Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

Некоторые практические методы фиксирования

Если вы согласны с идеей о том, что облечь мысль, привлекающую ваше внимание, в конкретную форму – стоящая цель, то будет правильно обзавестись для этого нужными инструментами и усвоить некоторые полезные процедуры, чтобы извлечь максимум пользы из этого принципа. Мы не рождаемся с желанием записывать свои вопросы. В связи с этим держать все вопросы в голове – настолько укоренившаяся привычка, что нам необходима серьезная помощь для избавления от этой модели поведения. Сознание будет соблазнять нас мнимой ясностью и очевидностью наших мыслей и убеждать, что мы никогда ничего важного не забудем и легко вспомним все, что понадобится, в любой момент. Разумеется, двумя минутами позже, переходя к другой мысли, мы снова тешим себя иллюзией, что ничего не забудем. И забываем то, о чем думали раньше! Разумеется, было бы плохо начисто забыть первую мысль. Но еще хуже то, что она переходит в хранилища подсознания или прячется в оперативной памяти. Это начинает подтачивать вашу способность быть всегда сосредоточенным.

Поэтому необходимо уметь применять возможности «ментального интеллекта», чтобы понять: на самом деле вы намного умнее, чем ваше сознание. Вам необходимо только научиться управлять тем, что оно принимает и генерирует. Как ни странно, зрелая часть вашей личности понимает всю ограниченность сознания и дает вам все необходимые инструменты для фиксирования всех важных вопросов.

Инструменты

Если вы не намерены выполнить возникшую задачу немедленно и не хотите, чтобы она при этом застряла в подсознании, необходимы хорошие инструменты – своеобразные сигналы напоминания, ожидающие часа, когда вы сможете перейти к этапу оценки значимости и сортировки результатов.

Инструменты для сбора и упорядочения информации существенно разнятся. Нужно принять во внимание, что напоминания о мероприятиях, нужных именах, неотложных звонках или мелких покупках лучше всего структурируются в легко доступные списки именно тогда, когда вы схватываете и фиксируете мысли на лету, не загоняя себя в рамки жесткой структуры. Для фиксирования входящей информации подойдет любая форма, если к ней при необходимости можно немедленно обратиться и не потерять при этом нить мысли. Можно фиксировать дела на бумаге, класть напоминания в лоток для входящих документов, записывать на диктофон, наговаривать на собственный автоответчик или даже посылать себе сообщения по электронной почте. Сегодня для фиксации существует множество различных устройств и систем – у вас на службе все новые технологии. Например, можно позвонить на определенный номер, оставить там сообщение – и через несколько минут получить его в письменном виде на адрес своей электронной почты.

Возможности ручки и бумаги

Какими бы изощренными ни казались эти прогрессивные новинки, в большинстве случаев нет ничего лучше ручки и бумаги. Разумеется, если вы управляете автомобилем, легче и безопаснее оставлять голосовую памятку в своем телефоне или любом аудиоустройстве, чем пытаться записать на бумаге. Но разнообразные блокноты, стикеры, записные книжки, ежедневники и даже обратная сторона конвертов станут настоящим подспорьем, даже если в голове у вас на данный момент кристальная чистота. Ведь идеи приходят в неожиданных местах и в неожиданное время, а потому мы должны быть всегда готовы к их фиксации в момент появления.

Чем старше вы становитесь, тем чаще хорошие идеи посещают вас в самых неожиданных местах, но не там, где могут в конечном счете использоваться. Это знак скорее искушенности, чем старости. К примеру, вы будете покупать хлеб в магазине и подумаете о какой-то теме, которую необходимо обсудить на совещании с персоналом, а на совещании с персоналом вспомните о том, что нужно купить хлеб. Если вы хотите запомнить, что нужно купить хлеб, лучше зафиксируйте эту мысль прямо на совещании. Соответственно, если вы хотите запомнить тему совещания с персоналом, зафиксируйте эту идею сразу же, находясь в магазине.

