Текст книги "Деловое общение"

3.3. Расположение тела как невербальный сигнал

Расположение тела собеседника относительно вас является важным указателем того, насколько он в данный момент расположен к беседе с вами. Если собеседник вас внимательно слушает, то, скорее всего, он будет повернут к вам не только головой, но и всем корпусом, либо и голова и корпус его находятся к вам в полоборота. Однако если спешащего по делам сотрудника вы вдруг «затормозите» своим несвоевременным для него вопросом, то вполне вероятно, что, повернув к вам голову, он не будет поворачивать в вашу сторону весь корпус, фактически продолжая свой путь, пусть даже и с меньшей скоростью или даже остановившись (рис. 7). Если вам действительно необходим разговор с этим человеком, попытайтесь развернуть в свою сторону и его корпус тоже, например, передавая ему документы или протягивая руку для пожатия [30].

Рис. 7. Движение человека справа при попытке продолжить свой путь [10]

Много полезных контактов возникает во время перерывов на конференциях, семинарах, во время различных фуршетов подобных мероприятий. Если интересующий вас человек занят беседой с кем-то, то расположение их тел может подсказать, насколько уместным будет попытка присоединиться к их беседе.

Когда два человека ведут спокойный разговор и их тела и головы лишь частично повернуты в сторону собеседника, то такая открытая позиция показывает, что они вполне допускают присоединения к беседе других людей, чем и можно воспользоваться (рис. 8).

Рис. 8. Открытая позиция, допускающая присоединение к беседе другого человека [10]

В том же случае, когда собеседники стоят лицом друг к другу и так же расположены их тела, то такая позиция закрытая, не предполагающая подключения к беседе третьего лица (рис. 9, а). Можно попытаться к ним подключиться. Но если в вашу сторону развернутся только их головы, а не тела, можно быть уверенным, что вы им помешали. В этом случае предпочтительно договориться о встрече на другое время и не мешать сейчас собеседникам (рис. 9, б).

Рис. 9. Закрытые позиции при разговоре [10]:

а – присоединение к беседе третьего человека исключено; б – присоединение третьего собеседника нежелательно

3.4. Расположение за столом переговоров

Рассмотрим варианты расположения за переговорным столом, изображенные на рис. 10.

Рис. 10. Варианты расположения за столом переговоров

Если один человек все время находится в положении А, то варианты расположения второго человека В1–В4.

Положение В1 – угловое положение относительно лица А. Хорошо подходит для неформальной, дружеской беседы. Между людьми хороший визуальный контакт, есть возможность совершать множество жестов и различать их у собеседника.

В то же время угол стола при необходимости может играть роль частичного барьера. Такое расположение очень часто используют врачи в своих кабинетах.

Положение В₂ – положение сотрудничества. Подходит для того случая, когда люди работают совместно над одним вопросом, одинаково настроены. Удачно для выработки совместных решений.

Если во время своего визита вы хотите в чем-то убедить хозяина кабинета, то занять такое положение очень выгодно, но делать это можно только с его разрешения.

Положение В₃ – положение друг против друга, характерное либо для отношений начальник–подчиненный, либо в случае конкуренции собеседников. Такое положение для спокойной и непринужденной беседы подходит очень мало. Если вы предполагаете проводить беседу в русле сотрудничества равных партнеров, то желательно занять другое место.

Положение В₄ – независимая позиция, характеризующая нежелание взаимодействовать, отсутствие интереса к обсуждаемому вопросу, нежелание мешать другому человеку.

Если у вас два собеседника, то, естественно, они не могут одновременно занять положение В₂. В этом случае возможно такое расположение, как показано на рис. 11.

Рис. 11. Беседа с двумя

Желательно во время своего выступления переводить взгляд с одного собеседника на другого, привлекая внимание их обоих. Если ваше выступление было ответом на заданный вам вопрос, то заканчивать выступление желательно глядя на задавшего этот вопрос.

Вообще, квадратный стол больше подходит для формальной обстановки: для коротких деловых бесед, в том числе в режиме начальник–подчиненный. Круглый стол – неформальный, за ним собираются люди как бы у костра. Расположение собеседников в круге мы встречаем на совете вождей индейских племен, у рыцарей короля Артура, на заседаниях ООН. Круглый стол может придавать встрече атмосферу неофициальности, спокойствия, равноправия [17, 19].

Однако при этом редко когда все места даже за круглым столом остаются равноценными в плане статуса и внимания к тем, кто их занимает. За круглым столом короля Артура более почетными были места по правую и левую руку от него. Когда люди собираются вокруг костра, центр внимания смещается к тому месту, где находится начальник экспедиции или командир отряда, а рядом с ним, как правило, сидят его помощники, наиболее близкие к нему люди (рис. 12).

