Текст книги "Управление проектами"

К.С. Мухтарова, А.М. Джулаева, Г.Б. Нурсейтова, С.Т. Купешова, Д.Б. Байбулова
Управление проектами

ВВЕДЕНИЕ

К настоящему времени управление проектами стало признанной во всем мире методологией проектно-ориентированной деятельности. В течение последних 40 лет управление проектами в развитых странах сформировалось как самостоятельная дисциплина и особая профессиональная область деятельности в условиях рыночной экономики.

Применение методов и средств управления проектами не только позволяет достичь результатов требуемого качества, но и экономить деньги, время, ресурсы, снижает риск и повышает надежность. Управление проектами наиболее эффективно работает и хорошо себя зарекомендовало в условиях рыночной экономики, так как, по сути своей, относится к экономическим методам управления, в которых стоимостные факторы, в конечном счете, играют решающую роль.

Не смотря на то, что наше государство (в составе бывшего СССР) многие годы находилось в изоляции от Мира управления проектами, тем не менее, оно осуществляло большое число крупных программ и проектов. Поэтому в нашей республике, соответственно, накопились свои достижения и опыт управления проектами.

Таким образом, проектное управление – реальный качественный скачок в развитии. Как этого можно достичь? Четкое разделение полномочий среди учредителей и высшего звена организации, выделение в отдельные проекты бизнес-процессов, создание новых проектов, стратегическое планирование. Проектная организация работ открывает новые возможности и таланты сотрудников, позволяет им проявлять инициативу и ответственность, руководящие способности в управлении проектами. Кроме того, познание методики организации проектов позволяет освоить навыки управления не только корпоративными, но и индивидуальными проектами.

В условиях рыночной экономики мы начинаем мыслить рыночными категориями, устанавливаем цели изучения проблем управления – как эффективнее и выгодно использовать имеющиеся ограниченные ресурсы, получить высокие доходы. Эта цель обуславливает рациональность нашего поведения и поиск альтернативных способов использования ресурсов. Такой способ связан с реализацией определенных проектов.

Автор благодарит официальных рецензентов – д.э.н., профессора Е.Б. Жатканбаева, д.э.н., профессора А.Х. Ералы, д.э.н., профессора А.М. Сейтказиеву за ценные замечания и советы при написании и корректировке работы, а также Председателя Ученого совета и декана ВШЭиБ КазНУ им. аль-Фараби к.э.н., профессора Б.Ж. Ермекбаеву за поддержку в издании данного учебного пособия.

Глава 1
ТЕОРИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1.1. Проекты: понятия, виды и особенности в управлении

Проект – это деятельность, решающая главный вопрос – как эффективно и выгодно использовать располагаемые ограниченные ресурсы.

Таким образом, проект – ограниченное по времени, поэтапное изменение системы с установленными требованиями по стоимости и качеству результатов.

Рассмотрим назначение проекта, его определения в широком и узком смысле слова.

В узком смысле слова проект – любой вид человеческой деятельности либо совокупность работ, направленных на извлечение определенных выгод от использования ресурсов.

В широком смысле слова проект – любое мероприятие, которое ведет к улучшению условий жизни общества и способствует ускоренному развитию национальной экономики. Мероприятие, которое способствует максимизации общественного благосостояния с учетом социальных целей и ограничений.

Решение цели проекта обуславливает рациональность нашего поведения и поиск альтернативных способов использования ресурсов.

Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реальной, ограниченной во времени.

Управление проектом – это планирование, составление графика работ и контроль их выполнения в ходе достижения поставленной цели.

Главные цели проекта – это производительность, стоимость и временные рамки.

Инициатор проекта – сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительных обоснований и предложений с целью его осуществления.

Заказчик проекта – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов.

Ресурсы проекта – подразумеваются материальные, финансовые, природные и информационные.

Бизнес-план проекта – коммерческий документ для обоснования, реализации проекта.

Длительность проекта – продолжительность временного периода для осуществления работ по проекту.

