Текст книги "Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома"

Предметы, имеющие сентиментальную ценность

Последняя категория самая трудная, поскольку включает в себя вещи, имеющие сентиментальную ценность, например, фотографии и письма. Потому-то ее и оставляют «на сладкое». Разбирая остальные категории, вы начинаете понимать, что́ цените на самом деле, и оттачиваете свою способность выбирать то, что наполняет вас радостью.

Как и в работе с другими категориями, для начала соберите все эти предметы в одну кучку. Берите каждый из них в руки и спрашивайте себя: «Будет ли эта вещь радовать меня, если я выставлю ее на рабочий стол?» Если вы ответите в том духе, что когда-то эта вещь поддерживала вас в работе, но больше не нужна, поблагодарите ее за то, что она вам дала, и расстаньтесь с ней. Воспользуйтесь этой возможностью поразмыслить о том, как каждый предмет позволял вам эффективно выполнять свою работу: это делает процесс наведения порядка намного более осмысленным. Если у вас слишком много таких «радостных» предметов, чтобы держать их все на столе, заберите часть из них домой. Можно ускорить процесс, складывая будущих «переселенцев» в пакет прямо в процессе разбора. Только не забудьте захватить его с собой, когда закончите.

Если вам трудно прощаться с предметами, имеющими сентиментальную ценность, попробуйте фотографировать их перед расставанием. Когда Скотт «чистил» свой кабинет, у него рука не поднималась выбросить письма и рисунки своих дочерей. Фотографирование облегчило расставание с ними. Теперь Скотт освободил место, где держал их, для новых детских художеств, что стало для него еще бо́льшим источником радости.

Сфотографируй и выброси!

Исследования показали, что фотографирование предметов, имеющих сентиментальную ценность[18]18
  «…фотографирование предметов, имеющих сентиментальную ценность…»: Winterich, K. P., Reczek, R. W., & Irwin, Julie R. (2017). Keeping the memory but not the possession: Memory preservation mitigates identity loss from product disposition. Journal of Marketing 81 (5), с. 104–120.


[Закрыть], помогает легче расставаться с ними. В ходе одного эксперимента ученые разместили призыв к сбору пожертвований на двух разных плакатах, которые вывесили в разных студенческих общежитиях. Один плакат призывал студентов просто собрать и пожертвовать на благотворительность ненужные предметы, имеющие сентиментальную ценность, а другой рекомендовал вначале сфотографировать такие предметы, а потом уже пожертвовать их. В общежитиях, где висел второй плакат, было собрано на пятнадцать процентов больше пожертвований.

С.С.

Рабочий стол и хранение

После того как вы отобрали вещи, которые вас радуют, пора определить их на хранение. Соблюдайте три основных правила.

Правило первое: отведите каждому предмету свое место и храните по категориям

Рецидивы беспорядка часто возникают из-за того, что люди не принимают четкого решения насчет места, отведенного каждому предмету. Поскольку они не знают, куда убирать вещи после использования, пространство снова захламляется. Вот почему вам нужно решить, где хранить каждый предмет. Намного легче поддерживать порядок, если у вас вошло в привычку сразу же убирать вещи на свои места, когда они больше не нужны.

Важно не давать вещам из одной категории расползаться в разные стороны. Хранение всех предметов, относящихся к определенной категории, в одном месте позволяет с первого взгляда понять, сколько их у вас. Это дает дополнительное преимущество: четко зная, что у вас есть, вы перестанете множить лишние или ненужные предметы.

В обычной офисной обстановке визитки и канцелярские принадлежности часто хранятся в верхнем ящике; электроприборы, средства ухода за собой и продукты питания – во втором; документы и бумаги – в третьем. Это базовая схема хранения, но она может варьироваться в зависимости от типа вашего стола или задач, поставленных перед вами. Вносите при необходимости коррективы и создавайте пространство, в котором вам будет комфортно работать.

