Текст книги "Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений"

Глава 2. Составляющие пирамиды

Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1), которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.

Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух, либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не такой точной, какой она окажется в итоге.

Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:

• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;

• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;

• вводная часть в повествовательной форме.

Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 расскажу, как правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом, чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.

Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и горизонтальную связь с другими идеями документа.

Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он непременно захочет получить ответ.

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя, заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя, возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в соответствующем пункте диалога.

Пирамидальная структура сама заставит вас давать новую информацию только тогда, когда она будет востребована читателем. Рассмотрим несколько примеров. Первый пример представлен на рис. 2. Это выдержка из юмористической статьи Г. К. Честертона, демонстрирующая, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает внимание читателя, при этом не принуждая его задумываться над последовательностью изложения.

Рис. 2

Пирамидальная структура устанавливает диалог в форме вопросов-ответов

* В Южной Англии имеется долина меловых холмов, которые используются для пастбищ. В этой долине была выведена новая порода овец, которые, как известно, являются национальным символом Англии.

** Бук – одно из самых распространенных в Англии деревьев.

Честертон утверждает, что свиньи заслуживают достойного ухода и о них нужно заботиться как о самых любимых животных. Читатель спрашивает: «Почему?» На этот вопрос автор дает два объяснения: «Во-первых, они очень красивы, а во-вторых, можно разводить свиней разных пород».

Читатель: «С каких это пор свиньи стали считаться красивыми?»

Честертон: «Они красивы, потому что необыкновенно толстые и выглядят по-английски».

Читатель: «Что красивого в больших формах?»

Честертон: «Их приятными очертаниями можно залюбоваться. А в своих хозяевах свиньи развивают скромность».

Хотя в этом месте вы и не согласны с доводами автора, но по крайней мере понимаете, о чем идет речь, и у вас не возникает больше никаких вопросов. Следовательно, автор может переходить ко второму ответвлению своего утверждения: свиньи красивы, так как они выглядят по-английски.

Читатель: «Почему то, что выглядит по-английски, считается красивым?»

Честертон: «Свиньи связаны с землей. Эта связь символизирует, что сила может быть совместима с добротой. Такое поведение является настолько типично английским и настолько красивым, что заслуживает того, чтобы стать национальным символом».

Опять же, у вас могут быть определенные доводы против этого утверждения, но вам ясно, почему у автора такая точка зрения. Его рассуждения понятны, так как все идеи группы дают ответ на заданный выше вопрос.

Последнее утверждение автора о различных породах свиней представлено в такой же форме, поэтому оно тоже понятно читателю.

Использование такого приема вы найдете и в более серьезных деловых документах (рис. 3). На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в которой речь идет о приобретении интернет-кафе по договору франшизы. В пользу этой сделки приводятся три аргумента, указанные на рисунке. Под ними расположены ответы на вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов. Объяснения изложены настолько понятно, что читателю лишь остается определить, насколько он согласен с мнением автора, и задать возникающие у него вопросы.

Рис. 3

Все документы должны представлять собой диалог в форме вопросов-ответов

Подведем итог вышесказанному. Важное значение пирамидальной структуры заключается в том, что она помогает визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже.

Размышляя над содержанием текста, который последует уровнем ниже, необходимо помнить, что все идеи этого уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме либо индуктивной, либо дедуктивной аргументации. Это единственно возможные способы установления логических взаимосвязей между идеями одной группы.

Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект[5]5
  Логический субъект – предмет мысли, о котором выносится суждение.


[Закрыть] или предикат[6]6
  Логический предикат – то, что говорится о субъекте.


[Закрыть] первой, а третья – делает вывод, логически следующий из первых двух. Например:

• Все люди смертны.

• Сократ – человек.

• Следовательно, Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем: «Так как Сократ – человек, он смертен».

Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые, наоборот, не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа (причины чего-либо, доводы против чего-либо, меры, проблемы и так далее). Например:

• Французские танки стоят у польской границы.

• Немецкие танки стоят у польской границы.

• Русские танки стоят у польской границы.

Чтобы подняться здесь на один уровень абстракции, вы должны определить, что является общим во всех трех утверждениях. В данном случае это, видимо, враждебные намерения. Следовательно, ваш вывод может быть сформулирован следующим образом: «В Польшу вскоре войдут танки».

Итак, если в письме вы используете дедуктивный метод, то, как вы уже поняли, вторая идея должна уточнять субъект или предикат первой, а третья – начинаться словом «следовательно», представляя собой вывод из первых двух. Если же это метод индукции, идеи в рамках одной группы должны иметь что-то общее и заменяться родовым понятием, выраженным существительным во множественном числе.

