Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Настройка длины и точности констант

При длительном использовании документов возникает необходимость откорректировать размер (количество вводимых знаков) или точность некоторых констант. Такие серьезные изменения выполняются в режиме конфигуратора. Допустим, необходимо увеличить размер поля для ввода официального наименования предприятия:

1. Перейдите в режим конфигуратора.

2. Выберите команду Конфигурация → Открыть конфигурацию.

3. В открывшемся окне выберите пункт Константы и дважды щелкните на названии Официальное Название Организации.

4. В окне Свойства Константы внесите изменения в поле Длина.

5. Закройте окно, сохранив изменения.

Глава 14
Оформление и учет первичных документов

К достоинствам программы «1С: Предприятие 7.7» можно отнести возможность оформления большого количества первичных документов, таких как платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, доверенность, авансовый отчет. Знание того, как использовать эти и другие документы, существенно ускоряет организацию учета с помощью программы «1С: Предприятие». Бухгалтер может работать с накладными, документами по учету материалов, товаров, основных средств, документами по начислению и выплате зарплаты. Кроме того, в версии «1С: Предприятие 7.7» есть группа регламентированных документов, использование которых позволит начислить амортизацию, произвести переоценку валюты, провести закрытие счетов после окончания учетного периода.

• Общие приемы работы с документами

• Работа с журналами

• Особенности ввода остатков по счетам

• Учет кассовых операций

• Учет операций по расчетному счету

• Начисление и выплата заработной платы

Общие приемы работы с документами

Документы в программе оформляются как обычно, как будто вы выписываете их вручную. В меню Документы перечислены все документы, которые можно оформить в программе. Названия некоторых из них полностью совпадают с названиями первичных бухгалтерских документов (приходный и расходный кассовые ордера, счет, авансовый отчет), другие не имеют аналогичных первичных бухгалтерских форм, являются «придумкой» фирмы «1С», но с помощью этих документов легко оформить бухгалтерскую операцию. Для создания нового документа выберите его название в раскрывающемся подменю и заполните необходимые поля открывшейся формы.

После оформления документ надо сохранить. При сохранении документа появляется диалоговое окно с вопросом, следует ли провести документ. В зависимости от ответа производится или не производится проводка документа.

Документ сохраняется в журнале операций и в одном из журналов документов (табл. 14.1).

Таблица 14.1. Распределение документов по журналам

По документу будут сформированы проводки, если при сохранении документа вы подтвердите это в диалоговом окне. Проводки по документу фиксируются в журнале проводок.

Каким образом проверить наличие проводок? Можно открыть журнал проводок и просмотреть проводки там или открыть журнал операций (команда Журналы → Журнал операций) и выбрать команду Действия → Показывать проводки. В нижней части окна будут показаны проводки выбранной вами операции.

Провести документ можно позже, открыв его в журнале операций. Для проводки можно также воспользоваться режимом обработки документов (Сервис → Обработка документов) и провести однотипные документы или документы за определенный промежуток времени.

Чтобы распечатать документ, щелкните на кнопке Печать в окне документа, а затем выберите команду Файл → Печать.

Таким образом, при оформлении документа придерживайтесь следующей последовательности действий:

1. Откройте документ.

2. Внесите данные в поля формы документа.

3. Сохраните документ.

4. Ответьте на вопрос о его проведении.

5. При необходимости убедитесь, что документ действительно сохранен в журнале операций и в соответствующем журнале документов.

Перепроведение документа

Проведенный документ помечается в журнале галочкой. Для изменения содержания документа откройте его в журнале двойным щелчком. В проведенном документе нельзя изменить дату. Для изменения даты надо сделать документ непроведенным.

Проделайте следующее:

1. Выберите документ в журнале.

2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сделать не проведенным.

3. Галочка, сообщающая о проведении документа, снимается. Откройте документ и измените дату.

Задание 1

Оформите приходный кассовый ордер. Содержание операции – «Получено с расчетного счета»:

1. Откройте форму нового документа командой Документы → Приходный кассовый ордер.

2. В поле Корр. счет (корреспондирующий счет) укажите 51 (получено с расчетного счета) – это счет, который корреспондируется в операции «Получено с расчетного счета» со счетом 50 (касса).

3. Введите сумму, заполните остальные поля документа. В поле Основание по данной проводке внесите чек и укажите номер чека из банка (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Приходный кассовый ордер

4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

5. Проведите документ.

В журнале операций появится запись Приходный кассовый ордер (рис. 14.2). Проводка по документу, сформированная в журнале проводок: дебет 50.1, кредит 51 – также отражается в журнале операций. Документ будет также зафиксирован в журнале Касса (рис. 14.3). Этот журнал открывается автоматически после сохранения документа.

