Текст книги "Основы управления персоналом"

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой система управления персоналом?

2. Каковы основные особенности их решений в области управления персоналом?

3. Какие требования, предъявляются к решениям в области кадрового менеджмента?

4. Каковы основные фазы и этапы принятия управленческих решений относительно персонала?

5. Что представляют собой цели управления, каким требованиям они должны соответствовать?

6. Как классифицируются цели управления?

7. Каковы основные цели управления персоналом?

8. Что представляет собой служба управления персоналом современной организации?

9. Каковы основные задачи и функции службы управления персоналом?

10. Как встраивается служба управления персоналом в аппарат управления организацией (предприятием)?

11. Какие операции и процедуры выполняют работники аппарата управления?

12. Каковы основные принципы организации труда в аппарате управления?

13. Какие подразделения входят в состав службы управления персоналом и каковы их функции?

14. Как проектируется система управления персоналом?

Глава 7. Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

7.1. Кадровое обеспечение системы управления персоналом

В настоящее время служба управления персоналом становится важнейшим подразделением предприятия (организации). К кадровому обеспечению системы управления персоналом предъявляются серьезные требования. Основными задачами подразделений, осуществляющих управление персоналом, являются: социально-психологическая диагностика работников, регулирование межгрупповых и межличностных взаимоотношений, управление занятостью, оценка и подбор кандидатов на вакантные должности, знание кадрового потенциала и его оценка, маркетинг кадров, профессиональная и социально-психологическая адаптация работников, подготовка резерва руководящих работников и т. п.

Оптимально решить все эти задачи могут только люди, имеющие профессиональную подготовку. В настоящее время подготовка специалистов по работе с персоналом осуществляется в Российском государственном торгово-экономическом университете, Государственном университете управления, Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, Московском гуманитарном университете и других высших учебных заведениях.

Подготовка специалистов в области кадрового менеджмента осуществляется в соответствии с Государственным образовательным стандартом по специальности 062100 «Управление персоналом». В этом документе определены основные требования к специалистам в области кадрового менеджмента, к их знаниям, навыкам и умениям. В стандарте, в частности, говорится, что специалист в области кадрового менеджмента должен отвечать определенному набору требований. Он должен быть знаком с основными учениями в области гуманитарных и социально-экономических наук и способен научно анализировать социально значимые проблемы и процессы, а также уметь использовать методы этих наук в различных видах профессиональной деятельности. Специалисту необходимо знать правовые и этические нормы, регулирующие межличностные отношения, принципы системного анализа и уметь моделировать ситуации. Он должен быть способен продолжать свое обучение и вести свою деятельность в иноязычной среде, владеть культурой мышления, уметь на научной основе организовать свой труд, понимать сущность и значимость своей профессии, а также находить нестандартные решения типовых задач и уметь решать новые проблемы. В работе с подчиненными и коллегами такой специалист должен ставить цели и формулировать задачи, а также обеспечивать их решение.

В Государственном образовательном стандарте выделены четыре блока дисциплин:

1) общие математические и естественно-научные (математика, информатика, концепции современного естествознания и т. п.);

2) гуманитарные (иностранный язык, философия, история человечества, культурология, политология, правоведение и др.);

3) общие профессиональные (экономическая теория, мировая экономика, национальная экономика, экономика предприятия, статистика, бухгалтерский учет, менеджмент, маркетинг и т. д.);

4) специальные (конфликтология, экономика социально-трудовой сферы, основы управления персоналом, рынок труда, поведение в организации, контроллинг и аудит персонала, психология личности и др.).

По каждой дисциплине определены дефиниции, подлежащие обязательному изучению, и объем учебного времени. Тем самым процесс подготовки специалистов во всех учебных заведениях в основном унифицирован.

7.2. Информационное обеспечение службы управления персоналом

Информация – это совокупность сведений о системе управления и внешней среде. Информация, используемая в управлении персоналом, классифицируется по следующим признакам: содержанию (научно-техническая, экономическая, социальная, организационная), месту образования и направлению информационных потоков (входящая, исходящая, внутренняя), степени преобразования и использования, а также по времени хранения.

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация поступает от организации, в частности реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.

Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета материалов, комплектующих изделий, товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производную информацию получают путем переработки первичной информации.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления, например заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности.

