Текст книги "Разберись с цифрами, чтобы бизнес приносил деньги"

Планирование движения денежных средств: несложно и совершенно необходимо

Отчет о движении денежных средств хорош тем, что вы можете видеть достоверные фактические данные хоть каждый день.

Его также удобно использовать для оперативного планирования денег.

К планированию есть множество подходов, я сейчас хочу порекомендовать один, самый простой: скользящее планирование на 3 недели вперед.

Почему скользящее? Потому что вы будете плавно скользить по направлению к будущему, каждую неделю добавляя план на еще всего одну неделю. И всегда будете в курсе, что происходит.

Цель такого планирования – не постановка целей и контроль их достижения, а именно оперативное управление деньгами, поддержка ежедневных решений о платежах.

Почему именно 3 недели? Потому что на этот период у всех подразделений компании, как правило, достаточно информации: кому мы должны, кто нам должен, какие крупные выплаты предстоят (кредиты, налоги, зарплата). Еженедельное скользящее планирование не создает для сотрудников стрессов из серии «где взять данные, откуда я знаю, как я могу предсказать?».

А для финансистов и руководства это способ вовремя увидеть грядущие неприятности, чтобы успеть принять меры. Потому что практически любую проблему можно решить, если есть время.

Как это может быть на практике? Вот один из возможных вариантов.

Шаг 1. Собрать исходные данные:

• фактические остатки денежных средств на данный момент;

• фактические данные по клиентам: кто сколько должен, когда можно ожидать эти деньги;

• плановые данные по клиентам: какие еще деньги от клиентов могут поступить (например, предоплата или оплата по факту);

• фактические данные по задолженностям поставщикам, начисленным налогам и заработной плате, по кредитам и процентам, по другим счетам к оплате;

• плановые данные по выплатам (счетов или актов выполненных работ еще нет, но можно предположить, что в течение ближайших трех недель они появятся);

• данные по доступным кредитным лимитам и другим источникам заемных средств (только реальные, а не гипотетические источники);

• данные по доступным собственным резервам (например, депозиты до востребования).

Планируя поступления, нужно быть пессимистом. Планируя выплаты, нужно быть реалистом и постараться ничего не забыть.

Этот навык – планировать поступления и выплаты на 3 недели вперед – вырабатывается очень быстро, если руководитель компании проявит настойчивость и последовательность. В начале обязательно будет сопротивление. Планирование добавляет работы плюс «ну откуда я знаю, что будет, я не могу гарантировать». Вообще попытки упорядочить чью-либо деятельность обычно вызывают сопротивление.

Но процесс пойдет, если его участники увидят пользу для своей работы. А польза будет в том, что сроки прохождения платежей станут более предсказуемыми, меньше будет авралов, нарушенных обязательств перед партнерами и потерянных документов.

И еще дополнительная польза в самом навыке планирования, в лучшем понимании, что как работает и что от чего зависит.

Шаг 2. Собранные плановые и фактические данные распределить в формате вашего отчета о движении денежных средств, в соответствии со сроком оплаты, с разбивкой по неделям.

Если вам не нравится результат недели (получается отрицательный остаток денежных средств на конец периода), значит двигайте выплаты, ищите дополнительные источники поступлений. Если что-то непонятно или кажется лишним, задавайте вопросы: почему столько, почему именно этот поставщик, почему такие цены и так далее. Это тоже полезная работа, которая может выявить скрытые резервы экономии. Очень многие полезные вещи в компаниях не делаются, потому что никто не сказал, что это нужно делать.

Шаг 3. Получившийся план обязательно сравнить с фактом за аналогичный период прошлого года.

Если при этом вам не нравится, как компания работает относительно прошлого периода, это хороший повод разобраться, в чем дело. Что изменилось?

Шаг 4. Еженедельно сравнивать план и факт за прошедшую неделю. Что пошло не так, что мы не учли?

Регулярный разбор ошибок в планировании поможет вам поднять его качество. Опыт краткосрочного планирования поможет впоследствии улучшить планирование годовое.

Шаг 5. Каждую неделю уточнять план на 2 недели и добавлять план на еще одну неделю, повторяя с шага 1.

Если необходимо, увеличивайте горизонт планирования.

