Текст книги "Бизнес-тренинги. Как разработать, продать и провести"

Глава 14
Раздаточные материалы

Не многие знают, как много надо знать для того,

чтобы знать, как мало мы знаем.

Арабская мудрость

Раздаточные материалы могут быть самыми разными. Главное, чтобы они соответствовали тематике и формату тренинга. Все зависит от заказчика: кому-то будет достаточно краткого конспекта основных положений, а кто-то потребует подготовить целую тетрадь, да что там – целый том!

Естественно, большая раздатка скорее подойдет для, как минимум, трехдневного тренинга, а на день-два вполне хватит и 30–60 листов.

Можно сделать ее черно-белой, можно и в цвете. Важно только, чтобы она соответствовала следующим требованиям:

✓ Информация в раздаточном материале дополняет информация со слайдов, которую будет показывать тренер (хотя бы коротко);

✓ листы, на которых участники смогут сделать собственные пометки;

✓ алгоритмы действий (в виде выжимки из мини-лекций);

✓ сценарии игр и упражнений, с их целями и задачами, правилами поведения;

✓ темы дискуссий;

✓ тесты, анкеты и т. п.;

✓ лист для отзывов в конце;

✓ индивидуальный план развития навыков и компетенций (для заполнения);

✓ все остальное, что может понадобиться на тренинге.

Казалось бы, зачем нужны в раздаточных материалах слайды PowerPoint (или хотя бы подводки к ним)? Не забывайте: повторение – мать учения. Кроме того, на слайдах нередко обозначаются сценарии и правила игр, которые нужны в раздатке в любом случае. Разумеется, мини-лекцию в PowerPoint давать совершено не обязательно. Вбейте лишь слайды, необходимые для тренинга, которые особенно важны для аудитории.

Тип раздаточных материалов выбирайте самостоятельно: можно включить туда кучу модульных таблиц, схем и диаграмм, с минимумом текста, или напротив – предоставить участникам весь текст мини-лекций вкупе с упражнениями.

Старайтесь напечатать побольше копий материалов: практика показывает, что раздатки вечно кому-то не хватает. И, разумеется, чем серьезней компания-заказчик, тем ответственнее следует подходить к подготовке подобных пособий.

Я работаю с раздаточными материалами порядка 20 лет. Конечно, мне знакомы тренеры, которые ими не пользуются вообще: мол, если группе придется записывать все, от начала и до конца, она лучше запомнит пройденный материал.

И все же, это неверный подход. Существуют определенные стандарты проведения бизнес-тренингов, и раздаточный материал уже давно стал обязательным атрибутом даже, если такой тренинг проводится в режиме открытых дверей.

На тренинге раздаточные материалы выполняют сразу несколько функций:

✓ Участники могут записать все, что скажет тренер (например, на чистой оборотной стороне листа).

✓ Участники получают вводную информацию, с которой можно ознакомиться в самом начале тренинга или перед ним.

✓ Участники с плохим зрением могут следить за слайдами PowerPoint «по бумажке».

✓ На руках у участников схема, «скелет» всего тренинга с временной разбивкой (краткая информация из мини-лекций и т. п.).

✓ На руках у участников сценарии упражнений и игр, анкеты, тесты и, что немаловажно – правила поведения на тренинге.

✓ На руках у участников – краткая информация о самом тренере.

✓ К раздаточным материалам можно обратиться и после тренинга, чтобы освежить в памяти пройденный материал.

✓ Раздаточные материалы избавляют от необходимости много записывать, и участники слушают внимательнее.

Правила оформления раздаточных материалов нередко разнятся, но в целом принято придерживаться следующей схемы:

Титульный лист: название тренинга, имя тренера (информация о нем: сайт, телефон и т. п.) и название компании-заказчика, место и время проведения тренинга.

2-я стр.: Подробная программа тренинга (с временными интервалами).

3-я стр.: Правила поведения на тренинге. Не всегда.

4-я стр.: Разъяснение целей и задач тренинга.

5-я стр.: При необходимости: краткая информация о тренере и о компании, проводящей тренинг.

