Текст книги "Бизнес-план за 30 дней. Пошаговое руководство по успешному бизнес-планированию и началу собственного дела"

Опишите ваши основные продукты и услуги. Составьте планы будущих продаж

Описание основных продуктов и услуг

Прибыльные продукты. Отметьте факторы и характеристики, актуальные для вашего продукта:

Прибыльный сервис. Отметьте факторы и характеристики, актуальные для вашего сервиса:

Опишите линию вашего главного продукта или услуги. Почему она будет прибыльной? (еще раз просмотрите материал, помещенный в начале этого раздела).

Проведите SWOT-анализ вашего основного продукта или услуги (либо линии продукта или услуги).

Используя ключевые слова и фразы, укажите детали и сделайте анализ других значимых продуктов и услуг, которые вы производите.

Опишите преимущества, которые получает потребитель/клиент, пользующийся вашим продуктом или услугой.

Пример описания преимуществ и характеристик: «Наша новая модель шины гарантирует повышенную безопасность водителей и пассажиров (преимущество) благодаря запатентованной конструкции протектора, снабженного скрытыми в его поверхности стальными деталями (характеристика)».

Анализ осуществимости

Мозговой штурм. Выберите наиболее важные пункты, актуальные для концепции вашего бизнеса, продукта или услуги, из «80-пунктовой анкеты» и заполните их. Дайте моментальные ответы, не переспрашивая себя дважды. В конце концов, эти вопросы будут столь близки вам, что станут вашей второй натурой (как бы врастут в вас). Суммируйте наиболее важные факторы, относящиеся к осуществимости вашей концепции бизнеса.

Будущие продукты и услуги

Перечислите стратегии, которые вы будете использовать для создания новых продуктов и услуг (изучите изменения, о которых говорилось в начале этого раздела).

Перечислите возможные будущие продукты и услуги, которые вы планируете предложить вашему целевому рынку. Укажите причины, по которым вы намерены сделать эти предложения.

Источники информации. Рассмотрите приведенные ниже источники информации о новых продуктах и услугах. Отметьте и перечислите те из них, которые актуальны для вашего бизнеса.

День 9

Найдите поставщиков. Примите меры по защите ваших идей

СОСТАВИТЬ СПИСОК

II. План компании

ПЛАН ПРОДАЖ

♦ План закупок

♦ Приобретение прав собственности и эксклюзивных прав

Когда кто-то пытается вам что-то продать, не воображайте, что этот человек все время бывает таким вежливым.

ЭДГАР УОТСОН ХОУ

Ничто не удивляет людей больше, чем здравый смысл и откровенность.

РАЛЬФ УОЛДО ЭМЕРСОН

В этом разделе бизнес-плана объясните, какие заказы вы будете размещать, когда будет осуществляться доставка, когда запасы достигнут максимума, когда перестанут размещаться повторные заказы, когда определенные единицы перестанут включаться в запасы. Опишите также, откуда поступают товары и сырье, каковы объемы закупок, проводите ли политику получения скидок, как осуществляется доставка. Укажите названия и адреса основных поставщиков и кратко охарактеризуйте их. Расскажите, где они находятся, и почему вы их выбрали, какими уникальными качествами каждый из них обладает. В конце раздела представьте структуру расходов и прейскуранты. Опишите, какую политику вы проводите по отношению к поставщикам.

Выбор поставщиков

Не имея надежного поставщика, невозможно достичь успеха в бизнесе. Однако нельзя полагаться только на одного поставщика. Найдите хотя бы двух-трех для каждого из продуктов, которые вы продаете. Пусть они ведут конкуренцию между собой за право подписания контрактов с вашим предприятием.

