Текст книги "Осознанный менеджмент: секретные ингредиенты успеха"

Практическое задание

В зависимости от того, над чем вы работаете, выберите упражнение А или Б.

А. Попробуйте пять раз сказать «нет» на просьбы от ваших коллег на этой неделе. Будьте вежливы, но непреклонны. Предложите альтернативное решение, если можете. Замечайте, как отказывают другие коллеги. Запишите, как у вас получилось отказывать на этой неделе и что вы при этом чувствовали. Осознание своих чувств поможет вам оценить, насколько легко или трудно вам было отказывать. Если трудно, то, возможно, вы захотите повторить упражнение снова и снова, пока для вас не станет естественным в первую очередь заботиться о своих интересах и говорить «нет», когда дополнительные задания отрицательно сказываются на вашей собственной работе.

Б. Если вы давно думали о том, чтобы попросить о чём-то своего начальника, то сейчас самое подходящее время. Чётко сформулируйте свою просьбу. Подготовьтесь к разговору по пунктам, предложенным в первой главе, и поговорите с начальником. Запишите, как прошла беседа и что вы при этом чувствовали.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Глава вторая. Игнорируй правила других игроков – пусть они подстраиваются под тебя

Если вы разговариваете с человеком на языке,

который он понимает, вы обращаетесь к его разуму.

Если вы разговариваете с ним на его языке,

вы обращаетесь к его сердцу.

Нельсон Мандела

Следующий урок, который я выучила для себя, работая с министерством, – это принятие. Вы можете работать с партнёрскими организациями, очень сильно разнящимися по типу организации и корпоративной культуре. Мой пример – работа некоммерческой организации с министерствами. В некоммерческих организациях стараются упростить бумажные процедуры, чтобы от принятия решений до реализации проекта временной отрезок был небольшой. В государственных же структурах принятие решения требует времени, порой от трех недель и дольше. Такова природа государственных учреждений: до того, как на вашу просьбу ответят, свою визу должны поставить несколько человек, а это занимает время. Поэтому, работая с такими структурами, необходимо планировать время на рассмотрение ваших предложений с учётом работы данной организации. Некоторые организации требуют предоставлять письменно любую коммуникацию, по крайней мере, за три недели до указанной даты мероприятия. Это может упростить или усложнить вашу жизнь, но уж точно научит вас планировать заблаговременно. Такие требования научат планировать мероприятия, визиты консультантов, а также свой финансовый год заблаговременно.

Некоторые организации могут быть более гибкими в принятии решений, но их финансовый год может отличаться от вашего финансового года. В нашей организации, например, финансовый год начинался 1 апреля, а у наших партнёров – 1 января. Это особенно важно учитывать, если вы планируете совместный проект или надеетесь на его финансирование партнёрской компанией. Большинство бюджетных организаций планируют проекты и расходы за год вперёд, поэтому у вас будет гораздо больше шансов получить поддержку проектов с их стороны, если вы всё спланируете заранее и предоставите им свои гениальные идеи заблаговременно. Бывают, конечно, и исключения, такие как необходимость потратить деньги в конце года. Это больше свойственно бюджетным организациям, преимущественно планирующим потратить бюджеты к концу финансового года. И часто бывает так, что в конце года перед такими организациями стоит задача истратить оставшиеся средства, поэтому лучше всего быть хорошо информированным и пользоваться этими возможностями. Всегда имейте козырь в рукаве – отличную идею, которую можно реализовать на чьи-то деньги. Предоставив проектное предложение в нужный момент, вы можете и партнёрской организации помочь потратить оставшиеся средства, и сами получить необходимое финансирование для идеи в конце финансового года.

Знание устоев партнёрской организации – это вопрос подготовки. Заблаговременное планирование в соответствии с приоритетами и сроками партнёра, способность учесть и рассчитать потенциальные возможности для сотрудничества – всё это тоже вопрос подготовки: сбора и анализа информации. Важно быть готовым к тому моменту, когда у вас появляется шанс.