Инвестиции в управлении проектом – вложение частного или государственного капитала, имущественных или интеллектуальных ресурсов.

Аппарат управления проектом – персонал (менеджеры, специалисты, технические исполнители), выполняющий функции по управлению проектом.

Окончание проекта – момент (факт) ликвидации проекта.

Проектный контракт – договор, соглашение двух или более сторон на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в установленные сроки, оформленное юридически.

Тендер в управлении проектом – конкурсная форма проведения подрядных торгов, соревнование представленных претендентами предложений и проектов в рамках соответствия требованиям тендерной документации.

Эффективность проекта – соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих доходность.

Материальные выгоды проекта – поддаются стоимостной оценке, нацелены в основном на увеличение прибыли от реализации проекта, прибыли компании, снижение издержек и расширение масштабов производства, увеличение объема конкурентоспособной продукции (услуг).

Нематериальные выгоды проекта – улучшение социальных условий жизни населения (проекты по производству общественных благ, экологические проекты и др.), обеспечение политической стабильности в обществе, улучшение информационного обслуживания, создание новых технологий, обеспечение прорыва в фундаментальной науке и др.

В реальной жизни встречается огромное количество разновидностей проектов. Можно их условно также разделить на инвестиционные и коммерческие. В чем же их различие?

Инвестиционный проект – когда ресурсы используются для увеличения объема основных фондов, их техническое обновление. В основе оформления лежит разработка финансовоэкономических, инженерно-технических документов, необходимых для обоснования целесообразности использования доходов общества на реализацию проекта. В основном инвестиционные проекты являются долгосрочными.

Коммерческий проект – когда ресурсы общества направляются на получение прибыли (сверхприбыли) через куплю-продажу товаров (услуг). В основном коммерческие проекты являются краткосрочными.

К настоящему времени управление проектами стало признанной во всем мире методологией проектно-ориентированной деятельности. В течение последних 40 лет управление проектами в развитых странах сформировалось как самостоятельная дисциплина и особая профессиональная область деятельности в условиях рыночной экономики.

Применение методов и средств управления проектами не только позволяет достичь результатов требуемого качества, но и экономить деньги, время, ресурсы, снижает риск и повышает надежность. Управление проектами наиболее эффективно работает и хорошо себя зарекомендовало в условиях рыночной экономики, так как, по сути своей, относится к экономическим методам управления, в которых стоимостные факторы, в конечном счете, играют решающую роль.

Не смотря на то, что наше государство (в составе бывшего СССР) многие годы находилось в изоляции от “Мира управления проектами”, тем не менее, оно осуществляло большое число крупных программ и проектов. Поэтому в нашей республике, соответственно, накопились свои достижения и опыт управления проектами.

Таким образом, проектное управление – реальный качественный скачок в развитии. Как этого можно достичь? Необходимо, главным образом, четкое разделение полномочий среди учредителей и высшего звена организации, выделение в отдельные проекты бизнес-процессов, создание новых проектов, стратегическое планирование. Проектная организация работ открывает новые возможности и таланты сотрудников, позволяет им проявлять инициативу и ответственность, руководящие способности в управлении проектами. Кроме того, познание методики организации проектов позволяет освоить навыки управления не только корпоративными, но и индивидуальными проектами.

В условиях рыночной экономики мы начинаем мыслить рыночными категориями, устанавливаем цели изучения проблем управления – как эффективнее и выгодно использовать имеющиеся ограниченные ресурсы, получить высокие доходы. Эта цель обуславливает рациональность нашего поведения и поиск альтернативных способов использования ресурсов. Такой способ связан с реализацией определенных проектов.

Понятие и цели проекта. Сопоставление альтернативных способов использования возможно только тогда, когда эти способы поддаются количественному измерению. Между тем существует огромное количество видов человеческой деятельности, которые не поддаются количественному измерению. Естественно, их мы не можем отнести к проектам.