Закупки с максимальной выгодой

Чтобы ваши поставщики приносили вам максимальную выгоду, используйте следующие стратегии: ♦ спросите поставщиков, проводят ли они программы участия в рекламных расходах ♦ делайте закупки в сложные для поставщиков периоды, чтобы получать скидки и оговаривать более выгодные условия ♦ размещайте крупные заказы, чтобы получать скидки ♦ закупайте только такие партии, которые вы способны продать вне зависимости от ценовых и кредитных условий (эта стратегия особенно актуальна для начинающих предприятий) ♦ найдите нескольких альтернативных поставщиков сырья ♦ не соглашайтесь сразу с той ценой, которую предлагает поставщик, попытайтесь заключить более выгодный для вас контракт ♦ подтверждайте свою кредитоспособность, вовремя проводя платежи ♦ поддерживайте хорошие отношения со всеми поставщиками ♦ предлагайте частичную или авансовую оплату в обмен на скидки ♦ составьте письменный документ, в котором изложите свою политику взаимодействия с поставщиками ♦ добивайтесь скидок в обмен на предоплату ♦ чтобы сохранить больше наличных денег, отправляйте платежи непосредственно перед истечением срока оплаты.

СОВЕТЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Чрезмерное количество поставщиков грозит большими тратами времени на торговых представителей, повышением расходов на ведение учетных записей, дублированием функций и хаосом на складе

Если во время летних месяцев продажи падают, вам следует увеличить периоды времени между повторными заказами Если во время зимних месяцев продажи повышаются, вам следует сократить периоды времени между поставками.

Поврежденные товары или материалы не должны использоваться или размещаться без разрешения перевозчика.

Чем дольше товар лежит на полках, тем дороже он стоит и тем меньшую ценность он имеет.

Составление бюджета закупок

Начните составлять бюджет закупок с максимально точного прогноза продаж. Сохраните возможность маневра, выделив в своем бюджете резервный фонд для совершения выгодных текущих сделок и получения скидок.

Одновременное планирование закупок и продаж. При составлении плана закупок нужно соотносить уровень запасов с месячными продажами, чтобы предотвратить затоваривание или недостаток товаров. Для каждого месяца или года нужен свой объем запасов. Учет продаж покажет, когда возникают всплески и спады, и закупки должны проводиться таким образом, чтобы соответствовать потребительскому спросу. Необходимо, чтобы максимум запасов возникал непосредственно перед периодом активных продаж, а минимум предшествовал падению спроса. Неправильное варьирование объемов запасов негативно сказывается на продажах и прибыли.

«В наличии для покупки». Этот термин означает предусмотренную бюджетом сумму, которая резервируется розничным оператором для закупки дополнительных партий товара, если он пользуется повышенным спросом. Такая предусмотрительность обеспечивает гибкость и позволяет совершать выгодные сделки.

Калькуляция объемов прибыльных повторных заказов

В хорошо продуманном плане закупок указывается, когда нужно размещать повторные заказы, чтобы не снизить продажи или, наоборот, не создать затоваривания (которое сопряжено с дополнительными расходами). Для определения точки (момента) возобновления заказа, т. е. той точки, когда объемы запасов достигают минимума и требуются новые поставки, вычислите оптимальный размер заказа и сроки его выполнения (см. раздел «День 12. Контроль запасов»).

Точка повторного заказа, направляемого оптовому торговцу обувью. Сью Смит владеет акционерной компаний XYZ, которая продает 10 000 пар обуви в год. Она определила, что оптимальный размер заказа одной партии – 3162 пары (см. пример калькуляции в разделе «День 12. Контроль запасов»). Согласно подсчетам Смит, оборачиваемость запасов составляет 3,162 раза в год, т. е. каждые 115 дней. Поскольку заказ выполняется в течение 14 дней, ей нужно размещать следующий заказ через 101 день после получения предыдущего. Чтобы избегать затоваривания, Смит отправляет новый заказ, когда учетные записи показывают, что в магазине осталось 385 пар тапочек. Она определяет эту точку путем вычисления процента от запасов, которые должны оставаться в магазине до получения нового заказа (здесь можно использовать стоимость вместо оптимального размера заказа).

Точка повторного заказа = Оптимальный размер заказа × [Количество дней выполнения заказа: Период оборота запасов] = 3162 единицы × [14: 115] = 385 единиц.