Далее уже идет основной материал, который тренер может группировать по своему желанию. Можно свободно использовать схемы, графики, таблицы, диаграммы, картинки – все, что душа пожелает. Как было указано выше, объем раздатки связан с продолжительностью тренинга, но, в целом, ничем не ограничен: хоть 5 листов, хоть 300 страниц, если это необходимо.

Желательно оформить материалы в виде тетради «с пружинкой», чтобы листы было удобно переворачивать. Нумерация страниц обязательна, а то участники попросту запутаются. Если раздаточный материал уникальный, авторский, то в колонтитулах помимо нумерации страниц напишите символ авторского знака и ФИО автора, можно добавить домен сайта.

Но некоторые даже топовые тренеры не дают раздаточные материалы участникам тренинга, объясняя это тем, что они отвлекают внимание учащихся от выступления ведущего. Они предлагают участникам самим писать раздаточный материала после каждого дня тренинга или записывать все, что говорит тренер.

И не забывайте главное: раздаточные материалы должны быть четко связаны, как с содержанием мини-лекций, так и с презентациями PowerPoint.

Глава 15
Презентация в PowerPoint

 
Правдивость речи хороша и гладкость,
Но как прекрасна слов правдивых краткость.
 

Навои

Сейчас эксперты по проведению презентаций ссылаются на пример идеальной презентации, которую проводил Стив Джобс: огромные, красивые слайды, без текста, или одно два предложения. Но нужно понимать, что Стив Джобс занимался рекламой продукции Apple, а не обучением людей.

Его цель была – не учить аудиторию. Его целью была продажа продукции Apple. Прогресс не стоит на месте, и на помощь тренеру приходит компьютер и средства мультимедиа. Уже классикой жанра стали программы Microsoft PowerPoint, Google и Keynote Apple.

Какую из программ использовать? Ту, которая удобна для вас, и где слайды выходят на удивление красивыми. При желании ее можно использовать и как старый, добрый флипчарт: сразу «загоняя» на слайд то, что вы пишете на бумаге (только в этом случае вам понадобится помощник).

Во время работы с концерном «Ситроен» я устроил мозговой штурм по теме жалоб и возражений. Один из участников помогал мне, записывая все новые идеи в ноутбуке, а проектор, связанныйс ноутбуком, немедленно высвечивал их на экране, чтобы информация была доступна всей аудитории. Не понадобились даже, традиционные в таких случаях, доска и флипчарт!

Можно добавить музыку, картинки, схемы, фотографии – все, что представляется необходимым! И попутно сколько угодно раз прогонять тренинг дома перед собой на экране, играя с различными его элементами.

По личному опыту знаю, как участники презентаций любят картинки. Я свои презентации начинаю с демонстрации фотографий с тренингов, чтобы сразу стало ясно, кто я такой и чему буду учить.

В целом, формула «идеального слайда» проста: не слишком много текста, все – по делу, а рядом разместить запоминающуюся картинку «в тему». Можно добавить обложки книг, соответствующих каждой теме, чтобы сразу было ясно, где подробнее прочитать об интересующем вопросе. А также рекомендую вставить цитаты и метафоры, отражающие суть тезиса.

Недавно видел презентацию одной американской компании. Все бы хорошо, но количество мелкого текста на каждом слайде – огромное! Получается, аудитории надо и презентатора слушать, и текст читать одновременно – что совершенно нереально. Да и картинок практически нет, а без них слушатели скучают. Все-таки, наши люди к таким вещам подходят практичнее…

Частота смены слайдов, как правило, за 30 минут презентации 15–18 слайдов не больше.

Готовить слайды можно двумя способами. Иногда сначала выбирают 20–30 ярких «картинок» на тему тренинга, а затем пишут текст под них. Но куда чаще слайды подбирают непосредственно под текст мини-лекции. Какой вариант предпочесть – зависит от вас. В программе есть и функция, позволяющая видеть одновременно и картинку, и соответствующий ей текст.

Итак, для демонстрации слайдов, изготовленных с помощью программы PowerPoint, нужны не плакаты и бумаги, а ноутбук и проектор, или только проектор с возможностью вставить флешку. В этом случае стоит обратить внимание на следующие рекомендации:

• Проследите, чтобы текст на экране везде был четким и легко читаемым.

