Читать книгу "С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит"

10. Лучше всю жизнь заниматься бумажной работой, чем руководить стажерами

Стажеры могли бы быть добрыми самаритянами и облегчать нашу работу, если бы только они хоть раз обратили внимание на то, что им объясняют. Тем не менее подобная невнимательность не мешает им знать все лучше всех

Есть три типа стажеров, но, к сожалению, один из них настолько же редкий, как начальник, который добровольно повышает зарплату сотрудникам. Этот редкий тип, алмаз на песчаном пляже, мог бы взять на себя руководство компанией сразу после стажировки и уверенно обеспечить ей радужное будущее. Он красноречив, умен и при этом еще и очень щедр (иногда он угощает отдел шампанским с клубникой, такое даже прежний начальник никогда не делал).

К сожалению, гораздо более распространенными являются стажеры, которые сами считают себя бриллиантами, хотя на самом деле они просто стекляшки. Неполированные. Этот стажер – болтливый всезнайка и любитель халявы. Он постоянно в поиске пиццы или кусочка тортика. Он считает, что мир не просто ждал только его, но и что вскоре этот мир окажется у его ног. Мир, однако, видит это иначе.

Нужно упомянуть и третий тип практикантов, забыть о котором довольно просто. Назвать такого стажера застенчивым было бы преувеличением, поскольку он обладает даром исчезать из поля зрения в нужный момент, вместо того чтобы робко стоять в стороне и ждать указаний. Он всегда говорит шепотом, предваряемым сиплыми извинениями.

Коллега B отказывается заниматься этими стажерами-привидениями с тех пор, как однажды они чуть не свели его в могилу. Сердце B остановилось, когда он вечером выключил компьютер, обернулся и встретился взглядом со слезящимися щенячьими глазами своего практиканта. С 15:52 он размышлял над тем, как ему лучше всего начать разговор с B, при этом не отвлекая его от работы. К счастью, рядом оказался и стажер-алмаз, это золотце, который раньше работал фельдшером, а потому вернул офису коллегу B с помощью непрямого массажа сердца.

С тех пор коллега B тащит на буксире одного или, если не повезет, двух стажеров-всезнаек. Преимущество: он все-таки доживет до своей уже виднеющейся пенсии. Недостаток: всезнайки не скрывают своего мнения о том, что B уже давно отжил свой век. Принести ему кофе? Если он уже не может дойти до кухни самостоятельно, то ему лучше остаться дома. Или отксерокопировать отчет? Вероятно, старик не понимает, как пользоваться многофункциональным принтером, ха-ха!

Неудивительно, что B и остальные сотрудники отдела ревностно смотрят на коллегу R, когда стажеры носят его по офису в паланкине. А самые покорные из них обдувают его пальмовой ветвью, как веером («Каждые два дня они срезают для меня свежие ветви в Ботаническом саду – и я это глубоко ценю», – говорит R), а другой записывает каждое из его мудрых слов, чтобы потом не беспокоить его своими раздражающими уточнениями.

Наши же практиканты, не важно – всезнайки или невидимки – не стесняются переспрашивать одно и то же по пять раз на дню. Пароль от Wi-Fi, добавочный код перед номером телефона, правильное написание названия компании, номер автобуса, который сможет вернуть их после окончания работы в центр города, где они встретятся со столь же беззаботными друзьями. «Как говорит шеф, стажеры – это хорошо, стажеры делают за нас нашу работу», – бормочет коллега S и мечтает о том, чтобы молчаливые практиканты носили ее на руках так же, как они носят R. Им было бы разрешено лишь время от времени делать ей комплименты. Вместо этого: «Мисс S, бумага опять застряла в принтере!» – «Ты снова забыл снять скрепку перед копированием?» – «Ээээээ…»

Когда носильщики R сгибаются в углу и пытаются отдышаться, потому что только что подняли его на 15-й этаж по лестнице (паланкин слишком велик для лифта), коллега S все-таки набирается мужества и спрашивает R, как ему удалось сделать своих стажеров столь покорными и почему они готовы угадывать с полуслова каждое его желание?

Коллега R подозрительно огляделся по сторонам, а потом, ухмыляясь, прошептал что-то S на ухо.

