Текст книги "Как компании-лидеры избегают бестолковых решений. Преодоление 8 «подводных камней», которые способны разрушить даже непотопляемый бизнес"

Стоит ли удивляться, зная человеческую натуру, что Уход от полемики является скрытым барьером для внутренних перемен в компаниях. К сожалению, многие из нас не знают, как успешно управлять спором, и мы владеем множеством механизмов, позволяющих нам избежать расхождений во мнении. В этом коротком очерке идет речь о двух механизмах, описываются различные типы личностей и поведение каждой из них при желании избежать полемики. На самом деле мозг фактически напрямую связан со спором и его перерастанием в конфликт. Готовность к бою является частью эволюции мозга. Мы весьма расположены наслаждаться приливом эндорфина после успешного разрешения спора и конфликта. Этот очерк заканчивается рассмотрением способов продуктивного разрешения споров.

Спор почти неизбежно возникает там, где имеется выбор. Исследования показывают, что чем обширнее выбор, тем труднее принимать решение и тем большие споры он вызывает. В любых ситуациях спор, если не найдено решение, может легко перерасти в конфликт. Успешное разрешение спора является признаком крепкого брака, крепких деловых и дружеских отношений.

Но несложно понять, почему люди избегают споров. Во время спора происходит выброс в кровь гормонов стресса. Кровеносные сосуды сужаются, увеличивается частота сердечного ритма, и мы готовы спасаться бегством или вступать в борьбу. Исследования показывают, что даже мысль о споре может привести к повышению кровяного давления и выбросу гормонов стресса. Эти гормоны, как и стероиды, могут привести к нарушению в иммунной системе. Работа в коллективе, где избегают споров, может показаться менее напряженной.

У нас есть ряд защитных механизмов, которые препятствуют нашему желанию вступать в споры. Они могут заблокировать и исказить реальность таким образом, что мы решим, будто можно избежать противоречий. Однако уход от полемики может помешать развитию творческих способностей и перерасти в конфликт.

Два основных механизма психологической защиты – отрицание и рационализация.

Отрицание

Отрицание – чрезвычайно простая для понимания защита, которая ограждает нас от признания неприятных истин и позволяет сохранять статус-кво. Ее название говорит само за себя: применяющий эту защиту человек отрицает события или информацию, которые не может принять. Проблема с отрицанием состоит в том, что оно не может защитить от реальности. Можно отрицать потерю близкого человека, но потеря от этого не исчезает. Можно отрицать наличие у себя опасного заболевания, но от этого оно не становится менее опасным, скорее наоборот.

Рационализация

Рационализация – механизм психологической защиты, при котором в мышлении используется только та часть воспринимаемой информации и делаются только те выводы, благодаря которым собственное поведение предстает как хорошо контролируемое и не противоречащее объективным обстоятельствам.

Во время проведения одного исследования перед руководителями была поставлена трудная задача, не имевшая однозначного ответа. Приняв решение, они тут же начинали доказывать его разумность даже в том случае, если после эксперимента другие люди находили преимущество в ином выборе. (Как только человек принимает решение, он стремится задним числом подстроить ситуацию под это решение.) Многие люди пытаются объяснить уход от полемики необходимостью получить больше информации или просто ждут и надеются, что проблема решится сама собой.

Роль личности

Люди рождаются с определенным типом характера, и на протяжении жизни происходит его формирование и укрепление. Три группы людей (среди прочих), особенно расположенные к уходу от полемики.

1. Люди, стремящиеся избежать конфликта

С одной стороны, эти люди – создатели консенсуса, обладающие долготерпением и готовые пройти «лишнюю милю»[8]8
  Правило «лишней мили» состоит в том, что человек готов работать больше и лучше, хотя зарплату ему за это не прибавят. Достигается это стремление благодаря положительному психологическому настрою. Никто никогда не будет принуждать вас проходить «лишнюю милю», этой привычкой надо обзаводиться самому.


[Закрыть], чтобы избежать споров. Когда они решают проблемы, то считают, что победить может каждый. В этом заключается их достоинство. А их недостаток в том, что они избегают споров за счет эффективности и изучения проблем.

