Текст книги "Инструменты работы модераторов. По результатам I слёта"

Мастер-класс «Модерация в стратегическом и проектном управлении». Елена Дугина

Елена Дугина – бизнес-тренер, старший преподаватель Kingston Business School London/РАНХиГС, научный руководитель образовательной программы «Обучение команд управляющих развитием моногородов», руководитель экспертной группы образовательной программы «Развитие региональных команд» ВШГУ РАНХиГС (профиль в facebook: elena. dugina).

Сборщики: Елена Константинова, Валерий Медовый (профиль в facebook: valeryy.medovyy).

Ход мастер-класса:

1. Фасилитация групп в бизнесе и государственном управлении.

2. Управленческие инструменты по постановке задач.

3. Терминальная стадия: подготовка презентации и спикеров.

4. Рефлексия: результаты личные и групповые. Отчеты. Проблемы оценки.

1. Фасилитация групп в бизнесе и государственном управлении.

Общее и различия. Фасилитация в бизнес-школах и школах государственного управления.

Тесты на здравый смысл. Подготовка к сессии. Цели и дизайн результата (перевод ожиданий в цели и задачи). Групповая динамика: открытые вопросы, «закрытые» шаблоны, «мягкие» шаблоны. Гайды модератора и участников. Роли на сессии. Сбор, оценка материала и его перевод.

Основные тезисы.

В бизнес-модерации учат полностью открытому подходу. Но государственные служащие строят работу особенным образом. Государственные служащие привыкли, что их деятельность четко регламентирована. В работе с ними правильнее говорить о руководителе проектной работы как фасилитаторе, в работе которого главными вопросами являются: «Что мы сегодня будем делать?», «Как мы будем строить работу?», «Кто сегодня будет модерировать работу группы?» и так далее.

В сессии бизнес-модерации огромная задача – собрать все материалы, потому что важные идеи обычно остаются забытыми. Результаты должны способствовать решению задач. Сбор материала – ключевой инструмент на этапе инициирования идей. Проблемы модерации в этом случае – это отсутствие четкой методологии.

Стратегическая сессия 2000-х – это экономика роста. В настоящее время картина другая, потому что весь мир находится в состоянии турбулентности. Тип поведения топ-менеджера сильно изменился.

В работе модератора правильно использовать «закрытые» и «мягкие» вопросы.

Можно использовать практику «5 почему», суть которой заключается в поиске первопричин. Помимо этого, используемыми инструментами являются PEST– и SWOT-анализы. Опытный модератор использует разные подходы к общепринятым методикам. Например, в SWOT-анализе добавляет подцели, что позволяет быстрее перейти к конкретике и снизить уровень напряжения. Стоит сказать и о методологии для анализа внешней среды ПИВОТ экономики региона, которая позволяет выбрать критические факторы успеха:

Шаг 1 – проанализировать и отметить наиболее сильные направления (городская среда, природа, финансовый капитал и так далее).

Шаг 2 – сформулировать несколько гипотез о том, каким будет новый смысл, новое направление развития.

Шаг 3 – добавить направления.

Эксперты анализируют, рассматривают проекты по-разному. Большое значение в работе модератора имеет разъяснительная работа с участниками о невозможности подстроить проект под видение каждого эксперта, но важно фиксировать замечания и работать над изменениями.

2. Управленческие инструменты по постановке задач

Примеры анализа проблем и возможностей в корпоративном и государственном секторе. Образ будущего и креатив. Проектные инструменты в фасилитации (заинтересованные стороны, риски, дорожные карты). Матрицы ранжирования (что кроме голосования). Индивидуальная работа в парах и групповая, группы и подгруппы. Почему нет проекта без бюджета, роль модератора.

Основные тезисы.

Цель – это критический фактор. Показатель является важнейшим элементом в процессе. В государственных документах цели и показатели часто расходятся и противоречат друг другу. Показатели верхнего уровня обычно расписаны в нормативных документах, и менять их не имеет смысла. Цель и действие необходимо записывать в глаголе, тогда мы получим нелинейное каскадирование. Существуют ошибки, связанные с записью в целях конкретных мероприятий.

В целеполагании нет одного правильного подхода. Мы не делаем деление на миссию и образ будущего. Нужны конкретные понятные цели. Мы исходим из компетенций и ресурсов, потребностей, желаний и амбиций участников.

Примеры образа будущего:

● Город «А» – индустриальный центр региона «В» с трансграничной торговлей.

● Город «В» – узнаваемый мировой бренд, город будущего, в котором хочется жить и работать.

● Компания «С» – лидер по производству инсулина.

