Текст книги "Управление проектами"

2.4. Управление мотивацией в управлении проектами

Работа в проекте часто бывает сложной и требует больших усилий, поэтому менеджер проекта должен уделить особое внимание мотивации и стимулированию персонала проекта.

Мотивация – внешнее и внутреннее побуждение людей к деятельности во имя достижения каких-либо целей, наличие интереса к такой деятельности.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к достижению личных целей и целей организации. Процесс мотивации начинается с какой-либо ощущаемой неудовлетворенной потребности, нужды.

Потребность – это осознание человеком недостатка в чемлибо, для удовлетворения которых необходимо приложить определенные усилия. Различают первичные и вторичные потребности.

Первичные потребности – физиологические потребности, к числу которых относятся потребности в пище и воде, одежде, сне.

Вторичные потребности – психологические потребности, к которым можно отнести потребность в успехе, уважении, любви, власти и т.д.

Потребности людей можно удовлетворить вознаграждениями.

Вознаграждение – это все то, что человек считает для себя ценным. При этом необходимо учитывать индивидуальность человека, его личное понятие ценности.

Различают внешнее и внутреннее вознаграждение.

Внутреннее вознаграждение дает непосредственно сама работа, это чувство достижения высокого результата, значимости выполняемой работы, самоуважения. Общение в коллективе также можно рассматривать как внутреннее вознаграждение.

Внешнее вознаграждение дается организацией, это продвижение по службе, похвалы и признание, заработная плата и другие выплаты, оплаченное питание, медицинское страхование, социальные льготы, низкопроцентные кредиты, и т. п. Внешние вознаграждения контролируются и распределяются менеджером проекта. Их можно и нужно управлять, их можно менять и моделировать.

Существуют следующие виды вознаграждений персонала проекта:

– материальное вознаграждение;

– психологическое вознаграждение;

– социальное вознаграждение.

Материальное вознаграждение заключается в выплате заработной платы, премии, надбавок, подарков, оплаты отпусков, больничных, страховок и т.п.

Психологическое вознаграждение заключается в повышении заинтересованности сотрудника в своей работе, в повышении его самооценки.

Социальные вознаграждения включают почести и признание сотрудника другими членами проектной команды и за ее пределами.

Эффективным подходом к мотивации команды проекта является:

– разработка модели мотивации персонала проекта в зависимости от специфики деятельности;

– создание благоприятного морально-психологического климата в команде;

– предоставление возможности полной реализации сил, раскрытия творческого потенциала, профессионального роста;

– ясное определение целей в проекте;

– четкие критерии для определения успеха;

– вознаграждение эффективного трудового вклада в общие результаты работы;

– объективное решение при приеме на работу и служебном продвижении, зависящее от профессионализма сотрудников, результатов их деятельности, компетенции, опыта;

– условия для удовлетворения потребностей в контактах.

Для успешной реализации проекта первостепенное значение имеет эффективная команда проекта, возглавляемая менеджером проекта, от профессиональных, организационных и личностных качеств которого, в первую очередь, зависит результат управления проектом.

Вопросы для самопроверки:

1. Мотивация и стимулирование персонала проекта.

2. Первичные и вторичные потребности человека.

3. Виды вознаграждения.

4. Эффективные подходы к мотивации команды проекта.

2.5. Особенности успешных проектных команд

Перед тем как сформировать проектную команду, необходимо определить особенности успешных проектных команд.

К особенностям успешных проектных команд можно отнести следующие:

– четко определенные цели;

– четкое распределение ролей;

– открытые и четкие коммуникации;

– эффективное принятие решений;

– сбалансированное участие;

– диверсификация;

– управление конфликтами;

– позитивная атмосфера;

– сотрудничество;

– участвующий руководитель.

Четко определенные цели проекта.

Цели – это результаты, которые следует получить в процессе реализации проекта. От точности определения целей зависит успех всего проекта. Чтобы цель была ясной и конкретной, следует:

1. Сформулировать цель – дать краткое описание намеченных результатов.

2. Указать критерии оценки – определить показатели, по которым будут оцениваться результаты.

3. Установить меры оценки – определить величины показателей, соответствующих достижению поставленных целей.

Не исключено и такое, когда участники проекта не знают конечной цели, поставленной им задачи и, более того, они не знают, что делает их команда, в этих случаях, конечно же, проект не реализовывается. В связи с этим каждый участник проекта должен четко знать поставленные цели и понимать, чем он должен конкретно заниматься.

При формулировании целей необходимо:

– описывать цель проекта ясно и кратко;

– поменьше использовать специальные термины и аббревиатуры;

– описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений;

– ставить цель так, чтобы можно было мотивировать людей к активным действиям для их достижения;

– ставить реальные и достижимые цели;

– установить сроки, к которым должны быть получены результаты.