Ещё один важный фактор – коммуникация. Многие государственные организации до сих пор преимущественно ведут дела посредством письменной переписки: письма в больших конвертах, письменные отчёты, письменно изложенные просьбы и так далее. Если вы работаете с такими организациями, владение эпистолярным жанром вам пригодится. Просите о встрече – вот вам письмо и заранее. Планируете проект – ещё письмо. Хотите поблагодарить партнёра за содействие – и снова письмо.

Когда я только начинала работать с госучреждениями, я отсылала им электронные письма и факсы и недоумевала, почему коммуникация работает с большими перебоями, пока в один прекрасный день мой партнёр не объяснил, что серьёзно они рассматривают только официальную переписку, то есть письма в конвертах, а остальное считают просто информацией к сведению. Все электронные письма, которые я им отсылала, не имели никакой официальной силы, несмотря на то, что на них отвечали. Надо сказать, что в моей организации вся переписка осуществлялась по электронной почте, а вот в министерстве считались только с письмами на официальных бланках и в больших конвертах. Вскоре после этого откровения моя переписка стала гораздо эффективней, потому что я начала пользоваться большими конвертами. Так уж устроена государственная структура: хотите, чтобы вас понимали – говорите с ними на их языке.

Отчётность – часть любой структуры или организации. Ваш партнёр также ведёт свою отчётность перед начальством или партнёрами/акционерами. Поэтому, делая общее дело, вам придётся считаться и с этим, то есть помогать своей партнёрской организации с отчётами о совместной деятельности. Иногда их требования к отчётности могут отличаться от ваших, и к этому надо относиться с пониманием, ведь вы в одной лодке и гребёте в одном направлении.

Когда проект ещё набирал свои обороты, и мы вкладывали в обучение своих команд, было решено, что тренинг по наставничеству будет идеально склеивать все остальные компоненты и позволит нам сделать влияние проекта устойчивым. Я старалась изо всех сил продумать систему, благодаря которой инвестиции в проект дадут результаты и будут продолжать давать свои плоды и после окончания проекта. Хотелось придумать и внедрить такие механизмы, которые бы продолжали крутить маховик и после того, как кончится финансирование, словно дерево, крона которого с годами становится только больше и даёт всё больше тени. Со временем деревья начинают находить влагу в земле и не требуют особого ухода, если в почве есть вода. Так вот, я считала, наставничество будет именно таким механизмом, который позволит нашим участникам внедрять изменения в жизнь после тренингов и дальше, когда мы закончим проводить мероприятия. Мы решили организовать тренинг по наставничеству в Непале, куда пригласили самых сильных участников программы, моих в том числе. Сроки поджимали, поэтому я нервничала, но билеты уже были куплены, отель заказан, программа утверждена, с тренерами подписаны контракты, меню и культурная программа согласованы – несколько месяцев подготовки. Я с большим удовольствием и нетерпением ожидала того момента, когда участники сядут со мной в самолёт, и мы полетим в Непал. До вылета оставалась примерно неделя, когда мне вдруг сообщили из министерства, что эту поездку необходимо согласовать. Меня бросило в холодный пот, потому что я предчувствовала неладное в такой просьбе. Проект был согласован, в том числе и список всех мероприятий, но отдельного разрешения на эту поездку у меня не было. Я незамедлительно написала письмо в министерство с просьбой разрешить преподавателям участвовать в тренинге, но на письмо ответили отрицательно. За три дня до вылета нам отказали. Более того, всех моих учителей строго настрого отчитали за то, что они не поставили министерство в известность. И хотя для отказа не было оснований, это теперь являлось делом принципа – необходимо заранее согласовывать мероприятие и участие учителей. Все тогда были эмоционально подавлены. На мне лежал груз ответственности за проектную команду, за успех мероприятия, финансовая отчётность и личная ответственность перед каждым из участников команды. Тренинг по наставничеству, конечно же, состоялся, только без моей команды. Одного участника тогда я с собой всё-таки привезла, потому что ей не нужно было разрешение, но уроки из того происшествия я извлекла. Во-первых, такое произошло из-за моего незнания партнёрской системы, которая требовала письменного согласования любых действий по проекту, особенно поездок за границу. Ввиду работы в постоянном аврале я не уделила достаточно времени для того, чтобы выяснить все бюрократические процедуры – не достаточно тщательно подготовилась. Во-вторых, мне нужен был хороший человек в министерстве, который смог бы меня предупредить о таких нюансах заранее, мне нужно было создать отношения настоящего сотрудничества и улучшить своё планирование. В дальнейшем судьба была более благосклонна ко мне, потому что в партнёрской организации пришёл новый человек, открытый к диалогу и совместной работе. С того момента у меня началась новая эра в отношениях с министерством, и теперь все совместные проекты и мероприятия согласовывались заблаговременно. Тот случай многому меня научил. Сейчас я понимаю, что провалы и ошибки случаются всегда, и самое ценное – это рост, который следует за ними, если ты тщательно анализируешь свой опыт. На самом деле ты не только становишься мудрее и опытнее, ты обретаешь силу и совершенствуешь свои навыки. И, конечно же, уделяешь достаточно внимания подготовке.

