Текст книги "Менеджмент в вопросах и ответах. Учебное пособие"

3. КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?

План ответа:

1) принципы управленческой деятельности;

2) методы управленческой деятельности.

Управленческая деятельность, как и любая другая, осуществляется в соответствии с определенными принципами (правилами). К ним относятся:

1) научность в сочетании с элементами искусства. Научный подход необходим, поскольку сложным современным хозяйством практически невозможно управлять по наитию, без глубоких знаний. В то же время ситуация может меняться столь стремительно и непредсказуемо, что на поиск научно обоснованного решения попросту не окажется времени, и тогда приходится импровизировать;

2) целенаправленность. Процесс управления должен всегда осуществляться не просто так, а с ориентацией на решение конкретных проблем, стоящих в данный момент перед организацией;

3) специализация в сочетании с универсальностью. С одной стороны, для успеха управления необходим индивидуальный подход к каждому объекту или процессу с учетом его особенностей. С другой стороны, единство организации предполагает и общие подходы к управлению ею;

4) последовательность. Операции, из которых состоит управленческий процесс, располагаются в строго определенном порядке как в пространстве, так и во времени. Нельзя, например, сначала принимать решение, а затем уже осмысливать ситуацию.

В ряде случаев последовательность управленческих операций может иметь циклический характер, предполагающий их повторение в том же виде через определенные промежутки времени (например, составление бухгалтерских отчетов);

5) непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственных и хозяйственных процессов;

6) оптимальное сочетание централизованного регулирования и самоуправления отдельных элементов организации. Так, работники на местах применяют общие указания руководства в соответствии с конкретно складывающейся ситуацией и особенностями подразделения;

7) учет индивидуальных особенностей и психологии работников, закономерностей межличностных отношений и группового поведения. Это формирует нормальный морально-психологический климат в организации и облегчает реализацию принятых решений;

8) обеспечение единства прав и ответственности в каждом его звене. Избыток прав по сравнению с ответственностью приводит к управленческому произволу; недостаток же парализует деловую активность и инициативу, поскольку даже небольшой перебор может повлечь за собой неприятности;

9) состязательность участников управления на основе личной заинтересованности в успехе, поддерживаемой с помощью материального, морального и организационного поощрения;

10) максимально широкое вовлечение исполнителей в процесс подготовки решений, причем уже на самых ранних его стадиях. Решения, в которые вложен собственный труд и идеи, реализуются с большей активностью и заинтересованностью, чем спущенные «сверху».

Принципы управления учитываются при выборе его методов, то есть способов осуществления управленческой деятельности. Методы бывают организационно-правовыми, административными, экономическими и социально-психологическими.

С помощью организационно-правовых методов создаются необходимые условия функционирования фирмы: происходит формирование управленческих структур; нормирование и регламентация деятельности, обеспечение ее инструкциями, расстановка персонала, определение его прав, обязанностей и пр. Эти методы создают своего рода рамки, направляющие будущее функционирование и развитие организации.

С помощью административных методов происходит активное вмешательство в деятельность людей путем их принуждения (или создания такой возможности) к определенному поведению в интересах организации.

Условием применения этих методов является преобладание однозначных способов решения стоящих задач, минимизация инициативы работников и возложение всей ответственности за результаты на руководителя. Наибольшее распространение они имеют в структурах военизированного типа, например на транспорте.

Применение административных методов предполагает поощрение исполнителей, в том числе денежными премиями. Их принципиальной особенностью является субъективный порядок назначения, отсутствие прямой связи с конкретными результатами.

Главный недостаток административных методов состоит в том, что они ориентируют на достижение заданной результативности, а не на ее рост, поощряют исполнительность, а не инициативу.

Активизации последней способствуют экономические методы управления, основанные на материальной заинтересованности работников в самостоятельном поиске оптимальных решений и ответственности за их результаты. Такие методы начали внедряться в начале ХХ в. во многом благодаря усилиям Ф. Тейлора.

Своевременное и качественное выполнение заданий вознаграждается денежными выплатами, источником которых становится экономия или дополнительная прибыль, полученные вследствие проявленных работниками усилий. Поскольку размер выплат напрямую зависит от достигнутого результата, работники экономически заинтересованы в его максимизации.

Однако экономические методы управления также ограничены, особенно применительно к лицам интеллектуальных профессий, которых в настоящее время большинство, ибо для них деньги – важный, но чаще всего не самый главный стимул работы.