Правило второе: используйте коробки и ящики и храните вещи вертикально

Объем пространства для хранения в обычном рабочем столе ограничен, так что нужно максимизировать его эффективность. Для этой цели отлично подходят коробки и ящики. Коробочки разного размера можно использовать как разделители для ящиков стола. Храните предметы, относящиеся к одной категории, в контейнере, подходящем для них по размеру и форме. Например, подберите миниатюрную коробочку для флешек, коробку средних размеров – для средств ухода за собой, пищевых добавок. Способ хранения в коробке особенно удачен для мелочей: это намного лучше, чем когда они беспорядочно свалены в ящик без разделителей. Коробка не дает им превратиться в непонятную кучу неизвестно чего и позволяет вам сразу увидеть, где что лежит, когда вы выдвигаете ящик.

Решите, где должен быть «домик» для каждого предмета, и точно знайте, что у вас есть, вплоть до последней мелочи.

Подойдет любая коробка, которая помещается в ящик стола. Можно купить коробки специально для этой цели или использовать имеющиеся, принеся их из дома. Я часто использую коробки от визиток и смартфонов. Они идеально помещаются в ящик стола, и ими легко пользоваться. Фокус в том, чтобы постараться хранить вертикально как можно больше предметов. Это не только выглядит опрятнее, но и максимизирует доступное пространство. Все предметы подходящей высоты нужно хранить вертикально. Я лично храню в вертикальном положении даже ластики и стопки стикеров.

Правило третье: возьмите себе за правило ничего не держать на столешнице

Ваша столешница – это пространство для работы, а не шкафчик для хранения, так что основное правило – ничего на ней не держать. Подберите в ящиках или на полках место для каждого предмета и категории предметов. Единственными вещами на вашем столе по возможности должны быть те, которые нужны вам прямо в эту минуту для проекта, над которым вы работаете. Начиная раскладывать вещи на хранение, помните о чистой столешнице. У людей, соблюдающих это правило, в итоге на столе оказывается только компьютер и какое-нибудь украшение или растение в горшке.

Отведите специальное место даже для тех предметов, которыми пользуетесь ежедневно, например, для ручки или блокнота. Мои клиенты часто с удивлением обнаруживают, что такой способ хранения «не на виду» не доставляет им никаких неудобств. Стоит им ощутить на собственном опыте, как аккуратный и чистый стол дает возможность сфокусироваться на работе, и они быстро приобретают «зависимость» от этого состояния.

Разумеется, это не означает, что ваш стол должен быть совершенно «голым». Если вам легче работать, когда все принадлежности для письма стоят в органайзере на столешнице, а не лежат в ящике, тогда так вам и следует их хранить. Здесь важен сам подход. Следует исходить из того, что в идеале на столе не будет ничего, а потом очень вдумчиво выбирать предметы, которые, как вам кажется, сделают вашу работу более радостной или облегчат ее, находясь на виду.

Подведем итоги: храните по категориям, пользуйтесь коробками и не держите ничего на столешнице. Помните об этих трех правилах, планируя хранение. Решите, где должен быть «домик» для каждого предмета, и точно знайте, что́ у вас есть, вплоть до последней мелочи.

Как уборка может изменить вашу жизнь

Выше расписаны этапы приведения в порядок вашего физического рабочего пространства для каждой категории. Надеюсь, вы сочли их полезными. Если вы думаете, что этих этапов слишком много, или вам еще ни разу не удавалось успешно навести порядок, несмотря на многочисленные попытки, не волнуйтесь!

Я помогла многим людям привести их рабочее место в порядок. Даже любители похвастаться, что не держат у себя ничего лишнего, обнаруживают, что можно сократить до двух третей вещей, следуя простой процедуре: выгрузить все предметы одной категории на стол, подержать каждый в руках и спросить себя, действительно ли стоит его оставить. Между «возможно, когда-нибудь понадобится» и «действительно стоит сохранить» открывается огромная разница, когда мы подходим к каждому предмету индивидуально.

Еще одно заблуждение: хотя многие убеждены, что из-за обилия вещей им потребуется как минимум полгода, чтобы навести порядок на рабочем столе, обычно от начала до завершения «фестиваля уборки» проходит меньше недели. Как вы сами убедитесь, одно дело – представлять себе процесс наведения порядка и совсем другое – реализовать его в реальности. Именно поэтому не стоит просто читать эту книгу, не попробовав ее рекомендации на практике, особенно если она вызывает у вас живой отклик. Это пустая трата времени. Только совершив попытку, вы сможете понять истинную ценность упорядоченного пространства.

