Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

Расширить границы мышления

Недавно был проведен ряд исследований, целью которых стал поиск ответа на вопрос: при каких условиях будет максимально востребованным и эффективным развитие системы фиксирования, оценки значимости и упорядочения всего, что входит в зону нашего внимания. Сознание человека по способности к генерации идей превосходит любые компьютеры. Способность сознания интегрировать почти бесконечный набор переменных, причем в любой ситуации, вообще-то кажется странной. Дайте сознанию проблему или проект, позвольте сконцентрироваться – и вы увидите, что степень сложности, с которой оно способно справиться, и творение, которое оно может создать, будут воистину необыкновенны. Но дайте ему для одновременного решения две проблемы – и произойдет короткое замыкание.

Концентрируясь только на одной задаче, мы остаемся спокойными. Проблема возникает, когда отсутствуют четкие грани между двумя проблемами, которые мы пытаемся решить. Мне кажется, что происходит следующее: когда мы не доводим работу над поставленной перед собой задачей любого уровня до стадии формирования выводов, в сознании образуется «незамкнутый цикл» и какая-то часть подсознания все время пытается «замкнуть» его. Все равно что мы подсекли рыбу, которая продолжает ходить, натягивая леску, пока мы не «выведем» ее, то есть не лишим свободы. Вместо обретения свободы и концентрации на одной цели, наше сознание пытается одновременно фокусироваться на дюжине, если не на сотне целей. Поэтому все время живем и работаем в том самом состоянии перманентного короткого замыкания.

В таких сложных условиях при генерировании идей необходимо использовать систему символов. Большинство людей хранит свои календарные планы в каких-либо системах, а не в голове. Человек не будет метаться в постоянном поиске ответа на вопрос, где и когда ему надо быть, если знает, что в его календарный план включены все нужные данные по намеченным задачам, а главное – выработана привычка своевременно заглядывать в этот план.

Когда человек просматривает свой календарный план, его сознание занято творческой работой по выработке корректирующих мер с учетом логистики и характера мероприятий. В процессе обзора промежуточных результатов за день или неделю наше сознание творчески перерабатывает бесконечное число ассоциативных моментов, полученных из контекста более высокого уровня. Если в этот момент человек еще раз просмотрит свой календарный план – держу пари, у него обязательно возникнут какие-то мысли, рожденные именно этим обзором. Это особенно эффективно, если сознанием завладела тревога, которая пытается вызвать в памяти все ваши задачи до мельчайших подробностей в хронологическом порядке.

Календарный план – это, возможно, наиболее очевидная демонстрация саморазвивающейся системы, позволяющей преодолеть узость мышления. При этом есть масса других примеров, когда обстоятельства позволяют мышлению расслабиться и быть полностью уверенным, к примеру, в том, что знаки на автостраде подскажут, откуда брать старт, часы абсолютно точно сообщат, в какое время это сделать, а указатели приборной панели автомобиля известят о потребности дозаправки и возникновении какой-нибудь механической неисправности. Ключевой принцип, лежащий в основе всех таких систем, – это принцип игры, принятый относительно всего, что нас окружает.

Списки задач с неустановленным сроком исполнения всегда были, есть и будут. Они всегда должны находиться в поле вашего внимания. Эти списки значительно длиннее, чем список вашего календарного плана. Содержание их по большей части не является столь же четким и определенным, как задачи, включенные в ваш календарный план, или показания приборов автомобиля, сообщающие о необходимости дозаправки. Но принцип управления этим процессом остается прежним: если вы можете решить, что для вас имеет значение; если вы знаете, как намерены поступить; если вы можете пользоваться символами в качестве напоминаний о том, на что нужно обратить внимание; если у вас выработалась стойкая привычка работать со своей системой надлежащим образом, то никакой невыполненной задаче не удастся взять ваше сознание измором.

Незащищенность ваших личных финансов, проблемы со здоровьем матери или другие жизненные обстоятельства действительно могут выбить вас из колеи. Ведь они бесспорно сложнее, чем задача «заехать за Джози в понедельник в два часа пятнадцать минут» или показания прибора «США 101 – 2,0 мили» в вашем автомобиле. Но если вы столкнетесь с этими проблемами, вооружившись соответствующим набором методик, в вашей душе они будут сосуществовать в одинаково умиротворенном состоянии.