Рис. 14.2. Окно журнала операций с проводками

Рис. 14.3. Журнал Касса

Работа с журналами

Все журналы, которые можно открыть и использовать в программе, находятся в строке меню Журналы. Журналы – это аналог бухгалтерских журналов операций и документов. В программе есть несколько журналов:

• журнал операций;

• журнал проводок;

• общий журнал;

• касса;

• банк;

• товары, реализация;

• учет материалов;

• учет товаров и т. д.

Все журналы имеют вид таблицы. Записи о документе или операции выглядят как строки в журнале. Записи с более ранней датой находятся в начале таблицы, с более поздней – в конце. По графам таблицы можно перемещаться, используя мышь и клавиши управления курсором. Клавиша Home быстро перемещает курсор в начало таблицы, End – в конец.

Примечание

Установка значения интервала по умолчанию производится командой Сервис → Параметры, вкладка Журналы.

В журналах фиксируются все документы, но не всегда они все выводятся на экран. Это зависит от выбранного промежутка времени, который указан в заголовке окна журнала. Чтобы изменить этот промежуток, щелкните на кнопке Интервал на панели инструментов открытого журнала.

Для просмотра проводок операции или документа в полном объеме нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью. Можно добавлять записи в журнал, копировать, помечать на удаление:

• Для добавления новой записи в любой журнал используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала или клавиша Insert.

• Для копирования записи используется кнопка Копировать строку на панели инструментов журнала или клавиша F9.

• Для пометки на удаление можно использовать клавишу Delete или кнопку Пометить на удаление на панели инструментов.

Начинающим пользователям наиболее удобно работать в журнале операций, так как в нем отражаются все документы: и которые формируют проводки, и которые проводок не формируют, например доверенность или счет. Это происходит потому, что по умолчанию включен режим Все документы включать в журнал операций. Настройка режима производится в окне, которое можно открыть командой Сервис → Общая настройка.

Понятие операции

Откройте журнал операций. Для добавления в журнал новой операции используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала. При щелчке на этой кнопке открывается окно Операция – Новая. Познакомимся с этим объектом программы.

Окно открытой операции представляет собой таблицу, состоящую из нескольких граф. Перемещение по графам производится с помощью мыши или клавиши Tab. В графах таблицы показаны дебет и кредит проводки операции, субконто дебета и кредита, сумма проводки. В графу Содержание проводки вводится содержание проводки, в поле Содержание – содержание операции (операция может включать несколько проводок). Графа Сумма может заполняться бухгалтером или рассчитываться автоматически в зависимости от настройки программы.

Примечание

Настройка автоматического заполнения графы Сумма производится в окне Настройка параметров системы (команда Сервис → Параметры, вкладка Операция).

Если необходимо исправить данные в окне Операция, дважды щелкните в графе, которую надо изменить. При этом в графе появляется курсор, и она становится доступной для редактирования. Внесите необходимые изменения и нажмите клавишу Enter для сохранения изменений в графе.

Кнопка ОК сохраняет введенные проводки и закрывает окно.

Кнопка Записать сохраняет запись, но окно при этом не закрывается.

Кнопка Закрыть закрывает окно.

Ввод новой операции

Добавим новую проводку в журнал операций. Допустим, требуется ввести проводку «Оприходованы материалы» (дебет счета 10.1, кредит – 60.1).

1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов открытого журнала или выберите команду Действие → Новый. Можно также нажать клавишу Insert. Откроется окно Операция – Новая.

2. Измените, если нужно, дату операции, введите содержание операции и сумму. Номер операции назначается программой автоматически.

3. Щелкните в графе Дт (дебет проводки) и введите дебет проводки (дебет счета – 10.1). Удобнее всего набрать номер счета на клавиатуре, хотя можно щелкнуть на кнопке рядом с графой и выбрать счет из плана счетов.

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить редактирование графы.

Совет

Если при вводе счета была допущена ошибка, повторите ввод, предварительно поместив курсор в крайнюю левую позицию окна (используйте для этого, например, клавишу Backspace).

5. Если по счету ведется аналитический учет, программа предложит выбрать субконто счета (в нашем примере это конкретный материал из справочника Материалы). Для этого щелкните на кнопке выбора в поле СубконтоДт.

6. Выберите склад, на который поступает материал, из справочника Места хранения МПЗ, щелкнув для этого во второй части графы СубконтоДт.

7. Укажите аналогичным образом кредит проводки (графа Кт) и выберите субконто кредита (графа СубконтоКт).

8. Введите сумму проводки.

9. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Совет

Обратите внимание на то, что использование клавиши Enter при перемещении по графам окна Операция – Новая удобнее, так как курсор перемещается в ту графу, которую следует заполнить.

Ввод операции с несколькими проводками

Если необходимо ввести операцию, в которой несколько проводок (рис. 14.4):

1. Введите первую проводку, использовав кнопку Ввод новой строки.