Замечено: чем более высокую должность вы занимаете, тем больше ценных профессиональных мыслей приходит к вам вне рабочего времени. Вряд ли в разгар битвы с повседневными делами вы сможете быть открыты творческому нестандартному мышлению, но это вполне может произойти на пляже или на поле для гольфа. Очевидно, что инструмент для фиксации мыслей должен быть всегда рядом, что даст возможность бережно хранить и продуктивно использовать плоды собственного интеллекта. В моей жизни есть два самых полезных инструмента, один из которых – бумажник с блокнотом и маленькой ручкой – сопровождает меня везде в тесной компании с водительскими правами и кредитными картами. Второй инструмент – это мой ноутбук. Один служит «собирателем» мыслей, которые могут быть значимы и полезны. Он же становится моим «расширенным сознанием», помогая в обработке зафиксированного материала.

Созданные мной личные системы продуктивности и полезные привычки, дающие кров любой спонтанной идее, очень помогают мне в работе. Благодаря им для поддержания ясности мысли где бы то ни было мне нужен только мой карманный блокнот. Если оказывается, что необходимы еще какие-нибудь данные из других моих систем, доступа к которым в данный момент у меня нет, я просто делаю запись и принимаю соответствующие меры тогда, когда они становятся доступными.

Настоятельно рекомендую иметь блокноты и ручки рядом со всеми телефонами и в тех местах, где они вам могут понадобиться, чтобы напомнить о соответствующих вещах. Они будут полезны вам в мастерской, на катере, в машине (только когда вы стоите, а не едете!). Я, например, постоянно пользуюсь блокнотом и ручкой, находясь где-либо дольше пятнадцати минут и имея в своем распоряжении плоскую поверхность. Без этих инструментов я просто не буду записывать. А значит, начну терять возможности. Нужно постараться максимально подготовиться к процессу фиксирования и сделать его комфортным во имя эффективного результата.

Белые доски

Еще один замечательный инструмент – белая доска. Я гарантирую, что если рядом есть доска и парочка маркеров, вас посетит больше хороших мыслей, чем при отсутствии таких благоприятных условий.

Несомненно, белая доска – замечательный инструмент и для конференц-зала, и для группового мозгового штурма, и для совещания по планированию. Она полезна как в кабинете, так и дома, помогая нам «думать вслух» или делиться мыслями с окружающими. Обратите внимание: на многих кухнях есть маленькие доски, предназначенные для схожих целей.

Кстати, очень полезно иметь под рукой цифровой фотоаппарат, чтобы после продуктивного совещания по сбору данных или упорядочению полученной информации сфотографировать исписанную доску и отправить снимок группе архивирования или использовать его для других рабочих целей.

Сегодня существует множество видов белых досок, в том числе разработанных на основе компьютерных и сетевых технологий. Они имеют общую платформу и массу полезных функций, что делает их в равной степени востребованными среди частных лиц и корпоративных команд.

Программное обеспечение для планирования деятельности – еще один из наиболее ценных инструментов. Поскольку я люблю творить и думать за компьютером, подобное устройство фиксации чрезвычайно повышает мою продуктивность. Оно дает мне прекрасный повод генерировать идеи и фиксировать их с помощью технологически сложного устройства.

Факторы успеха при фиксировании

Для того чтобы поддерживать чистоту мышления, необходимо не только наличие фиксирующих инструментов. Крайне важной становится нейтрализация всяких ненужных ограничений. Следует также осознавать потенциальную ценность эффективных методов фиксирования для перспективы собственной жизни в целом.

В связи с этим нужно помнить некоторые правила и техники фиксирования.

