Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

И еще один важный совет: сомневаясь, записывайте. Кладите эти записи в лоток для входящих документов. Поверьте, включение таких вопросов в схему систематических процессов принесет огромную пользу. Впоследствии всегда можно будет отказаться от них, если вы решите, что на них не следует обращать внимания или на данном этапе целесообразно отложить решение таких вопросов до определенного момента и более благоприятной ситуации.

Один мой друг, выросший на ферме, однажды сравнил GTD с универсальной сельскохозяйственной машиной типа трактора, которая собирает и обрабатывает все хаотично разбросанные по полю семена, распределяя их ровными рядами. Через некоторое время эти семена дают ценные результаты. Этой машине все равно, что попадается на ее пути – зерна или плевелы, она просто захватывает (то есть фиксирует) и перерабатывает все, что находится перед ней. Так следует поступать и вам.

Высокопродуктивная привычка собирать задачи в различных внешних хранилищах, что приводит к реальному управлению ими, безусловно, является решающей. Но существует множество других форм фиксирования текущих задач и потребностей, которые могут давать огромные преимущества для все более позитивного восприятия вами своей жизни.

Ведение дневника

Прекрасным способом начать повышение уровня контроля над ситуацией на первом этапе фиксирования становится ведение дневника. Часто недостаток устойчивости жизненной позиции обнаруживается, только когда мы готовы замедлить темп, перейти в более рефлективный режим и записать то, что может быть выражено исключительно в состоянии потока сознания.

За несколько лет я пришел к двум подходящим для меня видам ведения дневника. Один из них – что-то вроде спонтанного рабочего дневника для записи различных аспектов текущей ситуации моей повседневной жизни; другой – для отражения внутренних духовных процессов. Вначале я вел только один дневник, но со временем понял, что две формы фиксирования дают оптимальный результат. «Приземленный» дневник я использую примерно для цели, аналогичной той, с которой моя жена практикует процедуру «разгрузки» в конце рабочего дня. Такой «разгрузкой» становится воспроизведение в памяти хороших или перспективных событий, занимающих мысли человека. Дневник – это способ, помогающий мне проделать такую же работу самостоятельно. Для «приземленных» записей я использую ноутбук; для ведения «рефлективного» дневника достаю перьевую авторучку и элегантную записную книжку в кожаной обложке. Точно не знаю почему, но такой подход помогает мне мыслить немного глубже и поощряет к большей откровенности.

О терапевтическом эффекте ведения дневника написано много. Общая для духовных наставлений тема – сила чистого созерцания – заключается в том, что простое наблюдение за происходящим при максимально возможной незаинтересованности и объективности представляет собой первый ключ к внутренней свободе.

Ведение дневника, будучи более косвенным процессом, чем другие формы фиксирования, становится отличным примером первой и критичной стадии возвращения контроля в ускользающих ситуациях.

Мозговой штурм

Если в тех или иных ситуациях вы не можете сосредоточиться, фокус восприятия смещен, а ясность мышления утеряна, идеальным решением для восстановления контроля становится мозговой штурм.

Сегодня мы часто прибегаем к этой практике, направляя фокус на некоторые предметы и генерируя различные идеи, связанные с ними. Здесь я говорю о технике регистрации бессистемных мыслей в конкретной визуальной форме. Мозговой штурм может принимать форму простых беглых записей на бумажной салфетке. Может воплощаться в диаграммах, графически выражающих ваши идеи. Инструментом в данном процессе становится как простая ручка, так и специализированное программное обеспечение, дающее возможность консолидации идей и списков, созданных вами совместно с виртуальной командой в Интернете. В сущности, мозговой штурм представляет собой сканирование сознания по конкретной теме с выявлением всего, что привлекает ваше внимание, когда вы фокусируете усилия по генерированию идей на конкретной области. Вам нужно спланировать свадьбу, и вы начинаете с того, что просто бегло записываете свои соображения о свадьбе по мере их появления. Вам необходимо разработать повестку дня для совещания с персоналом – и вы начинаете отбирать из мыслей, роящихся в вашем сознании, наиболее значимые и важные.

