Текст книги "50 шагов к успеху карьеры руководителя: бери и делай! Секреты практика, прошедшего путь от машиниста бульдозера до министра"

Зотов В. Б.
50 шагов к успеху карьеры руководителя. бери и делай! Секреты практика, прошедшего путь от машиниста бульдозера до министра

2-е издание, переработанное и дополненное

© Зотов В.Б., 2023

© Оформление ООО «Юстицинформ», 2023

* * *

Введение. «Я сам всё знаю»

Как бы ни была богата натура человека, чтобы стать совершенной, ей необходимо использовать опыт других.

М. Нуайме, ливанский философ и поэт

«Если бы я строил заново!..» – так говорят 100 % людей, которые построили себе дом. Сегодня построить дом не сложно: выбрать и доработать под себя проект, найти средства, пригласить квалифицированных специалистов – строителей и прорабов.

В итоге, вселившись, практически каждый говорит: «Эх, если бы я строил заново свой дом, я бы…» Далее обычно следует целый перечень неучтенных и нерешенных вопросов.

Но, если бы человек изучил опыт и воспользовался советами других, он бы: а) построил свой дом намного дешевле; б) построил свой дом значительно быстрее; в) не допустил тех ошибок, которые обнаруживаются после заселения (по планировке, отделке, конструкциям, удобству и т. д.).

Это яркий пример того, что изучение опыта других значительно повышает эффективность в любом виде деятельности, особенно в управлении. К сожалению, анализ показывает, что большинство руководителей считают, что они и так работают хорошо и много. Это так и есть. В то же время, они могут значительно повысить эффективность своей деятельности и добиться больших и лучших результатов, изучив опыт других.

В основу этой книги легло мое желание поделиться огромным личным опытом и на примерах из практики рассказать о том, что способствует карьерному росту сотрудника на любом участке работы. Приведенные рекомендации будут полезны тем главам администраций городов и районов, кто хочет использовать опыт других, чтобы повысить эффективность своей работы и не допускать ошибок в управлении и системах публичной власти.

Хороший глава администрации на вверенной ему территории организует управление в широком смысле этого понятия. Здесь нет пошаговых инструкций и как правило большинство глав администраций полагаются на личный опыт и знания, полученные ранее, в том числе и на должностях, не связанных с работой в органах исполнительной или представительной власти. Многие учатся на собственных ошибках, несмотря на то, что есть полезный опыт коллег.

Такие руководители часто полагают, что они всё знают сами и могут решать любые, в том числе и самые сложные, задачи. Частично с этим можно согласиться, потому что они пропускают каждую проблему «через себя» и много раз ее обдумывают, прежде чем принять решение. Однако мой личный опыт и опыт многих моих коллег показывает, что если руководитель будет учитывать успешный опыт других, он будет работать значительно эффективнее, инициативнее, увереннее и не допускать ошибок, а результаты будут лучше, чем без использования стороннего опыта.

Здесь прежде всего важно понять, какие требования выдвигаются к главе администрации – высшему должностному лицу органа исполнительной власти на территории. Практика показывает, что руководитель органа исполнительной власти должен обладать высокопрофессиональными знаниями. Он обязан учиться этой профессии как учатся, например, на металлурга, на врача, на инженера, и т. д. Он должен иметь хороший опыт работы, полученный на каждой последующей должностной ступени, не перескакивать должности. Это позволит ему принимать сотни, тысячи правильных решений в сутки, не откладывая их на потом и не перекладывая на подчиненных. Ему должны быть присущи важнейшие качества – высокая ответственность и преданность своей работе.

Кроме глав администраций, в предлагаемой книге даются рекомендации и для рядовых сотрудников, что нужно делать и какими качествами нужно обладать, чтобы быть успешными и достойными продвижения по службе.

50 шагов к успешной карьере руководителя, проверенных практикой: бери и делай!

Следование этим рекомендациям, основанным на многолетнем опыте, позволило мне на протяжении трудового пути занимать высшие должности и получить много высоких государственных наград и званий. Изначально они были адресованы руководителям высшего управленческого уровня, но в силу своей универсальности будут полезны любому, кто стремится строить успешную карьеру и работать эффективно.

