Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Табло счетов

Очень удачным способом проверить состояние счета является использование табло счетов. Фактически это фрагмент главной книги, но табло счетов не является отчетом, и для его формирования не требуется рассчитывать итоги. Табло счетов выводит состояние счета на текущий момент.

1. Выберите команду Сервис → Табло счетов.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов.

3. Введите в таблицу номер интересующего вас счета.

4. Нажмите клавишу Enter.

Состояние счета будет выведено на экран в виде таблицы.

Специализированные отчеты

Специализированные отчеты доступны в подменю Специализированные меню Отчеты. В их число входят:

• Данные расчета зарплаты – детальная информация по сотрудникам;

• Начисленные налоги с ФОТ – данные по отчислениям в фонды заработной платы сотрудников предприятия;

• Отчет по группам ОС – формируется после начисления амортизации по основным средствам;

• Список контрагентов – данные из справочника Контрагенты;

• Список номенклатуры – данные о номенклатуре товаров.

Регламентированные отчеты

Регламентированные отчеты собраны в меню Отчеты → Регламентированные. Группа регламентированных отчетов содержит баланс, отчеты в налоговые органы, различные справки. Эти отчеты часто меняются в соответствии с требованиями налоговых органов.

Формирование баланса

Для формирования баланса выполните следующие действия:

1. Выберите в группе отчетов Отчеты → Регламентированные и в открывшемся окне найдите документ Форма 1 (бухгалтерский баланс).

2. Щелкните на кнопке Открыть. Откроется форма баланса.

3. Кнопка Заполнить в верхней части окна позволяет заполнить бланк баланса на основании данных, которые были введены в журнал операций.

4. Кнопка Очистить очищает все графы баланса.

5. Кнопка Текст позволяет войти в режим редактирования и исправить текстовую часть баланса.

6. Поле Единицы измерения определяет формат вывода значений. Возможные варианты: в рублях, в тысячах рублей, в миллионах рублей. Задайте необходимые значения.

7. Графы желтого цвета можно редактировать. Для этого дважды щелкните в графе и введите информацию с клавиатуры. После введения в ячейках зеленого цвета отражается итоговая информация, полученная на основании информации, содержащейся в желтых ячейках.

Аналогичным образом можно сформировать и заполнить другие регламентированные отчеты.

Налоговый учет

Начиная с редакции 4.2, в программу «1С: Предприятие» включено формирование регистров налогового учета. В данной книге не ставилась задача показать все бухгалтерские тонкости налогового учета. Эта тема объемна и может быть вынесена в отдельную книгу, поэтому в данном разделе вы прочтете краткие сведения о том, как можно организовать налоговый учет с помощью программы «1С: Предприятие».

Те регистры, которые включены, согласно Налоговому кодексу, в налоговый учет, собраны в меню Налоговый учет. Некоторые регистры объединены в группы. Состав групп от релиза к релизу меняется, в группы добавляются новые документы. Поэтому не удивляйтесь, если меню вашей версии несколько отличается от описанного в книге. Кроме того, этот раздел программы интенсивно дорабатывается, меняется, в нем производится исправление ошибок и неточностей.

Логика работы в разделе Налоговый учет сводится к следующему.

Сначала надо открыть необходимый для работы журнал регистрации документов. Журналы открываются после щелчка на меню Налоговый учет и выбора нужного раздела учета. Для заполнения журнала можно использовать кнопку Ввод новой строки или кнопку Заполнить. В этом случае журнал заполняется данными на основании бухгалтерских операций.

Затем формируются соответствующие регистры для налоговой отчетности. Открыть их можно также из меню Налоговый учет.

Откройте меню Налоговый учет. В нем перечислены следующие группы документов:

• налоговый учет движения денежных средств;

• налоговый учет приобретения и выбытия имущества, работ;

• налоговый учет расходов на оплату труда;

• учет начисления налогов, включаемых в состав расходов;

• регистр учета поступления денежных средств;

• регистр учета расхода денежных средств;

• регистр учета расчетов с бюджетом и т. д.

Налоговая документация в разделе Налоговый учет может быть разбита на две большие группы. Первая группа (она показана в верхней части меню) позволяет оформить документы. Документы могут быть оформлены как непосредственно, так и на основании бухгалтерских проводок. Все налоговые документы фиксируются в одноименных журналах. Вторая большая группа – это налоговая отчетность, которая получила название регистров. Вся отчетная документация данной группы формируется одинаково.

Чтобы сформировать документ налоговой отчетности, необходимо сначала ввести проводки и документы, отражающие начисление налогов. Затем можно открыть соответствующий налоговый документ. В открывшемся окне уточните дату формирования документа и щелкните на кнопке Сформировать. На экран будет выведена печатная форма налогового документа.

