Текст книги "Компьютер для бухгалтера"
Автор книги: Виолетта Филатова
Жанр: Программы, Компьютеры
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 19 (всего у книги 29 страниц)
Интерфейс модуля «Торговля и Склад» практически ничем не отличается от интерфейса модуля «1С: Бухгалтерия». Добавились лишь некоторые команды строки меню, связанные с вопросами учета товаров.
Строка меню содержит команды для работы со справочниками, документами, и для формирования отчетов. Журналы программы открываются из меню Документы. Так, общий журнал документов можно открыть, выбрав команду Документы → Общий журнал документов.
После знакомства с интерфейсом программы приступайте к заполнению окна Настройка параметров учета. Окно появляется при каждом запуске программы. Для того чтобы окно не выводилось на экран при каждом запуске программы, отключите флажок в поле Показывать при запуске.
Окно выводится на экран командой Сервис → Настройка параметров учета.
Наиболее важной в окне Настройка параметров учета является вкладка Валюты (рис. 18.2). При первом запуске программы в первую очередь необходимо заполнить поля этой вкладки. В дальнейшем эта вкладка недоступна для коррекции.
Рис. 18.2. Настройка параметров учета, вкладка Валюты
Выберите в соответствующих полях валюту бухгалтерского учета (для России это рубль), укажите валюту управленческого учета. Эти поля серого цвета, что предполагает выбор данных из справочника. Для того чтобы открыть справочник Валюты, щелкните на кнопке выбора рядом с полем. Выберите двойным щелчком запись в справочнике. После этого окно справочника закроется и в поле появится выбранная валюта.
На вкладке Свойства устанавливается основное свойство контрагента и товара (рис. 18.3). Эти значения удобно использовать для построения отчетов.
Рис. 18.3. Настройка параметров учета, вкладка Свойства
На вкладке Вес, артикул устанавливается единица измерения по умолчанию, показывающая, будет ли использоваться артикул.
Настройки по умолчаниюНастройки по умолчанию существенно облегчают заполнение форм документов. Доступ к окну настроек (рис. 18.4) можно получить, если щелкнуть на кнопке Настройки по умолчанию на панели инструментов программы. Из меню Сервис эта команда была удалена.
Рис. 18.4. Настройки по умолчанию
Установите основную фирму, основной склад, основной тип цен покупки и продажи, основного покупателя при выборе в документы. Значение основной ставки НДС при вводе новых данных в справочник устанавливается с помощью кнопки выбора.
Таким образом, вы рассмотрели, как вносятся начальные данные для работы. Теперь немного поговорим о справочниках.
Особенности заполнения справочниковВ целом работа со справочниками не отличается от работы с аналогичными объектами в модуле «1С: Бухгалтерия», поэтому мы рассмотрим лишь некоторые справочники.
Справочник Склады используется для ведения списка складов вашего предприятия, а также контейнеров, площадок и выставочных залов. Открывается справочник командой Справочники → Структура компании → Склады. По умолчанию в справочнике уже есть один склад, созданный в качестве примера. Кроме того, хотя бы один склад должен быть указан обязательно.
Отредактируйте уже имеющееся название. Для этого нажмите клавишу Enter, измените название и снова нажмите Enter. Можно также воспользоваться кнопкой Ввод новой строки.
Склады могут быть оптовыми и розничными. Розничный склад используется для отпуска товара из торгового зала с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ). Новая запись добавляется в справочник с помощью кнопки Ввод новой строки на панели инструментов.
Задание 1
Добавьте запись о складе игрушек в справочник Склады. Тип склада оптовый.
В справочник Фирмы вносятся сведения о фирмах, входящих в состав компании. Сведения из этого справочника используются при оформлении накладных, платежных поручений. Откройте справочник командой Справочники → Фирмы (рис. 18.5). Введите наименование фирмы, наименование юридического лица и полное название организации. Перейдите на вкладку Должн. лица, МНС и введите ответственных лиц, а также адрес и номер контролирующей организации. Введите банковский счет предприятия. Обязательно выберите объект управленческой аналитики. Это может быть офис, магазин. Учетная политика выбирается на вкладке Учетная политика. Поле Префикс № позволяет ввести префикс для нумерации документов, если используется раздельная нумерация документов.
