Текст книги "Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома"

Документы: основное правило – выбросить все

После книг следующая категория – документы. Разбор документов обычно бывает самой затратной по времени частью наведения порядка на рабочем месте. Даже сегодня, когда смартфоны и планшеты стали вездесущими, а число бумажных материалов существенно снизилось, людей все равно окружает бумажное море.

Основное правило в работе с бумагами – выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую. Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать. Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя. Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание. Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.

Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую. Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости». Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.

Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание. Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места. Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».

Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие-либо действия с вашей стороны – например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.

Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет. Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде (см. главу 4). В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход. Однако имейте в виду, что со сканированием связаны ловушки, о которых я буду говорить на с. 96–99.

Последняя категория – это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас. Хранить их или нет – этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции. Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг – выбросить все.

Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».

Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой-то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие. Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?

Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.

Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе – вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)

Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».

Как хранить бумажные документы, чтобы избежать рецидива

Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.

Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа

Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся. Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.

Главное – ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой-либо категории.

Правило второе: храните документы в вертикальном положении

Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.

Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.

Правило третье: выделите ящик для документов, требующих рассмотрения

Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.

Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся. Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения. Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.

Берегитесь ловушки сканирования

Сканировать – это так удобно! Нет ничего проще, чем отсканировать документ, который вы решили выбросить, и сохранить его в цифровом виде. Но само это удобство порой может оказать вам медвежью услугу.

Один из клиентов сказал мне, что хочет отсканировать важные страницы книг, прежде чем избавиться от бумажных носителей, но это отняло у него намного больше времени, чем он рассчитывал. Начав это делать, мужчина осознал, что никакой радости затея ему не доставляет, поэтому решил не сканировать их, а отснять камерой смартфона. Но и это отнимало массу времени, и в итоге он решил просто выбросить книги, ничего не сохраняя. Что же касается тех страниц, которые он успел отсканировать и сфотографировать, потратив на это немало времени и труда, они так и остались ни разу не просмотренными.

Если какие-то визитки вдохновляют вас или заряжают энергией, можете смело оставить их себе.

Приведу другой пример. Владелец стоматологической клиники во время наших сеансов то и дело откладывал в сторону документы, которые хотел отсканировать, прежде чем выбросить. Общая масса неразобранных документов едва начала уменьшаться, а число кандидатов на сканирование росло на глазах. Распиханные по бумажным пакетам, они стояли в его кабинете месяц, два, три… С такими темпами нечего было и надеяться по-настоящему навести в них порядок. Спустя год я снова побывала в его кабинете и была потрясена, обнаружив, что гора бумажных пакетов с документами, которые он отложил для сканирования, никуда не делась. Осознав, что не воспользовался ни одной из этих бумаг за целый год, мужчина начал заново перебирать их, оставляя только те, которые были абсолютно необходимы, и избавляясь от остальных.

Разумеется, некоторые важные бумаги необходимо отсканировать, но прежде чем начать, спросите себя, действительно ли вам нужно сохранить все те документы, что вы откладываете в сторону. Важно учитывать не только то время, которое потребуется на сканирование этих материалов, но и то, которое придется потратить на сортировку и раскладывание по папкам электронных данных. И хорошо еще, если у вас есть помощник, который сделает эту работу за вас. Но если вы собираетесь заниматься ею самостоятельно, она поглотит огромное количество вашего времени. Если вы все равно хотите отсканировать документы, позаботьтесь о том, чтобы выделить для этой работы специальные отрезки времени в своем «уборочном расписании». Если же вы просто скажете себе, что займетесь этим, когда представится возможность, этого никогда не случится.

