Текст книги "Финансовый учет"

4.5. Учет дебиторской задолженности работников

Учет дебиторской задолженности работников ведется на счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 – «Долгосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников подотчетным суммам, командировкам, по предоставленным работникам краткосрочным и долгосрочным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком до одного и свыше одного года.

Подотчетные лица – круг работников организации, которые имеют право на получение авансом наличные суммы денежных средств в подотчет на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы (служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы).

Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки.

Основными нормативными документами, в которых описаны положения о материальной ответственности, является статьи 91и 92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан».

Материальная ответственность означает, что работник должен обеспечить сохранность имущества, денежных средств и других ценностей организации, к которым они имеет доступ при исполнении своих обязанностей.

Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).

2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).

3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».

4. Учетной и налоговой политикой организации.

5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.

6. Положениями о служебных командировках организации.

Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.

Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:

– назначение выплаты;

– период командировки;

– подписи ответственных лиц организации.

В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.

В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.

При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.

Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения, которое заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.

Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего и ближнего зарубежья. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки. никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник, кроме авансового отчета, представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов Республики Казахстан и по этим отметкам определяются даты пересечения границы, т.е. время пребывания в командировке.

В соответствии с п. 6 Правил, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления вокзал, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанными выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл на место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда.

В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса РК, за время командировки за работником сохраняются места работы (должность) и заработная плата. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

а) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т.ч. за время в пути;

б) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

в) расходы по найму жилого помещения.

Суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика. Кроме того, согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 155, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Командированному работнику выдается аванс по смете в валюте той страны, куда он направляется, при отсутствии какоголибо вида валюты, расчет производится в свободно-конвертируемой валюте. При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах норм, установленных законодательством для каждой страны, а также расходы, подтвержденные документально по проезду к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, расходы по найму жилого помещения.

Расчетная сумма командировочных расходов вносится бухгалтером в формируемый реестр оплаты платежей, который направляется на согласование уполномоченным работникам.

Подписанный реестр платежей, вместе с прилагаемым Приказом на командировку передаются специалистам в бухгалтерию, осуществляющим перечисление авансов командировочных расходов на лицевые карт-счета работников или в кассу.

По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, расходы при оформлении выездной визы, копия загранпаспорта.

При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах установленных нормативов и расходы, подтвержденные документально: фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (стоимость проездных документов, услуги предварительной продажи билетов, расходы обязательного страхования пассажиров на транспорте, расходы по пользованию постельными принадлежностями, расходы по проезду транспортом общего назначения до пункта, находящегося за чертой города, расходы по оплате услуг камер хранения при задержках транспортных средств, расходы, связанные с перегрузом при отправке производственного оборудования, подтверждение документально и т.д.); фактически произведенные расходы по найму жилого помещения, включая оплату расходов за бронь (плата за проживание, услуги по бронированию мест в гостинице, расходы за телефон, телевизор и холодильник, если ими укомплектован номер, плата за междугородние переговоры по вопросам, связанным с командировкой, подтвержденная документально).

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой организации. При этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Если расчеты с подотчетными лицами производятся в иностранной валюте (при служебных командировках, оплате представительских и других расходов за рубежом) операции с иностранной валютой по счетам 1250 и 1010 отражаются в тенговом эквиваленте. Возникшие положительные или отрицательные курсовые разницы отражаются по счетам 6250 – «Доход от курсовой разницы» и 7450 – «Расходы по курсовой разнице».

Учет представительских расходов. В процессе деятельности работники организации могут получать наличные деньги в подотчет на представительские расходы.

К представительским расходам, связанным с деятельностью организации, относят расходы по приему и обслуживанию лиц представителей других организаций, производимые в целях установления деловых контактов, поддержания взаимного сотрудничества, проведения совещаний и других мероприятий, непосредственно связанных с его деятельностью; а также в целях организации и проведения заседаний совета директоров или иного органа управления организации, кроме исполнительного органа.

