Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

Дэвид Аллен
Как поддерживать дела в порядке

David Allen

Making It All Work

Winning at the Game of Work and the Business of Life

2-е издание

Издано с разрешения Andrew Nurnberg Literary Agency

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© David Allen, 2008

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2013

* * *

Ощутите свободу!

Чтобы пройти по сложному маршруту, нужна карта. Эта простая метафора хорошо применима к маршрутам нашей жизни, которые сегодня становятся все хаотичнее и запутаннее. В своей новой книге «Как поддерживать дела в порядке» Дэвид Аллен представляет свой подход, известный как GTD, как раз в качестве такой дорожной карты, помогающей удерживать верный курс и добиваться целей в самых непредсказуемых обстоятельствах.

Эта книга особенно выручит тех, кто чувствует, что трасса все сложнее, скорость все выше, а видимость все хуже. Начните читать ее – и вы увидите, как дорога проясняется и местность вокруг приобретает более вдохновляющие очертания.

Новая книга Аллена – результат большой работы, и это видно сразу. Тысячу раз продумано и проверено то, что в первой книге выглядело как спонтанное откровение. Подход Аллена приобрел глубину и стройность, ради которой автор даже раз-другой расходится с собою ранним, хотя и не в ущерб реальности – он по-прежнему тщательно избегает чересчур гладких построений и магических чисел.

Всего два слова для практиков GTD: читать обязательно. «Как поддерживать дела в порядке» – это возможность увидеть цельную картину там, где когда-то был набор инструментов, по-новому понять сами эти инструменты, оценить свои успехи и поставить себе новые цели.

Самоорганизация не заключается в том, чтобы привести все вокруг себя в стерильный порядок. Ее цель, как совершенно справедливо говорит Аллен, – свобода, необходимая для творческой, по-настоящему полной жизни. Ощущение большей свободы будет постоянно сопровождать вас на протяжении этой книги, а многие вещи в процессе чтения сами собой встанут на свои места.

Конечно, для достижения реальных результатов нужно не только читать, но и действовать: пробовать, повторять еще, фантазировать, задавать вопросы. Однако в нашем случае переход от знания к действию оказывается совсем не трудным – ведь именно тому, как действовать, и посвящена эта книга.

Виталий Колесник, автор блога kolesnik.ru, посвященного личному развитию и продуктивности

1. Введение

Искусство двигать прогресс состоит в том, чтобы сохранять порядок, осуществляя перемены, и осуществлять перемены, сохраняя порядок.

Альфред Норт Уайтхед

Чтобы сделать нашу жизнь содержательной и полноценной, мы должны уметь начинать и завершать свои дела: управлять своим миром так, чтобы на выходе получать желаемые события и результаты. Ведь недаром ключевыми составляющими успеха являются правильно сделанный выбор и его эффективная реализация. Бесконечный поток книг, семинаров и консалтинговых программ захлестывает нас, хотя изначально призван был облегчить процесс принятия решений, научить разрабатывать планы и ставить цели, помочь определить свои ценности, воодушевиться и воодушевить своих подчиненных.

Сегодня доступны всевозможные методики и инструменты, которые помогают самоорганизации, учат эффективно использовать время и повышать продуктивность труда. Но нет главного – фундаментального понимания сути, динамики и эффективности этих процессов в целом. Возникает вопрос: а существует ли вообще какой-нибудь логичный, системный и понятный способ, позволяющий обрести это понимание?

Смею надеяться, что такой способ вы обнаружите в этой книге. Я создавал ее как руководство по успешной оптимизации любого процесса – от разгребания завалов входящих электронных сообщений до решения серьезной деловой проблемы или организации нестандартного отпуска. К любой из этих задач применимы одни и те же принципы и методы, дающие значимый синергетический эффект. И в бизнесе, и в личной сфере дела пойдут на лад, если четко осознавать суть и цель выполняемой работы, создавать эффективные планы мероприятий и контролировать их выполнение. Парадокс заключается в том, что, когда механизм повседневной жизни разработан нерационально или вообще не продуман, возможности самореализации сокращаются, как шагреневая кожа. И если вы действительно заботитесь о своей семье, здоровье и благосостоянии; если вы действительно хотите реализовать свои творческие возможности и вместе с тем удовлетворить потребность в активном отдыхе, необходимо ко всем этим вопросам относиться как к бизнесу, копируя универсальную предпринимательскую модель поведения.