Разберите визитки и пересмотрите свои отношения

Вам случалось разглядывать какую-нибудь визитку и ломать голову над отпечатанным на ней именем, понимая, что лицо ее обладателя стерлось из вашей памяти? Когда наводишь порядок, это случается на удивление часто. Я всегда призываю своих клиентов воспользоваться этой возможностью и выбросить ненужные визитки, но многие чувствуют себя из-за этого виноватыми. Некоторые мои клиенты-японцы колеблются потому, что верят, что каждая визитка несет в себе частичку души своего хозяина. Но если эти бумажные прямоугольники настолько драгоценны, имело бы больший смысл обойтись с ними уважительно: вместо того чтобы сунуть в ящик стола и забыть навсегда, поблагодарить эти карточки за проделанную работу и распрощаться с ними способом, который защитит имеющуюся на них личную информацию.

Разбирая визитки, соберите их вместе и просматривайте по одной. Один владелец бизнеса, которого я консультировала, накопил четыре тысячи визиток. Вскоре после того как мы начали уроки, он обнаружил, что ни одна из них ему не нужна, потому что почти со всеми их владельцами он был связан через соцсети. Кроме того, у него были электронные адреса всех людей, с которыми он общался через Интернет. Он выбросил почти все свои визитки, отсканировав несколько таких, которые нужно было сохранить, а потом отобрав еще с десяток картонок, которые услаждали его взор просто потому, что принадлежали людям, вызывавшим в нем восхищение.

Вы тоже можете сказать «прощай» визиткам людей, с которыми уже связывались по электронной почте или в соцсетях. Если у вас нет времени, чтобы ввести нужную информацию в адресную книгу, сохраните их электронные адреса в компьютере или телефоне, отсканировав или сфотографировав визитки. Стоит воспользоваться и преимуществами новых технологий для хранения, например, приложений, которые могут использовать камеру вашего телефона как сканер для переноса данных с визитки в список ваших контактов.

Что касается меня, недавно, проводя ревизию своих визиток, я оставила только одну – визитку своего отца. Я сохранила ее потому, что он проработал в одной компании больше тридцати лет. Каждый раз, глядя на этот листок картона, я живо вспоминаю, как все эти годы отец благодаря своей работе обеспечивал нашу семью. Я ни за что не смогла бы расстаться с ней, поэтому отвела ей место на своем рабочем столе.

Если какие-то визитки вдохновляют вас или заряжают энергией, можете смело оставить их себе.

Разделите комоно на подкатегории

«Да этому конца-края не видно! Мне хочется все бросить!»

«Я в такой растерянности…»

«Кажется, я начинаю сходить с ума!»

Отчаянные письма подобного содержания почти всегда клиенты шлют мне, приступив к разбору комоно. Ведь, в конце концов, в этой самой категории наибольшее число подкатегорий. Канцелярские принадлежности, комоно для хобби, принадлежности для дома, кухонные комоно, продукты, принадлежности для ванной комнаты… От одного перечисления голова кругом идет! Но не спешите паниковать. Число подкатегорий комоно в офисе намного меньше, чем дома, и если вы уже преуспели с разбором документов и бумаг, то справитесь и с этим.

Если возьметесь за упорядочивание комоно спокойно и в удобном для вас темпе, то быстро получите общую картину имеющихся у вас подтипов этих предметов. Распространенные подкатегории, находящиеся на рабочем месте, включают следующие:

Офисные принадлежности (ручки, ножницы, скобки, клейкая лента и т. д.).

Электроприборы (цифровые устройства, гаджеты, шнуры питания и т. д.).

Комоно, специфичные для вашей работы (образцы продукции, художественные материалы, расходные материалы, запчасти и т. д.).

Средства ухода за собой (косметика, лекарства, пищевые добавки и т. д.).

Продукты (чай, снеки и т. д.).

Для начала разложите все предметы по подкатегориям и пересмотрите их по одному. Если ваши ящики настолько переполнены, что трудно даже разглядеть, что в них лежит, вытаскивайте каждый целиком и вываливайте содержимое на стол или пол. В этом случае вы сможете заодно выбрать те вещи, которые хотите сохранить, пока будете разбирать их по категориям.

