Читать книгу "Руководитель отдела: правила деловых достижений"

3.3. У меня ни на что нет времени! Что мне делать?

С нехваткой времени сталкивается периодически любой руководитель. Однако, крайне типична эта проблема для руководителей, только что переведенных из менеджера на должность руководителя. Какие-то задачи по старым клиентам еще остались, при этом уже появились задачи по работе с сотрудниками, плюс многие задачи руководитель выполняет впервые, и поэтому они занимают много времени, и к тому же часто требуют возврата к ним и коррекции. Поэтому в этот период как никогда важно научиться контролировать использование своего времени.

«Так нет же времени, когда же мне учиться?!» – Говорит каждый первый, кто приходит с проблемой нехватки времени. Но тут никуда не деться. Либо вы оставляете все, как есть, либо вы пробуете применить новые инструменты. Да, вначале они займут НЕМНОГО дополнительного времени, но зато уже через пару дней вы увидите, что вы (или ваши менеджеры) стали работать эффективнее. Вы почувствуете, что вы знаете, куда уходит время и, следовательно, можете этот процесс контролировать.

Итак, если у вас туча дел над головой, если вы сели с утра с четким настроем сделать одно дело, а в конце дня с удивлением обнаружили, что к нему-то вы и не приступили, первый и самый нужный для вас инструмент это…

Инструмент №1. СПИСОК ДЕЛ

Да, звучит просто. Просто и есть. Вы садитесь и пишете список дел, которые перед вами стоят на день или неделю. В чем же секрет именно письменного списка задач? Для того, чтобы вы прочувствовали его на себе, вам нужно… сделать список прямо сейчас.

Проведем эксперимент: Возьмите лист бумаги, ручку. Взяли? И напишите ваш список рабочих дел на этот день. Всех ваших дел. Написали? А теперь расставьте приоритеты в этом списке. Самое приоритетное, самое важное дело обозначьте №1, следующее №2 и так до конца списка. После этого расставьте по порядку последовательность, в которой нужно делать эти дела. Она может совпадать с приоритетностью, а может и не совпадать. Например, самое важное дело – анализ списка клиентов. Но вы его получите только в 12,00. Тогда до 12 вы будете делать менее приоритетные дела. Таким образом, у вас буду не совпадать приоритетность дел и последовательность их выполнения.

А теперь посмотрите на список, и на итоговую желаемую последовательность их выполнения. Они совпадают? На сколько процентов? Было ли первое дело, которое вы записали действительно самым приоритетным и самым первым, которое нужно сделать? А второе – вторым? Обычно – нет.

Опыт показывает, что в памяти первыми всплывают не самые приоритетные дела, а те, которые являются новыми или сложными, о которых «болит голова», или те, которые делать хочется. Поэтому, если под рукой не будет списка, то, когда вы закончите одно дело, вы начнете делать то, которое придет вам в голову, или о котором вас кто-то попросит (тот, кто видимо написал СВОЙ список и осознает СВОИ приоритеты). А как мы обсудили, это будет не самое важное и нужное дело для вас.

Какие мысли приходят к вам в голову, когда вы смотрите на этот список дел? Возможно, вас радует четкий план действий и вы увидели, что на самом то деле задач не так и много, ушла паника. Возможно, вы видите, что дел слишком много, все сделать вы точно не успеете и теперь ваша задача – успеть самое важное, или… что-то отменить, делегировать, пересогласовать сроки задач. Часто этот список помогает увидеть взаимосвязанные дела и понять, что для того, чтобы запустить целый рад задач необходимо сначала выполнить что-то подготовительное, и тогда эта задача сразу становится выше по приоритету. Но что бы вы ни увидели – вы уже больше контролируете свое время, согласны?