Зная эти основные положения, вы, имея лишь одну идею, можете начинать строить свою пирамиду с любого места, постепенно добавляя остальные идеи там, где это необходимо, – вверху, внизу, слева или справа. Но это не все. Очень важно правильно сформулировать Главный Вопрос, на который будет дан ответ в вашем документе. Этот вопрос всегда указывается во вводной части документа.

Как было показано выше, текст, построенный по принципу пирамиды, позволяет вести с читателем своего рода диалог. Но не стоит рассчитывать, что его заинтересует сам диалог. Главный объект интереса читателя – утверждение, с которого начинается ваш документ. Ранее я уже отмечала, что в основном пишут с целью информирования. Документ будет интересен только в том случае, если в нем содержится ответ на давно интересующий читателя вопрос (либо на тот, который у него возникнет по ходу чтения). Именно вводная часть и определяет этот вопрос.

Являясь рассказом о неких событиях, она должна быть выстроена по принципам повествования. То есть сначала читатель должен узнать о времени и месте, в котором существует или существовала определенная Ситуация. Затем должно что-то произойти (определим это как Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.

Эта классическая схема повествования – Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ – позволяет убедиться, что вы и ваш читатель находитесь в одинаковых исходных условиях, прежде чем вы поведете его сквозь лабиринт своих рассуждений. Кроме того, эта схема позволяет вам четко определить утверждение, которое должно находиться на самом высшем уровне вашего документа, и оценить, сможете ли вы донести до читателя именно то, что хотели.

Ниже приведен пример вводной части, которую можно часто встретить в документах:

В данной служебной записке собрана информация по следующим вопросам:

1. Состав совета директоров и оптимальное количество его членов.

2. Функции совета директоров и исполнительного комитета, разграничение их обязанностей и взаимодействие.

3. Привлечение внешних членов правления к активному участию в собраниях совета директоров.

4. Принципы выбора членов совета директоров и срок их членства.

5. Разработка мер по совершенствованию работы совета директоров и исполнительного комитета.

Просим ознакомиться с данными вопросами с целью их дальнейшего обсуждения.

Заметьте, насколько проще понять суть этой служебной записки, если она написана в форме повествования:

Новая организационная структура, принятая в октябре, закрепляет полномочия и обязанности по ведению повседневных дел двух подразделений непосредственно за менеджерами этих подразделений. Это позволяет совету директоров сосредоточиться исключительно на разработке стратегии и планировании.

Но в связи с тем, что совет директоров долгое время занимался решением текущих проблем компании, в данный момент он не может сразу оставить эти вопросы и заниматься лишь стратегическим планированием. Следовательно, совету директоров предстоит решить, какие необходимо внести изменения, чтобы приступить к исполнению новых обязанностей. На наш взгляд, совету директоров следует:

• передать обязанности по ведению текущих дел исполнительному комитету;

• расширить свой состав;

• разработать нормы и правила внутреннего распорядка работы.

В форме повествования вводная часть представляет читателю для обсуждения тему, о которой он уже знает (либо предполагается, что должен знать). Введение напоминает читателю об имеющемся у него вопросе, ответ на который он может найти в документе. Здесь же излагается Ситуация, в рамках которой происходит определенное Развитие, поднимающее Вопрос, на который и будет дан Ответ в вашем документе. Как только вы дадите ответ (главное утверждение верхнего уровня пирамиды), у читателя возникнет следующий вопрос, и так далее по нисходящей.

Итак, главные составляющие вашего текста:

• диалог в форме вопросов-ответов, имеющий вертикальную структуру;

• горизонтальные взаимосвязи между идеями, изложенными дедуктивным или индуктивным методом;

• вводная часть в форме повествования.

Они помогут вам обнаружить идеи, необходимые для построения пирамиды. Зная правила вертикальной взаимосвязи, вы сможете определить тип идей, объединяемых в одну группу. Зная правила горизонтальной взаимосвязи, вы сможете оценить, являются ли эти идеи логически взаимосвязанными (т. е. существует ли между ними дедуктивная или индуктивная связь). И самое главное, зная основной вопрос читателя, вы будете уверены, что в данном документе нет ничего лишнего.

Полагаю, вам не терпится применить полученные знания. Именно этому и посвящена третья глава.

Глава 3. Построение пирамиды

Проблема заключается в том, что обычно вы лишь примерно знаете, о чем хотели бы написать. Это чувство неопределенности не покидает вас, даже если вы знаете, что вам нужно стремиться излагать ваши идеи по принципу пирамиды.