Важно объяснить, что существуют взаимоисключающие задачи, пример – конфликтное каскадирование. Ключевой элемент – контроль и адаптация. Главный результат стратегической сессии – вовлечение всех участников.

Необходимо определить весь перечень заинтересованных сторон, которые могут отрицательно повлиять на проект.

Комментарий участника слёта:

Павел Кислицкий: «Благодарю организаторов за возможность познакомиться на Слёте с разными точками зрения на роль модератора и подходы организации проектных работ. Важная мысль, которую озвучила Елена, что, проводя аналитическую работу с командой, нужно применять наиболее эффективные инструменты. Даже не целиком инструмент, а необходимые его элементы, как, например, работая со SWOT-анализом, добавлять части из FR и т. п. Полезным было рассмотрение инструментов анализа и кейсов. Надеюсь, презентация войдёт в дайджест. Подход по работе со стейкхолдерами поддерживаю. На практике важно для команд разобраться с негативным влиянием заинтересованных лиц, продумывая действия по работе с ними. Подготовку к итоговой презентации, на мой взгляд, нужно начинать раньше, чем заключительный модуль. Мастер-класс по ораторскому искусству и составлению презентаций уместно делать с середины образовательной программы, а в последний день команды не трогать и не дёргать. На выше озвученное есть запрос команд».

Мастер-класс «Остановка группы в деятельности, переход в состояние готовности к научению: ситуации, подходы, приёмы». Алексей Яцына

Алексей Яцына – партнёр «Конструкторы сообществ практики», президент «Союз „Гильдия игропрактиков“» (профиль в facebook: a. yatsyna).

Сборщики: Екатерина Своекошинова (профиль в facebook: katrin.svoekoshinova), Елена Константинова.

Зачем? Состав решаемых задач

● Вывод участника из «позы»: я всё знаю, это всё уже сто раз пробовали и у нас не работает, это невозможно изменить, потому что и т. п.

● Демонстрация участникам новых возможностей и перспектив для развития, получение индивидуальных и коллективных выгод.

● Открытие перед участниками новых сторон, аспектов, граней рассматриваемого вопроса.

● Первичное определение перечня того, что крайне необходимо изучить и/или сделать.

Что происходит?

Участник меняет в ходе работы свою точку зрения: смещает фокус внимания; расширяет или наоборот углубляет границы изучаемого объекта (helicopter view, outside the box, position an another).

Образ результата?

● Интерес к образовательной программе.

● Мотивация к материалу.

● Генерация идей.

● Поиск ответов на поставленные вопросы.

● Готовность к восприятию нестандартных (других) подходов, взглядов.

Как можно увидеть, измерить результат?

1. Участники группы генерируют новые идеи и подходы.

2. Участники группы способны отказываться от привычных образцов работы.

3. Участники группы способны сформулировать свои дефициты в знании.

4. Участники группы формулируют запрос на дополнительную литературу.

Также можно увидеть становление раппорта между модератором и группой, возникновение доверия к работе модератора. Во-первых, потому что именно в этот момент происходит знакомство группы и модератора. Во-вторых, группа видит первую пользу для себя.

Перечень инструментов, применяемых модератором

Краткое описание инструментов

1. Опрос цели участия в образовательной программе.

Модератор задает вопросы каждому в группе:

● Какова ваша цель в данной программе обучения?

● Что вы хотите получить в ходе программы? Где, как и для чего применить полученные знания?

● С чем вы пришли на программу: с каким настроением, настроем, багажом знаний, полученным опытом успехов и неудач?

● Как вы видите процесс получения знаний, навыков? Как вы будете для себя оценивать было ли это полезно?

Модератор отклоняет ответы вида:

● «Пришёл узнать что-то новенькое».

● «Нас отправили по разнарядке».

● «Обновить, структурировать имеющиеся знания».

Модератор должен «прорваться» за такие ответы и выявить, что реально полезным участник видит для себя.

По окончании опроса модератор делает резюме ответов.

2. Задание схемы представления об объекте изучения.

Модератор представляет, кратко описывает схему и предлагает участникам группы: дополнить схему, изменить схему, но самое главное – заполнить схему, то есть задает вопрос о каждом элементе:

● из чего это состоит, по мнению группы?

● что является критичным или приоритетным, а что второстепенным?

● что уникально именно для объекта, который выбран группой? а что присуще другим подобным объектам?

● что для участников группы является знакомым, понятным однозначным? а что является «слепой зоной» и участники не могут точно сформулировать, и, значит, это является предметом дальнейшего изучения.