Здесь на помощь приходят социально-психологические методы управления, сформировавшиеся в 20-х гг. ХХ в., предполагающие два направления воздействия на повышение трудовой активности:

1) формирование благоприятного морально-психологического климата в коллективе и новых отношений между руководителями и подчиненными (поддержка, уважение);

2) раскрытие личных способностей каждого работника, помощь в их совершенствовании, что в конечном итоге ведет к повышению эффективности труда.

4. ЧТО ТАКОЕ ОРГАНИЗАЦИЯ И КАКОВЫ ЕЕ ПРИЗНАКИ?

План ответа:

1) понятие организации;

2) признаки организации;

3) организационные структуры;

4) стадии жизненного цикла организации.

Под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий.

Для этого с помощью соответствующих технологий производится преобразование находящихся в ее распоряжении материальных, трудовых, информационных ресурсов.

Признаками организации являются:

1) наличие цели. Официально провозглашенная цель придает смысл ее существованию, конкретную направленность действиям участников, объединяет и сплачивает их (люди не согласятся просто так терять свою свободу). В то же время есть организации, где цель выступает лишь как общий смысл их существования (населенный пункт, где совместное проживание облегчает условия жизни людей, но не ставит перед ними никаких конкретных задач);

2) обособленность, предполагающая замкнутость внутренних процессов и наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть материальными (стены, заборы) и нематериальными (запреты, ограничения, правила и пр.). Примером обособленности может служить замкнутость кругооборота средств предпринимательской организации, когда все затраты на производство должны полностью вернуться в результате продажи продукции;

3) разделение труда (то есть выполняемой работы) на составляющие компоненты, выполняемые разными лицами;

4) наличие связей между ее отдельными элементами, обеспечивающих их взаимную поддержку, дополнение. Эти связи бывают экономическими, технологическими, управленческими, информационными, социальными и пр.;

5) саморегулирование, предполагающее возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды. Оно осуществляется внутренним центром, координирующим деятельность людей, обеспечивающим их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации. В крупной организации центров может быть несколько, но один из них всегда будет выполнять функции главного;

6) организационная культура, представляющая собой совокупность установившихся ценностей, традиций, верований, норм поведения, символов, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей.

Любая организация обладает определенной структурой, то есть особой упорядоченностью составляющих ее взаимосвязанных элементов. Структура может быть: 1) технической (совокупность материальных элементов организации – помещения, оборудование, условия труда, технологии и т. п.). На производственных предприятиях во многом определяет профессионально-квалификационный состав работников, характер и содержание труда; 2) социальной (совокупность участников, формальных и неформальных групп, связей между ними, норм поведения, сфер влияния и пр.); 3) социотехнической, представленной совокупностью рабочих мест.

Структура придает организации устойчивость, способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий. Устойчивость во многом достигается за счет простоты и стабильности структуры, избыточности ресурсов, самостоятельности участников, их постоянной готовности к изменениям.

Период существования любой организации, образующий ее жизненный цикл, принято делить на пять основных фаз:

1) зарождение (принятие решения о создании, разработка и утверждение необходимых документов, формирование условий для деятельности);

2) рост и занятие определенного места в соответствующей сфере;

3) поиск новых направлений и форм деятельности одновременно с развитием и совершенствованием существующих;

4) зрелость, когда организация прочно стоит на ногах и часто не стремится ни к расширению, ни к совершенствованию;

5) завершение деятельности.

Концепция жизненного цикла утверждает, что при сохранении одних и тех же методов руководства срок существования организации ограничен 30–40 годами и под воздействием НТР имеет тенденцию к сокращению.

Ограниченность обусловлена тем, что все ее элементы рано или поздно приходят в противоречие с изменившейся средой и теряют возможность нормально функционировать. Поэтому они должны либо обновляться, либо прекращать свое существование.

Особенностью современных организаций является их сложность. Она обусловлена их масштабами, автономностью элементов; разнообразием их функций и свойств, связей между ними.

Крупные фирмы включают в себя десятки самостоятельных предприятий, разбросанных по всем уголкам света; на них заняты сотни тысяч работников, а объемы производства сопоставимы с величиной национального продукта небольших высокоразвитых государств.

5. ЧТО СОБОЙ ПРЕДСТАВЛЯЕТ ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ?

План ответа:

1) внутренняя среда организации;

2) внешняя (микро– и макро-) среда организации.

Под внутренней средой организации понимается совокупность присущих ей свойств (так называемых внутренних переменных), конкретные характеристики которых в сочетании придают ей определенное «лицо». К ним относятся:

1. Разделение труда – обособление различных видов деятельности и закрепление их за субъектами, справляющимися с ними наиболее успешно. Это служит основой их дальнейшей специализации.