Под проектом в узком смысле понимается любой вид человеческой деятельности либо совокупность работ, направленных на извлечение определенных выгод от использования ресурсов. К проектам можно отнести деятельность людей, связанную с размещением в банке свободных денежных средств, строительством новых и реконструкцией действующих объектов, с покупкой ценных бумаг, торгово-посредническую деятельность.

Существует широкое толкование понятия "проект". В вышеприведенном определении (проект в узком смысле слова – прим. авт.) цели его реализации не вырисовываются четко. При этом необходимо учитывать, что члены общества заинтересованы в максимально эффективном использовании имеющихся ограниченных ресурсов.

Таким образом, к проекту в широком смысле может быть отнесено любое мероприятие, которое ведет к улучшению условий жизни общества и способствует ускоренному развитию национальной экономики. Мероприятие, которое способствует максимизации общественного благосостояния с учетом социальных целей и ограничений.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое проект, раскройте его содержание, цели и назначение.

2. Дайте описание проекта в широком и узком смысле слова.

3. В чем отличие материальных и нематериальных выгод проекта?

4. Что подразумевается под ресурсами проекта?

5. Кто выступает в качестве инициатора и заказчика проекта?

6. Какие критерии описывают сущность проекта в условиях рыночных отношений?

7. Дайте определение понятию “управление проектом”.

1.2. Содержание классификации проектов по различным критериям

Существует множество критериев дифференциации проектов по видам. В наиболее общем виде классификация проектов представлена ниже.

Виды проектов:

• Научный.

• Экономический.

• Технический.

• Социальный.

• Управленческий (административный).

• Военный.

• Экологический.

• Политический.

• Технологический.

• Организационный.

• Космический.

Классификация проектов:

I. По отраслевому и территориальному признакам:

• Городской, районный.

• Межрайонный.

• Отраслевой.

• Межотраслевой.

II. По затратам:

• Простой.

• Сложный.

III. В рамках государственной важности:

• Международный (межправительственный).

• Национальный (государственный).

IV. По временному критерию:

• Краткосрочный.

• Среднесрочный.

• Долгосрочный.

V. По степени участия:

• Корпоративный (несколько участников).

• Индивидуальный (один участник).

Каждый инвестиционный проект от момента его зарождения до момента завершения проходит ряд определенных этапов, которые называются жизненным циклом проекта (ЖЦП). Стадии жизненных циклов проекта менеджеры представляют следующим образом:

1) зарождение идеи, замысла;

2) анализ проблемы (цели, требования, задачи);

3) разработка концепции (выбор альтернативных концепций);

4) детальная проработка (спецификации, чертежи, детальные планы);

5) выполнение проекта (рабочая документация, испытания, приемка);

6) использование (внедрение, техническое обслуживание, эксплуатация);

7) ликвидация (демонтаж, утилизация, продажа, задание на развитие и др.).

По другой из классификаций ЖЦП делят на следующие фазы:

1) прединвестиционная или фаза прединвестиционных исследований;

2) инвестиционная или фаза инвестирования проекта;

3) эксплутационная или фаза эксплуатации;

4) постинвестиционная или фаза оценки результатов (см. табл 1.1):

Таблица 1.1

Стадии жизненного цикла проекта

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите основные классификации проектов.

2. Опишите дифференциацию проектов по видовому признаку.

3. Дайте характеристику проектов по отраслевому и территориальному признакам.

4. Дайте характеристику проектов по затратам.

5. Дайте характеристику проектов в рамках государственной важности.

6. Дайте характеристику проектов по временному критерию.

7. Дайте характеристику проектов по степени участия.

8. Опишите жизненный цикл проекта.

9. Опишите каждую стадию жизненного цикла проекта.

1.3. Основные методы управления проектами

В этом подразделе мы раскроем суть понятия «управление инвестиционным проектом». Управление инвестиционным проектом в широком понимании – это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов в созидательной деятельности путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений.