Рис. 12. Разница во внимании к различным местам

Рис. 13. Различие мест по удобству:

А – место организаторов переговоров; B, C, D – места, удобные для переговорщиков; F, G, H – места, менее удобные для переговоров; Е – самое неудобное место

В целях создания спокойной атмосферы для своего собеседника, его успокоения, создания более неформальной обстановки рекомендуется расположить собеседника так, чтобы за спиной у него была стена, ширма.

Когда за спиной у человека открытое пространство, то, в особенности при напряженной беседе, у него повышается давление, учащается сердцебиение и снижается концентрация внимания. Все это усугубляется, если за спиной у него ходят другие люди, а еще хуже, когда за спиной у него открытая дверь, через которую в помещение периодически еще кто-то заходит или заглядывает (рис. 13).

3.5. Элементы невербального общения, связанные с жестами рук

3.5.1. Потирание ладоней, пальцев

Руки во время переговоров, как правило, находятся на виду, что позволяет использовать жесты рук для лучшего понимания собеседника. Однако существует достаточно много тонкостей, связанных с трактовкой этих жестов. Прежде всего, следует учитывать их в контексте переговоров, не строить выводы на одном единственном движении или положении рук. Нужно принимать во внимание не только само движение, но и его динамику. Так, например, существует такое достаточно распространенное движение, как потирание ладоней. Возможные варианты – это быстрое или медленное их потирание. При этом быстрое потирание ладоней, как правило, воспринимается собеседниками как то, что человек доволен не просто выгодностью сделки, а тем что совпадают его интересы и интересы его контрагента, т. е. сделка взаимовыгодна. В то же время медленное потирание ладоней воспринимается как демонстрация хитрости, производит впечатление того, что собеседник усматривает в создавшейся ситуации выгоду одностороннюю, исключительно для него [16].

Так же как и потирание ладоней, с ожиданием финансовой, денежной выгоды связано потирание большим пальцем указательного. Однако этот жест настолько общепринят, что на переговорах является, скорее, демонстративным, чем рефлекторным. То есть собеседник таким жестом, как правило, специально демонстрирует вам, что он усматривает в данной ситуации финансовую выгоду.

3.5.2. Сцепленные пальцы

Как правило, сцепленные пальцы (рис. 14) являются, скорее, негативным жестом. При этом рекомендуется еще оценивать, насколько подняты руки. Чем выше они подняты, тем сильнее негативные эмоции и тем они «крепче».

Рис. 14. Сцепленные пальцы [10]:

а – руки подняты – совсем плохо; б – руки не подняты – так себе; в – руки опущены – еще ничего

3.5.3. Соединенные кончики пальцев

При общении сотрудников в офисах мы очень часто можем наблюдать расположение рук, когда оказываются сцепленными кончики пальцев.

В этом случае существуют два варианта позы. Первый – это когда пальцы направлены вверх и образуют так называемый шпиль. При этом голова собеседника часто откинута назад, взгляд направлен вперед на собеседника. Такой жест характерен для менеджеров, управляющих при объяснении ситуации или постановке задачи подчиненным (рис. 15, а).

Другой вариант сцепленных пальцев – когда руки смотрят вниз или лежат на коленях. Такая поза характерна для таких случаев, когда человек более-менее внимательно выслушивает мнение собеседника. Если выслушивается мнение руководителя, то это, как правило, выражение готовности к действию в соответствии с его речью (рис. 15, б).

Рис. 15. Сцепленные кончики пальцев [10]:

а – объяснение; б – готовность к действию

3.5.4. Захваченные кисти, запястья, предплечья

Захваченные кисти – в принципе жест уверенности (рис. 16, а). Характерен для преподавателей и людей подобных профессий, когда человек спокойно размышляет, обдумывает ситуацию, которая находится под контролем.

Однако если обхватывающая рука находится выше кисти, например обхватывает запястье (рис. 16, б), то такое ее положение может служить признаком раздражения. При этом чем выше находится обхватывающая рука, тем выше степень раздражения.

Если обхватываются предплечья, то это уже признак сильного раздражения (рис. 16, в).

Рис. 16. Захваченные кисти (а), запястья (б), предплечья (в) [10]

Стоит отметить, что столь явные признаки раздражения сильные и волевые люди демонстрируют редко. Скорее, они начинают «принимать меры», чем демонстрировать свои негативные эмоции.

