Текст книги "Как управлять собой"

Учимся говорить «нет!»

Как вы отреагируете на просьбу коллеги помочь с проектом, когда вы загружены собственной работой? Откажете ли вы другу в просьбе подвезти его ребенка до школы, если вам придется сделать для этого крюк и в результате вы опоздаете на работу?

Только вы имеете представление о своих планах. Только вы можете решать, что соответствует вашему плану распределения времени, а что – нет. Когда вы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично. Сказать «нет» вовсе не означает быть невежливым и резким. Если вы говорите «нет», то не обязаны пускаться в пространные объяснения, почему отказываете этому человеку в его просьбе. Объяснить стоит человеку, с которым вы поддерживаете близкие отношения, но не чувствуйте себя обязанным делать что-то для него.

Отказывая, скажите «нет» таким образом, чтобы сохранить расположение к себе. Всегда имейте наготове несколько вежливых ответов (примеры их – ниже). Тогда просьбы не застанут вас врасплох и слова «Да, конечно, сделаю» не вылетят непроизвольно из ваших уст.

Не чувствуйте за собой вины. Многие испытывают ощущение вины, когда приходится отказывать. Некоторым с детства привили абсолютную вежливость по отношению ко всем и внушили, что отказ в просьбе означает неуважение к просящему. Другие же просто не знают, как сказать «нет».

Узнаете ли в каком-то из случаев себя? Если да, раз и навсегда избавьтесь от чувства вины. У вас есть полное право отказаться делать то, что вы делать не хотите. Вспомните наиболее преуспевающих и уверенных в себе людей из тех, кого знаете. Можете ли вы представить их говорящими «да» всем и по любому поводу? Вряд ли.

Не оправдывайтесь ни перед кем, в том числе и перед собой. Вы лишь пользуетесь своим законным правом. Если не можете придумать достойного повода для отказа, оставайтесь невозмутимыми и просто промолчите. Люди часто говорят «да» не задумываясь, только чтобы что-то сказать.

Как уверенно сказать «нет». Не говорите «вряд ли», если хотите сказать «нет», так как человек решит, что вы скорее склонны согласиться на его просьбу, и «дожмет» вас.

Первым словом вашей фразы обязательно должно быть именно «нет». В противном случае собеседник почувствует слабость вашей позиции и решит, что вас еще можно уговорить. Если простое «нет» вы считаете слишком грубым, подсластите отказ более мягким продолжением. В качестве вежливого отказа можно выбрать что-то из следующего:

– Нет, извини, но в субботу я помочь не смогу.

– Нет, мне нужно добить отчет.

– Нет, насчет этого вечера я уже договорился.

– Нет, сейчас я никак не смогу.

Если ваш отказ распространяется только на данный конкретный случай, то можете продолжить фразу, к примеру, следующими словами:

– …А вот в следующем месяце, думаю, получится.

– …Может быть, на следующей неделе?

– …Но не сделать ли нам это 21-го?

– …Но если это срочно, то, может быть, Николай сможет взять на себя часть дела? (Пусть теперь он и ищет оправдания!)

Уважительный способ отказа – выразить понимание чужих проблем и затем объяснить, почему не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы признаете ее обоснованность, что делает отказ не столь болезненным для собеседника. Например, можете сказать: «На тебя действительно навалилось с этим отчетом. Но, ты знаешь, и у меня у самого каждая минута сейчас на счету».

Если вы предполагаете, с какими просьбами, скорее всего, столкнетесь, то можете заготовить подходящие ответы. Вот некоторые примеры.

• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не хотите присутствовать: «Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу сделать этого».

• В ответ на просьбу коллеги: «Похоже, это действительно отличный проект. Польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним. Но я слишком занят и не могу включиться в это новое для себя дело прямо сейчас».

• Если собеседник продолжает настаивать, не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа. Иначе собеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше доводов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить его просьбу. Ведь он подготовился к разговору и застал вас врасплох. Просто повторяйте: «Извините, я не могу этого сделать», «Нет, спасибо» и старое доброе стандартное «Нет».

