Текст книги "Как управлять собой"

Виктор Шейнов
Как управлять собой

© ООО Издательство «Питер», 2024

© Серия «#экопокет», 2024

© Виктор Шейнов, 2024

* * *

Об авторе

Читатель всегда стремится узнать что-нибудь об авторе.

Карл Роджерс, один из создателей гуманистической психологии

Тот, кто идет за другими, никогда не будет первым.

Микеланджело

Автор этой книги Виктор Павлович Шейнов – профессор, доктор социологических наук, кандидат физико-математических наук, академик Международной академии информационных технологий, профессор кафедры психологии и педагогического мастерства Республиканского института высшей школы (Минск, Беларусь).

Виктор Павлович Шейнов – автор 24 научных монографий (ряд их переведен на английский, немецкий, французский, итальянский, португальский, латышский и польский языки), 7 тестовых методик научных исследований (применяются учеными разных стран), более 350 статей, опубликованных в ведущих научных журналах, 40 книг по практической психологии (серии «Психологический бестселлер», «Библиотека успешного психолога», «Психология. Лучшее», «Сам себе психолог»), вышедших в крупнейших издательствах Санкт-Петербурга, Москвы, Минска.

Общий тираж книг Виктора Павловича Шейнова – более 900 тысяч экземпляров. Издательства представляют В.П. Шейнова как «одного из самых читаемых отечественных авторов-психологов».

Многочисленные читатели книг этого известного психолога нередко обращаются к нему с предложением поделиться, как он в своей активной практической деятельности применял психологические приемы, которые сам разработал для:

• поиска недостающего времени;

• изобретения новых идей;

• управления своим весом;

• развития интуиции;

• противостояния стрессам;

• создания хорошего настроения;

• защиты от манипуляций.

Автор не скрывает, что первоначально разрабатывал эти приемы для решения своих проблем. А когда убедился, что они реально ему в этом помогают, решил поделиться ими со своими читателями.

Приемы нахождения времени и новых идей обеспечили автору высокую творческую отдачу (о чем сказано выше). Приемы управления своим весом помогли автору без мучений и расходов сбросить лишние 20 килограммов, а впоследствии быстро приводить себя в норму после излишеств «дружеских ужинов». Другие приемы (из числа названных) позволили решить соответствующие проблемы, а все вместе – подарили удовольствие от жизни.

Надеемся, читателям будет интересно и полезно ознакомиться на страницах этой книги с его рассказом о применении указанных методов в конкретных ситуациях.

Литература

Знаков В.В., Почебут Л.Г., Лосик Г.В. Выдающемуся ученому, психологу Виктору Павловичу Шейнову – 80 лет! (Мировая наука в лицах) // Вестник Российского университета дружбы народов. – Серия: Психология и педагогика. – 2020. – Т. 17. – № 2. – С. 348–356. – DOI:10.22363/2313-1683-2020-17-2-348-356.

Известному ученому, психологу, автору книг Виктору Павловичу Шейнову – 80! // Российский психологический журнал. – 2020. – Т. 17. – № 2. – С. 82–83.

Глава 1. Находим время на то, на что его всегда не хватает

Успех – это успеть.

М. Цветаева

Я не могу управлять направлением ветра, но всегда могу так поставить паруса, что они принесут меня к намеченной цели.

О. Уайльд

1.1. Обнаруживаем личные резервы времени

Время летит стрелой, хотя минуты ползут.

Ф. Мендельсон

Коллеги часто спрашивают, как при полной профессорской нагрузке, проведении тренингов (часто в неблизких краях) и активной научной работе (см. мой сайт www.sheinov.com) мне удается каждый год выпускать по две новые книги (всего их вышло уже 60).

Главный вопрос при этом – где я нахожу необходимое для этого время?

Ответ на него вы найдете в этой главе.

Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.

Часто приходится наблюдать, как люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несопоставимых результатов лишь потому, что одни стремятся максимально использовать время, а у других оно расходуется бездумно.

Не случайно многие великие люди (Наполеон, например) спали по четыре часа в сутки – они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.

Проблема недостающего времени заботит каждого серьезного человека. Многие возвращаются с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» – одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Чтобы добиться чего-нибудь сегодня, нужно быть предельно организованными. Везде – на работе и дома – мы должны управлять событиями, а не находиться в их власти.

