Читать книгу "Рестарт. Как вырваться из «дня сурка» и начать жить"

15
Вдохновляющее 3D-планирование: как ставить цели, чтобы их достигать

Навык целеполагания крайне важен для каждого из нас. Конечно, наша жизнь содержит гораздо больше вариантов и возможных сценариев развития, чем мы можем себе представить. Но если не знать цели своего путешествия, то точно не попадете в ожидаемое место. Поэтому навыки планирования необходимы любому человеку. Если вы работаете в бизнесе, этот навык, вероятно, вы уже хорошо освоили и, возможно, перенесли в свою повседневную жизнь. Если же пока это зона вашего развития, то очень рекомендуется уделить ей внимание.

Умение правильно ставить цели и, главное, достигать их становится критически значимым фактором. Не менее важной является поддержка внутренней мотивации, способность доводить начатое до конца.

Мной найдена и усовершенствована техника, позволяющая с абсолютно иного ракурса взглянуть на постановку целей. Эта методика называется вдохновляющим 3D-планированием.

Данная технология помогает наделить цели и задачи, которые предстоит решить, глубиной, объемом, вдохновением, эмоциями. Поэтому она эффективна и в личной жизни, а не только в корпоративном секторе.

Давайте разберемся, как воплотить методику в жизнь.

Этап 1: ставим цель по SMART

Многие из нас умеют формулировать цели по методологии SMART.

Пример из моих личных целей: записать онлайн-курс из семи видеоуроков длительностью один час до 15 октября.

Спойлер: уложилась в сроки и создала контент высокого качества.

Этап 2: Придаем цели объем

Для этого ответьте сами себе на вопросы: «Что я получу при выполнении данной задачи? Что еще я могу достичь?» Важно найти факторы, которые дополнительно мотивируют на достижение цели. Они должны сопровождать вас в течение пути, поддерживать «огонь» внутри.

Пример. Записывая онлайн-курс, я смогу:

• структурировать имеющиеся материалы;

• освоить навыки подготовки онлайн-курсов, чтобы использовать их на практике;

• получить материал, на основе которого напишу главу книги или новые статьи в блог;

• пригласить на этот курс потенциальных клиентов, чтобы потом проще было обсуждать с ними проекты;

• познакомиться с коллегами из других стран;

• узнать, что еще интересно слушателям, на что стоит сделать упор в будущем;

• подобрать рекомендуемую литературу, что будет полезно и для будущей диссертации.

Достигая всего одной цели, мы влияем на большой объем задач, как профессиональных, так и личных. Получается, что у нашей цели есть несколько этажей глубины, которые не видны с первого взгляда, но открываются с помощью направляющих вопросов.

Этап 3. Наполняем цель эмоциями

Этот этап является последним, важным дополнением. Без эмоции цель «плоская», к ее выполнению мы подходим механически. Эмоциональное включение приблизит цель, создаст мост между ней и человеком.

Задайте себе вопросы: «Какие эмоции я хочу испытать при выполнении задачи? Почему она важна для меня? Как я буду чувствовать себя в процессе и при завершении?» Многие успешные спортсмены признавались в интервью, что победить им помогло четкое представление своих эмоций в момент победы. Пересекаете вы финишную черту или создаете свой сайт, вообразите этот финальный миг. Визуализация желаний мотивирует вас на скорейший успех.

Пример. При записи онлайн-курса я хочу испытывать:

• вдохновение;

• вовлеченность;

• уверенность;

• ощущение радости от того, что могу делиться знаниями и опытом с другими людьми;

• открытость новому.

Подобные эмоции сделают цель ближе, и захочется быстрее приступить к ее осуществлению.

В завершение требуется определить приоритет цели, ее долгосрочные последствия. Например, ее выполнение позволит вам систематизировать знания или откроет новые горизонты профессионального развития. Для экстравертов важным элементом станет знакомство с новыми людьми, а для интровертов – с новыми технологиями. Ищите то, что важно для вас!

После этих трех этапов у меня появился совершенно иной взгляд на задачу записать онлайн-курс. Мне захотелось сделать это как можно быстрее, что и было с успехом выполнено. Вдохновение не оставляло меня в течение всего пути. К моменту написания этой главы онлайн-курс был не только подготовлен, но и с успехом проведен. Сейчас готовится «новый сезон», и кроме того, меня пригласили прочитать одноименный курс на факультете менеджмента в Высшей школе экономики. Такой вот дополнительный положительный эффект.