Тем не менее сам факт того, что вы имеете представление о конечном продукте, является большим плюсом. Вы знаете, что на вершине пирамиды у вас должно находиться предложение, содержащее субъект и предикат. Также вы знаете, что субъект этого предложения станет основной темой документа. К тому же вам известно, что это предложение будет ответом на вопрос, уже имеющийся у читателя. Он вспомнит об этом вопросе, как только прочитает о знакомой ему ситуации и ее развитии. Вы даже можете примерно знать некоторые пункты, которые бы вы хотели осветить.

Этих знаний достаточно для построения пирамиды. Вы можете начать либо с ее вершины, постепенно продвигаясь вниз, либо с основания, постепенно поднимаясь к вершине. В целом первый способ легче, чем второй, поэтому начнем с него.

Построение пирамиды сверху вниз

Обычно пирамиду легче строить с вершины. Это объясняется тем, что вы в первую очередь обдумываете то, в чем наиболее уверены, то есть предмет разговора, который должен быть знаком и читателю. О предмете напоминает вводная часть документа.

Но написать вводную часть не так просто. Ее структура должна позволять постепенно, одну за другой представить необходимые идеи.

Для этого я советую вам следовать схеме, изображенной на рис. 4 и описанной ниже.

Рис. 4

Элементы структуры взаимосвязаны

Заполните верхний прямоугольник

1. Какой Предмет вы обсуждаете?

2. Какой у читателя имеется Вопрос относительно этого Предмета?

3. Каков Ответ на этот Вопрос?

Проверьте согласованность вашего ответа со структурой вводной части

4. Какова исходная Ситуация?

5. Каково Развитие Ситуации?

(2). Следуют ли отсюда ваш Вопрос и Ответ?

Определите Главный Уровень

6. Какой Вопрос возникает у читателя далее?

7. Ваш Ответ основан на методе дедукции или индукции?

Если это метод индукции, то какое родовое понятие необходимо выбрать для обобщения?

Сформулируйте вспомогательные идеи

8. На данном уровне повторите диалог «вопрос-ответ».

1. Нарисуйте прямоугольник. Он будет вершиной вашей пирамиды. Если вам уже известен обсуждаемый Предмет, впишите его в прямоугольник. Если нет, переходите к шагу № 2.

2. Определите Вопрос (В). Попробуйте представить своего читателя. Кому адресован ваш документ и о чем читатель может спросить? Если вы это знаете, то сформулируйте Вопрос и переходите к шагу № 3. Если нет, переходите к шагу № 4.

3. Напишите Ответ (О), если вы его знаете, или отметьте, что вы дадите его ниже.

4. Определите Ситуацию (С). Вы должны быть уверены, что четко представляете себе Вопрос и Ответ – только тогда вы сумеете их сформулировать. Для этого вы рассказываете о Предмете и сложившейся вокруг него Ситуации, а затем делаете первое неопровержимое утверждение. Важно подобрать такое утверждение, с которым читатель будет согласен – либо потому, что он о нем что-то знает, либо потому, что это широко известный факт.

5. Опишите Развитие Ситуации (Р). Вы рассказываете, что в описанной вами Ситуации что-то произошло: возникла проблема или выявилась некая логическая несовместимость. И здесь вы начинаете диалог с читателем. Представьте, что в ответ на ваш рассказ читатель утвердительно кивает и говорит: «Да, я знаю. И что дальше?» Помните, что Развитие Ситуации должно инициировать Вопрос.

6. Перепроверьте Вопрос и Ответ. Если утверждение о Развитии Ситуации не вызвало у читателя Вопроса, замените данное утверждение другим. Не исключено, что вы неправильно определили Развитие Ситуации либо Вопрос.

Цель всей этой процедуры заключается в том, чтобы убедиться, что вы знаете, на какой Вопрос пытаетесь ответить. После этого все встает на свои места.

При помощи изложенного выше приема я продемонстрирую ход ваших мыслей на примере служебной записки, составленной бухгалтером одной крупной компании по производству напитков.

