Текст книги "Теория менеджмента"

Закон синергии характеризует целесообразность формирования систем и заключается в том, что сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов в отдельности. При этом под свойством элемента понимается характеризующий его состав параметров, их взаимозависимость, изменение во времени.

Получаемый суммарный эффект носит название синергетического. Природу синергетического эффекта помогает понять придуманное знаменитым английским физиком Д. Максвеллом некое мифическое существо под названием «демон». Суть его состоит в следующем. Предположим, что в резервуаре находится газ, температура которого всегда одна и та же, и что некоторые молекулы этого газа будут двигаться быстрее, чем другие. Предположим далее, что в резервуаре имеется маленькая дверца, через которую газ поступает в ведущую к тепловому двигателю трубу, и что выпускное отверстие этого теплового двигателя при помощи другой трубы соединяется через другую дверцу с резервуаром. У каждой дверцы находится маленькое существо – «демон», наблюдающее за приближающимися молекулами и открывающее или закрывающее дверцу в зависимости от движения молекул.

В первую дверцу «демон» пропускает выходящие из резервуара молекулы только с высокой скоростью движения и не пропускает молекул с низкой скоростью. У второй дверцы роль этого «демона» совершенно противоположна: он открывает дверцу только для молекул, выходящих из резервуара с малой скоростью, и не пропускает молекулы с большой скоростью. В результате этого у одной дверцы резервуара температура повышается, а у другой – понижается.

Более легко уяснить понятие «демона» через толкование, данное основоположником кибернетики Н. Винером на примере толпы, пробивающейся в метрополитен через два турникета. Один турникет пропускает людей, движущихся довольно быстро, а другой – движущихся медленно. Случайное движение людей предстает как поток, быстро движущийся от первого турникета, в то время как второй турникет пропускает только медленно движущихся людей (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Упрощенная схема «демона» Максвелла

Если оба эти турникета соединены проходом с топчаком в нем, то поток быстро движущихся людей будет быстрее поворачивать топчак в каком-то направлении, чем поток медленно движущихся людей будет поворачивать его в обратном, и мы будем иметь источник полезной энергии в случайном движении.

Иными словами, и турникет в метро, и «демон» Максвелла в состоянии снижать энтропию в системе. Ясность в этом вопросе установила работа венгерского физика Л. Сцилларда под сугубо научным названием: «Об уменьшении энтропии в термодинамической системе при вмешательстве мыслящего существа». В ней ученый снова обращается к «демону» Максвелла. Сциллард установил, что «демон» может действовать только когда он для своей работы – открывания и закрывания дверей то для быстрых, то для медленных молекул – будет получать дополнительную энергию. Только затрачивая эту энергию, «демон» держит ситуацию под контролем: быстрые молекулы в одной стороне, медленные – в другой, за счет чего «демону» удается снизить энтропию системы. Так на что же тратит этот деятельный «демон» полученную энергию? Оказывается, на «организаторскую деятельность». Он «расплачивается» энергией за информацию, за знание, куда каким молекулам идти.

Очень близко к открытию закона синергии подошел А. Богданов. Он повторил высказанную еще Аристотелем характеристику целого: «Целое больше простой суммы своих частей». Таково, например, элементарное сотрудничество. Уже соединение одинаковых рабочих сил на какой-нибудь механической работе может вести к возрастанию практических результатов в большей пропорции, чем количество этих рабочих сил.

Если речь идет, положим, о расчистке поля от камней, кустарников и корней, и если один человек расчищает в день одну десятину, то двое вместе выполнят за день не двойную работу (т. е. две десятины), а до двух с половиной десятин. При трех-четырех работниках отношение может оказаться еще более благоприятным, до известного предела, разумеется. Но не исключена и такая ситуация, что два или три, а то и четыре работника совместно выполнят менее чем двойную, тройную, четверную нормы работы. Оба случая всецело зависят от способа сочетания данных сил. В первом случае вполне законно утверждение, что целое оказалось практически больше простой суммы своих частей, во втором – что оно практически ее меньше. Первое и обозначается как организованность, второе – как дезорганизованность.

Достаточно легко представить, каким образом взаимодействие людей может уменьшить результаты их совместного труда. Но каким образом люди могут взаимодействовать так, чтобы это увеличивало результат сверх их индивидуальных возможностей? Ведь из ничего же не получается что-то? В действительности у представителей различных наук достаточно легко найдется свое объяснение причины возникновения дополнительного эффекта.