Разделение труда бывает двух типов:

– горизонтальное – по видам деятельности, которые организация осуществляет в соответствии со своим предназначением. Эти виды деятельности объединяются в подразделения, взаимосвязанная совокупность которых образует организационную структуру;

– вертикальное – между руководителями и исполнителями. В результате формируется управленческая структура в виде иерархии звеньев управления (подразделений и должностей), предполагающая их соподчиненность.

2. Технология, или связь между отдельными видами работ. Выделяют четыре основных типа технологий:

Складывающаяся характеризуется тем, что все работы в рамках организации хотя и направлены на достижение какого-то конечного результата, но обычно слабо связаны друг с другом и завершенность им придает последняя операция (сборка).

Последовательная технология предполагает, что работы вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая, как происходит, например, на конвейере.

Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности (отработка документа разными специалистами по поручению руководителя).

Групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом).

3. Дифференциация – распределение работ между отдельными участниками трудового процесса, когда каждый получает определенную степень завершенности в конкретном результате, имеющем самостоятельную ценность, но с точки зрения организации не являющемся законченным целым (изготовление отдельной детали).

4. Интеграция дополняет дифференциацию и предполагает сотрудничество исполнителей, придающее процессу единство и целостность.

5. Организационный порядок – совокупность автоматически действующих норм и правил поведения и решения управленческих задач, в соответствии с которым исполнители могут поступать самостоятельно, не обращаясь за указаниями к руководителю.

6. Взаимоотношения участников организации.

По содержанию они могут быть либо деловыми, связанными с выполнением служебных обязанностей, либо эмоциональными, основанными на симпатиях и антипатиях.

По форме речь должна идти об отношениях силы и зависимости, с одной стороны, и независимости и партнерства – с другой. Силовые отношения нестабильны вследствие непрекращающейся борьбы за власть, находятся в состоянии неустойчивого равновесия, что придает им дополнительный динамизм. Партнерские отношения, основанные на осознании реальной взаимозависимости субъектов, более стабильны и предсказуемы.

Внешняя среда – это совокупность взаимосвязанных факторов, находящихся за пределами организации и оказывающих влияние на ее деятельность.

Организация полностью зависима от среды, поскольку получает от нее ресурсы и удаляет туда отходы. В силу этого среда признается большинством современных теорий управления главной характеристикой организации.

Выделяют: 1) микросреду (деловое окружение), с элементами которой организация непосредственно взаимодействует и может оказывать на них влияние (например, поставщики, потребители, посредники, конкуренты); 2) макросреду (фоновое окружение), на элементы которой организация влиять не в состоянии (политика государства, состояние рынка и т. п.), а может только приспосабливаться. Сегодня число влияющих на организацию факторов макросреды постоянно увеличивается.

Нестабильность внешней среды и непредсказуемость поведения персонала придают деятельности организации, особенно в перспективе, элемент неопределенности. Поэтому руководство должно быстро улавливать все изменения, четко осознавать их значение как в настоящем, так и в будущем и выбирать наилучший вариант реакции в пределах имеющихся материальных и людских ресурсов.

Поскольку эти ресурсы всегда ограничены, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на незначительные изменения среды, а остальные игнорировать.

6. ПО КАКИМ ЗАКОНАМ ЖИВЕТ И РАЗВИВАЕТСЯ ОРГАНИЗАЦИЯ?

План ответа:

1) понятие и виды законов;

2) законы организации.

Наша жизнь подчиняется определенным законам, под которыми понимаются устойчивые причинно-следственные взаимосвязи явлений (если, например, имеет место событие А, то с той или иной степенью вероятности должно произойти и событие Б).

Законы могут быть естественными, действующими в природе и частично в обществе (закон возвышения потребностей), и искусственными (правовые нормы, принципы морали).

Законы могут действовать слепо (закон всемирного тяготения) или преломляясь через особенности психологии людей (законы межличностного общения), и тогда они превращаются в тенденции.

В организации с той или иной степенью интенсивности действуют все перечисленные типы законов. Рассмотрим основные из них.

1) Закон синергии. Он гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных участников. Это достигается за счет их взаимной поддержки и дополнения, приводящих к реальному выигрышу от объединения, перекрывающему потери, связанные с ограничением самостоятельности.

2) Закон дополнения организационных процессов и функций противоположно направленными (разделение труда дополняется объединением, специализация – универсализацией, дифференциация – интеграцией и т. п.). Это позволяет одновременно использовать выгоды того и другого, а следовательно, увеличить общий организационный потенциал.