Чёткое понимание цели формирует у проектной команды понимание факторов успешности проекта, определяя именно то, что команда должна делать и чего собственно должна достичь. Это значительно облегчает совместную работу, и тем самым повышает шанс на успех проекта.

Четкое распределение ролей в проекте.

Достижение намеченных целей требует четкого распределения ролей между участниками проекта и ясного понимания всеми своих обязанностей. Менеджеру проекта следует определить индивидуальные способности каждого участника проекта, затем разработать стиль и методы их взаимодействия, добиться взаимопонимания в команде. Четкое распределение ролей поможет членам команды понять, в чем заключается их работа. А неправильное распределение ролей может повлиять на возникновение конфликтов в команде. Разрешить конфликты можно путем определения, уточнения и согласования ответственностей каждого участника проекта, чтобы они понимали, какой вклад может внести каждый из них для достижения целей проекта. У каждого участника проекта должна быть своя определенная роль.

Открытые и четкие коммуникации.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу информации, необходимой для достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в соответствии с его функциональными обязанностями.

Многие проблемы, возникающие в проектах, часто появляются из-за плохо налаженных связей в команде или же отсутствия навыков общения уучастников проекта. Прозрачные и налаженные коммуникативные связи между участниками проекта – это ключ к достижению цели проекта. Члены проектной команды должны чувствовать себя свободно и выражать свои мысли и мнения в любое время. Работа по улучшению взаимосвязей между членами команды увеличит доверие, уменьшит проблемы и повлияет на успешную реализацию проекта.

Эффективностъ принятия решений.

В процессе реализации проекта, особенно если он выполняется впервые, могут возникнуть разные проблемы, и в этих ситуациях необходимо принять верное решение, от чего зависит успех всего проекта. Об эффективности принятии решений можно говорить только в тех случаях, когда проектная команда понимает необходимость и использует в своей работе различные методы для решения проблем. Члены проектной команды должны иметь представление о разных методах принятия решений, их преимуществах и недостатках, а также уметь использовать их на практике.

Сбалансированное участие

В современном бизнесе существует два основных подхода к созданию проектных команд. Первый подход основывается на укреплении и развитии команд, образовавшихся естественным образом. Второй подход основывается на принципах проектирования команды и распределения ролей.

Главной целью второго подхода является повышение эффективности работы команды за счет определения и расширения ролей всех участников проекта и создания эффективного и бесконфликтного взаимодействия внутри команды. Проектная команда будет работать эффективно, когда все ее члены будут довольны условиями работы и занимаемыми позициями. Положительный результат достигается при правильном распределении ролей в команде, что подразумевает:

– их правильное выделение (каждая новая задача определяет соответствующий ей ролевой состав);

– установление правил взаимодействия между ними;

– расстановку отобранных специалистов и распределение их ролей.

Для эффективного подбора проектной команды следует придерживаться равного соотношения исполнителей каждой категории и избегать доминирования одной из них. Часто менеджер проекта при формировании команды подбирает специалистов, близких себе по духу.

У каждой категории работников есть неоспоримые сильные стороны, которые при определенных условиях могут перейти в их недостатки. Например, менеджеры проекта настолько хотят выполнить работу, что зачастую представляют незавершенный вариант проекта. А генераторы идей предлагают большое количество идей, многие из которых нереализуемы. Чтобы обеспечить эффективную командную работу, менеджер проекта должен выявить все категории участников проекта с тем, чтобы подобрать точные роли для каждого члена команды и создать благоприятные условия работы.

Менеджеру проекта при распределении ролей необходимо учитывать умения и предпочтения членов команды, т.е. не принуждать персонал выполнять ту работу, которая ему не нравится.

Управление конфликтами

Конфликт возникает в тех случаях, когда одна из конфликтующих сторон считает, что другая сторона делает что-то, препятствующее достижению поставленной цели. Конфликт считается разрешенным, когда неудовлетворенность обеих сторон снижается до приемлемого уровня. Существуют различные методы для разрешения конфликтов. К ним относятся: принуждение, сглаживание, компромисс, решение проблемы, уклонение. В зависимости от вида конфликта менеджер проекта выбирает определенный метод для его разрешения.

Метод «Принуждение» заключается в принуждении к согласованию одной конфликтующей стороны другой и применяется, когда одно лицо имеет власть над другим лицом, участвующим в конфликте.

Метод «Сглаживание» минимизирует противоречия, породившие конфликт, но полностью его не устраняет, поэтому через некоторое время данный конфликт может появиться вновь.

Метод «Компромисс» схож с методом «сглаживание», отличие заключается в том, что если компромисс закрепляется документально, то это может быть окончательным решением конфликта.