Неделю спустя носители паланкинов R и S соревнуются в забегах по ступенькам и устраивают мини-торнадо своими пальмовыми ветвями, которое сдувает все стопки бумаг с рабочих столов. И когда дело доходит до стажерской драки, потому что за столом переговоров осталось всего одно место и каждая из команд утверждает, что она заняла его первой, начальник не выдерживает: «Коллега S и коллега R, зайдите в мой офис. Прямо сейчас! На своих собственных ногах!»

Офис начальника находится по соседству, а стена недостаточно толстая. Коллеги, которые успели вовремя приложить ухо к стене, услышали обрывки предложения «…я краем уха слышал..», «…утверждалось, что он – или она – станет следующим начальником…», «…затем мог бы позаботиться о постоянном трудоустройстве стажеров…», «…это просто возмутительно!».

Практиканты в данный момент выглядят абсолютно потерянными и беспомощными. Кроме стажера-алмаза, который довольно улыбается. Он точно знает, кто в компании скоро будет принимать кадровые решения. И кому затем разрешат занять паланкин.

СОВЕТ: Используйте рекомендации по работе с временными коллегами

Такие «временные коллеги», как практиканты, стажеры или студенты, подрабатывающие на каникулах, в большинстве компаний перестали считаться обычными «посетителями». Обширные правила по охране труда, соблюдению трудовых норм, защите данных, своевременной выплате зарплаты или страхованию распространяются и на молодых и неопытных сотрудников. По этой причине многие компании хотят не только того, чтобы молодежь чему-то научилась у них дома. Теперь многие – и особенно сотрудники, которых данный «визит» затрагивает лично, – хотят не только делиться полезной информацией с молодыми коллегами, но и получать от них реальную помощь в работе. И это правильно.

В идеале именно по этой причине вам нужно прояснить следующие вопросы в вашем отделе и сделать это сообща и до появления временных коллег:

• Насколько сильно стоит интегрировать подобных гостей в ваш нормальный рабочий процесс?

• Какой уровень ответственности можно на них возлагать?

• В какой степени постоянные сотрудники, интенсивно занятые работой с практикантами, освобождаются от других обязанностей?

• Какие правила и, соответственно, поведенческие принципы важны для вас при общении с практикантами?

• Каким принципам вы будете следовать при обращении с гостями, с которыми постоянно нужно нянчиться и которые никогда не готовы проявлять инициативу?

• Как вы будете справляться с теми, кто хочет перевернуть устоявшийся порядок с ног на голову?

• Кто из вас будет являться основным контактным лицом для практикантов? Или в этом вопросе все равны?

• Заблаговременное обсуждение таких вопросов помогает сделать участие гостей в жизни офиса выигрышным для каждой из сторон.

Когда новый сотрудник приступает к своей работе, подумайте о следующих моментах:

• Объясните ваш «командный кодекс» во время первой же приветственной беседы. Если ваши новые коллеги знают, что для вас важно и какие именно цели преследует команда, а существующие правила ясны с самого начала, то вероятность того, что ваше совместное время в офисе пройдет успешно, возрастает.

• Сначала пожертвуйте большую часть времени на объяснение того, как в вашем офисе все устроено. Для стандартных процедур (или если у вас в офисе всегда много стажеров) стоит составить специальные чек-листы или подробные инструкции. Это спасет новичков от бесконечных вопросов о принципах работы офисных механизмов – и в среднесрочной перспективе позволит вам реже отрываться от собственной работы.

• Объясните практикантам, к кому им стоит подходить со всеми вопросами. Кто в команде действительно готов всегда быть на связи? Всего один человек? Все сотрудники? К слову, в данном случае небольшая бумажка с соответствующими именами и номерами телефонов тоже сэкономит вам гору времени.

• Сразу дайте понять, насколько высок уровень стресса в вашем отделе, и четко обозначьте, что вы (а также ваши коллеги) не всегда можете отвлечься от своей работы, чтобы ответить на вопросы практикантов, а только в конкретное и заранее установленное время.

• Мотивируйте тихих стажеров чаще задавать вопросы, а неспокойным созданиям помогайте вовремя останавливаться. Приспосабливайте свой «рабочий кодекс» к личности каждого из практикантов.

• Четко обозначьте, что вашей команде нужны активные сотрудники, и дайте стажерам понять, что совершать ошибки – это нормально (а вот относиться к работе халатно – нет). Ведь ребята пришли к вам для того, чтобы чему-то научиться.

• Все возникающие проблемы и трудности лучше прояснять сразу же и наедине. Это помогает повысить эффективность совместной работы.

