Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

В справочнике Контрагенты хранится информация о юридических и физических лицах. Удобно создать здесь группы Поставщики и Покупатели, а затем занести в них сведения о контрагентах. Если поставщики предприятия – организации из разных регионов, можно в группе Поставщики создать несколько подгрупп, например, Поставщики из Белоруссии, Поставщики с Украины, Российские поставщики. Удобно также создать в справочнике группу Бюджеты и фонды и заносить в нее сведения о различных фондах и номера счетов для перечисления налоговых платежей в бюджет.

Чтобы внести данные о новом контрагенте, выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которую необходимо занести запись, например группу Поставщики (если группы еще нет, создайте ее с помощью кнопки Новая группа).

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки. Откроется окно Сведения о контрагенте: Поставщики. Новый.

3. Укажите вместо слова Новый краткое название организации, а в следующем поле укажите полное название организации для подстановки в документы и операции. Если контрагент – частное лицо, укажите это в поле Организация. В этом случае в окне появится вкладка для ввода паспортных данных.

4. Чтобы сохранить изменения, но не закрывать форму, щелкните на кнопке Записать. Запись будет сохранена, и вы сможете продолжать заносить сведения (рис. 13.6).

Рис. 13.6. Окно для ввода сведений о контрагенте

5. Щелкните на кнопке Договоры в нижней части окна. Откроется окно Договоры. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов, введите номер договора и срок платежа. Сохраните введенные данные, нажав клавишу Enter, и закройте окно Договоры.

6. Щелкните на вкладке Расчетные счета и введите расчетный счет поставщика. Для этого щелкните на кнопке Добавить и в открывшемся окне Сведения о расчетном счете контрагента: Поставщики. Новый укажите название счета в поле Рабочее наименование для представления в базе данных справочника (рис. 13.7). В поле Номер счета введите расчетный счет предприятия. Поле Банк, в котором открыт расчетный счет заполняется с помощью кнопки выбора, расположенной в правой части поля. При щелчке на ней открывается справочник Банки. Выберите нужный банк двойным щелчком. После заполнения полей в окне Сведения о расчетном счете контрагента: Поставщики. Новый сохраните данные, щелкнув на кнопке ОК.

7. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК в окне Сведения о контрагенте: Поставщики. Новый. После этого окно закроется.

Рис. 13.7. Окно для ввода сведений о расчетном счете контрагента

В справочнике Сотрудники содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из этого справочника используется при выписке первичных документов, например расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов. Эти же данные используются для налогового учета.

В нижней части окна справочника есть кнопки Отчет по сотруднику, Отчет по всем сотрудникам. Эти кнопки можно использовать для формирования отчетов по сотрудникам предприятия. Кнопка Налоги на доходы дает возможность напечатать налоговые карточки сотрудников.

В этом же справочнике есть возможность оформить документы по учету кадров. Для этого следует щелкнуть на кнопке Новый приказ и выбрать документ. Это может быть, например, Приказ о приеме на работу, Приказ о кадровых изменениях, Приказ об увольнении.

Рассмотрим последовательность действий, которую необходимо выполнить при приеме сотрудника на работу:

1. Откройте справочник Сотрудники.

2. Щелкните на кнопке Новый приказ. Откроется окно с формой приказа.

3. Введите номер приказа и дату приема на работу. Это может быть фактическая дата начала работы.

4. Откорректируйте табельный номер.

5. Для того чтобы выбрать фамилию сотрудника, щелкните на кнопке выбора рядом с полем ФИО.

6. Откроется справочник Сотрудники. Введите фамилию нового сотрудника, использовав кнопку Ввод новой строки на панели инструментов. Нажмите клавишу Enter, чтобы сохранить введенную запись.

7. Выберите двойным щелчком фамилию нового сотрудника, чтобы занести ее в форму приказа. Окно справочника Сотрудники закроется.

8. Далее в приказе следует указать должность и подразделение. Используйте для этого описанные ранее способы выбора.

9. Щелкните на вкладке Начисление з/пл. Введите номер счета отнесения затрат по начисленной заработной плате, оклад, укажите объекты аналитики по выбранному вами счету (рис. 13.8).

Рис. 13.8. Оформление приказа о приеме на работу

10. Щелкните на вкладке Налоги и отчисления. Введите данные о типе вычетов и количестве иждивенцев.

11. Вкладка Начальные данные заполняется в тех случаях, если сотрудник принимается на работу не с начала года или если учет в программе ведется не с начала года. В первом случае в поля ввода вносятся сведения согласно представленной справке с предыдущего места работы. Если таковая отсутствует, то поля не заполняются. Во втором случае указываются не отраженные данные о совокупном валовом и облагаемом доходе, а сумма удержанного подоходного налога с начала года до месяца (квартала), начиная с которого ведется компьютерный учет.

