Текст книги "Как управлять собой"

1.3. Как бороться с помехами в работе

Кто борется, тот может проиграть. Кто не борется, тот уже проиграл.

Б. Брехт

Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.

Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются бороться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них со всех сторон. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам полезно узнать, как же бороться с пожирателями вашего времени.

Болтовня

«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Потому стоит ли удивляться, что потом не хватает времени?

Я не сторонник того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Потери рабочего времени, затраченного на обсуждение отвлеченных тем, обычно особенно велики. Это происходит:

• по утрам, когда сотрудники, усевшись за свои рабочие места, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, о выступлении их любимой спортивной команды, о том, где были, с кем виделись и т. д.;

• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;

• накануне обеденных перерывов, когда сообща долго обсуждают, куда и с кем пойти пообедать и что делать потом;

• в конце рабочего дня, когда все уже устали и беседа на постороннюю тему – это удобный предлог свернуть все дела до завтрашнего утра.

На любой работе есть места, где вас могут втянуть в пространный разговор помимо вашей воли, и вы, сами того не желая, тратите 10–20 минут на обсуждение всякой чепухи. Одно из таких мест – приемная. Люди все время снуют туда и обратно, приостанавливаются, чтобы обменяться приветствиями, которые почти всегда превращаются в обмен новостями о том о сем. Иногда вам не до разговора – горит срочное дело, но старый знакомый, с которым вы не виделись полгода и столкнулись лоб в лоб на пороге канцелярии, хватает вас за рукав и захлебываясь начинает изливать поток всяких новостей, накопившихся за это время.

Исследованиями установлено, что именно пустые и ненужные разговоры – в числе главных похитителей рабочего времени.

Если вы перегружены работой, следует начать говорить «нет» отвлекающей болтовне.

Скажите «нет» и себе, и другим. Начните с себя.

«Черные дыры»

Еще одна опасность – так называемые «черные дыры», куда уходит масса энергии, сил и времени, утекает и безвозвратно растворяется в них, не принося видимых результатов.

Какие именно виды работы можно так назвать? Прежде всего, это работа, связанная с запуском новых проектов. Как правило, начиная любое новое дело, мы многое недооцениваем, не учитываем, а то и попросту не знаем. Результат – множество нестыковок, мы постоянно наталкиваемся на неожиданные препятствия.

К примеру, по случаю своего юбилея ваша компания задумала грандиозные торжественные мероприятия. Директор собирает всех на совещание и, в упор глядя на вас, спрашивает: «Кто возьмется за подготовку?» Если вы не выдерживаете начальственного взгляда и послушно выдавливаете из себя: «Хорошо, если надо…» – знайте, впереди вас ждут очень непростые времена. Вам придется заниматься десятками все новых и новых дел. И помощи со стороны не ждите. Ведь, как только вы сказали «да», другие с облегчением вздохнули и тотчас же забыли о мероприятии. Они вспомнят о нем лишь тогда, когда наступит день торжества.

Или вас постоянно просят вести протоколы собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей работе. Или вам систематически предлагают остаться после работы, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь. Во всех подобных случаях отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую вам платят деньги, следует также отвечать отказом.

Ясно представляйте себе, чего хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам поможет предыдущий раздел книги. То, на что вы соглашаетесь, должно так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетыми эгоистами и абсолютно ничего не делать для других. Но если ваше согласие отнимет у вас массу времени и энергии и никак не пойдет на пользу приоритетам вашей жизни, то от соответствующих предложений следует отказываться.

Помните, что «черные дыры» есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому вот вам мой совет, пусть в несколько грубоватой манере: если у вас есть голова на плечах, не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам на собственной шкуре придется испытать, что это такое, когда вы и швец, и жнец, и на дуде игрец, и еще многое другое.

В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я неоднократно с успехом применял. И впервые, когда был еще совсем молод.

Наша лаборатория проводила большую (всесоюзную) конференцию. Председатель оргкомитета сказал: «На должность ученого секретаря конференции предлагаю Виктора Павловича». Представив объем работ, я ужаснулся. Но отказаться было невозможно. Поэтому ответил так: «Работа эта неподъемна для одного человека, я ее просто завалю. Нужно создать секретариат, куда включить всех наших аспирантов и младших научных сотрудников, руководить ими должен кто-то из старших товарищей, поскольку все должны его слушаться. Готов войти в секретариат рядовым исполнителем». Председатель согласился на секретариат и назначил-таки меня его руководителем, обязав остальных подчиняться мне. Так была отбита угроза надолго парализовать мою работу над диссертацией.

Вывод: не берите на себя лишних обязательств. Отсрочьте свое согласие: «Мне нужно подумать» и т. п.

