Текст книги "30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни"

Какие предпринять шаги

1. Выберите из списка дел одно и установите такой дедлайн, который заставит вас сосредоточиться. Если вы не знаете точно, сколько времени уйдет на задачу, прикиньте хотя бы примерно. Потом, если что, добавите еще минут. Сейчас важнее всего привыкнуть устанавливать самому себе строгие ограничения по времени.

2. Заведите таймер. Пусть отсчитывает, сколько времени у вас осталось. Разместите его перед глазами так, чтобы вы постоянно видели, как утекает выделенное время. Можно использовать таймер на телефоне или компьютере. Я лично предпочитаю громкий кухонный. Меня дополнительно вдохновляет его старомодный вид.

3. Пользуйтесь «методом помидора». Его смысл в том, чтобы работать по 25 минут и делать перерывы по 5 минут. Так рабочий день разбивается на небольшие отрезки времени. Во время таких перерывов ваш мозг отдыхает, благодаря чему вы работаете сосредоточеннее и быстрее в течение следующих 25 минут.

Еще одно преимущество «метода помидора» в том, что он позволяет отслеживать, насколько успешно вы справляетесь. К примеру, если вы выделили на задачу 40 минут, но за прошедшие 25 выполнили меньше половины, то в следующие 25 наверняка ускоритесь.

4. Не отвлекайтесь на почту, соцсети, сообщения и звонки. Работать плодотворно не выйдет, если отвлекаться на такие мелочи. Особенно когда стоит строгое ограничение по времени. Отвлекаться в таких условиях – непозволительная роскошь. Если вы работаете по «методу помидора», отложите все на пятиминутный перерыв.

5. Заканчивайте работать строго в пять вечера. Тогда вы еще охотнее будете укладываться в ограниченные сроки. Прежде я говорил, что обычно люди работают сверхурочно потому, что меньше успевают за день. Не оставляйте себе выбора. Заранее настройтесь: «В пять я заканчиваю».

6. Отслеживайте свои успехи. Как упоминалось выше, оценить скорость работы бывает сложно, когда вы только начинаете выставлять ограничения по времени. Однако с опытом станет проще.

К примеру, допустим, что вы еженедельно составляете некий отчет. В первую неделю вы, возможно, лишь примерно прикинете, сколько на этот отчет уйдет времени. Однако к пятой неделе вы, основываясь на опыте, уже будете весьма точно представлять, сколько времени необходимо выделять на эту задачу.

7. Уточняйте ограничения по времени. Если вы раз за разом выполняете одну и ту же задачу, ваша скорость увеличится. Все потому, что вы становитесь опытнее. Не применяйте к задачам, которые теперь даются проще, устаревшие ограничения. Выделяйте на них еще меньше времени, чтобы сохранить боевой настрой. В итоге ваша скорость будет расти и дальше.

День пятый
Хватит корить себя за ошибки прошлого

Автор бестселлера «Как уцелеть среди акул»[2]2
  Харви Маккей. Как уцелеть среди акул. – Попурри, 2015 г.


[Закрыть] Харви Маккей говорил о привычке корить себя за ошибки прошлого следующее:

«Переживать о прошлом бесполезно. Если принимаешься корить себя за то, как оступился в прошлом, или на каждом углу ждешь бедствия, остановись, выдохни и спроси себя: как мне прямо сейчас еще приблизиться к успеху?»

Мудрый совет. Когда коришь себя, руки опускаются. А еще опасаешься предпринимать что-то новое. Не спешишь делать ставки, поскольку все сильнее боишься неудачи.

Страх неудачи лишь мешает – и на большинстве должностей, и в отношениях с людьми, и в личных стремлениях. Из-за него мы боимся решать. Медленнее продвигаемся навстречу целям, которые поставили перед собой.

Таково влияние этой привычки. Мы отступаем перед лицом трудностей, из-за чего медленнее растем как личности и сотрудники.

Самобичевание значительно сказывается и на производительности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Сожалеть естественно – как ошибаться. Сожалеть даже полезно – в условиях самопознания. Анализируя свои поступки, мы уточняем представление о себе и меняемся к лучшему, благодаря чему действуем грамотнее в будущем.

При этом размышлять над своими ошибками чрезмерно долго, доводя себя до отчаяния, вредно. Такая привычка мешает производительности.