Тот факт, что управление инвестиционным проектом – по существу, профессиональное управление изменениями, ставит методы и средства управление проектом в результате эффективных методов организационно-экономического управления в условия изменяющейся социально-экономической среды.

Понятие “управление инвестиционным проектом” включает в себя следующие признаки:

1. Отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач. Это требует объединения специалистов и разделения труда. Отсюда следует необходимость в социальнотехнической системе или системе управления, преследующей определенные цели.

2. Чтобы достичь определенных целей, требуются ресурсы, которые необходимо обеспечить, скомбинировать, скоординировать и использовать.

3. Действия по обеспечению достижения целей обозначают словом менеджмент. С одной стороны, структура системы управления должна развиваться планово, с другой – необходимо организованно оформить протекание процессов ее работы, коммуникаций и принятия как внутри системы, так и за ее пределами.

4. Организация как социально-техническая система определяет рамки, внутри которых управление может ставить свои задачи.

Все выделенные признаки управления имеют силу для всех видов проектов, а также для мероприятий, имеющих признаки проекта.

В системе управления инвестиционным проектом выделяются следующие методы:

Методы определения целей проекта: для нечетких целей используют технику творческого процесса типа “мозговой атаки”, “записи идей”, творческой конфронтации”, “систематического структурирования”и др.

Методы сетевого планирования и управления: в усовершенствованном виде с разнообразным современным программным обеспечением они являются центральным звеном в цепи методов управления проектам.

Методы планирования затрат: активный подход основан на минимизации стоимости проекта за счет варьирования переменными. Важное место здесь занимают методы функционально-стоимостного анализа затрат и прибыли проекта, а также определения экономической эффективности проекта с учетом затрат на эксплуатацию.

Контроль затрат: суть метода в том, что по ряду проектных показателей формируются наглядные графики, позволяющие вести непрерывный учет затрат и оценивать развитие проекта, соблюдение бюджета и эффективность фактических затрат.

Методы управления риском: совокупность методов позволяет определить и оценить риск на разных фазах развития проекта, найти пути его снижения и влияния на основные параметры проекта. В инструментарий методов управления риском входят вероятностные и альтернативные сетевые модели, имитационное моделирование, экспертные системы, теория вероятностей и надежности, робастная технология и др.

Методы управления конфликтами: позволяют прогнозировать, оценивать и предотвращать конфликты. А в случае их возникновения предлагают правила их разрешения.

Методы управления контрактами: данные методы направлены на упорядочение и систематизацию подготовки, согласования, оформления контрактов, контроль их выполнения и закрытие контрактов. Сюда примыкают методы маркетинга, организация торгов, тендеров, конкурсов и аукционов.

Методы организации управления проектами: они определяют правила построения рациональных организационных форм и структур, ориентированных на выполнение проектов. Эти методы помогают сформировать необходимый состав команды проекта, организовать его эффективную работу, обеспечить управление персоналом и наладить необходимые коммуникации между участниками проекта.

В целом управление инвестиционным проектом может быть поделено на следующие шаги:

– разработка инвестиционного проекта;

– экспертиза инвестиционного проекта;

– переговоры по инвестиционному проекту;

– одобрение и реализация инвестиционного проекта;

– заключительная оценка инвестиционного проекта.

Вопросы для самопроверки:

1. Что подразумевается под понятием “управление инвестиционным проектом”?

2. Покажите признаки, по которым определяется понятие “управление инвестиционным проектом”.

3. Методы в системе управления инвестиционным проектом, их классификация и содержание.

4. Опишите этапы, включаемые в логическую систему управления инвестиционным проектом, и их содержание.

1.4. Организация управления проектами

Организация в условиях высокой мобильности внешней и внутренней среды может успешно конкурировать на рынке только в условиях постоянного развития и адаптации к изменяющимся условиям и оптимального использования ресурсов.

