Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

В программе могут работать несколько пользователей с разными правами доступа. Для каждого пользователя определяются набор прав и пароль. Установка пароля убережет вашу базу от несанкционированного доступа. Можно также ограничить круг лиц, имеющих доступ к важным документам вашей фирмы.

Сначала необходимо ввести имя нового пользователя и определить его права:

1. Находясь в режиме конфигуратора, выберите команду Администрирование → Пользователи.

2. Откроется диалоговое окно, на панели инструментов которого необходимо щелкнуть на кнопке Создать новый. Откроется окно Свойства пользователя (рис. 12.7).

Рис. 12.7. Добавление нового пользователя

3. В диалоговом окне заполните поля Имя и Полное имя.

4. В поле Рабочий каталог укажите папку, в которой могут сохраняться создаваемые настройки. Используйте для этого кнопку Обзор справа от поля.

5. На вкладке Роль укажите права и интерфейс нового пользователя.

6. Щелкните на кнопке ОК.

7. В диалоговом окне Пользователи появилось имя нового пользователя.

8. Теперь установим пароль.

9. Выберите запись о пользователе в окне Пользователи.

10. Щелкните на выбранной записи правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Сменить пароль.

11. Введите пароль в диалоговом окне Смена пароля и подтвердите его.

Для успешной работы в программе дадим несколько советов начинающим пользователям.

Программа «1С: Предприятие» включает в себя несколько типов объектов:

• В первую очередь это справочники, которые хранят сведения о номенклатуре товаров, о ставках налогов, о сотрудниках, материалах и товарах предприятия.

• Другой тип объектов – это разнообразные документы. Они полностью соответствуют первичным бухгалтерским документам.

• Новые операции добавляются с помощью объекта операция, в котором предусмотрен ввод дебета и кредита проводок. Корреспонденция счетов в этом случае указывается бухгалтером самостоятельно. При использовании документов проводки могут быть автоматически сформированы программой.

• После оформления документы и операции фиксируются в журналах.

• Кроме того, в программе имеются константы – постоянные величины, которые оказываются внесенными по умолчанию в формы документов.

• В программе определен и настроен на учет план счетов.

• Еще один тип объектов – это отчеты. Они формируются одинаково для всех видов отчетов.

Все объекты программы взаимосвязаны. Изменение одной таблицы базы данных приводит к изменению данных в другой. Например, при добавлении документа Расходный кассовый ордер в Журнал операций этот документ также фиксируется в журналах Касса и Общий. Итоговая информация по кассе может быть проанализирована с помощью отчетов Анализ счета, Карточка счета, Кассовая книга.

Глава 13
Начинаем работу со справочниками

При заполнении документов, как мы вскоре увидим, часто используются данные, определенные заранее и являющиеся основой информационной базы. Можно выделить несколько типов справочной информации: данные, хранящиеся в справочниках, таблица плана счетов и индивидуальные более или менее постоянные настройки конкретного пользователя. Об этом и пойдет речь в данной главе.

• Общие принципы работы со справочниками

• Заполнение справочников

• План счетов

• Настройки организации-пользователя

Информация из справочников используется при оформлении документов и бухгалтерских операций. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц базы данных. Открыть любой справочник можно из меню Справочники.

Откройте справочник Материалы (команда Справочники → Материалы). На его примере мы познакомимся с особенностями работы со справочниками (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Окно справочника Материалы

Любой справочник представляет собой таблицу, состоящую из записей. Выбранной (активной) считается запись, в которой находится курсор (выбранная запись подсвечивается синим цветом), причем неважно, в какой именно графе записи он находится.

Выберите запись и нажмите клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть на записи. Откроется окно с формой, в котором можно просмотреть значения полей записи и при необходимости внести исправления.

Сохраните изменения, щелкнув на кнопке ОК. Если внесенные изменения сохранять не надо, нажмите клавишу Esc или закройте окно с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу окна и ответьте Нет на вопрос о сохранении изменений.

Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши Insert. Можно также воспользоваться командой меню Действия → Новый или кнопкой Ввод новой строки на панели инструментов окна справочника.

После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Поля в этом окне следует заполнить данными о материалах (справочник Материалы), контрагентах (справочник Контрагенты), сведениями о сотрудниках (справочник Сотрудники), номенклатуре товаров (справочник Номенклатура) и т. д.

Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного раскрывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Как работать с полями диалогового окна, было рассказано в главе 4.

