Текст книги "Тайм-менеджмент. Полный курс"

• Имеете раздел, соответствующий контексту «Институт».

• Приехав на занятия, открываете соответствующий раздел ежедневника и просматриваете список задач, дел и вопросов, связанных с учебным процессом. Видите задачу: «Буду в институте – зайти в деканат, взять список группы».

• Перед началом лекции или на перемене идете в деканат и берете список.

Точно так же можно поступать с любыми другими «кайросами», характерными именно для вас: «Курсы», «Офис», «Друзья», «Дом», «Семья» и др. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр нужного раздела в подходящий момент, быстро входит в привычку.

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

• ежедневник;

• стикеры, закладки для гибких задач;

• доска для контекстного планирования;

• MS Outlook.

Ежедневник. Система контекстного планирования может быть налажена в обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты, как в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются соответствующие им категории или разделы, в которые записываются необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Какой ежедневник выбрать? Интересный пример организации системы планирования с его помощью приводит одна из участниц ТМ-сообщества Галина Острикова в своей статье «Ежедневник – жизнь как на ладони».

Ежедневник – жизнь как на ладони[31]31
  Полностью текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества (www.improvement.ru).


[Закрыть]

Говорят, что жизнь человека можно прочитать по его ладони. А можно ли что-то узнать о его жизни из ежедневника? Не знаю, как у других, а по моему ежедневнику – точно можно! Потому что сегодня я веду его так, что из него можно узнать обо всех событиях моей жизни.

Насколько я себя помню, я всегда вела ежедневник. Но ничего полезного, кроме того, что я должна сделать и к какому сроку, в нем не было. Плюс ко всему меня постоянно не устраивала его форма. Скованная в определенные рамки годового исчисления, эта форма и мою жизнь пыталась засунуть в некий стандарт. И однажды мне повезло.

Я увидела, как работает с ежедневником моя коллега. Она пользовалась недатированным ежедневником и, будучи человеком очень организованным, записывала туда все свои дела, не ограничиваясь одной страницей, а по мере их исполнения вычеркивала.

Так я пришла к недатированному ежедневнику. Что мне это дало? Теперь у меня один ежедневник на квартал. И это отражает мое настроение в определенный период года, соответствует квартальному планированию.

Каждый ежедневник я выбираю в твердом переплете, на половину стандартного листа. И обычно с красивой картинкой.

Сверху – обязательно цитата, которая «ведет» меня по жизни в данный период времени. Это то, что я открыла для себя, что меня мотивирует и раскрывает какие-то секреты.

В моем ежедневнике, не скованном никакими датами, я могу сейчас писать, кроме своих планов, все, что хочу и о чем хочу, и быть уверенной в том, что записи не потеряются.

Следующий этап в планировании времени и осознании своих ролей связан с книгами Стивена Кови. Поэтому теперь в моем ежедневнике обязательно есть таблица недельного плана с разделением по ролям: мама, жена, бизнес-леди, домохозяйка, автор, финансовый консультант и т. п.

Таблицу эту я черчу от руки, заполняю в соответствии с квартальными целями, выделяю край ярким маркером, который всегда под рукой в процессе составления таблицы. И тогда для нее мне не надо делать закладку, потому что на фоне белых страниц проведенная цветная полоса хорошо видна.

Что касается ежедневного планирования, то после всех комментариев текущего дня, анализа событий и просто каких-то интересных идей, которые у меня выделяются специальными значками, я пишу план на следующий день.

Несколько слов о ведении комментариев. Стараюсь вверху страницы обозначить тему, например, если я нашла какую-то идею по воспитанию детей, сверху пишу «воспитание». Где-то прочитала, что можно пронумеровать ежедневник, и когда он закончится, на первой странице сделать что-то типа оглавления: воспитание – страница такая-то, финансы – страница такая-то…

В конце каждого ежедневника у меня есть страницы «кайросов» – страницы по темам, которые либо находятся в стадии разработки и изучения, либо которые надо учесть, когда буду что-то делать, либо список книг, которые я прочитала или хочу прочитать. Теперь, зная больше о «кайросах» и о том, как ими пользоваться, я могу более эффективно использовать этот инструмент.

