Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

Складские документы

Понятие «складские документы» знакомо каждому работнику склада. К этим документам относятся Перемещение, Списание, Инвентаризация. Учет ведется на карточках учета, первичные документы заносятся в журнал. В конце месяца кладовщик составляет материальный отчет. Рассмотрим, как организовать складской учет в системе «1С: Предприятие 8.0». Открыть указанные документы можно из меню Документы → Склады.

Перемещение

Для оформления внутренних перемещений материальных ценностей с одного склада на другой используется документ Перемещение. Покажем, как оформить этот документ:

1. Выберите в меню команду Документы → Склады → Перемещение.

2. Щелкните на кнопке Добавить в открывшемся журнале, открыв документ.

3. Укажите склад, с которого перемещается товар.

4. Укажите склад, на который перемещается товар.

5. Выберите товар, щелкнув мышью на кнопке Добавить или дважды щелкнув в графе Наименование. В открывшемся справочнике сделайте выбор двойным щелчком, укажите количество.

6. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК. Документ проводится, если подтвердить проведение в открывшемся диалоговом окне.

Инвентаризация

Документ Инвентаризация служит для оформления сличительной ведомости и инвентаризационной описи, а также выписки актов оприходования излишков товара и актов списания товара по этому документу при наличии расхождения реального и документального наличия товара.

1. Откройте документ Инвентаризация. Используйте для этого команду Документы → Склады → Инвентаризация. Щелкните на кнопке Добавить.

2. Выберите склад.

3. Щелкните на кнопке Заполнить и выберите вариант Заполнить по остаткам на складе. В документ будут выведены значения остатков товаров по выбранному вами складу (рис. 29.10).

4. Для сохранения документа щелкните на кнопке ОК.

Рис. 29.10. Инвентаризация товаров

Списание

Документ Списание предназначен для списания товаров компании, недостача которых обнаружилась во время проведения инвентаризации:

1. Откройте документ командой Документы → Склады → Списание.

2. Щелкните на кнопке Добавить.

3. В поле Инвентаризация выберите документ инвентаризации. Документ будет заполнен на основании документа Инвентаризация (рис. 29.11).

Рис. 29.11. Списание товаров

4. Документ можно распечатать. Для этого щелкните на кнопке Печать.

5. Для сохранения документа нажмите кнопку ОК. После проведения документ хранится в журнале Склады.

Формирование отчетов

«1С: Предприятие 8.0» как программа поддержки принятия решений имеет множество разнообразных отчетов. В конфигурации «Управление торговлей» реализована систем универсальных отчетов, представляющих собой средство анализа практически любых сторон торговой деятельности и товарооборота предприятий. Отчеты программы собраны в меню Отчеты и разделены на группы по объекту учета:

• Продажи – планы продаж, заказы покупателей, продажи, дебиторская задолженность, план-фактный анализ продаж;

• Закупки – планы закупок, заказы поставщикам, закупки, план-фактный анализ покупок, кредиторская задолженность;

• Запасы – остатки товаров на складах, ведомость по товарам на складах, анализ оборачиваемости товаров;

• Денежные средства;

• Ценообразование и анализ цен;

• Затраты.

Отчеты могут быть сформированы в любой момент и позволяют получить сведения вплоть до дня. Отчеты формируются по общим правилам построения отчетов.

Глава 30
Конфигурация «Зарплата и Управление персоналом»

В области расчета заработной платы и учета кадров разработчиками создан обширный ряд программных продуктов, облегчающих учет операций, связанных с расчетом заработной платы и управлением персоналом. Программу, о которой пойдет речь в последующих главах, можно по праву назвать лидером в области указанных компьютерных технологий.

• Общие сведения

• Возможности типовой конфигурации

• Запуск программы

• Интерфейсы программы

• Алгоритм работы с программой

Общие сведения

Программный продукт класса «1С: Предприятие 8.0» является гибким программным продуктом, позволяющим организовать учет персонала практически на любом предприятии. В последующих главах мы рассмотрим вопросы формирования штатного расписания, прием сотрудников на работу, кадровые перемещения, ввод кадровых данных, увольнение сотрудников. Большое внимание в последней версии программы уделяется подбору персонала, проведению анкетирования и оценке кандидатов.