• В зависимости от уровня подготовки гостя вы можете наделять его все большей и большей ответственностью. Поощряйте инициативность молодых коллег, но и не перенапрягайте их. Однако некоторые люди никогда не готовы брать на себя ответственность за выполнение работы. И чаще всего подобное положение вещей сохранится на протяжении всего их карьерного пути. Для вас это может служить хорошим показателем того, стоит ли позднее брать этого гостя в штат.

• Помогите юным коллегам интегрироваться в социальную жизнь офиса. Например, пригласите их сходить вместе с вами на ланч во время обеденного перерыва.

• Используйте свою роль опытного профессионала, выступая не только в качестве передатчика экспертных знаний своей области, но и давая представление о том, что можно и нельзя делать в команде.

• Не бойтесь однозначно выражать свое отношение к действиям практиканта. Хвалите его, когда вы довольны его работой. Но при этом конструктивно критикуйте за те действия, которые не приходятся вам по вкусу.

Какими должны быть практиканты:

Какими практиканты являются на самом деле:

11. Здесь все так напряжены!

Если кто-то не подвержен стрессу, то у него наверняка просто мало дел, не так ли? Или почему для некоторых сотрудников вывеска с надписью «нет, я не могу взять на себя еще и это задание» становится самым важным офисным аксессуаром

Я думаю, что со мной что-то не так. Если я захожу в кабинет коллеги K, держа в руках стопку очередных заданий, предварительно разделенных между всеми сотрудниками, то она сразу же начинает задыхаться перед экраном компьютера. «Я – понятия – не имею – как – я – должна – успеть – справиться – со – всем – этим – до завтра», – выдавила она, тяжело дыша. «Я ничего больше не смогу впихнуть в свой рабочий день», – произнесла она, задыхаясь при этом так сильно, словно она только что пятьсот раз пробежала туда-обратно по нашему двенадцатиметровому коридору. Бедняжку можно только пожалеть.

В следующем кабинете мне везет еще меньше: коллега G ходит на цыпочках вокруг своего рабочего стола, потому что радиус ее движения ограничен шнуром от телефона, и взволнованно размахивает руками. «Конечно, я бы с удовольствием помогла протолкнуть новый проект, но только вот у меня квартальный баланс, во-первых… да, это приоритетнее… конечно, я могу присоединиться позднее». Очевидно, мне не стоит лезть к коллеге G ни с какими дополнительными задачами. Ее веки лихорадочно задрожали, что было признаком небольшого короткого замыкания, часто случающегося с ней из-за переутомления.

Я почти не заметила коллегу C. Он поднял на меня глаза, окаймленные черными кругами, оторвавшись от папок с файлами, помеченных грифом «конфиденциально». Я была уверена, что коллега C сможет взять на себя некоторые из задач. Я затаила дыхание, но С лишь утрированно покачал головой, провел пальцем по стопке из папок с бумагами сверху вниз и указал на воображаемые часы на своем запястье.

Со временем происходящее стало казаться мне по-настоящему странным. Почему все, кроме меня, были столь сильно подвержены стрессу? Неужели я впала в немилость к начальнице? Может, она недовольна моей работой, а потому дает важные задания другим, а мне достаются лишь оставшиеся сопутствующие задания? Что я делаю не так?

Я не могла перестать ломать над этим голову, начав выполнять пресловутые дополнительные задачи в одиночку. На следующей встрече я точно прослежу за тем, чтобы важные задания не прошли мимо меня, и неважно какие!

Прямо перед началом совещания начальница спрашивает, кто бы мог взять на себя ведение протокола и его дальнейшую отправку всем сотрудникам. Ну я вообще-то рассчитывала на более серьезную работу. Однако коллега C для верности принес на совещание пару папок с файлами, коллега G едва слышно пробормотала, что она бы «с удовольствием, но вы ведь и сами знаете…», а коллега K начала интенсивно обмахивать себя рукой. Бедняжки. «Ну, я могла бы…» – произнесла я. «Отлично», – ответила начальница. «Кроме того, к нам сегодня приехало большое начальство, у кого есть время провести для них небольшую экскурсию по офису?»

Коллега C свалил свои папки под стол, коллега G звонко произнесла, что «займется этим с удовольствием, никаких проблем», а коллега K прокричала, чтобы перещеголять G, что она «могла бы представить им наши новые идеи проектов, чтобы разом убить двух зайцев!». Я молчала, задумавшись над тем, стоит ли вносить это в протокол.