Проведение политики приемки или проверки заказа

Критерии и процедуры, использующиеся для поверки поступающих товаров или сырья, должны быть зафиксированы в документах, доступных обоим участникам сделки. При проведении политики проверки заказов необходимо выделить следующие аспекты: 1) что делается после получения заказа (например, каждая упаковка должна быть проверена на предмет сохранности, а весь пришедший товар должен быть пересчитан); 2) что делается, если обнаруживается порча или недостача товара либо сырья (например, в случае обнаружения поврежденной упаковки она сохраняется в том же виде, в каком пришла на склад); 3) какие процедуры проводятся для проверки поврежденной упаковки и находящихся в ней товаров (например, меры, предпринятые для того, чтобы поврежденная упаковка не переносилась на другое место до ее инспектирования); 4) что делается после проведения инспекции (например, поврежденные упаковки хранятся на складе до тех пор, пока от поставщика не будет получено письменное разрешение об их возврате). Чтобы облегчить процедуры приемки и проверки заказов, повсеместно используется следующая стандартная форма «Отчета о получении заказа» (см. рис. 9.1).

Рис. 9.1. Отчет о получении заказа

Политика отказа от размещения заказов

Завершающая часть плана закупок включает руководящие принципы, которые помогают определить, когда нужно прекратить размещать заказы на ту или иную единицу. Эти принципы основываются на следующих критериях: ♦ в результате появления новой модели продукта предыдущая модель устаревает ♦ продукт не способен генерировать запланированный уровень продаж ♦ коэффициент оборачиваемости продукта ниже среднего коэффициента оборачиваемости ♦ прибыль, приносимая продуктом, ниже средней прибыли единицы запасов по таким причинам, как повышение стоимости продукта, ценовые войны, спад в индустрии, необходимость значительной скидки, которая является единственным способом привлечь внимание потребителей к продукту ♦ упаковка продукта покрыта столь густым слоем пыли, что на ней можно написать ваше имя.

Приобретение прав собственности и эксклюзивных прав

Если у вас есть идея, которая способна принести значительную прибыль, можете не сомневаться в том, что как только она станет общеизвестной, ее попытаются скопировать или даже украсть. Умение внедрить инновацию (один из главнейших навыков для любого предпринимателя) заключается, прежде всего, в том, что человек берет существующую идею и изменяет ее в значительной или незначительной степени таким образом, чтобы принести пользу себе и другим. Поэтому можно утверждать, что защитить новую идею не менее важно, чем родить ее. Однако защита прав интеллектуальной собственности может быть довольно обременительным и дорогим занятием. Ниже указаны типы такой защиты, принятые в США.

ТРАГЕДИИ ТОРГОВЫХ МАРОК

Торговая марка, использующаяся для описания нового типа продукта, может получить столь широкое распространение в результате отсутствия альтернатив, что становится ярлыком для обозначения целой категории продуктов и лишается защищающих ее авторских прав. Примерами таких торговых марок являются АСПИРИН и ТЕРМОС.

ISO 9002[10]10
  ISO 9002 – стандарт группы ISO 9000 на соответствие требованиям производства, транспортировки, хранения и монтажа; аналогичен российскому ГОСТу 40.9002-88. (Примеч. пер.)


[Закрыть]

Найдите поставщиков. Примите меры по защите ваших идей.

Обобщите основные положения вашего плана закупок.

Перечислите и сравните поставщиков.

Товарные запасы. У кого вы планируете делать закупки для перепродажи (производственные и сервисные фирмы)? У кого вы планируете покупать сырье и составляющие (производственные фирмы)? Перечислите основные элементы запасов, включая сырье и составляющие. Если у вас только один поставщик, укажите возможные альтернативы. Объясните, как вы будете действовать в случае отказа поставщиков выполнить заказ по причине неожиданного повышения спроса на данный продукт?

Расходные материалы. У кого вы планируете закупать расходные материалы

(производственные и сервисные фирмы)? У кого вы собираетесь закупать расходуемые сырье и материалы или готовую продукцию (производственные фирмы)?

Укажите основные единицы расходуемых материалов, которые вы будете заказывать поставщикам.

Бюджет закупок. Составьте бюджет закупок на основе прогноза продаж. Укажите процент от общих годовых продаж по месяцам. Обоснуйте свои предположения или выделите особые тенденции. Имеются ли у вас финансовые резервы для закупок?