В 2001 году я издал свою первую книгу «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», которая разошлась огромными тиражами на тридцати языках мира. У моей системы появился широкий круг последователей, среди которых руководители компаний, профессора университетов, инженеры-программисты и даже духовенство. Оказалось, что фактически любой человек благодаря системному подходу способен довести предложенные мной методики до совершенства во всех аспектах личной и профессиональной жизни. Уже в самом начале знакомства с системой GTD люди отмечают свои ощутимые успехи в области эффективности контроля, высвобождения энергии и концентрации усилий.

Тем не менее опыт показал, насколько огромна пропасть между пониманием и реализацией понятого. Многослойная структура GTD подобна луковице: нужно снять множество слоев, чтобы добраться до ее глубинной сути. Думаю, даже самые лояльные ее сторонники, скорее всего, еще не осознали ее истинного потенциала, выходящего далеко за пределы простой системы самоорганизации.

Все эти годы я старался убедить пользователей системы GTD в следующем: чем более строго и последовательно они соблюдают все ее постулаты, тем более успешной будет трансляция этого опыта на другие области их деятельности. Постепенно я стал понимать, что именно должен сказать своей новой книгой: она представлялась мне в виде практического руководства по «гарантированному доступу ко всем возможностям», настоящей дорожной карты, которая приведет вас к потребности в постоянном использовании этого сбалансированного подхода в работе и личной жизни.

Понимание того, что все дела направляются лично вами в нужное русло, создает чувство защищенности и стабильности. Практикой доказано, что система GTD помогает достичь большего контроля над ситуацией и обеспечивает лучшее видение перспективы в самых разных сферах человеческой деятельности. При этом конкретные подходы могут меняться в зависимости от того, какой из них оптимален в данный момент. Например, в начале дня имеет смысл очистить от ненужных бумаг накопитель для входящих документов, а после обеда – организовать мозговой штурм по важному проекту.

При этом надо помнить, что невозможно быть во всех местах одновременно и концентрироваться абсолютно на всем, что требует вашего контроля во всех сферах жизни. Любая команда, прежде чем начать действовать, должна определиться со своими первоочередными целями, ценностями и приоритетами. Любая семья, прежде чем приступить к планированию отпуска, должна сначала завершить некоторые важные и неотложные дела. При этом всегда полезно знать, что лучше предпринять при возникновении той или иной проблемы и с какой точки зрения ее лучше всего рассмотреть в предлагаемых жизнью обстоятельствах.

Все одиннадцать ключевых моделей системы GTD, которые я представляю в этой книге, можно применять почти во всех сферах жизни, при этом каждая из них обладает самостоятельной практической ценностью. Но не забывайте о балансе разумного и полезного.

Большая часть из того, что бездельники, старающиеся запудрить людям мозги, величественно именуют «сложностью», на самом деле является лишь следствием разрухи, творящейся в их головах.

Томас Соуэлл

Начинать приводить в порядок свои дела всегда нужно с идентификации факторов, создающих дискомфорт в вашей душе. Это правило применимо в любых социальных ситуациях, над которыми вы хотите получить больше контроля, например в ходе разговора с детьми или на заседании комитета Торговой палаты. И прошу вас – учитесь избавляться от стресса! Причина ему – хаос и бесконечные терабайты информации, хранящейся годами в вашей голове в виде балласта. Как только вы усвоите основной принцип повышения продуктивности путем снижения стресса и научитесь правильно транслировать информацию во внешнюю среду, вы сразу обнаружите бесчисленные способы извлечения пользы из этого нового состояния. Понимание принципов, лежащих в основе методик GTD, поможет вам осознать, как они работают, и эта новая степень свободы откроет перед вами целый арсенал ранее неизвестных способов наилучшей организации своего жизненного пространства.

Несколько слов для тех, кто уже знаком с системой GTD

Говоря о системе GTD, я, как правило, разделяю людей на три основные группы:

1. Те, кто считает, будто освоил эту систему (что на самом деле далеко от реальности).

2. Те, кто действительно освоил часть этой системы, но не использует ее в полном объеме и надлежащим образом (и понимает это).

