Текст книги "30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни"

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Привычка брать все на себя не всегда проявляется открыто. По меньшей мере сам человек зачастую до последнего не подозревает о ее наличии. В большинстве случаев он не понимает даже, что скорее вредит – себе, своей производительности и своему предприятию.

Поэтому важно подчеркнуть, как именно стремление отслеживать каждую мелочь лично мешает трудиться плодотворно. Отрицательных последствий у такого поведения четыре. Во-первых, вы растрачиваете время и силы, которые могли направить на что-то другое. Все потому, что вы сосредоточенно и самостоятельно отслеживаете каждую мелочь.

Во-вторых, вы отвлекаетесь от своих долгосрочных стремлений. Вы настолько дотошно следите за вверенной вам задачей, что начинаете узко мыслить.

Допустим, вы занимаетесь управленческой деятельностью. Предприятию важнее всего, чтобы вверенная вашему отделу задача выполнялась согласованно с остальным предприятием. Если вы предприниматель, то вам, допустим, нельзя забывать о том, чтобы вложения окупались. На масштабной задаче не сосредоточишься, если одержим мелочами.

В-третьих, вы в целом работаете хуже. Если взваливаешь все на себя, постепенно устаешь. И времени на то, чтобы поддерживать должное качество, не находишь. Иначе выгораешь.

В-четвертых, привычка брать все на себя сказывается и на ваших подчиненных: сотрудниках, поставщиках, исполнителях. Они видят, что вы отслеживаете каждый их шаг, и понимают, что их навыкам и опыту не доверяют. Накапливаются настороженность и возмущение, которые подрывают боевой настрой.

Подавлять внутреннее стремление отслеживать каждую мелочь в доверенном вам деле определенно стоит. Дальше вы найдете несколько советов о том, как это сделать.

Какие предпринять шаги

1. Разберитесь, почему вам так страшно довериться кому-то. Вы боитесь, что другой человек не справится? Что вас сочтут бездельником? Или вы стремитесь к совершенству (о чем мы говорили во второй главе) и считаете, что ошибки нельзя совершать?

Единственный способ усмирить желание все отслеживать – определить, почему оно вообще у вас есть.

2. Отделяйте задачи «всеобъемлющие» от задач «рабочих». Любая работа включает в себя два вида поручений: те, которые имеют долгосрочные последствия, и те, которые имеют краткосрочные. Важность у них разная.

К примеру, вы управленец. Ваша задача в том, чтобы сотрудники вовремя и с учетом выделенных средств завершали то или иное дело. Это ваша «всеобъемлющая» задача. А повседневные – составление отчетов, оповещение поставщиков и т. п. – следует поручить кому-то другому. Неважно, работаете вы на себя или нет, ведете небольшое дело или владеете несколькими предприятиями, со стремлением отслеживать каждую мелочь необходимо бороться.

3. Определите, сколько стоит час вашего времени. Тогда проще будет вспоминать, не лучше ли то время, которое вы уделяете той или иной задаче, потратить на что-то еще.

Ваша задача, какую бы должность вы ни занимали, заключается в том, чтобы уделять время задачам, которые принесут больше всего пользы. Если вы будете знать, сколько стоит ваш час, тратить время на бесполезные дела не захочется.

4. Отслеживайте, как именно вы распределяете рабочее время. Может обнаружиться, что вы тратите неоправданно много времени на задачи, которые можно поручить кому-то еще.

Последите за собой две недели. Так проще обнаружить как несоответствия, так и закономерности. Можно воспользоваться онлайн-сервисом в духе Toggl.com (он бесплатный и синхронизируется с телефоном) или блокнотом. Вообще неважно, какой носитель использовать. Самое главное – отслеживайте, на что тратите время, и изучайте, как именно его используете.