ОРЗ[11]11
  Примечание. Общая стоимость единицы, которую вы собираетесь закупать, может быть заменена ОРЗ (количеством единиц). Точка возобновления заказа в этом случае будет выражаться в долларовом эквиваленте.


[Закрыть] = [(2 × F × S)/(P × C] – ^1/2,

где ОРЗ – оптимальный размер заказа; F – затраты на размещение заказа; S – годовые продажи, выраженные в количестве единиц товара; P – стоимость единицы запасов (см. раздел «День 12. Калькуляция оптимального размера заказа»); C – расходы на хранение, выраженные в % к стоимости запасов.

Укажите основные принципы приемки и проверки заказов: ♦ мы используем стандартную форму отчета о приемке заказа ♦ мы четко формулируем принципы и процедуры проверки выполнения заказа.

Укажите критерии отказа от заказов:

♦ если продукт не генерирует запланированных продаж, мы [опишите действия] ♦ устаревшие запасы продаются со скидкой [X]%.

Приобретение прав интеллектуальной собственности и эксклюзивных прав

Перечислите и опишите приобретенные компанией права интеллектуальной собственности и эксклюзивные права, включая ♦ авторское право ♦ патенты ♦ торговые марки ♦ знаки обслуживания ♦ соглашения о лицензировании ♦ имена доменов ♦ зарегистрированный или регистрирующийся промышленный дизайн ♦ франшизы ♦ дистрибьюторские права.

(Примечание. Для вас может иметь смысл поместить этот раздел бизнес-плана сразу после раздела «Описание основных продуктов и услуг».)

День 10

Выберите систему бухгалтерской записи[12]12
  В отечественной деловой практике формирования бизнес-плана описание системы бухгалтерского учета обычно не требуется. Однако проблемы организации бухгалтерского, налогового и управленческого учета (под управленческим учетом здесь упрощенно понимаем учет, осуществляемый исключительно для внутренних целей организации, в удобной для пользователей информации форме, – в отличие от бухгалтерского учета, который должен вестись в соответствии с рядом установленных требований), неизбежно возникают сразу после начала функционирования бизнеса. Поэтому проработка этих вопросов в процессе бизнес-планирования является весьма полезной. Кроме того, грамотное отражение в бизнес-плане финансовых аспектов ведения бизнеса может повысить доверие потенциальных инвесторов и партнеров. В России нормативную базу для ведения бухгалтерского учета образуют Закон РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные Минфином РФ, и ряд других документов. Материал данной главы отражает общие сведения об организации бухгалтерского учета, а также практические рекомендации по ведению бухгалтерского учета с учетом норм, принятых в США. Данная информация может быть полезна российским читателям для определения общих принципов бухгалтерского учета, а в части конкретных рекомендаций – для разработки системы управленческого учета и финансового контроля. (Примеч. науч. ред.)


[Закрыть]. Откройте расчетный счет предприятия

СОСТАВИТЬ СПИСОК

II План компании

ОПЕРАЦИОННЫЙ ПЛАН

♦ Система бухгалтерского учета

♦ Планирование работы с банком

Начните этот раздел с резюме, обобщающего бухгалтерские процедуры, юридические аспекты, контроль запасов, компьютерные системы и другие вопросы, имеющие значение для операций, осуществляемых вашей компанией. Дайте общее описание производственных и операционных процессов, избегая при этом перегруженности техническими деталями. Перечислите ключевые даты вашего Календарного плана (см. раздел «День 13. График работ» и раздел «Рабочие листы 13-го дня»).

Суть бухгалтерии заключена в учете приходящих и расходуемых денег. Правильный выбор бухгалтерской системы позволит вам точно увидеть происходящее и избавиться от незнания, куда направляются и где исчезают доходы. Очень важно, чтобы банкиры и инвесторы верили в вашу компетентность, чтобы вы могли не только платить налоги, но и профессионально отслеживать денежные потоки, точно оценивать прибыль и вовремя возвращать кредиты. Потенциальные инвесторы и кредиторы хотели бы видеть аудиторскую проверку ваших бухгалтерских документов, проводящуюся авторитетными фирмами, чтобы быть уверенными в том, что результаты деятельности вашей компании являются прозрачными.