Мини-группа, которая возьмет для разбора этот инструмент, обсуждает схему рабочего места модератора. Примеры схемы рабочего места приведены на рисунках ниже.

3. Обсуждение разрыва между идеальной и реальной ситуацией, между сегодня и завтра.

Модератор предлагает описать объект обсуждения в том виде, как он существует сейчас: какого он масштаба, из каких элементов состоит, кто является участником, какие процессы происходят, какие затраты, какие технологии применяются.

Затем модератор просит описать идеальное состояние объекта.

Следующий шаг группы – сформулировать дельту между идеальным состоянием и текущим. Этот разрыв является предметом изучения, проектирования.

Модератор просит также сформулировать, каких знаний, умений, навыков участникам группы не хватает, чтобы устранить дельту между идеальным состоянием и текущим.

Вопросы модератора: Из чего это состоит сейчас / должно состоять? Как это выглядит / должно выглядеть? Кто задействован / должен быть задействован? Какого это масштаба, затрат и так далее?

4. Перечисление субъектов и описание их интересов, требований, ожиданий от объекта изучения. Обсуждение разрыва между идеальной и реальной ситуацией, между сегодня и завтра.

Рассмотрение объекта со стороны разных субъектов и того, как они видят объект, какие требования к нему предъявляют.

Модератор просит группу перечислить субъекты, связанные с объектом изучения. Если субъектов очень много, то модератор просит группу выделить 5—7 ключевых.

После этого модератор предлагает рассмотреть каждый субъект и его требования к объекту, задавая вопросы:

● Как субъект видит объект?

● Что для субъекта важно? Что малозначимо?

● Каким способом субъект взаимодействует с объектом?

● Какие бывают претензии? Какие качества/свойства объекта подчеркиваются?

Собрав все описания от лица всех субъектов, модератор предлагает группе выделить разрывы в представлениях и из этих разрывов сформулировать запрос на доуточнение информации, дополнительное знание, исследование или изменение.

Трудность 1: определение необходимого и достаточного масштаба категории субъекта. Например, молодежь; юноши от 18 до 22; девушки, от 18 до 22, живущие в городах-миллионниках, учащиеся в гуманитарных вузах на бюджетной основе.

Трудность 2: необходимость помнить, что государство, все люди и т. п. категории – это не субъекты.

5. Ролевые дебаты: генерация позиций, имеющих разное отношение к изучаемому объекту, и выступление, отстаивание взглядов из ролей.

Модератор предлагает сформулировать разные точки зрения на объект. Участнику не обязательно реально придерживаться того или иного взгляда. Это рассматривается как гипотетическая ситуация. Например, роли могут быть: сторонник/противник, заказчик/исполнитель.

Потом участникам предлагается описать, как выглядит объект изучения из названных ролей (выступить от имени роли): Что важно/неважно? Какие стороны, элементы необходимы и т.д.? Как это выглядит самостоятельно и вместе с другими объектами?

Разница в представлениях фиксируется модератором, и в дальнейшем группа обсуждает, что они еще должны узнать об объекте изучения, чтобы иметь полное представление, отвечающее разным субъектам, способам описания и т. д.

Пример способа рассмотрения – «Шесть шляп мышления» Эдварда де Боно (https://www.ozon.ru/context/detail/id/136396095/).

6. Ретроспективный анализ, реконструкция объекта изучения.

Полезное упражнение в работе с группой, когда участники «упираются» и говорят:

● «ничего не изменится»,

● «это невозможно»,

● «верните благословенный… год»,

● «так испокон веков было и не нам менять».

Суть действия в том, что берется любая сущность (объект изучения) и «опрокидывается» в прошлое на 5, 10, 20 лет назад:

● если это формат – важно смотреть, что окружало договаривающиеся стороны и мотивировало/принуждало их к совместной деятельности, какую выгоду они получали, возможна ли эта выгода теперь (например, организация, институция или процесс);

● если это политика – важно понять, кто получал выгоду от такого регулирования, как перераспределялись полномочия, ответственность, награды и наказания;

● если это технология – то, что было, когда её не было или она было другого порядка сложности.

7. Постановка сверхзадачи.

Выдвигается сверхзадача для объекта, которая описывается в кратном изменении значения ведущего показателя (например, в десять раз быстрее, в десять раз дешевле).

Модератор предлагает группе описать, что необходимо изучить, найти, сделать, изменить, чтобы реализовать сверхзадачу.

8. Сопоставление с нормативными моделями и бенчмарками.

● Определяется список бенчмарков или выбирается нормативная модель для сравнения.

● Проводится анализ своего объекта исходя из соответствия/степени соответствия.