Никаких плохих идей

Часто люди не решаются на самовыражение из страха осуждения или наказания за то, что их идея «неправильна», глупа или неуместна. Если в вашем бизнесе практикуется подход «правильно/неправильно» и существует иерархия интеллектуальных и эмоциональных ценностей, ваш персонал не поможет вам ни в чем. Отрицая пользу фиксирования полезных мыслей и незавершенных дел лично для себя, вы рискуете остаться в состоянии психического «ступора». Пора признаться самим себе, что получить контроль над ситуацией вам удастся только в том случае, если вы начнете действовать с позитивным настроем.

Больше, чем простое фиксирование

Мысли, которые приходят в вашу голову, являются более ценными, чем принято считать. Если вы готовы ступить на неизведанные земли выявления и рассмотрения практически всего, что находится в вашем сознании, делая при этом путевые заметки, которые смогут видеть окружающие, вас поразит и вдохновит результат. Вы увидите, какие процессы стимулирует это простое действие. Ваши беседы станут глубже, вы увидите новые грани и творческие возможности, которых не замечали раньше.

Поток сознания

Схожий эффект дает отсутствие рамок и сдерживающих факторов в процессе самовыражения. Ценность результата будет бесконечной. К примеру, я никогда не отдаю конкретный проект в одни руки. Я собираю в комнате всех, кто может быть полезен в разработке этого проекта, даю им свободу самовыражения и предлагаю высказывать все, что подскажет им вдохновение в связи с этим событием. Самое главное – я не вмешиваюсь в этот блестящий процесс творчества и не подавляю команду авторитетом. Благодаря такому подходу рождаются идеи гениальных проектов, которые никогда не появились и не обсуждались бы в отсутствие подобного стимулирующего творческого подхода.

Никаких обязательств

Генерирование идей и принятие решений о целях и планах – далеко не одно и то же. Это становится критически важным элементом для общей цели обретения и поддержания контроля над ситуацией. Я уверен, что для перехода к еще не оформленным и незнакомым областям, в которых вы планируете выражать свои мысли, необходимо быть уверенным в том, что потом не придется бороться с отрицательными последствиями плохих идей.

Вы должны верить в свою компетентность, что даст вам свободу говорить длинно и сбивчиво, проявлять интерес и исследовать идеи, не принимая на себя ответственность за их осуществление или защиту.

Я знаю замечательную фразу, идеально подходящую для внесения в организационный и личный словарь: «Еще один способ рассмотреть это заключается в том…» И надеюсь, что при этом вы все-таки продумали все возможные варианты.

Фиксирование как фактор образа жизни

Фиксирование всех своих дел требует определенных намерений и усилий, поэтому оно должно стать регулярно выполняемой повседневной процедурой. Для некоторых людей подобная деятельность ассоциируется с недостаточной компетентностью. Многие управленцы лелеют мысль, что стоят выше таких «лакейских» моделей самоорганизации, как ведение записей, что легко и незаметно приводит их к краешку глубокой ямы под названием «Мне не нужно это записывать». Разумеется, не нужно записывать все – во многих случаях вы просто будете слушать и размышлять. Но увидеть ценную мысль, которая в будущем может иметь для вас значение, и выработать высокопродуктивную привычку к ведению систематических записей предельно важно. Благодаря этому впоследствии вы будете иметь возможность почти автоматически думать об этом и легко осуществлять запланированные действия.

Думать не о делах, а о том, как их сделать

Помните, что ваше сознание предназначено для рождения идей, а не для их бессистемного хранения. После того как ваша голова освободится от информационного шума, вызванного терабайтами хранящихся в ней мыслей, вы заметите, что отныне более склонны фокусировать свое внимание на жизни и работе новыми способами. Вы поймете, что должны думать не о делах, а о том, как их сделать.

Парадокс состоит в том, что люди как раз и стремятся хранить все мысли в голове, надеясь таким образом удерживать контроль над ними, но не осознавая, что получают противоположный результат. Если вы чувствуете беспорядок или потерю фокуса, не пытайтесь еще сильнее сфокусировать внимание в этот момент на работе сознания. Облеките в свободную форму все детали, которые сможете выявить. При этом не забывайте, что сознание не предназначено для одновременного фокусирования на нескольких темах, но именно это происходит, когда входящая информация присоединяется к тем самым невостребованным терабайтам.