Многие пытаются повысить эффективность своего труда за счет использования внеурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. Хотя ни один человек на смертном одре не сказал: «Жаль, что я не проводил больше времени на работе».

Исследования, проведенные в разных странах, показали, что рабочий день преуспевающих руководителей, менеджеров составляет в среднем 12, а то и 14 часов. А у предпринимателей он еще более продолжителен. Стала обычной ситуация, когда деловой человек много лет не бывает в отпуске или в лучшем случае отдыхает всего лишь несколько дней в году, да и то – поддерживая постоянную связь со своей работой. Ведь сейчас средства коммуникации позволяют без труда осуществить это.

Интересно сопоставить данные о переработках руководителей с эффективностью использования ими рабочего времени.

Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено социологами на большом числе предприятий и фирм Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23–1,50 раза. В то же время коэффициент полезной занятости варьировался от 0,68 (у директоров) до 0,77 (у руководителей среднего звена). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим объем рабочей нагрузки в неделю (1).

Этот несложный подсчет показывает, что действительно справедливо утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать». Данный тезис стал аксиомой для преуспевающих профессионалов, поэтому в их среде принято умалчивать о переработках.

Таким образом, у всех нас имеются значительные резервы рабочего времени и, следовательно, возможность повысить на 1/3 эффективность его использования.

Но не является ли химерой достижение стопроцентного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (и именно преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывают, естественно, большой интерес, тщательно изучаются и анализируются специалистами. Ведь высокая личная организованность – один из основных факторов преуспевания и сотрудников, и фирмы в целом. Обнаруженные в результате этого анализа закономерности явились основой для разработки приводимых далее рекомендаций по организации рабочего времени.

Однако прежде, чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные причины непроизводительного расходования времени. Они подразделяются:

• на субъективные – недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами оказываются неорганизованность и нерациональный распорядок дня;

• объективные, в известной степени не зависящие от нас – избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (у некоторых – гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, комплектация. И совсем другое отношение к времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.

В качестве первых шагов крайне полезно провести «самофотографию» своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Суммировав зафиксированные затраты времени за день, вы почти наверняка недосчитаетесь нескольких часов. Это покажет существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты – результаты». Когда начнете работать по предлагаемым далее рекомендациям, сравнение таких «самофотографий», сделанных с некоторой периодичностью, покажет рост эффективности использования времени.

Есть и другой, более радикальный способ получить объективную информацию – это «фотография» вашего рабочего дня, проведенная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как он станет обладателем негативной информации о вас. Практика показала, что в подавляющем большинстве случаев «фотография» дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем больше резерв времени и, следовательно, сильнее стимул исправить положение. Мы настолько закостенели в своих привычках, что для их изменения нам необходимо нечто не меньшее, чем потрясение. В этом плане «фотография» создает наиболее сильную мотивацию к самосовершенствованию.

Вот еще один способ выяснения, сколько времени уходит у вас на незначительные дела, которые мало что дают как в личном, так и в профессиональном плане. По окончании недели заштрихуйте красным карандашом все малозначительные дела и время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками, значит, вы тратите много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «закрашенных» дел. Перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы. В итоге время будет использоваться вами более эффективно.

Для каждого вида деятельности определите свой цвет. Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то это значит, что ваша работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета – значит, вам уже с успехом удается группировать однородные виды деятельности.

Еще один способ обнаружить свои резервы – ответить на вопросы предлагаемого теста.

Самооценка в баллах: 0 – «почти никогда»; 1 – «иногда»; 2 – «часто»; 3 – «почти всегда». Чем объективнее вы будете в самооценке, тем бо́льшую пользу принесет вам этот тест.

1. Я начинаю рабочий день с планирования.

2. Поручаю все, что может быть поручено.

3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз.

5. Составляю список предстоящих дел по приоритетам. Важнейшие исполняю в первую очередь.

6. Пытаюсь по возможности оградить себя от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Дневную загрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем распределении времени есть «окна», позволяющие реагировать на внезапно возникающие актуальные проблемы.

9. Пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.

10. Умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, в то время как мне необходимо выполнить более важные дела.