Сегодня мои коллеги нередко используют эту методику планирования для любой сложной цели. Она позволяет заранее увидеть образ результата, обратить внимание на множество возможностей, которые можно получить, двигаясь к этой цели.

Для удобства использования данной методики можно применять приведенную ниже таблицу.

Важно помнить, что этот подход к планированию должен дать вам мотивацию и более объемное видение возможностей. После этого вы переходите к поэтапному планированию своих действий, чтобы комплексный проект стал реальностью.

16
Планируй это: как правильно осуществлять управление своей жизнью

Очень важно уметь мечтать, видеть свое большое будущее. Однако оно так и останется в мыслях, если не запланировать конкретные шаги по его достижению. «Без плана нет достижений» – таковым должно быть кредо жизни. Поэтому мне хотелось бы поделиться рядом наблюдений, которые были вынесены за годы работы в бизнесе и изучения десятков книг по повышению личной эффективности.

Вывод 1. Единой системы повышения эффективности не существует

Не существует единого, общего для всех подхода к формированию плана и организации действий на пути повышения эффективности. Каждый человек должен сформировать личную систему, попробовать разные подходы и найти свой, комфортный и удобный, а главное – результативный.

Одной из самых полезных для меня в этом отношении стала книга Карсон Тейт «Работай легко»[9]9
    Тейт К. Работай легко. Индивидуальный подход к повышению личной продуктивности. – МИФ, 2015.


[Закрыть]. В ней описывается методика тестирования, разбивающая всех людей на четыре типа, и для каждого предлагается свой подход к планированию. Также рекомендуется использовать микс-подход, если у вас выражены особенности, характерные для разных типов. Возможно, изучение этой методики станет для вас ключом к созданию собственной системы продуктивности.

Когда в рамках одного из проектов мы использовали эту методику, две мои коллеги, много лет работавшие рядом, были немного «шокированы» осознанием того факта, что их диаметрально противоположные подходы к управлению своей работой – от общей картинки и визуализации результатов у одной и детально прописанного плана у другой – являются разными типами планирования. И нельзя сказать, что верен лишь один путь. Если вместо плана действий вы используете визуальную схему, это может быть для вас наилучшим решением. Третий участник осознал, что для эффективного планирования ему нужно «поговорить с кем-то», то есть для большего эффекта обсудить свои планы и дела с другим человеком. Тогда они становились четче, яснее, и это повышало шансы на успех.

Немаловажно и то, как вы записываете свои планы. К примеру, кому-то комфортнее вести списки дел «от руки», а не онлайн. Кто-то ведет все в «облаке», так как онлайн-системы дают возможность в любой момент обратиться к ним с любого устройства, записать важную мысль, поставить напоминание. Возможно, стоит сочетать стили. К примеру, рисовать схемы, чтобы увидеть путь к цели, или делать визуализацию (это упражнение, описанное ранее, можно применять и к конкретным целям), а затем переводить их в список конкретных дел.

Вывод 2. Существуют универсальные подходы, эффективные для многих

Несмотря на то что вам предстоит самостоятельно найти инструменты, работающие у вас, есть ряд приемов, которые встречаются практически в каждой системе. Их стоит опробовать в первую очередь и выбрать свой подход.

Если говорить об универсальных вещах, которые важны для создания собственной системы управления жизнью и продуктивностью, то стоит выделить следующие элементы.

• Единый список всех дел. Главная задача – вынуть все из головы, чтобы в дальнейшем можно было провести систематизацию по категориям, а также запланировать выполнение или делегирование.

• Выделение приоритетов. Для того чтобы самые важные вещи получили больше внимания и энергии, нужно дать им «зеленый свет» в первую очередь.

• «Жесткие и гибкие дела». У вас обязательно будет что-то, что вы сможете сделать только в определенный промежуток времени (нечто, имеющее привязку к дате и моменту), и все другие дела, реализацию которых можно запланировать на оставшееся время.