Поля ввода серого цвета заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение.

Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке ОК.

Задание 1

В качестве примера попробуйте добавить запись в справочник Материалы. В этот справочник вносятся данные о материалах, которые используются в производстве.

1. Выберите команду Справочники → Материалы.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. В открывшемся окне введите название материала (рис. 13.2). Поле Ед. изм. (единицы измерения) заполняется с помощью кнопки выбора в правой части поля. Щелкните на кнопке и двойным щелчком выберите единицу измерения из открывшегося справочника Единицы измерения.

4. В поле Вид укажите счет и субсчет, которые предполагаете использовать при проведении операций по учету материалов.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.2. Заполнение справочника Материалы

Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Согласитесь, неудобно пользоваться базой данных, в которой продовольственные товары находятся в одном списке с промышленными. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две группы. Можно также, например, разделить всех сотрудников организации на группы, соответствующие разным отделам. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно поместить в две разные группы.

Группы обозначаются папками желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки.

Если около папки находится квадратик со знаком «плюс», значит, данная группа имеет подгруппы. Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Значок «плюс» рядом с папкой поменяется на «минус».

Для создания новой группы выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которой надо создать подгруппу.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы на панели инструментов.

3. Заполните поля в открывшемся окне, дайте название группе.

4. Сохраните созданную запись, щелкнув на кнопке ОК.

Задание 2

Создайте в справочнике Материалы папку Производственные:

1. Откройте справочник Материалы.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы или выберите команду Действие → Новая группа. Откроется окно Группа материалов: Новый.

3. Укажите в поле Наименование название группы Производственные (рис. 13.3).

4. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.3. Создание новой группы

Если запись больше не нужна, ее можно пометить для удаления. Для этого выберите запись и нажмите клавишу Delete или щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов. Около значка папки появится синий крестик. Такую запись нельзя будет использовать.

Чтобы удалить помеченные для удаления объекты, действуйте по следующему алгоритму:

1. Закройте все открытые в программе окна.

2. Выберите в меню команду Операции → Удаление помеченных на удаление объектов.

3. Подтвердите намерение удалить объекты. Откроется окно Удаление помеченных объектов со списком помеченных для удаления записей.

4. Некоторые записи в справочнике могут быть задействованы в проводках или документах. Тогда их удаление будет невозможным. Кнопка Контроль проверяет наличие таких ограничений. При щелчке на этой кнопке будет проверена возможность удаления помеченных записей. Если объекты удалить невозможно, появится предупреждение, а в поле Ссылки на удаляемый объект будут выведены документы, в которых имеются ссылки на удаляемый объект.

5. Щелкните на кнопке Удалить. В области сообщений в нижней части окна приводится список объектов, которые удалось удалить.

Совет

Не забудьте после удаления закрыть окно сообщений, иначе оно закроет большую часть экрана.

Примечание

Окончательное удаление в сетевой версии возможно только в монопольном режиме.

Задание 3

Добавьте запись в справочник Материалы, затем пометьте ее для удаления и удалите.

Может случиться так, что запись попала не в ту группу. Чтобы не удалять эту запись и не создавать ее заново в нужной группе, запись можно перенести. Для этого выполните следующие действия:

1. На правой панели щелкните на элементе, который будет переноситься.

2. На левой панели справочника выберите щелчком мыши группу, в которую будет переноситься запись.

3. Нажмите клавиши Ctrl+F5 или щелкните на кнопке Перенести в другую группу на панели инструментов.

4. После этого появится окно предупреждения с вопросом Перенести элемент в другую группу? Подтвердите необходимость переноса, щелкнув на кнопке Да.

Задание 4

Перенесите запись Пряжа шерстяная в группу Производственные (рис. 13.4).

Рис. 13.4. Перенос материала в другую группу

Заполнение справочников информацией производится в соответствии с изложенными правилами работы. Обычно ввод данных не вызывает сложностей. Трудность заключается в вопросе, с какого справочника начать. Обычно бухгалтер заполняет в первую очередь справочник Налоги и отчисления, изменяет при необходимости информацию в справочнике Валюты. Данные из этих объектов программы используются при оформлении других справочников. Кроме того, ставки налогов, курсы валют – это такие параметры, которые меняются с течением времени, то есть являются периодическими. Если значение такого параметра на дату выполнения операции не указано, то используется его предыдущее значение, что может привести к ошибкам в расчетах.