После совещания начальница и коллеги G, K и C вертелись вокруг главных боссов и выглядели так, словно все время мира было у них в распоряжении. Они даже смеялись. Я за них порадовалась, правда, довольно коротенько – наконец-то бедняжки нашли время передохнуть. Затем я продолжила писать протокол совещания и вспомнила, что все дополнительные задачи должны были быть выполнены сегодня, как и мой фактический план на день: написать концепции, договориться о встречах, проверить тексты и исправить… Как мне удастся сделать все это за один день, спрашивала я сама себя, массируя свои виски.

Вдруг распахнулась дверь. Коллега W спросил, могу ли я, как обычно, взять на себя шефство над новым стажером. Этот молодой парнишка уже стоял за его спиной на буксире и выглядел так, что было понятно, что объяснять ему все придется больше, чем один раз. Я уже хотела было придумать отговорку, но потом сообразила, что она мне и не нужна: «Я бы с удовольствием – привет, кстати, – но сегодня у меня и так огромная нагрузка. Так что никак не выйдет. Увы». Я и не знала, что стресс может быть таким освобождающим.

СОВЕТ: избавьтесь от того, что вызывает стресс

Да, это правда. Уровень стресса в нашем обществе заметно вырос в последние годы. Во многих компаниях возросший объем работы распределяется на уменьшившееся количество плеч. Проекты с жесткими дедлайнами и бесконечные изменения приоритетов в динамичной рабочей среде, а также постоянное нахождение на связи из-за смартфонов однозначно оказывают на сотрудников бóльшее давление, чем приходилось испытывать их бабушкам и дедушкам. Однако, с другой стороны, многочисленные технические приспособления делают повседневную жизнь максимально комфортной. К примеру, статистика гласит, что мы тратим все меньше и меньше времени на наши домашние обязанности. Но вместо того, чтобы наслаждаться этим «выигранным» временем в непринужденной обстановке, мы начинаем накладывать на нашу личную жизнь новые обязательства.

И в то время, как некоторые действительно оказываются под огромным давлением, другие обнаруживают, что «стрессом» очень легко прикрываться – ведь он является элегантной отговоркой для того, чтобы отказываться от любых дальнейших заданий.

Пожалуйста, держитесь подальше от подобных настроений в обществе. И не запрыгивайте в поезд с очень-сильно-стрессующими только для того, чтобы к чему-либо «принадлежать».

Радуйтесь спокойным минутам и по возможности тормозите свое чувство-FOMO (fear of missing out – страх упустить что-либо; синдром упущенной выгоды)[18]18
  «Да сойдет! Как вы можете изменить свою жизнь всего пятью вопросами», Gabal 2015 – стр. 74.


[Закрыть]. Попробуйте понять, насколько сильно лично ВЫ действительно находитесь под давлением стресса. А затем разработайте свои собственные стратегии, которые помогут вам наслаждаться жизнью.

В этом вам помогут следующие вопросы.

Внимание к повседневности

Если в данный момент вы чувствуете, что находитесь под огромным давлением, то вам необходимо отследить, какие именно негативные явления повседневной жизни вызывают у вас стресс. Спонтанно запишите свои мысли по каждому из следующих вопросов.

1. На какие задачи у меня уходит слишком много времени?

2. Какие люди крадут у меня энергию?

3. Что вызывает во мне чувство злости, бессилия или разочарования?

4. Что я могу сделать для того, чтобы уменьшить влияние хотя бы одного из этих факторов стресса на мою повседневную жизнь?

5. Мой дедлайн для того, чтобы это сделать?

Пожалуйста, в течение следующих 72 часов сделайте первый маленький шаг на пути к своим идеям из ответа на четвертый вопрос. И если это сработает, то приступайте к следующем шагу, чтобы в итоге достигнуть равновесия.

12. Пойманный в сети офисного мира

Для работы нам нужно скорее больше, чем меньше устройств – и, соответственно, множество проводов. Это коварное змеиное гнездо из электрических и компьютерных кабелей сговорилось против нас

Я печатаю эти строки своим носом. И если вы все-таки это читаете, не могли бы вы быть так любезны и проинформировать завхоза? Я жду на 15-м этаже под столом в углу кабинета. Под тем, что с опрокинутым монитором. Почему я просто не встану, спросите вы? Ну, я бы с радостью, если бы могла.

