Читать книгу "Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие"

Задачи менеджера по закупкам запасных частей

Формирование и размещение заявок на пополнение запаса товаров.

Закупки запасных частей и сопутствующих товаров, работа с поставщиками.

Формирование базы данных о поставщиках.

Управление запасами на складе с учетом анализа движения запасов, тенденций развития продаж, объемов и номенклатуры продаж, истории продаж, сроков поставок, увеличения потребностей заказчиков, появления новой номенклатуры и т.д.

Анализ упущенных продаж в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии, принятие решений о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей.

Расследование причин неудовлетворения заказов.

Контроль степени удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.

Выявление неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.

Поддержание необходимого уровня запасов запасных частей, выполнение учета и расчетов фактической оборачиваемости товаров.

Ведение учета при помощи программного комплекса.

Анализ спроса, прогноз спроса, подготовка заявок на пополнение запасов.

Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками.

Заключение договоров, осуществление расчетов.

Работа с поставщиками по техническим и коммерческим вопросам.

Расчет цен, гаммы скидок, групп скидок.

Формирование прейскурантного файла и корректировка его в соответствии с корректировками цен поставщиками и с конъюнктурой рынка.

Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса.

Контроль соотношения затрат и доходов.

Обеспечение прибыльности операций.

Обеспечение эффективного сотрудничества с другими подразделениями.

Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе.

Постановка задач для развития компьютерной системы.

Готовит претензии на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками.

Задачи менеджера по реализации запасных частей

Поставки запасных частей, принадлежностей и расходных материалов ремонтному цеху и службе розничной торговли. Консультирование оптовых и мелкооптовых клиентов. Оформление счетов и товаросопроводительных документов, контроль поступления платежей. Ведение оперативного и финансового учета. Регистрация упущенных продаж (отказов клиентам в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии). Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Расчеты по претензиям с поставщиками и заказчиками. Расследование причин неудовлетворения заказов или задержки отгрузок. Контроль соотношения затрат и доходов. Постановка задач для развития компьютерной системы. Выяснение степени удовлетворения клиентов. Анализ рынка аналогичных товаров. Обеспечение прибыльности операций. Периодическое обновление материалов для публикаций. Повышение квалификации. Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе. Установление и поддержание хороших отношений с клиентами.

Практика торговли запасными частями в различных странах показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей и многие заказы (особенно телефонные) поступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей.

По этой причине работники, принимающие телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.

В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профессиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно систематически проверять правильность исполнения всех операций, порученных персоналу, так как от качества поставок запасных частей зависит репутация машин и их реализация на рынке.

Задачи начальника склада запчастей

Рациональное использование объема склада. Размещение товаров в стеллажах наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров. Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Другие функции, связанные со статусом руководителя.

Начальник склада запчастей должен знать:

♦ нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

♦ стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;

♦ виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

♦ организацию погрузочно-разгрузочных работ;

♦ правила и порядок хранения и складирования товарноматериальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

♦ условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;

♦ порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;

♦ правила эксплуатации компьютерной и оргтехники, коммуникаций и связи;

♦ основы экономики, организации производства, труда и управления;

♦ основы трудового законодательства;

♦ правила и нормы охраны труда.

Управление номенклатурой

Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.

КАЖДАЯ ЗАПАСНАЯ ЧАСТЬ (номер по каталогу) ЯВЛЯЕТСЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫМ ТОВАРОМ, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.

Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию запасных частей в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.

Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции ДЛЯ КАЖДОГО НАИМЕНОВАНИЯ ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ:

♦ анализ АВС и XYZ;

♦ группировка по категориям спроса и стоимости;

♦ расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

♦ расчет расхода на единицу парка машин;

♦ присвоение категорий АХ......CZ каждой детали;

♦ расчет страховых запасов;

♦ расчет точки заказа;

♦ расчет максимального запаса;

♦ расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

♦ расчет оптимальной партии для заказа;

♦ подготовка проектов заказов;

♦ ручная корректировка проектов заказов;

♦ печать окончательного заказа;

♦ обсчет стоимости заказов;

♦ контроль подтверждения заказов;

♦ корректировка заказов по подтверждениям.

Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Среднеоборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.

Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т.п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.

Розничные цены устанавливаются для нескольких групп деталей так, чтобы можно было впоследствии увеличивать их на единый коэффициент для каждой группы и скидку давать отдельно для каждой группы. Только так можно «выжимать» прибыль в условиях конкуренции.

В качестве примера ценовых групп, рентабельность которых различна, можно назвать:

♦ резинотехнические изделия;

♦ подшипники;

♦ топливную аппаратуру – отдельные детали;

♦ детали двигателя – россыпь;

♦ узлы двигателя – подсборку (коленвал с вкладышами, головка с клапанами).

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

♦ признак группы спроса – АВС (автоматически вводится по анализу за период);

♦ коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит ся после анализа за период);

♦ признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

♦ признак ручного контроля;

♦ признак важного резерва;

♦ признак наличия страхового запаса;

♦ группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

♦ группа обрудования (топливка, электрика, резинотехнические и т.д.)

♦ коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

♦ коэффициент рентабельности фактический в периоде;

♦ признак категории калькуляции розничных цен;

♦ признак категории изменения розничных цен;

♦ признак группы скидок с розничных цен;

♦ признак группы стоимости XYZ;

♦ признак степени конкуренции;

♦ признак показательных цен;

♦ коэффициент общего изменения цен;

♦ признак группы цен;

♦ признак группы скидок;

♦ признак необходимости снижения цен поставщика;

♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.

Основные данные:

♦ название изготовителя машин (группа);

♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;

♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей;

♦ наименование на русском языке;

♦ наименование на английском языке;

♦ код изготовителя детали (несколько полей);

♦ код и название подгруппы;

♦ в какой комплект или сборку входит, если не поставляется отдельно;

♦ модели машин, для которых предназначена деталь;

♦ применяемость (неограниченно полей);

♦ период применения на машине;

♦ VIN -код применяемости;

♦ код модели двигателя;

♦ какой деталью заменена (после снятия с производства);

♦ вместо какой детали введена в конструкцию;

♦ код взаимозаменяемости;

♦ код наименования;

♦ срок службы расчетный;

♦ возможность восстановления после износа;

♦ единица измерения;

♦ вес;

♦ объем;

♦ количество на 1 машину;

♦ количество в комплекте;

♦ вид упаковки;

♦ количество в упаковке;

♦ вид тары.

Складские данные:

♦ адрес хранения;

♦ наличие на складе фактическое;

♦ наличие на других складах;

♦ минимальный запас или точка заказа;

♦ максимальный запас;

♦ страховой запас;

♦ неприкосновенный запас – до решения руководства. Ценовые данные:

♦ закупочная цена в валюте;

♦ закупочная цена в рублях;

♦ розничная цена в валюте;

♦ розничная цена в рублях;

♦ признак категории калькуляции розничных цен;

♦ признак категории импортной пошлины;

♦ признак категории изменения розничных цен;

♦ признак группы скидок с розничных цен;

♦ признак степени конкуренции;

♦ признак показательных цен;

♦ коэффициент общего изменения цен;

♦ признак группы цен;

♦ признак группы скидок;

♦ признак необходимости снижения цен поставщика;

♦ фактический коэффициент пересчета текущий;

♦ коэффициент пересчета нетто после коррекции;

♦ коэффициент нетто после максимальной скидки;

♦ другие признаки (до 10).

Данные для заказов и отгрузок:

♦ срок поставки;

♦ минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

♦ оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка срок поставки;

♦ заказано у поставщика;

♦ подтверждено поставщиком к поставке;

♦ недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

♦ неудовлетворенный спрос, штук;

♦ недогружено заказчику (долг), штук;

Статистические данные:

♦ продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;

♦ продано в периоде, кг;

♦ продано в периоде, куб. м;

♦ продано в периоде в закупочных ценах;

♦ продано в периоде в розничных нетто ценах;

♦ валовой доход в периоде;

♦ продано в году “текущий 1”, штук;

♦ продано в году “текущий 2”, штук;

♦ продано в году “текущий Х”, штук (до 5 и более лет). Аналитические данные:

♦ признак группы спроса АВС;

♦ признак группы стоимости XYZ;

♦ коэффициент оборачиваемости запаса фактический;

♦ коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

♦ коэффициент рентабельности фактический в периоде;

♦ сбыт на 1000 машин в год в штуках;

♦ сбыт на 1000 машин в год в кг.