Доставив продукцию покупателям, водители отсылают в бухгалтерию накладную с указанием кода товара, даты и объема поставки. Эти накладные являются основой системы выставления счетов, которая организована следующим образом:

Один из клиентов компании, большой фастфуд (назовем его компанией Н), размещает большие заказы на поставку напитков. Для упрощения собственного бухгалтерского учета компания Н желает наладить систему ежедневного отслеживания получаемых ею счетов. Она интересуется, можно ли оставлять накладные у себя, записывать их данные на диск, самостоятельно подсчитывать итоговую сумму и раз в месяц отправлять диск вместе с чеком в главный офис компании по производству напитков. Другими словами, она предлагает следующую систему:

Главному бухгалтеру компании – производителя напитков было поручено оценить целесообразность подобных изменений. Но в своей служебной записке (рис. 5) он не отвечает на поставленный вопрос, а лишь описывает, как могла бы работать такая система.

Рис. 5

В служебной записке не дается прямого ответа на поставленный вопрос

Компания Н обратилась к нам с просьбой рассмотреть целесообразность введения нового процесса обработки накладных на основе данных, которые будут сохраняться на диске и передаваться нам для внесения в нашу систему учета. Мы рассмотрели данное предложение и приняли следующее решение:

1. Наше основное требование к бухгалтерским документам, получаемым из внешних источников, заключается в наличии в них следующих реквизитов:

• номер головной компании;

• номер магазина;

• номер накладной;

• сумма каждой накладной;

• дата доставки по каждой накладной.

Для удобства мы могли бы предоставить компании Н номер их головной компании и все номера их магазинов, которые занесены в нашу базу данных по клиентам. Компания Н, в свою очередь, могла бы внести эту информацию в свою систему.

2. Компания Н разработает программу, которая будет извлекать информацию о неоплаченных накладных из ее базы данных по кредиторской задолженности. Конечный файл будет иметь формат, совместимый с нашей системой учета платежей. Записанные на диск данные будут отсылаться нам вместе с чеком.

Когда наш отдел обработки данных получит данный диск, вся информация по накладным будет сохранена согласно реквизитам, указанным выше. Конечным результатом должно быть равенство между суммой принятых и сохраненных на диске накладных и суммой, указанной в предоставленном чеке.

3. На последней стадии процесса все данные будут внесены в нашу систему учета. Таким образом, по номеру накладной можно будет сравнить сумму счета за отгруженную продукцию и сумму оплаты.

Если бы вы оказались на месте главного бухгалтера и использовали правила, продемонстрированные на рис. 4, то поступили бы следующим образом:

1. Первым делом вы нарисовали бы прямоугольник и задались вопросами: «Какой Предмет я собираюсь проанализировать?» («Просьбу компании Н о внесении изменений».)

2. «На какой Вопрос я должен ответить?» («Устраивают ли нашу компанию эти изменения?»)

3. «Каков Ответ?» («Да».)

4. Размышляя над вводной частью документа, вы проверили бы, правильно ли выбраны Вопрос и Ответ, перейдя для этого к описанию Ситуации. Первым предложением здесь должно быть неопровержимое утверждение о Предмете. Какой факт не вызовет сомнений и вопросов у читателя? (Клиент попросил внести изменения в процесс обработки накладных.) Избегайте в этой части описания необходимых изменений – вам необходимо лишь четко определить главную идею.

5. Затем вы представили бы, что читатель говорит: «Да, мне это известно. И что дальше?» Это направило бы вас к утверждению относительно Развития Ситуации. («Вы просили оценить, стоит ли вносить эти изменения».) Определив таким образом Вопрос, вы видите, что он соответствует Ответу. Значит, ваше основное утверждение соответствует ожиданиям читателя.

6. Установив, что вносить изменения имеет смысл, можно спуститься на следующий уровень и определить новый вопрос читателя. («Почему?»)

7. В ответ на вопрос «Почему?» всегда перечисляются причины. Таковы здесь будут все идеи Главного Уровня:

• Мы будем получать нужную нам информацию.

• Мы сможем улучшить ликвидность.

• Мы сможем сократить объем выполняемой нами работы.

8. Установив, что все причины следуют в логическом порядке, можно спуститься еще на один уровень и выяснить, что необходимо сказать в поддержку каждой из них. Однако если документ небольшой, можно и не делать этого во введении, а восстановить свои рассуждения при непосредственном написании каждого раздела.

Рис. 6

На поставленный вопрос дается прямой ответ

С = Клиент попросил внести изменения

РС = Вас попросили выяснить, целесообразно ли это делать

В = Это целесообразно?

Как видите, нам удалось определить информацию, непосредственно относящуюся к вопросу читателя. Это помогает сконцентрироваться на вопросе и ответить на него исчерпывающе, а не частично, как в исходном примере. Ну и конечно, такой способ изложения позволяет понять смысл документа без лишних затруднений.