Модератор задает вопросы:

● Из каких элементов состоит рассматриваемый объект? Почему именно из этих? Все ли (значимые, критичные) элементы перечислены?

● С чем/кем будем сопоставлять/сравнивать элементы? Почему именно с этим?

● По каким критериям будем сравнивать?

● Что лучше/хуже или что соответствует / не соответствует образцу?

● Почему надо приближаться к образцу? Что даст приближение к образцу (выгоды, пользы)?

● Что получит каждый участник? Что изменится в его деятельности?

Примеры бенчмарков:

● Обзоры Gartner (технологическое развитие): https://www.gartner.com/en

● Обзоры Nielsen (ритейл): https://www.nielsen.com/ru/ru/about-us.html

● Обзоры Комкон (СМИ и медиа): http://comcon-research.com/

Примеры нормативных моделей:

● Универсальная 9-процессная модель: https://www.businessstudio.ru/publication/8bphtml/businessmodel.php?lang=ru-ru

● Кубик метастратегий

https://ridero.ru/books/strategiya_svoimi_silami/

● Д. Хлебников, М. Альперович, А. Яцына Стратегия своими силами: https://ridero.ru/books/strategiya_svoimi_silami/

● Модель Захмана: https://en.wikipedia.org/wiki/Zachman_Framework

Мотивация и стимулирование участников группы

Модератор должен показать, что незнание – это не катастрофа, а естественный момент в начале программы. Более того, незнание чего-либо очень хорошо и полезно в начале программы.

Модератор должен выяснить:

● Ситуацию, которая привела участников в образовательную программу.

● Ситуацию вокруг образовательной программы, перспективы для участников.

● Личные интересы, запросы, ожидания, в том числе иногда не связанные собственно с программой. Если у участника будет даже свой персональный интерес или любопытство, то он охотнее будет находиться в обучающей среде.

Модератор должен обсудить варианты применимости нового знания, не только впрямую связанные с обучением, но и в других условиях.

Модератор должен показать, какие запросы, интересы, требования существуют у заказчиков программы или других влияющих лиц.

Ход мастер-класса:

1. Презентация инструментов «остановки в деятельности»: название и краткое описание – 15 минут.

2. Участники мастер-класса объединяются на мини-группы по 4—5 человек. Принцип объединения в группы значения не имеет. В зависимости от численности групп определяется, сколько инструментов будет разбираться в ходе мастер-класса. Каждая мини-группа берет в работу один инструмент – 5 минут.

3. Каждая мини-группа описывает сама себя выбранным инструментом. При этом ситуацией «остановки в деятельности» считается сам слёт. Каждая мини-группа выбирает себе модератора (в ходе работы модератор в мини-группе может меняться) Задача: увидеть область знания и область незнания и подготовить презентацию о том, что и как увидели, – 50 минут.

4. Презентации мини-групп: демонстрация полученного коллективного результата: что увидели, как увидели, что способствовало тому, чтобы увидеть, – 30 минут

5. Разбор рассмотренных инструментов, их доописание – 60 минут.

6. Резерв времени – 20 минут.

Разбор полученного результата

● Что инструмент позволил выявить, а что осталось вне фокуса внимания?

● Был ли инструмент удобен/неудобен?

● Чего в описании инструмента не хватило для работы и пришлось додумывать по ходу работу, а что было лишнее и сковывало модератора, удобнее было откинуть?

● Какие приёмы в работе должен применять модератор (введение речевых формул, установление правил, введение ограничений на время высказывания, задание шаблона для фиксации высказываний, введение голосовалок, пересаживание участников и т.п.)?

● Какие ещё инструменты для остановки в деятельности можно вспомнить и дополнить перечень?

● Надо ли применять инструменты раздельно или комплиментарно? Что с чем сочетается?

● Каковы границы применимости предложенных инструментов, способов работы? В каких типах/видах образовательных программ можно применять, а в каких нет? С какой аудиторией работает, а с какой нет?

● Что необходимо делать до начала работы модератора с группой (на уровне организации программы, отбора участников, действий руководителя проектной работы)?

● Какой квалификации модератора, каких компетенций это потребовало?

● На что удалось посмотреть с новой стороны?

● Все ли вопросы темы были рассмотрены? Не осталось ли что-то за кадром? Есть ли понимание, что теперь с этим всем делать?

Райдер для проведения мастер-класса

Флипчарт.

Бумага для флипчарта.

Маркеры.

Бумажный скотч.

Стикеры (опционально).

Мячик или другой предмет (опционально).

Распечатки аналитического материала (опционально).