Авторами личных документов являются отдельные граждане. К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т. п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т. п.

Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.

Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является укрепление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т. п.

Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.

7.3. Техническое обеспечение системы управления персоналом

Для обработки информации о персонале и оперативного управления работниками необходимы определенные технические средства. Обычно эти технические средства подразделяют на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

Оргтехника включает в себя:

• простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерские доски и т. п.);

• офисную мебель (столы, стулья и др.);

• машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т. д.);

• средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управлении персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микро-ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используются для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т. п. Однако в управлении персоналом ЭВМ все чаще применяются для обработки не числовой, а текстовой информации и понятие «вычислительная техника» перестает соответствовать содержанию задач, решаемых с помощью компьютеров.

В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микро-ЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т. п.

В крупных современных фирмах действует комплексная автоматизированная обработка информации, которая объединяет все технические средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание этой комплексной автоматизированной системы осуществляется в несколько этапов. На первом этапе автоматизируются процессы сбора, хранения и выдачи данных, на втором – внедряются устройства для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборные устройства, на третьем этапе происходит интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему (объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты), на четвертом этапе осуществляется переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации, как правило, включает в себя следующие технические средства: терминальные устройства, устройство оптического распознавания обозначений, устройство автоматизированной обработки текстовой информации, ЭВМ, фотокамеры для микрофильмирования больших массивов информации, устройство автоматизированного хранения и выдачи информации, печатающие устройства, устройства для чтения микрофильмов, средства доведения информации до пользователя.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система – это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальная модель функционирования информационной системы имеет следующий вид:

Входящая информация → Обработка → Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

• простые – весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

• смешанные – люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

• информационно-справочные – процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматически выдавать справки;

• информационно-советующие – не только автоматически обрабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способны предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются автоматизированные системы управления персоналом (АСУП).

Под автоматизированной системой управления понимается совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющая осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общность принципов функционирования. К таким принципам относятся:

• методологическое единство – единство методов решения экономических задач (в каждом одноименном звене системы);

• информационное единство – использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

• техническое единство – техническая, программная и кодовая совместимость используемых вычислительных и других технических средств.

Разработка АСУ в организациях включает в себя три этапа.

1. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Результатом этого этапа является подготовка технико-экономического обоснования (ТЭО). Обычно ТЭО имеет следующую структуру:

• введение;

• характеристика объекта и существующей системы управления;

• цели, критерии и ограничения АСУ;

• функции и задачи создаваемой АСУ;

• ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ;

• выводы и предложения.

2. Разработка технического проекта. Результатом осуществления работ на этом этапе являются проектные решения по создаваемой АСУ.

Основное содержание работы на этом этапе – привязка к данному проекту типовых проектных решений по формированию функциональных структур АСУ, систем информационного, программно-математического, технического и организационного обеспечения.

3. Разработка рабочего проекта. Результатом его осуществления является готовность проекта АСУ к внедрению. Разработка рабочего проекта заключается в составлении чертежей, схем, описаний различных элементов АСУ, достижении их взаимосвязи. На этом этапе заказчик (организация) завершает работы по созданию АСУ и обучению кадров.

Создание АСУП экономически оправдано только в крупных организациях, так как оно связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о ее создании должно быть обосновано точными экономическими расчетами.

7.4. Правовое и нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Правовое обеспечение системы управления персоналом основывается прежде всего на законодательных актах, создающих рамочные условия для управления персоналом. К числу таких законодательных актов можно отнести Гражданский и Трудовой кодексы Российской Федерации и другие законы Российской Федерации. Важную часть правовой базы предприятий составляют указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации и местных органов власти.

Основными задачами правового обеспечения системы управления персоналом являются:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;

• защита прав законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Основу правового обеспечения управления персоналом составляет Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором законодательно определены права и обязанности работодателей и наемных работников, а также основные условия приема на работу, увольнения, предоставления отпуска и другие аспекты взаимоотношений администрации и персонала.

Этот документ состоит из шести частей, в которых выделены соответствующие разделы, главы и статьи.

Так, в первой части нового Трудового кодекса Российской Федерации излагаются общие положения. Здесь, в частности, определены цели и задачи трудового законодательства, основные принципы правового регулирования трудовых отношений, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и др. Особое внимание при этом уделено правам и обязанностям работников и работодателей.