Но в чем же она заключается, эта истинная ценность? Как мне представляется, это далеко не только фантастически приятное ощущение от чистого стола или рост эффективности вашего труда. Наведение порядка позволяет заново открыть свое «я». Поочередно «встречаясь» с каждым принадлежащим вам предметом и задаваясь вопросом, приносит ли он радость сейчас или является ценным вкладом в радостное будущее, вы начинаете четко понимать, чего хотите на самом деле и что делает вас счастливым. К тому времени как вы заканчиваете наводить порядок, ваш образ мыслей, поведение и принимаемые решения меняются. В результате ваша жизнь претерпевает разительную трансформацию. Мне не сосчитать людей, с которыми это произошло на моих глазах, но хочется поделиться с вами историей Мифую и рассказать, как благодаря процессу наведения порядка она совершила важное открытие насчет самой себя и это полностью изменило ее жизнь.

Мифую и опыт, который изменил ее жизнь

Мифую была успешным маркетологом в роскошном модном журнале, выпускаемом крупным японским издательством. Как свойственно людям, работающим в этой сфере, она получала отличную заработную плату и одевалась в вещи из последних коллекций модных брендов. Ее блестящая карьера вызывала зависть у многих сверстников. Но по какой-то причине женщину преследовало ощущение, что что-то в ее жизни не совсем правильно, что она пытается быть кем-то, кем не является на самом деле. Она решила брать у меня уроки наведения порядка, потому что хотела найти свое истинное «я».

Мифую начала с собственного дома, проводя отбор вещей, которые собиралась сохранить, с применением «критерия радости». К своему удивлению, она обнаружила, что ее совершенно не радуют ни курточка за две тысячи долларов, ни дизайнерские платья, аккуратно развешанные в шкафу. Да и туфли на шпильках, надетые всего пару раз, тоже не вызывали теплых чувств. Ей хотелось оставить себе лишь одежду, в которой было абсолютно комфортно, например, однотонную белую футболку с джинсами и простую темно-синюю шаль, текстура которой ей очень нравилась. Под конец «фестиваля наведения порядка» ее гардероб сократился на три четверти.

Впечатленная воздействием, которое наведение порядка в доме оказало на ее жизнь, Мифую решила проделать то же самое и со своим рабочим местом. В следующие выходные она пришла в офис, когда там никого не было. Ее рабочий стол выглядел типично для людей, трудящихся в издательских компаниях: столешница была покрыта слоем журналов и рукописей, а ящики ломились от бумажных документов. Однако после четырех часов интенсивной уборки ее рабочее место засияло первозданной чистотой, словно Мифую только что устроилась в компанию. Единственными предметами, которые она себе оставила, были две прозрачные папки с материалами, требовавшими рассмотрения, кое-какие письменные принадлежности и три книги.

В понедельник коллеги во все глаза уставились на ее стол, ошеломленные его преображением. «Ты что, собралась уйти с работы?» – недоумевали они. Но больше всех была удивлена сама Мифую. И особенно женщину изумляли метаморфозы, произошедшие в ее жизни. Прежде всего значительно стабилизировался ее эмоциональный фон. Незадолго до «уборочного фестиваля» врачи диагностировали у нее депрессию: Мифую перетрудилась настолько, что была вынуждена взять больничный. Однако наведение порядка восстановило ее эмоциональное равновесие, и она смогла вернуться к работе с новообретенной целеустремленностью и сдержанностью.

Прежде, когда на работе случались какие-то нелады, эмоции Мифую шли вразнос. Она либо винила во всем других людей, либо ругала себя, снова и снова переживая из-за совершенных ошибок. Однако, наведя порядок дома и на работе, женщина научилась конструктивно принимать эти ошибки, обещая себе, что в следующий раз постарается вести себя иначе, и даже мысленно благодарила свои промахи за те обучающие возможности, которые они ей предоставили.