Конечно, легче сказать, чем сделать. Почти все знают, как поставить ту или иную задачу, как пользоваться календарным планом и что обозначают указатели на автостраде. Но, видимо, человеку сложно с первого взгляда понять, что делать с более неоднозначными и сложными данными, а ведь именно с ними необходимо работать максимально продуктивно и эффективно. Вот почему модели, предназначенные для достижения контроля над ситуацией и ощущения перспективы, должны быть понятны и практичны настолько, чтобы с первого взгляда видеть заключенный в них здравый смысл.

3. Запуск системы и поддержание ее работы

Долгое время я думал, что рано пришел в этот данный мне настоящий мир! Всегда были преграды, которые надо было преодолевать, всегда было что-то нерешенное, какая-нибудь мелочь, наподобие невыплаченного долга, для которой не хватало времени. Это не та жизнь – не настоящая! Но, в конце концов, я осознал, ведь такие преграды – и есть жизнь.

Альфред Соуза

Время от времени вы все равно ощущаете, что потеряли контроль над ситуацией или дезориентированы. Бывает, что вас настигают оба ощущения одновременно. Не будь этого, вы, наверное, давно бы выдохлись.

Такое ощущение может возникнуть применительно к целому этапу вашей жизни, например в процессе карьерного роста или, на более обыденном уровне, при неразберихе в организации званого ужина. Ощущение потери контроля может появиться (и обычно не заставляет себя ждать) в связи с вашей семьей, работой или, наконец, созданием проекта домашнего гаража.

Каким бы ни был конкретный импульс, вы рано или поздно поймете, что сами в определенной степени «выключились» из процесса и вам срочно требуется вернуться в него.

Как добиться четкого и быстрого понимания, что необходимо предпринять в данный момент? Когда именно у вас все валится из рук, а когда все получается? Как гарантированно добиться, чтобы предпринимаемые шаги вели в нужном направлении?

Переход из состояния «отключенности» в состояние «включенности» может произойти в сознании человека в течение нескольких секунд. Но иногда для этого может понадобиться и несколько лет. Тем не менее процесс оценки значимости и достижения полного контроля над ситуацией в обоих случаях будет одним и тем же. И это не прихоть судьбы, а закономерный результат нашего продуманного, понятного и функционального плана действий, касающегося того, каким образом мы фокусируем наше сознание на определенных вещах. Признаки недостатка контроля над ситуацией и остроты ощущения перспективы нужно искать в событиях или условиях, которые можно с точки зрения самоорганизации назвать «частично оптимальными». Большинство людей, с которыми я обсуждал продуктивность моей методики, выделяли в целом одни и те же позитивные факторы:

● уменьшение стресса;

● избавление от привычки все откладывать «на потом»;

● обретение душевного равновесия;

● подъем сил, энергии и воодушевления;

● повышение возможности самореализации;

● повышение концентрированности;

● повышение мастерства управления проектами, временем и людьми;

● повышение возможности выразить свой творческий потенциал;

● усиление ощущения свободы.

Это основные факторы, вызывающие интерес людей к моей книге. Они имеют определенные эквиваленты, объясняющие интерес к методике GTD со стороны организаций. Именно в стенах многих организаций большая часть этого материала была протестирована. В ходе экспериментов респонденты выделили ряд факторов, вызвавших их доверие и интерес к методике. Они оказались во многом схожи с предыдущим списком:

● повышение индивидуальной и коллективной продуктивности;

● повышение качества межличностных организационных коммуникаций;

● уменьшение стресса;

● гармонизация работы/жизни;

● повышение дисциплины и исполнительности;

● обеспечение грамотной гармонизации целей;

● уточнение приоритетов;

● повышение эффективности тайм-менеджмента;

● усиление инновационного и творческого потенциала.

Если говорить проще, ваша команда или компания в стремлении добиться успехов и продуктивности в выполнении стоящих перед вами задач должна освоить два основных принципа – упорядочение и фокусирование. Выполните эти две задачи в любой последовательности – и получите прекрасный результат. Например, вы можете собрать, упорядочить и консолидированно решить все задачи, выделив приоритеты. А можете вначале установить для себя приоритеты и лишь затем провести упорядочение в соответствии с этими приоритетами. Этот двуединый процесс – получение контроля над ситуацией и соответствующее фокусирование – одинаково функционален, то есть подходит и для личной жизни, и для простых задач вплоть до приготовления обеда.