Вторая часть содержит описание концепции социального партнерства в сфере труда. Согласно главе 3 ч. 2 раздела II Трудового кодекса Российской Федерации, социальное партнерство – это система взаимоотношений между работниками (представителями работников) и работодателями (представителями работодателей), органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленная на обеспечение согласования интересов работников и работодателей по вопросам регулирования трудовых отношений и иных, непосредственно связанных с ними отношений.

Третья часть состоит из нескольких разделов. В первом разделе этой части рассматривается трудовой договор. Следующие разделы посвящены рабочему времени, гарантиям и компенсациям, трудовому распорядку и дисциплине труда, а также профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников, охране труда и материальной ответственности сторон трудового договора.

В четвертой части Трудового кодекса Российской Федерации отражены особенности регулирования труда отдельных категорий работников: руководителей; работников, занятых на сезонных работах; работников в возрасте до 18 лет и т. п.

Пятая часть нового Трудового кодекса Российской Федерации посвящена защите трудовых прав работников, государственному надзору и контролю за соблюдением трудового законодательства, защите прав работников профессиональными союзами, рассмотрению коллективных трудовых споров, а также ответственности за нарушение трудового законодательства и иных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Шестая часть отражает в основном сроки и порядок введения в действие Трудового кодекса Российской Федерации, а также порядок и сроки введения минимальной заработной платы. В этой части, в частности, сказано, что новый Трудовой кодекс вводится в действие с 1 февраля 2002 г. С этого же времени признаются утратившими силу основные законодательные акты о труде, принятые в советский период.

Нормативно-методическое обеспечение предприятия (организации) охватывает: устав предприятия – базовый нормативный документ в работе с персоналом, который включает в себя задачи и виды деятельности предприятия, а также его функции, определяющие состав персонала. В уставе отражаются экономическое и правовое состояние организации, характеризующее положение персонала; права и обязанности персонала, порядок приема и увольнения; гарантии по оплате труда.

Кроме того, на основе законодательных актов и устава разрабатываются различные нормативно-методические документы, создающие правовые рамочные условия для управления персоналом конкретного предприятия (организации). К числу таких документов относятся положения о подразделениях и службах на предприятии, должностные инструкции и контракты.

Положения о подразделениях и службах представляют собой долговременные нормативные акты, имеющие сводный кодифицированный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, права, обязанности и ответственность подразделений предприятия. Например, на предприятиях создаются положения о службе управления персоналом, маркетинговой службе, коммерческом отделе и др. Положение о подразделении выявляет место и роль подразделения в структуре предприятия; увязывает функции и задачи подразделения с функциями и задачами организации.

Должностная инструкция является основным локальным организационным документом, закрепляющим статус работника, его должностные обязанности, виды и объемы работ, а также полномочия работника. Кроме того, она регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками подразделения организации (предприятия).

В настоящее время должностные инструкции разрабатываются по следующей схеме:

1) общие положения – основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, его подчиненность, порядок назначения на должность и освобождение от должности, основные документы и материалы, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности, требования к образованию и практическому опыту сотрудника;

2) функции – функции, которые предусматриваются для данного структурного подразделения;

3) должностные обязанности – описание конкретных работ, выполнение которых необходимо для реализации функций, возложенных на данного работника;

4) права – конкретные права работника для реализации возложенных на него функций и выполнения обязанностей;

5) ответственность – обязательная четкая формулировка содержания и форм ответственности сотрудника за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей;

6) условия оплаты труда – законодательные документы, регулирующие оплату труда работника;

7) показатели оценки работы – общие показатели оценки деятельности.

В практике правового регулирования социально-трудовых отношений на уровне предприятий все большее распространение получают контракты.

Контракт — это трудовой договор, составляемый только в письменной форме и не более чем на 5 лет (см. главу 9). Его заключают со штатными сотрудниками, с совместителями, сотрудниками, не входящими в штат. В отдельных случаях возможны различные дополнения к типовой схеме контракта.

Существенную роль в нормативно-методическом обеспечении системы управления персоналом играют документы, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом: положения по формированию кадрового резерва в организации, рекомендации по организации подбора и отбора персонала, положения по оплате и стимулированию труда и т. п.