Бухгалтерия – это респектабельный, осознанный или неосознанный способ сокрытия либо неправильной интерпретации финансовой информации с целью создания искусно измененной картины компании или ее подразделений.

ПОЛССОН ФРЕНКНЕР

Как сделать систему бухгалтерского учета эффективной?

Хорошая система бухгалтерского учета проста в использовании, имеет не сложные для понимания правила, точна и обладает достаточной гибкостью, которая позволяет внедрять изменения. Кроме того, она а) защищает ваш бизнес от мошенничества и ошибок; б) принимает в расчет размер, характер и интенсивность деятельности вашего предприятия, а также ваши способности к ведению бухгалтерского учета; в) обеспечивает точную информацию о каждой операции компании и исключает необходимость использования дублирующихся или повторяющихся процедур; г) предоставляет информацию на периодической основе; д) помогает составлять и соблюдать бюджет; е) наименее трудоемка, насколько это возможно (одно из самых главных качеств). Более того, хорошая система бухгалтерского учета соответствует требованиям двух типов:

1. Требования менеджмента. Эффективная система бухгалтерского учета отбирает и упорядочивает информацию, оказывая тем самым помощь менеджерам в процессе принятия решений.

2. Требования государства. Хорошая система бухгалтерского учета отвечает требованиям налогового законодательства, предъявляющихся к ведению учетных записей.

Какого типа бухгалтерские записи вам следует вести?

Как правило, налоговые органы не определяют тип записей, которые вам необходимо вести. Предполагается, что эти записи будут постоянные, что в них будет содержаться систематический учет всех доходов и расходов, позволяющий рассчитать налоги, и что записи будут подтверждаться документами. Чтобы соответствовать этим базовым требованиям, система бухгалтерского учета должна включать записи о ♦ с четах кредиторов и счетах дебиторов ♦ активах, оборудовании и запасах компании ♦ ее расходах ♦ увеличении и сокращении капитала ♦ денежных выплатах и поступлениях ♦ налогах на фонд заработной платы, подоходном налоге ♦ о расходах на сотрудников ♦ объемах продаж (и других источниках доходов предприятия) ♦ о расходах на командировки, транспорт, приемы и корпоративные подарки.

Установление системы бухгалтерского учета

Не существует «единственно правильного» метода бухгалтерского учета, который обязаны признавать все налогоплательщики. Вам необходимо четко показывать все доходы и расходы, ведя аккуратные записи, чтобы вы могли правильно регистрировать поступления и отчисления, подтверждать их документально и использовать один и тот же метод из года в год. Ваша бухгалтерия может быть предельно простой, представляя обычный журнал записи хозяйственных операций, либо более сложной, предполагающей использование компьютеризированной системы двойной записи, которая ежемесячно поддерживается сотрудниками консалтинговой службы.

СОВЕТ, КАСАЮЩИЙСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Базовые знания бухгалтерии являются не только важнейшим условием эффективного управления предприятием, но и предпосылкой получения прибыли.

При установлении системы бухгалтерского учета:

ФИКСИРУЙТЕ все операции компании по мере их проведения в Журнале хозяйственных операций. Включайте в журнал любые документы, связанные с этими операциями. Вы обязаны обеспечить полную сохранность журнала вне зависимости от того, имеет ли он форму компьютерного файла или же представляет собой обычную бухгалтерскую книгу. Это основа вашей бухгалтерской системы. Если вы будете держать журнал в надежном и безопасном месте, он поможет вам восстановить все записи и вычисления, уничтоженные в результате наводнения, пожара или другого бедствия.

За 25 лет работы бухгалтером я ни разу не видел аудитора, который был бы удовлетворен тем, что клиент оставил ему немного работы.