Добиться баланса и сохранить его! Сказать легче, чем сделать. Как именно вы будете приводить дела в порядок? И как конкретно будете определять свои приоритеты? Сложность и «многоуровневость» нашей жизни и работы, темп возникновения новых событий и входящей информации давно опередили наши способности к обретению равновесия элементарными путями. Простое стало слишком упрощенным и вследствие этого в конечном счете дисфункциональным, то есть неработающим.

Хаос – не проблема. Поиск гармонии как таковой – вот настоящая увлекательная игра.

Док Чайлдр и Брюс Крир

На практике концепция потребности в «упорядочении» должна быть переосмыслена в сторону потребности в «получении контроля над ситуацией», в рамках которой упорядочение является лишь частью комплексного решения, и к тому же не самой главной.

Отношение к уровню задачи «расстановки приоритетов» требует аналогичного подхода – он должен быть повышен, чтобы мы могли «уточнить и оценить значимость для самих себя своих целей на соответствующем горизонте». Этот подход вызовет более мощный поток идей, чем простое формулирование стратегического плана.

На рынке появилось много неоправданно сложных систем и инструментов, которые позволяют оценивать значимость своих целей и облегчать их достижение, широко используя возможности обучения и развития. Но большинство этих комплексных решений подходит только для ограниченного ряда предметных областей, поскольку их слишком тяжело приспособить к современной динамичной жизни. Дело в том, что некоторые из этих моделей и инструментов имеют слишком длинный жизненный цикл.

Ключевой процесс

Есть и средний путь. Это не одноразовое простое решение, а скорее стандартизированный способ действий, точнее – сфокусированного генерирования идей. Этот способ работает. Чудесным образом. Всегда. Бесперебойно.

Данный путь прост, но не поверхностен. Он может быть изучен и реализован даже детьми. При этом он может служить надежным катализатором и для топ-менеджеров огромных корпораций, при всей бесконечной сложности их работы.

За много лет работы с этой методикой мне удалось найти самые простые формулы, которые будут работать универсально – независимо от того, в каком контексте их используют. Как запустить весь этот механизм и как поддерживать его работу, я могу проиллюстрировать, оперируя результатами своих исследований и успешными примерами фокусирования. Скажу такую вещь: этот метод невозможно еще более упростить, чем он упрощен для изложения в этой книге. Если же кто-то попытается сделать его еще более простым, это приведет к потере эффективности самого метода. Если же его, наоборот, усложнить, это будет перебор и все закончится провалом.

Моя мечта – вдохновить вас на познание возможностей этого метода и облегчить для вас это увлекательное путешествие настолько, чтобы вы почувствовали эффект даже от его минимальных результатов.

Существует пять этапов получения полного контроля над ситуацией и шесть горизонтов фокусирования, каждый из которых нужно рассматривать и оценивать всесторонне, чтобы наиболее рационально расставить приоритеты. Упустив даже один из них, вы не достигнете вершины продуктивности. А ведь данный метод нужен именно для полной победы. Вам нужно зафиксировать, оценить значимость и упорядочить буквально все, что находится в вашем поле зрения, а затем периодически проводить обзор состояния дел и управлять процессами по всем спискам задач. Для реализации поставленных целей вам необходимо осуществлять руководство проектами, действуя в своих зонах фокусирования и ответственности, что приведет к желаемому видению. При этом все вышесказанное должно прочно базироваться на фундаменте вашего предназначения и системы ценностей.

Такова очень сжатая формулировка сути, но она в действительности описывает совершенно конкретные вещи, которые нужно тщательно обдумывать и затем планомерно реализовывать. Выбор этого пути станет исключительно правильным для всех сфер вашей жизни.

Дорожная карта для жизни и работы

Я люблю карты и регулярно ими пользуюсь. Если я не пользуюсь картой и не нуждаюсь в ней, значит, в отношении себя могу предположить следующее.

1. Я знаю, где нахожусь.