3. Те, кто освоил эту систему и применяет ее на уровне «продвинутого пользователя».

Представителям первой группы хочу сказать вот что. Попытайтесь понять, что вы можете получить при использовании всех ресурсов методики. Контроль над многими аспектами повседневной жизни и управление потоками информации оказывается для некоторых людей столь важным, что они даже не пытаются копнуть глубже. Они не задумываются, что за ступенькой, на которую они поднялись, их ждет следующий шаг – к пониманию процессов мышления. Оно ведет от составления списков к решению вопросов, фигурирующих в этих списках. А ведь именно эта работа и занимает центральное место во всем процессе.

Представителей второй группы я хочу воодушевить возможностями нового, расширенного использования моделей системы GTD, которые дают еще больше инструментов и средств для реализации самых смелых задач и планов.

В читателях третьей группы очень хочу укрепить веру в успех и предложить им совершенно новые методы для углубленного понимания полученных ранее знаний. Ваша группа пока немногочисленна, но обладает реальными методами повышения продуктивности и имеет еще более богатые возможности для их совершенствования.

Несколько слов для тех, кому система GTD пока неизвестна

Штудирование моих предыдущих книг не является обязательным условием для чтения этой. Не будет оно и гарантией того, что изучение именно этого текста обогатит вас невиданной пользой. Но книга «Как привести дела в порядок» может стать очень полезным дополнительным источником, позволяющим поэтапно освоить всю систему повышения продуктивности и упрощающим адаптацию этого метода с учетом различных потребностей. Многие описанные в ней детали и методики, важные с практической точки зрения, я не стал дублировать в данной работе. Здесь я концентрирую внимание читателей на ключевых компонентах системы, которые позволяют на практике запустить механизм GTD, и объясняю, почему они оказывают на разных людей различное воздействие, какие положительные результаты могут быть достигнуты благодаря новым возможностям их применения, какие отрицательные последствия могут возникнуть, если игнорировать эти принципы.

Некоторые универсальные методики, имеющие отношение к системе GTD, в будущем, скорее всего, еще более усовершенствуют. Я хорошо помню появление нашумевшего компьютера, созданного на базе принципов игры «Звездный путь» (Star Trek). Он был легко программируемым и управлялся при помощи голосовых команд. Вы просто могли сказать вслух: «Компьютер!» И тот отвечал: «Да, Дэвид?» А теперь представьте… Вы произносите: «Хлеб – дрожжи, мука» – и все это уже стоит в пакете для продуктов у вашей входной двери два раза в неделю, начиная со следующей.

Итак…

– Компьютер!

– Да, Дэвид?

– Зона фокусирования – досуг – в следующий раз в Нью-Йорке – выставка скульптуры…

– Да, Дэвид!

И с этих пор всякий раз, когда поездка в Нью-Йорк значится в вашем расписании, вы получаете электронные сообщения со ссылками на выставки скульптуры, проходящие в этом городе в это время. Автоматический обзор ваших зон фокусирования, интересов и ответственности, выполняемый вашим компьютером каждые шесть недель, будет обязательно включать тему «выставки скульптуры в Нью-Йорке» в ранее заданную категорию «Досуг».

К моменту выхода этой книги в мире уже появилась технология, которая позволяет создать подобную систему. Правда, пока ее нельзя отнести к легкодоступным инструментам. Но вот действия, на которых базируется данная технология – появление идеи, ее фиксирование в надежной системе, сортировка, упорядочивание и предоставление в нужной форме по первому же запросу, – будут всегда обеспечивать повышение продуктивности любой деятельности, а значит, сохранят свою функциональную ценность.

Как пользоваться этой книгой

Я настойчиво рекомендую при чтении этой книги держать при себе блокнот и ручку. Тогда вы сразу же реализуете один из основных принципов – фиксировать любую полезную мысль или деталь, подсказанную вашим сознанием. Такие записи могут пригодиться в самый неожиданный момент для чего угодно, если вдруг вы захотите это «что угодно» сделать. В процессе чтения в вашем сознании могут всплывать различные образы и мысли, иллюстрирующие самые разные сферы жизни – не теряйте замечательную возможность отыскать в них золотой песок!