Полезные советы по анализу движения денежных средств

Итак, мы разобрались с одним из главных управленческих отчетов – отчетом о движении денежных средств. Что я рекомендую вам сделать?

1. Если ваша компания уже использует отчет о движении денежных средств, проведите ревизию его формата. Есть ли разделение на блоки (виды деятельности), сверяются ли остатки расчетные с остатками фактическими, информативны ли названия статей поступлений и выплат?

2. Если с форматом все в порядке, проведите анализ с учетом того, что прочитали в этой книге. Возможно, вы сможете взглянуть на привычные цифры свежим взглядом и получить новые идеи.

3. Сравнивайте текущий месяц с аналогичным месяцем прошлого года.

4. Сравнивайте период с начала года по текущий момент с аналогичным периодом прошлого года.

5. Сопоставляйте все динамики в отчете с динамикой поступлений от операционной деятельности.

6. Обсуждайте отчет о движении денежных средств со своей командой регулярно: раз в неделю, раз в месяц. Рисуйте графики, сравнивайте динамики, ищите: что вам нравится, что не нравится. Выясняйте причины и действуйте. Из отчета можно вытащить массу информации, даже когда это не ваша, а какая-то абстрактная компания. А уж в случае с собственным бизнесом все проходит еще интереснее и результативнее.

7. Планируйте поступления и выплаты на 3–4 недели вперед, уточняйте план еженедельно.

8. Дорабатывайте отчет, если чувствуете, что вам не хватает детализации. При этом сохраняйте разделение отчета на блоки по разным видам деятельности.

9. Помните, что управленческие отчеты не дают готовых ответов, но помогают задать правильные вопросы. А хороший вопрос – половина ответа!

Конечно, одного отчета для управления бизнесом недостаточно. Мы не видели ни структуры запасов, ни рентабельности деятельности, ни загрузки оборудования, то есть картина далеко не полная, для планирования действий информации недостаточно.

Поэтому двигаемся дальше, к следующему управленческому отчету.

Часть 5
Бадане, или Что мы имеем?

Отчет-фотография: как он устроен

Если отчет о движении денежных средств показывал денежные потоки за период, то баланс нередко называют фотографией компании, потому что он показывает состояние дел на конкретную дату. Например, на конец месяца. Как будто сказали: компания, замри!

Итак, что на фотографии?

У баланса 3 части: активы, обязательства и капитал.

Сумма активов равна сумме обязательств и капитала. А соотношение между капиталом и обязательствами определяет финансовую устойчивость компании.

Давайте разберемся со всеми элементами баланса.

Активы – то, чем владеет компания на данный момент. Это деньги, материальные и нематериальные ценности, которыми компания может полноправно распоряжаться, например, продать. Если компании кто-то должен, например, клиент за оказанные услуги, то эта задолженность – тоже ее актив.

Обязательства – это долги компании. Чаще всего компании имеют задолженность перед своими поставщиками в рамках отсрочки платежа или должны банку в рамках полученного кредита.

Капитал – это то, что принадлежит собственникам. Когда-то основатели вложили свои средства, и это был начальный капитал. С тех пор компания зарабатывала прибыль, и капитал прирастал. Теоретически если продать все активы компании и погасить все ее долги, то капитал – это все, что останется собственникам. Поэтому собственники должны быть заинтересованы в росте капитала компании. А баланс – наиболее удобный отчет для понимания величины и динамики капитала.

Обязательства и капитал вместе называются пассивы, или источники.

Активы не возникают из воздуха: они приобретены либо на средства собственников (капитал), либо на заемные средства. Поэтому сумма активов всегда равна суммарной стоимости источников (обязательства + капитал). Если это так, значит баланс сходится.

А если при формировании баланса активы не равны пассивам, значит что-то пропущено или посчитано с ошибкой. То есть баланс в системе отчетов играет роль проверяющего.

Основные статьи активов и пассивов:

Почему баланс сходится? Давайте проверим

Баланс всегда сходится благодаря тому, что в его основе лежит принцип двойной записи. Этот принцип известен чуть ли не со времен древних инков.

Лучше всего изучить его на примере.

Предположим, мы с вами решили основать торговую компанию. 31 января мы объединили имеющиеся деньги и получили начальный капитал нашей компании. Сумма его составила 100 тысяч.