2. Я знаю, куда хочу пойти.

3. Я знаю, как добраться из места, где сейчас нахожусь, в ту точку, куда я хочу прийти.

4. Мне не пришлось идти обходным путем или я не нуждался в непредвиденном изменении своего маршрута.

5. Я знаю обо всех потенциально интересных, оригинальных и креативных вариантах выбора пути, которые мне будут доступны на моем маршруте.

Как только хотя бы одно из этих утверждений становится ложным, я хочу достать карту. К примеру, я знаю, что нахожусь в Лос-Анджелесе, но из этого не следует, что мне известно, где находится город Сонома. Следовательно, мне нужна карта. Или так: я знаю, что мне нужно добраться до Эйфелевой башни, но не понимаю, в каком месте Парижа мы сейчас находимся. Дайте мне эту злосчастную карту. А вот еще: я снова в Лос-Анджелесе, я знаю, где находится Сонома, но как быстрее всего добраться туда? Позвольте мне взглянуть на карту. Еще один пример: я еду по шоссе 101 и слышу по радио о большом пожаре, который вынуждает меня выбрать объездной путь – предложите вариант лучше изучения карты? И напоследок: я знаю, где именно нахожусь в Лос-Анджелесе, вижу, что Сонома находится на севере Калифорнии и могу выбрать лучшую федеральную автомагистраль, чтобы туда добраться. Что еще такого можно встретить по дороге, что было бы интересно посмотреть? Дайте мне карту.

Может быть, в жизни и на работе тоже стоит иметь карту, которая выполняла бы те же самые функции? Разве вы всегда и везде знаете точно, где находитесь или что с вами будет? Разве в вашей жизни всегда происходит только то, о чем вы знали заранее? Случалось ли вам идти по жизни наугад? Доводилось ли вам иметь цель, но при этом не знать пути, ведущего к ней? Задумывались ли вы над тем, как много благоприятных возможностей в жизни упустили исключительно по незнанию? Если вы ответили на эти вопросы утвердительно, значит, вам повезло и теперь вы сможете эффективно использовать все те модели, которыми я поделюсь с вами на страницах этой книги.

Между тем потеря контроля и потеря фокуса – это типичные явления для работников умственного труда.

Можно с легкостью запутаться, если приходится постоянно о чем-то думать, все время что-то переосмысливать и уточнять, не поспевая за вечно ускользающим и меняющимся ритмом работы и жизни. Замечали ли вы, что целых сорок пять минут разгребаете завалы неожиданно поступившей электронной почты, после чего задаетесь вопросом: имеет ли смысл теперь вообще заниматься остальными делами, которые требовали немедленного решения? Ведь их статус так неожиданно изменился, приоритеты сместились, а вы по-прежнему не уверены на все сто, как лучше поступить в этой ситуации. Случалось ли так, что вам в голову неожиданно приходила мысль о неотложном звонке какому-то человеку, в результате звонок оборачивался плодотворной беседой, которая несла с собой тонны новых идей и замыслов, готовых к реализации?

Временная потеря перспективы и контроля над ситуацией – естественная цена, которую вы платите за то, чтобы стать более эффективной и творческой личностью. Задача состоит не в том, чтобы навсегда исключить случаи временной потери перспектив и контроля над ситуацией, а в том, чтобы сократить время, в течение которого вы пребываете в этом подвешенном состоянии.

При этом нужно понимать, что быстрая смена приоритетов касается не только того, что мы называем работой, то есть традиционного делового контекста. Теперь она имеет отношение и к вашему подрастающему ребенку, например. Спросите любого из тех, кто на сто процентов уверен, что занимается сейчас правильным и нужным делом: что он все-таки должен делать в данный момент с учетом своих реальных интересов и потребностей? Окажется, что этим людям не меньше нашего нужна карта.

Я не бывал во многих местах, отмеченных на карте. Точно так же и у вас, возможно, нет нужды или желания делать что-то именно в тех областях, которые я буду описывать здесь. К примеру, я буду обсуждать концепцию тридцати тысяч футов, посвященную целям и задачам, которые вы, может быть, захотите поставить перед собой в течение ближайших трех месяцев. При этом, возможно, вам уже будет понятно все, о чем я говорю. А может, вам на самом деле станет неинтересно заниматься чем-либо новым на каком-то из этих горизонтов, а потому и не возникнет необходимость концентрировать свое внимание на данной части дорожной карты. Но не забывайте, что в любой момент вам может потребоваться именно эта часть. Тогда карта послужит вам хорошим подспорьем и поможет быстро сориентироваться.