5. Отмечайте, каким людям можно поручать различные задачи. Для этого необходимо знать, кому из сотрудников или исполнителей стоит доверять. Если вам уже доводилось работать с какими-то людьми, вы наверняка представляете, что им хорошо дается и в каких областях они разбираются. Ваша задача – поручать задачи тем, кому хватит опыта, знаний и способностей с ними справиться.

Не полагайтесь на память. Заранее записывайте, по какому поводу к кому можно обратиться с просьбой помочь. Для этого хорошо подходит сервис Evernote.com.

6. Когда поручаете кому-то задачу, объясняйте, чем она важна для общего дела. Обычно каждый шаг подчиненных отслеживает тот, кто в них не верит. Как начать в них верить? Заранее разъяснить, каков будет их вклад в общее дело.

Допустим, вы поручаете сотруднику составить отчет – расскажите дополнительно, как этот отчет поможет предприятию, например, сберечь средства. Или вы просите разработчика создать сайт для вашей компании – уточните, что сайт вам нужен для рекламы и он должен быть удобным для пользователей.

7. Сегодня же поручите что-то кому-нибудь. Будет страшно. Но вы привыкнете. Единственный способ выработать привычку – это постоянно повторять одно и то же.

Начните с малого. Доверьте подчиненному какую-то простую задачу, которую иначе выполняли бы сами. Потом отследите, все ли получилось. Однако не сидите у человека над душой – дайте ему достаточно свободы.

День девятый
Хватит питаться неправильно

В 2012 году организация по вопросам здравоохранения Health Enhancement Research Organization, Университет Бригама Янга и исследовательский центр по вопросам здравоохранения под началом Healthways провели исследование, в ходе которого обнаружилось любопытное соотношение между пищевыми привычками и производительностью труда. Ученые выяснили, что у сотрудников, которые питались неправильно, производительность снижалась на 66 % чаще, чем у их коллег, которые питались правильно.

Итоги исследования не удивляют. Вы и сами подспудно догадываетесь: то, что вы едите, влияет на то, как вы работаете. Возможно, вы знаете об этом не понаслышке. Вы успеваете больше, когда едите здоровую пищу, чем когда питаетесь пиццей, пончиками, чипсами и мороженым.

Чтобы понять, почему так происходит, необходимо разобраться, как на еду отзывается мозг. Человеческий организм знатно поднаторел в том, чтобы расщеплять потребляемую пищу, например, на глюкозу. Мозг работает благодаря ей. Вот почему мы сонные и ленивые, когда хотим есть. Мозгу не хватает глюкозы.

Ученые обнаружили: чтобы мозг хорошо работал, в кровотоке должно содержаться 25 граммов глюкозы. Если постоянно поддерживать такой уровень, мозг будет настроен на труд. Если уровень глюкозы ниже, мозг работает медленнее среднего.

Большинство думает: глюкоза – это ведь просто сахар. И, едва начинает клонить в сон, просто съедает что-то сладкое либо насыщенное углеводами. Вот только из-за такой еды уровень глюкозы сначала подскакивает – а затем резко падает. В итоге необходимый уровень не держится в течение дня – он задерживается в кровотоке не более чем на полчаса. А через полчаса вы «отрубаетесь». Уровень сахара в крови падает, и вы снова клюете носом и ленитесь.

Очевидно, что производительность ощутимо от этого страдает.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

От неправильного питания не только клонит в сон. Оно влияет на то, как успешно вы работаете.

Во-первых, вам тяжелее сосредоточиться. А если не мыслить ясно, доделать задание сложнее. Кроме того, вы легче и чаще отвлекаетесь.

Во-вторых, вы расслабляетесь. Как уже говорилось выше, вы клюете носом и ленитесь, поскольку уровень сахара резко снижается. Так обычно случается после того, как съели что-то сладкое или перекусили чем-то вредным. Со временем сниженный уровень сахара приводит к постоянной усталости, что значительно вредит производительности труда.

В-третьих, вам тяжелее что-то решать. Принятие решения во многом зависит от того, получает ли мозг необходимое количество сахара и питательных веществ. Если питаться неправильно, мозгу будет недоставать энергии.