3.5.5. Демонстрация больших пальцев

Это жест явно демонстрирует желание доминировать, показать свое превосходство, агрессию. Он является позитивным для менеджера, уверенного в себе, пользующегося им в присутствии подчиненных. Для демонстрации больших пальцев могут использоваться карманы, ремни и другие части одежды, в которые или за которые помещается кисть, а на виду остается большой палец. Также для этого может быть использована вытянутая рука с отогнутым пальцем.

Рис. 17. Скрещенные руки с демонстрацией больших пальцев [10]

Такой жест очень плохо сочетается со словами «по моему скромному мнению».

Если с демонстрацией больших пальцев сочетаются скрещенные руки, то это или оборонительная позиция, или негативное отношение, и в то же время демонстрация превосходства (рис. 17).

Следует также принимать во внимание, что указание на какого-либо человека большим пальцем (например, через плечо) воспринимается как знак насмешки, неуважения.

3.5.6. Руки около лица

Существует достаточно много жестов, связанных с расположением рук около лица. Выявлять и распознавать их бывает не просто, но овладеть этим навыком желательно.

В частности, руки могут либо находиться около рта, либо его прикрывают, либо потирают кончик носа, либо человек покашливает в кулак (не имея простуды или иной медицинской причины). Это может свидетельствовать о том, что человек говорит неправду либо считает, что ему говорят неправду, и машинально он от нее прикрывается.

В этом случае предпочтительно поинтересоваться у собеседника, что его смутило в ваших словах, и попытаться его убедить в вашей правоте и правдивости.

Аналогично трактуется потирание века, глаза (не вижу неправды). Потирание уха трактуется как нежелание слышать неправду.

Нередко человек, находящийся в сомнении, начинает потирать какие-либо части тела или почесывать их. Так, распространенным жестом, показывающим неуверенность или сомнение собеседника, является потирание им указательным пальцем правой руки боковой поверхности шеи.

Рекомендуют обращать внимание на оттягивание воротника. Специалисты считают, что это соответствует тому, что ваш собеседник сердит или подавлен. К тому же причиной этого, вполне возможно, является то, что он говорит либо собирается говорить вам неправду. При этом не исключено, что он, собеседник, чувствует, что его «раскусили» и есть определенное недоверие его словам.

Типичным жестом, показывающим неуверенность человека, потребность его в поддержке, является палец, засунутый в рот, или то, что он грызет ручку, карандаш.

В итоге можно с достаточно высокой долей вероятности утверждать, что руки, находящиеся около лица, часто являются негативными жестами, которые свидетельствуют о сомнении, неуверенности, чувстве опасности и, возможно, обмане. Однако определить, что именно вызывает у вашего собеседника это чувство, – достаточно сложная задача. Ее необходимо решать, анализируя контекст беседы, предшествующее поведение и жесты собеседника. При этом нужно иметь в виду, что собеседник может обдумывать разные варианты развития событий и вышеуказанные жесты возникают у него, когда он лишь анализирует возможность появления одного из негативных вариантов развития событий [15].

3.5.7. Жесты, связанные со щеками и подбородком

Весьма часто можно видеть собеседника или слушателя, подпирающего голову рукой, а именно открытой ладонью. Это явный знак, что он заскучал. Однако учтите, что это касается того случая, когда используется именно открытая ладонь.

Очень часто принимают за выражение скуки постукивание пальцами по столу или носком туфли по полу. Но это признак не скуки, а нетерпения, вполне возможно нетерпения высказаться. Дайте же собеседнику такую возможность, чтобы у него не возникало негативной реакции.

Если щека подперта закрытой ладонью – вас оценивают. При этом указательный палец часто бывает направлен вверх.

Если голову подпирают сжатой рукой, указательный палец направлен вверх, а большой палец подпирает подбородок, то вас оценивают весьма критически (рис. 18).

Рис. 18. Признак критической оценки – подпирание щеки и подбородка [10]

Близкий к этому жест простого потирания подбородка – жест, когда человек принимает решение, идет процесс. Когда высока вероятность принятия выгодного для вас решения – не мешайте этому процессу.

3.5.8. Руки, скрещенные на груди

Как правило, это оборонительная позиция, при которой человек воздвигает между собой и остальным миром некий барьер. Очень часто такая поза принимается на незнакомом общественном мероприятии, в очереди, в лифте или другом месте, где человек не чувствует себя в безопасности, не обязательно в физическом плане. Опасность может угрожать, например, его комфорту.

Очень близко к глобальной обороне принципиально негативное отношение «ко всему на свете». В этом состоянии человек, что называется, «зажат». Постарайтесь «раскрыть» его, например дайте ему чтото в руки: проспект, документ, рекламу, пусть человек это посмотрит.

