Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Контрагенты

В справочнике Контрагенты хранятся сведения о поставщиках и покупателях торговой компании. Как уже отмечалось, он может содержать группы и подгруппы. Покажем, как создавать группы в справочнике Контрагенты и вносить в него данные. Сделаем это на конкретном примере:

1. Откройте справочник Контрагенты.

2. Щелкните на кнопке Создание группы на панели инструментов справочника.

3. В открывшемся окне Новая группа дайте название группе, например Поставщики из регионов (рис. 28.9).

4. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 28.9. Создание новой группы

5. В справочнике появилась новая запись со значком папки желтого цвета. Это группа. Открыть ее можно двойным щелчком на значке папки. Откройте созданную группу. Как видите, папка пустая.

6. Теперь введем новую запись о поставщике в справочник Контрагенты. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов справочника. В открывшемся окне введите наименование контрагента.

7. Введите наименование организации. Полное наименование – это название организации для подстановки в платежные документы и накладные. Введите фамилию менеджера, расписание работы, вид деятельности контрагента (рис. 28.10).

Рис. 28.10. Добавление сведений о контрагенте

8. На вкладке Счета и договоры укажите наименование банковского счета контрагента, номер и банк, в котором открыт расчетный счет (рис. 28.11). Для этого используйте кнопку Добавить на панели инструментов.

Рис. 28.11. Выбор расчетного счета организации-контрагента и договора

9. Кнопка Записать используется для сохранения введенных данных. Окно при этом не закрывается. Кнопка ОК сохраняет запись и закрывает окно. Выбрать наименование договора можно, щелкнув на кнопке Выбор. Для введения договора, которого нет в списке, придется щелкнуть на кнопке Добавить и внести договор в подчиненный справочник Договоры. Выберите способ ведения взаиморасчетов по договору.

10. После заполнения всех полей щелкните на кнопке ОК.

Номенклатура

Справочник Номенклатура – один из ключевых справочников программы. В него заносятся сведения о товарах вашего предприятия, причем не только тех, которые уже имеются на складе, но и тех, поступление которых только планируется.

Справочник Номенклатура типовой конфигурации содержит группы и подгруппы.

Например, группа Лекарства может содержать подгруппу Жаропонижающие, в которую можно поместить записи о лекарствах и их цене.

Другой пример: группа Одежда для спорта может включать подгруппы Женская одежда, Мужская одежда, Детская одежда. При наличии большого ассортимента товаров подобное деление просто необходимо. Группы изображаются папками желтого цвета. Открыть группу можно, дважды щелкнув на изображении папки.

Кроме того, для товаров, услуг, наборов предусмотрена возможность дополнительной, независимой классификации с помощью категорий (аналитических признаков) товаров. Одному товару можно присвоить множество категорий. В отчетах можно детализировать информацию до уровня категорий.

Для товара, работы, услуги можно назначить множество цен. Названия цен выбираются из заранее подготовленного справочника Типы цен. Цены могут быть занесены непосредственно в форму товара, работы, услуги или сформированы с помощью механизма групповой обработки цен на основании рассчитанной программой себестоимости или учетной цены и введенной по каждой цене товара торговой наценки. Каталог товаров можно просмотреть и распечатать. На товар можно сформировать ценник и этикетку.

Задание 1

Познакомимся с вводом информации в справочник Номенклатура на конкретном примере. Создайте группу Рыбные деликатесы, затем занесите в эту группу записи о конкретных товарах:

1. Откройте справочник Номенклатура.

2. Щелкните на кнопке Добавить группу на панели инструментов справочника.

3. В открывшемся окне заполните поле Наименование, введя название Рыбные деликатесы (рис. 28.12).

4. Сохраните запись щелчком на кнопке ОК.

5. Откройте созданную папку двойным щелчком. Занесите данные о товаре в группу Рыбные деликатесы.

6. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов справочника.

7. Заполните поля открывшегося окна Элемент Номенклатура, использовав общие принципы работы с диалоговыми окнами.

8. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 28.12. Создание группы

Окно имеет несколько вкладок (рис. 28.13). На вкладке Основные вносятся группа номенклатуры, краткое наименование, полное наименование, артикул, указывается единица измерения. Поле Краткое наименование – это краткое наименование товара, которое отображается во всех списках экранных документов. Содержание из поля Полное наименование печатается во всех документах. При начальном заполнении его можно скопировать из поля Краткое наименование и затем отредактировать. Есть возможность поместить фотографию товара. Штрих-код, который используется при работе с ККМ, вводится вручную или со сканера. В поле Базовая единица устанавливается базовая единица измерения количества товара. В эту единицу пересчитываются все прочие единицы измерения количества данного товара (упаковки) с помощью коэффициентов пересчета. Базовую единицу можно выбрать из раскрывающегося списка поля Базовая единица. Этот список создается заранее в справочнике Единицы измерения.

Рис. 28.13. Добавление новой записи в справочник Номенклатура

В поле Единица для отчетов устанавливается единица для вывода в отчеты. Поле Коэффициент позволяет ввести коэффициент пересчета к базовой единице, если товар имеет еще другие единицы измерения, например коробки, пачки, ящики. Если таковых нет, то в графе ставится 1. В поле Страна указывается страна-производитель, а в поле Номер ГДТ – номер грузовой таможенной декларации, по которой ввозился товар. Реквизиты используются для ввода информации в счета-фактуры.

На вкладке Свойства выбираются основной поставщик и основной канал сбыта, если они имеются (рис. 28.14). При необходимости заполняются вкладки Категории, если ведется учет категорий товаров. На вкладке Комплектующие указываются комплектующие.

Рис. 28.14. Вкладка Свойства окна Элемент номенклатуры

После заполнения всех полей сохраните запись щелчком на кнопке ОК. В результате в справочнике Номенклатура в группе Рыбные деликатесы появится запись.

При подборе товара удобно использовать прием быстрого поиска записи. Для того чтобы войти в этот режим, щелкните на кнопке Поиск на панели инструментов главного окна программы или выберите команду Действие → Поиск → Искать. Обязательно используйте режим поиска при подборе товара, иначе оформление документов займет много времени.

В следующей главе вы прочтете о том, как использовать справочники для оформления документов.

Глава 29
Автоматизация работы с помощью документов

В данной главе рассматриваются вопросы, связанные с оформлением документов. Мы подробно остановимся на приемах быстрой работы, которые существенно облегчают труд бухгалтера.

• Алгоритм учета товаров

• Заказ поставщику

• Поступление товара

• Оформление поступления товаров на основании заказа поставщику

• Оплата поставщику

• Реализация товара

• Возврат от покупателя

• Складские документы

• Формирование отчетов

Алгоритм учета товаров

Существует вполне определенная последовательность действий при учете товаров на складе:

1. Оформление заказа поставщику о поставке товаров.

2. Оформление поступления товаров на основании заказа поставщику.

3. Оплата поставщику за поставленный товар.

4. Оформление заказа покупателя, на основании заказа оформляется документ Реализация товара.

5. Прием оплаты за отгруженный товар.

Мы постараемся придерживаться указанной последовательности оформления документов. Такая же последовательность установлена в меню Документы. Первая команда – заказы поставщику.

Заказ поставщику

Документ Заказ поставщику предназначен для оформления заказа товара у поставщика. На основании заявки поставщику оформляется заказ на поступление товара. Открыть журнал заявок поставщику можно командой Документы → Поставщики → Заказы поставщику. Открывается журнал заказов поставщику. Щелкните в нем на кнопке Добавить. Открывшаяся форма документа имеет кнопки Операция, Цены и валюты, Действия (рис. 29.1). С помощью этих кнопок выбирается вид операции – оформление внешнего заказа поставщику или счета на оплату. Кнопка Цена и валюта позволяет выбрать тип цен и валюту для данной номенклатуры. Цены выбираются из заранее подготовленного справочника Тип цен и могут принимать такие значения: Закупочная, Оптовая, Розничная.