В-четвертых, у вас меньше сил. В первые полчаса вы испытываете заряд бодрости. Вы наверняка замечали, что происходит с детьми, которым дают сладкое. Они сначала бегают (спасибо сахару) какое-то время, а потом резко устают.

В-пятых, неправильное питание повышает уровень тревожности; некоторые виды еды способны вызывать и усиливать напряжение. Многочисленные исследования показывают: высокий уровень напряжения не позволяет сосредоточиться и работать плодотворно. При этом чем сильнее вы устаете, тем охотнее выбираете вредную пищу.

Замкнутый круг. Что еще хуже, вы постепенно привыкаете к такому образу жизни, а потому даже не замечаете, что что-то не так.

Чтобы изменить свои пищевые привычки и заменить нездоровую пищу здоровой, предпримите следующие пять шагов.

Какие предпринять шаги

1. Составьте список здоровых блюд – основу вашего питания.

Сегодня человеку доступно как никогда широкое разнообразие еды. Есть у этого и недостаток: вредная еда тоже всегда перед глазами. Если вы привыкли питаться неправильно, не съесть что-то сладкое, проголодавшись, почти невозможно.

Чтобы противостоять соблазну, составьте небольшой список здоровых блюд. Ограничьте его пятью положениями. Тогда будет меньше шансов, что вы сорветесь на нездоровую пищу. Не ешьте того, что в список не вошло.

2. Составьте список полезных закусок. Если выйдет так, что вы проголодаетесь между приемами пищи, выберите что-то из него. Ваша задача в том, чтобы что-то питательное всегда было под рукой.

Как и список здоровых блюд (смотрите первый совет), список здоровых закусок должен включать в себя пять позиций.

3. Составьте список запрещенных продуктов. У каждого он будет свой. Я включил в свой мороженое. Кто-то запишет туда печенье, пирожные либо чипсы. Составьте список тех вредных продуктов, к которым у вас особенная тяга, и держите его под рукой.

Когда я только начинал менять свои пищевые привычки, то носил карточку с этим списком в кошельке. Она служила постоянным напоминанием о моих слабостях. Может, вы тоже сделаете себе такую.

4. Продумывайте питание на неделю вперед. Если человек не знает точно, чего хочет, то чаще ест что попало. А что попало – это обычно что-то вредное. Чтобы противостоять соблазну, продумывайте, чем будете питаться, заранее. Продумайте, чем вы будете завтракать, обедать и ужинать всю ближайшую неделю. Если возможно, приготовьте все заранее.

Я, к примеру, готовлю себе около трех-четырех килограммов мяса за раз. Оно по большей части хранится в морозильнике. Еще часть отправляется в холодильник – чтобы можно было быстро достать и поесть.

5. Ешьте по расписанию, это помогает упорядочить день. Тот, кто ест в одно и то же время, значительно реже тащит в рот что попало. В том числе шоколадку из торгового автомата или пончики, что принесли на работу коллеги.

День десятый
Прекратите откладывать дела на потом

Привычка откладывать дела на потом сказывается на вашей производительности сильнее прочих. К сожалению, и избавиться от нее сложнее всего.

Мы приучаемся откладывать неприятные дела еще с детства, когда не спешим приступать к домашнему заданию или уборке, стараясь убежать поиграть с друзьями. Большинство относится к работе точно так же и во взрослые годы. Мы как нельзя ловко пренебрегаем важными задачами ради того, что дарит радость здесь и сейчас.

Откладываем дела мы по многим причинам. Некоторым страшно не справиться. Они откладывают задачу, потому что боятся потерпеть неудачу и опозориться перед начальством и коллегами. Кто-то медлит, потому что стремится к совершенству (вспоминаем второй день). Они боятся выполнить работу небезупречно, а потому бесконечно тянут с ней. Кто-то откладывает задачи из-за ощущения «обязаловки». Оно попросту не позволяет получить удовольствия от работы.