• Попрактикуйтесь говорить: «Извините, я просто не в состоянии сделать это» и «Нет» вслух наедине с собой. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока не почувствуете их естественность.

Отказывая в услуге, не ссылайтесь на какого-то другого человека. Объяснение типа «Жена будет против» уважения вам не прибавит.

Не последнюю роль в таких ситуациях играют сигналы и язык тела. Следите за тем, чтобы не выглядеть виноватыми или смущенными. Отказывайтесь вежливо, но твердо.

Напишите крупно «НЕТ» на листке бумаги и повесьте на видном месте. Это поможет вам избавиться от привычки не задумываясь отвечать «да».

Если у вас нет убедительных (для собеседника) отговорок, то сопровождайте свое «нет» ссылкой на особенности своей личности: «Не могу поступить иначе, кроме как не согласиться, поскольку… Выберите из предложенного любое продолжение фразы:

– …Это составляет часть моей личности.

– …Не согласуется с моим представлением о себе.

– …Таковы мои убеждения.

Или:

– …Если я сделаю это, то это буду уже не я.

– …Я ценю некоторые свои странности, так как они помогают мне находить нестандартные решения.

Доверяйте своей интуиции: если вашей первой мыслью будет отказаться, то и сделайте это.

Как сказать «нет» и при этом никого не обидеть. Теперь, когда вы настроились на то, чтобы говорить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувств собеседника:

– Нет, но на следующей неделе мы могли бы…

– Нет, но что, если я…

– Нет, я буду занят до…

– Нет, сейчас мне необходимо закончить…

– Нет, к сожалению, я должен…

– Нет, извините, я не могу…

– Нет, боюсь, мне придется…

– Нет, но ты можешь смело обращаться ко мне через…

– Нет, однако я смог бы…

– Нет, сейчас это невозможно, но…

Если и после этого вам трудно произнести слово «нет», воспользуйтесь менее категоричными формулировками. Вот вам еще несколько вариантов вежливого, но недвусмысленного отказа:

– Извини, но…

– К сожалению, это невозможно, потому что…

– Боюсь, что…

– Заманчиво, однако…

– Я бы с удовольствием. Но…

– В другой раз я бы с радостью (если это действительно так), да вот…

Не забудьте сказать «спасибо». Часто обращаются не с просьбой что-либо сделать, а с предложением, которое, по мнению другого человека, может вам понравиться и касается, скажем, смены характера деятельности, совместного посещения театра или представившейся возможности интересно и с пользой отдохнуть. В подобных случаях, если вы намерены отказаться, первое, что следует сказать, это «спасибо». «Спасибо, замечательная мысль, но…» – вполне приемлемый вариант реакции. В конце концов, человек полагает, что делает вам одолжение, и вам следует в первую очередь проявить признательность и никак не навредить дальнейшим отношениям.

Виды отказов

Отказ-сожаление:

– Мне очень жаль, но я не смогу этого сделать.

– Сожалею, но не смогу согласиться с этим.

– Мне не хочется вас огорчать, но мой ответ будет отрицательным.

Отказ-вынужденность:

– Вынужден отказаться от такого предложения.

– Увы! Другие мои обязательства требуют, чтобы я отказался.

– Придется мне все же ответить отказом…

– Меня огорчает вынужденная необходимость отказать вам.

Отказ-опасение:

– Боюсь, что это невозможно.

– Есть большая опасность, что я не смогу принять это предложение.

Как защититься от манипуляторов

Манипулятор – это человек, скрыто управляющий другими с целью добиться своего за счет нанесения ущерба адресатам своего воздействия. Приведу самые простые методы защиты от манипуляторов.