Прекрасно, если вы имеете все основания полагать, что достигли оптимального баланса понимания ясности, свободы и вектора своих действий. Но попробуйте провести точную корректировку направлений генерирования идей по шести горизонтам фокусирования – и, к своему удивлению, вы обнаружите слабо различимые области, в каждой из которых будет слышен встроенный предупредительный сигнал. Вы просто не можете знать о таких сигналах, потому что обычно только громкое и настойчивое звучание способно привлечь наше внимание.

Многие руководители, с которыми я работал, говорили мне после нескольких часов анализа их проектов и задач примерно следующее: «Это все. Не могу думать ни о чем другом, пока все это на мне висит». Когда я просил их очертить собственные зоны ответственности (которые мы будем называть проблемой двадцати тысяч футов), они вспоминали в качестве одной из своих обязанностей еще и о такой работе, как «развитие персонала». Или кто-то из них в ходе раздумий наконец понимал, что они с братом так и не решили вопрос вялотекущего конфликта с родителями (проблема пятидесяти тысяч футов). Люди начинают осознавать то, чему раньше не придавали значения, как проблему, с которой надо что-то делать. Или возьмем такое, кажущееся на первый взгляд незначительным признание: «Знаете, мне хочется научиться танцевать». А ведь это неосознаваемое желание может быть зачатком чего-то довольно глубокого, с чем вы затем пойдете по жизни.

Какую работу мы выполняем?

Двусмысленность оригинального названия этой книги[6]6
  В оригинале книга называется Making It All Work, что можно перевести и как «Заставим все это работать», и как «Сделаем все это работой». Прим. ред.


[Закрыть] имеет серьезное значение, поскольку расшифровывает ее основное послание. Мы наконец должны научиться рассматривать любые свои дела как работу, вместо того чтобы понимать под этим словом только способ зарабатывания денег или тяжкий труд. Почему бы не рассматривать отдых на пляже в качестве такой же работы, как выкапывание ямы под столб или составление проекта коммерческого предложения?

Определение работы, которое я буду использовать в этой книге, весьма универсально: оно будет подразумевать все, чего вы хотите добиться, но еще не добились. Исходя из этого планирование летнего отдыха детей или сеансов загара в солярии будет для нас такой же серьезной работой, как подбор нового руководителя маркетинговой службы или ответ на электронное письмо начальника.

Интересно то, что в слово «работа» мы часто вкладываем оттенок уничижения. Для подтверждения моей правоты достаточно вслушаться в известную фразу: «Это не удовольствие, это работа». Но при этом мы всегда приходим в восторг, если получается качественно выполнить какую-то работу.

А вы работаете?

Хотелось бы не затеряться в дебрях семантики, но проблема, из-за которой я все это затеял, заключается в том, чтобы люди могли добиться полной внутренней гармонии и уверенности в том, что выполняемое ими в данный момент дело они понимают правильно и полностью уверены в его целесообразности.

Мы хотим быть уверены в том, что все делаем верно. Фактически мы хотим получить от своего дела больше, чем просто ощущение хорошо выполненной работы. К тому же мы ясно представляем смысл своего труда и верим в то, что делаем. В этом случае наши действия действительно полностью соответствуют обоим смыслам слова «работа».

Проблема в том, что жизнь и работа редко дают ответ на вопрос, что и когда нам нужно делать. Конечно, случаются и такие обстоятельства, в которых сам характер работы или сложившаяся ситуация руководят нашими дальнейшими действиями. Они явно указывают нам, что конкретно в данный момент нужно делать. Если вы работаете за станком с четко запрограммированным набором операций и у вас для такой работы будет все под рукой, ваша работа будет совершенно очевидна. Если при подготовке к совещанию вам нужно сброшюровать стопку документов, то суть вашей первоочередной задачи тоже довольно ясна. Если ваш двухлетний ребенок разбил стакан, который усеял пол сотней осколков, вам не нужно объяснять план первоочередных действий.