Стремление к совершенству

Бывает тяжело завершить выполнение дела, когда хочется усовершенствовать результат. Например, перечитывая написанный текст, вы будете находить все более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, текст будет переписываться несколько раз, отнимая у вас дополнительное время. Остановитесь! Пределов совершенству нет, но спросите себя: не отрываете ли вы время от другого, более важного дела? Установите четкий срок, адекватный ценности решаемой задачи, и уложитесь в него.

Заданные сроки вынуждают нас принимать решение и ограничивают стремление к совершенству. Те, кто не ограничивает сроки, могут никогда не закончить работу. Мы знаем людей, которые всю жизнь совершенствовали текст и результаты своей диссертации, так никогда и не выйдя на ее защиту.

Резюмируя вышесказанное, берусь утверждать: никто не мешает нам так, как мы сами. Потому, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, победите этого дракона в себе самих. Тогда проще станет бороться и с внешними помехами в вашей работе.

Основные внешние помехи – это непрошеные посетители и телефонные звонки.

Непрошеные посетители

Вы не можете запереться на ключ или запретить ходить к вам, но постарайтесь как-то уменьшить поток посетителей.

Вот картина, типичная для любой организации. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: «У вас найдется минутка?»

Но одной минутой такие вторжения, как правило, никогда не ограничиваются, а превращаются как минимум в «десятиминутки». А если таких случаев будет десяток на дню? И после каждого из них еще уйдет несколько минут на то, чтобы сосредоточиться на прерванной работе. Вот во что выливаются наши излишние мягкотелость и слабохарактерность.

Ниже приведен график производительности труда в зависимости от неожиданных помех и вторжений. На графике отчетливо видно, сколько времени уходит на то, чтобы достичь прежнего пика концентрации на прерванной работе. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой тратится до 25 % полезного рабочего времени.

Как же защититься от значительной части посетителей? Есть много способов.

• Скажите, что не можете поговорить сейчас, но готовы назначить другое время, если у посетителя действительно есть что обсудить. Удивительно, до чего чудодейственен этот аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: «Да так, ничего серьезного». Еще более важно то, что некоторые из них впредь не станут приходить без веской на то причины.

• Сведите разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня сейчас не более пяти минут для разговора». Самое главное в этом случае – строго придерживаться заявленного времени и по его истечении дать понять, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком занятым и умеющим ценить время. Их уважение к вам от этого только возрастет.

• Предотвратите попытки проникнуть к вам, постройте свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени. Например, повесьте табличку с просьбой не беспокоить в определенные часы.

• Если рабочее место того, кто просит встречи, находится недалеко, скажите, что сами зайдете к нему. Это будет время, удобное вам. Кроме того, уйти самому гораздо легче, чем выпроводить разговорчивого посетителя.

• Если вашу работу все же прервал приход нежеланного посетителя, не давайте ему сесть. Выйдите из-за стола, поздоровайтесь и разговаривайте стоя. Так разговоры заканчиваются быстрее. Возьмите в руки папку с бумагами, как бы намереваясь уйти. Иногда такой «уход» приходится инсценировать.

• Создайте неудобства нежелательным визитерам. Например, один руководитель слегка укоротил передние ножки стула, который предназначался для посетителей. Со стороны это незаметно, но сидеть на таком стуле неудобно, и многие посетители торопились побыстрее закончить разговор. Бизнесмен сам хвастался, какую экономию времени дало ему это изобретение. Можете проверить сами (для начала – на своих подчиненных).

• Вы не обязаны заботиться о максимальном комфорте для каждого визитера. Как можно реже предлагайте посетителям кофе, чай. Одному Богу известно, сколько времени вы потратили, наблюдая за тем, как ваш посетитель попивает кофе и все говорит, говорит, говорит… Создавайте комфортные условия лишь тогда, когда вы сами заинтересованы в неспешном, обстоятельном разговоре или желаете расположить к себе человека.

Если вы работаете в общей комнате, не поднимайте голову навстречу каждому входящему, поскольку тем самым вы поощряете его обратиться к вам. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей. Ведь обращаются прежде всего к тем, чье лицо видят.

Как прекратить разговор, не обидев собеседника

Оборвав разговор, не считаясь с настроем собеседника, можно обидеть его, испортить впечатление от встречи. А возможно, тем самым и перечеркнуть ее результат, поскольку это может быть расценено как расчетливое отношение к собеседнику.

Итак, прервать беседу желательно тактично. Но как это сделать? Имеется несколько способов. Перечислю их.

• Поблагодарите собеседника (за содержательную беседу; за информацию; за откровенность; за то, что нашел время зайти, и т. п.). Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, есть следующие приемы.