Рис. 18.5. Окно справочника Фирмы
Справочник Контрагенты содержит сведения о поставщиках и покупателях предприятия. В справочнике удобно создавать группы и подгруппы. Откройте справочник командой Справочники → Контрагенты. Структура папок отражается как на левой, так и на правой панели справочника. Открыть папку можно двойным щелчком на значке папки. На рис. 18.6 открыта папка Поставщики.
Рис. 18.6. Справочник Контрагенты
В нижней части открытого окна показаны кнопки, с помощью которых можно просмотреть договоры с выбранным контрагентом, его банковский счет и состояние взаиморасчетов.
Дважды щелкните на записи, после чего откроется окно для просмотра сведений о контрагенте. На первой вкладке это наименование контрагента, его адрес. На вкладке Договор взаиморасчетов отражаются название основного договора, валюта договора, тип цен по умолчанию, величина предоставляемого кредита (рис. 18.7).
Рис. 18.7. Договор взаиморасчетов
Если установить флажок Не контролировать, то контроль оплаты поставки проводится не будет.
Рассмотрим, как заполняется справочник Номенклатура:
1. Откройте справочник.
2. Введем новую группу. Щелкните на кнопке Ввод новой группы в окне справочника. Откроется окно Номенклатура.
3. Заполните поле Наименование, например, значением Сыры.
4. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.
5. Откройте двойным щелчком созданную группу.
6. Занесите в группу Сыры данные о товаре.
7. Щелкните на кнопке Ввод новой строки в окне справочника. Откроется окно (рис. 18.8).
8. Заполните поля открывшегося окна, использовав общие принципы работы с диалоговыми окнами.
Рис. 18.8. Ввод сведений о номенклатуре
9. Можно выпустить этикетку к товару и распечатать ценник. Используйте для этого соответствующие кнопки.
10. Штрих-код можно ввести с помощью сканера. Он используется при работе с ККМ.
11. Нажмите кнопку Записать и щелкните на кнопке Справочники. Выберите Цены. Открывается окно для ввода цен (рис. 18.9). Товар может иметь много цен. Наименование цен выбирается из заранее подготовленного справочника Типы цен. Кнопка История позволяет отследить предысторию назначения цен.
Рис. 18.9. Ввод цен на номенклатуру
Цены на номенклатуру выбираются из справочника Типы цен (рис. 18.10). В программе могут быть реализованы следующие варианты формирования цены (нужный вариант выбирается соответствующим переключателем):
• задается вручную;
• рассчитывается и хранится;
• рассчитывается динамически.
Задание 2
Добавьте в справочник Типы цен новый тип цен Цена со скидкой. Способ формирования: рассчитывается динамически:
1. Выберите команду Справочники → Цены и налоги → Типы цен.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Новая строка и введите название цены (рис. 18.11).
3. Установите переключатель Рассчитывается динамически (не хранится).
4. Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 18.10. Сведения о типе цены
Рис. 18.11. Добавление новой цены в справочник
Для определения расчетных цен используется команда Справочники → Цены и налоги → Формирование цен.
Совет
При наличии большого количества товара становится актуальным быстрый поиск нужного объекта в справочнике. Для того чтобы войти в этот режим, щелкните на кнопке Поиск на панели инструментов главного окна программы или выберите команду Действие → Поиск → Искать. Открывается окно Поиск. Введите код объекта или его название (важ~ но правильно ввести последовательности символов), затем щелкните на кнопке Поиск.
Глава 19
Оформление документов в модуле «1С: Торговля и Склад»
В этой главе мы продолжим знакомиться с модулем «1С: Торговля и Склад» и, в частности, научимся заполнять документы.