3) Закон поддержания пропорциональности между всеми элементами и процессами организации, что позволяет в максимальной степени реализовывать ее возможности.

Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. Понятно, что в том и другом случае возникают экономические потери, которые при разумном подходе к делу можно избежать.

4) Закон композиции требует, чтобы деятельность всех участников организации подчинялась общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляли собой ее конкретизацию.

5) Закон самосохранения предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое. Это требует, например, недопущения серьезных потрясений (конфликтов, перестроек, изменения границ, рангов ключевых фигур и т. п.); рационального использования ресурсов; постоянного расширении сферы деятельности.

Таким образом, самосохранение обеспечивается за счет сочетания двух противоположных организационных начал: стабильности и развития. При искусственном исключении из конкурентной среды (монополия) стабильное начало обычно берет верх, что приводит фирму к застою и бюрократизации.

6) Закон информированности утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.

7) Закон необходимого разнообразия элементов и процессов, протекающих в организации, направлений ее деятельности. Разнообразие обеспечивает ей гибкость, устойчивость по отношению к внутренним и внешним возмущениям и способность в нужный момент противодействовать им.

8) Закон онтогенеза. В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

7. КАКИЕ РАЗНОВИДНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ СУЩЕСТВУЮТ?

План ответа:

1) виды организаций по происхождению;

2) виды организаций по степени легитимности;

3) виды организаций по механизму функционирования;

4) виды организаций по характеру взаимодействия с участниками;

5) виды организаций исходя из особенностей структуры;

6) виды организаций в связи с целями;

7) виды организаций по типу поведения;

8) виды организаций по способу доведения результата до потребителя.

Классификация форм организаций может быть дана по различным основаниям, или признакам. Остановимся на главных.

Первое основание – происхождение. По этому признаку выделяются естественные и искусственные организации.

1. Естественные возникают сами по себе, и их деятельность обычно направлена на решение внутренних проблем. Исходя из этой задачи, формируется организационная структура и распределяются ресурсы. Такие организации всегда независимы от других (по крайней мере, формально), поэтому могут быстро менять свое поведение, приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды.

Дополнительную устойчивость им придает наличие элементов, не связанных с решением текущих задач и образующих резерв на случай неожиданных изменений.

В чистом виде такими организациями являются различные ассоциации, партии, клубы, партнерства, общества.

2. Искусственные организации создаются по определенному плану для достижения внешних целей и обладают лишь относительной самостоятельностью и обычно являются (по крайней мере, формально) зависимыми от создателей.

Их цели жестко задают структуру, включающую, как правило, только необходимые элементы (подразделения, должности, рабочие места) и расходование ресурсов. Поэтому в деятельности таких организаций присутствует высокая степень целесообразности, в результате чего на практике они недостаточно гибки и адаптивны.

Второе основание – узаконенность.

1. Официальные организации. Деятельность искусственных организаций с самого начала узаконивается социальной системой более высокого порядка, например государством, что придает ей официальный характер, возможность и необходимость осуществления деятельности в рамках правового пространства.

2. Неофициальные организации. Не зарегистрированные в установленном порядке организации (например, преступные сообщества) являются неофициальными. Их деятельность, даже если она не связана с нарушением существующих в обществе норм, не защищается законом.

Третье основание – механизм функционирования.

1. Формальные организации. Их деятельность всесторонне регламентирована правилами, инструкциями и т. п. Здесь всесторонне распределены права, обязанности и ответственность между участниками; безличны отношения между ними; должностным функциям придан характер официальных полномочий; линии подчиненности, связывающие должности, предельно четки.

Ограничение разнообразия придает деятельности организации стабильность и прогнозируемость, возможность до определенного предела свести к минимуму риск обеспечить повышение эффективности. Но рост последней по мере формализации в одном отношении происходит за счет ее снижения в другом; или сначала эффективность растет, а затем начинает в целом падать.

2. Неформальные организации представляют собой совокупность незапрограммированных контактов между людьми, основанных на личных предпочтениях, неписаных нормах и обычаях, добровольном выборе партнеров.

Возникновение неформальной организации в рамках формальной призвано компенсировать ее недостатки (негибкость, безличность и т. п.).

Социологи различают два вида неформальных организаций.

Во-первых, внеформальную, представляющую собой совокупность неформальных деловых связей, не предусмотренных, но и не запрещенных официальными регламентами. Используя их, можно гораздо быстрее и надежнее решить многие проблемы, натыкающиеся на бюрократические рогатки.

Во-вторых, психологическую неформальную организацию; в ее рамках люди удовлетворяют свою потребность в общении, помощи и поддержке, в которых зачастую отказывает формальная организация.