Во-первых, корить себя за огрехи прошлого можно бесконечно. Так в глубине души укореняется ощущение вины, и все мысли вертятся вокруг него. Во-вторых, чем сильнее вы одержимы своими ошибками, тем сложнее себя простить. А когда не можешь себя простить, тяжело работать. Вы растрачиваете время на самобичевание, вместо того чтобы заниматься насущными задачами.

В-третьих, такое самоистязание в конце концов сказывается на здоровье. Это подтверждают и исследования. Чем больше отрицательных мыслей и переживаний накапливается, тем выше вероятность столкнуться с депрессией и ощущением беспомощности. А когда кажется, что ты не властен над собственной жизнью, плодотворно работать тяжело.

В-четвертых, когда вы корите себя за неудачи прошлого, то чаще упускаете выгодные возможности в настоящем. Вы слишком заняты тем, что злитесь на себя и боитесь ошибиться снова, и в итоге забываете о задачах, которые действительно важны сегодня. К примеру, человек, может бояться подходить к начальнику с вопросами, поскольку уверен, что уже лишился его доверия, а потому не заслуживает внимания.

Начинаем меняться сегодня же. Ниже описаны семь шагов, благодаря которым вы сумеете простить себя, освободиться от груза прошлого и успешно жить дальше.

Какие предпринять шаги

1. Воспринимайте ошибки как повод узнать что-то новое. Для этого необходимо иметь (либо развивать) желание развиваться. Человек, настроенный на рост, воспринимает неудачу как возможность в чем-то вырасти над собой. К такому мышлению необходимо привыкнуть. Однако, едва сделав это, вы заметите, как жизнь изменится к лучшему.

2. Постоянно внедряйте что-то новое в трудовую жизнь. Неудача – это обратная связь. Она показывает, что действует, а что нет. Когда бы ни ошибались, спрашивайте себя: как теперь усовершенствовать подход?

Допустим, у вас некогда застопорилось дело, поскольку вам не хватало знаний или опыта. Спросите себя: в следующий раз, прежде чем браться за дело, как следует изучить вопрос?

3. Учитесь принимать ответственность. Казалось бы, чуть выше предлагалось обратное. Разве признать свою ответственность не то же самое, что корить себя? Вообще-то не совсем. Нужно не ругать себя, а принимать, что ваши действия повлияли на произошедшее. То есть что в вашей власти влиять на исход. Тогда вы будете охотнее меняться и менять свой подход к труду к лучшему.

4. Предъявляйте к себе обоснованные требования. Люди нередко корят себя за ошибки прошлого, потому что требуют от себя слишком много. Стремитесь к совершенству? Или признаете все же, что время от времени ошибаться естественно?

5. Ставьте перед собой выполнимые цели. Соотносите их со своими возможностями и окружающей действительностью.

Допустим, вы выставили себе строжайшее ограничение по времени, когда составляли отчет для начальства. Спросите себя: успеете ли вы, наряду с отчетом, остальные важные дела? После уточните: привычный вам подход к труду поможет вам выполнить эту задачу в срок? Если нет, перестраивайтесь. Либо переставляйте крайний срок, либо подходите иначе к делу.

6. Не смотрите YouTube. Когда ощущаешь себя ничтожеством, легко обратиться к безостановочному просмотру любимых передач. Однако это лишь сильнее навредит делу.

Я прежде уже говорил, что самобичевание – путь к депрессии. А теперь добавьте к этому то, что просмотр телевизора, судя по исследованиям, тоже ведет к депрессии. Любимые передачи не поднимут вам настроения. Они лишь позволят на время забыть об истинной причине отчаяния.

7. Поговорите с коллегами, занимающими такое же или более высокое положение. Если злитесь на себя, обсудите свои переживания с теми, чьим советам доверяете.

Ни в коем случае не плачьтесь в жилетку. Вам необходимо непредвзятое мнение со стороны. Точка зрения собеседника наверняка окажется более обоснованной, чем ваша собственная.

День шестой
Прекратите на все соглашаться

В своей книге The Distinguishing Mark of Leadership[3]3
  «Отличительный знак руководителя». – Прим. перевод.


[Закрыть] Дон Мейер приводит следующие слова предпринимателя Уоррена Баффетта:

«Очень успешный человек отличается от просто успешного тем, что почти от всего отказывается».

Наблюдение Баффетта перекликается с замечанием Стива Джобса во время выступления на конференции Apple Worldwide Developers Conference в 1997 году. Вот что он сказал:

«Сфокусироваться – значит говорить нет».