Может показаться, что это не имеет никакого отношения к наведению порядка, но многие люди, завершившие этот процесс, ощущают сходные перемены. Заново «встретиться» со своими вещами, приводя их в порядок, – значит взглянуть в лицо своему прошлому. У каждого случаются моменты, когда мы жалеем о ненужных покупках или стыдимся своих решений. Но для того чтобы честно взглянуть в лицо этим чувствам и распрощаться с более не нужными вещами с благодарностью за то, чему они нас научили, нам необходимо признать свои прежние решения. Неоднократно повторяя этот психологический процесс – понять, чего мы на самом деле хотим, и решить, что делать дальше, исходя из «критерия радости», – мы обретаем позитивный взгляд, подтверждающий каждое принимаемое нами решение.

– Я всегда знала, что мои действия – это моя ответственность, – рассказывала мне Мифую. – Но до того как я решила навести порядок в своей жизни, мне было трудно согласиться с тем, что ситуация, в которую я попала, явилась результатом моих собственных решений. Я была уверена, что просто не обладаю способностью принимать верные решения в важных вопросах. Однако, пока я перебирала свои вещи одну за другой, моя точка зрения изменилась. Я решила, что перестану «слишком много думать», буду жить проще и сделаю «критерий радости» руководящим принципом всех своих поступков. Я осознала, что быть ответственной за свои поступки – значит не изменять себе, жить своей собственной жизнью. Думаю, это помогло мне ослабить напряжение и стать более гибкой.

Заново «встретиться» со своими вещами, приводя их в порядок, – значит взглянуть в лицо своему прошлому.

Изменился даже темп работы Мифую – он сильно вырос. Прежде ей было свойственно оттягивать выполнение задач до последнего, а потом делать все второпях. Наведя порядок в жизни личной и профессиональной, она стала решать рабочие задачи задолго до наступления дедлайна.

– Теперь я почти никогда не трачу время на поиски вещей. Даже если у меня не оказывается под рукой документа, который мне нужен, я всегда могу попросить его у коллеги или загрузить из Интернета. Это намного быстрее и эффективнее – сразу видеть, что у тебя чего-то нет, и принимать соответствующие меры, чем бесконечно рыться в столе, даже не будучи уверенной, что в нем есть то, что ты ищешь, – рассказывала она.

Теперь, когда Мифую больше не тратит время на бесполезные поиски, в ее жизни стало намного меньше стресса.

Но производительность ее работы повысилась по еще одной причине. Мифую воспользовалась методом КонМари не только для наведения порядка в доме и на рабочем месте, но и для упорядочения своих цифровых данных – списка контактов в сотовом телефоне, деловых связей, рабочего контента и времени. В этих областях она тоже выбирала, что сохранить, на основе «критерия радости» или пользы для идеального образа жизни, который она себе представляла. В результате Мифую избавилась от тех видов деятельности, в которых не было необходимости, и создала для себя стиль труда, сфокусированный исключительно на том, что она считала действительно важным.

Три года спустя Мифую стала телекомментатором новостей на национальном ТВ и автором нескольких книг. Она ушла из издательства, чтобы стать фрилансером, реализовав свою давнюю мечту о независимости. В Японии она являет собой яркий пример женщины, которая создала свой собственный характерный рабочий стиль. Мифую путешествует по миру, имея при себе лишь телефон и компьютер, занимается только той работой, которая ее радует, с людьми, которые ей нравятся. Уже сам образ жизни, избранный ею, – готовый контент для литературных произведений. Расчистив свое физическое и нематериальное пространство и выбрав только то, что ее радует, Мифую искрится радостью на работе в самом прямом смысле этого слова.

Наведение порядка на рабочем месте: от материальных аспектов к нематериальным

Как и Мифую, многие люди, завершающие расчистку физического рабочего места, ощущают желание заново оценить нематериальные аспекты своей деятельности, например, цифровые данные в компьютере, письма в ящике входящих, контакты и способ использования времени. Когда человек навел порядок в своем материальном мире, выбирая лишь то, что доставляет ему радость, и ощутил, какое это освобождение – работать в аккуратной и упорядоченной среде, его посещает более чем естественное, как мне кажется, желание привести в порядок и все остальное.