Метод отсрочки

Он дает выигрыш во времени, позволяя обдумать свой ответ:

• физический выход из пространства взаимодействия под благовидным предлогом («Простите, мне нужно срочно взять бумаги», «Мне необходимо сверить эти данные, позвольте взять паузу на три минуты», «Простите, я должен оставить вас на одну минуту» и т. п.);

• отвлечение на бытовую надобность («Извините, нужно срочно позвонить» или «Я отлучусь к зеркалу, что-то попало в глаз» и т. п.);

• переключение внимания на что-то другое с помощью шутки («О, уже ругают! Скоро бить будут!» – «Дни Турбиных» М. Булгакова);

• «философский» выход из ситуации – риторические вопросы или высказывания вроде «Что есть истина?» или «Все мы субъективны».

Сокращение интервалов взаимодействия:

• перенесение разговора на другое время («Простите, сейчас не могу разговаривать, предлагаю завтра в два», «Давай вернемся к этому через полчаса, хорошо?» и т. п.);

• установление «графика» («Я могу посвящать этому проекту только час в день (три часа в неделю, 15 минут каждый вечер)», «Предлагаю посвятить один час работе над этим заданием сегодня и один час завтра» и т. п.).

Предотвращение личного взаимодействия:

• исключение возможности встреч с манипулятором, если это допускается условиями работы;

• преобразование личной встречи в переписку («Пришлите мне e-mail с точными данными, я займусь этим после обеда», «Если ты набросаешь мне свои предложения, я смогу завтра на них ответить» и т. п.).

Более подробно приемы защиты от манипулирования рассмотрены в моих книгах «Психотехнологии влияния» (Минск: Харвест, 2005), «Скрытое управление человеком. Психология манипулирования» (М.: АСТ, 2000), «Как защититься от обмана и мошенничества» (Минск: Харвест, 2003).

Как отказать коллегам и начальнику

Говорите «нет» коллегам. Очевидно, что с учетом характера работы определенный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополнительную работу или заниматься тем, с чем вы не согласны?

Если коллеги все время просят вас о выполнении дополнительной работы, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им поручено? Возможно, пришло время порекомендовать им изучить технику, которой овладеваете вы, или предложить руководству организовать общий семинар по проблеме рационального использования времени. А пока что соглашайтесь поработать дополнительно лишь тогда, когда считаете, что эта работа впишется в ваш нынешний график, что она действительно того стоит или пойдет на пользу вашим собственным приоритетам.

Как сказать «нет» начальнику

Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой, – ваш начальник? Кажется, в этом случае сказать «нет» невозможно. Но нередко это не так. Если ваш начальник загрузил вас массой «срочных» дел, попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: «Я должен заняться установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Какая из задач первоочередная для вас? Может ли одно из этих дел подождать до завтра? Или, может, найти еще кого-то, кто взял бы на себя часть задач?»

Этот подход эффективен также и в отношениях с клиентами и партнерами, которые продолжают нагружать вас работой, выходящей за рамки заранее согласованного задания или проекта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.

Если шеф постоянно просит делать дополнительную работу, обсудите с ним этот вопрос. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем задач и возможные сверхурочные. Оцените все полученные задания и узнайте у шефа, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них.

Согласованию с руководством подлежат следующие вопросы:

• ваши служебные обязанности;

• стандартная рабочая нагрузка;

• допустимый объем сверхурочной работы;

• сроки;

• график выполнения наиболее ответственных заданий.

Когда ясность установлена, вам легче отказаться от предложенного дополнительного задания: «Извините, но вы же знаете, что мне необходимо закончить для вас отчет».

Если вас просят сделать что-то сверх оговоренных объемов и вы считаете просьбу разумной, оговорите, какую часть работы вы на себя возьмете, а также реальный срок ее завершения. Не соглашайтесь на дополнительную работу, только чтобы продемонстрировать боссу свою лояльность. В этом случае вас будут нагружать бесконечно. Не на пустом ведь месте родилась народная мудрость: «На послушных ездят и возят».

Ваша карьера зависит от успешности выполнения работы, которой вы занимаетесь, а не от способности взваливать на себя непосильную ношу и, находясь в состоянии стресса, делать работу кое-как.

Если собственный отказ вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отказывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этой работой. На мне уже висят четыре срочных задания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Иначе дома будет конфликт».

