Текст книги "Fashion-ритейл: 100 секретных вопросов об управлении"

Начнем с того, что вы можете брать деньги из бизнеса двумя способами: как владелец и как управляющий. Как владелец вы изымаете прибыль. Как управляющий – получаете зарплату.

Если вы единственный руководитель, то можете изымать всю чистую прибыль, она полностью ваша. Уточним, что как владелец бизнеса вы не обязаны заниматься операционной работой – делать закупки одежды или составлять график смены витрин. Ваша задача в этой роли – получать прибыль.

Вы не должны, но можете брать на себя операционку, и тогда вы управляющий. И если вы занимаетесь закупками или маркетингом для своего магазина, то назначьте себе зарплату, определите KPI, проработайте мотивацию – точно так же, как вы делали бы это для наемного менеджера. И если вы успешно выполните задачи, то получите зарплату. А чистую прибыль будете изымать по мере ее появления.

Это общий принцип, а сколько денег вы можете забирать как собственник, увидите в отчете о рентабельности продаж. Если по итогам сезона чистая прибыль вашего предприятия составила 700 тыс. руб., то вы имеете полное право забрать всю прибыль. Но сначала посмотрите в ваш отчет о движении денежных средств. Как именно вы извлекаете деньги в качестве чистой прибыли. Вы как Марина Витальевна (вымышленное имя) можете получать деньги равными долями в течение всего сезона, а можете забрать их в конце сезона. И во втором случае может получиться так, что денег для выплаты чистой прибыли в кассе не будет. И тогда у вас будет своеобразное раздвоение личности – с одной стороны, вы Марина Витальевна – наемный сотрудник, от которого ждут денег. С другой стороны, вы Марина Витальевна – собственник, который хочет законно забрать свою прибыль. Налицо конфликт интересов.

Но если вы как сотрудник-управляющий будете помнить, что в конце сезона к вам придет собственник, то по-другому будете считать деньги. Вы задумаетесь: а как так получилось, что продажи идут, рентабельность продаж есть – и она положительная, а платить собственнику нечем? И тогда мы вернемся к нашей закупочной деятельности и увидим, что очень много потратили на оплату поставщика. А добрая половина ассортимента осела в виде оборотного актива на наших складах. И Марина Витальевна – менеджер может Марине Витальевне – собственнику предложить получить чистую прибыль не деньгами, а натурпродуктом: платьями, брюками, сумками. А что делать?! Денег нет, рассчитаться нужно, оборотные активы есть. И Марина Витальевна – собственник задаст резонный вопрос: «Ребята, а что мы столько закупаем-то, если вы даже со мной как с учредителем бизнеса не можете рассчитаться? Что вы солите товар на складах? Давайте уже как-то будем посерьезнее. Я деньги свои хочу получать, а не на зарплату жить».

РЕЗЮМЕ

• Если вы собственник бизнеса, то уложите в своем понимании, что у вас есть две роли: владелец бизнеса и управляющий бизнесом. У владельца одна задача – получать прибыль. Задача решается через получение дивидендов. У управляющего другая задача – наладить и поддерживать эффективность бизнес-процессов в закупке, маркетинге, продажах, финансах. Управляющий решает эту задачу и получает зарплату. Соответственно ваш доход структурируется через два источника: зарплату и дивиденды. И вы можете заложить затраты за зарплату в вашу финансовую модель, а не жить по принципу русской рулетки – сколько надо, столько возьму из кассы.

• Откажитесь от представления, что касса магазина – это ваша касса взаимопомощи, когда нужно, беру из нее столько, сколько хочу. Вам для решения ваших личных вопросов хватает, а бизнес начинает хромать.

• Наладьте закупки так, чтобы не было ни дефицита, ни профицита. Дополнительная польза от такого распределения в том, что вы объективно видите то, в чем эффективны и в чем неэффективны. И тогда вам проще собирать команду – вы просто будете набирать персонал на те процессы, в которых сами неэффективны.

Возникает встречный вопрос: а как так получилось, что вы их объединили?

Из нашего вопроса следует и самый короткий ответ: не надо их смешивать.

Что это означает? Только то, что управлению финансами надо учиться.

Навести порядок в финансах и разделить личные деньги и деньги бизнеса вам помогут бюджетирование и понимание, что законы финансового движения одинаково работают как в коммерции, так и в семье.