• Маленькие шаги к большой цели. Для того чтобы реализовать большой проект, следует разбить его на малые шаги, которые затем будут вноситься в список дел, планироваться и таким образом станут «подъемными» для выполнения. Написание книги или диссертации, освоение нового языка и подготовка к экзамену станут возможными только тогда, когда вы разобьете это на небольшие шаги, которые будете выполнять согласно плану вашего дня.

• Планирование по SMART. Чтобы выполнить задачу, нужно хорошо измерить образ результата. Поэтому старайтесь при планировании точно формировать образ результата и делать его измеримым. Иногда в этом может помочь и сама формулировка задачи, в частности использование в ней глагола. В планах должен быть не просто пункт «книга», а «написать две страницы книги». Тогда вероятность реализации будет выше.

17
Ошибки планирования: как их избежать

Зачастую наши планы так и остаются на бумаге. Дело в том, что многим сложно мотивировать себя на регулярные действия, ведущие к целям. Есть несколько ключевых ошибок планирования, которые регулярно допускают все.

Ошибка 1. Слишком большая и сложная цель

Амбициозные цели – это здорово. Однако если вносить их в план именно в такой вот формулировке «Написать диссертацию», «Поступить в институт» или «Купить квартиру», возникает риск ничего не выполнить. Психологически подобные цели пугают нас. В силу особенностей человеческого мышления при выборе между очень счастливым будущим и хорошим настоящим мы предпочтем второе. Например, вы можете прямо сейчас приступить к написанию диссертации (что принесет вам удовольствие в будущем) или еще немного полистать ленту соцсетей. С высокой вероятностью вы выберете более простое занятие. Они понятны и менее пугающи для мозга.

Поэтому большую цель («слона» по терминологии гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского) нужно разбить на ряд конкретных шагов. И именно их вносить в план ежедневных, еженедельных или ежемесячных действий. Конечно, в годовом плане у вас может значиться «Написать диссертацию». Однако в планах на месяц вам стоит ограничиться формулировкой «Написать введение» или «Написать первую главу», а в планах недели указать количество страниц. Это один из самых простых подходов, который позволит вам не просто ставить цели, но и достигать их. К слову, чтобы написать книгу, нужно сделать график на два месяца и распланировать страницы на каждый день. Это позволит сделать мечту о книге реальностью.

Ошибка 2. Абстрактная формулировка цели

Часто при формулировке цели мы не используем глаголы действия, а лишь обозначаем объект (к примеру, в план на неделю многие могут внести «Отчет», «Диссертация», «Клиенты»). Для нашего мозга это очень абстрактно. Когда анализируются такие формулировки, то вроде бы понятно, что за ними стоит, но при этом сохраняются «отходные пути» из-за высокого уровня абстракции. Чтобы повысить свою мотивацию и нацеленность на достижение результата, лучше писать конкретное действие и при этом задавать параметры, которые позволят оценить уровень достижения результата. Вносите в план на неделю «Написать 30 страниц диссертации», «Отредактировать 20 страниц», «Подготовить черновик отчета». Такие конкретные формулировки позволят сразу определить бюджет времени, необходимый для их выполнения.

Ошибка 3. Желание «сдвинуть горы»

Часто мы начинаем вываливать на бумагу все, что находится в голове, в надежде, что наличие большого списка дел мотивирует нас на их выполнение. Само формирование списка ВСЕХ дел, которые вас беспокоят, важно. Это помогает освободить мозг. Но это не список дел на день, с которым предстоит работать. Не путайте их, иначе вместо радости от выполнения задач вы получите расстройство из-за того, что сделали слишком мало.

Хотелось бы сфокусировать ваше внимание на том, что для достижения результата нужно планировать столько, сколько вы физически способны выполнить в определенный период времени. Для этого важны две вещи. Во-первых, вы должны понимать «ландшафт» предстоящей недели: насколько она будет загруженной. Во-вторых, учитывать не только бюджет времени, который потребуется на выполнение задачи, но и условия для эффективной работы (что нужно иметь на руках, чтобы ее выполнить, в каком состоянии вы должны быть, чтобы хорошо с ней справиться, и какие условия будут максимально способствовать продуктивной работе). На стыке этих двух факторов вы можете проводить планирование недели и дня.