Приспособления для записи должны быть под рукой всегда. Пусть они и не пригодятся, но наличие ручки позволит вам чувствовать себя уверенно в любых обстоятельствах: это один из инструментов реализации вашей установки на получение максимальной пользы всегда и везде. Действуйте так, будто обязательно найдете в любой ситуации что-то полезное для себя, и это станет для вас «автоматически сбывающимся пророчеством».

Благодаря этой книге вы узнаете о некоторых проверенных моделях, которые можно использовать в консалтинге как для работы с отдельными людьми, так и для работы с группой.

В процессе создания этой книги я беседовал с массой умных, состоявшихся, творческих людей, которые признавались в своем интересе к системе GTD и полагали, что могли бы сделать во сто крат больше, если бы знали, как применить эту методику в полном объеме.

Содержание этой книги не истина в последней инстанции, а заслуживающие доверия и реально осуществимые подходы к решению любых вопросов. И что более важно, эта книга помогает понять, какие именно вопросы задавать, когда и каким образом лучше всего реализовывать свои планы, в каком направлении двигаться к желанному успеху.

Представление об успехе

Любому участнику Олимпийских игр известно, что визуализированная мечта о победе необыкновенным образом повышает настрой и результативность. В связи с этим предлагаю вам прямо сейчас на время прекратить чтение и представить то, что вы действительно хотели бы получить в результате изучения этого материала.

Зачем вы купили эту книгу? Что привлекло вас, когда вы выбирали ее? Что вы надеетесь получить после ее прочтения?

Позвольте помочь вам.

Подумайте: что было бы, обладай вы способностью легко возвращать себе ощущение перспективы и контроль над ситуацией всякий раз при ее потере?

Понравится ли вам чувство уверенности в том, что в ваших руках абсолютно надежный способ возвращаться на путь истинный, в ваше прежнее положение в игре всякий раз, когда вам это надо?

Какие новые риски вы готовы были бы взять на себя, зная, что владеете такими навыками и инструментами? Какой успех мог бы прийти к вам?

Я гарантирую: если вы готовы экспериментировать, вам будет достаточно небольшой концентрации внимания и самодисциплины, а также овладения несколькими простыми методиками, чтобы достичь этого уровня и даже превзойти предполагаемый результат.

По ходу чтения мы тщательно проработаем различные уровни вашей деятельности. Вам придется набраться терпения, чтобы ни при каких обстоятельствах не потерять из виду конечные цели. Вы должны постоянно помнить о них как о спасательном круге, который всегда поможет выбраться на берег, скорректировать свои действия, исправить любую ситуацию и вернуться на правильный путь.

Книга о доверии к своим ответам

Эта книга отнюдь не энциклопедия жизненных рецептов. Не ждите от нее категорических ответов на вопросы в духе: что мне нужно сделать, чтобы поменять место работы? должен ли я вести себя по-другому? стоит ли мне покупать компанию? нужно ли нам приобретать щенка?

Эта книга учит понимать и применять на практике именно те методы, которые помогут развить уверенность в своих силах, а значит, доверять своим решениям. Такова моя главная задача.

Книга «Как привести дела в порядок» дала читателям конкретный вектор развития. А новая книга даст уверенность в своих силах. Ведь в условиях вечного дефицита безопасности и стабильности единственное, за что действительно стоит бороться, – это постоянство. Оно превращается в спасительную соломинку в водовороте бесконечных изменений. Понимание проблемы дает точку опоры, обеспечивает свободу от стресса и оптимальность решений. Как говорится в знаменитой арабской пословице, привяжи верблюда и положись на волю Аллаха.

2. Феномен GTD

Как бурный хаос грозы приносит благодатный дождь, который дает жизнь, так и в человеческом обществе временам успеха предшествуют времена беспорядка. Успех приходит к тем, кто может выдержать шторм.

И Цзин. Книга перемен

Анализируя причины популярности системы GTD, я могу выделить четыре основных фактора.

Во-первых, эти концепции реально работают, причем механизм их работы логически понятен.

Во-вторых, их легко воплотить в жизнь, причем это может сделать любой человек, в любое время, с помощью совершенно обычных инструментов, которые всегда и у всех под рукой.