Оценка результатов

Если теперь вы суммируете баллы, набранные вами при оценке вашего стиля управления временем, то получите следующие результаты.

0–15 баллов. Вы не управляете своим временем и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.

16–20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21–25 баллов. Вы неплохо распоряжаетесь своим временем.

26–30 баллов. Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям приобщиться к вашему опыту.

1.2. Главные приемы управления временем. Что дадут рекомендации

Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать.

А. Шопенгауэр

Итак, первое, с чего следует начать, – это сильное желание изменить принцип распределения своего времени. Без такого желания ничего не получится – из-за естественного нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.

Предлагаемые приемы помогут вам ежедневно выигрывать в среднем два часа времени. Я знаю людей, которые стали успевать в течение дня делать вдвое больше дел (и не только на работе). Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. А выигрывание двух часов времени является совершенно реальным (и наиболее вероятным) для любого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил. Так показывают результаты опросов тех, кто их использует.

Данные приемы полезны руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени, – от министра до домашней хозяйки, как на работе, так и в быту.

Правило 1. Составьте перечень дел в порядке их важности.

Это первое существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов состоит в том, что, тратя время на его планирование, мы его же потом и выигрываем.

В памятке-правилах «Как надо работать», составленной А.К. Гастевым, первые два абзаца звучат так: «Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы». Выделенное мной много раз повторяющееся слово «продумать» наиболее точно отражает главное в планировании.

Составление плана работы на день лучше всего проводить следующим образом. Сначала записать дела в специальном блокноте (ежедневнике, органайзере) в порядке приоритетности.

1. Важнейшие дела (в порядке их важности).

2. Срочные дела (в порядке срочности).

3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).

4. «Пока не спросят».

Планирование – это определение приоритетности, а не простое составление перечня задач. Планируя накануне, не пытайтесь составлять список сразу в порядке приоритетности дел. Вписывайте в него пункты по мере того, как они приходят на ум, а выяснение их приоритетности – это следующий шаг.

Но предположим, что список дел необъятен или что внезапный приток дел заставляет вас схватиться за голову. Если не удается достаточно быстро рассортировать навалившуюся работу, ситуация чревата стрессом.

Не паникуйте. Разложите дела по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:

• срочно;

• в течение нескольких дней;

• к следующей неделе;

• к началу месяца.

От важности и срочности дел зависит оптимальная реакция на них, представленная в следующей таблице. Относительно дел неважных и несрочных обычно исполнение на «удовлетворительно» – это все, что нужно. Если же какой-то пункт переходит из списка в список в течение многих недель, напрашивается вопрос: есть ли необходимость выполнять его вообще?

Небольшие усилия помогут превратить ваш ежедневник в источник ценной информации для анализа расходования времени:

• сделав дело и зачеркивая запись, отметьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время;

• если дело сделано полностью, зачеркните эту запись, например, прямой сплошной чертой, если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию).

Просмотр записей выявит особенности вашего делового стиля и использования времени.

План лучше составлять с утра. Если вы составили его в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя (утро вечера мудренее): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются и станет более объективным понимание степени важности тех или иных дел.

Правило 2. Беритесь прежде всего за самые важные и срочные дела.

Управление временем – это вопрос не только о нем самом, но и о решаемых задачах. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из десяти дел всегда найдутся два-три, сделав которые вы уже будете довольны этим днем.

Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата.

Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!

Некоторые управленцы, заваленные делами, в попытках избавиться от их обилия начинают с мелких, чтобы, быстро переделав их, сократить общее количество дел и уже затем сосредоточиться на важных. Но практика показывает, что чаще всего до важных дел руки так и не доходят.

Как прозорливо заметил в свое время вождь мирового пролетариата, «кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы». Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутыми пресловутой текучкой мелких вопросов, большинство из которых к концу дня уже можем и не припомнить.

Применительно к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам сталкивать себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все необходимое.

Итак, следует начинать с самой важной задачи. Если же ожидаемые конечные результаты равнозначны по ценности, сначала займитесь самыми легкими задачами или такими, которые требуют наименьшего количества времени. Таким способом вы зададите темп. После этого можно сконцентрироваться на более трудных задачах, поскольку вы отделаетесь от нескольких важных задач, довлевших над вами.