Вся процедура строится на формировании двух видов бюджета – бюджета доходов и бюджета расходов: сколько денег и за что вы хотите получить, сколько денег и на что вы хотите потратить и как в результате действий изменится размер вашего счета и стоимость вашей компании.

Ответ на вопрос, сколько денег и на что вы хотите получить, включает три источника: оплата за товары или услуги, привлечение займов или инвестиций, дарение.

Ответ на вопрос, сколько денег и на что вы хотите потратить, подразумевает, что вы знаете не только объем доступных для расходов денег, но и мотивы своих трат; что у вас есть система учета получения, распределения и расходования денег; что вы владеете практиками уравновешивания спонтанных и планируемых расходов; что вы знаете свои границы: что такое для вас дорого/дешево, что такое справедливая стоимость и насколько ваши финансовые границы подвижны (то есть как быстро и какими способами вы можете перейти от состояния «Билет на концерт Анны Нетребко за 200 тыс. руб. – это дорого» к покупке ложи в Большом театре на весь сезон).

Проблемы разделения личных денег и денег бизнеса возникают по четырем причинам.

1. У предпринимателей нет понимания того, что деньги надо делить на личные и деньги бизнеса. Из-за этого нет четкого представления о принципах разделения личных денег и денег бизнеса. Нет стремления эти принципы изучить и внедрить.

Чаще всего владелец бизнеса считает все деньги своими, из кассы бизнеса всегда берет столько, сколько нужно здесь и сейчас, благодаря чему та превращается в своеобразную кассу взаимопомощи.

2. У предпринимателей нет системы учета денег в бизнесе или она непрозрачно настроена.

3. У предпринимателей нет системы учета денег в личной сфере или она непрозрачно настроена.

4. У предпринимателей нет дисциплины в бюджетировании, расходовании и учете в обеих сферах – что-то они начинают делать, затем забрасывают, потом опять возвращаются к этому. Пользы от такого «дерганья» никакой.

Все вместе приводит к трем печальным последствиям.

1. Из-за нехватки понимания, что необходимо разделять финансовые потоки, они сплетаются.

2. Ввиду отсутствия или недостатка учета из сплетенных потоков деньги извлекаются хаотично и в соответствии с сиюминутными желаниями, без учета влияния на долгосрочные последствия.

В практике «АРТ» были случаи, когда на деньги, пришедшие в бизнес, владелец сразу покупал себе новый автомобиль (естественно, премиального уровня), а потом не понимал, где брать инвестиции для производства и закупки сырья!

3. Компания перманентно находится в состоянии кассового разрыва; проще говоря, возникает вечная нехватка денег.

Уровень финансовой грамотности предпринимателей в России в 2017 году составлял 62 процентных пункта из 100 возможных – данные исследования, которое проводил Аналитический центр НАФИ по заказу Банка России. Среди самых неграмотных предпринимателей больше всего женщин – 37 %. Из-за недостатка знаний и неуверенности в себе женщины редко обращаются за внешним финансированием для развития бизнеса, не автоматизируют финансовый учет (23 % из них до сих пор учитывают приход и расход денег в тетради). Низкий уровень финансовой грамотности не позволяет женскому бизнесу масштабироваться – у 78 % владельцев бизнеса женского пола обороты не превышают 10 млн руб. год. А в малых и средних мультибрендовых розничных сетях одежды и обуви (от 3 до 20 магазинов) владельцами и руководителями являются именно женщины. Это означает, что обучение финансовой грамотности, в том числе разделению личных и коммерческих денег, обеспечит непрерывный финансовый лифт, который позволит микробизнесу, балансирующему на грани закрытия, перерасти в устойчивый средний бизнес.

И начинать надо с головы.

Деньги личные и деньги бизнеса – это разные потоки, и управлять ими надо раздельно. Если вы не занимаетесь операционной деятельностью, то как владелец бизнеса имеете право только на дивиденды при изъятии чистой прибыли. Посмотрите, что написано у вас в Уставе. Вы же его читали? Спрашиваем, потому что на практике сталкивались с тем, что внимательно собственники свой Устав не изучали.