1. Организуй свою систему управления.

Разрабатывай и утверждай календарные программы и планы мероприятий по достижению целей или решению задач и проблем, контролируй их исполнение, постоянно и системно.

2. Создай свою систему текущей работы.

Установи целевые регулярные (еженедельные, ежемесячные, квартальные) оперативки, штабы, коллегии, советы и системные объезды территории и строек и др. Проводи их согласно плану, не срывая. Все сотрудники должны быть подчинены этой системе и знать, когда от них потребуется отчет, доклад или ответы на вопросы.

3. Протоколируй совещания и переговоры.

Все совещания и переговоры проводи с ведением протокола в сжатом виде: фамилия, краткое поручение и срок исполнения (без преамбул и комментариев, все поручения должны быть сгруппированы пофамильно за ответственными).

4. Не затягивай совещания более одного часа.

Как показывает практика, за это время можно рассмотреть до 200 вопросов.

5. Учи подчиненных докладывать кратко и четко.

Не допускай пространных рассуждений и пояснений, если они не требуются. Кратко и четко отвечай и спрашивай сам: «Да», «Нет», «Почему?»

6. отчет только по невыполненным поручениям.

Доведи до сведения исполнителей, что на последующих совещаниях они должны докладывать только по невыполненным поручениям или вопросам особого контроля (см. Приложение № 1). Не давай много говорить и комментировать, если всё понятно.

7. Работай по расписанию.

Нормируй, ежедневно планируй и учитывай свою работу при ее надлежащей подготовке, веди ежедневник или «деловой блокнот». Планируй день по часам, неделю, месяц, год, чтобы всегда видеть, что сейчас и что впереди.

8. Узнав о проблеме на территории, реагируй немедленно.

Оперативно давай поручения и обозначай срок их выполнения: по эл. почте, sms, мессенджер или звонком (в течение дня может возникнуть более ста вопросов и, если их решение откладывать, можно «утонуть»).

9. Используй таблицы контроля.

К разработанным программам прилагай таблицу контроля за каждым пунктом по времени, поручи ее контролировать – это наглядно и всех дисциплинирует (см. Приложение № 2).

10. Приглашай вышестоящее руководство.

Находи повод приглашать кого-либо из руководства на территорию: на штаб, на встречу, на открытие, пуск, торжественное мероприятие и др.

11. Учи подчиненных предупреждать о возможном невыполнении протокольного поручения.

Работник должен показать, что занимается, не забыл, но у него возникли некоторые трудности. Такое отношение снимет накал на предстоящем совещании.

12. Не спеши увольнять сотрудника.

Если сотрудник слабо работает на сложном участке – сначала найди ему достойную замену. Нельзя иметь оголенный участок работы.

13. Поздравляй с личными датами.

Если узнал, что у кого-то из сотрудников важное событие или День рождения – сразу звони и поздравляй, даже если позже планируешь сделать это лично.

14. Готовься выступить на всех совещаниях.

Даже в том случае, если твое выступление не запланировано, всегда будь готов к выступлению. Это помогает «быть в теме», мобилизует и заметно выделяет на фоне других сотрудников.

15. Выезжай лично на место происшествия.

Обязательно оперативно посещай место любой сложной ситуации или аварии, возникшей на территории. Это результативно и важно для принятия наиболее эффективного решения; когда ты лично выезжал на объект, то в деталях понимаешь ситуацию.

16. Держи в курсе вышестоящее руководство.

Находи поводы, чтобы в порядке информации сообщить о решении тех или иных проблем любому вышестоящему руководителю, кого это касается. Слова: «Разрешите доложить в порядке информации», – волшебные слова.

17. Проси совета.

Еще одна золотая фраза: «Разрешите посоветоваться». Это всегда хороший повод проинформировать руководство о многих делах и получить совет по вопросам, которыми занимаешься. Такое обращение легко принимается руководителем, потому что это даже не просьба, а уважительное подчеркивание его авторитета.

