Текст книги "Осознанный менеджмент: секретные ингредиенты успеха"

Практическое задание

Чётко сформулируйте свои цели и обозначьте приоритеты. Пересмотрите свой список дел на неделю и на каждый день, исходя из своих приоритетов. Проанализируйте, какие из ваших проектов/клиентов/дел приносят вам наибольшую прибыль или удовлетворение. Внесите в своё расписание время на отдых, спорт или хобби.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Глава четвёртая.
Делай всё сам – никому не доверяй

Доверие – элемент, который связывает всё.

Оно создаёт среду, в которой могут

процветать все другие элементы.

Стивен Кови

Пожалуй, самое золотое правило для успешной карьеры – это способность строить доверительные отношения. От того, как вы умеете выстраивать отношения, зависит всё. Без преувеличений. Существует множество правил и процедур, всем известная бюрократия и другие сдерживающие факторы, но если вы правильно выстроите отношения со своими партнёрами и коллегами, всегда можно сделать для вас исключение. Этому у меня была масса подтверждений. Я помню, когда мы только начинали проект, мы просили встречу с министром, для того чтобы согласовать идею проекта и заручиться их поддержкой. Напомню, что тогда я только начинала работать, и у меня не было никаких знакомств в министерстве. Нам потребовалось около восьми месяцев, чтобы организовать ту встречу. Я не знаю наверняка, в чём была причина такой задержки с ответом, но могу предположить, что мы для них были тёмной лошадкой, и к нам не было доверия. Поэтому никто и не торопился с ответом. У меня не было личного контакта с кем-либо из министерства тогда. На нас смотрели как на одну из множества организаций. Месяцы спустя, когда у меня уже появились личные контакты в партнёрских организациях, наши отношения достигли такого доверительного уровня, что мой коллега из министерства звонил мне с просьбой помочь организовать поездку преподавателей за границу и провести для них конкурс национального масштаба. Это такой уровень отношений, когда к вам обращаются напрямую и выбирают вас, потому что уже доверяют. А всё бумажное оформление нового проекта будет идти следом за нашими договорённостями. Вот именно тогда вы понимаете, что все эти усилия по построению отношений окупились сторицей. Вас как представителя своей организации зовут на официальные мероприятия, гордо рассказывают о совместных проектах и достижениях и открыто выражают свои просьбы. Когда у вас складываются добрые доверительные отношения со своими партнёрами, то ваша работа идёт как по маслу, и перед вами вновь и вновь открываются новые возможности для сотрудничества. Конечно, иногда требуются годы, чтобы построить такие отношения, но оно того стоит.

Для того чтобы выстроить такие доверительные отношения, необходимо инвестировать в них и своё время, и усилия. Фундаментом таких отношений служат честность и надёжность. Согласитесь, если вы знаете, что с вами честны и ваш партнёр выполняет свою часть договорённости ещё и в срок, то на такого человека можно положиться. Это важно в любых отношениях, как в дружеских, так и в деловых, но особенно когда вы только строите отношения и завоёвываете своё доверие не на словах, а на деле.

Следующим важным столпом построения доверительных отношений являются открытость и готовность пойти навстречу. Ваша способность понять цели и стремления партнёра и помочь ему достичь своих целей. Он будет вам за это благодарен и отплатит той же монетой. Это взаимовыгодные отношения, при которых обе стороны стремятся не только получить свою выгоду, но и помочь другому выполнить свои поставленные задачи. Наверное, давно не секрет, что министерства работают без выходных. У них действительно много работы – много проектов, партнёров и отчётности. В отличие от моей организации наш партнёр работал и по субботам, зачастую до позднего вечера. Однажды в субботу мне позвонил коллега из партнёрской организации и попросил помочь с отчётом по совместной работе. В то время я уже не работала по выходным, если не было проектных мероприятий, во всяком случае, работа по выходным для меня стала больше исключением, чем правилом. Поэтому вначале я застыла от неожиданности и незавидной перспективы потратить два-три часа на отчёт для партнёра в свой выходной. Но, подумав, решила, что сделаю исключение, ведь я знала, что его начальство требует отчёт к вечеру, и он изо всех сил старается успеть. Я также знала, что поняв его ситуацию сейчас, я приобрету своего сторонника в будущем. Отчёт мы тогда сдали, и я продолжила наслаждаться своими выходными, а мой коллега из партнёрской организации вздохнул свободно, предоставив вовремя докладную своему начальству.

