительные материальные льготы и стимулы);

• социально-психологические цели (установление здорового социально-психологического климата в коллективе, нормального межличностного общения, создания оптимальных условий для осуществления трудовой деятельности);

• цели самореализации человека (творческий характер труда, возможности профессионального роста и должностного продвижения, а также признание заслуг и адекватную оценку труда).

Четвертая группа целей – улучшение использования кадрового потенциала организации включает:

• совершенствование кадрового менеджмента в организации;

• систематическое совершенствование системы стимулирования и мотивации трудовой деятельности;

• повышение уровня комфортности и безопасности труда.

В кадровом менеджменте все более широкое распространение получает управление по целям. Менеджмент рассматривается как управление, ориентированное на достижение целей предприятия, и включает в себя следующие этапы:

1) определение круга полномочий и ответственности для каждого уровня управления;

2) разработка и согласование целей управления;

3) составление и реализация плана достижения целей;

4) проверка достижения целей.

Управление по целям улучшает мотивацию трудовой деятельности, способствует взаимопониманию руководителей и подчиненных, повышает эффективность деятельности. Тем не менее оно сталкивается с определенными проблемами. В частности, кадровая политика призвана обеспечивать баланс экономических и социальных целей организации. Экономические цели организации требуют максимизации прибыли и минимизации затрат. Однако достижение этих целей невозможно без решения социальных задач, т. е. учета потребностей, интересов и требований работников к предприятию (организации), которые связаны с определенными затратами.

6.4. Основные функции и задачи системы управления персоналом

Аппарат управления организации (предприятия) включает в себя, как правило, подсистему линейного руководства и функциональные подсистемы. Важнейшей функцией подсистемы линейного руководства является управление организацией в целом и отдельными функциональными службами – бухгалтерией, маркетинговой службой, службой управления персоналом и др.

Функциональные подсистемы создаются для концентрации однородных функций управления. В частности, любая организация (предприятие) имеет в составе аппарата управления функциональную службу (подсистему) управления персоналом. Эта служба во многих организациях рассматривается как система управления персоналом и объединяет все подсистемы, выполняющие функции управления человеческими ресурсами организации.

Важнейшими задачами системы управления персоналом являются: подбор и расстановка кадров на основе диагностики их профессиональной пригодности; обеспечение трудовой дисциплины; стимулирование и мотивация трудовой деятельности; управление формальными и неформальными группами; подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.

Подразделение, осуществляющее управление персоналом, имеет определенную организационную структуру, которая базируется на горизонтальном и вертикальном разделении управленческого труда. Если горизонтальное разделение основано на четком определении функций, выполняемых каждым подразделением, то вертикальное ориентировано на выявление уровней управления. Традиционно для управления персоналом на промышленных предприятиях создаются специальные службы управления кадрами в виде специальных отделов. Однако в традиционной организационной структуре отделы кадров не являются ни методическими, ни координирующими центрами кадровой работы. Они, как правило, структурно разобщены с другими подразделениями, выполняющими те или иные функции управления персоналом. Так, наряду с отделом кадров в традиционно сложившихся организационных структурах управления выделяются отделы подготовки кадров и военизированной охраны, находящиеся в ведении заместителя директора по кадрам, а также отделы труда и техники безопасности, охраны окружающей среды, которые находятся в подчинении у главного инженера; жилищно-коммунальный отдел, отдел социально-бытового обеспечения, отдел социологических исследований и другие подразделения, подчиняющиеся заместителю директора по социальным вопросам и быту.

Современный уровень управления производством требует формирования комплексной службы управления персоналом, которая могла бы выполнять следующие функции:

• прогнозирование потребности в кадрах;

• планирование количества и качественной структуры кадров в подразделениях предприятия;

• поиск квалифицированных кадров;

• подбор сотрудников в учебных заведениях;

• проведение конкурсов на вакантные места;

• организация процесса адаптации новых сотрудников;

• организация обучения персонала, стажировок и учебной практики;

• выработка рекомендаций для повышения квалификации;

• проведение аттестации персонала;

• организация переподготовки персонала;

• организация подготовки руководящих кадров;

• тарификация рабочих мест;

• оценка уровня безопасности и комфортности труда;

• выработка правил оценки результатов труда;

• согласование правил оплаты труда;

• согласование условий социального обеспечения;

• содействие улучшению психологического климата в коллективе;

• ведение личных дел работающих;

• подготовка отчетов о состоянии и изменении кадров.