• Ввод остатков товаров
• Ввод остатков по покупателю
• Оформление заказа поставщику
• Поступление товара
• Реализация товара
• Складские документы
• Оформление банковских и кассовых документов
• Оформление отчетов
• Перенос проводок в модуль «Бухгалтерия»
Ввод остатков товаровДокумент Ввод остатков находится в группе Документы → Ввод остатков → Ввод остатков ТМЦ. Этот документ используется для оформления остатков товаров на складах. При переходе на компьютерный учет необходимо в первую очередь ввести остатки партий товаров и остатки товаров. Кроме того, надо указать остатки кредитов контрагентов. Документ позволяет исключить использование фиктивных накладных.
1. Откройте документ, выбрав команду Документы → Ввод остатков → Ввод остатков ТМЦ.
2. Введите дату и номер документа.
3. Укажите склад, фирму, введите основание оформления документа.
4. Перейдите на вкладку Табличная часть.
5. Щелкните на кнопке Подбор. Выберите товар из справочника. Выбор делается двойным щелчком.
6. Кнопка Печать позволяет распечатать документ.
7. Для того чтобы сохранить и провести документ, щелкните на кнопке ОК.
8. Кнопка Движение позволяет открыть форму с данными о движении документа.
После оформления документ автоматически фиксируется в журнале Ввод остатков.
Ввод остатков по покупателюДокумент Ввод остатков по покупателю предназначен для оформления остатков кредитов по покупателям:
1. Откройте документ (команда Документы → Ввод остатков → Ввод остатков по покупателю).
2. Введите номер и дату документа, укажите компанию и выберите клиента, щелкнув на кнопке выбора.
3. Введите договор и перейдите на вкладку Табличная часть (рис. 19.1).
4. Укажите вид долга и введите сумму и значение НДС.
5. Сохраните и проведите документ.
Рис. 19.1. Ввод остатков по покупателю
Аналогичным образом оформляются долги по поставщикам и остатки по кассе и расчетному счету.
Оформление заказа поставщикуДля оформления предварительного заказа поставщику в программе предусмотрен документ Заказ поставщику. Документ открывается командой Документы → Поставщики → Заказ поставщику.
В шапке документа укажите контрагента, договор (рис. 19.2).
Рис. 19.2. Оформление документа Заказ поставщику
Перейдите в табличную часть документа и с помощью кнопки Подбор или Новая строка выполните вставку сведений о товаре в документ (рис. 19.3). Сохраните и проведите документ, щелкнув на кнопке ОК.
Рис. 19.3. Вставка сведений о товаре в документ с помощью кнопки Подбор
Поступление товараДокумент Поступление товара предназначен для оформления поступления на склад товаров для последующей продажи по схеме оптовой или розничной торговли. Документ формирует проводки. Новый документ можно открыть из меню Документы → Поставщики → Поступление ТМЦ (купля-продажа).
Введите дату и номер документа. Заполнение табличной части документа может выполняться двумя способами:
• с помощью кнопки Ввод новой строки на панели инструментов формы документа;
• способом множественного подбора с использованием кнопки Подбор.
Такие поля, как Поставщик, Фирма, Склад, уже заполнены значениями по умолчанию. В поля вносятся значения, которые наиболее часто встречаются в документах. Для данного вида документа это основной поставщик, фирма, основной склад. Сохраните и проведите документ. Установки по умолчанию можно изменить, щелкнув на кнопке Настройки по умолчанию на панели инструментов программы.
Документ можно оформить на основании документа Заказ поставщику. Для этого в окне документа Поступление товара щелкните на кнопке Основание и выберите двойным щелчком документ-основание. Документ о поступление товара будет заполнен данными из документа Заказ поставщику. Сохраните и проведите документ Поступление товара.
Реализация товараВ программе имеются расходные документы двух типов: для торговли в розницу и для оптовой торговли. Продажа в розницу производится только с розничного склада, поэтому прежде, чем продавать товар, переведите его на розничный склад. Документы оформляются по общим правилам заполнения форм.
Рассмотрим, как оформить реализацию товара с оптового склада:
1. Откройте документ, использовав команду Документы → Покупатели → Реализация (купля-продажа).
2. В шапке документа выберите склад и торговую компанию.
3. Укажите покупателя и договор (рис. 19.4).
Рис. 19.4. Оформление документа Реализация (купля-продажа)
4. Перейдите на вкладку Табличная часть и щелкните на кнопке Цены. Выберите тип цены.