К представительским расходам относятся расходы на транспортное обеспечение указанных лиц, питание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Документы, подтверждающие расходы на мероприятие представительского характера, должны быть разработаны организацией и утверждены в учетной политике. В качестве основополагающих документов для оформления представительских расходов могут быть использованы:

приказ с обоснованием проведения мероприятия по приему представителей других юридических лиц, участников правления, совета директоров, ревизионной комиссии;

– программа пребывания и проведения делового приема, вкоторой отражаются сведения о дате и месте встречи представителей; ожидаемое количество участников; перечень обсуждаемых вопросов;

– смета расходов с обоснованием каждой статьи расходов.

После подписания приказа о проведении приема и обслуживания лиц в целях поддержки взаимного сотрудничества (проведения совета директоров или собрания акционеров) бухгалтерия выдает подотчетному лицу сумму, утвержденную сметой.

Подотчетное лицо по окончании мероприятия, организованного во исполнение приказа, представляет в бухгалтерию: авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими расходы (кассовые ордера, фискальные кассовые чеки, закупочные акты, счета, билеты, договора аренды и т.п.), акт об исполнении сметы, утвержденный руководителем.

Не допускается списание с подотчета сумм без документов, обеспечивающих достоверность расходов.

В соответствии с положениями главы 36 Гражданского Кодекса РК и на основании заявления работника и распоряжения руководителя организации, между сотрудником и организацией заключается договор о беспроцентном займе. На основании заключенного договора работнику выдается ссуда, которая отражается двойной записью:

4.6. Учет сомнительной дебиторской задолженности

Методы оценки сомнительных долгов

В соответствии ст. 105 п. 1 Налогового Кодекса, Сомнительным требованием признается требования, возникшие в результате реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам-нерезидентам, осуществляющим деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение, филиал, представительство, и не удовлетворенное в течение трех лет с момента возникновения требования. Сомнительными также признаются требования, возникшие по реализованным товарам, выполненным работам, оказанным услугам и не удовлетворенные в связи с признанием налогоплательщикадебитора банкротом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В конце каждого отчетного периода организацией оценивается наличие объективных признаков ухудшения качества дебиторской задолженности на основе следующих факторов:

– сроки возникновения дебиторской задолженности;

– платежная и кредитная история покупателя или заказчика;

– анализ финансового положения покупателя или заказчика и наличие судебных решений/исков, решений о банкротстве.

Размер резерва определяется по каждой сумме сомнительного требования с учетом финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения им долга и полном размере или частично.

Резервы по сомнительным требованиям создаются в конце года на основании данных инвентаризации дебиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с дебиторами заключается в том, что необходимо подтверждать задолженность по счетам, по которым образовалось задолженность на определенную дату.

Инвентаризацию надо проводить перед составлением годовой финансовой отчетности. В ходе инвентаризации дебиторской задолженности производится взаимная сверка данных с конкретными организациями и отдельными лицами. Сверка расчетов осуществляется с помощью писем или выезда работника бухгалтерии в организацию, числящуюся дебитором, составляется акт взаимной сверки.

Оформление акта сверки взаиморасчетов с покупателем или заказчиком может осуществляться в рамках инвентаризации имущества и других статей отчета о финансовом положении.

В целях проведения сверки с покупателем или заказчиком ответственный бухгалтер готовит акт сверки взаиморасчетов на основании данных бухгалтерии и распечатывает:

1) акт сверки взаиморасчетов в двух экземплярах и

2) документ о состоянии взаиморасчетов с покупателем или заказчиком.

Он проверяет правильность оформления акта сверки взаиморасчетов, а именно:

– соответствие наименования покупателя или заказчика в акте сверки взаиморасчетов;

– соответствие регистрационного номера договора в акте сверки взаиморасчетов;

– соответствие рассматриваемого периода в акте сверки взаиморасчетов;

– соответствие сальдо дебетовых и кредитовых оборотов на начало и конец периода в акте сверки взаиморасчетов.