Для осуществления перечисленных выше функций в современных фирмах формируются структуры управления персоналом, объединяющие под руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. На крупных предприятиях в системе управления персоналом могут быть выделены следующие подсистемы: условий труда, трудовых отношений, оформления и учета кадров; планирования, прогнозирования и маркетинга персонала; развития кадров; мотивации и стимулирования труда; юридических услуг; развития социальной инфраструктуры; разработки организационных структур управления.

6.5. Организация труда в аппарате управления

Работники, профессионально участвующие в менеджменте и составляющие аппарат управления, именуются кадрами управления. Их подразделяют на три основные группы: руководители, специалисты и технические исполнители. Все эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры[2]2
  Управленческая процедура – это система операций, направленных на решение каких-либо управленческих задач.


[Закрыть] и имеют разную профессиональную подготовку.

Управленческие операции и процедуры подразделяют на творческие, логические и технические.

Творческие операции и процедуры являются наиболее сложными и требуют высокой квалификации работников, так как включают в себя такие мыслительные действия, как абстрагирование, сравнение, анализ, синтез, выводы, прогнозы, принятие решений.

Логические операции и процедуры выполняются в определенной, заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму (например, составление бухгалтерского отчета, расчет потребности в товарах и т. п.). Логические операции по классу сложности ниже творческих, но их выполнение также требует от работников управленческого аппарата специальной подготовки.

Технические операции (размножение документов, доставка почты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства) характеризуются наибольшей частотой повторения, просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников.

Логические и технические операции могут быть на 60–80 % механизированы. Однако в настоящее время уровень механизации управленческого труда в нашей стране ниже, чем в других развитых странах.

Руководители – это менеджеры, возглавляющие предприятия, организации (или структурные подразделения предприятий и организаций). Они имеют, как правило, высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятия (организации, подразделения), принимают управленческие решения и несут полную ответственность за выполнение принятых решений и результаты работы предприятий (организаций, подразделений).

В бюджете рабочего времени руководителей удельный вес творческих операций и процедур составляет около 60 %.

Специалисты – это сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие, как правило, оконченное высшее или среднее образование. Они привлекаются к разработке вариантов управленческих решений и ответственны за качество выполняемой работы. К специалистам относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы, социологи, маркетологи, технологи и т. д. В бюджете их рабочего времени более 50 % занимают логические операции и процедуры, а на долю творческих приходится до 25 % времени.

Технические исполнители – это люди, обслуживающие процесс управления (секретари, машинистки, курьеры, лаборанты, учетчики, чертежники и др.). Как правило, у них нет высшего профессионального образования, но они имеют специальную профессионально-техническую подготовку. Технические исполнители выполняют вспомогательные функции. Однако без их труда процесс управления вряд ли был бы возможен.

Все эти категории работников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют между собой, а их действия согласовываются и координируются для обеспечения оптимального достижения целей организации.

Труд в сфере управления имеет ряд общих социально-экономических особенностей.

Во-первых, результаты труда менеджеров невозможно измерить натуральными показателями, как у рабочего, например объемом произведенной продукции. Эти результаты могут проявляться только косвенно, т. е. в труде работников организации (или подразделения).

Во-вторых, в сфере управленческого труда существуют специфические предметы, орудия и продукты труда.

Предметом труда в сфере управления является информация, сбор, передача и обработка которой имеет большой удельный вес в бюджете рабочего времени служащих.

Орудиями труда работников управления является организационная и вычислительная техника, используемая для обработки информации.