Для примера рассмотрим, как формируется отчетный документ Налог на доходы с физических лиц:

1. Оформите выписку по платежному поручению о перечислении подоходного налога за месяц.

2. Выберите команду Налоговый учет → Регистр учета расчетов с бюджетом.

3. В открывшейся форме в поле Вид налога выберите Налог на доходы с физических лиц.

4. Щелкните на кнопке Сформировать.

На экран выводится печатная форма отчетного документа с датой и суммой оплаты.

Приведем другой пример. Допустим, организация приобретает материалы. В этом случае оформляется бухгалтерский документ Поступление материалов:

1. Для отражения поступления материалов в налоговом учете выберите Налоговый учет → Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав. Откроется документ Операции приобретения имущества, работ, услуг прав.

2. Заполните документ, использовав кнопку Ввод новой строки, и заполните графы документа.

3. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК. Если использовать кнопку Заполнить в окне документа, то документ будет заполнен на основании данных бухгалтерского учета, введенных в журнал операций.

После сохранения документ можно найти в журнале Налоговый учет операций приобретения имущества, работ, услуг, прав и в журнале операций. В журнале операций вы увидите и проводки по налоговым забалансовым счетам.

Пример работы в программе

В этом разделе будет рассмотрен пример обработки бухгалтерской операции по оформлению поступления материалов.

Допустим, требуется выполнить следующие бухгалтерские операции:

1. Оформить поступление материала батист по цене 16 р. за метр в количестве 50 м (всего на сумму 1000 р.) на склад № 1. Поставщик – фабрика «Заря»; договор поставки № 2 от 01.09.2003 г. Выделен НДС 18 %.

2. Зарегистрировать счет-фактуру.

3. Передать материал в производство.

4. Произвести оплату поставленных материалов.

5. Зарегистрировать поставку в книге покупок.

Оформление поставки материалов

Для оформления поставки материалов выполните следующие действия:

1. Выберите команду меню Документ →Учет материалов → Поступление материалов.

2. В открывшейся форме документа укажите в соответствующих полях поставщика, договор, склад.

3. Если счет-фактура не предъявлен, укажите это в соответствующем поле формы.

4. Чтобы указать материал, щелкните на кнопке выбора и подберите материал из справочника.

5. Если материала в справочнике нет, добавьте его, щелкнув на кнопке Ввод новой строки.

6. Укажите количество материала, подтвердите сумму проводки.

7. Сохраните документ и проведите его.

Откройте журнал операций и убедитесь, что в нем появилась запись о документе. Уточните сделанные по документу проводки. Чтобы просмотреть проводки, выберите в строке меню команду Действия → Показывать проводки. Если поставщику был перечислен аванс и в документе выбран вариант зачета аванса (Только по договору или Без указания договора), то дополнительно формируется проводка по дебету счета Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях в корреспонденции с кредитом счета Авансы, выданные на сумму зачтенного аванса.

Оформление счета-фактуры

Информацию из документов, уже оформленных в программе, можно использовать для оформления других документов. Так оформляется счет-фактура:

1. Выберите в журнале операций запись о поступлении материалов.

2. Щелкните на панели инструментов журнала на кнопке Ввод на основании. Откроется окно Выбор вида документа.

3. Выберите вид документа, который хотите оформить на основании записи о поступлении материалов, – Счет-фактура полученный.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Откроется окно Счет-фактура полученный с формой документа Регистрация счета-фактуры поставщика. Обратите внимание: документ уже почти заполнен данными из документа о поступлении материалов.

6. В документе Регистрация счета-фактуры поставщика проставьте дату и номер документа.

7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить оформленный документ.

Передача материала в производство

Передача материалов в производство может быть произведена проводкой дебет 20, кредит 10 в журнале операций. Для этого откройте журнал операций и нажмите клавишу Insert или щелкните на кнопке Ввод новой строки. Однако удобнее использовать документ Передача материала в производство (команда меню Документы → Учет материалов → Передача материалов в производство). Заполнение этого документа ничем не отличается от заполнения документов, описанных ранее. Для подбора материала используйте кнопку Подбор в нижней части окна. Сохраните документ и подтвердите его проведение. В журнале операций появится соответствующая запись. Проводки будут сделаны автоматически.

Примечание

Если затребованное количество превышает имеющееся на складе, то документ не будет проведен и об этом будет выведено сообщение в окне сообщений.

Оплата полученных материалов

Наиболее грамотный способ проведения операции по оплате полученных материалов – создание платежного поручения и ввод проводок в журнал операций после получения банковской выписки. Откройте документ Платежное поручение. Обязательно укажите плательщика, договор, сумму платежного поручения (в нашем примере это фабрика «Заря», договор поставки № 2 от 01.09.2003 г., сумма – 1000 р.).