Рис. 29.1. Заказ поставщику

Кнопка Действия включает команды, которые можно выполнить с документом: копировать, сохранить, записать, ввести на основании документа другой документ. Вкладки Товары, Тара позволяют указать номенклатуру товара из соответствующих групп.

Вкладка Дополнительно дает возможность ввести дополнительные сведения, такие как фамилия контактного лица, состояние взаиморасчетов (рис. 29.2). Заполните поля документа, укажите наименование контрагента, выбрав его из справочника, укажите склад и договор. Введите дату ожидаемого поступления и дату оплаты за поставку. Номенклатуру товара выберите с помощью кнопки Добавить или воспользуйтесь кнопкой Подбор. Введите количество. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 29.2. Документ Заказ поставщику с открытой вкладкой Дополнительно

Поступление товара

Документ Поступление товара предназначен для оформления поступления товаров на склад. Склады в программе могут быть оптовыми и розничными. Если при оформлении поступления товара в качестве склада выбран розничный склад, то в название документа добавляется слово «розница». Рассмотрим, как оформляется поступление товаров на розничный склад:

1. Откройте журнал документов командой Документы → Поставщики → Поступление товаров.

2. Щелкните на кнопке Добавить в окне журнала и в открывшейся форме документа укажите поставщика, склад, выбрав значения из соответствующих справочников с помощью кнопки выбора.

3. Заполнение табличной части накладной выполняется с помощью кнопки Добавить на панели инструментов документа.

4. В поле Номенклатура выберите наименование из справочника.

5. Если надо ввести следующую запись в документ, щелкните на кнопке Добавить, расположенной на панели инструментов в нижней части окна. В документе появится второй порядковый номер и возможность выбора из справочника Номенклатура. Если необходимый товар еще не внесен в справочник Номенклатура, его можно добавить, нажав клавишу Insert.

6. Выберите запись двойным щелчком мыши. Укажите количество товара в открывшемся окне.

7. Ставки НДС устанавливаются в справочнике Номенклатура. Для ввода цены щелкните на кнопке Цены и валюта и в окне Параметры документа укажите требуемый тип цен – Закупочные.

8. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить документ.

9. Если вы решили провести документ, подтвердите это в диалоговом окне.

Кнопка Печать служит для печати накладной. После выбора команды Файл → Печать документ будет распечатан.

Быстро подобрать товар можно с помощью процедуры поиска. Для этого щелкните на кнопке Поиск на панели инструментов Стандартная. Открывается окно Поиск. Введите в диалоговое окно код товара или его точное наименование. Щелкните на кнопке Поиск. Курсор окажется на записи с указанным кодом.

Указанный способ поиска удобен при наличии большой номенклатуры товаров.

Заполненные строки в документе можно удалять. Для этого щелкните на строке, которую хотите удалить, и нажмите клавишу Delete или щелкните на соответствующей кнопке на панели инструментов.

Внимание!

Иногда при оформлении позиции в накладной строка сохраняется, а вид номенклатуры оказывается не выбранным. Не пытайтесь сохранять и проводить такой документ, программа выдаст сообщение: «В документе не указана номенклатура». Вернитесь к редактированию графы Наименование документа, дважды щелкнув в ней, или удалите всю неправильно оформленную строку.

Графы документа можно редактировать. Для этого щелкните в графе мышью и нажмите клавишу Enter. В графе появится курсор. Внесите изменения. Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter еще раз, для отмены изменений нажмите клавишу Esc. Если документ проводится, щелкните на кнопке Провести в окне документа и на кнопке ОК.

После сохранения документ фиксируется в журнале Поступление товара. Работа в журналах в программе «Управление торговлей» ничем не отличается от работы в журналах в программе «Бухгалтерия», поэтому откройте журнал Поступление товара, выбрав команду Документы → Поставщики → Поступление товара, затем дважды щелкните на строке с записью о документе. Откроется только что оформленный документ, и в форме документа в поле Проведен будет стоять галочка.

Есть возможность сортировать записи в документе по возрастанию или по убыванию. Поместите курсор в ту графу, по которой собираетесь организовать сортировку, и выберите в контекстном меню команду Сортировать по убыванию. На рис. 29.3 записи отсортированы по убыванию по графе Цена.

