Текст книги "Краткое содержание «Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию»"

Обзор по книге «Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию», Дэвид Хорсагер
Автор обзора: Татьяна Хаяти

М.: «Манн, Иванов и Фербер»,2016

Как организовать свою жизнь и работу так, чтобы получать от них удовольствие

«Организованность – преимущество, достигаемое благодаря тому,

что приоритеты четко определены и человек ежедневно над ними работает».

Дэвид Хорсагер

15 лет назад автор книги, Дэвид Хорсагер, известный в Соединенных Штатах специалист по бизнес-стратегии, задался двумя вопросами: как сделать свою жизнь максимально комфортной и как организовать ее таким образом, чтобы работа не мешала общению с близкими людьми? Он проанализировал эффективность – свою личную и себя как профессионала– и остался недоволен результатами. И стал думать, что можно сделать, чтобы изменить ситуацию.

В итоге Дэвид разработал свод инструментов, которые успешно применяет до сих пор. Он делится ими на своих консультациях, выступлениях и в своей книге. Некоторые из них уникальны, а некоторые – хорошо забытое старое. В нашем обзоре – самые полезные.

Среди клиентов Дэвида Хорсагера бейсбольный клуб NewYorkYankees, американский Конгресс, Министерство внутренней безопасности США и многие другие коммерческие организации и государственные структуры.

ИДЕАЛЬНЫЙ СРОК ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ – 90 ДНЕЙ

Кто-то предлагает менять привычки за 21 день, кто-то – внедрять изменения на протяжении одного года. ДэвидХорсагер еще в молодости испытал на себе другой подход. По его мнению, 21 день – это слишком небольшой срок, а год – чересчур отдаленный рубеж. 90 же дней – идеальный временной промежуток. Это правило действует как для личных целей, так и для профессиональных.

Чтобы достичь желаемого, нужно ответить на несколько вопросов. Например:

– Какова моя цель, которой я бы хотел добиться через 90 дней? (Желательно в количественном выражении).

– Где, относительно этой цели, я нахожусь сегодня?

– Зачем мне нужно достичь эту цель?

– Каким образом я собираюсь ее достигать?

Причем этот последний вопрос должен быть максимально детализированным.

«Как бы ни была красива ваша стратегия, время от времени вы всё же должны обращать внимание на результаты своей деятельности». Уинстон Черчилль

НАЧНИТЕ ПРИМЕНЯТЬ ТАКТИКУ СВД – САМЫХ ВАЖНЫХ ДЕЛ

Замечали ли вы, что планируя множество дел, к концу дня вы вдруг обнаруживаете, что большая их часть так и не выполнена? Если это происходит каждый день, то депрессия не за горами. Автор книги предлагает сосредоточиться, прежде всего, на самых главных делах. Вот каким образом он предлагает это осуществить:

– С самого утра напишите сверху листа главную цель дня, обведите ее маркером.

– Затем в порядке убывания важности перечислите еще 4 важных дела.

– Работать над делами тоже нужно в том же порядке – сначала над самыми важными.

– Более пяти обязательных важных дел на день лучше не планировать. А еще лучше, если в вашем списке будет всего три самых важных дела, и еще два – с меньшей значимостью. Тогда вы их точно выполните к концу дня.

– Каждое дело желательно выражать в определенных цифрах: например, не «позвонить клиентам», а «позвонить 10 клиентам». Не «навести порядок на рабочем месте», а «разобрать 2 ящика стола». И т.д.

– Избегайте абстрактных формулировок, таких как: «лучше поработать», «больше продать», «подумать о клиентах». «Оцифровывайте» все ваши мысли – придавайте им конкретные значения.

ЧТОБЫ СОСРЕДОТОЧИТЬСЯ НА ГЛАВНОМ, СДЕЛАЙТЕ ПРИВЫЧКОЙ «ЧАС ТИШИНЫ»

Для этого: отключите телефон, не выходите в Интернет, не проверяйте почту. За это время вы сможете не только прояснить многие вопросы и наметить пути их реализации, но и подпитаетесь энергией – это тоже важно.

Дэвид Хорсагер советует предупредить о таком «часе тишины» коллег, клиентов, друзей и родственников. Со временем у них сформируется привычка не беспокоить вас эти 60 минут. Для вас же главное – каждый день выделять такой промежуток времени, чтобы побыть наедине с собой и своими мыслями. Попробуйте какое-то время применить эту тактику – вы будете удивлены, насколько изменится качество вашей работы и улучшится настроение.

НЕ ДЕЛАЙТЕ ОДНОВРЕМЕННО 20 ДЕЛ

Как обычно мы представляем себе эффективного менеджера? У него в руках минимум 2 смартфона, он одновременно разговариает по телефону и общаетсяв мессенджерах. Тут же набирает СМС и отправляет электронную почту. Так вот: это – не эффективность. Это – имитация бурной деятельности. По-настоящему эффективный менеджер занимается одним делом в один промежуток времени, и максимально на нем сосредоточен.