Большинство людей на все соглашаются. Они охотно уделяют время незнакомцам. Помогают сослуживцам по первому зову. Тут же отвлекаются, стоит потребовать родственнику.

На первый взгляд, такое поведение оправдано. В конце концов стремление всем помочь похвально. Вот только, соглашаясь на все подряд, мы вынуждены откладывать задачи и дела, которые важны именно для нас. Когда бы мы ни помогали окружающим, мы непременно отнимаем у себя.

У привычки на все соглашаться есть и иное побочное действие: вас запоминают как безотказного. Это опять же похвально. Но задумайтесь: если вас считают открытым к любым просьбам, то и обращаться в первую очередь будут к вам. Представьте, что вы выставили у порога молоко для бродячих котов. Они будут приходить ровно до тех пор, покуда вы выставляете молоко. Нет смысла ждать иного исхода.

Давайте посмотрим, как именно привычка на все соглашаться мешает вам заниматься насущными делами.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Привычка на все соглашаться снижает вашу продуктивность в пяти аспектах. Во-первых, вы постоянно отвлекаетесь. Вроде только сосредоточились – и вот опять кто-то просит помочь. В итоге вы справляетесь с заданиями медленнее.

Во-вторых, окружающие люди распоряжаются вашим временем. Вы не знаете, чего ожидать, а потому не в силах составить рабочее расписание. Ваши планы не более чем пожелания: мол, успею – уже хорошо.

В-третьих, когда вы соглашаетесь кому-то помочь, то теряете время, которое могли бы уделить своим непосредственным обязанностям. В преддверии очередного дедлайна такое попросту недопустимо. Тем, кому вы поможете, станет легче, а вот в своем деле вы не продвинетесь ни на шаг. В итоге вам, возможно, и вовсе придется работать за двоих (подробнее об этой вредной привычке мы поговорим в следующей главе).

В-четвертых, вы хуже справляетесь со своими задачами. Вот потратили вы кучу времени на то, чтобы помочь другому человеку с его обязанностями – и потом выполняете собственные впопыхах, потому что сроки поджимают. Чем сильнее вы спешите, тем вероятнее ошибаетесь. Пара ошибок – это, конечно, нестрашно. Однако в целом сырая работа – это уже ни в какие ворота.

В-пятых, вы вероятнее выгорите. Чем чаще отвлекаешься на чужие дела, тем сильнее тревожишься и напрягаешься. Сроки горят, а работа лишь копится – поскольку вы только и делаете, что занимаетесь чужими проблемами. Тяжело работать плодотворно, когда некогда продохнуть и кажется, что ничего не успеваешь.

Давайте меняться. Далее я расскажу о семи шагах, благодаря которым вы научитесь отказывать коллегам, друзьям и родственникам.

Какие предпринять шаги

1. Прежде чем соглашаться помочь, просмотрите свой список дел. Посчитайте, сколько времени вы намерены уделить каждой задаче, и определите, остается ли в вашем расписании место для того, чтобы кому-то помочь. Соглашайтесь на просьбу, только если у вас в запасе достаточно времени. Если недостаточно, вежливо откажитесь и объясните почему.

Помогать людям ни в коем случае не вредно. Когда бы ни представлялась возможность, помогайте. Однако никогда не ставьте под угрозу качество или своевременность той работы, которая поручена непосредственно вам.

2. Помните: по-настоящему срочная помощь требуется кому-то весьма редко. Когда человек просит помочь, то обычно ожидает немедленного отклика. Вот только их дела, как правило, способны подождать. Торопятся люди обычно просто в силу нетерпеливости. Такова наша природа.

Прежде чем соглашаться помочь, уточните, правда ли дело срочное. Повторяю: «срочные» дела лишь изредка бывают по-настоящему срочными.

3. Спросите, нельзя ли отложить обсуждаемое дело на потом. В итоге вы и не согласитесь, и не обидите человека. Кроме того, так вы сами распорядитесь собственным временем – а это ключевое умение успешного сотрудника.

Люди, которых просят подождать, расстраиваются значительно реже тех, кому прямо отказывают.

4. Прежде чем соглашаться, выясните подробности. Когда человек просит помочь, то нередко преуменьшает количество времени, необходимое на задачу. У вас наверняка хотя бы раз спрашивали нечто в духе «Можно тебя буквально на минутку?».

Попросите собеседника четко разъяснить, что от вас вообще хотят. Если задача занимает больше времени, чем есть у вас в запасе, то смело отказывайтесь: мол, я не успею.