• Текст должен всегда соответствовать тематике мини-лекции и быть максимально крупным. Удобно излагать главные мысли в виде метафор или цитат, рядом с большими картинками, четко привязанными к теме выступления (образы, аллегории и т. п.).

• Постарайтесь сделать слайды поярче, чтобы привлечь внимание аудитории.

• Говорите в определенном темпе: не слишком быстро, но и не слишком медленно.

В тренингах с использованием PowerPoint есть и определенные минусы. Прежде всего, тренер становится, зависим от оборудования. Отправляясь для проведения тренинга на территорию заказчика, обязательно предварительно перешлите слайд презентацию по электронной почте, так как можно забытьфлешку со слайдами, или сама флешка может не «открыться» по какой-либо причине. Так вы сможете избежать чувства незащищенности. К тому же, техника, как известно, имеет свойство ломаться. Вышел из строя компьютер или видеопроектор – и приходится импровизировать.

Также не стоит забывать, что длительный просмотр слайдов в PowerPoint, особенно днем, у многих людей вызывает психологический дискомфорт (у кого-то попросту рябит в глазах). Поэтому время от времени стоит делать перерыв, выключать проектор. А если одна и та же картинка провисит на экране больше 20 минут, презентация непременно начнет вызывать у зрителей отторжение. Наши люди скучать не любят, поэтому постарайтесь менять слайды несколько чаще, чем раз в час.

Важно помнить, что чересчур насыщенная презентация в PowerPoint, порой заставляет самого тренера отступить на второй план (особенно если приходится много работать с указкой, демонстрируя зрителям схемы, графики или таблицы). Такого допускать нельзя. Человек всегда важнее картинки! Слайды должны быть яркими, но ведущий – еще ярче.

А потому внимание аудитории следует держать на себе, а не на экране.

Но все же слайды должны быть четко видны. Поэтому заранее озаботьтесь вопросом освещенности помещения. Если в зале полутемно – замечательно, но чересчур яркий экран будет раздражать глаза. Если света слишком много, изображение получиться блеклым и расплывчатым. Заодно проверьте размеры экрана: разумеется, маленький экран в большой аудитории будет совершенно бесполезен.

Тренеру, активно использующему PowerPoint, следует запомнить несколько основных правил:

• Вы всегда должны быть на первом месте! А слайды и прочие красивости – лишь служить дополнением к выступлению, подтверждая ваши аргументы и делая их образными.

• Всегда заготавливайте и берите с собой дополнительные носители информации, на случай, если основные выйдут из строя.

• Постарайтесь иметь при себе человека, который будет отвечать за показ слайдов, техническое обеспечение, освещенность и т. п. Заранее проверяйте и настраивайте оборудование (это может делать за вас и специальный «помощник по тех организации»).

• Контролируйте освещенность в зале: полная темнота утомляет людей, однако при свете слайды видны нечетко (этот вопрос можно решить с помощью более мощного проектора).

• Не размещайте на слайдах большие куски текстов, сверхсложные графики и т. п. Письменную информацию используйте по минимуму. Выписывайте лишь конкретные алгоритмы действий, используя графики, схемы и таблицы (участникам будет легче воспринимать и запоминать информацию, а вам – работать с аудиторией).

• Главное – образность! Нередко стоит поместить на слайд большой слоган, который отражает суть вашей речи, и добавить к нему несколько ярких образов-символов. Тут все зависит от ситуации: рассказывая о катастрофах, уместно поместить рядом изображение огромного айсберга или гибнущего «Титаника», а если речь идет о переворотах восприятия – какой-нибудь «магический знак», вроде инь-ян (символа гармоничного сосуществования противоречий).

• Сделайте презентацию достаточно яркой и интересной, чтобы привлекать внимание участников в течение долгого тренинга. В качестве картинок лучше всего подойдут красочные и качественные фотографии. Анимация или примитивные, схематичные рисунки постепенно начинают раздражать зрителя – а ведь тренинг может идти целый день!

• В презентацию можно включить инструкции по выполнению упражнений и комментарии к ним. Уместно использовать фотографии с прошлых тренингов, чтобы показать участникам, что и как они должны будут делать.