18. «На Ваше решение».

Также хорошо работает формулировка: «На Ваше решение». Ее используют чаще при письменном обращении – это не просьба и поэтому опять-таки легко воспринимается.

19. Проявляй инициативу.

Предлагай инициативы, находи их и реализуй, находи и привлекай людей, которые выдвигают инициативы, взаимодействуй с ними, поддерживай их. Инициативы украшают каждого руководителя.

20. «Что вы предлагаете?»

Требуй на любой поставленный перед тобой вопрос – докладчиком, подчиненным или коллегой – предложить и обосновать до трех вариантов решения. Учи не переваливать на тебя поиски решений, т. е. свою работу; свое мнение можно добавить к предложенному. «Что вы предлагаете?» – золотые слова на любом совещании.

21. Предлагай варианты решения.

Докладывая вышестоящему руководству о проблеме, сам предлагай три варианта ее решения и сообщай об уже принимаемых мерах.

22. Будь внимателен к людям.

Уделяй особое внимание социальным проблемам: детям, школьникам, ветеранам, матерям, культуре, спорту, экологии. Это формирует бесспорное уважение к руководителю. Находи людей и организации, которые многое делают в этих направлениях, поощряй, стимулируй, превращай их в своих помощников.

23. Будь на виду.

Информируй о делах, которыми занимаешься и о достигнутых результатах тех, кого это касается. Веди страницу в соц. сетях, выступай в прессе и на мероприятиях – это сложно, но нужно. Найди помощников в этих направлениях.

24. Провоцируй публикации о себе.

Договаривайся, чтобы благополучатель твоих «добрых дел» сам и от своего лица информировал об этом сообщество в СМИ и соц. сетях.

25. Расти толковых молодых людей рядом.

В этом может помочь следующая глава «Личные качества для успешности карьеры – пригодится». Как правило, толковые приходят раньше всех на работу и остаются после работы, чтобы завершить начатое, это сразу заметно.

26. Учись подбирать кадры.

Хороший или просто нормальный работник работу не ищет, потому что его ценят там, где он трудится. Таких нужно находить по рекомендации, затем приглашать и лично беседовать, предлагать лучшие условия (больше самостоятельности, выше должность, перспективу или другие условия). Такой работник обязательно будет работать хорошо и на новом месте. Чем больше хороших сотрудников, тем лучше общие результаты.

27. Создавай общественные советы и комиссии.

Формируй вокруг себя советы промышленников и предпринимателей, «силовиков», творческих работников, ректоров, директоров вузов и колледжей (государственных и частных), молодежи и др. Собирай их один раз в квартал – встречи объединяют, делают их участников «своими»; люди ценят доверие и хорошо помогают в работе и разных вопросах.

28. Умей говорить, разговаривать и слушать.

Молчаливый не заметен; в беседе или выступлении используй сравнения, приводи цифры и факты, предлагай решения и делай выводы.

29. Помни, что время – это материальная ценность.

Экономия твоего рабочего времени есть эффективный источник производственных успехов всего коллектива. Непрерывно решай задачи и не откладывай на потом.

30. «Успевает всюду тот, кто никуда не торопится».

При решении любого вопроса никогда не показывай, что ты торопишься.

31. Всегда будь верен на деле своему слову.

Данное обещание нужно выполнять. Это является примером для подчиненных и укрепляет авторитет руководителя.

32. Будь простым и открытым человеком.

Проявляй скромность, простоту, доступность и доброжелательное отношение к людям.

33. Контролируй свое поведение.

Никогда не раздражайся, имей бесконечное терпение. Никогда не бранись: следи за своим лексиконом, особенно в присутствии женщин и подчиненных.

34. Соблюдай трудовую дисциплину.

В соблюдении трудовой дисциплины руководствуйся принципами: справедливость, принципиальность, последовательность.

35. Будь опрятен и аккуратен во всем.

Следи за своим внешним видом и гардеробом. Не стыдись элегантности.

36. Имей чувство юмора.