Продуктом труда в сфере управления является также информация в форме документов, решений и распоряжений, необходимых для нормального функционирования производства.

В-третьих, в работе менеджера велико значение показателя качества, т. е. обоснованности управленческих решений, так как она влечет за собой крупные экономические потери, а часто и крах организации.

В-четвертых, труд в сфере управления, и прежде всего труд руководителя или специалиста, предъявляет к работнику повышенные квалификационные требования. Только период общего и специального образования у данной категории менеджеров занимает около 15 лет.

Таким образом, труд в сфере управления представляет собой специфический вид деятельности. Для этого вида деятельности характерны определенные задачи и принципы организации труда.

Организация управленческого труда представляет собой совершенствование трудовых процессов в аппарате управления для повышения эффективности его функционирования. Применительно к организации труда можно выделить общие задачи:

• снижение (экономия) затрат живого труда в сфере управления, уменьшение трудоемкости управленческих операций и процедур путем сокращения потерь рабочего времени, рационализации рабочих мест, оптимизации структур управления, внедрения ЭВМ и ЭММ;

• интенсификация трудовых процессов в аппарате управления с помощью совершенствования нормирования труда специалистов, укрепления трудовой дисциплины, улучшения условий труда;

• рост эффективности и качества трудовых процессов в аппарате управления за счет повышения квалификации руководителей и специалистов, культуры деловых взаимоотношений, мобилизации социально-психологических резервов коллектива.

Совершенствование работы аппарата управления предполагает последовательное осуществление научных принципов организации труда менеджеров. К ним могут быть отнесены принципы специализации, пропорциональности, прямоточности, непрерывности, ритмичности, системного и комплексного подходов.

Принцип специализации основан на углубленном разделении труда в аппарате управления для концентрации отдельных однородных работ в определенном функциональном подразделении.

Принцип пропорциональности базируется на соблюдении определенных соотношений (в численности персонала, квалификации работников) между различными частями (звеньями) аппарата управления с тем, чтобы все функции и процедуры выполнялись своевременно и квалифицированно и сопрягались бы между собой гармонично.

Принцип прямоточности требует при организации трудовых процессов в аппарате управления установления кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования.

Принцип непрерывности предусматривает сведение до минимума всякого рода технологических перерывов в процессах управления. Реализация этого принципа означает сокращение потерь рабочего времени сотрудников. Важную роль в обеспечении принципа непрерывности играет рационализация управленческих процедур, так как типичными причинами технологических перерывов (например, задержка принятия решения) являются недостаток необходимой информации, ее неполнота или искажение.

Принцип ритмичности применительно к аппарату управления означает требование равномерной работы всех его звеньев, подчинение всего трудового процесса определенному планомерному режиму, установленному плановыми и технологическими документами. Непрерывность и ритмичность являются важнейшими характеристиками управленческого труда в каждом конкретном аппарате управления.

Принцип системного подхода базируется на учете всех основных групп факторов, влияющих на уровень эффективности труда в аппарате управления. К таким факторам относятся организационные, экономические, технические, физиологические, социально-психологические.

Принцип комплексного подхода к анализу трудовой деятельности работников аппарата управления требует привлечения к комплексному изучению проблем организации труда в аппарате управления специалистов различного профиля (экономистов, юристов, психологов и др.).

Дальнейшее совершенствование управления связано с улучшением организации труда работников, занятых в аппарате управления. При этом можно выделить основные направления, рассмотренные далее.

1. Разделение и кооперация труда в аппарате управления. Их осуществляют в два этапа:

1) научно обоснованное разделение труда по функциям и определение рациональной структуры аппарата управления предприятия или учреждения;

2) четкое разграничение должностных обязанностей и личной ответственности работников внутри подразделений аппарата управления, обеспечение соответствия квалификации специалистов и технических исполнителей сложности выполняемых ими операций и процедур.