Люди, естественно, откладывают дела и по другим причинам. Многие не умеют грамотно распределять время. Мы составляем неправильное расписание на день, из-за чего тот проходит неплодотворно. В итоге на важные дела времени не остается – и мы раз за разом снова откладываем их.

У некоторых непрестанно враждуют лимбическая система и префронтальная кора. Лимбическая система – это та часть мозга, которую привлекает все яркое. Она просто берет – и отвлекается от важных задач, едва поблизости возникает что-то мало-мальски привлекательное. Префронтальная кора, наоборот, всячески обуздывает нас. Она отвечает за нашу исполнительность, умение распределять время и силы.

Два этих участка головного мозга непрестанно борются за наше внимание. Исход битвы определяет то, насколько вы собраны и сосредоточены. Если вы целиком погружаетесь в работу – побеждает префронтальная кора. Если вы скучаете и отвлекаетесь – верх одерживает лимбическая система, а производительность, как следствие, несет потери.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Нет ничего страшного в том, чтобы время от времени откладывать дела. Вообще, откладывать дела даже нужно, если вы долгое время пашете как лошадь. Важно уметь прерываться, чтобы мозг отдыхал и восстанавливался. Вот только тот, кто привык откладывать дела, поступает так, уже не задумываясь; ежедневно, как если бы это было чем-то само собой разумеющимся.

Привычка эта очень сильно снижает производительность. Во-первых, вы сильнее устаете. Да, поначалу, отложив дело, вы позволяете себе выдохнуть. И это ожидаемо, поскольку вы откладываете что-то неприятное ради чего-то приятного. Вот только через некоторое время вы напрягаетесь только сильнее – из-за последствий (поскольку работы у вас теперь больше, а времени – меньше).

Во-вторых, вы теряете драгоценное время. Вы, скорее всего, откладываете одну важную задачу не ради другой такой же важной. В большинстве своем люди затягивают с чем-то не совсем приятным ради чего-то приятного – например видео с котиками.

В-третьих, вы не укладываетесь в сроки. Дело, которое вы откладываете, никуда не исчезает. Выполнить то, что вы отсрочили, придется все равно. Вот только времени у вас будет меньше. Следовательно, вы можете и вовсе не успеть, чем запятнаете свое имя – или получите выговор от руководителя.

В-четвертых, постоянно откладывать дела – значит чаще упускать важные возможности. Допустим, что вы затягиваете с каким-то поручением от начальства. И тут в преддверии дедлайна возникает возможность поучаствовать в крайне полезном мероприятии. Но вы заняты поручением, с которым до последнего тянули.

Тот, кто постоянно откладывает, чаще ненавидит себя. Чем больше дел вы откладываете и чем больше у этого последствий (к примеру, вы не успеваете в срок или упускаете выгодные возможности), тем чаще вы считаете себя неудачником. В итоге вы принимаетесь корить себя, что рушит вашу самооценку.

Ниже представлены шесть советов, благодаря которым вы сможете избавиться от привычки откладывать раз и навсегда.

Какие предпринять шаги

1. Пересмотрите список дел. Во-первых, не позволяйте ему разрастаться до невообразимых размеров (подробнее об этом мы говорили в главе, посвященной третьему дню). Отсеивайте все лишнее. Во-вторых, начинайте день с наиболее важных задач.

2. Составьте четкое расписание работы. Разделите день на промежутки, каждый из которых посвящайте отдельной задаче (либо направлению задач). Выбирайте такие промежутки времени, которые учитывают вашу работоспособность и подход к труду.

К примеру, используйте «метод помидора». То есть сосредоточенно работайте 25 минут, после чего делайте пятиминутный перерыв (лично я слегка видоизменил этот метод под себя). Вам, возможно, будет удобнее работать три часа подряд, а после прерваться на полчаса. Тут важнее всего прислушаться к себе.