Если шеф просит вас что-то сделать, продемонстрируйте свою принципиальную готовность, но скажите, что вам нужно время на то, чтобы посмотреть, сможете ли вы выполнить поручение без ущерба для работы, которой уже занимаетесь. Если сможете, прекрасно. Если нет, составьте служебную записку с подробным описанием выполняемой работы и расчетом времени.

Сделайте встречное предложение по поводу своего возможного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, можете предложить отложить на время другую работу, представить свой срок выполнения задания или взять на себя организацию помощи со стороны других сотрудников. Шеф поймет обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших предложений, либо поручит работу кому-то еще.

Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете все основания претендовать на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, и полное право на собственный выбор во всем, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на себя.

Подводя итог этому и предыдущим подразделам, обратим внимание, что учет времени поможет вам выяснить, какое количество своего времени вы в действительности контролируете. Отмечайте все моменты, отвлекающие от работы, все случаи, когда другие люди со своими проблемами или телефонные звонки отрывают вас от дел.

Какая часть вашего рабочего времени определяется чужими приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты.

Уплотнение времени

Уплотнить время можно тремя способами:

• минимизируя перерывы, помехи и их влияние;

• заполняя возникающие «пустоты»;

• выработав привычки, уплотняющие время.

Минимизация перерывов, помех и их влияния

Помехи возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными делами. Обычно мы реагируем на подобное незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут от нас этого. Реагируя на помехи в тот самый момент, когда они возникают, вы к концу дня становитесь расстроенными и подавленными, не выполнив того, что запланировали. Давайте научимся минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.

Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.

Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не в режиме пассивного реагирования.

Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.

Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, поставьте свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут выступать в качестве границы между вами и окружающими. Люди гораздо меньше подходят и мешают, если не могут устанавливать предварительный контакт глаз.

• Повесьте на двери своей комнаты табличку со словами «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам и сотрудникам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика и у сотрудников выделено время на сосредоточенную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.

• Установите определенное время дня, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот прием работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Вы проводите разговор по телефону более эффективно, когда сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к разговору. Кроме того, по деловой этике позвонившему дается преимущественное право окончания разговора, поэтому вы можете сделать его короче.

• Помехой в работе по плану может служить электронная почта, если она настроена на режим онлайн.

Защититесь от «внутренних» помех. Вот некоторые советы по минимизации собственных отвлечений от работы:

• запаситесь едой и питьем, чтобы не бегать к ближайшему киоску «заморить червячка»;

• держите под рукой дневник, чтобы записывать полезные мысли. Это позволит не забыть эти мысли и реализовать их позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы;

• время от времени просматривайте еженедельные, ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.

Заполняйте «пустое» время

Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени 5–15 минут. Их можно назвать «пустыми», поскольку мало-мальски серьезное дело в это время не выполнишь. Однако оно вполне подходит для более мелких дел, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.

Время в дороге. «Пустые» периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом возникать в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. И тем не менее даже езда на машине может проходить с пользой для водителя. За рулем можно, к примеру, прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны: если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, лучше переключитесь на музыку). В общественном транспорте, электричке, поезде можно поработать с бумагами, почитать. Вы можете сделать необходимые звонки по мобильному телефону. (При этом будьте тактичны – если ваши разговоры будут громкими и продолжительными, попутчикам они наверняка не понравятся.)

Чем заполнить «пустое» время. Не пытайтесь в такие моменты браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать все равно ничего не успеете, но, будучи прерванными, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте это время для выполнения рутинных, но необходимых задач, которые все равно придется решать, но которые теперь не будут висеть над вами в основное рабочее время и отвлекать от дел первостепенной важности.

Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит «пустому» времени. Заняться можно чем-то из нижеперечисленного – преимущественно из числа запланированных задач:

• сделать несколько телефонных звонков;

• подготовить черновики писем;

• написать служебную записку;

• прочесть документы, письма, пробежать глазами статью;

• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;

• разобраться с проблемами персонала;

• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;

• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

• записать суждения по поводу новых проектов или схем;

• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

• поразмышлять (идеи – великая вещь!);

• проанализировать свои записи и планы;

• прогуляться или сделать несколько упражнений, чтобы встряхнуться;

• подготовить вопросы к собранию, совещанию;

• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят наилучшие, неожиданные мысли;

• договориться о встречах.

О пользе перерывов в работе. Кроме перечисленного, «пустым» временем можно воспользоваться как передышкой, как возможностью расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте им и как возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения свободных минут. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный период проблемы. Одновременно наберетесь сил, напитаетесь энергией и поразмышляете.

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По существу, любые упражнения обеспечат вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.

Привычки, уплотняющие время

Полезнейшая привычка – выполнять наиболее ответственную работу в те дни и часы, когда работоспособность максимальна. В течение дня имеются два интервала наибольшей работоспособности – с 10 до 12 и с 15 до 17 ч. Максимальная производительность труда – в среду, затем вторник, четверг, понедельник и пятница.

Чтобы послеобеденный «провал» работоспособности не был так велик (не возникала сонливость), приучите себя обходиться меньшим количеством пищи во время обеда. Как при этом не испытывать чувство голода, описано в главе 2.

Достичь больших результатов позволяют следующие привычки, сберегающие время.

• Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдастся несколько свободных минут, читайте. Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или вы знаете, что вам придется некоторое время провести в ожидании.

• Если вам предстоит долгая поездка в поезде, запаситесь работой: написать в дороге несколько писем или прочитать документы и т. п.

• По возможности совмещайте дела. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передавайте бумаги или обменивайтесь информацией с коллегами на собрании, и вам не придется тратить время на встречу с ними.

• Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы – встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять рабочее время за пресловутой утренней чашкой кофе – поставьте чашку на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не просмотрите поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще несколько дней вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность будет соблюдаться автоматически: пьете кофе, просматривая почту.

• Прежде чем взяться за дело, подумайте, нельзя ли его кому-нибудь поручить. Такое дело, как «дать поручение», можно смело отнести к числу срочных. Ведь, сделав это и занимаясь затем собственной работой, вы умножаете время: одновременно выполняется несколько ваших работ.

• Если вы из тех, кто работает лучше, находясь под внешним давлением (сроков или санкций за невыполнение), то это давление и организуйте. Задайте себе более близкие ложные сроки выполнения. Большую работу, рассчитанную на длительный срок, разбейте на этапы, чтобы промежуточный контроль наступал через несколько дней.

• Экономит время привычка подавлять в себе стремление к наилучшему выполнению каждой работы. Такой чести реально заслуживает лишь небольшая часть наших дел. И настраивайтесь только на однократную проверку любой сделанной работы.

• Выбирайте ту форму информирования руководства (коллег, подчиненных), которая требует меньшего времени: телефонный звонок, записка по электронной почте, служебная записка, доклад, личная встреча, объявление на собрании, совещании. Если же нужно оповестить многих, то нет ничего проще и удобнее, чем поместить на доске объявлений для общего ознакомления наиболее важные документы: графики, распоряжения, информацию. Такой способ оповещения сотрудников не только дешевле, но и оперативнее. Особенно если доска устанавливается в людном, бойком месте. Мимо доски объявлений не пройдет никто, чтобы не остановиться и не посмотреть, что там вывешено. Если у вас ее еще нет, обязательно заведите.

• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то пусть он и живет с ней. Но мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченных времени и сил? Не лучше ли употребить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.

• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года добавьте в ежедневник максимальное число сведений о будущих делах (включив дни рождения всех, кого захотите поздравить).

• Когда вам вручают визитку, то после встречи записывайте на ее обратной стороне дату встречи и другую полезную информацию. Такая запись окажется весьма кстати при следующем контакте с этим человеком. Это может произойти спустя длительное время, и на людей произведет впечатление, что вы помните дату и прочие детали.