К важнейшим элементам разделения и кооперации труда относятся:

• оптимальный уровень централизации функций управления;

• самостоятельное и квалифицированное решение вопросов на каждом уровне управления в соответствии с компетенцией данной организационной единицы;

• функциональная специализация, предполагающая строгое разграничение выполнения функций между подразделениями;

• квалификационная специализация, не допускающая выполнения работниками высокой квалификации операций и процедур технического характера;

• равномерная загрузка всех работников в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда;

• обеспечение соответствия обязанностей, возложенных на работника, и прав, предоставляемых ему, эффективному выполнению этих обязанностей.

2. Организация и обслуживание рабочих мест. Внутренняя планировка административных помещений должна обеспечивать целесообразное размещение различных структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест с тем, чтобы расположение в комнатах мебели и различного оборудования исключало потери времени (связанные с лишними переходами) и обеспечивало бы экономное использование площади. Рациональное обслуживание рабочих мест включает в себя разработку систем обеспечения информацией, материалами, выдачу заданий, прием работ и др.

3. Совершенствование условий труда работников аппарата управления. Условия труда – это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека. К этим факторам относятся: освещение, микроклимат (температура воздуха, вентиляция), звукоизоляция, интерьер административных помещений и т. д. Совершенствование условий труда работников аппарата управления предполагает улучшение режима их труда и отдыха, совершенствование охраны труда, развитие технической эстетики.

4. Совершенствование системы и методов труда управленческого аппарата. Главными объектами рационализации труда являются: планирование деятельности органов аппарата управления, подготовка и прохождение документов, рационализация форм документов, порядок подготовки и принятия управленческих решений, разработка систем контроля исполнения.

5. Нормирование труда работников аппарата управления. Нормы затрат труда работников аппарата управления могут устанавливаться путем расчета по нормативам или с помощью непосредственного изучения затрат времени на рабочих местах.

Совершенствование организации труда в аппарате управления предполагает оптимальный подбор и расстановку кадров в каждом подразделении.

6.6. Организация системы управления персоналом

Функциональная структура и штат службы управления персоналом зависят от масштабов предприятия, отрасли и численности персонала.

Так, на предприятиях обрабатывающей промышленности с численностью персонала 500–999 человек один сотрудник службы управления персоналом приходится в среднем на 116 работников, а общее число сотрудников этой службы колеблется от одного до восьми человек. При численности персонала до 1000–4999 человек этот норматив повышается – один сотрудник службы управления персоналом на 130 работников, а численность службы управления персоналом колеблется от 8 до 20 сотрудников.

В настоящее время в составе службы управления персоналом во многих российских организациях (предприятиях) выделяются следующие подразделения: отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел обучения персонала, отдел социальной защиты, отдел охраны труда и техники безопасности, лаборатория социологии, а также юридический отдел и отдел научно-технической информации.

Главной целью отдела кадров являются сохранение квалифицированных работников в условиях спада производства и привлечение новых сотрудников в условиях подъема, а также осуществление кадрового делопроизводства. Следовательно, основными функциями отдела кадров являются: наем, расстановка и увольнение работников; ведение кадрового делопроизводства; анализ текучести кадров; учет текучести кадров и движения персонала; обеспечение трудовой дисциплины.

Отдел труда и заработной платы создается в целях объективной оценки деятельности работников и формирования эффективной системы стимулирования и мотивации труда. Его функциями являются:

• разработка штатного расписания и изменений к нему;

• внедрение эффективных систем оплаты труда;

• участие в формировании коллективного договора и в контроле за его выполнением;

• обеспечение соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации в части нормирования и оплаты труда, а также правил внутреннего распорядка;

• организация работы по аттестации рабочих мест;

• разработка графика работы организации и согласование графиков работы структурных подразделений;

• анализ технико-экономических показателей по труду и составление статистической отчетности по трудовым показателям.

Отдел обучения необходим для организации обучения руководителей, специалистов и рабочих. Соответственно его основные функции – организация обучения руководителей, специалистов и рабочих; организация аттестации сотрудников организации; организация производственной практики студентов и учащихся.