ДЖОН ХАРВИ, бывший главный исполнительный директор Australian Pricewaterhouse Coopers

ПЕРЕНОСИТЕ журнальные записи в соответствующие разделы вашего Гроссбуха. Обычно он представляет собой массивную книгу, в которой для каждого типа операций отведены отдельные страницы. Эти выделенные типы однородных операций называются счетами в бухгалтерской книге. Они нужны для того, чтобы вести записи и подводить итоги по отдельным счетам.

ИНСТРУМЕНТАРИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

В финансовом отчете дебет должен сойтись с кредитом. Однако в пробном балансе такое наблюдается не всегда Пусть это вас не смущает, поскольку в бухгалтерские записи могут вкрадываться ошибки. Рассматривайте черновой баланс как инструмент для поиска этих ошибок

Бухгалтерские формы, которые вы используете, должны облегчать повседневную обработку информации Необходимо, чтобы они автоматически поступали к сотрудникам, ведущим ручную или компьютерную обработку документов и готовящим для вас отчеты Недопустимо, чтобы какие-либо помехи повышали вероятность ошибок или фиксации информации не в том месте бухгалтерских книг, где нужно

Количество отдельных счетов может варьироваться от нескольких десятков до нескольких сотен в зависимости от размеров предприятия и потребностей менеджмента. Существуют счета активов, пассивов, прибыли, продаж, расходов и т. д.

Чтобы выделить счета в Гроссбухе: 1) определите название счета[13]13
  В России номера и названия счетов бухгалтерского учета (а также ряда субсчетов) устанавливаются Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Минфином РФ. Для обеспечения учета финансовой информации в нужном для конкретной организации разрезе в рамках Плана счетов может быть создана многоуровневая система субсчетов. (Примеч. науч. ред.)


[Закрыть]; 2) присвойте ему номер и 3) выделите для него страницу или страницы. Затем составьте План счетов. В нем перечисляются все названия и номера счетов, использующихся в вашей системе бухгалтерского учета.

СУММИРУЙТЕ и анализируйте балансовые счета периодически.

Эти три базовые бухгалтерские процедуры в дальнейшем могут быть разбиты на более мелкие процессы, которые принято называть БУХГАЛТЕРСКИМ ЦИКЛОМ:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Просмотрите телефонный справочник и найдите нескольких бухгалтеров, которые могли бы помочь вам в выборе и налаживании системы бухгалтерского учета вашего предприятия.

Подтверждающие финансовые документы

Чтобы подтверждать операции и выверять расходы и доходы, сохраняйте оплаченные чеки, выписки со счетов, кассовые чеки, документы о денежных поступлениях, квитанции, бланки, заполняемые при внесении суммы на текущий счет, погашенные векселя, счета-фактуры. Чтобы выверять расходы, подшивайте оплаченные чеки, чековые ленты кассового аппарата, выписки со счетов, счета-фактуры, записи о расходовании наличных. Чтобы определять объемы продаж, подшивайте чековые ленты кассового аппарата, банковские выписки, приходные ордера, счета-фактуры.

Ведение записей в Журнале хозяйственных операций

Все операции нужно фиксировать в журнале хозяйственных операций (рис. 10.1) в том порядке, в котором они проводятся. При внесении записей необходимо:

1. Проставлять дату записи с левой стороны.

2. Указывать название активного (дебетового) счет как можно левее, вместе с суммой также в левой колонке (чтобы облегчить перенесение записи в Гроссбух, обозначайте также соответствующий номер счета).

3. Указывать название пассивного (кредитного) счета (отступив 2–3 см) вместе с долларовой суммой в правой денежной колонке (дебет можно выделить красными чернилами, а кредит – синими, только не перепутайте).

4. Дать краткое описание операции (см. пример, приводящийся на рис. 10.1).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Все журнальные записи требуют, как минимум, трех линеек на странице: одна нужна для дебетовых записей, вторая – для кредитовых, третья – для описания (довольно часто одна операция может одновременно влиять более чем на два счета, поэтому требовать более трех линий).

Рис. 10.1. Журнал хозяйственных операций

Ведение записей в Гроссбухе

При внесении записей в Гроссбух (рис. 10.2):

1. Дайте описание операции.