Полезно знать

Чтобы сотрудничество с партнёрской организацией было эффективным, выясните:

• Какие способы коммуникации использует ваш партнёр, и какие из них более предпочтительные.

• Кто из персонала будет вашей ключевой фигурой, от которой будет зависеть результативность вашей совместной работы.

• По какому финансовому календарю работает ваша партнёрская организация, когда осуществляет планирование.

• Какие приоритеты и цели у вашей партнёрской организации, есть ли у вас точки соприкосновения.

Вывод

• Говорите с партнёром на его языке.

Секретный ингредиент: подготовка.

Практическое задание

Узнайте, какие приоритеты у вашей партнёрской организации, и какие цели они преследуют. Запишите, в чём у вас есть совпадения и возможности для сотрудничества.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Глава третья.
Работай на износ

Концентрируйтесь на том, чтобы быть продуктивным, а не занятым.

Тимоти Феррис

Как вы уже поняли, я работала на износ, все дни и вечера, пытаясь всё успеть и стараясь сделать работу на «отлично». Чаще всего у меня получалось, но было и наоборот. Напомню, что приходилось делать работу за троих – обязанности регионального менеджера, координатора проекта в стране и обязанности помощника. Поймите правильно – я чрезвычайно благодарна судьбе за обстоятельства и за весь опыт, который у меня есть. Теперь я знаю, что могу работать и управлять проектами дистанционно, строить отношения с министерствами и прочими аналогичными ведомствами, подбирать команду. У меня есть опыт организации различных мероприятий, и я совершенно точно могу работать в стрессовых условиях, например, вести несколько проектов одновременно! Это большая школа, научившая меня многому. Из учебников такое не узнаешь – это опыт.

Всё же я могла избежать некоторых ошибок, если бы уделяла больше времени отдыху. Будет справедливо отметить, что та организация, в которой я работала, пропагандировала здоровое отношение к труду и баланс между работой и личной жизнью (work and life balance). В то же самое время каждый второй сотрудник этой организации работает сверх нормы, под большим стрессом и часто без выходных. Хотя я знала и тех, кто каким-то образом умудрялся скучать на рабочем месте и развлекать себя общением в Фейсбуке, Одноклассниках и других весьма «полезных» для работы сайтах. У меня же для этого не было ни секунды. Причиной моей нагрузки был мой перфекционизм, трудоголизм и отсутствие тех, кому можно было делегировать часть своей работы.

Трудоголизм, как и любую болезнь, бывает непросто определить самому. Тут возможны два варианта – либо вы осознаёте проблему, когда уже находитесь в критическом положении, когда у вас обнаруживаются серьёзные проблемы со здоровьем или отношениями в результате чрезмерной нагрузки на работе, либо вам на проблему трудоголизма указывает кто-то из вашего близкого окружения. Как говорит в своей книге «Путь Художника» Джулия Кэмерон, есть огромная разница между энергичной работой, устремляющей вас к заветной цели, и трудоголизмом. Эта разница кроется не столько во времени, сколько в его эмоциональном наполнении. Трудоголизм похож на беговую дорожку. Мы зависимы, и нам это не нравится. Для трудоголика работа – синоним значимости, поэтому так сложно решиться её сократить.