Обоюдность интересов помогает выстроить диалог. В моём случае программы служили не только мне, но и министерству. В нашем случае партнёрство действительно было взаимовыгодным, потому что проведение обучающих тренингов учителей в рамках моего проекта помогало министерству выполнять свои задачи – повышать уровень квалификации своих учителей. Мы им в этом помогали, а наши цели дополняли друг друга, если вообще не были едиными. Надо сказать, что это было не совпадением, а результатом тщательного планирования. И такие совместно выгодные проекты помогают построить доверие и взаимопонимание между партнёрскими организациями.

Мы уже знаем, что важно построить добрые отношения и с коллегами. Анализируя свой опыт, я с большой теплотой и благодарностью вспоминаю своих региональных коллег, которые были ко мне добры, ценили меня и верили в меня и мои способности. Ради них я готова была совершить невозможное, лишь бы оправдать их высокое доверие. И наоборот, некоторые коллеги вдохновляли меня тем, что были готовы сделать то же самое ради меня. Я до сих пор помню, как позже мой региональный менеджер говорила, что ради меня она готова встать в четыре утра, если это понадобится. Такая модель построения отношений с коллегами мотивирует сильнее, чем авторитарное отношение начальства. И, как сказала моя коллега, менеджер проектов по английскому языку, личностные качества человека играют немаловажную, если не главную роль в реализации проектов и в работе в целом, с чем я полностью согласна. Одни мотивируют нас своим высоким профессионализмом, другие доброжелательностью, третьи и тем, и другим. Поэтому станьте таким человеком для своих коллег, покажите им своё доброе отношение и доверие, цените всё самое лучшее, что есть в каждом. Вы никогда не сможете быть хорошим для всех. И я бы не советовала к этому стремиться, но постараться выстроить доверительные отношения – стоящая инвестиция. Мне повезло, потому что благодаря моей работе я имела счастье работать с большими профессионалами и замечательными людьми.

Искусство делегирования – это один из наиболее важных навыков менеджера и руководителя, в котором тоже проявляется доверие. Как вы помните, когда я начинала, не было никого, кто мог бы взять на себя часть моей работы, поэтому я делала всё сама. Позже, когда руководство выделило мне помощницу, передо мной стояла новая задача – научиться делегировать. Я была рада и озадачена одновременно. Что делегировать? Сколько? Как это делать правильно? Как планировать свою нагрузку с учётом работы помощницы?

И я училась. Постепенно, путём проб и ошибок, измеряя глубину, училась планировать на двоих. Когда вы работаете с кем-то, даже если вас двое, вы – одна команда, а значит, ваш коллега должен видеть не узкий круг своих заданий и обязанностей, а целостную картину. Некоторые руководители прекрасно делегируют задания подчинённым и в результате успевают гораздо больше тех, кто этого делать не умеет. Умелый руководитель не засиживается на работе допоздна, потому что у него много работы. Напротив, он правильно спланирует свою работу так, чтобы всё успеть до конца рабочего дня и грамотно распределит часть своей нагрузки между подчинёнными. Это искусство, в основе которого – умение обозначить приоритеты и сосредотачиваться на главном, а остальное делегировать.

Я также поняла, что делегировать необходимо, потому что это не только высвобождает кучу твоего времени, которое можно использовать на важные задачи и стратегическое планирование, но это также позволяет твоим коллегам чувствовать себя нужными, значимыми и профессионально расти. Вспомните сами, когда ваш начальник поручает вам какое-то дело (мы не говорим здесь о заданиях вроде «сделай мне копии вот этих документов», а скорее, написать отчёт, провести встречу и т. д.), вы можете поворчать на тему «у вас и так много дел», но если посмотреть на это с другой стороны, когда ваш начальник вам доверяет какое-то дело, вы понимаете, что он верит в то, что вы справитесь, что вы достаточно компетентны, чтобы вам можно было доверить какую-то задачу. И, если продолжать смотреть на вещи позитивно, этим можно гордиться.