Мозговой штурм с помощью фиксирования мыслей вне вашего сознания существенно трансформирует этот процесс. Если у вас появилась полезная мысль, но вы не зафиксировали ее на внешнем носителе, ваш «внутренний компьютер» будет стараться отслеживать ее самостоятельно. А это в определенной степени снизит возможность сознания по сортировке других мыслей, потому что оно будет растрачивать силы на несколько задач одновременно.

С другой стороны, записанная мысль станет внутренней командой для вашего сознания, что необходимости удерживать ее больше нет, и сознание сможет плодотворно осваивать новые территории. Если ваша цель заключается в том, чтобы иметь наилучшие идеи обо всем, стоит научиться использовать максимально возможное количество вариантов, что даст необычайно широкий диапазон выбора.

Предоставляя скоротечным мыслям дополнительное место для парковки, мы поддерживаем поток творческого мышления. Наличие накопителя для идей, когда и где бы они ни возникали, в сочетании с привычкой записывать эти идеи в свободной форме гарантирует вам появление множества новых ценных мыслей, которые в противном случае не посетили бы вас.

Чистка-проверка

Вы никогда не узнаете, какое количество вашего внимания отвлекает физическое пространство до тех пор, пока не проведете его тщательную чистку-проверку и не обнаружите разительные перемены в своем самочувствии и восприятии.

У меня есть любимая поговорка: «Если ты в замешательстве – почисти выдвижной ящик своего стола». Этот в равной степени применимо и к другим пространствам вашей повседневной жизни – автомобилю, сумке для гольфа, платяному шкафу или кладовке для инструментов. Хотя ощущение потери контроля в этой сфере может быть не слишком навязчивым и будет подбираться к вам незаметно, чистка-проверка – один из наиболее очевидных способов почувствовать всплеск энергии Капитана и Командора.

Универсального стандарта «чистоты» нет, несмотря на то что многие пытались его установить. То, что для вас является идеальным порядком, другому может показаться неконтролируемым хаосом. Здесь важно, чтобы вы имели личный стандарт, благодаря которому всегда сможете объективно оценить ситуацию. Вещи сами начинают говорить вам о том, что они должны находиться на своем месте и использоваться по назначению, а на слой пыли давно стоит обратить пристальное внимание. Когда беспорядок берет верх, вы начинаете избегать своей среды, вместо того чтобы свободно и уверенно маневрировать в ней. Вы не хотите заглядывать в бардачок в машине. Вы не откроете лишний раз средний ящик стола в поисках карандаша и постараетесь не открывать его вообще никогда. Вы откажетесь просмотреть старые компьютерные файлы. Эти области и вещи получили над вами контроль, поскольку то, чему вы сопротивляетесь, притягивается к вам.

Главная причина подобного явления заключается в том, что со временем у нас скапливаются вещи, которые в момент их приобретения были функциональными, но постепенно утратили свое значение. Однако, становясь бесполезными, вещи не выбрасывают себя сами – вот в чем проблема. Хлам образуется незаметно, но сам по себе не исчезает. Ваш средний выдвижной ящик стола – идеальное место хранения стержней для авторучки, если она у вас есть. Но такой ручки у вас нет уже целых два года. Хотя вы понимаете, что этим стержням там не место, и неоднократно давали себе слово убрать их оттуда, намерение не стало действием. Сходная картина наблюдается, когда вас охватывает равнодушие, спасающее от избыточного уровня раздражения. Уберите в ящике стола, выбросьте стержни – и какая-то часть вашего сознания активизируется и пробудит в вас желание пригласить кого-нибудь на обед.