2. Добросовестные, скрупулезные, компульсивные люди

Эти люди тщательно продумывают решения, уделяют большое внимание деталям и серьезно относятся к своим обязанностям. Но их недостаток в том, что они не хотят совершать ошибки; они избегают споров из опасения, что им докажут их неправоту, и они почувствуют себя оскорбленными. Для принятия решения им требуется большее количество информации и времени.

3. Впечатлительные люди

Положительной стороной этого типа является способность приспосабливаться, играть нужную роль в разных ситуациях и не терять бдительности, чтобы всегда быть в курсе событий. Но у них есть и недостатки. Они могут сделать из мухи слона, копить обиды и излишне остро реагировать в критические моменты.

Независимо от типа характера люди считают, что проще отказаться от спора, чем вступать в него. По этой причине мы создали традиции и правила поведения, такие как этикет, чтобы свести споры к минимуму.

В то же время люди испытывают удовольствие от успешного разрешения спора. Эндорфины, поступившие в кровь, вызывают положительные эмоции, способствующие укреплению связи между людьми. Исследования показывают, что в командах, члены которой успешно разрешают споры, устанавливается дружеская, творческая атмосфера. Однако люди нуждаются в структуре, которая может помочь им в урегулировании споров. Но они захотят это в том случае, если будут чувствовать себя в безопасности и получать вознаграждение за новые, творческие подходы к работе. Боязнь выглядеть глупо или затеять спор ведет к ограниченности.

Процесс изменений, вкратце изложенный в этой книге, PGI Promise^®, поощряет людей выявлять спорные вопросы, выдвигать их на первый план и решать, основываясь на фактах. Если людей будут поощрять делать это в безопасной, доверительной обстановке, то они будут упорно трудиться, чтобы внести свой вклад в общее дело, и чувствовать прилив эндорфина от успешного решения спорных вопросов.

Спорные вопросы не только президентская область. Каждый руководитель на своем уровне должен принимать решения по спорным вопросам, тренируя, как президент, но в меньшем масштабе, свой ум. Человек, принимающий спорные решения, может принести пользу компании, но в процессе потерять часть влиятельных друзей.

Президент и высшее руководство, скорее всего, не будут задумываться о нижестоящих сотрудниках, если узнают об огромных потенциальных возможностях грандиозных идей. А вот руководители низшего звена будут. Сложив грандиозные идеи наверху пирамиды с бесчисленными идеями на каждом уровне организации, вы увидите, что нежелание и неспособность рассматривать спорные идеи обходятся компании в огромные суммы.

Проблема. Существуют спорные идеи и остаются нерешенными проблемы по той причине, что рассмотрение их вызвало бы слишком большие неприятности. Политика, личности, приличия и многие другие причины объясняют, почему люди стараются избежать полемики. Как правило, идеи, связанные с изменениями, возникают в компании снова и снова, потому что они устраняют очевидные проблемы, и эти проблемы зачастую серьезные, стратегические.

Решение. Примите решение по части процесса перемен, но не относительно какого-то одного человека или проекта.

– От скольких идей вы отказались и сколько идей даже не рассматривали только потому, что они были слишком разрушительными?

– Какие предложения вы боялись внести?

– Какие идеи вы отвергли из-за того, что они были «слишком спорными»?

Глава 2
Барьер 2: Неправильное использование времени

В начале 1980-х годов Гарвардская школа бизнеса привлекала наиболее одаренных студентов со всего мира. Для 700 студентов, ежегодно зачисляемых в школу, это не только конкурентная среда, но и захватывающие впечатления от учебы, когда устанавливаются и завязываются дружеские отношения.

Один из важнейших жизненных уроков я получил во время учебы в Гарварде. В Гарвардской школе бизнеса в обучении доминирует метод кейсов (case study), или метод конкретных ситуаций. Для того чтобы подготовиться к занятиям, каждый вечер необходимо изучить два или три 20-30-страничных кейса. На занятии в ауди тории находится приблизительно 90 студентов и профессор, исполняющий роль арбитра в обсуждении кейса. Выступление на занятиях является одним из основных способов определения уровня подготовки студента, но получить время для выступления в группе из 90 человек довольно сложная задача. На каждом занятии преподаватель наугад выбирает одного студента и просит его открыть кейс – начать обсуждение проблемы и обстоятельств дела. Для студента это возможность блеснуть – или потерпеть неудачу, а из-за количества студентов вам редко выпадает возможность открыть кейс. Если вечером вы не готовились к занятиям, и преподаватель задает вам вопрос, считайте, вам не повезло.