К примеру, если на этой неделе вам предстоит двухдневная командировка, то существенно сокращается бюджет времени на выполнение задач. Однако у вас появляются отрезки свободного времени (полет в самолете, ожидание в аэропорту), в которые вы можете заняться тем, до чего прежде не доходили руки (а может быть, у вас есть специально привязанные к «кайросам» дела). К примеру, в самолет я всегда беру с собой книгу (именно печатную), потому что она доступна при взлете и посадке (почти час времени). Для задач, где требуется сосредоточить внимание – например, сделать отчет, – выберите время в оставшиеся три дня на работе. А вот на почту лучше не отвлекаться – это можно сделать в такси или аэропорту.

Также важно учитывать, как функционирует ваш организм. В тех же командировках многие после дневных встреч пытаются работать, но в ситуации джет-лага это не эффективно. Максимум стоит запланировать просмотр электронной почты, а все важные задачи постараться выполнить в другие дни, когда вы будете работать в обычном режиме.

Если вы учтете особенности своей жизни (попытка работать из дома, когда рядом находятся ваши дети, требующие внимания, – это худшее, что можно придумать, поскольку будет страдать и семья, и работа), то сможете стать не просто эффективнее, но и счастливее. А это одна из самых важных задач.

Ошибка 4. Неправильная приоритизация дел

Мы можем потратить массу времени на дело, которое не приблизит нас к цели и не принесет никаких ощутимых выгод. Самые частые из них: разговоры с коллегами, просмотр соцсетей, выполнение чужих просьб. Такие дела незаметно съедают наш рабочий день, поэтому важно уметь расставлять приоритеты. Для этого рекомендуется воспользоваться парой простых подходов, повышающих продуктивность (это лучшие советы, взятые мной на вооружение из десятков прочитанных книг по личной эффективности).

Первый совет – от Стивена Кови («7 навыков высокоэффективных людей»)[10]10
    Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. – Альпина Паблишер, 2017.


[Закрыть].

Он предлагает разбивать все дела на четыре категории по шкалам «срочное – несрочное» и «важное – не важное». Таким образом, у вас появляются четыре квадранта, куда вы можете вписать все свои дела. При этом необходимо понять, относительно чего вы будете определять важность своих дел. Есть два принципа важности: «принцип достижения» и «принцип избегания». К первому относятся дела, необходимые именно вам, помогающие выйти на новый уровень развития. К сожалению, в реализации таких целей приходится проявлять проактивность и отвечать перед собой за их выполнение. Никто не спросит с вас, ведь вы – главное заинтересованное лицо. Отсутствие внешнего наказания позволяет откладывать важные для нас дела в дальний ящик. Об этом очень хорошо рассказывается в книге «От срочного к важному», которую рекомендуется прочитать каждому.

К «принципу избегания» относятся дела, по которым что-то от вас ожидают другие люди. У вас есть внешний контроль и ответственность. (Сюда относятся практически все дела, связанные с рабочими задачами, особенно поставленными непосредственным руководителем.)

Когда будете распределять дела, помните, что самый главный для вас квадрант – это «важные, но не срочные». Во-первых, там расположены важные лично для вас вещи, а во-вторых, дела из этого квадранта рискуют попасть в зону «срочное и важное», если заранее не уделить им внимания. Не страшно, если речь идет о сдаче курсовой в последний день (хотя у вас был месяц). Гораздо хуже, если это вопрос профилактического визита к врачу, который превратился в плановую или срочную госпитализацию. Поэтому уделяйте каждый день основное внимание наиболее важным для вас вещам, тем, которые ведут к вашей большой цели и помогают в ее достижении.

Если вы хорошо проработали предыдущие главы, то легко сможете выделить важные дела. Именно они ведут вас к желаемой цели, приближая то будущее, где вы хотели бы оказаться.

Еще один полезный совет: выделяйте дела, выполнение которых наиболее важно сегодня. Их не должно быть много. Планируйте три главных дела в день, одно из которых ведет к вашей жизненной цели. Выделите два дела из первого квадранта и одно – из второго. Сделайте их в первую очередь. Приучите себя фокусироваться на них и не переходить к другим, пока эти не получат своего завершения. Это один из лучших способов двигаться к своей мечте. Чтобы это движение было еще более эффективным, посмотрите на все свои задачи, и возможно, вам удастся найти больше времени для важных дел.