12. Заполните вкладку Прочее. Внесите паспортные данные сотрудника. Информация, указанная в этой части окна, используется при выписке расходных кассовых ордеров.

13. Кнопка Печать служит для просмотра печатной формы приказа. Для вывода документа на печать выберите команду Файл → Печать.

14. Щелкните на кнопке ОК для сохранения и проведения документа.

Сведения о сотруднике используются при оформлении документа Начисление зарплаты.

Примечание

Данный документ не проводится, если у сотрудника в справочнике не проставлен оклад или не указан счет отнесения затрат по начисленной заработной плате. Для дирекции это счет 26, для работников основного производства – счет 20.

Справочник Номенклатура используется для ведения аналитического учета на счетах, связанных с учетом товаров и услуг. Это счета Готовая продукция, Товары, Товары, принятые на комиссию, Выполненные этапы по незавершенным работам. Данные из справочника выбираются при оформлении накладных, счетов, счетов-фактур, а также при введении операций в журнале операций вручную.

Откройте справочник, выбрав в меню команду Справочник → Номенклатура. Для того чтобы открыть форму для ввода новой записи в справочник, щелкните на кнопке Ввод новой строки.

Укажем назначение некоторых полей формы:

• Поле Тип определяет тип номенклатурной единицы. Значениями этого реквизита могут быть товары, продукция, работа, услуги.

• В поле Наименование указывается наименование товара по документам поставщика.

• В реквизите Тип товара указывается тип товара. Возможны варианты:

– Собственный – устанавливается для товаров, которые учитываются на балансе организации на счете Товары;

– На комиссии – устанавливается, если организация реализует товары третьих лиц;

– Тара – учитывает использование тары;

– Покупные изделия – покупные изделия для комплектации продукции, выпускаемой предприятием (для учета на субсчете).

• В поле Вид устанавливается вид деятельности, в рамках которой производится реализация товара. Значение выбирается из справочника Виды деятельности.

• В поле Учетная (покупная) цена устанавливается закупочная цена товара.

Значения полей Отпускная цена, Валюта отпускной цены, Ставка НДС используются для оформления документов типовой конфигурации при продаже товаров. Если отпускная цена часто меняется, то эти поля можно оставить незаполненным. При оформлении документов на реализацию товара отпускную цену можно указать непосредственно в документе. Если цены реализации принято рассчитывать на основе отпускных цен, то заполняется поле Отпускная цена без налогов; если страна происхождения товара не Россия, укажите страну происхождения и введите номер в поле Номер ГТД (номер грузовой таможенной декларации).

Как уже говорилось ранее, товары могут быть объединены в группы и подгруппы. Например, группа Продовольственные товары может содержать подгруппу Сыры.

Справочник Основные средства предназначен для хранения сведений об основных средствах (ОС). Данный объект программы может быть использован для оформления первичных документов и ведения аналитического учета по счетам. Справочник может содержать группы, в которые будут вноситься сведения об основных средствах.

Для добавления информации о вновь поступившем основном средстве откройте справочник Основные средства командой Справочники → Внеоборотные активы → Основные средства.

Чтобы добавить сведения о новом основном средстве, выполните следующие действия:

1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки. Откроется форма Сведения об основном средстве.

2. Окно этой формы имеет вкладки Общие сведения, Бухгалтерский учет и Налоговый учет. Данные на этих вкладках используются для ввода начальных остатков, оформления хозяйственных операций по приходу, выбытию и списанию ОС; они отражаются на счетах 01, 02, 03, 83.1, 98.2, 001, 010, 011, Н01.

3. Введите с клавиатуры инвентарный номер и наименование основного средства.

4. Местонахождение основного средства укажите в поле Место эксплуатации.

5. Выберите подразделение, в котором эксплуатируется основное средство.

6. Введите дату ввода в эксплуатацию (дата зачисления ОС на баланс). Эта дата совпадает с датой акта (накладной) приемки-передачи ОС.

7. Если объект подлежит амортизации, необходимо установить флажок Подлежит амортизации.

8. Щелкните на вкладке Бухгалтерский учет. Эта часть окна заполняется для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные начисления.

9. В поле Счет выберите счет отнесения затрат по начисленной амортизации (счета 20, 26).