И вот как будет выглядеть самый первый баланс нашей компании, составленный на историческую дату 31 января (дату ее основания).

Итак, что в нашем первом балансе:

• в пассивах появился начальный капитал, равный нашему стартовому взносу;

• в активах появились деньги в той же сумме.

Вот это принцип двойной записи в действии – одно явление (мы внесли деньги) учтено 2 раза: в активах и в капитале.

Теперь у компании, которую мы создали, есть активы, которыми она может распоряжаться: потратить или положить на депозит.

Если мы как собственники в этот момент решим прекратить бизнес, то получим обратно наш капитал.

Обязательств на данный момент у компании нет.

Прошел месяц, и наступило 28 февраля. За это время наша компания успела закупить товары. Посмотрите, какие операции отразились в балансе по состоянию на 28 февраля.

Что произошло с активами? Они выросли со 100 до 350. Но мы помним, что активы не берутся из воздуха, и смотрим на источники. Что там изменилось?

Сумма источников (обязательства + капитал) также увеличилась до 350. У компании появились обязательства перед банком (140) и задолженность перед поставщиками товаров (110). Вот он, принцип двойной записи: одновременно отразили и то, что появилось в распоряжении компании (товары), и источники, откуда это взялось (начальный капитал и задолженности перед банком и поставщиками).

Прошел еще месяц. За этот период компания сумела распродать почти все товары. Смотрим в баланс на 31 марта.

Вы видите, что сумма активов увеличилась. Как это произошло?

Товаров стало меньше. Зато появилась задолженность клиентов перед компанией. То есть компания отгрузила часть товаров клиентам, причем по цене выше закупочной.

Мы можем оценить прибыль от этих отгрузок. Клиенты должны компании 400, а товары, которые компания отгрузила, обошлись в 300. То есть прибыль составляет 100. Неплохо для первого раза, да?

Но денег компания пока не получила – мы их не видим в активах, только остатки товаров и задолженность клиентов.

Что изменилось в источниках? На этот раз выросла сумма в разделе «Капитал». Посмотрите, к начальному капиталу добавилась заработанная за месяц прибыль.

Обязательства компании перед банками и поставщиками не изменились – компания не делала новых долгов, но и не расплачивалась по старым обязательствам. Денег-то от клиентов еще не получили.

Обратите внимание: сумма активов по-прежнему равна сумме обязательств и капитала.

Баланс сходится.

Если бы мы, собственники, в этот момент решили, что закрываем бизнес, продаем все активы и возвращаем все долги, что бы нам осталось?

С одной стороны, мы теперь имеем право на большую сумму – не только на возврат капитала, но и на прибыль, которую компания успела заработать.

Но прежде чем погасить долги и забрать деньги, нам пришлось бы реализовать оставшиеся товары и собрать задолженность с клиентов. Потому что денег у компании, к сожалению, на данный момент нет.

Но мы продолжаем бизнес.

Прошел еще месяц, и вот что в балансе на 30 апреля. Сначала посмотрите сами и ответьте на вопросы.

1. Как изменились активы и почему?

2. Предположите, какие операции совершила компания за месяц.

Ответили? Теперь давайте вместе.

1. Активы уменьшились, и изменилась их структура. Посмотрите, появились деньги! Они явно возникли из погашенной задолженности клиентов, ее сумма как раз уменьшилась. Похоже, часть денег, полученных от клиентов, компания направила на погашение своих обязательств (сумма обязательств тоже уменьшилась).

2. За прошедший месяц компания получила деньги с клиентов и рассчиталась с поставщиками. Других операций не видно: ни новой прибыли, ни новой закупки товара. Кредит банка пока тоже не погасили.

Если в этот момент мы, собственники, решим закрыть бизнес и забрать свой капитал, нам придется сначала распродать остатки товаров и собрать остатки задолженности с клиентов. Потому что банк не захочет, чтобы мы вернули кредит товаром или долгами.

Но и живые деньги у компании тоже есть. То есть если бы мы захотели не закрыть компанию, а просто получить дивиденды, то такая возможность есть. Заработанной прибыли соответствуют деньги на счетах компании. Правда, надо все хорошо рассчитать: не помешает ли изъятие дивидендов дальнейшему росту компании.

Давайте предположим, что в следующем месяце собственники решили часть прибыли изъять на дивиденды.