18
Незавершенные дела: как освободить свой разум для важного

Разобрав ключевые ошибки, давайте поговорим об общем списке дел. Одно из первых упражнений, которое стоит выполнить, – разобраться со своими незавершенными делами. Многие из нас постоянно прокручивают в голове список своих дел. Одновременно мы можем думать как о значимом проекте на работе, так и о необходимости купить пачку лекарств про запас или заглянуть в школьный дневник ребенка.

Подобные мысли, крутящиеся в нашей голове, особенно если мы живем в мегаполисе, где встречается огромное количество внешних факторов-раздражителей, где судьба постоянно подкидывает новые вопросы и задачи, – это неэффективная трата энергии. Стараясь не забыть о делах, а нередко и укоряя себя за то, что что-то не сделали (особенно если речь идет о «долгострое» в виде разбора шкафа или покупки значимой вещи), мы отъедаем энергию от текущих задач. Это фактически как оперативная память компьютера. Если она перегружена, не получится решить нужные задачи быстро и качественно.

Как с этим бороться? Тут есть несколько ключевых принципов, а также два подхода: быстрый и длительный. Быстрый подход необходим для очистки нашей «оперативной» памяти, а длительный – дает стабильный результат в течение долгого времени (если не всей последующей жизни).

Начинаем, как всегда, с разгрузки (без этого невозможно думать о важном, поскольку наш ум находится в возбужденном состоянии). Начните прямо сейчас, выполнив замечательное упражнение «Незавершенные дела».

Ниже вы увидите таблицу, которую можно нарисовать на бумаге или создать на компьютере и затем распечатать. Рекомендуется заполнять ее от руки, поскольку для многих это дополнительная возможность усилить послание в свое подсознание.

В таблице на с. 177 приведены примеры, чтобы у вас был ориентир.

Теперь разберемся, как работать с таблицей и что делать с результатами заполнения.

Этап 1. Составление списка дел

Выпишите в колонку «Дела» все задачи, которые «висят» в вашей голове. Постарайтесь максимально вспомнить и записать все, что волнует вас и вы хотели бы сделать. Не важно, через час, день, неделю или месяц. Даже если это плановый визит к стоматологу через четыре месяца, но вы и сегодня о нем думаете – пишите.

На этом этапе мы не трогаем другие колонки, а лишь выписываем все дела. Пока мы не работаем с формулировками (к этому придем позже, когда действительно начнем планировать). Тут нам важно освободить свой мозг. Уделите этому время и постарайтесь по максимуму вспомнить все, что вас тревожит, волнует, что было бы хорошо сделать, но руки не доходят (такие дела особенно вредны для сознания, так как способны вызывать чувство вины).

Этот подход является ключевым в методологии гуру личной эффективности Дэвида Аллена и представлен в его книге «Как привести дела в порядок». Подобный способ работы со всеми накопившимися «незавершенными» циклами – это первый шаг для того, чтобы повысить качество и продуктивность своей работы. Хотя бы раз в месяц выполняйте это упражнение. Пусть оно войдет у вас в привычку, поскольку это один из самых важных способов «очистки» не только головы, но и личного пространства. Оно ведет к высвобождению нужной для жизни энергии. Позволяет увидеть картинку целиком.

Прежде чем проводить сортировку идей, нужно «вынуть» их из головы. После этого можно приступать к дальнейшим этапам.

Этап 2. Поставьте крайние сроки решения данных задач

На этом этапе вы увидите, о чем действительно нужно думать и волноваться уже сейчас, а что спокойно может подождать своего часа в вашем списке дел. При этом необходимо правильно представлять себе сроки. Важно, чтобы дело не улетело в срочные и не стало «горящим». В этом случае придется «тушить пожар», и качество результата будет ниже желаемого. С другой стороны, можно умело использовать приближение дедлайна, чтобы добавить себе немного адреналина, повысить приоритет и с чистой совестью, быстро и качественно выполнить дело. Главное – не «подсаживаться» на адреналин последнего дня. Скорее речь идет об использовании метода ограничений как стимула для фокусировки на задаче. Это гораздо полезнее для здоровья и может стать основой для продуктивности. Лично я на основе ожидаемых дедлайнов выстраиваю список приоритетов и оставляю времени не слишком много, но достаточно для качественного выполнения дела.