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДЕЛА НА ПОТОМ

Замечали ли вы за собой такую привычку: перекладывать некоторые письма в специальные папки в почте, чтобы когда-нибудь ихизучить и ответить? Или складывали в отдельную стопку бумаги, которые планировали рассмотреть позже? А теперь скажите: вы возвращались потом к этим письмам и бумагам? Вряд ли. Поэтому приучите себя сразу отвечать на письмо или документ или отправляйте их в корзину – либо действуйте моментально, либо избавляйтесь от излишнего груза.

УДЕЛЯЙТЕ ВНИМАНИЕ СВОЕМУ ЗДОРОВЬЮ

Залог успеха, как бы ни банально это звучало, кроется в полноценном сне. Не будете высыпаться – вряд ли достигнете своих амбициозных целей. Сделайте обязательным комплекс физических упражнений, лучше в спортзале. Занимайтесь этим регулярно – минимум 3-4 раза в неделю.Кстати, полезно будет учитывать собственные биоритмы. Понаблюдайте за собой и отметьте часы, в которые вы максимально продуктивны. И на это время оставляйте самую важную работу.

Также уделяйте внимание тому, чтобы питание было правильным. Как минимум:

– Пусть на вашем столе каждый день будут овощи.

– Сократите до минимума потребление сахара и животного жира.

– Контролируйте прием углеводов – они очень калорийны и в чрезмерном количестве быстро способствуют набору лишнего веса.

– Пейте достаточно воды. На эту тему много всего сказано, почитайте эту информацию и убедитесь, насколько важно обеспечивать организм достаточным количеством воды.

– И найдите созвучный вашему внутреннему миру духовный источник. Это могут быть творчество, чтение книг, религия и т.д. Главное – не концентрируйтесь только на материальных вещах. Этот мир будет вам во благо только при условии баланса материальных и духовных факторов в вашей жизни.

ВЕДИТЕ УЧЕТ СВОИМ ТРАТАМ ДЕНЕГ, ВРЕМЕНИ И ЭНЕРГИИ

Попробуйте в течение двух недель скрупулезно записывать все свои траты. Вы будете удивлены, сколько совершаете ненужных покупок и сколько денег уходит в никуда. Пошли в супермаркет за яйцами, хлебом и молоком, а вышли с огромными пакетами неизвестно чего? Сделайте привычкой записывать все, что необходимо купить, перед посещением магазина. И не отклоняйтесь от списка.

Также дело обстоит и с тратой времени. Это, конечно, очень нудно – но попробуйте хотя бы в течение одной недели записывать все свои дела и сколько на них ушло времени. Вы удивитесь тому, сколько часов уходит впустую. Разговор с другом занял не 10 минут, а все 25. Перерыв на ланч – 40 минут вместо 20. А сколько вы тратите на соцсети? Все это отнимает время – вернее, пожирает его. И речь тут не о запрете общаться с друзьямиили пользоваться Интернетом. Нет! Просто сделайте эти процессы более осознанными и постарайтесь, чтобы хотя бы на протяжении рабочей недели они не отнимали у вас слишком много времени.

СТРЕМИТЕСЬ К СОВЕРШЕНСТВУ. НО НЕ БУДЬТЕ ПЕРФЕКЦИОНИСТАМИ

Дэвид Хорсагер считает, что «совершенство функционально, перфекционизм– нет». По его мнению, успеха в бизнесе перфекционисты добиваются редко. Что касается совершенства, то оно складывается из двух обязательных частей: следование дедлайнам и качество всего того, что вы делаете. Чтобы достичь совершенства, нужно установить для себя четкие сроки выполнения той или иной работы. Когда же будет виден конец – не бойтесь поставить финальную точку. Постоянные доработки только испортят то, что задумывалось, и вряд ли улучшат общий результат. А если все-таки сомневаетесь, достаточно ли хорошо выполнили задачу,– посоветуйтесь на этот счет с коллегами или боссом. И помните:

«Великие результаты говорят о себе намного громче, чем самые великие идеи».

ВСЕГДА СТАВЬТЕ СЕБЕ МЕТА-ЦЕЛИ

Совет национальной безопасности США провел исследование и выяснил, что каждый год американские корпорации теряют 200-300 миллиардов долларов потому, что их сотрудники не заинтересованы в том, чем занимаются.Кроме того, они постоянно уставшие и неудовлетворенные, что колоссально снижает производительность.