• Время на общение отнесите на менее продуктивный период (см. рисунки выше).

• Встречи, проводимые вне офиса, часто считают не так строго ограниченными во времени. Важно, чтобы человек, работающий дома и назначающий встречи для обсуждения проблемы, четко указывал время приема. Например: «У нас 40 минут, и я должен исходить из этого». Если людям известны временны́е границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.

• Марку Твену приписывают следующий прием. Когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. Если посетитель был желанным, он говорил: «Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел». Если посетитель был нежеланным, говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.

• Сделайте на компьютере шаблоны всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать, а также образцы писем – предложений, благодарностей, отказов.

• Поиск документов требует меньшего времени, если система их хранения достаточно проста. В частности, цветные метки для разного типа документов: финансовых, деловых, личных и т. д. – ускоряют их обнаружение.

• Наведите порядок на рабочем столе и в шкафах, иначе вы будете тратить уйму времени на поиски нужных документов.

• Делайте закупки впрок канцелярских принадлежностей, мыла, зубной пасты, талонов на проезд и т. д.

• Покупайте поздравительные открытки единовременно на весь год вперед. Сразу подписывайте адреса (чтобы потом не думать и не вспоминать, кому какую); в ежедневнике, органайзере отметьте даты, когда кому отправить или позвонить.

• Подарок можно купить через интернет и заказать его доставку по адресу (своему или того, кого хотите поздравить).

• Существуют и манипулятивные способы сэкономить время за счет времени других (предупреждаю, однако, что всякая манипуляция может стать причиной конфликта):

• чтобы миновать очередь в приемной шефа, позвонить ему и спросить, можно ли зайти. Объявить ожидающим в приемной, что шеф пригласил вас зайти;

• на конференции, семинаре обратиться к председательствующему с просьбой: «Поскольку мне нужно уехать раньше, позвольте мне выступить раньше своей очереди; постараюсь сократить время своего сообщения». Реально же выступать по времени столько, сколько и было предусмотрено регламентом.

Поддерживайте хорошую форму

• Высыпайтесь. Более производительно трудится бодрый, хорошо выспавшийся человек. Поэтому лучше не достигать выигрыша времени за счет сокращения сна. Если вы не высыпаетесь, приучите себя раньше ложиться. Время с 22 часов является самым ценным для сна. Тот, кто ложится в 10 вечера, высыпается за меньшее время, тем самым экономя его. Как лечь в 10 часов вечера? Отложите все гаджеты и выключите телевизор: редко качество того, что мы смотрим, стоит затраченного на это времени.

• Используйте часть времени нахождения на совещаниях, в очередях или в транспорте для статических физических упражнений. Незаметное для окружающих напряжение мышц оказывает такое же оздоравливающее действие, как и динамические упражнения.

• Ходите быстрым шагом. Это сократит «пустое» время и даст вам состояние бодрости. В метро не стойте на эскалаторе, если можно идти по нему. Вместо ожидания лифта прогуляйтесь по лестнице.

• Используйте любую возможность посмеяться. Смех активизирует мыслительную деятельность. Это один из лучших способов снять напряжение. Регулярный смех нормализует пульс и кровяное давление.

• Задавайте себе хорошее настроение. Оно дает дополнительную энергию. Напротив, при плохом настроении все валится из рук. Помните, что согласно библейской заповеди «уныние есть грех». Как создать хорошее настроение? В моей книге «Искусство жить. Как обратить знание в здоровье» (Минск: Харвест, 2004) описаны десятки простых приемов (действий, мыслей), создающих хорошее настроение. Самый простой способ – подумать о чем-то приятном, заставить себя улыбнуться. После нескольких даже натужных улыбок настроение вдруг улучшается. Утром, собираясь на работу, слушайте любимую музыку, задающую хорошее настроение.

• Приятными мыслями празднуйте любой свой успех, пусть даже незначительный. Слишком часто мы не обращаем внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи. Когда мы так поступаем, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни – радости победителя, на волне которой дело спорится.