• Включайте в слайды удачные цитаты, метафоры, логотипы и т. п. – все, что позволяет быстрее донести до участников суть вопроса.

• Позаботьтесь о музыкальном сопровождении презентации. Оно может быть фоновым (во время упражнений, кофе-брейков и т. п.): подойдут эстрадные песни, поп-музыка, инструментальная классика, испанская гитара.

• Стоит продумать и тематическую подборку: например, ставить песни с определенными словами, дающие «установку» на тему тренинга. Наконец, есть смысл использовать музыкальную композицию как заключительный аккорд, чтобы создать определенную кульминацию тренинга, подвести итог.

• Порой слова песен становятся иллюстрацией идей, излагаемых во время того или иного блока тренинга (так, на тренингах «Сверхвозможности» и «Стресс-менеджмент» я использую песни российских композиторов о стойкости и уверенности, преодолении страха). Но не переборщите: избыток музыки вызывает отторжение. Разумнее использовать лишь небольшие фрагменты композиций (по минуте-двум), а не крутить песни целиком. Такие фрагменты могут служить подводкой к тому или иному блоку презентации или же хорошей концовкой.

• Показывайте слайды не более 20 минут. После этого уместно провести упражнения или сделать перерыв, а потом, при необходимости, вновь вернуться к слайдам. Во время такого перерыва можно использовать флипчарт, белую доску и т. п., что позволит разнообразить презентацию. Таким образом, зрители не успеют «привыкнуть» к картинкам в PowerPoint, и сохраниться новизна восприятия.

Теперь рассмотрим основные ошибки в использовании визуальных средств во время презентации в PowerPoint.

«Словесные» слайды. Некоторые специалисты уверяют, что такого рода картинки бессмысленны. Глупо повторять вслух то, что уже написано на экране. А если тренер станет говорить что-то другое, слушатели просто запутаются. Однако слайды с текстом, схемы и графики не так плохи, как кажутся. Они позволяют аудитории увидеть всю картинку целиком. Поэтому не стесняйтесь использовать слова. Важно только подобрать четкие, лаконичные формулировки. Подойдут также цитаты, метафоры и т. п.

Слишком много слов. Американцы советуют помещать на экране слов не больше, чем вы поместили бы… на футболке. Слайд не заменяет ведущего, а лишь служит своеобразной поддержкой. И совсем не обязательно «заталкивать» весь текст в одну картинку, когда можно использовать несколько.

Мелкий текст. Чем крупнее будут буквы, тем лучше. Не забудьте, что кому-то из участников придется сидеть в задних рядах. И далеко не все, кто к вам придет, могут обладать орлиным зрением. Если переделать слайды уже нет никакой возможности, хотя бы запишите отдельно «трудночитаемые» слова, чтобы особенно громко и четко произнести их во время презентации.

Надписи под углом. Человеческому глазу легче всего воспринимать слова, написанные по горизонтали. Поэтому писать слова на слайдах следует всегда горизонтально (и не забудьте связать их с нужным объектом с помощью четкой линии, стрелки или цветового выделения).

Цветовой винегрет. Черно-белые слайды скучны, цветные – куда веселее. Тем более, что разнообразные цвета можно использовать в качестве кода (в особенности в разных графиках, диаграммах и т. п.). Но не попадите в «цветовую ловушку», когда от ваших слайдов будет пестрить в глазах! Если вам надо совместить множество цветов на одной картинке, лучше сделать из нее целую серию слайдов.

Агрессивное оформление. Во время бизнес-тренингов презентацию поневоле приходится крутить в течение 2–3 дней, чуть ли не постоянно. Именно поэтому она должна быть «экологичной», не утомлять зрение. Подбирайте цвета, которые не будут раздражать участников. Лучше всего подойдут белый или голубой. Красный, зеленый, синий, желтый и даже сероватый цвет через 2–3 часа просмотра слайдов (даже с перерывами) начинают вызывать отторжение.

Перегруз слайда. Картинка должна быть вразумительной, а значит, ее нельзя перегружать. Будьте осторожны, используя иллюстрации непосредственно из книг или газет. Впрочем, даже если вы составляете схемы самостоятельно, всегда есть опасность поддаться соблазну и перегрузить изображение деталями. Ничего не усложняйте.