Рис. 29.3. Поступление товаров

Примечание

Сортировка по возрастанию в графах, содержащих символы, означает сортировку по алфавиту.

Оформление поступления товаров на основании заказа поставщику

Поступление товара удобно оформить на основании документа Заказ поставщику. Проделайте такую последовательность действий:

1. Откройте документ Поступление товара командой Документы → Поставщики → Поступление товара.

2. Щелкните на кнопке Добавить.

3. Выберите контрагента. В поле Заказ поставщику выберите документ Заказ поставщику из журнала, щелкнув для этого на кнопке выбора рядом с полем, и подтвердите желание заполнить документ на основании выбранного. Можно также воспользоваться кнопкой Заполнить.

4. Сохраните созданный документ (рис. 29.4).

Рис. 29.4. Оформление поступления товара на основании заказа поставщику

Оплата поставщику

Оплата поставщику за поставленный товар может производиться как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Рассмотрим, как оформляется оплата по безналичному расчету. Для этого оформим документы Платежное поручение и Банковская выписка.

Данные виды документов можно открыть несколькими способами. Например, выбрать в строке меню команду Документы → Банк и касса, а затем необходимый вид журнала документов. Можно выбрать также команду Документы → Платежные поручения, а затем в помощью кнопки Добавить оформить платежное поручение. Мы же воспользуемся самым удобным способом. Оформим платежное поручение на основании документа о поступлении товара. Для этого выполните следующее:

1. В журнале Поступление товара выберите документ, по которому производится оплата.

2. Щелкните на кнопке Действия и выберите На основании.

3. В открывшемся списке выберите платежное поручение.

4. Проверьте заполнение полей платежного поручения. Укажите сумму, название счета контрагента, вид, очередность платежа (рис. 29.5). Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 29.5. Оформление платежного поручения

Для оформления банковской выписки, подтверждающей прохождение платежа, откройте журнал банковских документов командой Документы → Банк и касса → Строка выписки банка (расход) и проведите оформление выписки (рис. 29.6). Сохраните документ. Документ фиксируется в журнале Строки банковских выписок (расход).

Рис. 29.6. Журнал Строки банковских выписок

Реализация товара

Реализация товара может производиться по полной схеме, когда выписывается счет (заявка покупателя), затем на основании счета оформляется документ Реализация товара. Отплата за товар может производиться как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Рассмотрим данную схему реализации.

Оформление счета покупателю

Документ Счет является подтверждением согласия на оплату за товары. Этот документ можно выписать покупателю, а затем на его основании оформить товарную накладную:

1. Откройте журнал документов командой Документы → Покупатели → Заявка покупателя и щелкните на кнопке Добавить.

2. Номер документа и дата автоматически вводятся программой. Выберите контрагента. Укажите тип цен, щелкнув на кнопке Цены и валюта на панели инструментов.

3. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов или на кнопке Подбор. Выберите номенклатуру из справочника Номенклатура.

4. Укажите количество товара.

5. Кнопка Записать сохраняет запись, но не закрывает окно документа. Это удобно, если предполагается добавление следующей позиции в документ.

6. Выберите новое наименование. Укажите количество.

7. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Документ фиксируется в журнале Заказы покупателей.

Оформление товарной накладной на отгрузку

Расходные документы в программе предназначены для оформления операций, связанных с продажей товаров. Оформляются они по общим правилам заполнения форм. Товарные накладные создаются, хранятся и редактируются в журнале Реализация. Этот документ можно открыть командой Документы → Покупатели → Реализация и щелчком на кнопке Добавить.

В открывшемся документе укажите контрагента, склад, договор. С помощью кнопки Подбор подберите товар в документ. Щелкните на кнопке ОК (рис. 29.7).

Рис. 29.7. Реализация товаров

Графы накладной Количество и Цена будут доступны для редактирования, если щелкнуть в графе и нажать клавишу Enter. Внести изменения можно также, дважды щелкнув в графе. Для выхода из режима редактирования с сохранением изменений нажмите клавишу Enter. Записи в накладной можно удалять. Для этого достаточно щелкнуть в строке, которую надо удалить, и нажать клавишу Delete или щелкнуть на кнопке Удалить на панели инструментов.