Моя основная проблема состояла не в том, что я не готовился, а в том, что иногда опаздывал на занятия. Я и еще несколько моих друзей вызвались ежедневно по утрам до начала занятий проводить своего рода репетиции, чтобы помочь студентам выступать на занятиях. Мы хотели быть абсолютно уверены, что они хорошо подготовлены, а потому использовали каждую свободную минуту. Теперь-то я понимаю, что правильно распоряжался своим временем. Моя проблема заключалась в том, что после этих репетиций, связанных с ранним подъемом, мне было необходимо взбодриться. Времени на то, чтобы выпить чашку кофе в кафе, хватало, но только в том случае, если там не было длинной очереди. О наличии очереди я узнавал, только прибежав в кафе, вот почему иногда я опаздывал на занятия. Из-за этого товарищи по группе подшучивали надо мной. Как-то, на предпоследнем занятии, наш преподаватель, Тед, сказал, что вечерняя подготовка к занятиям отменяется, поскольку последнее занятие мы используем для подготовки к экзамену. На следующий день из-за очереди в кафе я опоздал на десять минут и тихо прокрался на свое обычное место на «камчатке» – в самом верхнем ряду парт в аудитории.

К моему большому удивлению, учитывая обычную пунктуальность Теда, занятия еще не начались. Тед начал последнее занятие словами: «Итак, это наш последний кейс и ваш последний шанс произвести на меня впечатление. Я уверен, что вы все хорошо подготовились, и мне не терпится начать. Кого же вызвать? Нил, как вы смотрите на то, чтобы открыть обсуждение?»

Я помертвел. Что произошло за те десять минут, на которые я опоздал? Ведь вчера было сказано, что последнее занятие отводится на подготовку к экзамену. И я уже открывал кейс несколько недель назад. Мой друг Альберто, сидевший рядом, незаметно подтолкнул ко мне свою тетрадь. Заглядывая в его записи, я импровизировал в течение минуты. Я был в полной уверенности, что отлично справляюсь с вопросом, когда вся аудитория взорвалась от смеха. Не было никакого кейса – вся группа во главе с Тедом и Альберто – сговорилась против меня.

Тед был отличным преподавателем – он использовал мою хроническую привычку опаздывать не против меня, а чтобы преподать мне важный урок относительно использования мной времени. Я был увлеченным учебой, трудолюбивым старшекурсником и мог получить высшее образование, не задумываясь о некоторых своих естественных привычках. Но в первый год учебы в Гарвардской школе бизнеса Тед помог мне понять, как плохо я распоряжаюсь своим временем. Вы никогда не знаете, как скажется в дальнейшем Неправильное использование времени, и с этого момента я начал понимать, как важно правильно расходовать и распоряжаться своим временем. Этот урок позволил мне в самом начале карьеры изменить поведение (в отношении времени) и заставил понять, что время является важной составляющей успеха. То, чему не придают значения большинство руководителей.

(Кстати, Альберто одним из первых успешно начал работать в Европе в сфере частного капитала, отойдя от дел, когда ему еще не было 50 лет.)

Из восьми барьеров, описанных в этой книге, барьер Неправильное использование времени – единственный в своем роде, поскольку имеет три разных аспекта. Распоряжение временем – вопрос личного выбора; распоряжение временем, от которого зависят процессы, происходящие в компании; ценность времени при недооценке ценности времени другими. Этот барьер уникален наличием поведенческой и структурной составляющих и составляющей, связанной с оценкой времени другими людьми.