Должна быть налажена тесная взаимосвязь между всеми участниками проектов в рамках единой корпоративной системы управления проектами (КСУП). При формировании и развитии КСУП необходимо учитывать степень зрелости организации по управлению проектами. Данное понятие описывает способность организации отбирать проекты и управлять ими таким образом, чтобы максимально эффективно достигались стратегические цели компании.

На сегодняшний день существует достаточно много разработок по моделям зрелости организации, среди которых ОРМЗ – модель организационной зрелости проектом (Organizational Project Management Maturity Model), стандарт, представляющий собой всесторонний подход по УП, содержит три взаимосвязанных элемента:

– знание (knowledge), представляющее собой сотни лучших практик по управлению проектами по различным уровням организационной зрелости УП;

– оценка (assessment), помогающая организациям оценить текущую зрелость и определить области улучшения;

– улучшение (mprovement), помогающее построить организациям карту развития УП таким образом, чтобы обеспечить максимально эффективное достижение стратегических целей организации.

Организация управления проектом понимается как:

– упорядочение, налаживание, устройство, приведение в систему чего-либо;

– строение, взаимосвязь, взаимное расположение, соотношение частей какого-либо целого;

– само целое (например, ведомство, предприятие, учреждение).

Организация управления проектом – это создание или приведение системы управление в состояние необходимой упорядоченности и единства взаимодействия ее элементов, обеспечивающих эффективный режим функционирования процесса управления и поддержание его в этом состоянии. Иначе говоря, под организацией управления проектом следует понимать соединение отдельных частей системы управления проектом для обеспечения ее нормального функционирования.

Рассмотрим принципиальную схему организационного управления проектом. Модель реализации проекта имеет вид сетевой матрицы (см. рис. 1.1):

Рисунок 1.1. Модель сетевой матрицы в управлении проектом по затратам времени

Сетевая матрица содержит строго определенный состав работ по конкретным задачам. На первом этапе выявляются те производственные операции, которые не могут быть выполнены без соответствующих действий аппарата управления (см. рис. 1.2):

Рисунок 1.2. Сетевая матрица управления проектами по конкретным задачам

Совокупность таких задач поступает из четвертого блока в первый. По этой линии поступают производственные задачи, нуждающиеся в управлении. При этом происходит процесс образования управленческих задач. Каждая производственная задача получает здесь свои необходимые управленческие задачи, совокупность которых составляет первую и основную по объему часть содержания управления проектом. Вторую часть содержания управления составляют задачи, которые не вытекают непосредственно из требований проекта, но необходимы для общества, например социальные, экологические, учетные задачи.

Выходом из первого блока является матрица размещения управленческих задач в пространстве. Этот блок распределяет управленческие задачи между структурными подразделениями конкретного проекта.

Второй блок представляет собой разделение обязанностей, прав и ответственности в аппарате управления проектом, формирование которой происходит с учетом различных нормативных актов. Выходом из этого блока является матрица разделения административных задач управления – организационный инструмент, являющийся основой для проектирования организационных структур управления и определения трудоемкости управленческих работ.

Третий блок – модель управленческого процесса. Если первые два блока являются статическими, то третий блок – динамический. Он как бы сбалансирован по времени с четвертым, то же динамическим блоком. Выходом из третьего блока являются должностные инструкции, выполненные в виде классификаторов задач или в других формах.

Сбалансированность блоков позволяет создать динамическую систему управления проектом.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое “КСУП” и какое отношение эта система имеет к моделям зрелости организации?

2. Назовите модель организационной зрелости проектом, а также вкратце опишите три взаимосвязанных элемента, характеризующих её.

3. Для каких целей необходима организация управления проектом?

4. В чем заключается суть принципиальной схемы организационного управления инвестиционным проектом?

5. Опишите модель реализации инвестиционного проекта, имеющего вид сетевой матрицы.

6. Раскройте содержание производственных операций, которые выполняются при соответствующих действиях аппарата управления инвестиционным проектом.

7. Опишите цепочку сбалансированных блоков, позволяющих создать динамическую систему управления инвестиционным проектом.