Один из наиболее наглядных примеров этого принципа я увидел в полученном мной письме. В нем человек рассказывал о своем опыте воспитания маленького сына, которого он безуспешно пытался научить убирать в детской комнате. У этого отца ничего не получалось, пока в один прекрасный день он не подумал, что в этой ситуации можно использовать идеи, вынесенные им из моего семинара по GTD. Вместе с сыном они поставили посреди комнаты большую коробку, стали играть, собирая и складывая в коробку все, что лежит не на своем месте. Потом мальчик брал из коробки по одному предмету за раз – и с энтузиазмом убирал его на место! Попытки охватить одновременно все факторы, присущие стандартной задаче убрать комнату, просто приводили к перегоранию «психологических предохранителей» у маленького мальчика и лишали его контроля над ситуацией. Когда задача была разбита на отдельные фрагменты, это автоматически вызвало позитивный результат и перестало быть источником стресса. Этот метод в равной степени эффективен и для трехлетнего ребенка, и для команды опытных управленцев.

По мере усвоения практик распознавания, признания, принятия и придания внешней формы всему, что привлекает ваше внимание, вы постепенно перейдете от первой стадии освоения процесса к овладению универсальным методом снижения напряжения и усиления творческого и интеллектуального мышления.

Люди, с которыми я работал в течение многих лет, достигли этой первой стадии и оценили ее несомненную пользу. Они начали записывать мысли и идеи, которые ранее никогда не фиксировали. К сожалению, многие из них решили остановиться именно на этой стадии, и их мир постепенно заполнился всевозможными списками, заметками, блокнотами, папками и компьютерными файлами, которые до сих пор ожидают, что их эффективно используют. Чтобы продолжить процесс обретения ощущения полного контроля над ситуацией после сбора исходного материала, необходимо перейти к следующему этапу – оценке значимости.

6. Полный контроль: оценка значимости

Если вы еще не достигли полной ясности в жизни, пусть это станет вашей первой целью. Пустая трата времени – просто идти по жизни, четко не представляя себе, чего вы хотите достичь. Большинство людей живут, зная только одно: что они не знают, что им делать. Они все ждут внешнего озарения, которое даст им четкое представление об их жизни, не понимая, что эта ясность является результатом их собственного творчества. Мир надеется на людей, наоборот и быть не может. Вселенная будет ждать до тех пор, пока они наконец не возьмутся за ум. Этот процесс напоминает работу скульптора, который берет кусок мрамора и создает шедевр, отсекая все лишнее и ненужное. Не дожидайтесь, когда на вас снизойдет откровение – вооружайтесь инструментами и приступайте к работе!

Стив Павлина

Предлагаю перейти ко второму этапу процесса получения полного контроля над жизнью и работой, который в наибольшей степени связан с «атлетикой интеллектуального труда». Эту фразу я услышал от одного австралийского консультанта, который прочел книгу «Как привести дела в порядок» и пришел к выводу, что в ней описаны реально существующие этапы процесса мышления, когда человек пытается определить, чем на деле он занимается.

На стадии уточнения и оценки значимости у вас возникает возможность сфокусировать внимание на том, что является объектом вашего внимания. В результате вы прекращаете впустую растрачивать силы. Вот почему система GTD – это в большей степени метод управления своим сознанием, чем метод тайм-менеджмента.

Без этого критически важного этапа общего процесса генерирования идей и принятия решений становится почти невозможным правильный выбор относительно того, что делать в тот или иной момент времени. В первоначальной модели рабочего процесса GTD я назвал этот этап сортировкой. Теперь он классифицирован мною как этап «уточнения и оценки», что расширяет рамки его значимости.