Экономист укажет на возможность получения дополнительного эффекта за счет разделения и кооперации труда. Психолог может объяснить это явление тем, что уже самый обыкновенный контакт вызывает соревнование и «действует на нервную систему работника оживляющим, ободряющим образом и тем повышает интенсивность труда». Физиолог укажет, что «соединение двух сил позволяет преодолевать препятствия, каждую из них в отдельности превышающие». Любой из этих ответов по сути определяет причину возникновения синергетического эффекта.

Интересно, что система управления трудом рабочих, разработанная Ф. Тейлором, находится в полном соответствии с законом синергии. Синергетический эффект в данном случае достигается за счет повышения организационной роли менеджмента. Разработанные им оптимальные методы ведения работ, стандарты, задания-предписания, нормы, стимулы позволили управляющим существенно улучшить организацию труда и тем самым, как «демону» Максвелла, открыть именно те дверцы, которые ведут к получению синергетического эффекта.

Таким образом, источником синергетического эффекта может быть и совершенствование организации производства, и совершенствование организации управления. Закон синергии часто называют основополагающим законом организации, так как благодаря его проявлению организация становится четвертым фактором производства. Основательность закона синергии определяется также и тем, что действие других законов организации в конечном счете направлено на достижение более высоких значений синергетического эффекта.

В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

• собственно информацию;

• средства технического обеспечения – компьютеры, телефоны, факсы и др.;

• применяемую технологию;

• организацию документооборота;

• персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью – обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы дать точный анализ текущего состояния объекта управления и выработать правильное решение.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т. д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т. п.

Существуют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность.

Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации – это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов, как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

1) информационная избыточность повышает качество решения, но увеличивает время на его принятие, а также повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

2) субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

3) недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации – это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100 %); доверительный (более 80 %); негативный (менее 80 %). Достоверность зависит от следующих факторов:

• организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

• время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (например, курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

1) нулевой – информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

2) средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10 %) – ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

3) высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) – имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

4) сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) – связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации – соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом. Однако не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации, иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена пользователем.

В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: абсолютной достоверности, обоснованности в полной мере (используемая информация должна быть высокой или средней ценности), средней насыщенности и сочетания элементов открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность – это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т. п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) – коэффициентов пропорциональности.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше будет вероятность ее стабильного функционирования (самосохранения).

Закон действует в трех вариантах. Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники, как и в первом варианте, будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии. Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания это высший уровень обработки данных: если информация – это обработанные данные, то знания – это обработанная информация.

1. Раскройте взаимосвязь категорий «зависимость», «закон» и «закономерность» для организации.

2. Каким образом закон синергии отражает целесообразность формирования систем?

3. Каким образом закон информированности-упорядоченности обеспечивает наложение ограничений, уменьшение разнообразия, увеличение степени организованности?

Закон самосохранения обеспечивает устойчивость существования, адаптацию к изменениям среды, экономичное расходование ресурсов. В словаре С. Ожегова самосохранение трактуется как стремление сохранить свою жизнь, обезопасить себя от чего-нибудь. Закон самосохранения гласит, что любая реальная физическая (организованная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс.

Иногда понятия «рождение» и «смерть» используют при описании процессов в небиологических (неживых) системах, которые как бы похожи на жизнь в ее биологическом смысле. Так, понятие «жизненный цикл» применимо к товарам, технологиям и т. д.

Мир растений, мир животных, человек и социальные организации – каждый из этих уровней иерархии систем различен по сложности и по-своему утверждает объективный и общий характер закона самосохранения. Неживые системы проявляют свойства либо простых организованных, либо сложных неорганизованных систем.

Сложность живых систем – результат эволюции и действия закона естественного отбора. Поведение организаций неживой природы согласно второму началу термодинамики обусловлено возрастанием энтропии, характеризующей меру беспорядка системы. Но все системы стремятся к равновесию.

Жизнь, выживание, равновесие, устойчивость – это ключевые понятия для раскрытия содержания закона самосохранения. Все биологические организмы (по сути тоже организации) осуществляют этот обмен энергией и веществом с окружающей средой. Они все открытые системы, т. е. существуют другие, связанные с ними системы, которые оказывают на них воздействие и на которые они тоже влияют. Воздействие факторов внешней среды имеет для наблюдаемой организации в подавляющем большинстве случаев отрицательные последствия. Результатом этих воздействий является отклонение живой системы от тех параметров характеристик внутренней среды, при которых только и возможна жизнь, а выжить необходимо.