Цени его в других и поддерживай. Иногда шуткой можно сгладить самую острую ситуацию.

37. Советуйся со своими подчиненными.

Это не ущемляет принципа единоначалия, но поднимает твой авторитет и приносит пользу делу.

38. В рабочем помещении разговаривай мало и негромко.

По телефону разговаривай вполголоса и кратко.

39. Не кури в рабочем помещении.

Даже если это твой собственный кабинет. А лучше не кури совсем.

40. Делегируй полномочия.

Никогда не делай сам того, что могут сделать твои подчиненные, за исключением тех случаев, когда это связано с опасностью для жизни. При этом контролируй их, иначе они будут контролировать тебя и твои ошибки.

41. Проверяй выполнение каждого своего распоряжения.

Нужна безотказная система проверок с быстрым реагированием. В таком случае дела не упускаются, не теряются и реализуется процесс непрерывного управления.

42. Будь корректен со всеми, особенно с женщинами.

Если «наехал» на человека, дал негативную оценку и т. п., а затем увидел, что не прав, не считай это слабостью – смело и открыто скажи: «Извини, я был не прав», – это поднимает авторитет и подчеркивает, что руководитель сильный. Для сотрудника это хороший стимул оправдать доверие, без обиды.

43. Умей признавать свои ошибки.

Если твое распоряжение оказалось ошибочным – уверенно признай ошибку. Имей в виду, что ни одна твоя ошибка не ускользнет от внимания подчиненных, а признание ошибок повышает авторитет.

44. Не теряй присутствия духа.

Никогда, ни при каких неблагоприятных обстоятельствах, не теряй присутствия духа. Наоборот, при столкновении с трудностями проявляй больше энергии и настойчивости. Добивайся победы и благодари тех, кто тебя понимал и поддерживал.

45. Забудь слово «Ты», говори подчиненным «Вы».

Помни о волшебной силе слов: «Благодарю», «Спасибо», «Пожалуйста», чаще их произноси, они «прорастают» в человеке в хорошие стимулы.

46. Не имей «любимчиков».

Это раздражает или угнетает других и создает нездоровую обстановку в отделе.

47. Не слушай «шептунов».

Вокруг руководителя всегда собираются люди, которые по секрету хотят сообщить о ком-либо какую-то «важную» (чаще всего негативную) информацию. Таким образом они стремятся манипулировать и управлять тобой. Сразу открыто приглашай того, о ком идет речь, чтобы разговор шел открыто. Когда появляется ясность, «шептуны» теряют все свои рычаги давления.

48. Всегда будь активен, инициативен и энергичен.

Старайся поддерживать хороший настрой сотрудников.

49. Не делай замечаний подчиненному в присутствии третьего лица.

Будь великодушен при незначительных провинностях подчиненных.

50. Выстраивай иерархию авторитетов.

Объясняй молодым сотрудникам, которые имеют более высокого покровителя, что независимо от этого они должны знать: самый важный для них – непосредственный начальник. Он формирует мнение о них и дает оценки, от него зависит их дальнейшая карьера. Например, карьеру сотрудника отдела решает начальник отдела и т. д.

Личные качества для успешности карьеры – пригодится

На практике руководители оценивают успешность и перспективность сотрудников по целому ряду их личных качеств. Эти качества у многих заложены в характере и поведении или выработаны. В дополнение к профессиональным навыкам, перспективный сотрудник должен обладать такими качествами, как:

1. Энергичность и эмоциональный интеллект (EQ)

1.1. выражает активную позицию при обсуждении текущих вопросов;

1.2. предлагает идеи и вносит предложения;

1.3. отстаивает свою точку зрения;

1.4. охотно берет на себя общественные нагрузки;

1.5. проявляет здоровое честолюбие, смело высказывает сомнения;

1.6. ведет здоровый образ жизни, с оптимизмом смотрит в будущее;

1.7. имеет личные увлечения, хобби;

1.8. имеет другие качества, отражающие энергетический потенциал.