• Кратко объясните, как планируете поступить, и сделайте движение, показывающее, что собираетесь сделать это немедленно (куда-то пойти, или позвонить, или взяться за написание документа и т. д.).

• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, объяснив, почему это лучше сделать безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.

• Проводите посетителя до двери.

Защищаемся от посетителей-манипуляторов

Часто имеет место такая манипуляция: «Хочу с вами посоветоваться…»

Некоторые работники любят заходить к руководству «посоветоваться». Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на руководителя ответственность за принятие решения. И даже за его исполнение, поскольку, если дело провалено, остается возможность все списать на качество совета: «Я все сделал, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)

Рассмотрим возможные способы защиты.

Пассивная. Руководитель вводит правило не приходить к нему посоветоваться, не имея своих предложений. Это лучшая в данном случае из всех защит, поскольку максимально экономит время руководителя и одновременно побуждает подчиненных к проявлению инициативы.

Если подчиненный приходит со своими предложениями, но хочет посоветоваться, какое лучше подойдет (с точки зрения руководства), то возможен, например, такой диалог:

– В чем трудность?

– Не уверен в том, какой вариант лучше.

– А если бы меня не было (командировка, отпуск), что бы вы предпочли?

– Я думал опереться на ваше мнение…

– Вижу, что вы недодумали, а у меня нет времени на разговоры.

Если же подчиненный называет наилучший, по его мнению, вариант, можно ответить так: «Проверьте себя еще разок, решение – за вами».

Главное – не допустить перекладывания ответственности с подчиненного на себя.

Точки над i. Руководитель: «Ваша работа – вам и решать. У меня своя работа, у вас – своя».

Контрманипуляция.

– Скажите, уважаемый (имярек), как вы воспримете, если я буду перекладывать на вас решение своих вопросов? Вот сейчас у нас решается вопрос о… (называется). Как поступить? Отвечайте. Не знаете? А какова цена этого решения, знаете? Кто примет решение, кроме меня? Вы? Я должен решать ваши проблемы, а кто решит мои, наши?» и т. д.

Думается, что после такого разговора подчиненный никогда не придет «посоветоваться» без крайней на то необходимости.

Как укротить телефон

Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает вас от работы по плану. А есть еще и звонящие, которые просто раздражают своим пустозвонством. Вы не хотите говорить с этим человеком, а он все равно звонит. Другой же, хотя и неплохой человек, может подолгу говорить ни о чем. Как бороться с лавиной звонков? Возможно, некоторые из приведенных ниже советов помогут вам:

• используйте автоответчик (см. правило 4 выше);

• основную массу звонков переключайте на своих помощников;

• попросите коллег отвечать по телефону, пока вы заняты какой-то срочной работой;

• сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам лучше не звонить;

• приучайте своих абонентов к тому, что у вас на телефонные разговоры выделено определенное время («Не могли бы вы перезвонить мне с двух до трех?» или «Перезвоните мне, пожалуйста, завтра до десяти утра. Позднее я буду занят»);

• переадресуйте телефонные звонки тем, кто конкретно занимается этой работой;

• назовите абоненту имя своего секретаря или помощника, чтобы он мог связаться с ними при необходимости («Если меня не будет на месте, переговорите с ними. Уверен, они вам помогут»);

• сразу же оговорите продолжительность разговора («У меня пять минут, давайте уложимся в них» или «Через десять минут у меня начинается планерка»). Тогда вам не придется неожиданно обрывать человека на полуслове, что иногда обижает, а некоторых может и оскорбить;

• сразу же спросите, что конкретно предлагает человек, и, если вам это не нужно, прервите его монолог: «Сожалею, но нас это не интересует» или «Извините, но я очень занят и не могу продолжать разговор. Всего хорошего». И немедленно кладите трубку;

• давайте понять, что приближаетесь к концу разговора: «Прежде чем положить трубку, хочу уточнить…» или «Подводя черту под нашим разговором…» и т. д.;

• будьте бескомпромиссны, когда на проводе повиснет один из любителей поболтать.

Как вежливо избавиться от назойливого телефонного собеседника

Беседуя по телефону, постарайтесь создать впечатление о себе как о вежливом, грамотном специалисте, всегда готовом оказать партнеру, клиенту посильную помощь. Этим вы повышаете авторитет – свой и вашей фирмы. Научитесь владеть собой.

Чтобы быстрее закончить разговор, не проявляя при этом невежливости, можно воспользоваться следующим набором средств.

• Попросите прислать документ. Выслушав назойливого абонента, можно сказать следующее: «Звучит довольно интересно. Почему бы вам не прислать ваше предложение, чтобы мы подробнее ознакомились с ним?»

