Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

4. Основные принципы самоорганизации

Если вам не хватает утюга и шипения, чтобы получить полный контроль над своей собственной жизнью, то боги компенсируют вашу слабость усмешкой или даже двумя, но за ваш счет. Если вы можете вести свое собственное судно, не удивляйтесь тому, что оно оказалось не в том порту.

Том Роббинс

Запуску всего этого непростого механизма и бесперебойной поддержке его работы всегда должны сопутствовать два ключевых фактора:

● контроль;

● перспектива.

Если вы способны постоянно и на достаточном уровне владеть этими двумя методами поддержки в работе и в личной жизни, значит вы – почти совершенство, в вашей жизни все идеально упорядочено, а фокусирование вашего внимания всегда представляет собой эталон точности. Но в случае, когда хотя бы один из этих факторов перестает подчиняться вам и соответствовать оптимальному уровню, следует поднять тревогу, предполагая, что что-то идет не так и нуждается в срочной корректировке.

Обретение контроля над ситуацией и четкой перспективы – это две стороны одной медали. Но чтобы добиться должного уровня каждой из них, нужно использовать разные подходы. При этом не столь важно, касается ли вопрос домашней работы ваших детей, игры любимой футбольной команды, долгожданного очередного отпуска или выпуска нового продукта компании. Если на вашей кухне царит бардак, то уборка этого помещения будет иметь характер, совершенно отличный от принятия решения о том, что приготовить к обеду и как украсить приготовленное блюдо. Однако эти два действия останутся тесно связанными, поскольку без приведения кухни в порядок будет крайне проблематично эффективно фокусировать внимание на приготовлении обеда. Точно так же, если вы перестанете в должной степени фокусировать свое внимание на скрупулезном следовании рецептам блюд для обеда и требованиям к сервировке стола, ситуация быстро выйдет из-под контроля.

Существует пять этапов получения полного контроля над ситуацией и шесть горизонтов фокусирования, прохождение которых приводит к ощущению перспективы. Знание их сути и правил использования становится своеобразной мастер-формулой, то есть регламентом для эффективного управления любой предметной областью в любой обстановке. У каждого из этих одиннадцати элементов имеются собственные регламентированные процедуры и оптимальный набор инструментов. Сбалансированная интеграция всех этих элементов обеспечивает человека самыми инновационными практиками продуктивного ведения своих дел. Все эти элементы являются настолько взаимозависимыми, что ваша результирующая продуктивность будет находиться на том же уровне, что и самый слабый элемент всей вашей цепочки.

Матрица самоорганизации

В качестве карты и ориентира для выбора направления дальнейших усовершенствований вам пригодится матрица, отображающая оси контроля над ситуацией и ощущения перспективы. С ее помощью можно оценить ваше собственное положение относительно этих элементов, а также положение другого человека или даже какой-то конкретной ситуации.

Оптимальным состоянием являются высокие уровни по обоим элементам, то есть сектор под названием «Капитан и Командор»[8]8
  Первоначально я использовал термин «Мастер и Командор» из-за красивых лингвистических оттенков словосочетания, а также из-за героики одноименных книги и фильма. Позже я узнал, что Мастер и Командор – это звания младших офицеров, что не полностью соответствовало моей модели! Морской контекст хорошо соответствует моей теории, но все же я стал использовать другое гибридное название, наиболее оптимальное из тех, которые смог подобрать. Прим. авт.


[Закрыть].

Соответствие ваших позиций любому из других трех секторов – это еще не приговор. Ведь даже высокоэффективное транспортное средство выходит из строя. Случается, что лучшие из нас теряют свои позиции высокого уровня контроля и четкого ощущения перспективы. Практические достижения всегда находятся в некотором подвижном состоянии, иногда отклоняясь от курса в чем-то главном и постоянно – по мелочам.

Чем чаще вы будете соответствовать менее оптимальным позициям, тем быстрее заслужите право носить отрицательные звания, присвоенные этим секторам: Жертва, Менеджер низшего уровня или Сумасшедший творец. В нашей методике звания играют роль «лежачего полицейского», возникающего на пути, и становятся индикатором дрейфа, промежуточного результата поисков или движения вперед. Положительную динамику описывают такие позиции, как Исполнитель, Внедренец или Провидец.