2. Укажите, откуда сделан перенос, т. е дайте ссылку на оригинальную запись в Журнале (обычно это номер страницы Журнала).

3. Распределите запись по активным и пассивным счетам. Перенос бухгалтерской записи в Гроссбух представляет непростую задачу. Каждая операция затрагивает, как минимум, один пассивный и один активный счет.

4. После того как операция будет полностью проведена по всем балансовым счетам, сделайте отметку в специальной колонке журнала о переносе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. а) Все записи делаются чернилами, кроме записей в балансовых колонках. Балансовые записи можно делать карандашом на случай ошибки; б) каждый счет пишется на отдельной странице, которая нумеруется в соответствии с Планом счетов; в) если вы используете компьютерную программу, учтите, что большинство программ автоматически переносят журнальные записи в Гроссбух, что существенно экономит ваше время; г) переносите журнальные записи в Гроссбух как минимум четыре раза в год, когда вы рассчитываете квартальные налоговые платежи.

Рис. 10.2. Гроссбух

Простые системы бухгалтерского учета, основанные на записи движения денежных средств

Для небольших частных сервисных или субподрядных предприятий, которые используют рабочих на условиях неполной занятости и не имеют товаров для продажи, вполне приемлема система бухгалтерской записи движения денежных средств. Эта система практически ограничивается тщательно аннотированной книгой, в которой отражаются все поступления и расходы, подтвержденные формами первичных документов в виде счетов-фактур, расписок и денежных уведомлений.

Использование метода начисления способно вселить в вас уверенность в долгосрочной прибыли, но этот метод может приводить к ошибочным оценкам, если вы пытаетесь выяснить, сколько у вас наличных денег в текущий момент. Ваш Гроссбух может показывать крупные доходы в результате продаж, но в реальности ваши банковские счета пусты, поскольку на них еще не поступали платежи.

При использовании кассового метода месячные результаты могут свидетельствовать о крупных продажах, в то время как на самом деле объемы продаж были низкими, потому что многие покупатели, приобретавшие товары в рассрочку в прошлые месяцы, просто внесли очередные платежи

Системы двойной записи с использованием метода начисления

По мере расширения бизнеса вам следует переключаться на метод начисления. В рамках этого метода записывайте продажи и расходы, когда они имеют место, а не когда получены или оплачены. Переход на систему двойной записи предполагает, что ВСЕ операции фиксируются сначала в Журнале хозяйственных операций, а затем переносятся в Гроссбух, где распределяются, по крайней мере, по двум балансовым счетам – активному и пассивному. Эта система подходит для предприятий, которые имеют товарные запасы и ежедневные денежные поступления с продаж, предоставляют рассрочку потребителям и используют наемный труд.

Простые системы бухгалтерского учета с использованием Журнала доходов и Журнала расходов

Для фиксации денежных потоков вместо Гроссбуха вы можете использовать Журнал доходов и Журнал расходов. Довольно часто предприятия выстраивают свою систему бухгалтерской отчетности вокруг этих двух журналов.

Использование Журнала доходов

Журнал доходов применяется для фиксации наличных и безналичных денежных поступлений (рис. 10.3). В этом разделе приводится пример компании Holistic Pet Supplies, которая делает записи в Журнале доходов обо всех поступлениях за 3-дневный период. Ниже даются более подробные объяснения данного формата.

Система двойной записи представляется в научной литературе, возможно, как одна из самых красивых А то, что она менее распространена, чем система одинарной записи, просто приводит в восхищение ученый мир.

ЭДВИН Т. ФРИДЛИ

Какие крупные выгоды извлекают торговцы из системы двойной записи! Это одно из величайших изобретений человеческого ума; и любому добропорядочному домовладельцу следует ввести ее в свою экономическую практику.

ИОГАНН ВОЛЬФГАНГ ФОН ГЕТЕ

Колонки 1–4. 1 мая Гарри, рассмотрев счета-фактуры и чековые ленты кассового аппарата, обнаружил, что в этот день продажи за наличные составили $430, а продажи в кредит – $120 (с учетом налога с оборота). В Журнале доходов он записал продажи за наличные в колонке 1, продажи в кредит в колонке 2, возврат товара на сумму $30 в колонке 3. В колонке 4, таким образом, показаны общие продажи за день (продажи за наличные плюс продажи в кредит минус возврат товара).