Если вы ведете операционную деятельность, то из кассы бизнеса вы можете получать зарплату – справедливо установленную в соответствии с рыночными зарплатами, и не тогда, когда хотите, а с равными промежутками времени. И как владелец бизнеса вы сохраняете право на получение дивидендов при изъятии прибыли.

Еще раз. Если у вас операционки нет – только дивиденды – раз в месяц или в конце сезона. Если она есть – зарплата + дивиденды. Но нельзя изымать сумму, превышающую размер вашей чистой прибыли. И нельзя покушаться на авансы – это еще не ваши деньги.

Лучше иметь отдельные счета для бизнеса и личных финансов. Например, оплату клиентов получать на бизнес-карту, с нее же платить налоги и зарплату сотрудникам, а также переводить зарплату себе на личную карту.

Что обычно мешает учету денег в личной жизни?

1. Мысль о том, что вести учет бесполезно. На самом деле главное – начать, и первые изменения произойдут в вашем сознании. Проблема обычно заключается в том, что люди думают: «Я начну учитывать деньги, и их станет больше». Однако тут нет автоматической связи. Вы начинаете видеть, куда исчезают деньги, у вас возникает вопрос: «Как так?» – и вы корректируете свои подходы к планированию, тратам и контролю.

2. Убеждение, что вести учет скучно. Откажитесь от лишних категорий и по максимуму автоматизируйте все, что можно. Современные программы учета финансов позволяют настраивать категории и анализировать их в разных разрезах. Их возможности далеко не всегда используются полностью.

3. Убеждение, что денег достаточно – зачем вести учет? Возможно, ваши запросы невысоки. У нас была ситуация, когда хорошо обеспеченные владельцы бизнеса денег не считали, и после того как мы проанализировали общие расходы и наладили финансовый учет в бизнесе, они с большим удивлением увидели, сколько денег у них уходит на накладные расходы и непредвиденные издержки, которые априори при грамотном планировании не могут быть большими.

РЕЗЮМЕ

Чтобы разделить личные финансы и корпоративные, нужно знать, за что вы как владелец можете получать деньги из своего бизнеса. Как управляющий вы получаете зарплату за достижение установленных вами же показателей. Как собственник вы имеете дивиденды. Изымать деньги нужно не произвольно, когда потребовалось, а с определенной регулярностью, к примеру раз в месяц. Нельзя брать сумму, превышающую размер вашей чистой прибыли, и авансы от партнеров.

Прибыль

Вы собственник магазина/магазинов одежды. Вы хотите получить прибыль. Это значит, что все закупаемые товары следует распределить по группам (вам нужен хороший классификатор). Каждый закупленный товар должен быть однозначно описан (снова классификатор), а каждый проданный товар – учтен (вам нужны данные, вносимые в базу и формы отчетов). Для каждой группы необходимо определить скорость продаж (на основе нормы оборачиваемости – у каждого бизнеса своя). Распределение – описание – учет – сравнение, и только потом принятие решения о следующих закупках. Тогда деньги потекут к вам сами.

Четыре шага к большим продажам в рознице выглядят так.

1. Четко структурируем весь ассортимент и обновляем классификатор.

2. Настраиваем программное обеспечение.

3. Начинаем следить за тем, что можно измерить, и вводим измеряемые данные в отчеты. Для взвешенных решений по ассортименту нужнее всего два отчета:

• отчет по лидерам продаж – позволяет увидеть самый востребованный ассортимент;

• отчет по скорости продаж и оборачиваемости товарных запасов каждой товарной категории и торговой марки.

4. Если уже есть сеть магазинов, то создаем отдел закупок и управления товарным ассортиментом.

Короткий ответ: потому что бухгалтер решает в первую очередь не задачи бизнеса, а задачи государства по сбору налогов. То есть ваш бухгалтер – это по большому счету сотрудник госорганов, которому вы еще и собственные деньги платите.

И главбух никогда не станет вашим финансовым советником. Почему? Потому что бухгалтер не думает об инвестициях, наценке, правильном распределении бюджетов внутри компании, своей главной задачей он считает своевременную и правильную отчетность. Бухгалтер вам как владельцу бизнеса никогда не скажет, что нужно на 5 % снизить арендные платежи или снизить процент скидки на ассортимент в течение сезона, чтобы увеличить маржу.

А теперь подробности.