У. Эшби считает это свойство организации основным критерием эффективности ее функционирования. Организация считается «хорошей», если она делает систему устойчивой относительно некоторого состояния равновесия. Все системы, в общем-то, стремятся к равновесию. Но большинство из них его не достигают. Поэтому, переходя из любого состояния к состоянию равновесия, система переходит от большего числа состояний к меньшему. Она как бы совершает выбор в том чисто объективном смысле, что некоторые состояния ею отвергаются (те, которые она покидает), а некоторые сохраняются (те, в которые она переходит).

Переход к равновесию тривиален в простом маятнике, потому что состояние равновесия представлено одной точкой в пространстве. Такое неизменное состояние, в которое система неизбежно возвращается и в котором при отсутствии возмущений она остается неограниченно долго, является как бы абсолютным равновесием в теоретическом смысле.

Фиксированные состояния неизменного или подвижного равновесия (светофор) в основном характерны для технических систем, хотя немало примеров аналогичных состояний можно найти и в живой природе. Функционирующая организация может стремиться к достижению равновесия, например в стабильности кадрового состава, поддержании уровней запасов, финансов, объема производства и т. д.

Однако живым системам больше свойственно движение по некоторой восходящей линии, т. е. такое развитие, когда система практически не возвращается к каким-то прошлым равновесным состояниям. Но и в этом случае допустимо применять понятие равновесия, если система стабильно развивается по известному закону. Так, если предприятие увеличивает свое присутствие на рынке, объем производства, численность работающих и их квалификацию, то можно считать, что предприятие находится в состоянии равновесия.

С ростом и развитием организации связана проблема динамического равновесия. Ответ на вопрос, каков вид равновесия – статический или динамический, зависит от рассматриваемых связей и уровня анализа. Предприятие находится в статическом равновесии, если его структура со временем не меняется (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Статическое равновесие производственной организации

Состояние системы соответствует внешним условиям, в которых она работает.

Ситуация, когда налицо изменение результатов функционирования системы за определенный отрезок времени и его последующая экстраполяция может быть охарактеризована как статическое равновесие.

Но как известно, кривая роста склонна к насыщению. Поэтому состояние статического равновесия для предприятия рыночной экономики сменяется некоторой равновесной траекторией развития системы. В этом случае рост и развитие уже связывается с динамическим равновесием, т. е. с изменением структуры организации (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Область динамичного развития организации

Предположим, что условия вдруг изменились. Новым условиям соответствует и новое нормальное состояние, т. е. одну равновесную траекторию S₁ сменяет другая равновесная траектория S₂. Желательно перевести систему в это новое состояние. Для этого нужны, во-первых, информация о новом состоянии и, во-вторых, сведения о том, как может быть осуществлен перевод системы в это состояние.

Важным аспектом равновесия, связанным с выживанием, является устойчивость. Системы функционируют, как правило, в условиях непрекращающихся воздействий внешней среды. К ним добавляются и всевозможные внутренние «неполадки». Поэтому достижение сложной системой точно определенного состояния равновесия и пребывание в этом состоянии в течение длительных промежутков времени – это, скорее, исключение, чем правило, это желаемое, к которому чаще всего удается лишь приблизиться. И даже приближение к этому состоянию требует от системы многих качеств, которые в комплексе можно определить как ее устойчивость.

Устойчивость – это способность системы функционировать в состояниях, по меньшей мере близких к равновесию, в условиях постоянных внешних и внутренних возмущающих воздействий. Понятие устойчивости относится и к структуре, и к функциям системы. При этом устойчивость структуры первична по отношению к устойчивости функционирования.

Существует два рода устойчивости. Устойчивостью первого рода называют свойство системы вновь возвращаться в исходное состояние после выхода из состояния равновесия. Такой вид устойчивости соответствует статическому равновесию. Так, прямая на рис. 2.6 есть результирующая прямая тех показателей системы, которые изображены в виде ломаной линии, отражающей реальное состояние системы на каждый момент времени в промежутке между t₁ и t₂. Естественно предположить, что отклонения могут быть так велики, что система разрушится и ее новым состоянием равновесия будет энтропийное равновесие, т. е. состояние, в которое система приходит за счет разрушения структуры. Если этого не происходит, мы имеем случай гомеостатического равновесия, когда структура сохраняется, несмотря на имеющиеся возмущения.

Устойчивость второго рода имеет место тогда, когда после выхода системы из состояния равновесия она приходит в колебания вблизи нового равновесного состояния. Такой вид устойчивости соответствует динамическому или морфогенетическому равновесию, при котором воздействия подавляются с помощью внутренней перестройки структуры и нового роста. На рисунке 2.7. участок t₁ – t₃ – участок перестройки структуры в результате роста и развития системы; участок t₃ – t₄ – участок нового роста системы, перешедшей на новую равновесную траекторию. Термин «морфогенетичность» взят потому, что такой тип равновесия свойственен человеку, организации, да и собственно жизни.