Делегирование позволяет вашим коллегам осознать свой уровень компетенции. При правильном подходе к делегированию в плюсе оказываются все. Но всё было бы идеально, если бы не маленькие нюансы. А именно, поначалу мне не так легко было отпустить контроль, ведь я привыкла делать всё самостоятельно, а значит, контролировать качество работы и результат. От момента «Ура! Мне дали ассистента!» и до момента «Теперь я с лёгкостью могу отдать часть своей работы коллеге!» у меня внутри прошла большая внутренняя работа. Кто-то боится делегировать, потому что испытывает недостаток доверия, некоторым кажется, что помощник всё испортит и придётся всё переделывать самому, я же училась отпускать хватку, не боясь потерять контроль. Да, в этом не просто признаться и признаться самой себе в первую очередь. У меня не было страха, что моя коллега не справится с заданием, и в конце концов всё придётся переделывать самой – самая распространённая жалоба. Я была совершенно уверена в компетентности своих коллег. Я боялась делегировать, потому что боялась оказаться бесполезной и потерять свою значимость. Позже я поняла, что этот страх был безосновательным, потому что те люди, которые назначили меня на должность менеджера, делали это осознанно и выбрали меня, а не кого-то другого, предварительно оценив мои способности перед тем, как сделать такое предложение. А тогда я боялась. Знаете, каждый любит чувствовать себя уникальным и незаменимым, но вот приходит момент, когда вы отдаёте часть своих обязанностей коллеге, и она прекрасно с ними справляется. И тут наступает осознание, что кто-то другой отлично справляется с твоей работой, а местами даже лучше, чем ты. В этот момент важно осознать, что твой личный вклад в общее дело всегда будет уникальным, и вы скорее команда, чем конкуренты. Возможно, это одно из самых ценных осознаний, которые я приобрела, работая менеджером. Вы никогда, я повторю это фразу, никогда не сможете достигнуть большого успеха без своей команды. Вы никогда не сможете добиться многого в одиночку. И от того, насколько у вас сплоченная команда, насколько вы доверяете друг другу, насколько вы считаете своё дело общим, насколько вы умеете поддержать друг друга и насколько вы понимаете, что вы вместе, зависит ваш успех. Поэтому, когда вы видите, что ваш помощник прекрасно справляется с вашим заданием, вы можете порадоваться тому, что у вас такая компетентная команда и заняться теми делами, которые давно откладывали, а также теми, которые вы никак не сможете делегировать, потому что они находятся сугубо в вашей юрисдикции.

Совершенствуя свои собственные навыки, делитесь тем, чем вы можете поделиться с другими. Важно понимать, что есть дела, которые вы можете делегировать другим, и в этом случае стоит поделиться всем, что поможет им сделать свою работу хорошо. Но есть обязанности, которые вы ни в коем случае делегировать не можете, потому что это ваша личная сфера ответственности. Сюда относятся и некоторые личные профессиональные контакты, коммуникацию с которыми делегировать не стоит. Так, учась делегировать, вы учитесь доверять и отпускать контроль, и в то же самое время чётко разделяете свои обязанности от тех, которые можно и нужно делегировать.

Постепенно я научилась делегировать незначительные задания, связанные с логистикой. Это занимало кучу моего времени и, поэтому как только я убедилась, что моя помощница прекрасно справляется с этими задачами, я вздохнула с облегчением. Но мероприятия у нас организовывались примерно раз в квартал, а что же делегировать, когда их нет? Я попробовала делегировать более сложные задачи, такие как сбор информации для отчётов. И тут нас ждала победа! Моя коллега отлично справлялась и с этим. Я объясняла, что от неё требуется, мы вместе планировали методологию сбора информации, а дальше мне можно было расслабиться и продолжать выполнять другие задачи. Делегирование порой требует инвестиции времени, чтобы объяснить, что необходимо сделать и временами даже научить, как это сделать. Но если такие задания будут не одноразовыми, это сэкономит вам кучу времени в будущем и окупится хорошими процентами. Поэтому перед тем, как делегировать что-то, убедитесь, есть ли у вашего ассистента все необходимые навыки и знания, чтобы справиться с заданием, ведь делегирование – это возможность профессионального развития и роста. Помните, что бы вы ни делали, оставляйте возможность своему сотруднику или подчинённому сохранить своё лицо.