10. Укажите способ начисления амортизации, выбрав его из списка:

– Линейный – чтобы использовать линейный способ начисления амортизации, щелкните на кнопке выбора в поле Шифр по ЕНАОФ и выберите из справочника Классификатор по ЕНАОФ группу основного фонда;

– Уменьшаемого остатка или по сумме чисел лет срока полезного использования – в этом случае заполните реквизит Срок полезного использования в месяцах;

– Пропорционально объему продукции (работ) – укажите общий объем продукции (работ) в натуральном выражении, который может быть произведен или выполнен при использовании данного объекта ОС, и фактический объем продукции за месяц в натуральном выражении. Это поле необходимо заполнять за каждый месяц в отдельности.

Примечание

Указание способа начисления амортизации позволяет автоматически формировать необходимые проводки.

11. Откорректируйте коэффициент амортизации.

12. Вкладка Налоговый учет справочника ОС позволяет указывать первоначальную стоимость, базовую стоимость и амортизационную группу. Указывается также метод начисления амортизации. Налоговый учет ОС регламентирован главой 25 Налогового кодекса РФ.

13. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Можно сказать, что план счетов – это основа программы.

Окно План счетов открывается командой Операции → План счетов. Внешне счета упорядочены в виде таблицы. В строке с записью указано, ведется ли по счету валютный и количественный учет, определен ли признак счета. По многим счетам ведется аналитический учет. Это указано в графах Субконто1—СубконтоЗ. Как известно, ведение аналитического учета позволяет проследить движение товаров, наличие материалов, расчеты с дебиторами и кредиторами. Просмотрите план счетов, имеющийся в программе. Обратите внимание на то, что у многих счетов в графе Субконто указан объект аналитического учета.

Таким образом, если по счету ведется аналитический учет, то в графе Субконто указывается соответствующий объект аналитического учета. Значения субконто – это названия справочников программы. Выберите, например, счет 10. Субконто 1 этого счета – материалы, субконто 2 – места хранения. При использовании этого счета в проводках надо указать конкретный материал и конкретный склад.

Просмотрите внимательно план счетов, познакомьтесь с аналитикой счетов.

В типовой конфигурации программы определены субсчета. Например, субсчета есть у счета 10. Номер субсчета записывается за номером счета после точки: 10.1, 10.2, 10.3 и т. д. Если у счета есть субсчет, то при его использовании в проводках необходимо указывать счет вместе с субсчетом. Таким образом, план счетов – это одна из самых важных таблиц программы.

Счета, отмеченные значком голубого цвета с красным флажком, – это счета, которые были созданы в режиме конфигуратора и не могут быть изменены в рабочем режиме программы. Счета, которые отмечены значком желтого цвета с красным флажком, являются счетами-группами. Они могут быть дополнены субсчетами в пользовательском режиме. Сами счета-группы не формируют проводок. Для корреспонденции следует выбирать счет вместе с субсчетом, например, счет 10, субсчет 1 (10.1).

Вы можете просматривать план счетов, перемещаясь по нему с помощью клавиш перемещения курсора и полос прокрутки. Для печати плана счетов щелкните на кнопке Печать в окне План счетов, а затем выберите команду Файл → Печать.

Для того чтобы быстро переместиться к нужному счету, наберите на клавиатуре номер счета, при этом должна быть выделена (подсвечена синим цветом) графа Код, и курсор окажется на выбранном счете. Можно также воспользоваться кнопкой Поиск на стандартной панели инструментов главного окна программы или выбрать команду Действие → Поиск → Искать. В открывшемся окне наберите нужный номер счета и щелкните на кнопке Поиск. Поиск организуется сверху вниз, если выбран режим Вперед.

Начиная с редакции 4.0, разработчиком программы – фирмой «1С» – внесены изменения в план счетов. Эти изменения сделаны в соответствии с новым планом счетов, который должен был использоваться в стране с 1 января 2002 года. Однако часто у бухгалтеров возникает необходимость дополнить план счетов или изменить значение субконто. Счета, помеченные значком желтого цвета с красным флажком, могут быть дополнены непосредственно в режиме пользователя.

Примечание

Можно вводить только субсчета уже введенных счетов или создавать номера счетов, которых еще нет в Плане счетов.

Вводить новый счет или субсчет в План счетов, находясь в режиме пользователя, можно двумя способами:

• Ввести счет непосредственно в план счетов.

• Использовать режим диалога, включаемый командой Действие → Редактировать в диалоге.

Для ввода счета непосредственно в план счетов выполните следующую процедуру:

1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки, расположенной на панели инструментов открытого окна План счетов. В последней строке таблицы появится курсор.

2. Введите номер счета.

3. Нажмите клавишу Enter.

4. Введите название счета.

5. Выберите из списка необходимые признаки счета, укажите, ведется ли по счету валютный и количественный учет.

6. В графе Субконто укажите нужное субконто, выбрав его из списка.