Что касается стратегического планирования, то у меня вместо стратегической картонки – сложенные пополам распечатанные листы с записью целей, и я их ношу в ежедневнике, чтобы в любой момент иметь возможность продумать какие-то долгосрочные планы.

И есть еще один интересный момент, который я начала использовать в последнее время, после того как познакомилась с работами Тони Бьюзена. Это цветные карты ума. И теперь мой ежедневник наполнен картинками, схемами, цветными стрелками, которые стимулируют мое творческое мышление и активизируют память.

Но самое главное, я считаю, чтобы инструмент, которым вы пользуетесь, в данном случае ежедневник, помогал вам планировать жизнь и получать от этой жизни удовольствие. Про себя могу точно сказать – мой ежедневник сейчас такой же красивый, насыщенный и интересный, как и моя жизнь, и по нему, как по ладони, можно в деталях воспроизвести каждый день, который я проживаю.

Еще один пример организации контекстного планирования с помощью ежедневника в сочетании с карточками контекстов приводит Лембиту Кыйв.

Ежедневник[32]32
  Полностью текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества (www.improvement.ru).


[Закрыть]

Стандартный бумажный ежедневник удобнее использовать в модернизированном варианте. Для этого разворот ежедневника я делю по вертикали синей чертой. На временную сетку оставляю примерно 40 % площади листа (рис. 3.3). Оставшуюся половину делю в соотношении 40:60 и отчеркиваю горизонтальной красной чертой.

1 – область ключевых задач, включает в себя задающие распорядок дня задачи, а также дела, лежащие в рамках текущего ключевого проекта (данный прием заставляет находить и вписывать целеориентированные задачи, а если задача записана, то она с большей вероятностью будет выполнена); 2 – предназначена для встреч и задач со строгими временными рамками; 3 – для важных, но не ключевых задач

Во избежание бесполезного переписывания удобно давать ссылку на карточку контекста.

Закладкой в ежедневнике служит картонка с важными для меня вопросами, которые не поддаются лобовой атаке и требуют периодического к ним возвращения.

Стикеры, закладки. Другой способ управления «кайросовыми» задачами – использование стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для «кайросовых» задач (рис. 3.4).

Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи c использованием стикеров разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для него может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Увешанный стикерами участок стены рядом с вашим рабочим столом, пробковая доска над местом в офисе, дверца холодильника – тоже доски планирования. При этом правила их организации для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование такого инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким контекстам, как «люди» и «задачи/проекты».

Своим опытом использования в работе доски контекстного планирования делится одна из участниц ТМ-сообщества Гульмира Тулешова.

Доска планирования

Я работаю в Национальном банке Казахстана, руковожу Управлением мотивации в департаменте по работе с персоналом. Мне как линейному руководителю для полноценной работы подразделения важно видеть процессы решения наших задач каждым сотрудником и их взаимодействие. Поэтому мы решили сделать доску планирования на основе метода структурирования внимания, изученного во время ТМ-курса.

Взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы (рис. 3.5), оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы.

В конверт результатов мы с чувством исполненного долга складываем наши стикеры задач с указанием сроков – намеченных и фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования – поглотители времени. Если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем как поглотителей и объясняем им почему. Наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Не обошлось без курьезов: одна наша коллега поначалу очень испугалась и сказала: «О Боже, за что мне это?» Но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее использования значителен. В первую очередь появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного и не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляются чувство времени, желание не тратить его впустую.

Преимуществом доски планирования являются ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А руководителю она служит незаменимым помощником для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время[33]33
  Полностью текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества: Тулешова Г. Доска планирования [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/doska-planir.


[Закрыть].

Outlook. Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook в том, что одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях.

Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института и открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным. Более подробно техника контекстного планирования с помощью Outlook будет рассмотрена в главе 8 данного издания.

3.3. Долгосрочное планирование

План достижения жизненных целей

[34]34
  Более подробно см.: Васильченко К. Самоучитель по тайм-менеджменту. – СПб.: Питер, 2007.


[Закрыть]

Для того чтобы реализовать свою мечту, превратив желаемое в действительность, необходимо составить четкий план достижения значимой для вас цели. Стратегический и тактический планы можно составить в виде раздельных таблиц или объединить их в одну (таблица 3.3).

Таблица 3.3. План достижения цели

Каждая цель будет достижима только в том случае, если для нее определены критерии желаемого результата (их формулируете вы сами) и установлены сроки ее выполнения («когда-нибудь» не сбудется никогда). Только сформулировав желаемый результат и определив сроки исполнения своих целей, можно соотнести их с планами достижения целей и проверить, реалистичны ли они. Не стоит брать на себя слишком много: чем нереальнее задачи, тем меньше шансов их решить.

Устанавливайте конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных проектов. Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации, возникновение новых тенденций и исходя из этого осуществлять краткосрочное и среднесрочное планирование, позволяющее достигать промежуточных результатов.

3.4. Планирование дня

Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою работу таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один – начать планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно выстраивается здание нашей жизни.

Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Бόльшую же часть ее приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но… наши студенты не понимают этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.

Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это скучно…» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека – нескончаемая череда восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность обязательно отличается трудолюбием.

А. Маслоу. Дальние пределы человеческой психики

Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше структурировать все свои задачи, дела, а в целом и свою жизнь.

Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно потому (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте. При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации. Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.

5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее, и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

Г. Попов[35]35
  По материалам статей сайта ТМ-сообщества (www.improvement.ru).


[Закрыть]

План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Суди о прожитом дне не по урожаю, который ты собрал, а по тем семенам, что ты посеял в этот день.

Р. Стивенсон

Есть и еще одно правило: для того чтобы наш план эффективно работал, список задач на день должен быть грамотно составлен и ориентирован на достижение результата. Посмотрим, как он составляется.

Результато-ориентированный список задач на день

[36]36
  Подробнее о технологии результато-ориентированного планирования см.: Стрелкова О. Планирование, ориентированное на результат [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/result.


[Закрыть]

Технология результато-ориентированного планирования строится на основе классического контрольного списка checklist или списка текущих дел to-do list, но с определенными настройками. Составленный грамотно результато-ориентированный список задач работает чрезвычайно эффективно. Он создается в несколько этапов.

Шаг 1. Составьте таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени (таблица 3.4).

Шаг 2. В графу «Что сделать?» запишите все, что нужно сделать в течение дня (таблица 3.5).

Таблица 3.5. Ежедневные задачи (после заполнения)

Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

Рассмотрим на простом примере, как это делается.

Предположим, вы собираетесь поступать в вуз и вам нужно подать документы в приемную комиссию института. Можно эту задачу записать просто – «Документы» или «Приемная комиссия», но при этом теряется ее смысл. Из такой формулировки непонятно: какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такого рода формулировки не отвечают на вопрос «что сделать?» и не дают представления о результате. Можно записать так: «Поехать в институт». Глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата нет. Действительно, можно поехать в институт, но забыть документы дома, и время будет потрачено зря. Чтобы быть абсолютно точными, эту задачу следует записать так: «Сдать документы в приемную комиссию института». И глагол, мотивирующий на совершение действия, присутствует, и результат понятен (сданные в институт документы). Что нам дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – сданные вовремя документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная в план, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Шаг 3. Используйте различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделите два-три наиболее приоритетных, самых важных дела; желтым – текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым – те, которые можно безболезненно перенести на следующий день (таблица 3.6). Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.