По результатам всех проверок дебиторской задолженности определяется величина каждого сомнительного долга.

Балансовая стоимость дебиторской задолженности должна быть уменьшена непосредственно или использованием счета оценочного резерва. Сумма убытка должна быть признана в составе прибыли или у бытка.

Резерв по сомнительным требованиям может быть использован организацией лишь на покрытие убытков от безнадежных долгов.

По методу оценочного резерва по сомнительным долгам убытки по безнадежным долгам сопоставляются с продажами, в результате которых они возникли.

Эти убытки являются расходами, которые возникают в момент продажи товаров в кредит и должны согласовываться с доходами, полученных от этих продаж. Величина начисления резерва по сомнительной дебиторской задолженности зависит от величины резерва, созданного в предыдущем периоде. Сумма резерва по сомнительным требованиям, не полностью использованная организацией в отчетном периоде на покрытие убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена на следующий отчетный период. При этом сумма вновь созданного резерва должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного периода.

Учет созданных резервов по сомнительным долгам ведется на пассивном (контр-активный) счете 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям». Аналитический учет по счету 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям» ведется по каждому сомнительному долгу, по которому создан резерв.

Для правильности расчетов резерва необходимо проверить:

– суммы дебиторской задолженности;

– даты образования задолженности;

– количество дней просрочки;

– суммы ранее созданного резерва;

– суммы создаваемого резерва;

– итоговой суммы, отражаемой в учете.

Документ:

– ссылки на регистрационный номер и дату договора;

– наименование покупателя или заказчика;

– правильность выбранных счетов рабочего плана счетов организации;

– суммы, подлежащей учету.

Ниже приведены основные бухгалтерские записи по созданию и использованию резервов.

При образовании резерва по сомнительным требованиям, организация вправе по своему усмотрению выбирать один из двух общепринятых методов оценки величины расходов по сомнительным счетам в Учетной политике один из следующих методов:

1) метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг) (нетто-реализация);

2) метод учета дебиторской задолженности по срокам оплаты.

Целью первого метода является точное измерение расходов, возникших в результате сомнительной дебиторской задолженности.

Целью же второго метода является точное измерение чистой стоимости дебиторской задолженности.

Метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг). Сущность данного метода заключается в определении процента сумм безнадежных долгов в общем объеме реализации. Для того, чтобы определить процент образования резерва по сомнительным требованиям, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных услуг) и сумму неоплаченных счетов. Определим сумму резерва по сомнительным требованиям для следующих показателей финансово-хозяйственной деятельности организации.

Пример. Объем реализации за год составляет 1 049 000 тенге. Фактические убытки по сомнительным счетам за последние пять периодов, предшествующих отчетному, составили:

Средний процент за пять периодов составляет (2,1+1,2+1,6+1,4+2,0): 5 = =1,66 %. Исходя из этого сумма резерва по сомнительным требованиям составляет (1049 * 1,66 %): 100 % = 17 400 тенге.

На сумму созданного резерва делается запись по дебету счета 7440 – «Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных требований» и кредиту счета 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям» на сумму 17 400 тенге.

Метод процента от объема реализации, выполненных работ, оказанных услуг (от чистых продаж) делает упор на отчет о прибылях и убытках. Он предполагает, что определенная часть выручки от продаж не будет получена, эта часть и станет расходами по сомнительным счетам за текущий период. По этому методу измерить чистую себестоимость дебиторской задолженности не всегда возможно. Концептуальная основа этого метода – принцип соответствия, т.к. безнадежный долг основан на реализации.

Метод учета дебиторской задолженности по срокам оплаты заключается в определении процента сомнительных требований по сроку оплаты задолженности, основанный на отчете о финансовом положении (баланс). Он предполагает, что определенная часть неоплаченной дебиторской задолженности не будет погашена и представляет собой процесс составления списка дебиторов-должников в соответствии с датами оплаты счета. Если покупатель пропустил срок оплаты, то существует вероятность того, что счет не будет оплачен. Ранжирование счетов дебиторской задолженности по срокам оплаты помогает руководству организации определять кредитную политику и политику сбора денежных средств по дебиторской задолженности, а также предупреждает руководство о возможных проблемах.