Офисные принадлежности

Офисные принадлежности делятся на два типа: канцелярские принадлежности и расходные материалы. Разбирая эту подкатегорию, занимайтесь каждым типом отдельно.

1. Канцелярские принадлежности. К ним относятся такие вещи, как ножницы и степлеры, которых вам нужно, как правило, только по одному экземпляру. У людей, не знающих, какие именно предметы и в каком количестве у них есть, этих принадлежностей часто бывает больше, чем нужно. У одного моего клиента, например, в столе нашлись три точилки для карандашей, три одинаковые линейки, восемь степлеров и двенадцать пар ножниц. Когда я спросила его, зачем ему столько предметов каждого вида, он туманно ответил, что терял что-нибудь и покупал замену, или не представлял, что у него уже есть столько дубликатов, или думал, что всегда иметь нужное под рукой просто удобно. На самом деле вам нужно только по одному такому предмету на одно рабочее место, так что сделайте выбор и распрощайтесь с дубликатами. Если в вашей компании есть место для хранения подобных принадлежностей или помещение для коллективной работы, можете отнести их туда.

2. Расходные материалы. В их число входят вещи, которые вы держите под рукой и постоянно используете, например, стикеры для заметок, скрепки, блокноты, конверты и карточки. Хотя некоторый их запас необходим, так ли надо набивать ящик доверху стикерами или хранить набор из десяти одинаковых красных ручек? Прикиньте, сколько подобных предметов вам действительно нужно в столе – например, пять упаковок стикеров и тридцать скрепок, – а потом отсчитайте их и остальное верните туда, откуда сотрудники вашей компании берут свои принадлежности.

Электроприборы

При разборе электрических комоно довольно часто обнаруживаются сломанные приборы или гаджеты, которые давно устарели. Есть ли смысл держать такие вещи в вашем столе? В ящиках некоторых людей хранятся залежи разнообразных наушников или шнуров питания для неработающих смартфонов. Это имело бы смысл, если бы они планировали открыть магазин подержанных аксессуаров, но в ином случае… Среди этих «кладов» порой попадаются такие провода и кабели, что даже человек, которому они принадлежат, не может вспомнить, от какой они аппаратуры. Пространство в вашем столе, предназначенное для хранения вещей, ограничено. Сейчас вам представилась возможность разобраться, что это за вещи, и распрощаться с ними с благодарностью.

Комоно, специфичные для вашей работы

У всех нас есть вещи, уникальные для нашей профессии. У художников это могут быть краски и холсты, у дизайнеров бижутерии и аксессуаров – бусы и проволока, у бьюти-журналистов – образцы продукции производителей. В зависимости от профессии объем этих предметов может быть колоссальным, а состав – не особенно вдохновляющим. Но эти предметы напрямую связаны с нашей работой, и именно они обладают наибольшим «радостным потенциалом», когда мы начинаем наводить в них порядок, и мотивируют нас не останавливаться до победного конца.

Возьмем для примера Лиэнн, художницу, которая внезапно обнаружила, что масляные краски перестали ее радовать, хоть и были ценными инструментами ее ремесла. Лиэнн сменила выразительные средства и создала новый художественный стиль. Я также знаю художницу-иллюстратора, которая, после того как обнаружила в себе любовь к тканям, переквалифицировалась в художника по костюмам, и пианистку, которая впала в хандру, но вновь обрела страсть к музыке после того, как рассталась со многими своими старыми нотами. Я часто слышу подобные истории. Многие люди творческих профессий, оставляя себе только приносящие радость вещи, черпают в них вдохновение и подпитывают свою креативность. Физическое наведение порядка и создание большего личного пространства освобождает место и в сознании, позволяя свободно течь новым идеям и творческой энергии.

Берите в руки каждый предмет из этой категории и спрашивайте себя, вспыхивают ли в вашем сердце искры радости. Если вы прислушаетесь к чувствам, то наверняка ощутите на удивление четкий ответ. Клетки вашего тела будут либо прыгать от радости, либо наливаться свинцовым унынием.