Когда работа срочная и ужасная – делайте ее в первую очередь! Освободитесь от нее как можно быстрее, и она не будет портить вам весь день.

Если удастся справиться со сложной проблемой в начале дня, то оставшиеся дела вы будете делать в хорошем настроении. Установите систему вознаграждения за выполнение трудной работы – сделайте перерыв или угоститесь чаем, кофе.

Получите удовольствие, отметив в своем ежедневнике, что задача выполнена!

Итак, ключевой элемент эффективного управления временем – оценка по результату, а не по выполненным действиям. Управляйте своим временем, ориентируясь на получение самого лучшего результата! Если решать только вопросы, которые «хватают за горло», то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», то тратится меньше времени.

Правило 3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.

Количество обращений в сфере управления так велико, что средний интервал между ними – не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам, отлучки и т. д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.

Если у вас есть секретарь или подходящий помощник, то они могут оградить вас от многих мелких вопросов. (Хороший секретарь экономит руководителю до 30 % рабочего времени!)

Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик, а если его нет – попросту отключить телефон!

Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) не найти: в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. (Один из знакомых мне руководителей приспособился уединяться в своем автомобиле, припаркованном недалеко от офиса.)

Попробуйте приходить на работу утром примерно на час раньше, скажем, в течение недели и выполнять какую-то часть дневной работы. Вы удивитесь тому, как много вам удастся сделать до 9 часов утра, когда рабочий день только начинается. Обговорите с коллегами, когда лучше всего устроить «тихий час». Иногда целые отделы договариваются об этом часе (обычно с утра), когда все работают, не мешая другим.

При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час вы и получите наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание собственной силы воли.

Иных столь же эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.

Правило 4. Занимайтесь в каждый момент только одним делом.

Уподобьте себя песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку и потому могут служить долго, не теряя точности. Пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос – важнейший на данный момент – и не переходите к другому, не закончив предыдущего.

Перескакивание с одного вопроса на другой – это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос – значит тратить на него дополнительное время.

К тому же такое перескакивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.

К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с подчиненным входит другой подчиненный и после приветствия обращается прямо к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей, руководитель тем самым поощряет и разбазаривание собственного времени, как, впрочем, и времени своих сотрудников. Ибо ему приходится возвращаться к одним и тем же вопросам. Кроме того, вопросы в присутствии других всегда решаются дольше, чем с глазу на глаз.

Так иногда происходит и во время пребывания в кабинете стороннего посетителя. Поэтому хозяин кабинета не должен позволять вошедшему сотруднику прерывать начатый до него разговор. Если же он не пресекает вклинивания, то это может сделать его собеседник. Мой опыт показывает, что если попросить продолжить начатый разговор, то хозяин кабинета обычно это поддерживает.

Перескакивание с вопроса на вопрос имеет место и всякий раз, когда мы отвлекаемся от беседы с посетителем, чтобы ответить на телефонный звонок. «Телефон для меня как икона», – говорится в одной из песен Владимира Высоцкого. Мы действительно поклоняемся телефону, когда по звонку отвлекаемся от серьезного разговора. Это неуважение к собеседнику и к тому же неразумное расходование своего времени, ведь после каждого телефонного разговора необходимо вновь входить в суть разговора с присутствующим: «Так на чем мы остановились?» Это свидетельствует о том, что содержание беседы вылетело из головы.

Более рационально действовать так: если разговор заканчивается, скажите позвонившему: «Одну минутку», положите смартфон на стол и, закончив разговор, приступайте к беседе с абонентом.

Если же до конца разговора далеко, спросите у посетителя, сколько еще нужно времени, и предложите перезвонить через n минут, назвав время с большим запасом (если запаса не создавать, то указанного времени может оказаться недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловком положении).

Кстати, отсрочка телефонного разговора часто приводит к решению вопроса без вашей помощи, ведь сколько звонков происходит только из-за того, что позвонить оказывается проще, нежели подумать! Как видите, вы и на этом сэкономите время.

При использовании этого приема помните важное: не выслушивайте, зачем звонят, поскольку при этом весьма реально втянуться в разговор. Кроме того, у абонента может возникнуть впечатление, что если бы это был кто-то другой, то вы, возможно, и поговорили бы с ним сразу. Большое удобство представляет автоответчик. Вы можете прослушать сообщение, когда освободитесь. И перезвоните тогда, когда вам это будет удобно.