В-третьих, и проблемы, которые решаются с помощью системы GTD, и осознание важности этих проблем продолжают расти с головокружительной скоростью и в глобальном масштабе.

В-четвертых, предложенная модель затронула нечто глубокое и интуитивное, резонирующее с человеческой душой на многих уровнях.

Эти концепции работают

Модель GTD исследовалась, тестировалась и доводилась до совершенства в обычных условиях с участием обычных людей. Я стремился дойти до сути методов самоорганизации, которые реально работали. Я задавался вопросом: почему, сформировав в очередной раз большой список всех дел, которые до этого держал в голове, я начинаю испытывать совсем другие чувства при мысли о стоящих передо мной задачах? И почему задачи после этого становились все более понятными и прозрачными? Ведь по существу ничего не менялось. Вывод напрашивался сам собой: пока задача оставалась у меня только в голове, я постоянно боялся забыть и проигнорировать ее, тем самым загоняя себя в состояние постоянного стресса и утомленности. Если же я своевременно фиксировал ее на каком-нибудь носителе, такого рода мысли постепенно начинали отпускать меня из своих цепких объятий.

А могут ли применяться эти принципы везде, кем угодно, в любое время? Обеспечат ли они желаемый результат?

Я сам скрупулезно соблюдал все эти процедуры, стремясь получить исчерпывающий набор ключевых принципов, которые все вместе и составляют систему GTD. Оказалось, что они были столь эффективными именно потому, что базировались на самом глубоком и фундаментальном уровне работы механизма реализации проектов и нашей работы над этими проектами.

Сортировка «рутины», находящейся в папке или лотке для входящих документов, является самым рациональным способом формирования правильного подхода ко всему новому, что поступает из окружающего мира. Упорядочение и периодический обзор состояния незавершенных дел по списку означает не только то, что вы теперь полностью контролируете имеющийся объем работ, но и то, что вы, помимо прочего, осуществляете управление соответствующим проектом. Уточнение и оценка значимости вашей зоны фокусирования или зоны ответственности на работе помогает ощутить, что вы полностью контролируете ситуацию по всем своим проектам, позволяет добиться душевного равновесия, а также, что немаловажно, более широко пользоваться своим жизненным опытом. Масштаб прикладного применения модели GTD или ее элементов кажется при этом безграничным.

GTD и IT – гармония высоких технологий

Я заметил, как быстро росло и число сторонников системы GTD в блогосфере, сфере высоких технологий и IT-сегменте. Почему она была принята с таким энтузиазмом в этой всегда критически настроенной среде?

Я похож на всех обычных лентяев, которых так много на нашей планете. Почти все мои знакомые, помешанные на компьютерах, тоже относятся к этой категории. Например, программисты упорно трудятся, пытаясь изобрести нечто такое, что освободило бы их от упорного труда. Вообще же смысл вычислительной техники заключается в том, чтобы ускорить и облегчить людям их работу, чтобы продукты их труда были более функциональными и сбалансированными. Слоган «Максимум результатов при минимизации сил и средств» является и сущностью системы GTD по повышению продуктивности, и основной сферой деятельности программистов! Поэтому совершенно естественно, что люди, связанные с миром компьютеров, всегда будут тянуться к идеям, которые лежат в русле их интересов.

Компьютерные программы должны работать в своей ограниченной предметной области во всех возможных режимах. А это достигается путем создания системного, непротиворечивого свода правил. Точно так же для предписаний системы GTD характерно отсутствие упущений или сбоев, неоднозначных или незамеченных элементов. Один технарь и по совместительству новообращенный «GTD’шник» объяснил мне эти процессы, что называется, со своей колокольни: «Дэвид, вы всего лишь выделили подпрограммы, которые запускаются всегда, независимо от предметной области той или иной конкретной программы».

GTD является системно независимым концептом, то есть ею можно эффективно пользоваться с помощью любого персонального инструмента или программного обеспечения, если они предназначены для упорядочения. Она позволяет наконец-то воспользоваться преимуществами некоторых программ, которые раньше использовались крайне редко. Среди тысяч пользователей популярного корпоративного настольного программного обеспечения, такого как Microsoft Outlook или Lotus Notes, были практически не востребованы такие функции, как «Задачи» (Task) или «Дела» (To-Do). Обнаружив, что эти функции можно настроить для применения в рамках системы GTD, пользователи, таким образом, получили доступ к новым возможностям своего программного обеспечения. Кроме того, появилось основание для генерирования и упорядочения идей, что дало толчок к появлению сотен новых прикладных программ, в основу которых легли принципы GTD.