2. Щелкните на кнопке Записать в окне Операция – Новая.

3. Щелкните на кнопке Новая проводка.

4. Введите вторую проводку и т. д.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 14.4. Ввод операции, содержащей две проводки

Копирование операций

Еще одним приемом работы является копирование операций и документов в журнале операций. Копирование можно производить и в других журналах, таких как Платежные документы, Счета-фактуры выданные и Счета-фактуры полученные. Удобно копировать, например, платежные поручения, в которых повторяются реквизиты, счета-фактуры, в которых меняется только количество товара и т. д.

Копирование документов производится следующим образом:

1. Откройте журнал операций.

2. Выберите документ, который вы собираетесь копировать.

3. Щелкните на кнопке Копировать на панели инструментов открытого журнала.

4. Внесите необходимые изменения в открывшейся форме документа и сохраните документ.

Копирование операций производится аналогичным образом.

Отбор в журнале операций

Чтобы отобрать в журнале операций документы по какому-либо общему признаку, используется команда Отобрать. Критериями отбора документов могут быть, например, сумма или номер операции.

1. В открытом окне журнала щелкните на кнопке панели инструментов Отбор по значению или выберите в меню команду Действие → Отбор по значению → Отобрать. Открывается окно для настройки отбора.

2. Задайте в поле Виды отбора критерии отбора: Сумма операции, Содержание операции, Контрагент и т. д., в поле Значение отбора укажите значение отбора (для суммы операции это число, для контрагента – значение конкретного контрагента) и щелкните на кнопке Установить отбор по значению.

В журнале будут отображены только записи, удовлетворяющие выбранному критерию. Для восстановления обычного вида журнала щелкните в окне Отбор на кнопке Отключить отбор.

Особенности ввода остатков по счетам

При переходе на компьютерный учет на уже действующем предприятии обычно вводят входящие остатки по счетам. Для этого прежде всего необходимо определиться с датой, на которую будет оформляться операция по вводу остатков.

Дата ввода остатков

Датой ввода остатков может быть последнее число года. В этом случае можно будет получать баланс в следующем году, однако необходимо ввести проводки за период, прошедший с начала года.

Можно оформить ввод остатков последним числом предыдущего квартала, однако в этом случае получить годовой баланс будет нельзя.

Установка рабочей даты

Для ввода большого количества документов с датой, отличающейся от текущей, в программе предусмотрен режим настройки рабочей даты по умолчанию. Для этого выберите в строке меню команду Сервис → Параметры, вкладка Общие.

В диалоговом окне в поле Рабочая дата установите дату оформления хозяйственной операции.

Год при вводе даты может быть указан двумя или четырьмя цифрами. Настройка формата даты указывается в этом же окне.

Внимание!

Не меняйте год начала рабочего столетия. Обычно там установлена середина прошлого столетия. Такое представление даты связано с отражением даты, если она набрана с двумя последними цифрами года.

Принцип ввода остатков

Остатки вводятся с использованием фиктивного счета 00.

Дебетовые остатки оформляются проводкой в корреспонденции с кредитом счета 00. При вводе кредитовых остатков в поле Дт (дебет проводки) вводится счет 00.

Обязательно указывается аналитика счета. Если таких объектов несколько, остатки вводятся по каждому объекту аналитики.

Для ввода остатков по счетам, по которым ведется аналитический учет, удобно сделать дополнительные настройки в форме объекта Операция. Для настройки используется команда строки меню Сервис → Параметры, вкладка Операция. Точка в поле По всем проводкам означает, что расчет суммы операции производится по всем проводкам. Установленный флажок Автоматический ввод новой проводки с копированием позволяет каждую последующую проводку вводить автоматическим копированием предыдущей.

Пример ввода остатков

Введем начальное сальдо по счету 01:

1. В журнале операций щелкните на кнопке Ввод новой строки.

2. Измените, если необходимо, дату операции.

3. В поле Дт введите 01.1, укажите аналитику счета в графе СубконтоДт.

4. В поле Кт введите 00.

5. Укажите сумму проводки в поле Сумма.

6. При вводе остатков рекомендуется указать номер журнала в графе NX. По счету 01 это журнал ОС.

Номера журналов, которые используются в программе, приведены в табл. 14.2.

Таблица 14.2. Номера журналов программы «1С: Предприятие»

Учет кассовых операций

Для оформления кассовых операций в программе используются кассовые ордера. Эти документы хранятся в журнале операций и в журнале Касса. По ним могут быть сформированы проводки. Имеется возможность не проводить документы сразу после оформления, а сделать это позже. Для этого в форме кассового ордера следует отключить флажок Формировать проводки. Если кассовые ордера проведены, то в программе может быть сформирована кассовая книга:

1. Откройте новый документ для оформления из меню Документы → Расходный кассовый ордер.