Совет

Введите заранее данные о контрагенте в справочник Контрагенты. Не забудьте указать расчетный счет контрагента и банк для расчетов.

После получения банковской выписки проделайте следующее: откройте документ Выписка и щелкните на кнопке Подбор по платежным документам. Откроется окно Платежные документы. Выберите двойным щелчком платежное поручение, по которому получена выписка, и щелкните на кнопке ОК. Если все сделано правильно, появляется сообщение о проведении документа Выписка. Проводки по документу формируются автоматически.

Создание записи в книге покупок

Запись книги покупок можно оформить после проведения оплаты за поставленные материалы:

1. В журнале операций выберите документ Счет-фактура полученный.

2. Щелкните на кнопке Ввести на основании на панели инструментов открытого журнала. Откроется документ Запись книги покупок.

3. В документе Запись книги покупок укажите дату оплаты счета-фактуры в поле Дата оплаты счета-фактуры.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить документ.

В отчете Книга покупок появилась соответствующая запись. Проводки по документу Запись книги покупок формируются автоматически.

Глава 17
Приемы эффективной работы

Изо дня в день по много раз бухгалтеру приходится оформлять одни и те же документы и операции. Существуют ли способы ускорить работу?

Такие приемы быстрой работы в программе будут описаны в данной главе. Если применять их, вы значительно ускорите процесс ввода документов и проводок в журнал операций.

При первом знакомстве с программой эту главу можно пропустить, так как она представляет определенную сложность для новичков. Если это издание станет вашей настольной книгой, то при появлении навыков в работе можно вернуться к данной главе.

• Типовые операции

• Как использовать корректные проводки

• Последний совет

Типовые операции

Одним из способов ускорения работы является использование типовых операций.

Как известно, бухгалтерские операции повторяются из месяца в месяц, поэтому очень удобно оформить эти операции как типовые, а затем использовать в работе.

Описание

В программе уже имеется довольно большой набор типовых операций. Все они приводятся в окне Типовые операции, открыть которое можно с помощью меню Операции → Типовые операции.

Операции объединены в группы. Группы изображаются значками в виде папок желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки. В группе содержатся записи об операциях одного вида, например о начислении зарплаты работникам различных отделов.

Использование

1. Откройте журнал операций.

2. Щелкните на кнопке Ввести операцию, используя типовую на панели инструментов журнала. Откроется список типовых операций.

3. Выберите типовую операцию, нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на операции.

4. В открывшемся окне уже введены дебеты и кредиты проводок данной операции. Выберите нужные субконто, проставьте суммы проводок.

5. Для того чтобы сохранить операцию, щелкните на кнопке ОК.

Создание

В добавление к уже имеющемуся в программе перечню типовых операций бухгалтер может создать свою типовую операцию. Приведем пример создания типовой операции.

Допустим, необходимо ввести новую типовую операцию, содержание которой иллюстрирует табл. 17.1.

Таблица 17.1. Содержание создаваемой типовой операции

Для создания операции выполните следующие действия:

1. Откройте окно Типовые операции командой Операции → Типовые операции.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. В графе Наименование появится курсор. Укажите название типовой операции, в данном случае – Поступление на расчетный счет, затем нажмите клавишу Enter.

4. Определив название операции, запишите ее проводки. Выберите название типовой операции и нажмите клавишу Enter.

5. В открывшемся окне Операция укажите дебет и кредит проводки, а также, при необходимости, субконто. Если вы знакомы с макроязыком, в поле Формула можно ввести формулу.

6. Сохраните типовую операцию.

Как использовать корректные проводки

В программе предусмотрен контроль корректности введения проводок в журнал операций. Включить режим контроля можно, например, из пункта меню Сервис → Параметры, на вкладке Операция установить флажок Проверять проводки при записи операции.

При включенном режиме будут автоматически проверяться проводки при сохранении в журнале операций. Использование этого режима позволяет исключить ошибки при вводе. Проводки сравниваются со списком корректных проводок из справочника Корректные проводки. Его можно открыть командой Операции → Корректные проводки.

Проверка производится следующим образом. При сохранении введенной операции, если проводки нет в списке корректных проводок, на экране появится диалоговое окно Проверка корректности проводок.

Дальнейшие действия могут быть такими:

• щелкнуть на кнопке Занести в список корректных, если вы уверены, что проводка правильная, и хотите занести ее в список корректных. После этого окно закрывается, а проводка сохраняется в журнале операций и заносится в список корректных;

• щелкнуть на кнопке Пропустить – операция будет сохранена, но в список корректных проводка не попадет;

• щелкнуть на кнопке Отмена и вернуться к редактированию проводки в журнале операций.