А вы сами чувствуете вдохновение и удовлетворение от своей работы? Если нет, то вот вам несколько советов, как изменить ситуацию:

– Не бойтесь ставить себе глобальные, иными словами, мета-цели. Часто мы не верим в себя: в свой ум, профессионализм, личностные качества. Соответственно, и цели выбираем такие же: скромненькие, легко выполнимые. Боимся мечтать. Боимся разочароваться в себе и своих силах. Но чем мельче мечты, тем меньше и удовлетворения от их выполнения. Поэтому не бойтесь ставить себе большие, труднодостижимые (но достижимые!) цели. Даже сам процесс движения к ним вызовет у вас больше энтузиазма и вдохновения, чем текущая ситуация.

– В идеале ваши большие цели должны приносить пользу не только вам. Живя в социуме, мы не можем быть от него изолированы. Поэтому нужно учитывать интересы тех, кто находится вокруг. В свою очередь, вы тоже получите дивиденды от исполнения целей других людей.

– Не надо бояться менять работу и направление деятельности. Если ваше дело вам по душе, будут и энтузиазм, и везение, и успех.

– На пути к мета-целям отмечайте все промежуточные достижения, хвалите себя за них. Это подарит вам радость и энергию.

ЗАБОТЬТЕСЬ О ТОМ, ЧТОБЫ ВАШИ КОММУНИКАЦИИ БЫЛИ ЭФФЕКТИВНЫМИ

Автор книги «Час тишины» предлагает несколько советов, как сделать ваши деловые коммуникации более эффективными. Вот они.

Электронная почта. С одной стороны, это очень удобный и оперативный способ коммуникации, с другой

он отнимает массу полезного времени. Как этого не допустить?

Во-первых, сформируйте привычку проверять почту и отвечать на письма один раз в день. Если же вы постоянно ждете важные письма, то хотя бы не отвлекайтесь на каждое входящее сообщение, а проверяйте почту, например, в начале каждого часа. Редко какое письмо требует сиюминутного ответа.

Во-вторых, возьмите за правило не накапливать массу писем, на которые необходимо ответить.

В-третьих, общайтесь по электронной почте только по рабочим вопросам, а для пересылки различных ссылок, статей, новостей, постов используйте социальные сети и мессенджеры.

Телефон. Без него мы уже не представляем своего существования. Но он, как и электронная почта, может стать как нашим помощником, так и пожирателем времени. Вот правила, которые помогут использовать смартфон эффективно.

Во-первых, собираясь кому-то звонить, продумайте структуру разговора: о чем вы хотите поговорить с собеседником. А еще лучше, запишите все вопросы. Это как при посещении магазина —чтобы не увлечься импульсными покупками, предпочтительно писать списки заранее. Так и с телефонными разговорами – чтобы не отойти в сторону от темы звонка, тезисно зафиксируйте все основные пункты разговора.

Во-вторых, начиная разговор, поставьте песочные часы или таймер. Эта привычка поможет вам научиться считать потраченное время. Кроме того, так вы продемонстрируете уважение к собеседнику тем, что вы не отнимете у него слишком много времени.

В-третьих, отключайте телефон на встречах, совещаниях, а также когда вы находитесь вместе с семьей. Потому что нет ничего важнее того, чем вы занимаетесь в конкретный момент – и тех, кто в этот момент находится рядом с вами.Совсем не обязательно быть на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Совещания. Почему-то в современном бизнес-мире совещания стали в прямом смысле слова плохой привычкой. Институт производительности США вычислил, что ежедневно в Соединенных Штатах проводится в среднем 17 миллионов рабочих совещаний! Длинные совещания, а также большое их количество снижают продуктивность бизнеса в целом. Поэтому по максимуму ограничьте этот рабочий инструмент, встречайтесь с коллегами только в случае безусловной необходимости. В идеале выносите на повестку минимальное количество целей. Тогда все будут максимально сконцентрированы и плодотворны.

Заготовка шаблонов. Наверняка большинство писем, на которые вам приходится отвечать, имеют много общего. Подготовьте несколько вариантов шаблонов для различных случаев. Также можно сделать заготовки для презентаций, докладов, отчетов и других материалов. Это очень удобно и сэкономит массу вашего времени – по подсчетам экспертов, до 10 часов в неделю!

ЧТОБЫ ПРЕУСПЕТЬ, УСКОРЯЙТЕСЬ            

В современном мире существует множество методик повышения личной и профессиональной эффективности. И в каждой из них наверняка есть что-то полезное. Но одну истину никто не отменял: результаты наших усилий во многом будут зависеть от того, смогли ли вы ускориться и сделать всё быстрее. И дело не в том, чтобы лишить себя еще нескольких часов сна в сутки, а в том, чтобы научиться всё делать качественно и быстро. Каким образом? Перечислим рекомендации автора книги.