Групповое фиксирование

Сканирование сознания, мозговой штурм и чистка-проверка – все это методы, легко применимые к коллективным ситуациям. Команды, пары, отделы, семьи могут, благодаря этим техникам, ощущать больше порядка, равновесия и контроля во взаимоотношениях друг с другом. А соответственно – использовать этот первый этап с огромной пользой.

В связи с этим я заметил интересное явление. Мы с женой часто практиковали техники мозгового штурма и сканирования сознания по всем вопросам, привлекавшим наше общее внимание, и это всегда оказывалось очень полезным. Результат был лучше, чем если бы мы просто объединили свои отдельные списки. Очевидно, существует пространство «совместной психической оперативной памяти», которое после освобождения от «рутины» оборачивается взаимным ощущением ясности и свободы внутри всей группы.

Разумеется, в профессиональных ситуациях – в проектных или в управленческих командах, комитетах или советах – особенно важно привести группу в состояние тонуса, чтобы она прочувствовала текущее время и имеющееся пространство, зафиксировав совместными усилиями все, что привлекает общее внимание как минимум в рамках конкретного совещания или коллективных задач. Это не значит, что все, о чем думает любой член группы в данный момент, должно и может считаться стратегическим или относящимся к обсуждаемому вопросу. Если у того или иного человека из команды имеются отвлекающие факторы, связанные с рассматриваемой темой, распознание этих факторов станет важным для результатов сотрудничества и конструктивного взаимодействия.

Если «в комнате есть слон», которого никто не готов увидеть, это приведет к короткому замыканию оптимального сотрудничества. Таким слоном вполне могут стать какие-то факты, которые, по мнению членов команды, могут существенно влиять на предмет обсуждения, но до поры остаются неизвестными всей группе.

Регулярно проводимые деловые или личные собрания стоит начинать с хорошей традиции, когда все участники делятся тем, что занимает их внимание в настоящий момент. Необязательно записывать эти высказывания (хотя такая методика бывает полезна, если к данной теме возвращаются вновь). За многие годы своей консультативной практики я понял, что попытка решить какой-либо вопрос без своевременной диагностики общих проблем – это совершенно безрезультатное действие.

Уборка и чистка-проверка в рамках команды или группы приносят радость и превращаются в легкое занятие, если люди объединены одной и той же работой. Выявление диапазона информированности и степени участия всех членов группы, определение балласта и избавление от него оказывают поистине целебное воздействие. При этом оно усиливается, если в процессе чистки-проверки участвуют несколько человек. Возможно, вам случалось убирать в гараже вместе с детьми, в гардеробе – с супругой, в картотеке – с начальником или помощником. Согласитесь, ведь это было здорово!

Приобретение привычки фиксировать

Фиксирование и объективная оценка имеющихся у нас фактов, особенно если они как-то влияют на процесс мышления (как дело, которое необходимо сделать), представляют собой простую, но важную технику, которую нужно усвоить и научиться применять. Если игнорировать эти потенциально отвлекающие факторы, недооценивая их значение или пытаясь отложить их на самую дальнюю полку сознания, возникнет опасность потери контроля над своим миром.

В свете множества более «важных» дел в повседневной жизни большинства людей такое простое дело, как уборка старых электронных аксессуаров в коробку с соответствующей надписью, может представляться вам последним делом в этом мире. Но когда-нибудь это должно стать приоритетом. Насколько большое значение этот процесс приобретет применительно к более крупной системе? Можно подумать, что подобные мелкие пятнышки крошечных проблем не вызовут ни стресса, ни последствий. Подобные мысли ошибочны, и чувство удовлетворения от решения таких вопросов закрепляет в вашем сознании цепочку маленьких, но благотворных побед. Это очень важно для контроля собственной жизни.

Я понимаю, что такой вид организационного мышления можно расценить как зацикленность. Что грань между пониманием значимости, своевременности и целесообразности отвлечения на нерешенные дела может быть весьма и весьма тонкой. Описывая сектор Менеджера низшего звена, я уже говорил о том, что попытка удержать ситуацию под чересчур жестким контролем ведет к полной его потере. Обеспечение оценки значимости и организованности в делах нежелательно в том случае, если это мешает уделить внимание выполнению более серьезных дел и заняться более серьезными отвлекающими факторами. Обычно такой синдром дисбаланса является чрезмерной компенсацией за отсутствие контроля в более значимых сферах.