Несмотря на то, что в моей организации энергично продвигали баланс работы и личной жизни, я заметила, что только внутреннее решение жить полной насыщенной жизнью, в которой присутствует не только работа, но и встречи с друзьями, спорт, увлечения, общение, путешествия и многое другое, даст вам возможность достичь гармонии между профессиональной и личной жизнью или, во всяком случае, приблизиться к ней. Теперь я понимаю, что никакая корпоративная политика не поможет вам наладить здоровое соотношение работы и свободного времени, если вы склонны к трудоголизму, хотя сокращение трудового дня, как делают в некоторых странах, которое находится в компетенции работодателя, вполне возможно.

Я была самым настоящим трудоголиком и работала бы, наверное, по воскресеньям, но в то время наш офис был закрыт по воскресеньям, и у сотрудников ещё не было рабочих ноутбуков и роуминга – системы, позволяющей работать удаленно, поэтому я трудилась шесть дней в неделю, а не семь. Спустя примерно три года такого марафона я поняла, что, не выделяя себе достаточно времени на отдых и переключение с работы на что-то кардинально другое, моё тело и мозг не успевали восстанавливаться. Это приводило к переутомлению на работе, что, в свою очередь, сказывалось на качестве труда. Я, так страстно отдававшая себя работе, перестала получать удовольствие от того, что делала. Переутомляемость рано или поздно истощает ваш запас энергии, и вы начинаете уставать, делать ошибки, пропускать дедлайны, живя в постоянном стрессе. Постепенно негативных эмоций становится всё больше, а это, наверное, самое неприятное, что может случиться. Ведь если вы не любите свою работу, ваш труд может превратиться в настоящую каторгу.

Я была трудоголиком, и в моей жизни не было времени ни на что, кроме работы. Но я вовремя остановилась. Мне помогло и моё окружение. Подруга, которая иногда вытаскивала меня на кофе посреди рабочего дня, что было для меня равносильно побегу из Шоушенка, потому что для меня было подвигом отлучиться от работы даже на 15 минут, также вытягивала на обеды подальше от моего офиса. Своим здоровым отношением к жизни она прививала правильное отношение к труду и отдыху, за что я ей очень благодарна. Именно она познакомила меня с теннисом. Постепенно я стала брать уроки, и мне было необходимо «лететь» на тренировку к 18.00 два раза в неделю. Это помогало мне не засиживаться на работе допоздна и служило отличным стимулом доделывать дела до конца рабочего дня. Конечно, не все, но я старалась, как могла, потому что в шесть вечера у меня начиналась тренировка. Так я восстановила своё хорошее самочувствие и продолжала любить то, чем я занималась. Благодаря физическим нагрузкам, тренировкам на свежем воздухе и тотальному переключению внимания на тренировку удара и внимательность я прекрасно восстанавливалась после работы и на следующий день была полна энергии. Я ждала тренировок и с радостью стремилась на корты после работы. Теннис, как и любой спорт, мне давал намного больше, чем физическое развитие. Это развитие новых связей в мозгу, его большая пластичность и, как результат, хорошая работоспособность. А ещё на корте вы вдруг понимаете суть вещей, которую можно отнести не только к спорту, но и применить к жизни в целом, и к работе тоже. Во мне что-то изменилось – мой мир стал намного шире и интересней. Именно после того, как у меня внутри произошла смена ценностей и пересмотр отношения к себе и к работе, мне дали ассистента. У меня началась золотая пора.

Перфекционизм – ещё одна сомнительная добродетель. Часто перфекциониста можно увидеть в лагере трудоголиков, и наоборот. От того, что и те, и другие много работают, сами забывают, к какому лагерю они принадлежат, поэтому работают на оба – работают много и стараются всё сделать идеально. А может, поэтому и работают много, потому что стараются всё сделать идеально.