Жертва / Исполнитель

Нижняя левая область диаграммы описывает человека (или ситуацию), для которого характерен слабый контроль над ситуацией и слабое ощущение перспективы. Наиболее негативна позиция Жертвы, которая показывает нам беспомощного человека, отдавшегося на милость внешних сил. Если ваша модель поведения соответствует этому сектору, значит вас, по сути, штормит, и вы находитесь где-то между умеренным шквалом и сильным ураганом, работая в кризисном режиме.

С точки зрения самоорганизации это означает, что вы занимаетесь только новыми или самыми серьезными проблемами. Вероятно, вы работаете только над самыми актуальными задачами и выполняете «аварийное сканирование» сообщений и писем, оставляя «пока не критичную» «рутину» накапливаться «кучей в углу». Разумеется, эта куча нерассортированной «рутины» растет, что еще больше затрудняет эффективное лавирование между завалами и повышает вероятность того, что какой-то из этих вопросов из-за пренебрежения им превратится в кризис. Вам не удастся удерживать мир на месте достаточно долго для того, чтобы устранить отставание и не допустить возникновения следующего кризиса.

Находясь в этом секторе, вы просто пытаетесь удержать судно на плаву. Направления и цели не имеют особого значения до тех пор, пока вы не убедитесь в том, что не идете ко дну. Скорее всего, в этой ситуации трудно добиться какой-то динамики, поскольку вы всегда будете испытывать дефицит возможностей для планирования, упорядочения и фокусирования.

События, которые показывают всю опасность, очевидность и драматичность ситуации, могут привести к серьезному стрессу, если не к настоящей панике. Ведь бывает так, что в процессе приготовления вкусного обеда для друзей вы вдруг теряете контроль над ситуацией: изысканный соус пригорает, ключевой ингредиент главного блюда забыт, специальная сковорода никак не находится, палец травмирован… К тому же внезапно вы понимаете, что гости уже почти на пороге, а вы не успеваете принять душ. Кто в этой ситуации не почувствует себя жертвой обстоятельств?

Начиная новое дело, вы неожиданно обнаруживаете, как много ключевых проектов загубил ваш предшественник. Но теперь эту проблему придется решать вам, а потому остается единственный вариант – выбросить на ринг полотенце.

Незаметное, поэтапное, длительное, а оттого более коварное ослабление контроля над ситуацией и ощущения перспективы может вызвать некое равнодушие, вытекающее исключительно из чувства эмоциональной самозащиты. Большинство людей, с которыми я сталкивался в профессиональном мире, находились в одной из форм этого реактивного состояния постоянно на протяжении многих лет. В итоге они даже не отдавали себе отчет в этом! Только при появлении первых признаков облегчения в какой-либо ситуации они начинали осознавать, под каким давлением находились. Это очень похоже на гравитацию: человек не понимает, какой вес давит на его тело, до тех пор пока не освободится от него.

Позитивные моменты

Если что-то находится вне контроля и вне фокуса, это не обязательно плохой признак. Мы все можем оказываться в этом секторе много раз в день по ходу приведения своих дел в порядок. Многие ситуации, возникающие в нашей жизни и работе, фактически подразумевают ответную реакцию. Обычно мы играем в оборонительную игру, когда для достижения «напряженной» цели приходится осуществлять серьезные изменения или реагировать на простое, но продуктивное взаимодействие. Разумеется, серьезные цели и рискованное освоение новых и непростых областей с еще большей вероятностью ведут к определенному напряжению сил.

В период старта нового предприятия, когда удивительные успехи и обескураживающие неудачи чередуются с поразительной регулярностью, многие предприниматели отдали бы все что угодно за стабильность, чувство контроля над ситуацией и ощущение перспективы. Это похоже на положение человека, вскочившего на дикую лошадь и изо всех сил пытающегося просто удержаться в седле. В жизни таких людей все время что-то меняется. Даже один деловой ужин с важным человеком может создать неожиданные возможности или породить проблемы, которые способны полностью разрушить самые продуманные планы.

Независимо от состояния личных и профессиональных дел вы периодически будете сталкиваться как минимум с временной «течью» системы, которую придется устранять, чтобы иметь возможность вернуть судну стабильный курс. И чем более энергичными и творческими будут ваши усилия, тем больше вероятность того, что вы будете отдавать еще больше времени и сил этой гонке. Классической иллюстрацией к этой мысли может служить пример из космонавтики. Большая часть энергии при запуске ракеты затрачивается именно на коррекцию ее курса. Ракета с высокой точностью поражает цель благодаря чувствительному механизму обратной связи, препятствующему существенным отклонениям от намеченной траектории.