Возможно, вам придется ввязываться в сражения, если вы никогда ранее не фиксировали, не определяли и не классифицировали свои ситуации и проблемы. Мой садовый сарай, похоже, находится в настоящей энергетической воронке, притягивающей незавершенные дела. Я обращаю на него внимание только в случае необходимости наведения очередного порядка, когда количество «опять пропавших» инструментов доводит мою нервную систему до критической точки. Благодаря отработанной системе я каждый раз успешно справляюсь с этой проблемой, но порядок там никогда не бывает абсолютно полным. То же относится к одному из ящиков моего стола, ставшему бессрочным хранилищем различных мелких электронных и цифровых принадлежностей – гарнитур и адаптеров, переходников и шнуров. Я научился использовать пластиковые пакеты и специальные наклейки для приведения в порядок этих разбегающихся деталей, но вряд ли порядок в ящике когда-нибудь станет идеальным.

Моя цель заключается не в том, чтобы ставить оценки и выносить приговор чьей-то неспособности фиксировать важные детали. Я просто хочу показать, как эти отвлекающие факторы влияют на наши силы. А знание самого процесса функционирования может быть очень полезным, когда вы прокладываете свой личный курс через тернии к звездам. Бывают времена, когда функция фиксации может стать самым важным инструментом для того, чтобы преуспеть в игре.

Человек всегда испытывает огромное облегчение от осознания того, что все части пазла собраны воедино и находятся на его столе. Помню, что в детстве, собирая пазлы, я был крайне нетерпелив, если вдруг обнаруживал, что какой-то части рисунка не хватает. Я мог с легкостью забросить весь пазл. Достаточно трудно найти зернышко в мешке с углем, особенно если ты только приступил к решению своей головоломки. Если вы понимаете, что искомая вами деталь на самом деле отсутствует, это разрушает не только удовольствие от игры, но и веру в победу.

В течение многих лет главный компонент, обеспечивающий работоспособность нашей системы – фиксирование всех ценных задач и идей, – является одним из наиболее мощных стимулов внедрения метода GTD. Это происходит даже в том случае, когда он остается единственным фактором мотивации. Я гарантирую, что увеличение количества фиксируемых вопросов (что важно) стабильно хотя бы на десять процентов изменит вашу жизнь к лучшему.

Один телесценарист как-то сказал мне, что книга «Как привести дела в порядок» преобразила его жизнь, поскольку благодаря ей он решился на проведение тотального сканирования сознания. В течение одного сеанса он зафиксировал извлеченные из недр своего сознания вопросы, задачи и дела, которые, по его мнению, должен, хотел или был в состоянии сделать. Он уверял, что после завершения процесса фиксирования впервые в своей жизни осознал, как все просто. Оказывается, нет нужды делать все это сразу – поставленные задачи можно решать по очереди. Кроме того, у нас, оказывается, есть законное право не делать ничего из этого списка, если в данный момент это нецелесообразно.

Он признался, что больше не предпринимал ничего из того, что я предлагал в своей книге, но был убежден, что только один этот опыт изменил всю его жизнь. Он даже сознался мне, что потерял свой список! Теперь каждый раз, когда этот человек начинает чувствовать, что «мир давит на его плечи» и стресс становится невыносимым, он просто садится и составляет очередной список, возвращая себе спокойствие и душевное равновесие.