Вы узнаете, как организовать учет отработанного времени сотрудниками при различных графиках работы (пятидневная рабочая неделя, сменный график, работа по табелю). Будет рассмотрена автоматизация составления различной отчетности: как регламентированной различными нормативными документами, так и произвольной отчетности для внутренних нужд предприятия.

Программа обеспечивает решение следующих задач кадрового учета:

• Учет отработанного времени с использованием любых систем и форм оплаты труда.

• Учет северных и районных особенностей.

• Кадровый учет, подбор персонала и ведение штатного расписания.

• Возможности настройки на требования конкретной организации.

• Учет по нескольким предприятиям.

Есть некоторая связь между бухгалтерской частью программы и конфигурацией «Зарплата и Управление персоналом». Прием сотрудников, подбор персонала, график отпусков, вакансии предприятия, причины отсутствия на работе удобно вести в модуле Управление персоналом. Затем результаты можно передать в модуль Бухгалтерия предприятия.

Программа позволяется вести учет на хозрасчетных, бюджетных предприятиях, в воинских частях.

Программа обеспечивает:

• использование разнообразных систем и форм оплаты труда;

• учет отсутствия на работе;

• контроль исполнения графика отпусков;

• ввод сведений о сотрудниках и персонифицированный учет;

• кадровый учет и контроль штатного расписания.

Возможности типовой конфигурации

Типовая конфигурация «Управление персоналом» реализует типовую методологию учета и управления персоналом на хозрасчетном предприятии. Она включает:

• набор справочников, предназначенных для ввода редко меняющихся данных, используемых при оформлении документов;

• набор констант, использующихся для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации;

• набор перечислений, предназначенных для организации аналитического учета с заданным набором значений;

• набор регламентированных отчетов и механизм их обновления;

• набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные учета в различных разрезах по любым видам расчетов и любым кадровым данным сотрудников;

• специальные режимы обработки документов.

Системы и формы оплаты труда

В программе поддерживаются следующие системы и формы оплаты труда:

• простая повременная по окладу по дням;

• повременно-премиальная по окладу по дням;

• повременно-премиальная по часовому тарифу;

• сдельно-прогрессивная;

• сдельно-премиальная;

• аккордная;

• косвенно-сдельная;

• простая повременная по окладу по дням по табелю отработанного времени;

• простая повременная по часовому тарифу по табелю отработанного времени;

• на комиссионной основе (оклад плюс процент от выручки).

Учет отработанного времени

Отработанное время в программе определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика (отпусками, болезнями, прогулами).

Работающим по сдельной форме оплаты труда или оплачиваемым на комиссионной основе работникам отработанное время рассчитывается аналогично. Но оно используется только при расчете отпусков и больничных листов, собственно же заработная плата таких работников рассчитывается по введенным на них документам по выработке, сдельным и бригадным нарядам, документам о комиссионной выручке и т. п.

Если в организации используется суммированный учет рабочего времени для отдельных категорий работников, для автоматического учета отработанного времени можно использовать дополнительные многосменные графики работы. При невозможности использования сменных календарей для некоторых категорий работников можно ввести табель отработанного времени и заполнить его вручную.

Запуск программы

Для запуска программы выберите в главном меню команду Пуск → Программы → 1С: Предприятие 8.0, в открывшемся окне запуска программы выберите название информационной базы и щелкните на кнопке 1С: Предприятие (рис. 30.1).

Рис. 30.1. Окно запуска программы

Интерфейсы программы

В конфигурации предусмотрено несколько интерфейсов, каждый из которых ориентирован на решение определенного круга задач:

• Интерфейс Кадровый учет организаций настроен на работу с данными о работниках организаций и позволяет выполнять операции по формированию штатного расписания, учету кадров, формированию отчетности.

• Интерфейс Набор персонала можно использовать при проведении приема персонала.

• Интерфейс Управление персоналом используется при ведении кадрового учета, планировании занятости.

• Интерфейс Расчет зарплаты организации удобен при начислении регламентированной зарплаты и связанных с ней отчислений в ПФР и налоговые органы.