Отличие GTD от других моделей и систем

Говоря о «личной самоорганизации», мы обычно подразумеваем под этим получение полного контроля над своим психическим состоянием и над ситуацией в окружающем нас материальном мире. С помощью обычной деятельности этой цели достичь невозможно. Для успешного решения задачи в первую очередь нужно зафиксировать, уточнить и оценить значимость всего непонятного в окружающем мире, после чего удалить все, что не имеет к вам отношения. Только после этого вы сможете привести все в порядок надлежащим образом. При этом вы должны предусмотреть процедуру регулярного обзора состояния дел после их полного упорядочения. GTD – это первая популярная система, которая учит начинать любое дело с составления списка всех дел и проблем, которыми забита ваша голова. Только после этого выполняется оценка значимости по каждому пункту списка.

Авторы других систем, видимо, забывали об этих составляющих, которые на самом деле важны для получения полного контроля над ситуацией и представления о перспективах. К примеру, существуют модели, сосредоточенные только на приоритетных проблемах (что вредит эффективному решению низкоприоритетных задач). Даже если эти модели действительно обеспечивают определение ценностной иерархии поставленных целей, все равно с их помощью невозможно выполнить декомпозицию целей по видам и подуровням. А ведь каждый из этих видов и подуровней нуждается в специфичных силах и средствах.

В целом все модели или системы, которые я исследовал, похоже, предполагают одно и то же. Их авторы исходят из того, что вы всегда можете начать на пустом месте с текущего, точного и целостного представления о своей перспективе; что вы формулируете задачи, определяете силы и средства; что вы обеспечиваете стабильность и сбалансированность своих дел, которые изначально находятся в фокусе вашего контроля и приведены в соответствие с предварительно выработанными целями и планами. Удачи! Вы видали хоть одного человека, у которого жизнь была всегда стабильной и простой?

Практический опыт намного сложнее, чем такая идеальная модель. Мы постоянно пытаемся управлять своим миром; мы ощущаем, что для нас важно на всех уровнях; мы в меру своих способностей стараемся контролировать ситуацию; мы постоянно находимся под давлением новой внешней информации и ударов судьбы; мы постоянно растем и меняем собственные представления о своих же перспективах. Если попытаться просто переформулировать некую модель фокусирования и упорядочения, в рамках которой не принимаются во внимание все вышеназванные факторы и которая не позволяет лучше понять состояние ваших дел, ничего не выйдет. С системой GTD все получается.

Критерий удачной разработки = устранение сопротивления

Возможно, эффективность системы GTD будет легче понять, если мы попробуем рассмотреть ситуацию в целом с точки зрения устранения какого-либо сопротивления,

Я много лет удивлялся, почему системой GTD активнее всего интересуются как раз те читатели, которые не очень-то в ней нуждаются. Люди, которые нанимают коучей, чтобы усовершенствовать свои рабочие процессы, обычно сами относятся к категории высокоэффективных людей. Они уже являются рекордсменами в своей области деятельности и высокопродуктивными руководителями. Почему? Ответ прост: именно для этой группы людей характерно глубокое понимание отрицательных последствий системных помех и сопротивления.

С другой стороны, если у человека уже все хорошо и он потерял интерес к повышению своей результативности, то ему, скорее всего, глубоко безразличны подобные системы. По моему мнению, популярность системы GTD в немалой степени была обусловлена дефицитом людей, которые в жизни или работе владели бы хоть какой-нибудь действенной системой, способной снижать сопротивление и повышать продуктивность. Система GTD как раз и стала необходимым и достаточным инструментом управления сложными ситуациями, правда, только теми, для которых характерен органический тип приспособляемости. Она позволяет поддерживать стабильность в условиях бесконечного разнообразия форм роста, изменений и флуктуации[1]1
  Флуктуационным (от англ. fluctuation) принято называть колеблющееся, мерцающее, зыбкое, непостоянное восприятие окружающего мира. Прим. ред.


[Закрыть].