В этой книге предложена последовательность заполнения справочников, переход от простых справочников к сложным, благодаря чему бухгалтер не теряется в фактическом материале.

Сначала заполняйте простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат. Затем переходите к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура, Виды продукции. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Далее в этой главе будет показано, как заполняются перечисленные справочники.

В справочнике Ставки НДС хранится значение налога на добавленную стоимость, которое используется при оформлении соответствующих документов. В поле Ставка указывается конкретное значение ставки. Для добавления в справочник еще одного значения ставки используйте кнопку Ввод новой строки на панели инструментов. Для сохранения значения нажмите клавишу Enter.

В справочнике Единицы измерений хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т. д. При вводе нового наименования предлагается ввести код по «Всероссийскому классификатору» или код, применяемый в вашей организации для данной единицы измерения. Это основное отличие данного справочника от рассмотренных ранее.

Иногда вызывает затруднения оформление справочника Статьи затрат на производство, и не из-за сложности процедуры, а оттого, что начинающим порой трудно проанализировать, какие статьи затрат должны быть включены в справочник. Занесите в этот справочник значения объектов аналитического учета, используемых для учета затрат на производство, оказания услуг, выполнения работ на счете 20 (основное производство). Можно включить в справочник следующие статьи:

• материальные затраты;

• затраты на оплату труда;

• расходы на освоение и подготовку производства;

• амортизация основных средств;

• отчисления на социальные нужды;

• прочие затраты.

Чтобы дополнить список, выполните описанную далее процедуру:

1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов.

2. В поле Наименование введите с клавиатуры наименование новой статьи.

3. Для сохранения введенной записи нажмите клавишу Enter.

4. Введите вид расходов, выбрав его из списка.

Справочник Статьи общехозяйственных затрат заполняется названиями статей, которые будут использоваться при учете затрат на счете 26 (общехозяйственные расходы). Заполнение справочника ничем не отличается от описанного для предыдущего справочника. Внесите в него аналогичные статьи затрат.

Справочник Статьи издержек обращения предназначен для ведения списка видов издержек обращения в организации, осуществляющей торговую деятельность.

В справочнике указывается номенклатура издержек обращения. Заполнение справочника производится по обычным правилам. В поле Наименование указывается конкретный вид издержек, например транспортные расходы. В поле Вид расходов нажмите клавишу Enter и выберите в раскрывшемся списке соответствующую статью, а затем снова нажмите клавишу Enter. В поле С… (списывать пропорционально остатку) стоит галочка, если этот вид издержек указан как метод списания издержек в данных учетной политики. Для уточнения базы распределения косвенных расходов и метода списания издержек выберите команду меню Сервис → Учетная политика и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Списание издержек.

Справочник Варианты расчета налогов используется для учета на счетах Реализация продукции и Расчеты с покупателями и заказчиками. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов, таких как Ставка НДС. Поэтому в поле Наименование справочника формируется характеристика конкретного варианта расчета налогов.

Задание 5

Введем такой вариант расчета налогов: НДС сверху 10 %. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте справочник Варианты расчета налогов.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов справочника.

3. В окне Вариант расчета налогов: Новый укажите необходимую ставку НДС, использовав переключатели. Название варианта расчета будет сформировано в соответствии с вашими указаниями в поле Наименование – НДС сверху 10 %.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Справочник Виды продукции (работ, услуг) применяется в программе для организации налогового учета и используется для ведения аналитического учета на счетах 20, 28, 41, 43, 90.1 (выручка) и 90.2 (себестоимость продаж). В поле Наименование этого справочника следует указать наименование вида продукции в соответствии с «Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг» (ОК 004-93), утвержденным постановлением Госстандарта РФ № 17 от 05.08.1993 г.

В поле Тип номенклатуры вносится Товар, Услуга или Работа. Эти значения можно выбрать из списка, который раскроется после двойного щелчка в поле Тип номенклатуры. Можно также изменить уже введенное название. Для этого выберите запись, которую необходимо изменить, щелкните на кнопке Изменить панели инструментов справочника или выделите поле Наименование и нажмите клавишу Enter. Измените уже введенное название и щелкните на кнопке ОК.

Информация из справочника Подразделения используется при оформлении кадровых приказов и ведении аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

По умолчанию в справочнике уже имеется одно подразделение. Это название можно изменить. Для этого щелкните на кнопке Изменить на панели инструментов справочника.