• Интерфейс Линейный руководитель позволяет вести учет отсутствия сотрудников на рабочем месте как по уважительной, так и без уважительной причины.

Набор команд строки меню зависит от выбранного типа интерфейса. Выбор выполняется командой Сервис → Переключение интерфейса → Полный интерфейс.

К незначительным недостаткам меню можно отнести то, что названия даже в одной команде меню иногда совпадают, поэтому сразу трудно понять, что за окно откроется после выбора команды (например, в меню Учет кадров пункт Отпуска встречается дважды). В первом случае открывается журнал отпусков, во втором – доступ к графикам отпусков. Видимо, эти недочеты еще предстоит исправить.

Интерфейс линейного руководителя позволяет вести учет отсутствия сотрудников на рабочем месте как по уважительной, так и без уважительной причины. Его удобно использовать учетчикам отработанного времени.

Рассмотрим подробнее наиболее часто используемые пункты строки меню программы:

• Меню Организации содержит команды по вводу названий организаций, входящих в состав компании, подразделений организаций, должностей.

• Меню Штатное расписание содержит команды по созданию и изменению штатного расписания, получению отчета по штатному расписанию.

• В меню Учет кадров содержатся команды по созданию списка сотрудников, приказов о приеме на работу, ведению графика отпусков, то есть все команды, связанные с кадровым учетом сотрудников.

• Справочники, документы и отчеты, связанные с воинским учетом, собраны в меню Воинский учет.

• Меню Персонифицированный учет содержит команды по созданию различной отчетности по сотрудникам.

При просмотре команд строки меню можно сделать вывод о том, что команды строки меню собраны по разделам учета персонала.

Алгоритм работы с программой

Рассмотрим последовательность работы с программой:

1. Отредактируйте календари и графики работы.

2. Отредактируйте константы и заполните справочники, такие как справочник Подразделения, Должности.

3. Сформируйте штатное расписание.

4. После этого можно приступать к приему сотрудников. Основа успешной работы в программе – правильное оформление приказов о приеме на работу.

Дальнейшие действия по учету персонала предполагают ввод документов о кадровых перемещениях и увольнениях.

В течение месяца бухгалтером выполняются операции, связанные с расчетом зарплаты. Каждая операция оформляется документом. При расчете заработной платы программа предполагает следующую очередность действий бухгалтера-расчетчика от начала расчетного периода до закрытия месяца:

1. Выплата заработной платы за предыдущий месяц.

2. Депонирование не полученных сотрудниками сумм по платежным ведомостям.

3. Ввод документов по начислениям: нарядов, договора подряда и т. д.

4. Ввод и расчет больничных листов, отпусков.

5. Начисление и расчет заработной платы за текущий месяц.

6. Оформление платежных ведомостей для полной или частичной выплаты заработной платы за текущий месяц.

7. Расчет единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Формирование бухгалтерских проводок и налоговых регистров (по налогу на прибыль) по результатам расчета зарплаты, ЕСН и страховых взносов.

Глава 31
Настройка системы на особенности учета

Перед началом работы необходимо настроить основные параметры программы. Выберите для этого полный интерфейс конфигурации командой Сервис → Переключение интерфейса → Полный интерфейс.

• Установка рабочей даты

• Ввод сведений об организации

• Ввод сведений об ответственных лицах

• Ввод графиков работы

• Заполнение календарей

• Настройка параметров учета

Установка рабочей даты

Перед началом работы с системой необходимо настроить параметры работы с программой. Для этого используется окно, которое открывается командой Сервис → Параметры. Один из важнейших параметров, которые устанавливаются в этом окне, – это рабочая дата. Именно с этой датой будут записываться все документы и изменения в документах. С этой даты вступают в силу все изменения, проводимые в программе. При запуске программы в качестве рабочей даты устанавливается текущая дата из системного блока компьютера. Установите в окне дату, от которой собираетесь вводить документы.