3. Отучайтесь сидеть без дела. Один из отцов-основателей США Бенджамин Франклин однажды сказал: «Если хочешь чего-то добиться, расспроси занятого человека». Есть в этом высказывании некоторая мудрость. Занятые люди знают, как грамотно распределять время. Иначе они просто ничего не успеют. В итоге они всегда над чем-то трудятся.

4. Разбивайте крупные задачи на задачи поменьше. Зачастую люди откладывают дела потому, что совершенно объяснимо боятся объема работы. Дали необъятное поручение – и не знаешь даже, с чего начать. Словно тебя подвели к Эвересту и не объяснили, как взбираться. Как быть? Разбить огромную задачу на выполнимые задачи поменьше.

Допустим, вам нужно сдать начальнику отчет в 100 страниц. 100 страниц – это много. Но, вместо того чтобы сидеть в страхе, лучше разбить большой отчет на небольшие отрывки. Распишите, какие таблички и диаграммы вам нужно составить. Перечислите, какие виды данных для этих табличек и диаграмм необходимо собрать и из каких источников. Теперь назначьте для каждой небольшой задачи крайний срок. И вот задание не выглядит уже таким страшным.

5. Помните, зачем вы выполняете ту или иную задачу. Если знаешь, в чем смысл работы, приступить к делу проще. Даже привыкшие откладывать люди выполняют пугающие задачи охотнее, если понимают, зачем им вообще это нужно.

6. Попросите следить за вами. Многие работают охотнее, если им предстоит потом перед кем-то отчитываться. Если вам такое подходит, то смело ищите товарища, которому пообещаете сделать то-то к такому-то сроку.

Пусть коллега вдохновляет вас одним своим существованием. И спросит с вас, если вы вдруг нарушите обещание. Кому-то этого уже достаточно, чтобы работать добросовестнее.

День одиннадцатый
Прекратите откладывать сложные задачи

Сложные либо неприятные задачи мы предпочитаем откладывать. Такова людская природа. Так делают все. Мы, к примеру, с радостью потратим полчаса на то, чтобы выгулять собаку, но с трудом заставим себя выделить полчаса на то, чтобы убраться во дворе.

У такой привычки есть последствия. Мы меньше успеваем, тратим время на ерунду и даже начинаем считать себя неудачниками, из-за того что вечно затягиваем с чем-то важным.

А наши списки дел, естественно, лишь разрастаются – переполненные сложными и неприятными задачами, которые только и делают, что переносятся с одного дня на другой.

Бороться с этой привычкой можно двумя путями. Сторонники первого предлагают сначала браться за самое тяжелое и неприятное – а что попроще да поприятнее оставлять на потом. Сторонники второго говорят иначе – сначала лучше сделать простое и приятное, чтобы войти во вкус, а уже потом что-то посложнее.

У обоих подходов есть свои преимущества. Оба могут подействовать. Все мы разные; то, что как нельзя лучше подойдет одному, вообще не поможет другому.

Подождите немного и узнаете, как выбрать наилучший для себя подход. Однако для начала давайте посмотрим, как именно привычка откладывать сложные задачи снижает вашу производительность.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Вчера я уже говорил: то, что вы отложили на завтра, никуда не исчезает. Задачи, которые вы откладываете, остаются в списке ваших дел – и все еще требуют вашего внимания. Хуже – они смотрят на вас осуждающе, призывая скорее взяться за ум.

Со временем задачи, за которые стоило бы приняться днями или неделями ранее, сказываются на душевном состоянии. Во-первых, вы сильнее переживаете, поскольку список дел разрастается до немыслимых размеров.

Во-вторых, вы все сильнее разочаровываетесь в себе. Стоит вам взглянуть на свой план – и вы снова вспоминаете, что отложили очередное сложное дело.

В-третьих, вы начинаете терзаться виной и стыдом. Когда откладываешь сложную задачу, то признаешь свою беспомощность – мнимую или действительную. И винишь себя в бездействии.