Отдел социальной защиты создается для обеспечения прав и гарантий социальной защиты каждого работника организации. Основными функциями этого подразделения являются:

• разработка форм социальной защиты;

• планирование и использование средств социального страхования;

• формирование фондов социальной помощи;

• оформление пенсионных дел и работа с ветеранами труда;

• осуществление медицинского и других видов страхования;

• организация выплаты ссуд;

• обеспечение санаторно-курортными путевками;

• организация общественных мероприятий.

Отдел охраны труда и техники безопасности призван обеспечить безопасность и здоровые условия труда на каждом рабочем месте. Его основными функциями являются:

• организация и координация работы по охране труда на предприятии;

• осуществление контроля соблюдения законодательных и иных нормативно-правовых актов по охране труда работников;

• проведение работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и улучшению условий труда;

• консультирование работодателей и работников по вопросам охраны труда;

• согласование разрабатываемой на предприятии проектно-сметной документации в части соблюдения в ней норм по охране труда;

• проведение анализа случаев производственного травматизма и профессиональных заболеваний;

• подготовка и представление отчетности по охране труда.

Главная цель социологической лаборатории – формирование организационной (корпоративной) культуры и создание здорового социально-психологического климата в коллективе. Ее функции сводятся к изучению социологических и психологических проблем в организации; обеспечению стабильности коллектива и повышению его инициативности и активности; обеспечению эффективности системы социального управления; пропаганде социологических и психологических знаний и к формированию корпоративной социальной ответственности.

Служба управления персоналом может быть по-разному встроена в аппарат управления предприятия. Она может существовать как часть администрации, как штабное подразделение при руководителе или как автономное подразделение. Однако в любом случае эта служба является частью аппарата управления предприятия, и организация труда в службе управления персоналом строится на тех же началах, как и в аппарате управления в целом.

Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организации, поскольку система управления организацией включает всех линейных руководителей и руководителей функциональных подразделений. В процессе организационного проектирования разрабатываются производственные системы и системы управления. При этом оргпроектирование позволяет придать процессу создания (или трансформации) систем управления персоналом целенаправленность и научную обоснованность.

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления персоналом подразделяется на три стадии: предпроектную подготовку, проектирование и внедрение.

Предпроектная подготовка охватывает два основных этапа – разработку технико-экономического обоснования (ТЭО) и разработку задания на оргпроектирование. ТЭО предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания (или совершенствования) системы управления персоналом. В технико-экономическом обосновании содержатся системный анализ производственной системы и системы управления организацией, анализ соответствия этих систем, а также укрупненный расчет ожидаемых технико-экономических результатов. Разработка задания на оргпроектирование включает формулировку результатов анализа состояния производства и управления, изложение требований к построению системы управления и к содержанию проекта, расчет ожидаемых технико-экономических результатов, установление сроков разработки проекта и определение источников финансирования.

Проектная стадия тоже охватывает два этапа – разработку организационного общего проекта и разработку организационного рабочего проекта. Разработка организационного общего проекта предполагает разработку проекта специализации производства и мероприятий по совершенствованию линейного руководства, корректировку заданий на проектирование, расчет ожидаемого экономического эффекта, а также экспертизу и утверждение общего проекта. Разработка организационного рабочего проекта предусматривает формирование комплекса мероприятий и нормативных документов на рабочее проектирование, разработку проектной документации на систему управления в целом и на подсистемы, расчет ожидаемого экономического эффекта, а также экспертизу и утверждение рабочего проекта.

Внедрение проекта включает материально-техническую и социально-психологическую подготовку к внедрению, профессиональную подготовку менеджеров, разработку системы стимулирования проекта и его опытное внедрение, а также контроль за ходом внедрения и расчет фактического экономического эффекта и в конечном счете приемку и оформление акта по внедрению проекта.

Эффективное функционирование службы управления персоналом зависит не только от успешного осуществления проекта, но и от кадрового, информационного, технического, правового и нормативно-методического обеспечения этой службы.