5. Щелкните на кнопке Подбор. Откроется окно справочника Номенклатура. При использовании кнопки Подбор в окне справочника отражаются остатки товара на складе. Выберите товар двойным щелчком, введите количество и щелкните на кнопке ОК.
6. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК. Если необходимо провести документ, подтвердите это.
Распечатать документ можно, щелкнув на кнопке Торг-12 в окне формы документа.
Примечание
Документ будет проведен лишь в том случае, если нужное количество товара имеется на складе.
Графы накладной Количество и Цена будут доступны для редактирования, если щелкнуть в графе и нажать клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть в графе и внести изменение. Для выхода из режима редактирования с сохранением изменений нажмите клавишу Enter.
Записи в накладной можно удалять. Для этого достаточно щелкнуть в строке, которую надо удалить, и нажать клавишу Delete или щелкнуть на кнопке Удалить на панели инструментов. Строки в накладной можно копировать. Используйте для этого кнопку Копировать строку.
Для того чтобы зарезервировать товар на складе, в программе используется документ Заявка покупателя. Затем на основании заявки оформляется товарная накладная.
Выберите команду Документы → Покупатели → Заявка покупателя. Откроется окно, показанное на рис. 19.5.
Рис. 19.5. Окно для выбора вида операции
Выберите пункт Неподтвержденная заявка. Документ имеет шапку и табличную часть. Выберите покупателя, товар, в табличной части введите наименование, количество, сумму. Сохраните документ. Документ фиксируется в журнале (рис. 19.6).
Рис. 19.6. Общий журнал документов
На основании счета (неподтвержденной заявки) оформляется заявка покупателя. Для этого в окне журнала щелкните на кнопке Ввод на основании и выберите Заявка покупателя. Откроется документ, поля которого уже заполнены. Сохраните и проведите его. Происходит резервирование товара. На основании заявки покупателя оформляется реализация товара. Документ Реализация (купля-продажа) автоматически фиксируется в журнале документов по покупателям и в общем журнале документов.
Документ Реализация (розница) предназначен для оформления продажи с розничного склада (рис. 19.7). Документ открывается командой Документы → Покупатели → Реализация (розница).
Рис. 19.7. Документ Реализация (розница)
При оформлении документа можно считывать информацию с помощью сканера, удобно использовать ККМ (контрольно-кассовые машины).
Документ имеет шапку и табличную часть. Заполнение документа проводится по общим правилам. Для подбора товара используйте кнопку Подбор.
После оформления документ фиксируется в общем журнале документов.
Задание 1
1. Введите товар Сыр голландский в справочник Номенклатура. Единицы измерения – кг, цена за единицу – 70 р. Для этого выберите команду Справочники → Номенклатура, а затем щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов.
2. Оприходуйте товар в количестве 20 кг, открыв соответствующий документ командой Документы → Поставщики → Поступление ТМЦ (купля-продажа).
3. Отпустите товар покупателю, открыв соответствующий документ командой Покупатели → Реализация (купля-продажа). Покупатель – частное лицо, количество товара – 10 кг.
Складские документыК складским документам относятся Перемещение, Списание, Инвентаризация. Оформленные первичные документы заносятся в журнал.
Для передачи материальных ценностей с одного склада на другой используется документ Перемещение. Покажем, как оформить документ:
1. Откройте документ командой Документы → Склады → Перемещение.
2. Выберите склад, с которого перемещается товар.
3. Укажите склад, на который перемещается товар.
4. Выберите товар, щелкнув на кнопке Подбор, или выполните двойной щелчок в графе Наименование. В открывшемся справочнике сделайте выбор товара двойным щелчком.
5. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.
Документ Инвентаризация служит для оформления сверочной ведомости инвентаризационной описи документа и документа сверки наличия товара на складе:
1. Выберите команду Документы → Склады → Инвентаризация (по складу).
2. Укажите склад. На вкладке Табличная часть нажмите кнопку Заполнить (рис. 19.8). В графе Кол.(факт) введите фактически имеющиеся на складе товары. Если учетное количество не совпадает с фактическим, в графе Откл. появится величина отклонения. Сохраните документ.