Как правило, ни одна организация не может быть или только формальной или только неформальной – это ее крайние формы, а на деле она включает и те и другие элементы. Например, бухгалтерия функционирует на базе преимущественно формальных принципов, а научные подразделения – неформальных.

Четвертое основание – характер взаимодействия с участниками.

1) Унитарная организация преследует цели, которые формально считаются обобщенным выражением интересов участников (на самом деле в большинстве случаев имеющих иные интересы), объединенных не всегда на добровольной основе (например, воинская часть).

Единство и направленность их деятельности обеспечивают жесткий контроль, ограничение свобод, идеологическая обработка. Люди рассматриваются как безликая масса, их личность полностью игнорируется.

Обычно унитарная организация выступает по отношению к своим членам как некая внешняя данность, возникшая и существующая независимо от них и требующая подчинения своим правилам.

2) Плюралистическая организация представляет собой договорное объединение лиц (как сотрудничающих, так и конкурирующих между собой), преследующих собственную выгоду, которая реально может достигаться лишь через общую. Для координации своей деятельности в этом направлении они и создают организацию, наделяют ее ресурсами и устанавливают правила игры, которым на определенных условиях готовы подчиняться.

Плюралистические организации существуют как корпоративные и ассоциативные.

Корпоративная организация представляет собой объединение с ограниченным доступом (например, акционерное общество), обладающее временной властью (между очередными собраниями) над участниками. Это позволяет в общих интересах, совпадающих большей частью с интересами каждого в отдельности, осуществлять принудительную координацию их деятельности (поэтому те готовы временно подчиняться организации). Решения здесь принимаются большинством.

Ассоциативная (индивидуалистическая) организация представляет собой открытое объединение самостоятельных субъектов и не имеет собственных, отличных от их целей. Решения основываются на принципе общего согласия (то есть не принимаются, если против них выступает меньшинство). Деятельность организации подчинена исключительно задаче координации текущих интересов участников (в области их совпадения), полностью сохраняющих свой суверенитет. Поэтому принятие решений и распределение ресурсов происходит здесь с всеобщего согласия.

Пятое основание – особенности структуры.

1. Механистические организации напоминают технические устройства. Они характеризуются узкой специализацией деятельности, незыблемостью границ, стабильностью структуры, централизацией власти с преимущественно вертикальными связями, четкой регламентацией прав и обязанностей, жесткими правилами и процедурами, изначальной запрограммированностью действий, оценкой результатов по точности выполнения заданий.

Такие организации являются инструментом достижения заранее запланированных целей и решения простых повторяющихся задач в неизменных условиях.

Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также крупные коммерческие фирмы, функционирующие в традиционных отраслях экономики, слабо подверженных воздействию НТР и конкуренции.

2. Органические организации характеризуются размытостью границ, самостоятельностью отдельных звеньев, их широкой специализацией, слабой иерархичностью управления, малым числом правил и процедур, свободой выбора вариантов деятельности, оценкой ее результатов на основе реального рыночного эффекта, преобладанием неформальных отношений, внутренней конкуренцией, способностью к изменениям и развитию.

Все это придает им большую гибкость, маневренность, приспособляемость к быстрым изменениям во внешней и внутренней среде, постоянной смене ориентиров.

Организации такого типа чаще всего связаны с инновационными процессами – научными исследованиями, опытно-конструкторскими разработками, внедрением их результатов в практику.

Шестое основание – преследуемые цели. В соответствии с особенностями этих целей выделяют:

1) деловые (инструментальные) организации (фирмы, учреждения, ассоциации и пр.), создаваемые для удовлетворения потребностей общества в товарах и услугах и имеющие:

– индивидуальную ориентацию (завод),

– общественную ориентацию (парламент),

– смешанную ориентацию (учебное заведение);

2) общественные организации, ориентированные на удовлетворение личных потребностей своих участников в общении, развитии, самовыражении (благотворительность, создание общественных ценностей).

Седьмое основание – тип поведения.

1) Приростной ориентируется на пассивное приспособление к ситуации; максимизацию текущего результата; опору на внутренние возможности и ресурсы, прошлый опыт; экономию; минимизацию риска.

2) Предпринимательский предполагает оптимизацию прибыльности, стремление к изменению себя и среды, развитие творчества и инициативы, допущение сознательного риска, гибкость структуры, активный поиск возможностей и лучшей альтернативы.

Восьмое основание – способ доведения результата до потребителя.

1) Аудиторный (телевидение).

2) Клиентский (нотариальная контора).