Ввод сведений об организации

В программе предусмотрена возможность ведения регламентированного учета по нескольким организациям, входящим в состав компании. Сведения о них заносятся в окно Организации (рис. 31.1). Окно открывается командой Предприятия → Организации. Запись добавляется с помощью команды Действия → Добавить. Окно имеет вкладки Основные и Контактная информация. В поле Наименование указывается наименование организации. Программа позволяет работать с несколькими организациями. Для разделения документов используется префикс информационной базы. В поле Полное наименование вводится полное наименование организации в том виде, в каком оно попадет в документы. В поле ИНН набирается с клавиатуры идентификационный номер налогоплательщика. Введите код причины постановки (КПП), код и наименование ИНФС.

Рис. 31.1. Окно для ввода сведений об организации

На вкладке Адреса и телефоны указываются контактные телефоны, адрес электронной почты и т. д. Вкладка Коды заполнятся информацией о кодах ОЕАТО, ОКАПО, регистрационных номерах в ПФР, ФСС и др.

Ввод сведений об ответственных лицах

Ответственные лица организации вносятся в окно Список ответственных лиц организации (рис. 31.2). Окно открывается с помощью команды Справочники → Ответственные лица. Для добавления записи используется кнопка Добавить на панели инструментов.

Рис. 31.2. Ввод сведений об ответственных лицах организации

Ввод графиков работы

Программа поддерживает различные графики работы. Для открытия окна ввода графиков используется команда Предприятие → Графики работы. Для добавления новых графиков используется команда Действия →Добавить (рис. 31.3). В окно вводится наименование графика, выбирается его тип в поле Тип графика, указываются рабочие и выходные дни. Если график предполагает работу в вечернее и ночное время, это указывается в зоне Календарь с помощью кнопки Добавить. Основной график работы в программе уже задан. Тип графика – пятидневка, в которой 40 рабочих часов в неделю. Сменные графики работы могут включать вечерние и ночные часы.

Рис. 31.3. График работы

Заполнение календарей

С помощью календарей определяются рабочие и выходные дни на предприятии. Открывается окно командой Предприятие → Календари. На экран выводится календарь на весь год. Календарь можно заполнить автоматически, использовав кнопку Первоначальное заполнение в окне, или откорректировать рабочее время вручную, щелкнув на дате и введя необходимое количество часов.

Настройка параметров учета

Для комфортной работы с объектами программы проведите выбор настроек по умолчанию. Открыть окно можно командой Сервис → Настройка параметров учета. В отрывшемся окне устанавливаются основная валюта регламентированного и управленческого учета, шаблоны телефонов для контактов (рис. 31.4).

Рис. 31.4. Настройка параметров учета

В меню Сервис есть команда Обмен данными. Она предназначена для обмена данными с программой «Бухгалтерия» и для рассылки сообщений кандидатам.

Окно Настройка дополнительных прав открывается командой Сервис → Настройка дополнительных прав. Как видно из рис. 31.5, в окне есть возможность ввести дополнительные права на некоторые действия пользователя. Корректировать можно графу Значение.

Рис. 31.5. Настройка дополнительных прав

Традиционно одной из сервисных настроек являлась настройка параметров вывода журналов. Такая настройка есть и в описываемой версии. Окно откроется, если, находясь в журнале, выбрать команду Действия → Интервал (рис. 31.6). Есть возможность настроить интервал без ограничений либо выбрать одно из значений. На вкладке Период при необходимости корректируется период работы с программой.

Рис. 31.6. Настройка периода

Глава 32
Формирование структуры предприятия и штатного расписания

Для формирования структуры предприятия для управленческого и регламентированного учета используются справочники Подразделения, Должности, Организации, Подразделения организаций и Должности организаций.

Для целей управленческого учета предприятие рассматривается как единое целое, даже если оно содержит в своем составе несколько организаций. Для ведения регламентированного учета каждая организация рассматривается как самостоятельный объект со своей структурой подразделений и штатным расписанием. Таким образом, структура предприятия в целом и отдельных организаций описывается как бы с разных точек зрения. Соответственно, в программе предусмотрены разные объекты для их хранения.

• Формирование структуры предприятия

• Подразделения организаций

• Ввод надбавок

• Формирование штатного расписания

• Отчеты по штатному расписанию

Формирование структуры предприятия

При формировании структуры предприятия в целях управленческого учета установите для конфигурации полный интерфейс командой Сервис → Переключение интерфейса → Полный интерфейс.

Справочник Подразделения

Формирование структуры предприятия в программе начинается с введения названий подразделений и штатных должностей.