7. Снова нажмите клавишу Enter, чтобы закончить редактирование.

Примечание

Счет, созданный в режиме пользователя, можно удалить. Счета, настройка которых проводилась в режиме конфигуратора, в режиме пользователя удалять нельзя.

Ввод счета в режиме диалога выполняется следующим образом:

1. Откройте план счетов и в меню Действия выберите команду Редактировать в диалоге (данный режим включен, если около этой команды стоит флажок).

2. В открытом окне щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. Откроется окно Карточка счета. Заполните поля карточки, выберите объект аналитического учета.

4. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Иногда в уже существующий счет надо добавить значение субконто. Рассмотрим, например, как к двум субконто счета 60.1, уже определенным в типовой конфигурации, добавить третье – значение НДС:

1. Закройте программу и запустите ее в режиме конфигуратора командой Пуск → Программы → 1С: Предприятие → Конфигуратор.

2. Выберите команду Конфигурация → Открыть конфигурацию.

3. В открывшемся окне найдите план счетов и щелкните на названии Основной.

4. В открывшемся плане счетов выберите счет, который надо редактировать.

5. Правой кнопкой мыши щелкните на строке с нужным счетом и выберите в контекстном меню команду Редактировать.

6. Закройте окно настройки и подтвердите сохранение изменений конфигурации.

Совет

Используйте для добавления субконто счета двойной щелчок мыши в графе Субконто, а затем выберите из списка значение вида субконто (название справочника).

Как уже было сказано ранее, счет, созданный в режиме конфигуратора, нельзя удалить в пользовательском режиме.

Рассмотрим пример. Пусть необходимо удалить счет 50.2:

1. Запустите программу в режиме конфигуратора.

2. Выберите команду Конфигурация → Открыть конфигурацию.

3. В открывшемся окне найдите план счетов и щелкните на названии Основной.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на счете 50.2 и выберите в контекстном меню команду Удалить.

5. Закройте окно, сохранив изменения в конфигурации.

В данной конфигурации под код счета зарезервировано 7 позиций. Изменение количества позиций также производится в режиме конфигуратора.

Примечание

Иногда при просмотре плана счетов пользователи случайно входят в режим редактирования счета. В этом случае в графе плана счетов появляется курсор вставки. Для того чтобы выйти из режима редактирования, не внося изменений в план счетов, нажмите клавишу Esc.

После заполнения справочников приступайте к введению сведений об организации. Для этого заполните поля в окнах Сведения об организации, Учетная политика, Общая настройка и Индивидуальная настройка.

Эти данные в программе называются константами. Для работы с константами можно использовать команду Операции → Константы, но удобнее использовать меню Сервис.

Откройте окно Сведения об организации командой Сервис → Сведения об организации.

Окно заполняется по общим правилам. Внимательно просмотрите вкладки и заполняйте поля.

На вкладке Организация введите название организации, дату регистрации, почтовый и юридический адреса.

На вкладке Ответственные лица укажите директора, главного бухгалтера и кассира, выбрав их из справочника Сотрудники.

Окно Учетная политика необходимо использовать для установки и изменения основных значений учетной политики вашего предприятия. Это окно открывается командой Сервис → Учетная политика. Для правильной работы программы в первую очередь установите дату, на которую программа сохранит введенные данные. Это может быть, например, дата начала ведения учета. Учетная политика устанавливается на год, следовательно, при корректировке учетной политики предприятия на следующий год не забудьте изменить дату.

На вкладке Директ-костинг укажите базу распределения общехозяйственных расходов и способ распределения общехозяйственных расходов по видам номенклатуры. На вкладке Статьи затрат на производство введите статьи затрат на производство, которые являются базой для распределения косвенных расходов в виде заработной платы производственных рабочих; косвенные затраты распределяются на основе себестоимости продукции.

Приведем вариант учетной политики. Он может выглядеть следующим образом.

Предприятие использует метод директ-костинга с базой распределения общехозяйственных расходов в виде заработной платы производственных рабочих, косвенные затраты распределяются на основе себестоимости продукции. Метод учета выручки – по отгрузке. Способ учета материальных ценностей – по среднему. Способ учета готовой продукции – по среднему.

В программе есть возможность устанавливать значения некоторых реквизитов, которые используются в программе по умолчанию. В этом случае при открытии формы документа некоторые поля оказываются заполненными. Это такие значения, как основная единица измерения, банковский счет, ставки налогов. Значения по умолчанию устанавливаются командой Сервис → Общая настройка.

Индивидуальная настройка требуется для задания параметров программы, применяемых по умолчанию на индивидуальном рабочем месте. Включается режим индивидуальной настройки командой меню Сервис → Индивидуальная настройка.