Перфекционистам свойственен идеалистический взгляд на мир. Нам хочется, чтобы всё было идеально. И если уж мир не идеален, то, по крайней мере, мы, перфекционисты, можем сделать свою работу безупречно. Я долгое время была перфекционистом и делала всё, что было в моих силах, чтобы выполнять свои обязанности только на «пять с плюсом». Есть целые коллективы, которые открыто заявляют о том, что они перфекционисты, и это является критерием оценки кандидатов при наборе на работу. Известный сайт [битая ссылка] www.adme.ru открыто заявляет это в своих объявлениях о вакансиях. И это объяснимо. Любая организация и любой начальник хотят, чтобы вся работа была выполнена на «отлично», так, чтобы комар носа не подточил. С другой стороны, мы все люди и делаем ошибки. Ошибки – неотъемлемая часть эволюции как на уровне личности, так и на уровне организации, поэтому они неизбежны. Порой то, что мы называем ошибкой, является лишь отклонением от плана или непредвиденным вариантом, который может привести к успешному результату. Конечно, бывают погрешности, которые нельзя назвать удачей, но и они способны научить нас быть более профессиональными в будущем. Во многих организациях при приёме на работу во время собеседования спрашивают об ошибках, которые вы совершили в работе в прошлом. Цель данного вопроса – оценить, насколько человек способен проанализировать свой прошлый опыт и учиться на своих промахах. На самом деле вопрос, который их интересует: «А что вы выучили в результате своего опыта?»

Бен Бернанке, один из ведущих экономистов США, председатель совета федеральной резервной системы Соединенных штатов, человек 2009 года по версии журнала «Times» – очень мудрый и опытный человек, который за свою жизнь прошел через многое, достиг хороших успехов в сфере экономики и банковского дела, считает, что неудачи – это часть нашей жизни. Неудачи являются обязательной составляющей любого дела, чем бы вы ни занимались, утверждает он. У кого-то их больше, у кого-то меньше, но они обязательно есть. Как говорится, если вы не запачкали форму, значит, вообще не участвовали в игре. Главное, понять, что любая неудача – это шанс, шанс начать все сначала, переосмыслить, подойти к делу с новым видением, возможностями, пониманием. Часто бывает так, что человек несколько раз начинает одно и то же дело, его постигают неудачи, но он упорно продолжает трудиться. И в конечном итоге получается что-то грандиозное, невероятное, способное изменить жизнь раз и навсегда. Так было со многими выдающимися и успешными бизнесменами, такими как Ник Вудман (создатель компании GoPro), Билл Гейтс (основатель компании Microsoft), Ричард Брэнсон (основатель компании Virgin). Эти люди, прежде чем заработали свой первый миллион, прошли через массу испытаний и выучили множество уроков на своих же ошибках.

Иногда стремление к идеальности может оказать медвежью услугу. Некоторые перфекционисты, пытаясь создать идеальный план, так долго над ним сидят, что тот со временем теряет свою актуальность, когда дело доходит до реализации. Время и реальность вносят свои коррективы, пока они полируют всё до мельчайших деталей, создавая свой подробный документ. Учитывая, что планы всё равно претерпевают изменения, не имеет смысла на начальном этапе стремиться к совершенству, достаточно просто иметь чёткое видение и хороший план действий, а реальность отполирует его сама. Важно также продумать возможные риски и способы их уменьшения и оставить реальности возможность «дорисовать» некоторые детали во время реализации проекта.

Перфекционистам свойственно предъявлять себе очень строгие требования, что помогает им быть действительно большими профессионалами своего дела. Но когда случаются ошибки, а случаются они у всех, они бывают слишком строги к себе. Они сильно переживают, что допустили несовершенство в работе, и в результате испытывают сильнейший стресс. Перфекционисту кажется это недопустимым, им кажется, что их репутация под угрозой. Причём очень часто бывает так, что то, что перфекционист воспринимает как катастрофу, другие люди могут даже не заметить. Однако это чётко видно под лупой совершенства тому, кто знает, как должно было быть всё в идеале. Мир приобретает тёмно-серые тона и грозит коллапсом, если перфекционист совершает оплошность. Такое отношение к ошибкам является причиной колоссального стресса.