Остальные названия подразделений можно ввести, использовав кнопку Ввод новой строки. Это могут быть, например, Бухгалтерия, Отдел № 1, Отдел № 2 и т. д.

Для сохранения изменений щелкните на кнопке ОК.

Справочник Валюты предназначен для создания и хранения списка валют (до 1000 наименований) и истории изменения их курсов. Для каждого элемента справочника указываются код, краткое обозначение валюты, наименование валюты, кратность и курс.

В поле Код вносится цифровой код валюты по «Общероссийскому классификатору валют». В реквизите Кратность указывается количество единиц иностранной валюты, которое продается или покупается по тому курсу, который указан в графе Курс. Например, котировка по доллару США ведется в рублях за 1 доллар США. Кратность в этом случае составляет единицу. Котировка, скажем, по чешской кроне может вестись и за 10 чешских крон. В этом случае кратность равна десяти. Кратность валюты не является чисто экономическим понятием, однако ее удобно использовать при ведении валютного учета.

Курс валюты часто меняется, поэтому очень важно отслеживать курс в справочнике Валюты.

Изменение значения курса валюты можно производить прямо в справочнике Валюты. Для этого должен быть отключен режим Редактировать в диалоге (меню Действие). Щелкните на кнопке выбора и введите дату, на которую будет записана информация о курсе и кратности новой валюты. Дважды щелкните в графе Курс и отредактируйте курс.

Так как реквизиты данного справочника меняются со временем, в его окне имеется кнопка История. Данная кнопка может быть использована для просмотра истории изменения значения реквизита. После щелчка на кнопке История открывается окно История периодических реквизитов. Для ввода новых значений непосредственно в этом окне щелкните на кнопке Добавить.

Наконец, данные можно вносить в диалоговом режиме. Для этого необходимо включить режим Редактировать в диалоге (меню Действия). Выберите валюту, курс которой надо корректировать, и нажмите клавишу Enter. Отредактируйте курс в открывшемся окне.

В справочник Банки вносятся сведения о банках контрагентов (поставщиков и покупателей), а также о банке, услугами которого пользуется ваша организация. Если банков много, рекомендуется распределить их по группам (Банки покупателей, Банки поставщиков). Открывать группы можно двойным щелчком по желтому значку папки как в левой, так и в правой части справочника. Пользоваться левой частью удобнее, так как слева видна и структура справочника. Сведения о банке включают следующие реквизиты:

• Местоположение – вводится только город;

• БИК – банковский идентификационный код (9 цифр);

• Корр. счет – номер корреспондентского счета в расчетной сети Банка России (20 цифр);

• Индекс, почтовый адрес – указывается полный адрес банка;

• Телефоны – телефоны банка.

Сведения о банках используются при заполнении банковских реквизитов платежных документов.

Справочник Банки может быть заполнен сведениями из «Справочника банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации», поставляемого ЦБ РФ, если нажать на кнопку Добавить банки из классификатора банков РФ, при условии, что классификатор установлен у вас на компьютере.

Справочник Банковские счета хранит данные о банковских счетах предприятия. Он используется для оформления платежных документов. С помощью кнопок, находящихся в окне справочника, можно распечатать справки о рублевых и валютных счетах фирмы. После щелчка на кнопке Ввод новой строки открывается окно для внесения сведений о расчетном счете. В некоторых окнах, применяемых при оформлении базы данных, присутствует слово «основной». Это сделано для удобства. Данное название можно использовать, не вводя новой записи. Так, например, при открытии окна Банковские счета строка с наименованием Основной р/с уже на экране. Дважды щелкните на строке и введите сведения о расчетном счете вашей организации.

На вкладке Реквизиты счета (рис. 13.5) вводятся сведения о рабочем наименовании и номере счета. Банк, в котором открыт расчетный счет, выбирается из справочника Банки. Справочник открывается после щелчка на кнопке выбора, выбор записи из справочника делается двойным щелчком. Если необходимо добавить или откорректировать сведения о банке, используйте кнопку Открыть. В случае непрямых расчетов укажите это в поле Банк-корреспондент в случае непрямых расчетов.

Рис. 13.5. Ввод данных о банковском счете предприятия

Вкладка Дополнительные открывает вторую часть формы, в которой указывается информация о счете: рублевый или валютный, вид счета (расчетный, ссудный, депозитный), дата открытия и закрытия счета.