Но как это сделать? Применяя принципы метода КонМари, изложенные в главе второй: вообразить свой идеальный трудовой стиль, провести разбор по категориям, установить четкий дедлайн и навести порядок быстро и полностью, в один заход. Выбирая, что оставить, а с чем расстаться, опирайтесь на критерий, о котором рассказывается на с. 63–67: оставляйте вещи, непосредственно приносящие радость, вещи функциональные и вещи, ведущие к радости в будущем.

При всем при том у нематериальных категорий открываются определенные уникальные черты, когда речь заходит об их упорядочивании. Скотт будет подробно разбирать их в главах с четвертой по десятую, а я поделюсь собственными мыслями о «генеральной уборке» в областях цифровых данных, времени, деловых связей, решений, а также совещаний, трудовых коллективов и культуры – этих тем невозможно избежать, если мы хотим сделать работу радостной, сотрудничая с другими.

Если обширный список нематериальных категорий действует на вас, как удав на кролика, пусть это вас не останавливает. Стоит только начать – и вы с изумлением обнаружите, что вам не терпится применить свои навыки упорядочения и в других областях жизни. Вот какое сильное воздействие может оказать наведение порядка. Так что твердо удерживайте в уме образ радостной трудовой жизни – и устремляйтесь вперед.

4. Уборка в цифровой сфере

Тони, профессиональный маркетолог из энергетической компании со штаб-квартирой в Великобритании, тратил много времени на размышления о том, где хранить и как искать цифровые документы. Разбросанные по социальным сетям, приложениям Microsoft, хард-диску его компьютера и программам сотрудничества вроде Yammer, его цифровые документы пребывали в полном хаосе. Непрерывный поток электронных писем, СМС и сообщений голосовой почты, которые съедали так много времени, делал ситуацию еще более невыносимой.

Технологические устройства отнимали у Тони почти весь рабочий день (а также вечера и выходные!), и ему нужно было что-то с этим делать. Он решился на смелый шаг и изменил сообщение своего автоответчика:

«Ваше голосовое сообщение прослушано не будет. Пожалуйста, пришлите электронное письмо, и вы получите ответ соответственно его приоритетности».

Разумеется, люди могли связаться с Тони множеством других способов, но он наконец начал чуть больше контролировать свое рабочее время. Эта позитивная перемена воодушевила его всерьез заняться проблемой электронной переписки. Он не мог отключить электронную почту без риска быть уволенным – да и кто из нас это может? Поэтому Тони сделал то, что было в его силах. Он ежедневно обрабатывал все письма в ящике входящих, чтобы они не накапливались. На простые запросы он отвечал в тот же день, а обо всем остальном старался позаботиться в пределах ближайшей недели. Это значительно подняло ему настроение – и перемены к лучшему заметили его коллеги. Решение, которое поначалу казалось радикальным, теперь взяли на вооружение многие сотрудники компании.

В советах, касающихся управления электронной почтой и организации файлов и информации в смартфонах, нет недостатка. Способы управления нашей цифровой жизнью многочисленны и разнообразны. С каждой должностью сопряжены свои технологические требования. В некоторых компаниях обязательно используется конкретный тип программ для обмена сообщениями. Представители определенных профессий, например в медицине и правоохранительных органах, обязательно должны быть на связи. Вам придется самостоятельно выяснить, какие методы пригодны в вашей ситуации, чтобы потом строго их придерживаться. При наведении порядка в цифровой жизни ваша главная цель – найти способ обрести больший контроль над технологией.

У большинства людей цифровая жизнь состоит из трех основных частей: цифровые документы, например отчеты, презентации и бухгалтерия; электронная переписка; приложения для смартфонов. У всех трех составляющих есть одна общая проблема: цифровые данные легко хранить, что мы и делаем… и в итоге их становится столько, что возникает ощущение утраты контроля над технологией, которая вроде бы должна нам помогать. И в отличие от физических предметов цифровые данные накапливаются незаметно для нас, пока не становится слишком поздно: заканчивается объем хранилища, мы никак не можем найти нужное, быстродействие устройства замедляется до черепашьего шага, или нас безостановочно бомбардируют уведомления. Но так быть не должно.

Чтобы обрести власть над своей цифровой жизнью, действуйте поэтапно, категория за категорией, начиная с документов, переходя к электронной переписке и заканчивая приложениями для смартфонов.