В-четвертых, чем сильнее вы тревожитесь, расстраиваетесь и корите себя, тем сложнее вам сосредоточиться. В итоге насущные дела валятся из рук. Следовательно, вы проще отвлекаетесь.

В-пятых, эта привычка портит здоровье. В 2015 году в научном журнале по вопросам поведенческой медицины Journal of Behavioral Medicine разместили итоги исследования, в ходе которого обнаружилась связь между привычкой откладывать задания и гипертензией, а также сердечно-сосудистыми заболеваниями.

Время от времени откладывать задачи попросту необходимо. Однако если откладывать тяжелые и неприятные задачи постоянно, это непременно скажется на вашей производительности. Как с этим быть? Предпринять несколько шагов, описанных ниже.

Какие предпринять шаги

1. Поутру выделяйте один час на сложную и неприятную задачу. В третьей главе мы уже говорили о «слонах» – важнейших положениях в вашем списке дел. Они бывают сложными и неприятными. Однако им нужно уделять время – иначе жди беды.

Допустим, вы – генеральный директор публичной акционерной компании. Один из ваших «слонов» – подготовить выступление для предстоящей встречи с советом директоров. Если вы не подготовитесь, его участники наверняка потеряют доверие к вам как к руководителю.

Первый час рабочего дня посвящайте «слону». Необязательно доделывать работу до конца. Просто посидите над задачей ровно час. Сосредоточиться проще, когда знаешь, что через 60 минут сможешь забыть о неприятной задаче до конца дня.

2. На каждый день выбирайте двух «слонов». И все. Не больше.

Большинство склонно переоценивать скорость своей работы и недооценивать время, необходимое на очередную сложную или крупную задачу. Если вы ограничите количество ежедневных «слонов» до двух, то будете расправляться с ними значительно охотнее.

3. Приступите уже к делу.

Казалось бы, это и так ясно. Однако начать тяжелее всего, особенно если задача предстоит сложная или неприятная. Едва вы приметесь за работу, как наверняка войдете во вкус. Чем дольше будете работать над задачей, тем проще вам будет.

Допустим, ваш «слон» на сегодня – это убраться дома. Вместо того чтобы выбирать наиболее удобное время, когда вы наверняка будете в настроении навести порядок в целом доме, начните уже с утра протирать кухонный стол. А потом протрите столик в гостиной. А потом помойте посуду, что накопилась в раковине.

Просто начните. Вы наверняка удивитесь тому, насколько просто будет продолжить.

4. Знайте, что разум будет сопротивляться. Чем сложнее задача, тем выше вероятность, что вы столкнетесь с препятствиями. Помните об этом. Тогда они не застанут вас врасплох.

5. Не забывайте, что мозг ненавидит сложные задачи. И готов на все, лишь бы от них увильнуть.

Бывало ли с вами такое, что в преддверии работы над чем-то неприятным вас так и тянуло проверить соцсети? Или что вы, прежде чем приступить к сложной задаче, заходили «буквально на минутку» в какую-нибудь мобильную игру?

Это мозг всеми силами пытался вас отвадить от сложного дела. Определите, какие уловки он использует, после чего – пресекайте попытки вас отвлечь. К примеру, если вас вдруг потянуло зайти в соцсети, скажите себе: «Ага, вот оно!» – и тут же подавите порыв.

6. Установите ограничение по времени. Сложные или крупные задачи пугают нас в том числе потому, что на них уходит много времени. В итоге мы ищем любые предлоги отвлечься.

Как перебороть это стремление? Посвящать этой задаче строго ограниченное время. Тогда вы точно будете знать, когда с этой задачей закончите. То есть вам будет к чему стремиться.

Решите, к примеру, не работать до упаду, только бы выполнить эту задачу всю за раз, а уделить ей строго полчаса. А как только полчаса истекут, решайте: продолжить – если вошли во вкус – или перейти к другой задаче в списке.