Способность любой системы сохранять устойчивость структуры и функций при внешних возмущениях небезгранична. Возмущающее воздействие может быть такого рода, что его компенсация вообще в системе «не запрограммирована». Возможность компенсации «предусмотренных» возмущений зависит от их интенсивности. Если условия внешней среды выходят за те границы, в которых система с данной структурой устойчиво функционирует, то вначале обычно наступает нарушение основных функций, а при более интенсивных возмущающих воздействиях происходят структурные изменения, представляющие непосредственную опасность для самого существования системы. Так, например, большинство живых организмов способно переносить заметные колебания температуры воздуха, но до известных пределов.

Следовательно, для любой системы существует область устойчивости. Положение границ этой области меняется с эволюцией системы. Любое действие по изменению системы влияет на положение и размеры области устойчивости. В результате становится почти невозможно определить положение этих границ и, следовательно, быть уверенным, что система все еще находится в области устойчивости. Способность системы оставаться в области устойчивости называют «живучестью» системы. Ясно, что шансы на выживание выше у тех систем, которые способны компенсировать возмущение:

1) в большем числе их разновидностей;

2) в более широких границах изменения каждого возмущения;

3) более оперативно во времени.

Но развитие этих направлений предполагает уже не простое сохранение структуры, а ее совершенствование, что чаще всего связано с усложнением системы. Следует подчеркнуть, что способность к адаптации возникает на протяжении многих поколений, что следует из дарвинской теории эволюции.

Актуальность закона самосохранения особенно велика для социальных организаций этатистского (государственных) типа. Столкнувшись с экстремальными условиями рыночной среды, большинство из них оказалось неспособными адаптироваться к изменениям в политике, экономике, технологии. В связи с этим важно установить природу возникающих в социальных организациях процессов, направленных на ослабление возмущающих воздействий внешней среды. Для этого есть все основания обратиться к двум важнейшим для понимания механизмов самосохранения специальных организаций законам: одного – для биологических систем, другого – сформулированного для физических и химических систем, но имеющих тектологический, т. е. универсальный характер. Это законы естественного отбора и равновесия.

Закон самосохранения носит, как это уже отмечалось, общий характер. Все системы стремятся сохранить себя как единое целое. В природе это получается далеко не у всех организаций – выживают победители в борьбе за существование. Особо успешно противостоящие неблагоприятным факторам и лучше использующие ресурсы внешней среды с большей вероятностью выживут и могут оставить потомство, которое унаследует генетические свойства своих родителей. Ч. Дарвин назвал естественным отбором сохранение благоприятных индивидуальных различий и изменение и уничтожение вредных. Эволюционные изменения обусловлены изменениями окружающей среды и являются результатом адаптации, приспособления к ней живых организмов и социальных систем. Это то общее, что делает возможным аналогию между биологической и социальной эволюцией.

В конкурентной борьбе гибнет множество наиболее слабых или наименее целесообразно организованных предприятий. На других предприятиях идет сокращение непроизводительных работ и затрат, вводится строгий режим экономии. Именно экономное расходование всех видов ресурсов – одно из главных условий самосохранения организации в рыночной среде. Другим условием самосохранения организаций является успешная приспособляемость (адаптация) к изменениям во внешней среде.

Этот процесс, действующий с момента появления социальных организаций, – главная движущая сила их эволюции. Способность к адаптации является одним из критериев их самосохранения. Адаптация – это такая реакция на изменение условий внутренней и внешней среды организации, которая противодействует реальному или возможному снижению эффективности организации.

Различают следующие виды адаптации:

• кратковременную и долговременную;

• структурную и функциональную;

• активную и пассивную.

Кратковременная адаптация протекает достаточно быстро, долговременная – через длительные эволюционные процессы развития. Структурная адаптация связана с изменением в структуре, функциональная – с изменениями в видах деятельности. При пассивной адаптации организация изменяет свое поведение под воздействием внешней среды, при активной – сама воздействует на ее состояние.

Таким образом, механизм действия закона самосохранения обусловлен, во-первых, выживанием системы через поддержание ее целостности, состояние подвижного равновесия и устойчивости, экономного использования ресурсного потенциала. Во-вторых, самосохранение непосредственно связано с адаптацией системы как к внутренним, так и к внешним изменениям. В-третьих, необходимыми условиями самосохранения выступают рост и развитие организации.