Освойте несколько полезных навыков, например, скорочтение, быстропечатание или какую-нибудь графическую программу: фотошоп, иллюстратор. Пройдите курсы копирайтинга. Все это не только высвободит массу вашего времени, но и расширит ваши профессиональные возможности. Времена меняются, и если раньше ценились специалисты узкого профиля, то сейчас особенно ценными считаются сотрудники, которые сочетают несколько навыков. Кстати, 1-2 иностранных языка хотя бы на минимальном уровне «читаю и перевожу со словарем» тоже не повредят.

Настройте ваш компьютер так, чтобы он не тормозил вашу работу. Дэвид Хорсагер советует думать об этом устройстве как о лошади – вам нужна старая кобыла? Вряд ли. Если при включении ваш агрегат грузится по 10-15 минут, если зависает при переключении программ или страниц – это не нормально. Время – деньги. Потерянные минуты складываются в потерянные часы. Так что не экономьте на хорошем компьютере. Качественная, дорогая машина последнего поколения быстро окупит вложенные в нее средства.

И еще один совет: не пренебрегайте знаниями и опытом коллег. Если вы занимаетесь решением какой-то крупной и многосоставной задачи, пригласите коллег поучаствовать в этом. В большинстве случаев они с радостью согласятся, ведь всем интересен как новый опыт, так и дополнительная строчка для портфолио.

Вы можете продолжить этот список – главное, чтобы дела шли быстрее, а результат был лучше.

НАУЧИТЕСЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ КАРТЫ

Интеллектуальные карты, или диаграммы связей – один из самых современных и эффективных способов организовать процесс планирования. Когда вы сделаете такую карту, то увидите все свои задачи в их взаимосвязи – так легче осознать пути решения той или иной проблемы. Начать можно с фиксирования несложных дел, а потом перейти к более глобальным. В Интернете есть много информации и рисунков, как правильно составить интеллектуальную карту, поэтому не будем расписывать подробно эти технологии.

ИЩИТЕ СПОСОБЫ ЭКОНОМИТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Автор предлагает следующие варианты.

– Объедините рутинные задачи. В течение дня скапливается много таких дел – выделите для них час и решите все сразу.

– Самую сложную задачу не откладывайте напоследок– выполните ее одной из первых. Если задача глобальная, поделите ее на несколько мелких.

– Для любого дела Дэвид Хорсагер советует установить лимит времени. Это позволит вам не зависать слишком долго над какой-то одной задачей.

– Начав что-то делать, не отвлекайтесь, пока не закончите.

– Для совещаний выделите какой-то один день на неделе.

– Не жертвуйте собой – умейте сказать «нет». Автор «Часа тишины» советует только один критерий для выбора: выбирать следует то, что является лучшим для вас в данный момент времени. Всегда придется чем-то жертвовать: семьей ради работы, работой ради семьи, удовольствием ради прибыли и т.д. Но также всегда есть то, что важно для вас именно сейчас. Поэтому не бойтесь сделать выбор и сказать чему-то «нет».

ВСЕГДА НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ОСТАНОВИТЬСЯ И ПОДУМАТЬ

Ни одна гениальная идея не посетит вас, если вы полностью загружены решением текущих задач. Держать темп – нужно и важно. Но не менее важно находить время освободить голову. Конечно, лучше всего уединиться– в идеале 1-2 раза в год уезжать самому или с семьей в какое-то место, где вы не будете постоянно сидеть в Интернете и мессенджерах. Прогулки, свежий воздух, смена обстановки, общение не по работе – все это переключает наш уставший разум на совсем иные частоты и освобождает в нем место для новых идей и открытий.

Если же уехать нет возможности, сходите в библиотеку, музей, на выставку, в книжный магазин или хотя бы просто посидите в кафе без ноутбука. В крайнем случае выделите себе 30 минут перед сном, когда ваш ум не будет занят работой, а спокойно сможет поразмышлять о самых разных вещах. Попробуйте это делать хотя бы 2 недели – и вы почувствуете себя гораздо счастливее и свободнее.

ВСЕГДА ПОМНИТЕ, ДЛЯ КОГО ВЫ ВСЁ ЭТО ДЕЛАЕТЕ.

Главное в жизни – это человеческие взаимоотношения. Это те, кто рядом с вами. Работа не может быть самоцелью. Бизнес тоже не делается ради бизнеса. Есть такая притча: около дверей в рай на небесах встречает «новоприбывшего» апостол Павел. Человек – вернее, его душа – готовится держать строгий экзамен,но апостол задаёт всего два вопроса:

– Был ли ты счастлив?

– Сделал ли ты счастливым кого-то другого?

Не гонитесь за многочисленными целями. Идите к своей семье и просто будьте с ними счастливы. В этом, в сущности, главная идея этой книги.