Метод «Решение конфликта» основан на предположении, что все разногласия должны иметь правильное решение. Это наилучший способ разрешения конфликта, поскольку работа над разногласиями раскрывает факты, подтверждающие правоту одной из сторон.

«Уклонение» является не эффективным способом разрешения конфликта. Разрешение конфликта откладывается на неопределенный срок, это оказывает негативное влияние на команду проекта.

Позитивная атмосфера

Одним из основных функций менеджера проекта является создание в коллективе благоприятной атмосферы, хороших условий труда, что несомненно влияет на успех реализации проекта. При формировании проектной команды менеджер проекта должен отбирать тех специалистов, у которых профессиональные и психологические характеристики более схожи.

Сотрудничество

Немаловажную роль в достижении цели играет сотрудничество участников проекта. Каждый участник проекта должен понимать, что только сообща можно достичь поставленной цели. В проекте каждый участник проекта, каждое структурное подразделение должно сотрудничать с остальными, необходимо установить обратную связь.

Таким образом, для достижения цели проекта необходимо уделить большое внимание формированию и управлению команды проекта.

Вопросы для самопроверки:

1. Особенности успешных проектных команд.

2. Для чего необходимо четкое распределение ролей в проекте?

3. Роль коммуникации в управлении проектами.

4. В чем заключается сбалансированное участие?

5. Управление конфликтами и методы для их разрешения.

Глава 3
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ ПРОЕКТА

3.1. Сущность и понятие риска в проекте

Предпринимательская деятельность тесно связана с понятием «риск». Для успешного ведения своей деятельности в условиях рыночной экономики предпринимателю необходимо выпускать новые виды товаров и оказывать услуги, что непосредственно связано с риском. В связи с этим необходимо правильно идентифицировать риски, определять степень рисков и владеть навыками их управления.

Риск – это вероятность возникновения потерь, убытков, вследствие чего предприниматель лишается прибыли.

Риск – это деятельность, связанная с преодолением неопределенности в ситуации неизбежного выбора, в процессе которой имеется возможность количественно и качественно оценить вероятность достижения предполагаемого результата.

Риск – это вероятностное событие, в результате наступления которого могут произойти положительные или отрицательные последствия. Если вследствие наступления рискового события могут наступить как положительные, так и отрицательные результаты, то он относится к спекулятивным рискам. Если же отрицательные результаты, то такой риск относится к чистым рискам.

Потери, имеющие место в предпринимательской деятельности, могут быть материальные, трудовые, финансовые.

Для финансового менеджера риск – это вероятность неблагоприятного исхода. Различные инвестиционные проекты имеют различную степень риска, самый высокодоходный вариант вложения капитала может оказаться высокорискованным.

Конечно, риска можно избежать, т.е. просто уклониться от мероприятия, связанного с риском. Однако для предпринимателя избежание риска означает отказ от возможной прибыли, при этом он должен знать, что чем больше ожидаемый доход, тем больше и риск.

Управление рисками – процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности реализации риска и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией.

К основным этапам управления рисками относятся:

– выявление риска с сопутствующей оценкой вероятности его реализации и масштаба последствий;

– разработка риск-стратегии с целью снижения вероятности реализации риска и минимизации возможных негативных последствий;

– выбор методов и инструментов управления выявленным риском;

– непосредственное управление риском;

– оценка достигнутых результатов.

Особое внимание следует уделить методам управления рисками. Методы управления рисками, используемые в предпринимательской деятельности, можно разделить на 4 группы:

1) уклонения от рисков;

2) локализация рисков;

3) диверсификация рисков;

4) методы компенсации рисков.

Предприниматели риск больше всего связывают с понятием «ущерб», «потеря», вместе с тем он связан с выигрышем, доходом, прибылью. До сих пор многие предприниматели не уделяют должного внимания рискам, поэтому они не достигают желаемого результата. Инвестор или заказчик проекта, прежде чем принять решение, соотносит риск с ожидаемой доходностью проекта и, если степень риска велика, он просто отказывается от этого проекта. Вместе с тем большинство людей представляют риск одномоментным явлением, которое реализуется с принятым решением, однако его необходимо понимать в процессе, только тогда возможно грамотно управлять им.

Управление рисками проекта – комплекс мероприятий, направленных на идентификацию рисков, измерение и проведение контроля над рисками в рамках реализуемого проекта.

Цель управления рисками заключается в получении планируемой прибыли при оптимальном для предпринимателя соотношении прибыли и риска.

Цель создания системы управления рисками – это повышение эффективности работы, снижение потерь и максимизация прибыли.

Процесс управления рисками можно представить в виде рисунка 3.1

Рисунок 3.1. Процесс управления риском

Нет ни одного проекта, где бы риск полностью отсутствовал, даже небольшой краткосрочный проект в какой-то степени будет подвергнут риску. Для успешной реализации проекта менеджеру проекта следует самому управлять рисками либо принять риск-менеджера.