И такое понимание всецело соответствует сути работы, выполняемой на данном этапе. Она заключается в тщательном обдумывании ситуации с целью принятия важного решения о своих последующих действиях в отношении какой-либо задачи. Собственно, мы все постоянно занимаемся именно тем, что ищем пути достойного выхода из ситуации, в которой требуется принять непростое и неочевидное решение. Предлагаемая мною система позволяет превратить этот процесс из инстинктивного, каким он является у большинства людей, в осознанный. То, что мы делаем инстинктивно, крайне редко выполняется на высоком уровне в отличие от исполненного со знанием дела. Если процесс продуктивного мышления сопровождается серьезным фокусированием и продуманной разработкой замысла, он приносит великолепные результаты. Эту модель поведения вы можете применять на практике, доводить до уровня привычки и, таким образом, превратить ее в эффективный инструмент и личное преимущество.

Многие люди давно выработали в себе хорошую привычку фиксировать интересующую их информацию. Однако при этом они пока что внутренне сопротивляются осознанному применению этапа сортировки всей полученной ими информации. Поступая таким образом, они избегают важного этапа определения степени значимости. Я не имею в виду категорию абсолютного значения: это уже вопрос философского анализа, который выходит за рамки данной книги. В нашем контексте этот термин означает относительную значимость касающихся нас вопросов. Действительно ли это то, чем стоит заниматься? И если да, то с какой степенью точности надо обозначить свое отношение к соответствующему вопросу?

Руководитель одной успешной инвестиционно-консалтинговой компании пришел в восторг от осознания того, что ему удалось выработать в соответствии с методом GTD привычку записывать свои идеи на стикерах во время совещаний с командой управляющих. Но появилась другая проблема: теперь у него везде – на столе, в ящиках стола и в записных книжках – лежали сотни желтых стикеров. Он забыл еще об одной важной привычке: складывать всю входящую информацию в одну корзину, из которой стикеры можно брать по очереди и работать с ними в определенной последовательности, размещая считанную информацию в оперативной памяти и принимая по каждой из записей соответствующее решение. Этот человек внутренне сопротивлялся необходимости проводить работу по определению значимости каждой из собранных идей.

Органайзер как панацея?

В последние годы на рынке появилось огромное количество различных персональных органайзеров. В одном из центральных американских журналов была даже опубликована статья, в которой обсуждался феномен «органайзера как панацеи». В ней приводилось множество примеров неготовности людей противостоять тоннам накопленной информации. Они просто не знали, что с ней делать. Консультантам по продажам мелкой бытовой техники приходилось выступать в роли психологов, общаясь с клиентами, которые начинали плакать после банального, на первый взгляд, вопроса о том, что еще им требуется привести в порядок.

Этому явлению существует логическое объяснение. Все остается весьма неупорядоченным до тех пор, пока человек не оценивает значимость соответствующих вопросов для себя лично. Фактически для принятия решения по какому-то вопросу нужно оценить его значимость для вас, для других ваших задач и для всего остального вашего внутреннего и внешнего мира. Что вам делать со старыми семейными фотографиями? Чтобы ответить на этот вопрос, кому-то из вас нужно будет в первый или в очередной раз проанализировать и понять, насколько ценна для вас память о тех людях, которые смотрят с этих снимков. Такую процедуру можно применить к массе незавершенных дел, причем для большинства людей она станет достаточно необременительным процессом.

Как правило, в обычной ситуации вы постараетесь уйти от решения вопроса, стоит ли идти сегодня вечером на мероприятие, ценность которого для вас сомнительна. Руководствуясь той же логикой, вы постараетесь уйти от решения вопроса, стоит ли вам участвовать в уходе за своим престарелым родственником. Члены проектной команды будут внутренне сопротивляться попыткам пересмотра руководителем их дивизиона утвержденных ранее планов и графиков, а в это время вся команда проекта станет уклоняться от решения вопроса о том, так ли уж нужно добывать новые финансовые данные из-за чьего-то скоропалительного предложения.