2. Интуитивность (хорошая интуиция при принятии решений)

2.1. проявляет перспективное мышление;

2.2. делает прогнозы и владеет инструментами прогнозирования;

2.3. умеет аналитически и аргументированно обосновывать предположения и прогнозы;

2.4. умеет обобщать и детализировать цифры и формулировать выводы;

2.5. обладает предвидением;

2.6. имеет другие качества, связанные с интуицией.

3. Коммуникабельность

3.1. обладает качествами делового общения;

3.2. умеет заводить деловые знакомства и поддерживать их;

3.3. умеет поддержать деловую беседу;

3.4. имеет много друзей и деловых контактов;

3.5. обладает личностными качествами, которые делают человека интересным.

4. Самообразование

4.1. стремится получать дополнительное образование;

4.2. посещает профильные выставки, конференции, деловые игры;

4.3. изучает отечественный и зарубежный опыт;

4.4. интересуется историями успеха известных людей;

4.5. аналитически относится к открытой информации, сопоставляет, анализирует и делает собственные выводы.

5. Командность

5.1. поддерживает деловые и товарищеские отношения в коллективе;

5.2. участвует в совместных с членами коллектива неформальных встречах, отдыхе, спорте и др.;

5.3. ходатайствует за своих коллег в различных областях;

5.4. положительно отзывается о коллегах и грамотно позиционирует результаты деятельности своего отдела или подразделения;

5.5. проявляет другие качества и гордость за принадлежность к своей команде.

Умей анализировать – это путь к успеху

Каждый руководитель при выработке управленческих решений всегда должен находить самый эффективный вариант. Мы с вами знаем, что управленческие решения бывают оперативными, текущими и стратегическими.

К оперативным решениям относятся ситуационные решения руководителя. На практике мэр или глава района в сутки может принимать до ста оперативных управленческих решений. Без опыта работы, без навыков и без хороших знаний такое количество верных решений принять невозможно.

Вторым видом решений являются решения текущие, охватывающие управленческие периоды до одного года. Такие решения прорабатывается и принимаются системно, с применением анализа. Эти управленческие решения могут реализовываться в виде программ, проектов, отдельных комплексов строительства, развития и др.

Стратегические управленческие решения – это, как правило, долгосрочные программы и проекты, которые разрабатываются сроком на пять, десять и более лет. Такие решения базируются на хорошо аргументированных прогнозах и всестороннем анализе.

Чтобы быть успешным, необходимо знать и использовать современные методы анализа. Практика показывает, что методы анализа используются не всегда. Но, тем не менее, знать эти методы и в нужный момент уметь их использовать очень важно.

Я не стану детально раскрывать каждый из методов анализа, ограничусь лишь их перечислением. Естественно, каждый из них можно самостоятельно изучить и применять на практике.

Методы анализа, которые используются в управлении

1. Процентный метод. Конечная цель берется за 100 % результата, а ее достижение измеряется в процентах. Это самый простой, повсеместно и постоянно используемый метод анализа.

2. Метод сравнений и оценки результатов этих сравнений. Сравнивать можно с прошлыми периодами, результатами «у соседей» или с поставленными целями. Как правило, при использовании такого метода делаются выводы и предложения для принятия дальнейших решений.

3. Графический метод, применяемый с помощью пространственных изображений: диаграмм, графиков, линий или иных фигур. Такой метод анализа быстро и легко, а главное, наглядно демонстрирует результаты деятельности, в том числе и в сравнении, и ориентирует руководителя при принятии дальнейших решений.

4. Метод детализации. Для более глубокого изучения рассматриваемой задачи ее расчленяют на составляющие факторы, детально изучают каждый из них и оценивают положительное или отрицательное влияние на достижение общих результатов.

5. Метод обобщения, который является обратным методу детализации и подразумевает анализ совокупности причин и отдельных составляющих и оценку их влияния на эффективность решения управленческой задачи.

6. Метод выявления «узких мест» с обоснованием их влияния на эффективность управленческого решения. Этот метод предлагает смещение фокуса внимания только на «узкие места», их выявление и устранение.