Расходы по сомнительным счетам за год представляют собой разницу между планируемым сальдо и текущим не скорректированным сальдо оценочного резерва по сомнительным счетам. Для определения этого процента необходимо классифицировать все счета к получению по следующим категориям:

– счета, срок оплаты которых не наступил;

– счета со сроком оплаты от 1 до 30 дней;

– счета со сроком оплаты от 31 до 60 дней;

– счета со сроком оплаты от 61 до 90 дней;

– счета со сроком оплаты более 90 дней.

Для каждой категории определяется прогнозируемый процент сомнительных долгов. Это часть является планируемым сальдо счета 1290 – «Резервы по сомнительным долгам».

После того, как получено планируемое сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам», необходимо определить, на какую сумму нужно сделать корректировку. Сумма корректировки зависит от текущего сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам».

Рассмотрим два варианта:

1) кредитовое сальдо по счету «Резервы по сомнительным долгам»;

2) дебетовое сальдо по счету «Резервы по сомнительным долгам».

Например, в первом варианте счет резерва по сомнительным долгам на 31 декабря имеет кредитовое сальдо в размере 18 000 тенге.

Величина неоплаченной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации составляет 700 000 тенге. По срокам оплаты эту величину можно разбить следующим образом:

Первая категория – 200 000 тенге;

Вторая категория – 170 000 тенге;

Третья категория – 100 000 тенге;

Четвертая категория – 150 000 тенге;

Пятая категория – 80 000 тенге.

Приведем таблицу определения процента и сомнительных требований.

Таблица 2

Таблица определения величины резерва по сомнительным требованиям методом учета счетов по срокам оплаты

Таким образом, планируемая сумма резерва сомнительных долгов составит 142 100 тенге.

Так, как счет «Резервы по сомнительным долгам» имеет кредитовое сальдо необходимо произвести корректировку на сумму 124 100 рассчитанную следующим образом:

Сумма созданного резерва в учете отражается следующим образом:

Сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам» после корректирующих бухгалтерских записей будет составлять:

1290 «Резервы по сомнительным долгам»

Во втором варианте, счет «Резервы по сомнительным долгам» имеет дебетовое сальдо в сумме 18 000 тенге, прогнозируемые суммы расходов по сомнительным долгам за год будут равны 160 100 тенге, рассчитанную следующим образом:

Сумма созданного резерва в учете отражается следующим образом:

Сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам» после корректирующих бухгалтерских записей будет составлять:

1290 «Резервы по сомнительным долгам»

При списании с баланса организации невостребованных требований, ранее признанных сомнительными, дебетуют счет 1290 и кредитуют счета по учету расчетов: 1210 – 1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 1610 – «Краткосрочные авансы выданные» и др.

Налог на добавленную стоимость в сумме сомнительных требований подлежат корректировке путем отражения операции по дебету счета 3130 – «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счетов1210 – 1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность».

Списанная как сомнительное требование по истечении срока исковой давности не признается ее аннулированием, эти суммы должны учитываться на забалансовом счете 007 – «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Бухгалтерия должна следить за возможностью ее взыскания в случае изменения финансового положения должников.

В случае оплаты должником, дебиторская задолженность, которая списана как сомнительное требование, сумма признается прочим доходом отчетного периода и отражается по дебету счетов 1010 – «Денежные средства в кассе» или 1030 – «Денежные средства на текущих счетах в банке» и кредиту счета 6280 – «Прочие доходы». НДС при оплате списанных ранее сомнительных требований подлежат увеличению (путем увеличения налогооблагаемого оборота в декларации по НДС) и отражается по дебету счетов1010 – «Денежные средства в кассе» или 1030 – «Денежные средства на текущих счетах в банке» и кредиту счета 3130 – «Налог на добавленную стоимость».