Последний совет

На этом наше знакомство с модулем «Бухгалтерия» заканчивается. Перед тем как приступить к изучению другого модуля – «Торговля и Склад», напомним последовательность действий, которой мы советуем придерживаться при работе в программе:

1. Сначала по возможности наиболее полно заполните справочники. Лучше это сделать с самого начала, но, конечно, при необходимости записи в справочники могут быть добавлены в любой момент.

2. Проведите начальные настройки, введите сведения об организации и учетную политику предприятия.

3. Откройте и просмотрите план счетов. Он является основой программы, так как в нем определена аналитика счетов.

4. Введите остатки по счетам.

5. После этого можно оформлять первичные документы и вносить проводки в журнал операций.

На основании внесенных документов вы сможете в любой момент сформировать главную книгу, кассовую книгу, оборотно-сальдовую ведомость, ведомости аналитического учета и отчет Журнал-ордер по счету.

Глава 18
Знакомство с модулем «1С: Торговля и Склад»

При учете товаров у бухгалтера часто возникают вопросы: как показать перемещение товара со склада на склад, как вывести остатки товаров, как учитывать товар в розничной торговле с использованием контрольно-кассовых машин. Для решения этих вопросов фирмой «1С» создана специальная программа, получившая название «1С: Торговля и Склад». Она входит в пакет «1С: Предприятие» наряду с программами «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата и Кадры» и комплексной конфигурацией. Информационная база Торговля+Склад может быть подключена в виде отдельного модуля к конфигурации «1С: Предприятие». Поскольку во всех базах используются единые принципы организации учета, работа с этой базой не вызывает трудностей.

• Возможности информационной базы

• Запуск модуля

• Настройка параметров учета

• Настройки по умолчанию

• Особенности заполнения справочников

Возможности информационной базы

Информационная база позволяет проводить учет товаров на складе, движения товара с одного склада на другой, учитывать изменение цен на товары, проводить оплату поставщику и получение денег от покупателя.

В программе есть возможность выписывать расходные и приходные документы, счета-фактуры, вести учет наличия товара на складах. С ее помощью можно отследить наличие задолженностей у клиентов компании. На основании документов формируются проводки, которые могут быть перенесены в бухгалтерскую часть программы, что позволяет исключить дублирование операций. Последние редакции программы позволяют организовать учет продажи с помощью контрольно-кассовых машин, что существенно упрощает учет в розничной торговле.

Запуск модуля

Установка модуля на компьютер производится в окне Запуск программы "^Предприятия с помощью кнопки Добавить.

Для запуска модуля выберите команду Пуск → Программы → 1С: Предприятие и в окне Запуск программы 1С: Предприятия в поле Информационные базы выберите Торговля+Склад.

Примечание

Изменить название базы можно, щелкнув на кнопке Изменить, добавить новую базу – щелчком на кнопке Добавить.

Так же, как и в модуле «Бухгалтерия», в этом модуле есть демонстрационная версия, которую можно использовать для обучения, и база для непосредственной работы, в которую заносятся данные о вашем предприятии. Мы будем проводить обучение на демонстрационной версии.

После запуска программы открывается окно Авторизация доступа (рис. 18.1).

Рис. 18.1. Авторизация доступа

Выберите фамилию пользователя и щелкните на кнопке ОК.

При первой загрузке в демонстрационной версии в список входят пользователи с фамилиями Федоров, Иванов, Петров, Сидоров. В версии, предназначенной для работы (она находится в папке Db), это администратор, товаровед, продавец, менеджер. По умолчанию пользователь Федоров обладает правами администратора: ему доступно большинство режимов; Иванов – товаровед, Петров – продавец, Сидоров – менеджер. После выбора фамилии запускается программа «1С: Предприятие», причем ее интерфейс будет настроен в соответствии с правами доступа конкретного пользователя. Например, Петров может только оформлять приходные и расходные накладные, некоторых команд в строке меню у него нет. Такая конфигурация сохраняется в папках Userl—User4. Папка Userl хранит параметры пользователя Федорова с правами администратора, User2 – Иванова с правами товароведа, User3 – Петрова с правами продавца, User4 – Сидорова с правами менеджера.

Фамилии пользователей можно изменить следующим образом:

1. Войдите в режим конфигуратора (команда Пуск → Программы → 1С: Предприятие → Конфигуратор).

2. Выберите в меню команду Администрирование → Пользователи, в открывшемся окне щелкните на фамилии, которую вы хотите изменить, и нажмите клавишу Enter. Откроется окно Свойства пользователя.

3. Введите в поле Имя фамилию пользователя, откорректируйте его полное имя, затем щелкните на кнопке Обновить.

4. Сохраните изменения.

Теперь при загрузке основного режима список пользователей будет содержать фамилию, которую вы указали.