Получив письмо, вы узнаете, из какой организации оно поступило, кто отправитель. А потом предупредите своих коллег, что впредь для этого гражданина из такой-то организации вас нет на месте: вы на совещании, в отъезде и пр. А на письмо не отвечайте.

• «Пожалуйста, перезвоните попозже». Это очень распространенный трюк, к которому довольно часто прибегают многие чиновники с целью отвадить нежелательных просителей. Секрет успеха здесь в том, что назначается время своего предстоящего отсутствия. А ваш секретарь или коллега будут потом со вздохом отвечать в трубку: «Сожалею, но его все еще нет».

Конечно, можно преспокойно сидеть в это время в кабинете и заниматься своими делами, но при этом есть опасность, что коллеги могут забыть об уговоре и ненароком проговориться.

• «У вас в запасе 30 секунд». Этот аргумент припасайте для тех, кто уже довел вас до белого каления. Но и в этой ситуации старайтесь не выходить из себя. Сделайте несколько глубоких вдохов для успокоения и доведите разговор до конца.

Если сил уже действительно нет, тогда заканчивайте еще более решительно: «Я ухожу. У вас в запасе только 30 секунд». При этом вовсе не обязательно объяснять человеку, почему вы это сделаете. Если и это его не остановит, кладите трубку: 30 секунд – вполне достаточное время, чтобы понять свою оплошность и извиниться за то, что отрываешь кого-то от работы. Если человек так и сделает, можно распрощаться с ним по-хорошему. В любом случае вы избавляете себя от бесполезной траты времени и нервов.

• «Я не могу принять решение немедленно». Это хороший предлог для того, чтобы прекратить разговор, особенно если при этом ваш собеседник еще и пытается выжать из вас какое-то обещание, пространно объясняя мотивы своей настойчивости. Не позволяйте втянуть себя в скоропалительное принятие решения, о котором позднее будете только сожалеть. Придется звонить самому, брать свои слова обратно и раскручивать всю процедуру заново, включая и долгий разговор с тем же собеседником.

Можно прибегнуть и к другой довольно распространенной уловке – пообещать позвонить. «Я с вами свяжусь» – таков вежливый предлог, чтобы отделаться от назойливого человека. Но если вам и в самом деле предстоит принимать решение, то обыкновенный здравый смысл подсказывает: чем больше дополнительной информации вы получите по данному вопросу, тем более безошибочным будет ваше решение.

• «Я позвоню вам позже». Этим аргументом следует пользоваться в разговоре с уважаемым человеком только тогда, когда вы действительно собираетесь перезвонить. Нечестно заставлять людей торчать у телефона в ожидании вашего звонка, который вы и не собираетесь делать.

Если по каким-то причинам вы не можете переговорить с человеком сейчас, а вам действительно необходимо это сделать, назовите точное время, когда вы позвоните, чтобы партнер не томился весь день, боясь отлучиться на минуту и пропустить ваш звонок.

Отмечу, что наличие мобильного телефона не снимает этой проблемы: бывают периоды (совещание, нахождение вне зоны доступности и т. д.), когда связь невозможна.

• Прием Алека Маккензи. Желая закончить разговор, скажите собеседнику: «У меня сейчас начинается совещание, люди уже собираются…» Если после «совещания» раздается звонок и тот же голос бесцеремонно продолжает прежний разговор, не давая работать, то можно воспользоваться приемом, о котором поведал в одном из интервью известный американский специалист по технике личной работы Алек Маккензи.

Вы говорите: «Что-то плохо слышно. Вообще, у нас в последнее время что-то с телефоном проис…» – и нажимаете на рычаг аппарата. Через минуту абонент перезванивает: «У тебя телефон отключился?» – «Да, в последнее время у нас телефон бара…» – и вновь нажимаете на рычаг. Больше назойливый собеседник не звонит. Не исключено, что он проклинает телефонную сеть, но ваши отношения с ним не пострадали.

Наличие многих способов защиты от назойливых собеседников показывает, что все зависит от того, как вы сумеете поставить себя на работе, в том числе и в отношении собственного телефона. Ведь есть же счастливчики, которым телефонными разговорами не надоедают. Не сомневайтесь, такое счастье не свалилось им с неба. Они его заработали, то есть упорно и долго добивались именно такого порядка вещей.

Воспользуйтесь помощью. Порой нелегко дозвониться до нужного человека. Набираешь номер – занято, набираешь снова – все те же короткие гудки. Наконец вас соединяют, но вы еще долго слушаете в трубке какую-нибудь мелодию, прежде чем получите возможность разговаривать. Такое ожидание явно не из приятных. Вот почему дозваниваться поручайте своему секретарю или помощнику.