Глядя на матрицу самоорганизации, мы понимаем, что можем находиться в одном секторе по одному вопросу и абсолютно в другом – по остальным. В момент, когда я пишу этот текст, моя электронная почта находится под моим контролем, но меня немного беспокоит и отвлекает один интересный проект, о котором я узнал сегодня утром во время встречи с крупным корпоративным клиентом.

Мне пока не вполне ясны масштаб и значимость этого предложения, я еще не знаю, как наилучшим образом воспользоваться им и насколько оно сочетается с массой важных проектов, над которыми мы уже работаем. Поэтому моя текущая повседневная папка и лоток для входящих документов находятся под полным контролем, но я определенно ощущаю недостаток контроля над этой пока еще туманной перспективой. Кем я буду в ситуации решения данной задачи? Жертвой или исполнителем? Это зависит от того, насколько активно я буду действовать, чтобы вернуться в свою зону с новой входящей информацией и соответствующим психологическим настроем.

Менеджер низшего уровня / Внедренец

Действуя в той или иной ситуации с высоким коэффициентом контроля, но в условиях недостаточного ощущения перспективы (в ситуации, описываемой в нижнем правом секторе), вы, скорее всего, делаете чрезмерный акцент на структуре, процессе и системе. Таковы характерные черты Менеджера низшего уровня. Вы испытываете склонность к излишней организованности, пытаясь осуществлять больший, чем необходимо для достижения цели, контроль. Другими словами, форма в данном случае превалирует над содержанием.

Это естественная территория обитания пресловутого скряги-счетовода, который задушит компанию сокращением вложений в инновации, проектирование и исследования, если ему дать слишком много власти. В определенный момент компания останется на бобах, так как лишится новых проектов. Так, компании, зарегистрированные на бирже, всегда рискуют ростом и выживанием в долгосрочной перспективе, если слишком сосредоточиваются на контроле курса акций и берут в расчет только отчеты о доходах за следующий квартал. Еще один типичный пример такого образа мыслей – это человек, о котором можно сказать, что у него «хорошо организовано ничто»! Обычно он тратит большую часть своего рабочего дня, планируя схемы пополнения запасов скрепок для бумаг в ущерб серьезным делам.

Такая позиция чревата частыми комичными ситуациями демонстрации чрезмерного контроля, фактически означающими его отсутствие. Сжимая клюшку для гольфа слишком сильно, вы потеряете контроль над размахом. Третируя детей строгими правилами, вы рискуете спровоцировать их бунт. Боксер или мастер карате постарается внушить противнику страх потери контроля, что повлечет за собой сильное напряжение и чрезмерную реакцию. Такая тактика издавна называется «обманной». Драконовская политика всегда влечет за собой удушение творческого потенциала и малейшего развития.

Многие люди поражены хроническим бюрократизмом. Все мы время от времени соскальзываем в эту область. Нередко мы избегаем выполнения какой-либо неприятной задачи путем «усиленной подготовки» к ее решению – перекладывая документы, изменяя шрифт, заправляя бумагу в принтер, а затем раскладывая один-два пасьянса в качестве отдыха от столь интенсивной подготовки.

Какая степень структурированности «достаточна» – вопрос спорный. Многие из создателей различных систем тайм-менеджмента последние пятьдесят лет постоянно занимались тем, что доводили до абсурда изначально хорошие идеи. Первые ежедневники представляли собой датированные страницы, на которых каждый день был разделен на пятнадцатиминутные отрезки, поскольку они предназначались для адвокатов, нуждавшихся в эффективной системе учета каждых пятнадцати минут своего оплачиваемого времени. Система кодирования по приоритету «ABC» обрела популярность в качестве способа обучения сотрудников системе «свободного времени». Списки ежедневных дел имели смысл, пока мир двигался достаточно медленно. Хотя бы в течение одного дня они могли оставаться актуальными целый день, а среда была достаточно спокойной для того, чтобы уделять им должное внимание.

Легионы разработчиков сложного программного обеспечения, пытавшиеся создать «самые современные и самые лучшие» прикладные программы GTD, не сумели удержаться при этом в рамках реальной и разумной функциональности. Они били мимо цели, требуя от рядового пользователя неоправданно больших умственных усилий для приведения его жизни в соответствие с предлагавшимися формами.