Попробуйте сами разгадать, что произошло за май.

Получилось?

Теперь давайте вместе.

Сначала смотрим в «Активы».

Изменилась сумма по статье «Деньги». 70 = 190 минус 120. Давайте найдем, куда делись эти 120.

Похоже, 20 из этих 120 забрали собственники. Посмотрите, в разделе «Капитал» появилась новая строчка. Сумма дивидендов с минусом, она уменьшает накопленный капитал.

Осталось найти еще 100.

Принцип двойной записи говорит: если в одной из статей активов сумма уменьшилась, то либо должна вырасти сумма по другой статье активов, либо уменьшиться какая-нибудь сумма в пассивах (в обязательствах или в капитале).

Что-нибудь в активах увеличилось?

Сумма по статье «Товары» изменилась: 250 – 50 = 200. За счет чего компания нарастила запасы товаров?

Можем предположить, что за счет денег. Сумма по статье «Деньги» уменьшилась на 100. То есть из увеличения запасов на сумму 200 часть – на сумму 100 – была оплачена деньгами.

Но запасы увеличились на 200. Мы нашли из них 100 (оплачено деньгами). Где еще 100? Надо поискать в обязательствах перед поставщиками. Точно, вот они! Вторую часть запасов компания получила от поставщиков с отсрочкой.

По другим статьям изменений нет.

Я люблю баланс за то, что в нем никогда ничего не теряется!

Какие статьи входят в активы и пассивы

В жизни все, конечно, сложнее, чем было в нашем примере. Давайте разберемся, что может входить в активы и пассивы.

Начнем с активов. Напомню, активы – это то, чем владеет компания.

Активы разделяются на оборотные (или текущие, краткосрочные) и внеоборотные (долгосрочные). Эта классификация показывает, за какой промежуток времени актив будет полностью реализован и превращен в деньги.

Оборотные активы – те, что постоянно оборачиваются, то есть расходуются, продаются, перерабатываются в продукцию, превращаются в деньги много раз в течение года.

К оборотным активам относятся:

• Денежные средства – это остатки на расчетных счетах и в кассах компании. Деньги – самый ликвидный и оборачиваемый актив. Деньги всегда можно превратить в другие активы или с их помощью погасить обязательства (если денег хватит, конечно же).

• Краткосрочные финансовые вложения – это инвестиции с целью получения дополнительного дохода, которые вы можете вернуть раньше, чем через 12 месяцев. Сюда относятся займы, которые компания выдала меньше чем на год, или ценные бумаги, которые можно продать в любой момент, депозиты до востребования или на срок менее 12 месяцев.

• Дебиторская задолженность покупателей – задолженность клиентов перед компанией за оказанные услуги, отгруженную продукцию. Она превращается в деньги, когда клиенты оплачивают свои счета. Дебиторская задолженность (в просторечии дебиторка) считается весьма ликвидным и оборачиваемым активом, но бывают и тяжелые случаи, когда долг с клиента не удается получить вовремя или вообще.

• Авансы, выданные поставщикам (или дебиторская задолженность поставщиков), – это задолженность поставщиков перед компанией за получение ими аванса. Теперь поставщики обязаны либо поставить нам товары и услуги, либо вернуть деньги.

• Товарно-материальные запасы – это запасы сырья, материалов, готовой продукции, канцелярских товаров и тому подобного, которые принадлежат компании и могут быть ею использованы: например, переработаны и в виде готовой продукции отгружены покупателю или израсходованы при оказании услуг.

Это основные виды оборотных активов. Главное – они все будут использованы, превращены в деньги или переработаны в течение срока менее 12 месяцев.

Теперь перейдем к внеоборотным активам. Они используются в течение длительного срока – больше года. Внеоборотные активы менее ликвидны, чем оборотные. Компании покупают их не ради перепродажи, а для собственного использования, в рамках инвестиционной деятельности. Эти активы могут быть выставлены на продажу, если стали не нужны компании, что принесет поступления от инвестиционной деятельности (в отчете о движении денежных средств).

К внеоборотным активам относятся:

• Основные средства – это оргтехника, производственное и складское оборудование длительного использования, транспортные средства.

• Здания, помещения различного назначения, земельные участки тоже относятся к внеоборотным активам компании, если находятся у нее в собственности. А вот арендованный офис не является активом компании.