Результаты работы участников слёта:

Участники сформировали 7 мини-групп. Принцип объединения в группы значения не имеет. Каждая мини-группа берет в работу один инструмент. Каждая мини-группа описывает сама себя выбранным инструментом. Каждая мини-группа в течение 3 минут демонстрирует полученный коллективный результат, ответив на вопросы: «Чем удобен/неудобен инструмент?».

Краткие описания результатов мини-групп.

1. Опрос цели участия в образовательной программе

На взгляд группы, участие в междисциплинарных программах развития региона прокачивает модератора и делает его компетентнее.

Важно получение максимального количества компетенций, которые дадут возможность работать во всех программах.

Необходимо уметь управлять групповой динамикой, мотивацией участников, «праздновать» ошибки.

2. Задание схемы представления об объекте изучения.

Группа остановила свое внимание на личных потребностях на Слёте модераторов. Для группы были важны осознание личных целей, оценка возможностей (пример – пицца, где много ингредиентов, но в целом всё едино).

Цель – максимальный опыт и навыки. Определение зон роста:

● Погружение группы в процесс.

● Теоретические знания.

● Знания о том, как задавать правильные вопросы.

● Тематизация – важный аспект коллективной работы.

3. Обсуждение разрыва между идеальной и реальной ситуацией, между сегодня и завтра.

Обсуждение было построено вокруг компетенций модератора. Люди, которые приходят учиться, не понимают, что они знают, а чего не знают. На сегодня нет оценочных мероприятий для входа и выхода в обучающую модерации программу.

Критерии использования механизма.

Рамки – позиции модератора и участника.

Как определять границы использования? Проактивная и реактивная позиция: в проактивной группе инструмент сработал слабо, все настроены учиться и меняться, в реактивной группе быстро нашлось много «что не так». Инструмент позволяет выявлять разрывы восприятия.

Задача – определить личные критерии. Как можно себя оценить?

Часто реагируем на конкретных людей, эмпатия.

Критерий – графическое восприятие проблем.

4. Перечисление субъектов и описание их интересов, требований, ожиданий от объекта изучения.

Команда сформировала портфель компетенции регионального модератора: «лупа» – мониторинг, «шаблоны» – инструменты, – всё это поможет групповой динамике и только тогда на выходе будет реальный проект. Команда собрала техническое задание для обучающей программы.

5. Ролевые дебаты: генерация позиций, имеющих разное отношение к изучаемому объекту, и выступление, отстаивание взглядов из ролей.

Группе удалось активно взаимодействовать, но без «травм» не обошлось. По мнению группы, очень важно зажечь участников проектных команд с самого начала работы. Группа распределила роли между участниками. Каждый выступал из своей роли и выражал недовольство действиями других.

6. Ретроспективный анализ, реконструкция объекта изучения.

Формат высказывания сложился в процессе. Каждый высказался, как попал в профессию. Выводы: быстрые высказывания экономят время. Смогли определить мотивы каждого. Инструмент максимально помогает посмотреть на предмет с разных сторон. В ограниченное время хорошо помогает доклад аналитика на этапе знакомства.

1. Структура высказывания сложилась в процессе – на втором участнике.

2. Быстрое высказывание экономит энергию, но затрудняет понимание для других. Возникает пространство для вопросов. Позволяет собраться, выстроить последовательную причинно-следственную связь.

3. Чем шире рамка, в которую в итоге помещаются все высказавшиеся, тем более разная специфика объекта будет зафиксирована, меньше пересечений, а, возможно, больше объектов. Чем рамка уже, тем больше интересного об одной и той же стороне объекта можно зафиксировать.

7. Постановка сверхзадачи.

Модератор за короткое время от большого количества людей получает максимальный результат, с минимальной коммуникацией.

Появился тематический запрос на знание, наращивание авторитета, статуса, бренда, на тематическое регулирование для модератора будущего.

Ответы на вопросы.

1. Кто, работая в группе, увидел новое, что неплохо бы изучить в модерации? Большинство подняло руки.

2. Сложной ли была двойная конструкция – применить инструмент и выйти на презентацию с разбором инструмента? Ответ: Двойные заходы тяжело берутся неподготовленными группами.

3. Есть ли ситуации, кроме остановки в деятельности, для использования этих инструментов? Ответ: Переход от остановки к генерации, в переговорном процессе.

Комментарий участника слёта:

Павел Кислицкий: «Алексей Яцына, благодарю за мастер-класс! Подобран действенный формат. Полезным было применить инструмент на себе и разобрать его с коллегами. Не хватило времени, но понятен подход. Буду применять во время подготовки к проектной работе для выбора более эффективных инструментов».