Позитивные моменты

Безусловно, нам необходима определенная степень структурированности, и мы должны постоянно иметь возможность, образно говоря, уметь «заполнять бланки». Судите сами: для выполнения какой-либо задачи мы должны в конечном счете «заполнить форму», организовав материальные активы так, как нужно. Сам процесс принятия мер требует определенности и разработки. Мы постоянно организуем себя для выполнения собственных решений, будь то запланированный разговор или создание целой корпорации. В реальности основную часть времени мы тратим на дела, которые запланированы либо нами, либо кем-то для нас.

Бывает, что необходимо сосредоточить силы в первую очередь на процессах и системах, то есть на обновлении структур, необходимых для выполнения замыслов. При этом невозможно одновременно пребывать в ментальном состоянии видения и четкой нацеленности на результат, как невозможно осознанно фокусироваться на своем жизненном предназначении, вдевая нитку в иголку. Если вы действительно профессиональны, возможно, вам будет под силу быстро вспомнить все ценности своей компании во время малозначительного разговора с проблемным работником. Если вы по-настоящему сосредоточены на своей жизни, полагаю, что вам удастся держать в уме видение вашего предполагаемого образа жизни на пенсии в то время, когда вы ремонтируете кофемолку. Но в любом из этих случаев у вас ни за что не получится одновременно думать обо всех своих шестидесяти пяти проектах. Можно быстро переключаться между этими горизонтами, но они не смогут занимать одновременно одно и то же место в вашем сознании. Поэтому мы все в некоторой степени теряем перспективу каждый раз, когда что-то делаем или чем-то интересуемся, на любом уровне. Фокусируясь на чем-либо, мы перестаем обращать внимание на другие вещи: в этом кроется истинная природа нашего сознания.

Ключевым здесь становится сохранение способности отказаться и/или изменить форму направляющей вас структуры, как только она выполнит свое предназначение. Умение в нужный момент перенести фокус на другую точку зрения и пожертвовать системой, когда она начинает сдерживать развитие и самовыражение, – признак настоящего мастерства.

Сумасшедший творец / Провидец

Люди с сильной компонентой перспективы, но низким коэффициентом контроля попадают в сектор Сумасшедшего творца, имея колоссальное количество идей по сравнению с реализованными делами. Они берут на себя слишком много обязательств по сравнению с имеющимися ресурсами и сводят окружающих с ума своими беспорядочными и неконтролируемыми указаниями. Их системы и поведение не ориентированы на фиксирование и состоят исключительно из творческих усилий.

Крайними формами подобного состояния становятся полная рассеянность и неспособность фокусироваться в течение определенного времени, что обычно расценивают как дефицит внимания. В мягкой форме это состояние называется принятием чрезмерных обязательств: ваш кредит в душевном банке превышен, а договоров с собой и окружающими заключено больше, чем вы в состоянии выполнить. Это может выражаться в бесчисленных обещаниях или в том, что вы загромождаете журнальный стол и весь свой дом литературой, которую никогда не сможете прочесть.

Я называю это синдромом «яркой погремушки» и довольно часто обнаруживаю его у себя. Нередко меня отвлекает и манит самое блестящее и эффектное, особенно если это что-то «горячее и свежее», будь то сладкие пончики, новые письма или яркие идеи.

Позитивные моменты

Разумеется, мы никогда не перестаем фантазировать, всегда представляя себе, тем не менее, результаты и цели мечтаний. Это заложено в нас самой природой. Решая выйти из комнаты, мы принимаем на себя невыполненное обязательство, что создает когнитивный диссонанс, дающий нам стимул встать и начать двигаться. Глядя на влекущий нас горизонт, мы замечаем в себе желание что-то испытать или совершить. Это становится основой для самовыражения или развития, будь то вопрос о том, стоит ли надеть шляпу, или подготовка к большой конференции.

Многие руководители, с которыми мы работали, попадают в этот сектор. Они успешны, потому что способность видения дает им возможность создавать и осваивать новые территории. Они достаточно умны, чтобы привлекать других людей и создавать структуры, компенсирующие недостаток их собственной упорядоченности.

Бывают времена, когда для дальнейшего следования правильным курсом нужно просто «отцепиться» от самоорганизованности и исполнительности. Стать немного сумасшедшим, то есть перейти в новые места и пространства, способные внести столь ценное беспокойство в удобные, хорошо разношенные шаблоны, если не полностью взорвать их.