Откройте справочник командой Предприятия → Подразделения. Левая часть справочника предназначена для просмотра структуры предприятия. Справочник Подразделения может быть иерархическим, то есть в нем можно создать крупные подразделения, которые, в свою очередь, делятся на более мелкие (рис. 32.1). Обычно в состав предприятия входят администрация, торговый отдел, производство, отдел кадров.

Рис. 32.1. Справочник Подразделения

Задание 1

Добавьте новую запись в справочник Подразделения (рис. 32.2).

Рис. 32.2. Добавление нового подразделения

Ввод штатных должностей

Названия штатных должностей предприятия добавляются в справочник Должности (рис. 32.3). Выберите команду Предприятия → Должности.

Рис. 32.3. Справочник Должности

С помощью команды Действия → Добавить введите новую должность предприятия. В открывшемся окне дайте название должности. Заполните вкладки Должностные требования и Должностные инструкции. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Подразделения организаций

В справочнике Подразделения организаций описывается структура каждой организации, по которой ведется учет. Справочник можно открыть командой Предприятие → Подразделения организаций. В верхней части окна выбирается организация, для которой составляется список подразделении, в остальном он заполняется аналогично справочнику Подразделения.

Ввод надбавок

Надбавки, которые применяются на предприятии, вводятся в справочник Надбавки, который открывается командой Штатное расписание → Надбавки. Записи в справочник добавляются с помощью кнопки Добавить. Введите наименование надбавки и укажите способ расчета: процентом или суммой (рис. 32.4).

Рис. 32.4. Ввод надбавок

Формирование штатного расписания

После ввода названия должностей в справочник Должности приступают к созданию штатного расписания.

Создание штатного расписания

1. Откройте регистр сведений Штатное расписание командой Кадровый учет → Штатное расписание → Штатное расписание организации. Окно справочника служит для просмотра штатного расписания организации (рис. 32.5).

Рис. 32.5. Штатное расписание

2. В верхней части окна выберите организацию из справочника Организации. Укажите подразделение организации в списке подразделений.

3. Для добавления новой ставки выберите команду Действие → Добавить. При этом откроется документ Штатное расписание организации. Все изменения проводятся с помощью этого документа.

4. В документе укажите подразделение и название должности, выбрав его из соответствующего справочника.

5. На вкладке Штатная единица введите количество ставок, задайте вилку тарифной ставки в полях Мин. ставка и Макс, ставка. Укажите вид ставки (месячная, дневная, часовая), график работы.

6. На вкладке Надбавки с помощью кнопки Добавить укажите вид надбавок, если они установлены для данной штатной единицы. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Добавлять и редактировать записи можно с помощью кнопки Редактировать на панели инструментов. Открывается специальный документ Изменение штатного расписания. Все изменения вносятся с помощью этого документа. В документе выбираются название должности и подразделение, указываются вилка тарифной ставки, график работы, надбавки.

Открыть документ Изменение штатного расписания можно также из журнала Изменение штатного расписания, щелкнув на кнопке Добавить в окне журнала. Сам журнал открывается командой Штатное расписание → Изменение штатного расписания. Окно документа имеет вкладки Штатные единицы (рис. 32.6) и Надбавки (рис. 32.7). На вкладке Штатные единицы введите подразделение, должность, количество ставок, минимальную и максимальную тарифные ставки, укажите вид тарифной ставки и график работы, выбрав их из подготовленного списка.

Рис. 32.6. Изменение штатного расписания

Рис. 32.7. Ввод надбавок

Печатную форму штатного расписания организации можно получить, щелкнув на кнопке Т-3 в окне формы. Кнопка Печать позволяет предварительно настроить параметры печати, а затем распечатать ту же форму.

Существуют определенные требования к штатным единицам, иногда необходимо дополнительное описание должности. Все дополнительные сведения о штатных должностях можно ввести в окно, которое открывается командой Штатное расписание → Дополнительная информация (рис. 32.8). В окне выберите подразделение, должность и с помощью кнопки Добавить введите описание штатной единицы, укажите должностные обязанности, квалификацию. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 32.8. Ввод дополнительной информации о штатной единице