Пример из практики: Однажды моя клиента на одной из консультаций подняла вопрос о том, что она ничего не сделала из запланированного с прошлой консультации, т.к. у нее была куча дел. И вообще у нее их столько, что страшно даже приступать, все равно всего не переделаешь. Она остается вечерами, но почему-то никакого прогресса в своих делах она не видит. А тут и до эмоционального выгорания недалеко. Стали мы с ней разбираться. Я предложила ей составить список дел. Она сказала, что уже составляет его, но это не помогает. Тогда я спросила, как она с ним работает.

Оказалось, что ее список – это был полностью по минутам расписанный день. И все эти дела она хотела успеть выполнить. Когда ее отвлекали какие-то форс-мажоры, то, вернувшись после них к списку, она пыталась доделать мелкие несрочные дела, чтобы хоть что-то из списка сделать. В результате в конце дня у нее ВСЕГДА оставались невыполненные по плану дела, и они обычно включали дела важные, которые нельзя отложить и приходилось задерживаться. Мы сформировали план:

1. Список дел, которые нужно сделать сегодня и только сегодня, должен укладываться в пять часов работы. Еще три часа – это дела важные, но несрочные, и если что, их можно перенести на завтра. Это время закладывается на возможные форс-мажоры, они неизбежны, и у обычного офисного работника обычно занимают не более 3ех часов рабочего времени.

2. Если дела «сегодня и только сегодня» занимают более 5 часов, то важно осознать, что этот план нереальный, его выполнить невозможно. Тогда нужно пойти к начальству и сверить приоритеты, объяснить ситуацию и согласовать, что именно можно перенести на другие дни.

3. Когда случается форс-мажор, внезапное срочное задание от начальника и т.д., его мы выполняем и тогда переносим из плана часть несрочных дел.

4. После форс-мажора возвращаемся к списку, но делаем задачи, которые относятся к категории «сегодня и только сегодня».

5. В конце дня вычеркиваем сделанные дела и гордимся собой.

6. Ищем, какие 3 задачи можно делегировать сотрудникам. Потом определяем, кому именно вы хотите их поручить.

С этим планом моя клиентка ушла. А на следующей консультации, через неделю… сообщила мне с улыбкой, что вычеркивание показало ей, что она молодец и много чего делает. Концентрация на важных делах помогла сделать несколько давно висящих дел. Жесткое планирование только 5 часов рабочего времени дало ей возможность и на форс-мажоры реагировать, и план успеть сделать. Более того, она согласовала приоритеты с руководителем, и оказалось, что часть «срочных», по ее мнению, задач можно отложить. Более того, к ней подошел ее сотрудник, жалуясь, что у него куча дел и он не успевает выполнить ее поручение. И вместо того, чтобы распереживаться и кинуться ему помогать, как она делала раньше, она попросила его написать список его дел, помогла ему расставить приоритеты, и в результате сотрудник очень даже успел выполнить ее поручение. А еще, она попросила всех сотрудников по несрочным вопросам подходить к ней только в последние 15 минут каждого часа. В результате, ее стали гораздо меньше отвлекать, и она стала успевать делать больше своей работы.

Итак, вы написали список. И теперь – шаг №2 – … придерживаться этого списка!!! Казалось бы, снова не сложно. Но на самом деле, в потоке писем, новых заданий и просьб других людей легко про список забыть. Поэтому рекомендация, которая многим помогла перестать «вертеться, как белка в колесе». Прежде чем взяться на какое-то дело, сверьтесь со списком, вместо чего вы будете его делать? Что придется выкинуть из списка? И эта замена соответствует приоритетам? Это дело сейчас действительно более важное? Если да – приступайте к нему, НО! После его выполнения снова вернитесь к своему списку. А если нет – включите его в список, чтобы успокоить мозг, что ничего не будет забыто, и продолжайте делать то, что делали.

В начале вспоминать о списке будет трудно, поэтому можете поставить себе 3—4 напоминалки в телефон в течение дня «свериться со списком дел», а в конце для «вычеркнуть из списка сделанные дела и составить список на завтра». Ах, как приятно вычеркивать! Попробуйте, вам понравится!!!)))

Подведем резюме:

Если над головой нависла куча дел, составьте их список, расставьте их по приоритетности, а потом определите последовательность, в которой будете их сегодня выполнять.