И бухгалтер, и финдиректор оперируют деньгами. И всем кажется, что это одни и те же деньги. Однако это не так. Если в школе у вас было черчение, то разница между финдиректором и бухгалтером будет такая же, как при чертежах одного цилиндра в трех проекциях. Вроде бы речь об одном и том же предмете, но с разных ракурсов предмет может сильно различаться. Давайте разбираться.

• Бухгалтерский учет – это система сбора и фиксации данных о вашем имуществе, ваших обязательствах и вашем капитале. Все данные фиксируются в денежном выражении (не в штуках, единицах или метрах ткани, а в рублях, тенге, гривнах, евро и долларах). Все ваши операции должны быть подтверждены документами: договорами, счетами, счетами-фактурами. Бухгалтерский баланс, декларации об НДС, документы о начислении зарплаты – это все бухучет. Бухгалтерский учет – это распределение средств и затрат по виртуальным счетам согласно формальным требованиям государства. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

• Финансовый учет помогает сделать прозрачными связи при движении денег, товаров и клиентов. К нему относятся все показатели бизнес-планирования: расчет срока окупаемости проекта, рентабельность предприятия, прибыль на инвестированный капитал, оборачиваемость средств. Финансовый учет отражает реальное движение и состояние денег в организации. Разница по сравнению с бухучетом принципиальная и огромная. Именно финансовый учет показывает, сколько у компании денег в наличии, сколько денег владелец может и должен изъять из своего бизнеса. Ошибки в финансовом учете более болезненны для бизнеса. Почему же тогда бухучет ведется у всех, а финансовый учет – лишь у некоторых?

Потому что за ошибки в бухучете государство начисляет штрафы и пени, а финансовый учет – дело добровольное: хочу – делаю бизнес прибыльнее, не хочу – веду дела, как могу. Если государство не требует, то можно и не делать. И как-то на второй план отходит тот факт, что только наличие финансового учета даст компании возможность увеличить свою капитализацию и обеспечит рост.

• Управленческий учет – система организации всей информации в компании для принятия стратегических решений: сбор, регистрация, измерение, обобщение и интерпретация информации, в том числе денежной. Управленческий учет отвечает на вопрос, как распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность работы.

Польза финансового учета для бизнеса:

• порядок в деньгах;

• прозрачная картина – видно, как и откуда деньги появляются и куда и как тратятся;

• возможность планирования и прогнозирования ситуации в будущем.

Без финансового учета владелец никогда не поймет, где можно снизить издержки, как увеличить прибыль и во что инвестировать.

Бухгалтерский, финансовый и управленческий учет существует для различных целей, и в этом главное их отличие друг от друга.

Цель бухгалтерского учета – отчитаться перед государством, финансового – получить сводку о реальном состоянии бизнеса и его стоимости, управленческого – обеспечить руководителей информацией для принятия решений в будущем.

Финансовый и бухгалтерский учет – это конечный результат деятельности, то, к чему компания уже пришла; управленческий учет дает понимание того, как в будущем увеличить результат.

Приведем пример.

Выручка магазина – 2 млн руб. в месяц. Рентабельность оборота – 20 %. Это финальный результат деятельности компании за определенный период.

Но есть ли возможность для роста продаж?

Мы пока не знаем.

Но понимаем, что управленческий учет покажет, за счет чего и на сколько магазин вырастет – за счет повышения посещаемости или конверсии, а может быть, за счет роста среднего чека или благодаря уменьшению скидок.

То есть финансовый учет показывает, насколько велики ваши золотые горы, а управленческий служит навигатором – чтобы горы росли, подсыпать надо сюда.

РЕЗЮМЕ

Очевидно, что необходимы все три вида учета. У каждого из них свои цели и задачи, но только правильно настроенная система отчетности в компании позволит снизить издержки, увеличить прибыль и продажи и делать прогнозы на будущие периоды.

Выгода от того или иного вида кредитования зависит от того, какую проблему вы решаете. Например, если вам нужно ликвидировать кассовые разрывы или не хватает оборотных средств, то подойдет овердрафт.

То есть верная стратегия – не решать, какой финансовый инструмент использовать, а сначала подумать, на что нужны деньги, и обратиться к менеджерам банка, чтобы они подобрали нужные инструменты.