Неопределенность и риск в управлении проектами

Инновационный проект привлекает предпринимателя высокой прибыльностью, но при этом всегда присутствует неопределенность и риск.

Под неопределенностью следует понимать неясную, точно не известную обстановку, недостаточность и неточность информации об условиях инновационной деятельности, которые могут оказать негативное влияние на конечный результат.

Основные причины неопределенности можно разделить на три группы факторов: незнание, случайность и противодействие.

Незнание – неполнота, недостаточность знаний, информации о внешней экономической и окружающей среде, связанная с ее нестабильностью. В такой ситуации предприниматель не может принять решение, т.к. не уверен в положительном результате. Особенно незнание о будущем состоянии экономики после изменения политической обстановки в стране, при наступлении стихийных бедствий и т.д.

В тех случаях, когда руководство компании уверено в своей предпринимательской деятельности и принимает решение об осуществлении проекта, может появиться случайность.

Случайность – это такое событие, которое возникает случайно, т.е. предприниматель не может заранее спрогнозировать наступление какого-либо события. Причинами случайности могут быть: выход из строя нового оборудования, увольнение по непредвиденным обстоятельствам высококвалифицированного кадра, проблемы с поставщиками сырья и материалов, сбои при использовании «ноу-хау» или новой технологии, снижение спроса на продукцию, неожиданный срыв по их сбыту, прекращение снабжения и т. д.

Противодействие – действия со стороны конкурентов, подрядчиков, заказчиков, работников, потребителей и т.д., негативно влияющих на развитие деятельности компании. Причинами противодействия могут быть неопределенность спроса на выпускаемую продукцию, проблемы с ее реализацией, обусловленные действиями конкурентов, конфликты между подрядчиком и заказчиком, нарушение договорных обязательств поставщиками, трудовые конфликты в коллективе, недобросовестная конкуренция и др.

Предпринимательская деятельность больше, чем другие сферы деятельности связана с неопределенностью и риском. Нельзя быть полностью уверенным в получении желаемого результата. Средние и малые предприятия, в отличие от крупных, более подвержены риску.

Типы неопределенности

Неопределенность может иметь как объективный, так и субъективный характер. К основным типам неопределенности, имеющим объективный характер, относятся: техническая; экономическая неопределенность; неопределенность социальнополитической обстановки; неопределенность, связанная с поведением работников, поставщиков, потребителей; неопределенность на рынке труда и т. д.

К основным типам неопределенности, имеющим субъективный характер, относятся: недостаточный уровень развития общественных наук; несовершенство методов прогнозирования; отсутствие времени и средств для проведения необходимых исследовательских работ и т. д.

Многие считают, что риск это и есть неопределенность, но следует знать, что между ними есть отличия. Риск можно заранее спрогнозировать и по отношению к нему предпринять соответствующие меры, а неопределенность нельзя спрогнозировать, тем более принимать какие-либо решения. При наступлении риска не всегда следует думать о негативных последствиях, иногда риск может принести прибыль.

Риск представляет собой событие, которое может произойти в условиях неопределенности с некоторой вероятностью. Вследствие наступления риска возможны следующие результаты:

1. Отрицательный, т.е. в зависимости от степени риска предприниматель может лишиться прибыли, выручки и даже всего имущественного состояния предприятия.

2. Положительный. В этом случае предприниматель получает дополнительную прибыль, либо этот результат для него может быть выгодным.

3. Нулевой, т.е. влияние риска будет для предпринимателя ни убыточным, ни прибыльным, доходы лишь покроют расходы.

Успех проекта зависит также и от эффективного управления рисками, предпринимателю следует обратить особое внимание на подбор высококвалифицированного риск-менеджера. Рискменеджер, выполняя свою функцию, должен знать основные правила риск-менеджмента, которые заключаются в следующем:

1. Нельзя рисковать больше, чем это может позволить собственный капитал.

2. Надо думать о последствиях риска.

3. Нельзя рисковать многим ради малого.

4. Положительные решения принимаются лишь при отсутствии сомнений.

5. При наличии сомнений принимаются отрицательные решения.

6. Нельзя считать, что существует только одно решение, возможна альтернатива.

В настоящее время в Казахстане найти опытного рискменеджера очень трудно, т.к. специалистов данной квалификации не готовят в нашей стране и в странах СНГ.

Вопросы для самопроверки:

1. Понятие риска и управления рисками.

2. Основные этапы управления рисками.

3. Методы управления рисками.

4. Процесс управления рисками.

5. Группы факторов неопределенности.

6. Отличие риска от неопределенности.

7. Основные правила риск-менеджмента.