Правило 5. По возможности замените посещение телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-то узнать. По телефону вам сообщат все, что вас интересует.

Кстати, грубят при этом меньше, чем при личной встрече, – ведь неизвестно, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважительно и кратко (краткость достигается подготовкой к разговору, предпочтительно – письменной).

Правило 6. Очистите стол от бумаг.

Введите правило «одного раза» – имейте дело с каждым листом бумаги только один раз.

Обычно в отношении 80 % бумаг решение может быть принято с первого прочтения – стоит лишь немного подумать над прочитанным. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20–40 % случаев.

Более серьезные документы чаще откладываются, чтобы принять по ним решение в спокойной обстановке. Однако обстоятельства нередко складываются так, что именно на более важные документы остается меньше всего времени. Важные дела становятся срочными чаще всего в результате именно такой практики. Кому не знакомо поступление к исполнителям документов, по которым срок исполнения на исходе!

Но даже если такого и не произошло, при подобном подходе время расходуется неэкономно: один и тот же документ читается не единожды.

Многие руководители неисполненные документы держат на столе, чтобы они всегда были перед глазами. Что греха таить, многие даже втайне гордятся заваленным бумагами столом, думая, что покажутся посетителю чрезвычайно значимыми и занятыми.

На самом же деле такой стол говорит только о неорганизованности его хозяина и незнании им психологии. Ведь предметы, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре перестаем замечать. А посетитель по завалам на столе видит, как велика задолженность их обладателя перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги (под солнечными лучами бумаги желтеют в считаные дни).

Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.

Правило 7. Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное средство для этого – освоить специальную технику быстрого чтения (для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3–5 раз меньше времени.

Из приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отмечу следующие:

• первый просмотр входящей корреспонденции целесообразно производить не самому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарю, помощнику, заместителю, претенденту на выдвижение, толковому подчиненному), который направит документ соответствующему подразделению или самому руководителю. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить его факсимиле;

• поручите кому-то из подчиненных делать «разметку» документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные и имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая «разметка» сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;

• поручите готовить обзоры новинок литературы по вашей специальности и управлению. Это позволит вам не отстать от требований сегодняшнего дня и тратить минимальное время на чтение. Особенно эффективна такая система, если вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.

Другие приемы рационализации чтения см. в подразделе «Экономное чтение».

Правило 8. Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной.

Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и лишь 10 % того, что делаем. Хорошая информированность обернется и выигрышем времени: всем известно, к каким потерям приводит забывчивость.

Более того, при деловой беседе принято делать записи. Это не только привязывает к процессу слушания, но и является необходимым элементом деловой культуры.

Но даже и это не страхует от забывания: сколько раз, читая свои старые записи, мы как будто впервые их видим!

Поэтому в управленческой культуре уклонение от записей во время деловой беседы воспринимается как неуважение к партнеру. Делая записи, мы показываем, что сообщение партнера ценно для нас. Поэтому нередко делают пометки даже во время бессодержательных высказываний собеседника – хотя бы для того, чтобы добиться с его стороны расположения.

Правило 9. Используйте эффект «мелочей».

Прежде чем ехать – позвоните. Узнайте, на месте ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы. Те, кто едут наугад, нередко тратят время впустую: то нужный человек отсутствует или не может принять; то необходимо иметь при себе какой-то документ, о чем посетитель не знал; то организация сменила адрес или у них отключились компьютеры и т. д.

Группируйте однородные дела и телефонные звонки. Старайтесь выезжать в какое-то место лишь тогда, когда в том районе возникает для вас несколько дел. Сгруппировав звонки, вы в целом затратите меньше времени на них.

Задействуйте для работы и чтения время ожидания в очереди, в дороге и т. д. Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для организованного человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за иностранными партнерами.

Чтобы последовать данному совету, нужно всегда иметь при себе материалы или документы для работы – на всякий случай (а возникают эти случаи постоянно).

Избегайте ненужных споров. У каждого есть свое мнение, и пусть человек с ним остается, если это не вредит вашим интересам.