7. Методы математического моделирования в поиске эффективных результатов. Таких методов несколько – многофакторное моделирование, методы исследования операций, рядов динамики и др. Используются они при наличии достаточно большого числа цифровых данных и дают точные прогнозы и наиболее эффективные варианты управленческих решений. Однако их применение требует привлечения специалистов-математиков и программистов.

8. Метод «Корабельный совет» в контексте наших дней выглядит так: первыми на совещаниях должны высказаться самые младшие, иначе на них будет давить авторитет вышестоящих. А вышестоящие, собрав все имеющиеся точки зрения и проанализировав их, могут принять наиболее верное решение[1]1
  Когда суда во время бурь налетали на рифы и садились на мель, капитан собирал корабельный совет, в котором принимали участие все оставшиеся в живых члены команды. Капитан обрисовывал положение (как правило, безвыходное), и каждый должен был высказаться, что следует делать, чтобы спасти судно и собственную жизнь. При этом самым поучительным была раз и навсегда установленная очередность выступлений. Сначала высказывался самый младший – юнга, потом матросы, а затем уже боцман и офицеры. Последним выступал капитан. Такой порядок выступлений свидетельствует об отличном знании человеческой психологии. В самом деле, капитану в такой ситуации сказать нечего: это под его командованием судно попало в опасное положение. Зато юнги и матросы не виноваты, им не надо оправдываться, они могут говорить беспристрастно. К тому же, над ними не довлеет авторитет старших по чину. Им и дают высказаться первыми. У старших матросов и боцмана есть время обдумать предложения юнги и младших матросов, добавить к ним собственные соображения. К желанию спастись у них добавляется желание показать, что они тоже кое-что понимают, чтобы в будущем стать офицерами. Офицеры стараются продемонстрировать свою находчивость, надеясь когда-нибудь самостоятельно водить корабли. В конце концов, капитан располагает «банком идей» и может принять верное решение.


[Закрыть].

9. Метод «мозгового штурма» позволяет анализировать и генерировать большое количество идей и предложений для выработки управленческих решений. Как правило, организуется с коллективом участников, которым ставятся сформулированные задачи, и участники предлагают неограниченное количество идей, пусть даже самых абсурдных и нелепых. Запрещается в коллективе критиковать кого-то, комментировать или делать замечания друг другу. Затем предложения анализируются, отбираются наиболее реальные для использования или более детальной проработки, возможен второй этап. Эффективность этого метода считается небольшой – около 15 %, но он широко используется среди современной креативной молодежи, прошедшей курсы повышения квалификации.

10. Экспертный (интуитивный) метод профессионалов[2]2
  Такой метод называют «Дельфийским» по имени древнегреческого города Дельфи, где когда-то жили известные на весь свет мудрецы-предсказатели.


[Закрыть]. Суть метода основывается на сходимости, согласованности мнений, высказываемых знающими профессионалами-экспертами. Например, мнение одного человека – субъективно, мнение второго – субъективно, третьего – также субъективно. Но если эти мнения сходятся, такое мнение уже является объективным. Этот метод используют для разработки программ, мероприятий и прогнозов в условиях недостаточности объективной информации или ее полного отсутствия. Этот метод дает очень хорошие результаты. Процесс организации заключается в разработке перечня вопросов, факторов, мероприятий, прогнозов, требующих решения, отбора профессиональных экспертов (как правило, не менее семи) и заполнения оценочных таблиц, необходимых для составления программ или прогнозов. Включаемые в экспертные таблицы вопросы оцениваются: по весу, по важности вклада в решаемую задачу, по реальности реализации в установленный срок, на который разрабатывается программа или прогноз, по оценке экономической или финансовой эффективности. Таким образом эксперты уже на первом этапе оценивают каждое мероприятие по многим показателям. После обработки поступивших от экспертов результатов с использованием компьютерных программ определяется их сходимость и согласованность мнений. Этот метод дает реальные прогнозы или реальные мероприятия для принятия управленческого решения. Сложность этого метода заключается в том, что его организацией должны заниматься заранее подготовленные люди.