Проверьте список ваших дел на реалистичность – время выполнения дел «сегодня и только сегодня» должно занимать не более 5 часов. И помните: нереальное выполнить нереально.

Если даже после работы со списком вы или ваш сотрудник продолжаете ничего не успевать, и главное, вам не понятно, на что тратится ваше время, то вам поможет…

Инструмент №2. ФОТО РАБОЧЕГО ДНЯ

Его реализация занимает больше времени, но дает четкую картину того, куда уходит время. Поэтому часто он используется руководителями с целью оценки загруженности специалистов.

Пример из практики: моя клиентка Наталья руководила отделом из 6 человек. Конечно, такой отдел уже на грани управленческого контроля по количеству людей, но клиентке сообщили, что ей хотят отдать еще один участок работы, и для этого добавить в ее подчинение еще одного сотрудника. Наталья пошла к руководительнице и сообщила, что это невозможно, так как она и так перегружена, иногда вынуждена задерживаться, и еще одного сотрудника не потянет. Руководитель, она же собственник, сказал: «Ок, что-то все руководители мне говорят последнее время о своей перезагрузке. А давайте-ка все на этой неделе сделайте мне фото рабочего дня».

И на следующей консультации я спросила:

– Как загрузка?

– Нормально.

– Да? А что изменилось?

– Да ничего, просто мы все заполняли фото рабочего дня, я записывала, что и когда я делаю, и как-то я все успела, все проблемы со временем тут же решились.

– То есть фото рабочего дня у вас закончено уже или еще идет?

– Нет, закончилось, собственнику отдали на проверку.

– И она проверяет пока?

– Да, она уже сказала, что за эту неделю не видела никого болтающим в коридоре, все работали.

– А ты вовремя ушла домой?

– Да.

– Т.е. средство анализа проблемы (нехватки времени) неожиданно само решило проблему?

– Ну да, получается так.

«Фото рабочего дня» заключается в том, что весь рабочий день вы в правой колонке пишите, что вы делаете, а в левой – во сколько начали и во сколько закончили делать эту задачу, и сколько минут в итоге ушло на ее выполнение. Обычно берется неделя, чтобы собрать некую статистику. В результате получается срез использования времени, и можно проанализировать сколько времени на какие задачи уходит и соответствует ли это приоритетам работы сотрудника. Сразу видны участки работы, которые организованы неэффективно.

Пример из практики: при анализе фото рабочих дней сотрудников крупного конференц-отеля выяснилось, что около полутора часов каждого дня сотрудников отдела продаж уходит на то, чтобы пройтись по всем отделам с целью их информирования (под подпись) об условиях проведения новых банкетных мероприятий. Отделы были на 4-ех этажах, условия эти менялись, и изменения тоже нужно было согласовать. Людей, ставящих подписи часто не было на месте… После фото дня была внедрена новая система оповещения: у секретаря были поставлены лотки для каждого отдела, в которые помещалась в двух экземплярах информация о банкете. Представитель каждого отдела раз в три часа должен был их проверять, один экземпляр брать себе, а другой подписывать и возвращать. В итоге, продавцы занялись продажами, а не курьерской работой.

Инструмент №3. 20-МИНУТНАЯ КОНЦЕНТРАЦИЯ

Для современного мира характерна многозадачность. Однако, у большинства из нас, есть задачи, которые требуют концентрации, которые не сделать за 5 минут, и, отвлекаясь от них, нам потом приходится тратить дополнительное время на то, чтобы вспомнить, на чем мы остановились, и что следует делать дальше. Общеизвестно, что при работе в режиме многозадачности человек тратит на выполнение задач на 20—40% времени больше, чем если бы делал задачи последовательно. Если вы хотите узнать, насколько многозадачность тормозит именно вас, выполните задание «Скорость» в бонусных материалах к книге. Как получить бонусные материалы написано в главе «Заключение».