А теперь подумайте: насколько часто жизнь преподносит вам такой подарок, как простота и однозначность выбора? Как часто вы оказываетесь один на один с целым ворохом противоречивых альтернатив? Большинство из нас даже не уверены, что знают все варианты выбора. Еще меньше мы понимаем, какой из этих вариантов предпочтителен. Покойный Питер Друкер[7]7
  Американский ученый, экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века. Создатель теории о глобальном рынке и концепции «информационного работника». В последние годы жизни, анализируя деятельность ряда транснациональных корпораций, Друкер разочаровался в своих теориях. Прим. ред.


[Закрыть] предостерегал всех, кто берется за «умственную работу»: самая трудная задача заключается в том, чтобы понять, чем вы сейчас занимаетесь. Учет всего, что входит в понятие данной работы, сам по себе является непростой задачей. Не менее сложна и разработка понятных критериев, на основе которых предстоит сделать выбор. Я считаю так: «умственная работа» предполагает, что в вашей голове происходит процесс осмысления задачи или, по крайней мере, вы интуитивно фокусируете свои усилия на том, чтобы понять, как действовать дальше. Если это так, тогда задача уточнения содержания вашей работы поставлена правильно как с точки зрения воспитания, так и с точки зрения самого дела, будь это издание книг, живопись или что-то иное.

Книга «Как поддерживать дела в порядке» вселит в вас уверенность, что работа, которую вы делаете в условиях отсутствия четких указаний, все-таки может быть наполнена понятным для вас смыслом, вследствие чего вы четко понимаете, что и для чего делаете в данный момент. Работа, которую вам действительно нужно сделать, не очевидна. Вам самому придется это выяснять.

Фантом «баланса между жизнью и работой»

Популярность концепции баланса между работой и жизнью вполне понятна, потому что многие из нас действительно допускают, чтобы их профессиональная деятельность, подобно танку, вторгалась в сферу личных жизненных приоритетов. Я, например, знаю великолепный способ отказаться от полноценного отдыха и получить перманентный стресс. Для этого всего-то и надо приходить домой с работы, лихорадочно заниматься семейными делами, а затем, вместо отдыха и сна, садиться за написание какого-нибудь отчета или погрузиться в электронную почту…

Тем не менее я вижу концептуальную ошибку в утверждении, что жизнь и работа – взаимоисключающие сферы. Истина заключается в следующем. Если вы находитесь «в своей зоне», время для вас как будто исчезает, вы обретаете особое состояние «включенности», что бы при этом ни делали. В такие моменты для человека нет никакой разницы между работой и личным. Можно находиться в одинаково приподнятом настроении и в состоянии высокой продуктивности, создавая коммерческое предложение или же играя со своей собакой. И заметьте – у человека не возникает ощущения каких-то перегрузок или сомнений относительно целесообразности своего занятия. Поэтому понятие баланса является, по моему мнению, неправомерным. Человек обычно начинает думать о балансе тогда, когда его покидает равновесие.

Вряд ли, находясь в состоянии высокой продуктивности, вы занимаетесь вычислениями, сколько времени уделяете личным делам, а сколько – профессиональным. В таком состоянии вы просто периодически задаете себе вопросы: «Что я сейчас делаю?» или «Что я буду делать после этого?»

Я встречал массу людей, считавших, что идеальный для них образ жизни – это работа на протяжении двадцати четырех часов в сутки. Разве что пять процентов времени они готовы уступить собственно отдыху. При этом они не чувствуют никакого дисбаланса. Эти люди скорее ощутят дискомфорт, если снизят интенсивность фокусирования на своей работе, потому что для них такое распределение времени в своей жизни несет позитивный заряд. Им скучно дома. После двух лет непрерывной работы они могут взять трехмесячный творческий отпуск и исследовать Анды, оставшись без компьютера и телефона, чтобы сберечь состояние равновесия. Ключ к такому равновесию не в достижении баланса путем манипуляций с личным и профессиональным временем. Разгадка заключается в том, как устранить отвлекающие факторы, независимо от их источников, и как добиться «сфокусированной гармонии» всех личных и профессиональных дел человека.