Мне посчастливилось иметь замечательных коллег, помогавших мне с проектами. Одна легко могла помнить имена, номера телефонов и адреса почти всей базы наших участников проекта, а их было несколько сотен (!). Она помнила про дедлайны и отлично справлялась с логистикой наших мероприятий. Мы, можно сказать, были идеальной парой и понимали друг друга с полуслова. Другая коллега всё быстро схватывала на лету и могла жонглировать несколькими задачами одновременно, а ещё была для меня надёжным человеком, которому я могла доверять. Доверие – возможно, самая дорогая валюта в этой жизни. Мы были командой – вместе росли и развивались, набивали шишки и набирались опыта.

Я училась доверять всё больше и больше, научилась делегировать своим коллегам не только логистику и отдельные составные большой задачи, но и целые небольшие проекты. Со временем мы достигли того, что вместе прорабатывали общую концепцию небольших проектов, и я участвовала в большинстве встреч, но основная часть работы была сделана коллегами. Для меня показательным проектом была масштабная кампания, которую мы провели на средства спонсоров и охватили ту аудиторию, с которой до этого не работали напрямую. Мы провели тёплую и очень успешную кампанию «Учим английский со своими детьми», в которой пели, рисовали и играли сотни родителей с детьми. Кампанию поддержали звёзды эстрады, международные и местные организации. А моей гордостью было и то, что мы делали эту кампанию вместе, как единая команда. Коллеги проводили встречи со спонсорами, разрабатывали конкурсы, встречались со звёздами и с каждым таким днём становились всё более уверенными профессионалами. Мы много работали тогда, но мы работали с удовольствием! Апогеем нашей кампании стало выступление родителей и их детей на сцене, где они дуэтами исполняли детские песенки на английском – взрослые папы и мамы пели и танцевали со своими дочками и сыновьями. Их голоса дрожали от волнения, а глаза горели от восторга. Многие дети тогда очень сблизились со своими родителями, потому что, готовясь к выступлению, проводили время вместе и проводили его интересно и радостно. Это было моей главной целью в том проекте – дать возможность родителям интересно проводить время со своими детьми, и мы её достигли.

Я считаю своим личным внутренним достижением, когда я смогла отпустить свои страхи и довериться опыту и профессионализму своих подчинённых. Мы эволюционировали вместе, каждый в своём. Взамен я получила более опытных и уверенных в себе сотрудников и благодарность за доверие.

Полезно знать

Правила успешного делегирования:

• Определите свои приоритеты. Исходя из этого, определите те задачи, которые вы не можете делегировать. Вы не можете делегировать свою личную компетенцию и личные связи/контакты.

• Определите задачу/задание, которое вы можете делегировать, чтобы самому концентрироваться на более значимых задачах.

• Выберите наиболее подходящего сотрудника или команду для этого конкретного задания, если у вас есть такая возможность. Оцените необходимое для выполнения задания время, навыки и способности сотрудника (или команды), необходимое знание информации и количество вашей поддержки/руководства, которое будет нужно. После этого принимайте решение, кому лучше всего поручить то задание, которое вы хотите делегировать.

• Объясните задачу и ожидаемые результаты. Чётко объясните, что необходимо сделать, обсудите, сколько вашего личного руководства и помощи вы можете дать. Если необходимо, объясните, почему нужно сделать эту работу и почему ваш выбор пал именно на этого сотрудника. Ясно опишите ожидаемый результат и важность предстоящей работы (объясните, как вы будете оценивать успешность результата).

• Согласуйте сроки помощи и ее объем, который будет необходим.

• Установите сроки выполнения задания и согласуйте промежуточные встречи, чтобы отслеживать прогресс. Определите, какая помощь потребуется для выполнения задания лично от вас и, возможно, от других. А также любые ресурсы, оборудование, деньги, информация и т. д.

Выводы

• Учитесь искусству делегирования.

• Делегируйте.

• Уделяйте особое внимание построению добрых доверительных отношений с партнёрами и коллегами.

Секретный ингредиент: доверие.

Практическое задание

Определите задание или задачу, которую вы хотите делегировать, и делегируйте её по шагам, предложенным в этой главе. Запишите результат и свои чувства во время делегирования и после.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________