2. Заполните поля формы.

3. Для кассовых документов укажите корреспондирующий счет (71.1).

4. Выберите подотчетное лицо из справочника Сотрудники. Если в справочнике указаны паспортные данные, они вносятся в документ автоматически.

5. Введите сумму документа (рис. 14.5).

6. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

7. Подтвердите проведение документа.

Рис. 14.5. Оформление расходного кассового ордера

По документу формируются проводки по дебету соответствующего субсчета счета 50 и кредиту счета, указанного в экранной форме документа.

Оформленные кассовые документы фиксируются в журнале операций и в журнале Касса. Проводки по документу регистрируются в журнале проводок. Посмотреть проводки можно также и в журнале операций. Для этого откройте журнал и в строке меню выберите команду Действия → Показывать проводки.

Оформление авансового отчета

С помощью документа Авансовый отчет оформляется отчет о расходование подотчетных сумм. Документ открывается командой Документы → Авансовый отчет. Документ имеет две вкладки. На вкладке Лицевая сторона укажите сотрудника, назначение аванса, укажите, какая сумма была выдана под отчет. В поле Приложение укажите количество и число листов прилагаемых к авансовому отчету документов. На вкладке Оборотная сторона оформляются данные об израсходовании выданных сумм. Заполните поля такими данными, как название и номер документа, укажите корреспондирующий счет и его аналитику, введите сумму. Налог на добавленную стоимость должен быть выделен из стоимости приобретенных материалов, если имеется счет-фактура, выставленный поставщиком. Разрешается не выделять НДС и относить стоимость материалов на себестоимость продукции, если они приобретены в розничной торговле (рис. 14.6).

Рис. 14.6. Авансовый отчет, вкладка Оборотная сторона

Задание 2

Заполните приходный кассовый ордер на поступление в кассу 140 р. Выдайте эту сумму под отчет сотруднику (оформите расходный кассовый ордер).

Учет операций по расчетному счету

Оформление операций по расчетному счету иногда вызывает затруднения. В этом разделе мы рассмотрим некоторые особенности организации учета операций по расчетному счету с помощью программы «1С: Предприятие».

Обработка выписки банка

Документ Выписка предназначен для отражения в бухгалтерском учете движения денежных средств. Чтобы открыть выписку, выберите в меню команду Документы → Выписка.

Документ позволяет обрабатывать как рублевые, так и валютные выписки. Проводки формируются по счету 51 (расчетный счет) и по счету 52 (валютный счет).

Способ формирования проводок определяется пользователем.

Бухгалтер сам определяет вид движения по расчетному счету. Для этого надо щелкнуть в графе Движ. денежных средств (движение денежных средств).

При оформлении выписки используется информация из предварительно сформированных платежных и других документов. Для этого служат кнопки Поступление по документам и Подбор по плат, документам.

Кнопка Показать остатки в окне выписки позволяет просмотреть остатки по расчетному счету на начало и конец дня.

Способы формирования проводок

При оформлении документа Выписка возможны два варианта работы. Программа может автоматически сформировать проводки или вы можете вручную вводить счет, корреспондирующий со счетом 51 «расчетный счет». Можно назвать такие операции, как перечисление в фонды, списание с расчетного счета, получение выручки на расчетный счет, предъявление НДС от покупателя.

При формировании проводок вручную в графу Движ. денежных средств введите вид движения, выбрав его из справочника Движение денежных средств. Укажите назначение платежа. Внесите корреспондирующий счет в графу Корр. счет.

Если бухгалтер хочет воспользоваться теми проводками по выписке, которые сформирует программа, он должен выбрать любые режимы, кроме поступления и списания. В этом случае автоматически определяется корреспондирующий счет в зависимости от состояния взаиморасчета с контрагентом и варианта отражения аванса – аванс по договору или аванс без указания договора.

При отсутствии задолженности у покупателя или долгов перед поставщиком формируются проводки в корреспонденции со счетами Расчеты с покупателями и Расчеты с поставщиками соответственно.

Если сумма поступивших средств больше, чем долг перед поставщиком или задолженность покупателя за поставленный товар, то часть суммы или сумма полностью отражается как аванс по дебету субсчета 60.2 или кредиту субсчета 62.2.

Оформление выписки по платежному поручению

Во многих случаях существует строго определенный порядок оформления операций по расчетному счету. Так, при оплате поставщику за будущую поставку или за уже поставленные товары сначала оформляется платежное поручение, затем по полученной из банка выписке оформляется ее компьютерный эквивалент – документ Выписка.

При оформлении платежей в бюджет тоже сначала оформляется платежное поручение, а затем проводки по полученной выписке банка. Выписку можно автоматически заполнить данными из уже оформленного платежного поручения. Для этого щелкните на кнопке Подбор по платежным документам. После сохранения документа Выписка формируются проводки.