Строки в накладной можно копировать. Используйте для этого кнопку Копировать строку. Для быстрого заполнения документа служит также клавиша F9. Работает также автозаполнение, когда при вводе в табличную часть товара происходит заполнение поля Наименование по нескольким введенным символам.

Примечание

Документ будет проведен лишь в том случае, если нужное количество товара имеется на складе.

Оформление товарной накладной на основании заявки покупателя

Этот способ продажи часто используется, так как позволяет зарезервировать товар до приезда покупателя. Кроме того, оформление документа Реализация производится быстро за счет использования механизма ввода на основании.

1. Откройте документ Реализация товаров и выберите контрагента.

2. В поле Заявка покупателя выберите документ, на основании которого проводите продажу. Это Заказ покупателя. Выбор делается из журнала, который открывается после щелчка на кнопке выбора.

Документ оказывается заполненным. Товарная накладная автоматически фиксируется в журнале Реализация.

Оформление счета-фактуры

На основании товарной накладной можно оформить счет-фактуру:

1. Для регистрации счета-фактуры щелкните на кнопке Счет-фактура в открытом окне документа Реализация товаров (купля-продажа) (см. рис. 29.7).

2. После создания документ уже заполнен.

3. Сохраните и проведите документ.

Счет-фактура автоматически фиксируется в журнале Счета-фактуры выданные.

Получение оплаты от покупателя

Оплата за реализованные товары может проводиться как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Для получения оплаты по безналичному расчету оформляется строка выписки банка (приход). Оформление документа ничем не отличается от оформления строки выписки банка (расход). Рассмотрим, как оформляется получение наличных через кассу. Для этого используется приходный кассовый ордер:

1. Откройте документ командой Документы → Банк и касса → Приходные кассовые ордера.

2. Щелкните на кнопке Добавить.

3. Откроется документ (рис. 29.8). Введите сумму, укажите юридическое или физическое лицо в поле Юр./физ. лицо, на вкладке Печать введите основание и приложение документа.

4. Сохраните документ.

Рис. 29.8. Оплата от покупателя

Приходный кассовый ордер можно оформить и на основании товарной накладной или заявки покупателя. Для этого в окне документа щелкните на кнопке Действия, а затем выберите команду На основании. Выберите документ-основание (Реализация товаров или Заявка покупателя). Приходный кассовый ордер после создания уже будет заполнен. Проверьте правильность оформления документа, сохраните и проведите его.

На основании товарной накладной можно выписать следующие подчиненные документы:

• счет-фактуру;

• приходный кассовый ордер;

• строку выписки банка – для безналичной оплаты.

Возврат от покупателя

Документ Возврат от покупателя предназначен для оформления возврата товара от покупателя. Допустим, необходимо оформить возврат товара от покупателя и возврат ему денег:

1. Выберите Документы → Покупатели → Возврат от покупателя (купля-продажа).

2. Щелкните в поле Заказ покупателя и выберите документ. Подтвердите необходимость заполнения документа по документу-основанию. Основанием может быть также документ Реализация, по которому отпускался товар. В этом случае удобно воспользоваться командой Действия → На основании → Реализация, а поле Заказ покупателя не заполнять.

3. Щелкните на кнопке Записать.

4. Проверьте заполнение документа, оставив в таблице только возвращаемый товар. Укажите количество.

5. Сохраните и проведите документ (рис. 29.9).

Рис. 29.9. Возврат товаров от покупателя

Если деньги возвращаются через кассу, проделайте следующее:

1. В документе Возврат от покупателя (купля-продажа) щелкните на кнопке Действия и выберите команду На основании → Расходный кассовый ордер. Откроется документ Расходный кассовый ордер, имеющий две вкладки.

2. Заполните документ. На вкладке Общее укажите сумму, получателя, вид оплаты – возврат покупателю. На вкладке Печать заполните поля Выдать, Основание, Приложение.

3. Сохраните и проведите документ.