Еще один полезный совет, почерпнутый у Дэвида Аллена[11]11
    Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – МИФ, 2017.


[Закрыть] и регулярно встречающийся в других книгах. Выберите сразу те дела, на выполнение которых требуется менее двух минут. Выделите их в своем списке и после сортировки запланируйте небольшой объем времени, чтобы сразу их выполнить. Так вы сразу сможете провести частичную «чистку» вашего листа незавершенных дел.

Этап 3. Делегирование задач

Посмотрите на каждую задачу и оцените, кому еще можно доверить ее выполнение или кто может помочь вам в ее решении. В большинстве случаев оказывается, что мы можем призвать помощников, чтобы сделать столь важную для нас вещь. Мы можем делегировать какую-то часть задачи (к примеру, поиск информации или оформление презентации) коллеге, стажеру, подчиненному или же нанятому фрилансеру. Тут важно определить эффективность подобных решений с точки зрения их стоимости. Для этого необходимо учесть стоимость вашего часа и понять, есть ли иные способы инвестиции времени, чтобы этот же час вы посвятили более доходному делу. К примеру, я могу доверить кому-то оформление презентации, а сама заняться поиском новых клиентов. Очевидно, что это даст гораздо больший финансовый эффект. Еще одним фактором, который также стоит принять во внимание, должен стать итоговый результат. Если вы что-то сделаете, но качество будет средним (к примеру, я не очень хорошо умею оформлять презентации), и при этом вы потеряете время, которое могли бы потратить на репетиции (а выступаю я, особенно когда репетирую, гораздо лучше, чем рисую), то потери от самостоятельного выполнения будут больше, чем от делегирования. Конечно, если речь идет о компоновке презентации из уже готовых материалов, тут точно можно сделать все самостоятельно.

Не забывайте, что у вас есть еще и домашние обязанности: уборка, готовка, стирка и чтение перед сном ребенку. Что-то вы явно можете делегировать, а вот читать нужно – это лучший способ укрепить отношения в семье.

Этап 4. Оценка по квадранту «важность/ срочность»

Ранее мы рассматривали классификацию, предложенную Стивеном Кови (я регулярно использую ее в своей жизни). Тут самым важным будет разделение всех дел, которые не дают вам покоя, по разным категориям и осознание того, какую стратегию по отношению к ним стоит предпринять, чтобы не допустить возникновения проблем и при этом не вложить свое бесценное время во что-нибудь ненужное. К примеру, в поездку в магазин за новой люстрой. Ее можно заказать и через Интернет, или же вообще перепоручить это кому-либо, а может, вы решите отложить покупку на длительный срок, когда она обретет бо́льшую важность.

Этап 5. Оценка с точки зрения «Колеса баланса»

Делая подобную оценку, вы видите, какие вещи на данный момент требуют вашего внимания. Если вы используете «Колесо баланса» для планирования, то сможете оценить, соответствуют ли эти дела вашим приоритетам на месяц или квартал. Также, возможно, вы осознаете, что расставили приоритеты, но не запланировали ни одного дела. Это тоже повод для размышлений. В первую очередь в ваш список дел должно попасть то, что вам действительно нужно и важно.

После детальной всесторонней оценки посмотрите еще раз на свой список. Возможно, вы уже готовы что-то вычеркнуть или по-другому взглянуть на эти дела и организовать иначе решение данных задач.

Еще несколько слов о планировании. Некоторые люди, обычно женщины, – фанаты списков. Особенно если они деформированы работой в бизнесе. Вспомните фильм «Я не знаю, как она делает это», где главная героиня постоянно составляла списки дел и покупок.

Подобные списки не стоит прокручивать в голове, они должны быть зафиксированы. Пусть у вас будет общий список дел, что в будущем пригодится в особых случаях «кайросах», а также даст возможность ничего не забыть, но и не тратить энергию на то, чтобы помнить. Не важно, какой формат вы выберете – будет ли это ежедневник, или тетрадь, или же электронная программа.