Средства для ухода за собой

Средства для ухода за собой включают крем для рук, глазные капли, пищевые добавки и другие подобные вещи и субстанции, которые помогают нам выполнять свою работу с большей легкостью. Из-за многочасового сидения в офисе теряют гибкость плечевые суставы, болит спина, устают глаза. Наличие под рукой средств для облегчения таких физических неприятностей не может не радовать.

Кэй, моя клиентка, работавшая в рекламном агентстве, обожала всякие штучки для расслабления. Занимаясь упорядочением ее рабочего места, мы обнаружили массу таких предметов на столе и в ящиках, в том числе массажеры для кожи головы и одноразовые маски для глаз. Когда я задала вопрос, зачем их столько, она объяснила, что они нужны ей, чтобы расслабляться, потому что у нее очень напряженная работа.

– Вот это приспособление еще даже не продают в Японии, – с гордостью говорила Кэй. – А вот это средство для лица будет просто бомбой, я уверена!

Ее увлеченность подобными вещами была сродни одержимости.

Заинтригованная их невероятным количеством, я попросила Кэй рассказать, как она всем этим пользуется. Ее ответ меня удивил.

– Вот это ароматическое масло я использую, если опаздываю на последний поезд и мне нужно успокоиться, – стала объяснять Кэй. – А вот эта травяная маска для глаз нужна на тот случай, если я просидела за компьютером десять часов подряд. Вот массажный мяч, он отлично справляется с мышечным тонусом. Я кладу его на пол, когда все сотрудники расходятся по домам, и ложусь на него сверху. Фантастическое ощущение!

Ее объяснения были тщательными и подробными. Чем больше я слушала, тем яснее становилось, что, несмотря на все эти приспособления для расслабления, Кэй не удается справиться с напряжением. И я не смогла удержаться от вопроса:

– Но разве такой режим работы приносит вам радость?

В итоге Кэй сократила часы пребывания в офисе и увезла больше половины этих предметов домой. Теперь она с удовольствием пользуется ими для расслабления, возвращаясь с работы.

– Думая о своей идеальной трудовой жизни, я осознала, что буду счастливее, расслабляясь дома, а не в офисе, – признала она.

На ее щеки вернулся румянец, и выражение лица стало не таким загнанным.

Какие бы замечательные средства для ухода за собой вы ни держали на рабочем месте, если сама трудовая жизнь не заставляет ваши глаза искриться от радости, то вы ставите телегу впереди лошади. Для начала вообразите свой идеал трудовой жизни, а потом уже решайте, какого рода средства ухода за собой будут помогать вам воплощать его, а какие – только мешать.

Снеки и другие продукты питания

У одной моей клиентки, работавшей в СМИ-компании, скопилось столько пакетиков кетчупа и соли, салфеток и пластиковых вилок, оставшихся от обедов навынос, что они заняли половину ящика стола. До того как она взялась наводить порядок на рабочем месте, ей и в голову не приходило, что их так много. Это открытие ее потрясло.

Есть ли в вашем рабочем столе всевозможные снеки, сладости и жевательная резинка? Если да, проверьте сроки годности и установите количественный лимит для подобных вещей, который больше не будете превышать. Это ваш шанс распрощаться с хомячьими запасами и привести ящики в порядок.

Кстати говоря, проводя уроки наведения порядка в американских компаниях, я обнаружила в этой категории нечто такое, чего никогда не бывает в японских офисах. Попробуете догадаться, о чем я? О напитках, содержащих алкоголь. Возможно, это принято не во всех американских компаниях, но в тех, где бывала я, довольно значительная часть сотрудников держала те или иные алкогольные напитки в своих столах. Учитывая, что японцы никогда не пьют на работе, для меня это было ошеломительным открытием. Когда открываешь для себя разные культурные характеристики, обучение секретам наведения порядка становится особенно увлекательным.