• Незавершенное строительство – это объекты основных средств, которые компания сама создает, строит и на данный момент еще недостроила.

• Нематериальные активы – это права на использование торговых знаков, лицензий, патентов, полезных решений и тому подобного. Они, как правило, выглядят как обычные листки бумаги (комплекты документов), но при этом имеют значительную ценность, могут быть использованы или проданы.

Вторая часть баланса – пассивы, или источники. Туда входят разделы «Обязательства» и «Капитал».

Обязательства разделяются на текущие (краткосрочные) и долгосрочные.

Краткосрочные обязательства – те, которые должны быть погашены меньше чем через 12 месяцев.

Сюда относятся:

• Краткосрочные кредиты – это задолженность компании перед банками и другими финансовыми организациями, которые нужно погасить (то есть вернуть кредиты) быстрее, чем через 12 месяцев.

• Кредиторская задолженность перед поставщиками – это задолженность компании за полученные товары и оказанные услуги в рамках предоставленных отсрочек. Как правило, поставщики редко дают отсрочку больше трех месяцев.

• Авансы, полученные от клиентов (кредиторская задолженность перед покупателями), – это обязательства компании перед покупателями, которые заплатили ей аванс за будущие поставки товаров или оказание услуг. Компания должна либо предоставить клиентам эти товары и услуги, либо вернуть им деньги.

Так, компания может иметь задолженность перед персоналом по заработной плате – это случается в конце каждого месяца. Сотрудники уже заработали свои оклады и премии, но выплата будет лишь в следующем месяце. Если баланс формируется на конец месяца, то эта задолженность там появится.

Точно так же может быть задолженность по налогам, которые уже начислены (за прошедший период), но еще не уплачены, потому что срок еще не наступил.

И другие подобные задолженности компании, которые следует погасить в течение ближайших 12 месяцев.

Долгосрочные обязательства – это долги компании, которые должны быть погашены позднее, чем через 12 месяцев.

Такие задолженности на практике встречаются гораздо реже, чем краткосрочные. Это может быт многолетний кредит на инвестиционные цели. Или длительная отсрочка сверхлояльного поставщика и прочие подобные обязательства. Главное, что срок оплаты по ним наступит еще не скоро.

Внимание, вопрос. Зачем мы классифицируем активы и обязательства по их срочности, разделяя на текущие, краткосрочные и долгосрочные?

Когда мы разбирали отчет о движении денежных средств, мы поместили разные виды деятельности – операционную, инвестиционную и финансовую – в разные разделы. Потому что к разным видам деятельности разные требования, разные ожидания.

Точно так же разные требования у компании к разным активам. Одно дело – микроавтобус находится в распоряжении компании 3 года, это нормально. А другое дело, когда предназначенный для перепродажи пакет с мукой завис в запасах и никак не оборачивается, то есть не продается. Жучки могут завестись!

И точно так же разных действий требуют разные по сроку обязательства. Если долг предстоит погасить скоро, значит пора искать деньги, ставить в план. А если это кредит, который предстоит вернуть года через три, значит у компании еще есть время на разбег.

К вопросу оборачиваемости мы скоро вернемся.

А сейчас рассмотрим третий элемент баланса – «Капитал».

Капитал – то, что останется собственникам, если продать все активы и погасить все обязательства.

Мы не можем считать, что собственнику принадлежат активы, потому что часть их приобретена в долг. Если эти долги пока не погашены, то кредиторы имеют право на долю активов компании, соответствующую задолженности перед ними.

В интересах собственников, чтобы капитала было как можно больше. Из чего он состоит?

• Начальный капитал – стоимость того, что когда-то внесли основатели, чтобы купить первый в компании компьютер или первую партию сырья для производства.

• Нераспределенная прибыль прошлых лет и прибыль текущего периода – то, что компания заработала за время своего существования, за вычетом изъятых собственниками дивидендов.

• Если компания выплачивает дивиденды, я рекомендую их указывать также в «Капитале», после статей прибыли, со знаком минус (потому что выплата дивидендов уменьшает капитал).

То, что собственникам выгодно наращивать капитал, это понятно.

А какими должны быть другие части баланса, активы и обязательства?

Должны ли они расти и какие соотношения между ними оптимальны?

Сейчас разберемся.