Рис. 19.8. Документ Инвентаризация (по складу)
Документ Списание ТМЦ предназначен для учета списания товаров компании (рис. 19.9). Документ открывается командой Документы → Склады → Списание ТМЦ.
Введите дату и номер списания, склад, с которого производится списание.
Документ удобно оформлять на основании проведенной инвентаризации. Щелкните на кнопке Основание, выберите акт инвентаризации.
Рис. 19.9. Списание ТМЦ
Оформление банковских и кассовых документовДля оплаты поставщику за товары оформляется платежное поручение. Документ удобно оформить на основании документа о поставке товаров.
Выберите в общем журнале документ Поступление ТМЦ. Щелкните на кнопке Ввести на основании. Выберите платежное поручение. Платежное поручение автоматически заполняется данными из документа Поступление ТМЦ. Сохраните платежное поручение.
После получения банковской выписки оформляется ее эквивалент, который называется Строка выписки банка. Строку выписки банка также можно оформить на основании документа Платежное поручение. Это самый быстрый, исключающий ошибки способ оформления документа.
В случае поступления денежных средств на расчетный счет предприятия и получения банковской выписки оформляется ее аналог в программе – строка выписки банка. Документ удобно оформить на основании документа о реализации продукции. Выберите в общем журнале документ Реализация ТМЦ и щелкните на кнопке Ввести на основании. Открывается список документов. Выберите строку выписки банка. Документ оформляется автоматически данными из документа о реализации.
Оплата за наличный расчет принимается с оформлением приходного кассового ордера. Документ также удобно оформить на основании документа Реализация ТМЦ.
Задание 2
Оформите оплату поставщику на поставленный сыр (см. задание 1). Оплата производится по безналичному расчету:
1. Выберите документ Поступление ТМЦ.
2. Щелкните на кнопке Ввести на основании и оформите платежное поручение.
3. На основании платежного поручения оформите строку выписки банка.
Оформление отчетовОтчеты можно сформировать в любой момент. Все отчеты собраны в строке меню Отчеты. Перед тем как перейти непосредственно к оформлению отчета, познакомимся с понятием точки актуальности итогов.
Точка актуальности итогов (ТА) является важным параметром при формировании отчетов. Это дата, до которой (включительно) можно получать отчеты в программе. Обычно точкой актуальности является текущая дата, но ею может быть и последнее число текущего месяца или квартала.
Если точка актуальности не совпадает с той датой, на которую вы хотите сформировать отчет, то при формировании отчета на экран выдается сообщение: «Нельзя установить дату отчета больше точки актуальности итогов» и отчет не формируется.
Таким образом, ТА – это та условная дата, до которой можно формировать итоговую информацию. Понятие точки актуальности является ключевым для программы. Ее введение связано с особенностями ведения баз данных. Обычному пользователю необходимо лишь усвоить, как устанавливать точку актуальности.
Процесс установки точки актуальности носит название управление оперативными итогами. Точка актуальности указывается в строке состояния в поле ТА. Перед тем как вы будете формировать отчеты, взгляните в строку состояния программы. Если там установлена дата, которая вас не устраивает, переходите к установке ТА:
1. Выберите команду Операции → Управление оперативными итогами. Откроется окно Управление оперативными итогами.
2. В поле Дата актуальности итогов установите необходимую дату, щелкните на кнопке Установить. Рекомендуется устанавливать ТА на квартал. Например, если вы работаете во втором квартале, установите ТА по 30 июня.
3. В большинстве случаев после выбора конкретной ТА открывается окно, в котором надо указать, какие документы предполагается пересчитать. Приводятся как непроведенные, так и проведенные документы. Установите флажки напротив тех видов документов, которые необходимо пересчитать. Чтобы отметить все документы, щелкните на кнопке Выбрать все.
4. Выбор ТА завершается щелчком на кнопке Выполнить. Через несколько секунд появляется сообщение: «Изменение точки актуальности завершено».
5. Закройте окно щелчком на кнопке Выход.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.