Таблица 3.6. Ежедневные задачи (выделение приоритетных дел)

Шаг 4. План всегда держите под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставьте «—» (таблица 3.7). Реализованные задачи можно торжественно вычеркивать, используя для наглядности маркер яркого цвета.

Таблица 3.7. Ежедневные задачи (с отметками о выполнении дел)

Приоритизация задач в списке. Какие задачи выделять красным цветом и считать приоритетными? Только те, которые наиболее важны для вас самих, работают на ваши цели, а не те, которые «очень-очень срочные», сиюминутные, не ориентированные на достижение значимого результата. Решать приоритетные задачи бывает для нас психологически трудно, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата или диплома, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. А это верный путь впасть в панику, обеспечить себе стрессовую ситуацию, что совсем некстати на экзамене или зачете, не говоря уже о защите дипломной работы. Поэтому имеет смысл отметить красным маркером то важное дело, которое вы привыкли откладывать на последний момент.

Сколько приоритетных задач может быть в списке? Если в нем 15–20 дел, то таких задач может быть две-три, не больше. Если максимум 10 дел, то к приоритетным нужно отнести одну-две задачи.

Задачи, помеченные желтым цветом, – это ежедневная «текучка», рутина, простые дела: оплата счета, необходимые звонки, мелкие покупки и т. д. Они отнимают наши время, силы, энергию и отвлекают от самого главного, важного и приоритетного, не давая возможности сконцентрироваться на своих целях. Но это наша обязательная программа, которую нужно выполнять, хотя энтузиазма такие мелкие дела не вызывают. Их необходимо вносить в список для того, чтобы одна мелкая задача не тянула за собой хвост других, и относиться к выполнению таких дел нужно как к игре или соревнованию с самим собой.

Задачи, выделенные зеленым цветом, – это те, которые можно выполнить сегодня при благополучном стечении обстоятельств, если будут время и возможность, а можно перенести на следующий день или отложить на неделю. Такой перенос не опасен и не принесет вреда. В нашем примере это задача договориться о встрече с приятелем. Не будет ничего страшного, если она произойдет завтра. А вот если опоздать с подачей документов или не подготовиться к экзамену, это уже критично.

Результато-ориентированные формулировки задач и конкретизация. При составлении списка задач следует различать два понятия: результато-ориентированные формулировки и конкретизация. Различие между ними можно наглядно представить с помощью графика (рис. 3.6).

Как мы видим из примера, формулировка «Сходить в кино, посмотреть хороший фильм и отдохнуть» (1) является ориентированной на результат. Есть указание к действию и понимание результата (отдохнуть, посмотреть интересный именно для вас фильм). При этом остается свобода выбора: вы можете самостоятельно определить время и место, предпочесть тот или иной фильм, решить, пойти одному или пригласить друзей и т. д. Как видим, ориентированность на результат дает четкое представление о нем, оставляя свободу для его достижения, что значительно расширяет наши возможности.

Во втором варианте (2) – конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия, но нет понимания конечного результата.

Когда может быть полезна конкретизация?

• Если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя.

• Если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.

Но при этом формулировке условия следует уделять внимание. Обратите внимание, что в примере условия не совсем четко сформулированы: что значит «от 8 р.» – от восьми рублей, билеты брать не ближе восьмого ряда или еще что-то? Попробуйте делегировать задачу покупки билетов на сеанс с такими условиями. Таким образом, даже их формулирование должно быть достаточно четким и ясным для понимания.

Для нас важно не просто «сходить в кино» (в этом случае все равно, какой выбрать кинотеатр, фильм, сеанс и т. д.), а необходимо попасть именно 27 мая на фильм «Белый тигр» и только в кинотеатре «Мир». В этом случае задача может быть решена только при исполнении всех этих условий (3).

И, наконец, формулировка «кино» (0) не является ни результато-ориентированной, ни конкретизированной. Из нее совершенно непонятно, ни какого результата мы хотим достичь, ни что для этого нужно сделать.

Преимущества результато-ориентированного планирования задач:

• концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.