Если у человека не просто скрещены руки, но еще и сжаты кулаки, это свидетельствует не только о состоянии обороны, но и враждебном отношении к чему-то.

О сдерживании негативных эмоций говорят руки, скрещенные таким образом, что они обхватывают предплечья. Вполне возможно, что человек чего-то опасается. Причины его опасений могут быть самые разные, как связанные со служебной деятельностью (например, опасение выговора), так и совершенно иные (например, тревожность перед походом к зубному врачу), но в общем случае – это ожидание каких-либо неприятностей.

Скрещенные руки совместно с направленными вверх большими пальцами – это и оборона, и определенный признак самоуверенности человека (см. рис. 17). Такая поза будет в определенной степени оправдана, когда ее принимает высококвалифицированный сотрудник перед непосредственным начальником. В этом случае позиция будет и оборонительной перед начальником, и в то же время напоминать ему, начальнику, что данный сотрудник и сам сильный специалист в данном вопросе.

Рис. 19. Частичный барьер [10]

При определенной стеснительности новичка в незнакомом коллективе он нередко принимает позу частичного барьера, когда его создает только одна рука, обхватывающая предплечье другой (рис. 19). Такая поза, как правило, не несет негативных эмоций и достаточно быстро проходит при успешном вхождении человека в новый коллектив.

Для создания ощущения эмоциональной безопасности во время выступления нередко создается замаскированный барьер, когда рука касается не другой руки, а часов, браслета на этой руке (рис. 20, а), либо обе руки держат перед выступающим какой-либо предмет – текст доклада, букет цветов и т. д. (рис. 20, б).

Рис. 20. Замаскированный барьер [10]:

а – касание другой руки, часов; б – предмет в руках

3.5.9. Закинутая нога на ногу

Такую позу вполне можно считать оборонительной. Однако очень сложно ее отличить от позы, занятой по причине неудобного кресла, общераспространенной посадки «нога на ногу» у женщин, распространенной у американцев посадки типа «замок», которую переняли и европейцы. Поэтому важно соотносить эту позу с другими телодвижениями собеседника, контекстом беседы, интонациями разговора. Скрещенные щиколотки могут свидетельствовать как о негативном отношении собеседника к чему-либо, так и об испытываемом им страхе, нервозности (рис. 21).

Иногда люди принимают позу, когда ноги практически обвиваются одна вокруг другой и оказываются завиты в тугой узел (рис. 22). Такая поза чаще всего показывает, что ваш собеседник категорически не настроен уступать, какими бы весомыми ни были ваши доводы. Переубедить его в этом случае вы вряд ли сможете, но постарайтесь хотя бы понять причину такого его отношения.

Рис. 21. Скрещенные щиколотки [10]

Рис. 22. Переплетенные ноги [10]

3.6. Использование метаязыка на переговорах

Как бы ни была важна невербальная составляющая общения, словесная составляющая общения также чрезвычайно важна. Для успешного ведения переговоров важно знать, что существует метаязык – слова и фразы, которые позволяют узнать подлинные мысли и чувства собеседника. Этот язык, как и язык тела, во многом основан на интуиции, предчувствии, «шестом чувстве» и понимании, что слова и мысли собеседника – совсем не одно и то же. Эта область человеческого общения наименее формализуема, однако есть достаточно большое количество фраз и слов, являющихся «типовыми» в этом языке.

Еще одно определение метаязыка – язык, который изменяет истинный смысл выраженного обычным языком. Например, риэлтор характеризует продаваемую недвижимость и использует выражение «это компактный дом». Переводом, раскрывающим истинный смысл сказанного, будет «очень тесный». Также им могут быть использованы и другие фразы метаязыка, приведенные ниже.

Распространенными словами в разговоре являются «понимаете», «ну, вы понимаете». Это способ сказать «я знаю, что выражаюсь не слишком ясно, но вы все же достаточно разумны, чтобы понять, что я имею в виду».

«Ну, …» – часто своего рода извинение за то, что говорящий не может подобрать правильного слова [31, 32].

4. Деловая переписка

Нормативы деловой переписки касаются формы и содержания документов. Оформление документов регламентируется ГОСТ Р6.30– 2003, который распространяется на документы, включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)» ОК 011–93. Он устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, включая бланки документов.

Реквизиты

В состав реквизитов входит 30 наименований:

1. Государственный герб Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа.

Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации.

Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа.

Должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа.

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа.

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. Адресат.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и

научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В. А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П.

ул.Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись

_______В. А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись _______Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н. В.

Федосеевой Н. А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту.

Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа, настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.