Капитан и Командор

Идеал модели, которую я предлагаю, гармонично объединяет ощущение перспективы и структуры с вашей энергией и фокусированием, которые направляются скорее внутренними, чем внешними источниками. Это состояние потока, нахождения в своей зоне или состояния «включенности». Вы ведете свой корабль, отдавшись волнам, ветру и воде, слегка касаясь штурвала и внимательно вглядываясь в горизонт. Вы держитесь курса и готовы к небольшим изменениям, которые могут понадобиться в пути.

В этом состоянии нет места подавленности, делению на личное и профессиональное, ситуации выбора жизни или работы. Вы действуете, вы можете просто активно и динамично жить. Такое состояние человек способен ощутить, строя навес в саду, играя с кошкой или размышляя на досуге. Оно может появиться даже во время важной встречи с начальником или в разгар заседания совета директоров. Оно вряд ли зависит от сути самой деятельности и степени вашего интереса к ней. Но это не означает, что подобное ощущение выложено на какой-то виртуальный прилавок «для общего пользования» и его можно получить «просто так» (хотя было бы неплохо, разве нет?). Будь это реальностью, вы никогда не смогли бы выйти за пределы данного сектора. Секрет заключается не столько в том, что вы делаете, сколько в том, как вы это делаете. И оптимальным способом действия становится умение балансировать на тонком канате между содержанием и формой, видением и внедрением, расширением и структурированием.

Многие люди типа Провидца или Сумасшедшего творца смертельно боятся любых форм «организованности» и сопротивляются им, поскольку отождествляют ее с противоположным сектором – Менеджером низшего уровня. Они питают отвращение (и справедливо) к мелочным ограничениям, способным удушить всяческие рискованные действия и движущие импульсы.

Типы Внедренца и Менеджера низшего звена склонны сопротивляться любым приглашениям к компромиссам или созданию собственных идеальных сценариев без достаточных гарантий их выполнимости. Они боятся попасть в водоворот Сумасшедшего творца, подвергающего опасности стабильность их существования.

Однако эта ситуация далека от модели «выигрывая в одном, проигрываешь в другом», хотя многие думают именно так. Без дисциплины нет свободы, без формы – видения, без функции – структуры. Банальная разметка на автомобильной дороге позволяет вам до определенной степени предаваться творческим мечтаниям. В противном случае вы были бы всецело поглощены молитвой о том, чтобы в вас никто не въехал. Но если трасса перегружена полосами, ограничениями и правилами, движение будет затруднено, все будут стараться находиться на своей полосе. Оптимальное соотношение контроля и перспективы существует, но оно столь же ненадежно, как и балансирование на критической линии. И достижение такого соотношения становится идеальным вариантом.

Негативные моменты

Может показаться, что этот сектор – своеобразная финишная черта, поскольку дальше с точки зрения самоорганизации двигаться некуда. Это было бы правдой, если бы мы имели дело с простой одномерной моделью. Но, как вы поймете далее, это не так, и данные секторы могут сильно зависеть от ситуации или вообще быть многослойными. Прекрасно, если в вашем автомобиле работает «круиз-контроль». Но так продолжается до тех пор, пока на дороге не появится резкий и неожиданный поворот или движение не остановится из-за дорожно-транспортного происшествия. При этом можно войти в ритм и задействовать нужную в данный момент модель, игнорируя шаблонные схемы действий, которые позволят вам сохранить статус-кво. Но какого кризиса вы хотите дождаться в будущем, осторожничая сегодня? Какое новое видение вам необходимо, чтобы оставаться восприимчивым к переменам? Какие новые структуры и процессы нужно изучить, чтобы совладать с потоком, нарастающим в результате успеха?

Теоретически Капитан и Командор обязательно обращает внимание на обязанности, связанные с профилактикой. Но, погружаясь в детали, невозможно удержаться полностью в своей зоне, особенно если часть вашего сознания запеленговала нерешающиеся задачи.

Но есть одна загвоздка. Нам часто может казаться, что, находясь в состоянии единого потока, мы становимся вялыми, нас выбрасывает оттуда из-за какой-нибудь грубой ошибки. Облегчение и удовлетворение от того, что текущая ситуация находится под надлежащим контролем, имеет хорошие перспективы, но может расслабить настолько, что вы перестанете думать о будущем.