Мы говорили во введении к этой книге о разнице между поведенческим и структурным барьерами. Мои опоздания на занятия из-за неправильного использования времени – поведенческая часть барьера. Если бы мое правление потребовало, чтобы я тратил время на документирование своих бесед с потенциальными клиентами, то это было бы требование относительно «использования времени». Поскольку в этом случае то, как мне следует проводить время – или, по крайней мере, часть времени – диктует политика компании, это структурная часть барьера.

Требования клиентов – понимание ценности времени – является третьим фактором, определяющим правильность использования времени. Это понимание (или недостаток понимания) может заставить рассмотреть различные варианты того, как расставить приоритеты в работе с клиентами. В этом случае вопрос, как проводить время, зависит не от человека или компании, а скорее от требования клиента. Но у компании на самом деле есть возможность взять больше денег за услуги, сделанные при определенных временных ограничениях, – услуги, которые помогают компании получить вознаграждение за «ценность времени».

Инвестиционная компания предоставила своим клиентам возможность получать ежемесячные отчеты в электронном виде в режиме реального времени. Оказалось, что более 30 процентов клиентов хотят получать отчеты в таком режиме, и компания решила, что это облегчит работу, улучшит обслуживание клиентов и поможет сэкономить деньги. Теперь компания должна была печатать, оформлять и отправлять по почте приблизительно на треть отчетов меньше. Однако спустя шесть месяцев высшему руководству компании стало ясно, что компания тратит столько же денег на ежемесячные отчеты, сколько тратила до того, как частично перешла на отчеты в режиме реального времени.

Инвестиционная компания продолжала печатать, оформлять и отправлять отчеты на адреса клиентов. Оказалось, чтобы удовлетворить тех клиентов, которые больше не хотели получать отчеты на свой адрес, компания поступила следующим образом: эти клиенты получали отчеты в режиме реального времени, а отчеты, которые раньше отправлялись на их адрес, стали отправлять на адрес компании, где по получении их уничтожали. Что заставило инвестиционную компанию делать то, что на первый взгляд кажется невероятно глупым?

Предоставить клиентам возможность получать отчеты в режиме реального времени было сравнительно просто, а для того, чтобы перестать отправлять отчеты на адреса, требовалось перепрограммировать всю систему. Для этого нужно было пересмотреть приоритеты. Технический отдел владел всей информацией относительно необходимости внесения изменений; было понятно, что следует делать, какую экономию принесут эти изменения, насколько важны эти перемены для клиента, – но сложность заключалась в том, что для того, чтобы выполнить эту работу, требовалось отложить выполнение других важных заданий. Начальник технического отдела принял «простое» решение – отправлять на адрес компании отчеты в бумажном виде тех клиентов, которые хотят получать их в электронном виде. Проблема не была решена из-за неумения технического отдела «управлять временем».

Итак, не удалось сэкономить ни пенни… Когда руководители решают, что у них нет времени на какую-то работу, это не говорит о нарочитом невнимании к данному вопросу. Неправильный выбор приоритетов – пример поведенческой составляющей барьера Неправильное использование времени и означает, что некоторые важные дела остаются несделанными. А это, в свою очередь, означает, что проблемы остаются нерешенными. Технический отдел отлично знал, что должен делать, и его бездействие фактически выглядит сознательным пренебрежением данным вопросом.

Все производители продуктов имеют отделы по разработке новых продуктов, которые отвечают за их разработку и проверку. Единственная возможность для компаний расширить ассортимент состоит в том, чтобы взять основной продукт и, откорректировав рецептуру, получить его в обновленном виде. Новый руководитель маркетингового отдела добивался, чтобы продовольственная компания отказалась от традиционных сортов мороженого, благодаря которым завоевала известность. Он вернулся из заграничной поездки, с восторгом рассказывал о медовом и имбирном мороженом, которое попробовал во время путешествия, и предложил создать свой вариант такого мороженого. Отдел по разработке новых продуктов приступил к работе, создавая и испытывая разные рецепты.

После месяца проб и ошибок отдел наконец остановился на рецепте, сочетавшем тонкий, восхитительный аромат двух видов мороженого – медового и имбирного. Руководитель маркетингового отдела, очень довольный результатом, устроил для руководства фирмы дегустацию нового мороженого. «Замечательно, – сказал один из вице-президентов, работавший в компании много лет. – Вкус точно такой, как у мороженого, с которого мы начинали. Я рад, что мы наконец-то занялись им вплотную».