5. Заранее решите для себя, с чем вы точно никому не помогаете. Тогда будет еще проще отказываться.

Допустим, вы берете за правило: до 10 утра я никому не звоню – поскольку до этого времени звонки обычно отнимают неоправданно много времени. Думаешь побеседовать с кем-то три минутки – а тебя в итоге забалтывают на все 20. И вот коллега просит созвониться за него с поставщиком или покупателем. Что делаете вы? Вежливо отклоняете просьбу – по совершенно четкой причине.

6. Не ждите, что привычка выработается сразу. Так не получится. Проявите терпение, оно в целом необходимо при выработке большинства полезных привычек. Тише едешь – дальше будешь. Со временем отказывать будет только проще.

7. Работайте «заходами». Выделяйте в расписании время, когда вас вообще нельзя беспокоить.

Используете вы, к примеру, «метод помидора» – тогда выделите в расписании два часа на предельно сосредоточенную работу. То есть четыре промежутка по 25 минут, после каждого из которых следует пятиминутный перерыв.

Чтобы вас, правда, никто не беспокоил, необходимо четко заявить об этом окружающим: дескать, с такого-то по такой-то час меня не трогать. Если кто-то «забудет» и все же подойдет к вам в это время, мягко напомните: я занят. Проговорите еще раз, во сколько вы готовы будете отвлечься, и попросите возвратиться к этому часу.

День седьмой
Прекращайте работать сверхурочно

Обычный американский сотрудник работает по 40 часов в неделю. Во многом благодаря Генри Форду. Он, еще когда зарабатывал кучу денег на своих «Жестяных Лиззи»[4]4
  Автомобиль, выпускавшийся Ford Motor Company с 1908 по 1927 го-ды. Был первым в мире автомобилем, выпускавшимся миллионными сериями. – Прим. ред.


[Закрыть], решил проверить, насколько лучше пойдет дело, если сократить сотрудникам рабочий день.

Тогда его подчиненные трудились не меньше 48 часов в шестидневную неделю. У кого-то смена длилась и больше 10 часов.

5 января 1914 года Форд принял важное для человечества решение: он сократил рабочий день сотрудников до восьми часов, а шестидневную рабочую неделю – до пятидневной. При этом он удвоил сотрудникам ставку.

С той поры любое время, что сотрудник работал сверх установленных 40 часов в неделю, считалось переработкой.

Благодаря решению Форда открылась важная истина о производительности труда. Он обнаружил, что после сокращения длины и рабочего дня, и рабочей недели сотрудники стали успевать больше.

Сегодня же на постоянной основе перерабатывают миллионы людей. Считается, что если вы перерабатываете, значит, трудитесь недостаточно плодотворно. Но проблема не только в таком подходе к работе: производительность снижается тем сильнее, чем больше вы перерабатываете.

Вы не виноваты. Связанные с работой обязанности нередко отнимают у сотрудников от 60 часов в неделю. Однако стоит понимать: со временем привычка перерабатывать приведет к тому, что вы будете успевать еще меньше. Переработки постепенно поглотят вашу производительность, силы и сосредоточенность.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Сегодня перерабатывает большинство людей. Исследования, конечно, показывают, что, чем меньше сотрудник работает, тем он производительнее, однако на многих предприятиях работников вынуждают уделять их задачам неоправданно большое количество часов еженедельно. Даже в совсем небольших компаниях считается, что на рынке не удержаться, если не трудиться в поте лица.

Привычка перерабатывать снижает производительность в четырех аспектах. Во-первых, переработки портят здоровье. Согласно исследованиям, сотрудники, которые еженедельно перерабатывают, чаще страдают от болей в спине, лишнего веса и гипертензии. Кроме того, у таких сотрудников чаще наблюдаются сердечно-сосудистые заболевания.

Во-вторых, переработки сильно утомляют. Если верить исследованиям, человек, который сильно устает в течение долгого времени, потом в целом работает хуже.

В 2014 году страховая компания Towers Watson выяснила[5]5
  В исследовании участвовало 22 347 сотрудников предприятий США, Великобритании и десятка других государств. – Прим. ред.


[Закрыть], что работники, которые напрягаются сильнее, чаще впоследствии осознают, что вообще не хотят работать. Один из сотрудников Towers Watson отметил, что итоги исследования показывают «разрушительную связь между повышенной усталостью и низкой производительностью труда».