Главное – не брать кредит на ремонт, оборудование или основные средства, поскольку заемные средства окупаются только в том случае, когда кредит берется на то, что сразу принесет деньги, к примеру на закупку ассортимента. Взяли кредит – закупили товар – продали – вернули кредит. А какие деньги вы получите от ремонта? Да, магазин станет привлекательнее, но как вы посчитаете трафик, увеличившийся именно благодаря визуальной составляющей? Наш ответ – никак.

Для закупки ассортимента лучше всего подходит овердрафт. Это особый вид кредитования, который дает право регулярно уходить в минус по счету, не превышая заданного предела. Овердрафт позволяет проводить платежи даже тогда, когда поступления на расчетный счет недостаточны.

В сезон закупок это особенно важно, поскольку часто бывает так, что денег от продаж текущей коллекции не хватает на то, чтобы вовремя оплатить поставщикам отгрузки новых коллекций, вы задерживаете оплаты, поставщики задерживают отгрузки, и в итоге вы опаздываете с началом сезона, упуская самое хлебное время.

Овердрафт поможет избежать таких казусов.

Вы оплачиваете поставки вовремя, уходя в минус, а потом с каждым поступлением средств на счет этот минус автоматически ликвидируется.

Принципиальное отличие овердрафта от кредита состоит в том, что кредит – это обязательства, и если вы его взяли, то уже должны, причем с процентами, а подписанный договор на использование овердрафта обязательством не является, может быть, вы им и пользоваться не будете, но если все же нехватка средств возникнет, то используете ровно столько, сколько вам нужно.

У овердрафта есть еще несколько отличий от кредита.

Как правило, срок заключения договора на использование овердрафта не превышает 12 месяцев, и годовой процент обычно выше, например 18 % против 16 %.

Но сравнивать овердрафт и кредит на бизнес-цели некорректно! Вы же не можете сравнить килограммы с километрами, хотя и там, и там есть тысячная доля чего-то. Это два разных продукта, предназначенные для разных ситуаций.

Овердрафт – это возможность пользоваться «запасным кошельком», когда возникает такая ситуация. Как было сказано, такой ситуации может и не быть, но вероятность такая у вас есть. Да и срок использования денег банка короче. Вы в четверг потратили, предположим, 2 млн руб. из овердрафта, но в выходные в магазинах была хорошая выручка, деньги поступили на расчетный счет и покрыли ваши обязательства перед банком. Все, никто никому ничего не должен. Срок пользования деньгами банка составил 4 дня.

А кредит на бизнес-цели вы взяли на год и выплачиваете его равными платежами с процентами.

При овердрафте нет жесткого графика платежей – при каждом поступлении средств на счет задолженность будет уменьшаться автоматически.

Еще один плюс овердрафта – возобновляемость займа. Погашение обычного кредита не дает гарантии того, что банк одобрит следующий кредит, а заключив один раз договор овердрафта на год, вы можете открывать и закрывать кредиты по нему столько раз, сколько потребуется.

Проценты выше, поскольку овердрафт предоставляется без залога и поручителей, только по результатам оценки текущих поступлений на счет. Но не стоит забывать, что проценты начисляются только на фактическую сумму овердрафта, то есть на ту сумму, которая была взята в долг, а не на весь доступный лимит.

В целом овердрафт – более удобный инструмент для ликвидации кассовых разрывов, чем кредит, хотя, конечно, нужно быть внимательным. Например, надо обращать внимание на то, что при превышении лимита овердрафта возникает пеня, и она начисляется ежедневно за каждый день невыплаченной задолженности по превышенному лимиту. Еще одним риском может быть требование банка погасить долг в более короткие сроки, но в российской практике это крайне редкий случай.

РЕЗЮМЕ

Итак, наиболее выгодным инструментом кредитования является овердрафт на закупку ассортимента. Его преимущества – возможность свободно распоряжаться деньгами, которые еще не заработаны, и занимать денежные средства неограниченное количество раз. Проценты по овердрафту выше, чем по обычному кредиту, но в пересчете на деньги и сроки эта разница оказывается несущественной.

И еще раз подчеркнем, что главное – осознать, для каких целей вы берете деньги в банке, тогда будет понятно, каким кредитным продуктом пользоваться.