Колонка 5. В этой колонке Гарри отметил денежные поступления от продаж в кредит, которые имели место в предыдущие дни. Он не включил эту сумму в общие продажи, совершенные 1 мая, поскольку внес ее в те дни, когда они в действительности были проведены. 1 мая Гарри получил $240 со счетов дебиторов.

Колонка 6. Здесь Гарри записал другие наличные поступления с 1-го по 3 мая. 1 мая он получил $10 в качестве процентных начислений за просроченную выплату со счета дебиторов. 2 мая поступил возвратный депозитный платеж в размере $25 от газовой компании (эта сумма ранее была занесена в расходы предприятия). 3 мая Гарри получил $625 за проданный старый грузовик, принадлежавший компании.

Колонка 7. В этой колонке Гарри отметил, сколько денег он получил за день. 1 мая расчет выглядел следующим образом: $430 + $30 + $240 + $10 = $650. Так как цифры дневных продаж могут не совпадать с суммой денежных поступлений, эта колонка помогает проверить правильность вычислений.

Колонка 8. Здесь Гарри зафиксировал фактические денежные поступления. 1 мая он недосчитался $2.

Колонка 9. В этой колонке Гарри отмечает избыток или недостачу денежных средств.

Колонка 10. Здесь Гарри записал, сколько денег он перечислил на свой банковский счет. Эта цифра получена путем вычитания из цифры, стоящей в колонке 7, всех денежных расходов, отмеченных в Журнале расходов (возьмите себе за правило переводить на банковский счет сумму, отмечаемую в колонке 7 минус все денежные расходы, тогда ваш журнал будет точно отражать ваш депозит и источники его пополнения).

Другие процедуры. В данном случае Гарри сделал еще несколько записей в своем Журнале доходов и совершил ряд действий:

а) он добавил авансовые дневные продажи (счета к получению) по индивидуальным кредитным картам;

б) он отметил сумму, полученную по индивидуальным кредитным картам;

в) он подшил чековые ленты кассового аппарата, оплаченные чеки, копии счетов-фактур (и все остальные финансовые документы, указывающие на источники денежных поступлений, в том числе выписки с банковских счетов и депозитные расписки), чтобы потом легко найти нужные документы. В конце месяца Гарри подводит итог в каждой колонке и начинает следующую страницу.

Заработанные мною деньги поступают сначала к моему агенту, потом к бухгалтеру, а от него к налоговому инспектору.

ГЛЕНДА ДЖЕКСОН, киноактриса

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Вы можете изменить формат Журнала доходов в соответствии с требованиями вашего бизнеса.

Рис. 10.3. Журнал доходов

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ БИЗНЕС-ПЛАНА

После того как ваши кредиторы и инвесторы прочтут материал, касающийся процедур бухгалтерского учета, очень важно, чтобы они поверили в то, что вы сумеете интерпретировать все имеющиеся у вас финансовые записи

Если вы, например, ведете фермерское хозяйство, вы можете совершать 20 крупных продаж в год вместо мелких ежедневных продаж. В этом случае вам имеет смысл фиксировать доход после каждой сделки, не подводя ежедневных итогов, как это принято в магазинах.

Использование Журнала расходов

Журнал расходов используется для записи издержек (рис. 10.4). Простейший способ фиксации расходов сводится к заполнению разделенного на колонки бланка, как это показано ниже. Помните о том, что для подтверждения расходов вам необходимо подшить счета-фактуры, договоры о закупках, расписки и другие документы.

Колонка 1. Здесь Гарри указывает номера чеков, использовавшихся для оплаты расходов, занесенных в колонку «Описание», в которой также отмечаются наличные и авансовые платежи. 1 мая Гарри получил счет на $300 от ABC Radio, который он оплатил в этот же день чеком № 0407. Затем он подшил этот счет в папку расходов. Эта папка представляет собой обычный скоросшиватель, в котором хранятся все счета за рекламу текущего года.