Оказалось, что компания создала мороженое точно с таким ароматом и вкусом более десяти лет назад, но сочла его «слишком экзотическим». Те сотрудники давно уволились и забрали с собой всю информацию о поисках рецепта, проверке и ее результатах. Компании не удалось восстановить рецепт мороженого, созданного уволенными сотрудниками, а потому новые сотрудники, принятые на работу в отдел, приступили к созданию нового сорта мороженого. Проведенные исследования чрезвычайно важны, даже если продукт не оправдал ожиданий. Важно понимать, что получилось, а что не удалось, чтобы исследователям не приходилось начинать на пустом месте, создавая каждый новый продукт.

Я столкнулся с дублированием функций в каждой организации – два отдела выполняли, по сути, одну работу, как в издательстве, о котором мы говорили в главе 1. Но то, что происходило в компании по производству продуктов, называется повторением усилий. Это почти всегда не нужно, особенно когда одна и та же группа или отдел проделывают одну и ту же работу. В этом случае время использовалось из рук вон плохо, а время в отделе по созданию нового продукта имеет особое значение. Как только заканчиваются работы по одному проекту, сразу приступают к следующему.

Если нет кардинальных изменений, есть все основания воспользоваться сделанной ранее работой. Каждая компания накапливает объем полезной информации. Но когда не происходит обмена этой информацией, – или люди не знают о ее существовании, – приходится заново изобретать колесо. Это пример структурной составляющей барьера Неправильное использование времени. Сотрудники не могут воспользоваться информацией о проведенных в прошлом работах, когда заняты обдумыванием новых идей или продуктов.

Время и объем являются навязчивой идеей (по понятной причине) компаний-поставщиков упаковочной тары – они стремятся поставить наибольшее количество упаковочной тары в кротчайшее время. Начальник транспортного отдела компании-поставщика тары с недоверием отнесся к предложению одного из водителей увеличить ежедневный маршрут на восемь миль. Но водитель был так убедителен, что начальник согласился на его предложение. В этот день водитель вернулся в гараж на 15 минут раньше обычного. Начальник задумался. Если все водители смогут точно так же экономить время, то компания будет доставлять намного больше упаковочной тары и намного быстрее.

Водитель поступил очень просто: он изменил маршрут таким образом, чтобы по возможности избегать левых поворотов. Таким образом, он мог делать правые повороты при красном сигнале светофора, и ему больше не надо было пережидать встречное движение, чтобы сделать левый поворот. Хотя новый маршрут был на восемь миль длиннее, сэкономленное время с лихвой компенсировало лишние мили (и бензин). Это еще один пример структурной составляющей барьера Неправильное использование времени – компании не используют время сотрудников должным образом.

Банковский отдел электронных переводов открывался ежедневно в восемь утра, но для клиентов время исполнения платежных поручений было ограничено 15:00 для учета исполнения поручений день в день. Ежедневно с 14:00 до 15:00 отдел засыпали запросами на переводы. Приблизительно 60 процентов переводов приходилось на этот безумный час, тогда как первые шесть часов с момента открытия отдела почти не было работы. Это создавало огромные проблемы с точки зрения укомплектования отдела персоналом. Утром сотрудники были почти не загружены работой и маялись до середины дня. В период между 14:00 и 15:00 они сбивались с ног, обслуживая клиентов, что, естественно, приводило к увеличению ошибок в их работе. Банк, желая подвигнуть клиентов отправлять переводы равномерно в течение дня, чтобы выровнять технологический процесс и решить проблему укомплектования персоналом, решил удвоить стоимость отправки переводов, сделанных между 14:00 и 15:00.

Результат оказался неожиданным. Большая часть клиентов не изменили привычки приходить в банк в означенный период времени, их не напугала возросшая стоимость услуги. Доход отдела электронных переводов увеличился на 30 процентов. Банк понял, что, с точки зрения клиентов, делает больше, чем просто переводит средства. Банк оказывал услугу с учетом важности временного фактора – и клиенты были готовы платить за сэкономленное время.