Прибавьте к этому работу своих подчинённых, которые тоже люди, и время от времени доказывают своё несовершенство. Вам крупно повезло, если вокруг вас собрались такие же перфекционисты, как, например, в adme.ru, но такие варианты встречаются нечасто. Если с вами работают обычные люди, и вы не даёте ни себе, ни другим права на ошибку, то постоянный стресс вам обеспечен. Только если вы, одновременно стремясь быть профессионалом высокого класса, примете тот факт, что ошибки случаются, вы сможете избежать постоянного стресса. Примите то, что и вы можете ошибаться. В конце концов, и Стив Джобс ошибался. И не раз! Просто примите, проанализируйте, извлеките урок и двигайтесь дальше. Возьмите себе право быть несовершенным.

Когда вы замечаете, что ваша работа занимает большую часть ваших разговоров, встреч, обедов, вечеров, выходных и вашей жизни, пора устанавливать границы. В этом может быть повинен трудоголизм или перфекционизм, либо всё сразу. Вы можете назвать это потолком, правилами или личной заботой о себе. Эти правила будут гласить: «Я не работаю по воскресеньям, потому что воскресенье – это мой семейный день. Я не работаю после шести, вечер – это моё личное время. Я заканчиваю работу над этим материалом, а остальное доделаю после того, как получу результаты апробации. Я не отменяю свои занятия йогой вечером из-за работы, потому что моё здоровье и самочувствие – это мои приоритеты». Вы должны понимать, что если не заботиться о своём организме, то очень скоро он начнёт давать сбои, как машина, которую эксплуатируют сутками напролёт, не обращая внимания на мелкие сбои в работе и износ запчастей. Как только вы поймёте, что вы единственный ресурс, который у вас есть в этой жизни, ваше отношение к себе изменится. У вас не будет нового сердца или другого мозга. Вы – это всё, что у вас есть, и если стресс и перегрузка нанесут серьёзный ущерб вашему организму, вы не сможете его заменить. Отличным способом проверить, страдаете ли вы трудоголизмом, является ревизия веселья в вашей жизни. Веселье пугает трудоголика, у которого на это обычно нет времени. Игра и веселье помогают восстановить нервную систему после стресса, по-настоящему отвлечься и расслабиться и впустить творчество в вашу жизнь. Прогулки на свежем воздухе – отличный способ навести порядок в своей голове. Как часто вы гуляете? Если у вас нет на всё это времени, то его надо найти. Потому что время всегда есть, стоит пересмотреть, на что оно расходуется.

Полезно знать

Приоритеты

Согласно известному закону Парето 20% усилий приносит вам 80% результата, и наоборот, 80% вашего времени и усилий приносит вам лишь 20% результата или прибыли. Тимоти Феррис, американский бизнесмен, автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть», настаивает на том, чтобы пересмотреть свои проекты и ежедневные дела и оставить только те из них, которые приносят вам 80% прибыли или влияния. Очень полезно взять тайм-аут, чтобы определить свои цели, расставить приоритеты и внимательно изучить, на что вы расходуете время. Понаблюдать за собой пару дней, чтобы определить какие из дел занимают ваше время, но приносят лишь небольшой доход или результат, а в какие, наоборот, стоит инвестировать больше своих усилий. Перестаньте тратить своё время на те задачи, которые имеют очень посредственную отдачу. Успешность и трудоголизм – не синонимы, так же, как и занятость и эффективность – совершенно разные вещи.

Чтобы достигать целей, достаточно:

• Точно знать свои цели.

• Определить приоритеты, исходя из своих целей.

• Отказаться от всего, что не является приоритетом, т. е. полностью перестать этим заниматься (делегировать, если возможно).

• Большую часть своего времени и усилий направлять на приоритетные задачи.

Выводы

• Планируте свой досуг, занимайтесь физическими упражнениями, чтобы дать своему телу и мозгу восстановиться.

• Обозначьте приоритеты и отбросьте всё лишнее.

• Большую часть своего времени и усилий (80%) направляйте на приоритетные задачи.

• Оставьте за собой право ошибаться. Извлекайте уроки из своих неудач и двигайтесь дальше. Эволюционируйте.

Секретные ингредиенты: забота о себе, приоритеты.