♦ сбыт на 1000 машин в год в куб. м.

При учете предусматривают возможности:

♦ заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

♦ полное управление партиями на уровне склада;

♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

♦ операции по учету удовлетворения претензий.

♦ перемещения между складами;

♦ отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

♦ определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Торговать ли запасными частями?

Торговля запасными частями и сопутствующими товарами в техцентре экономически эффективна, но далеко не все ремонтные предприятия ее организуют[63]63
  Практическое пособие по организации торговли: Волгин В.В. Запасные части. Маркетинг, логистика, анализ. – М.: ИТК «Дашков и К°»,2008.


[Закрыть]. Наличие службы продажи запасных частей и сопутствующих товаров при ремонтном предприятии полезно не только клиентам, но и прежде всего самому предприятию. Обеспечивая номенклатуру запасных частей для торговли, предприятие обеспечивает достаточные запасы запасных частей для ремонта, закупленных по оптовым ценам и сокращает дорогостоящие срочные закупки деталей на рынке. Управление запасами товаров эффективнее, когда есть два крупных потребителя – ремонтный цех и розничные покупатели. Специализация магазинов запасных частей и сопутствующих товаров при станциях техобслуживания обычно зависит от специализации станций. Помимо склада запасных частей обычно существует служба снабжения, закупающая запасные части по мере необходимости. Организация работы магазина запасных частей при станции техобслуживания не отличается от организации работы независимого магазина. Разница в том, что номенклатура запасных частей ориентирована на клиентов станции, а на выбор клиентами запасных частей или сопутствующих товаров можно оказывать активное влияние рекомендациями механиков. Наличие магазина запасных частей при станции техобслуживания предполагает значительный объем капиталовложений в площади под склад и торговый зал, а также в товарные запасы. Для успешной работы магазина запасных частей нужны квалифицированные специалисты, знающие предмет торговли, товарный рынок, умеющие и желающие торговать. У руководящего состава предприятия должны быть знания и навыки организации и управления многопрофильной коммерческой структурой.

Формирование коллектива высокопрофессиональных продавцов запасных частей требует качественного «исходного материала», основательной организации обучения, а также условий труда, стимулирующих стабильность коллектива. Хорошей практикой для изучения номенклатуры и основ учета для будущих продавцов является работа на складе с параллельным обучением необходимым навыкам и основам знаний продавца. Обязательным для закрепления способных сотрудников является создание на предприятии условий для их карьерного роста. Каждый продавец должен знать, что ему гарантировано продвижение, при условии отличной работы, критерии оценки которой ясны всем, и параллельного получения высшего обра-зования(если его не было).

Для крупной фирмы карьерная «лестница» может выглядеть примерно так:

Сотрудник склада – продавец розницы – менеджер оптовых продаж – менеджер закупок – менеджер управления запасами товарной группы (уровень зам. начальника или начальника отдела). На этом последнем уровне есть несколько должностей, требующих опыта и высокой квалификации – начальник склада, начальник отдела закупок, продаж, развития кадров и др. На каждом уровне сотрудник должен работать не более трех лет, а особо способные – меньше. Первый год – освоение и азарт новизны, второй год – совершенствование навыков, удовлетворение собственными достижениями, третий год – все знакомо, ничего нового, стимулирующего развитие способностей, скука. После трех лет обычно наступает усталость от однообразия, и сотрудника следует передвигать по горизонтали или вертикали. Каждый сотрудник должен знать, чего он может добиться через 3—5—10 лет, чтобы не думать о другом месте работы. У каждого есть семья и необходимо удовлетворять ее потребности.