Для задач, требующих концентрации, вам поможет инструмент «20-минутная концентрация». Двадцать минут вы делаете только это дело и НИ НА ЧТО не отвлекаетесь. Согласитесь, любой вопрос, письмо или звонок сможет подождать 20 минут. Попросите коллег перехватить ваш телефон, не проверяйте почту – займитесь одним делом. После 20 минут похвалите себя за концентрацию, отметьте насколько вы продвинулись в вашем деле и… можете продолжить еще 20 минут или переключиться на другие дела, если есть такая необходимость.

Этот метод также идеально подходит для того, чтобы выполнять нелюбимые дела. Они есть у всех, выполнять их надо, но не хочется. Они висят над нами и отравляют нам жизнь. Но… ведь каждый может перебороть себя на 20 минут? Всего 20 минут, и больше сегодня вы к этому не подходите, при условии, что 20 минут честно работали над этими делами. 20 минут и свобода – разве не прекрасно? 20 минут потерпеть может каждый, так что засекаете 20 мин и погружаетесь в нелюбимые дела. Вы удивитесь, но очень часто выполнение этих дел занимает даже меньше времени))).

Безусловно, важно, чтобы в эти 20 минут вас никто не отвлекал, а значит, нужно придумать какое-то оповещение сотрудников о том, что в этот интервал времени вас отвлекать крайне нежелательно.

Пример из практики: мой клиент – руководитель отдела из 5 человек, был недоволен тем, что сотрудники постоянно подходят с вопросами, что не дает ему выполнить дела, требующие долгой концентрации. После разбора метода 20-минутной концентрации, в качестве сигнала для сотрудников он придумал красный флаг. Вырезал его из бумаги, раскрасил, объяснил новую схему работы и стал вешать флаг на монитор, чтобы сотрудникам было сразу его видно. В первый же день он ощутил результат: смог подготовиться к нашей консультации и заполнить управленческий отчет. Это его вдохновило, и он стал использовать флаг каждый день. А через две недели одна из его сотрудниц сделала ему подарок – сшила ему собственными руками настоящий красный флаг.

Лайфхак для тех, кто хочет вовремя уходить с работы.

Поставьте себе напоминалку за полчаса до конца рабочего дня. И когда она срабатывает, задумайтесь: «Что мне нужно сделать из всех моих дел именно сегодня, без чего я не могу уйти домой?» И, поверьте, скорее всего, вы обнаружите, что это совсем не то дело, которым вы сейчас занимаетесь. Остановитесь и начните делать дела, которые отделяют вас от дома, друзей или хобби. Тогда вероятность выполнения срочных и важных дел в рамках рабочего времени однозначно повысится.

Заключение

От работы руководителя зависит очень многое – это показатели и стабильность компании, компетентность и успешность сотрудников, но и это еще не все. Говорят, одним из ключевых сдерживающих факторов процветания России является дефицит управленческих кадров. Значит, в ваших руках и развитие нашей страны. Не многовато ли? Я так не думаю. Людям, которые настроены на собственное профессиональное развитие и готовы вкладываться в развитие других людей ради достижения общих целей, им по плечу очень многое.

Я надеюсь, что разбор ситуаций, с которыми сталкивались ваши коллеги, а также приведенные в книге рекомендации и алгоритмы помогут вам сформировать вокруг себя команду профессионалов – единомышленников. Самое лучшее, что вы можете сделать для этого сейчас, – это выделить три пункта, которые вы хотели бы применить в своей работе из этой книги. Пропишите, где и когда вам было бы наиболее эффективно их применить.

Если эта книга была полезна для вас, и вы хотите получить дополнительные бонусные материалы по темам найма, удержанию ценных сотрудников и т.д., вступайте по QR-коду на следующей странице в группу «Виктория Зайцева: Правила Деловых Достижений (ПДД)» и пишите «Хочу бонусы». Я буду рада, если вы также поделитесь со мной своими тремя пунктами, а также информацией о том, что еще по тематике управления отделом было бы вам интересно.

Желаю вам отличных деловых достижений!