Оружие против отвлекающих факторов

Одним из наиболее существенных преимуществ привычки фиксировать значимые события является то, что это помогает бороться с отвлекающими факторами. Если в аудитории, полной людей, задать вопрос о том, что мешает быть максимально продуктивным, то самым частым будет ответ «отвлекающие факторы». Способность фокусироваться и концентрироваться является ключевой для достижения продуктивности. Если фокус теряется из-за внезапного внешнего фактора, это по меньшей мере досадно. Большая часть знакомых мне организационных структур давно больна «отвлекитом», обычно осложненным «совещанитом» – не менее смертельной для эффективной работы болезнью. Лучшие методы обретения контроля над своим миром, о которых я говорю в этой книге, в значительной мере смягчают отрицательные результаты этих синдромов.

Я заметил, что одной из главных причин беспокойства людей из-за отвлекающих факторов является дефицит надлежащих навыков и инструментов фиксирования. Допустим, вы жертва «корпоративного вторжения» – в ваш кабинет вбегает Мелисса, ей нужна информация по проекту XYZ, над которым она работает. Если вы еще не привыкли записывать такие запросы, класть листки с записями в лоток для входящих документов и знать, что они у вас всегда под рукой, скорее всего, вы сразу же потратите пять или десять минут на поиск и сбор информации, нужной Мелиссе. Вы знаете, что в любом случае эту просьбу вам придется выполнить из-за любезности и/или во исполнение своих обязанностей. Но вы знаете и то, что это не самое важное дело, чтобы заниматься им прямо сейчас, и это вызывает раздражение. Вполне может быть, что ответить на запрос Мелиссы в данный момент – это самый мудрый шаг, но поскольку у вас не выработана привычка пользоваться ручкой, бумагой и лотком для входящих документов, вы на самом деле не имеете выбора.

Выполнение задач по мере их возникновения может стать эффективным способом достижения продуктивности, если эти задачи являются приоритетными в настоящий момент или их можно выполнить максимум в течение двух минут. Большинство людей не верят в свою способность фиксировать такие вводные и направлять их в воронку рабочего процесса для оценки значимости и своевременного упорядочения, а потому оказываются в положении бегущих по «заячьим следам», которыми легко можно было бы заняться и позже.

Ценность закладок

Умение делать заметки по ходу выполнения задач является чрезвычайно ценной привычкой, позволяющей находить места, где вы остановились. В лихорадочном рабочем ритме часто приходится фокусировать внимание на многих делах одновременно. Перейти от одной формы взаимодействия к другой как раз и помогают заметки, которые можно бросить в лоток для входящих документов и просмотреть впоследствии, чтобы возобновить работу с того места, на котором вы остановились. Часто у вас нет времени на оценку значимости какого-либо дела в момент его возникновения, а потому весьма полезно знать, что есть методика, позволяющая вспомнить об отложенных задачах, когда рабочий темп немного замедлится.

Например, если вы звоните по телефону, возьмите ручку и кратко запишите суть разговора. После того как вы повесите трубку, можно просто выбросить эти заметки, если в результате разговора не появилось никаких вопросов, по которым необходимо принять меры. Но если обсуждалась важная тема, вам понадобится проработать эти записи, чтобы наметить план мероприятий и справочные материалы. Как правило, в утренние часы вы бываете слишком заняты, а потому лишены возможности уделить время обработке записей. Но если они будут ждать вас в лотке для входящих документов, вы будете совершенно спокойны (при условии, что вы умеете работать с лотком для входящей информации, о чем мы поговорим в следующей главе).

Я часто делаю заметки в программах-органайзерах. Участвуя в телеконференциях, я использую для каждого клиента или темы новый файл. Если мне нужно после конференции заняться другими делами, я распечатываю эти заметки и кладу их в лоток для входящих документов. Впоследствии я выделяю необходимые мероприятия, записываю нужные данные и подшиваю отпечатанные заметки в папку проекта. Это отличный способ ведения учета многих дел одновременно.

Если темы следующих разговоров и совещаний хранятся у вас в виде отдельных списков в компьютере, можно распечатать их и делать заметки прямо на распечатке. Когда вы вернетесь с совещания, положите заметки в лоток для входящих документов для дальнейшей проработки.