Некоторые молодые тренеры полностью отказываются от использования слайд – презентации, заменяя их флипчартами, на которых они рисуют целые картины, а также видео роликами, задействуют инвентарь для проведения фасилитации, когда на ткани, прикрепленной к стене, приклеиваются цветные кусочки бумаги в виде кружков, квадратиков с надписями.

Как видите выбор широк. Думайте, пробуйте, что лучше для вас.

Глава 16
Готовим тренинговый зал

Следует так обдумывать свои замыслы,

чтобы даже неудача принесла

вам известные выгоды.

Кардинал де Рец

Итак, вы составили и отрепетировали содержание тренинга? На девяносто процентов успех вам гарантирован! Почему не на все сто? Потому что существует еще тысяча мелочей, связанных с выбором места, оформлением зала и организационными вопросами. Если вы их не учтете, зрителям будет некомфортно, а значит и презентация им не понравится. Вот о чем следует подумать:

• требования к помещению: метраж, высота потолка, наличие нужного количества удобных стульев и столов, которые можно передвигать по всей аудитории, наличие открываемых для проветривания окон и кондиционера, который не направлен на людей;

• пространство;

• размещение участников тренинга;

• освещение зала;

• температура в помещении.

Итак, прежде всего, определитесь с местом проведения мероприятия. Этот вопрос следует решить с самого начала. Выбрав зал, проверьте, достаточно ли красиво он оформлен, удобно ли будет слушателям туда добираться (есть поблизости парковка или нет?) и т. п. Комфортнее всего – стандартный квадратный зал. Но в любом случае важно проследить, чтобы никто из зрителей не оказался слишком далеко от ведущего: так людям проще будет все видеть и слышать.

Во многих монографиях по проведению тренингов подробно описывается, где и как рассадить участников. Но авторы нередко забывают о том, что тренинги часто включают физические упражнения, различные игры и т. п. – простого лекционного зала может оказаться маловато. Помещение должно быть достаточно свободным, в идеале – разделенным на две зоны, для лекций и для деловых игр. Само «разнообразие зон» позволит создать эффект новизны и «заякорить» у группы нужную реакцию: мол, тут мы слушаем, а вон там – играем и тренируемся.

Не поленитесь лишний раз проверить все технические детали (электричество, освещение, вентиляцию) – чтобы исправить все недочеты заранее. Если в здании много запутанных коридоров, стоит развесить указатели, чтобы зрители легко могли найти дорогу в гардероб, буфет, туалет и т. п.

Наконец, еще раз детально продумайте режиссуру действа. Что, как и когда будет происходить? Какие объекты надо будет передвигать или использовать? Когда и как один ведущий сменит другого? Что они в этот момент будут делать с микрофоном? У кого в руках указка? Кто работает со схемами, а кто со слайдами?

Заранее проговорите и составьте расписание кофе-пауз и обеда. Как правило, они всегда отнимают больше запланированного времени, поэтому есть смысл сделать их в расписании покороче, чтобы оставался запас времени. Где участники тренинга смогут перекусить – прямо в зале или где-то поблизости? Где будет обедать тренер – отдельно или вместе с участниками (это зависит от ситуации)?

На самом деле уже в процессе подготовки может возникнуть сотня вопросов – и лучше решить их ДО тренинга, не то придется лихорадочно импровизировать во время него. Вам поможет контрольный список и заметки, которые можно делать прямо на полях сценария. Вот примерный вариант списка:

Последний пункт особенно важен: кто в команде будет разрешать непредвиденные ситуации и внезапно возникающие вопросы? Четко определите, кто и за что отвечает (и желательно проверить уровень компетентности этих людей – насколько лихо, например, они управляются с компьютерами?). Также надо продумать, кто в команде будет отвечать за связь, в какое время приходить устанавливать оборудование, когда оборудование надо будет сворачивать и т. п.

Постарайтесь соблюсти следующие условия при выборе помещения.

• Высокие потолки.

• Много окон, в зале светло.

• Просторное помещение.

• Стулья легко передвигаются.

• Есть настроенное мультимедийное оборудование.

• Через ваш зал никто не ходит.

• В зале нет ничего лишнего, что отвлекало бы людей.