В-третьих, если постоянно перерабатывать, недолго и выгореть. А это может привести и к более частым головным болям, заболеваниям пищеварения, покалываниям в груди и даже депрессии. Выгорание, что хуже всего, происходит постепенно, так что поначалу его даже не замечаешь. Чем дольше вы перерабатываете, тем чаще у вас наблюдаются перечисленные симптомы – и все они сказываются на вашей производительности.

В-четвертых, переработки снижают качество работы. Напряженный, разочарованный и вымотанный человек чаще трудится спустя рукава. Со временем вы возненавидите как свою работу, так и собственную неспособность выполнять ее качественно.

Ниже приведены пять шагов, которые позволят вам прекратить перерабатывать и обрести власть над своим подходом к труду.

Какие предпринять шаги

1. Проверьте, хватает ли вам времени на все, что вы включаете в список дел.

В третьей главе мы говорили о том, как вредно составлять бесконечные планы. Большинство откладывает то, что не успевает сегодня, на завтра (и это тоже вредно), однако некоторые сидят допоздна, только бы добить все задачи. Ограничивайте ежедневный список дел пятью самыми важными.

2. В течение каждого восьмичасового рабочего дня сосредоточенно трудитесь не менее пяти часов. Большинство верит, что сможет продержаться и все восемь. Однако думать так – значит крайне переоценивать человеческие возможности. Большая часть времени (хоть на работе, хоть дома) уходит на различные обстоятельства, например, когда нас прерывают и отвлекают.

Когда составляете расписание, учитывайте, что по-настоящему плодотворно вы сможете работать не больше пяти часов. И запланированные дела должны укладываться в этот промежуток времени.

3. Учитесь оставлять на потом то, что все же не успеваете. Некоторые наотрез отказываются бросать дела на полпути – жертвуют сном, только бы их закончить.

Да, переносить задачу на другой день не очень хорошо. Но иногда нет другого выбора – и это все равно лучше, чем доводить себя до истощения.

4. Включайте в расписание перерывы. Казалось бы, простая истина. Однако добросовестным сотрудникам зачастую тяжело прерываться, и в результате они не могут отдохнуть. А как работать плодотворно, если не отдыхаешь?

Прерывайтесь. Потом будет значительно проще сосредоточиться – а значит, и работать быстрее.

5. Заканчивайте работу строго в определенное время. К примеру, решите для себя, что заканчиваете ровно в пять вечера. А значит, никаких встреч после пяти. Брать работу домой тоже нельзя.

Вы скажете: да как так можно? Начальник меня убьет; у меня же столько дел – и так далее. Однако обычно установить для себя подобное правило вполне возможно. Хотя могут быть и исключения – но это совсем редкие случаи. Меняйте подход к труду таким образом, чтобы заканчивать в строго определенное время.

К примеру, сократите список дел (вспоминаем третью главу). Откажитесь помогать окружающим (шестая). Перестаньте откладывать дела на потом (десятая). Постарайтесь сделать все возможное, чтобы заканчивать строго в то время, когда вы решили.

День восьмой
Хватит брать на себя все подряд

Если вы отвечаете за крупное дело, то наверняка не спешите что-то кому-то поручать. Ведь тогда придется полагаться на чужую исполнительность. А делать это страшно, особенно если учесть, что, недоработай кто, отвечать вам.

Так мыслят те, кто привык брать на себя все подряд. Их страхи небеспочвенны. Однако они могут сильно сказываться на производительности как компании, так и сотрудников вообще.

Тот, кто привык тащить все в одиночку, готов на что угодно, лишь бы единолично удерживать бразды правления. Он не хочет ничего поручать – а потом отслеживать. Ему хочется властвовать над происходящим, чтобы все было как надо и когда надо.

Так и вымотаться недолго. Кроме того, руководитель в итоге не так хорошо руководит, а вверенные ему сотрудники все меньше хотят в происходящем участвовать.

Поручать задачи страшно не только руководителям. Владельцы небольших бизнесов и свободные работники также поддаются соблазну тащить все на себе. Предприниматели, если уж на то пошло, чаще прочих готовы делать все сами – поскольку так якобы проще. Многие привыкли к мысли, что успешное дело можно построить, только если делать все в одиночку. Эта идея настолько укоренилась в их разуме, что они вообще не способны ничего никому доверить.

Это плохо. Когда пытаешься успеть все сам, о плодотворном труде не может быть и речи.