Провода, которые соединяют ноутбук со вторым экраном, со старой клавиатурой, мышью и телефоном, к сожалению, совершенно не подходят для работы в офисе. Они либо слишком короткие, и потому я могу двигать мышью лишь по очень небольшой окружности, либо длинные, слишком длинные. И, видимо, им надоело их запутанное бытие под столом. Поэтому мои провода придумали новый вид спорта – теперь они пытаются соединяться и с людьми. И это раздражающий, даже болезненный роман.

Лишь на прошлой неделе это пришлось испытать коллеге W, когда на пути от принтера в кабинет он в спешке опасно близко подошел к моему столу. Ранее тем утром уборщица вырвала телефонный кабель из сети, когда пылесосила под столом. Провод, свернувшись в петлю, терпеливо ждал свою жертву. Коллега W, вероятно, получил бы синяки не только на запястьях, если бы не стопка только что распечатанных документов, которая смягчила его падение. Пока W проклинал меня и угрожающий жизни беспорядок на моем рабочем месте, я, матерясь, тянула на себя телефонный провод и в целях безопасности связала его с кабелем от ноутбука. Он же оскорбленно выполз из розетки, чего я не замечала до тех пор, пока дважды не перезагрузила это устройство из-за сообщения об ошибке.

С тех пор как наш офис начал предоставлять сотрудникам дополнительные ноутбуки, я по крайней мере больше не могу жаловаться на отсутствие движения в течение рабочего дня: мой офисный триатлон состоит из наклонов, ползаний и втыканий. Потому что кабель, который мне нужен в данный момент, всегда сваливается за столешницу и скрывается за множеством штекеров. Коллегу A это слишком сильно раздражает. Однажды она попросила знакомого мастера-волшебника подключить все необходимые провода к ее ноутбуку и с тех пор ни разу не передвигала его с места – даже если на совещаниях она оказывалась единственным человеком без ноутбука. «А для чего мне смартфон?» – самоуверенно спрашивает она и вновь из-за слишком маленького экрана устройства пропускает половину всей информации. Например, что до сегодняшнего вечера она должна была выслать свою часть проектной работы.

Я хотела отправить ей кислое письмо-напоминание. Но я допустила ошибку, решив потянуться после долгого рабочего дня, наполненного наклонами, ползаниями и втыканиями. Провода увидели возможность. И воспользовались ею.

Они с энтузиазмом обернулись вокруг моих лодыжек. Я в ужасе потянула ноги назад. Монитор моего компьютера с грохотом похоронил под собой мой ноутбук, едва ли с меньшим шумом я свалилась со стула под стол. В панике я попыталась растянуть кабельные петли вокруг моих лодыжек, однако из-за этого я потеряла возможность свободно двигать левой рукой. Когда я попыталась освободить ее правой, на меня набросился толстый силовой кабель и опутал меня окончательно.

Потребовалось два часа, чтобы с помощью ритмичных ударов головой по рабочему столу свалить клавиатуру на пол, и еще три минуты, чтобы подтянуть ее к себе зубами.

А потому я повторюсь: вы не могли бы быть так любезны и проинформировать завхоза о том, что я тут?

СОВЕТ: Используйте лайфхак с Playmobil-человечком

Работающие люди чаще всего жалуются на недостаточное количество времени на занятия спортом. По этой причине вам стоит радоваться тому, что вы «одарены» возможностью двигаться в течение рабочего дня и получаете бесплатную тренировку спины во время каждого из наклонов.

Но это довольно сильно раздражает, не так ли?

Тогда вы можете обойтись небольшим лайфхаком – остроумным трюком, который сделает вашу жизнь проще.

Внимательно разберите содержимое коробки с игрушками ваших детей и найдите там Playmobil-человечка, без которого ваши дети спокойно смогут обойтись. Приклейте человечка на двухсторонний скотч к вашему столу и вставьте ему в руку кабель.

Теперь, даже если вы отключите устройство от источника энергии, кабель останется в руке человечка и не упадет с вашего стола.

Вы, наверное, считаете, что для подобного должен существовать специальный держатель кабеля? Конечно, и вы можете его купить, если захотите. Но просто фигурки выглядят гораздо забавнее, правда?

Скорая помощь

Тренировка креативности

Попробуйте найти лайфхаки и остроумные решения и для других повседневных проблем. В этом вам поможет следующее упражнение, направленное на тренировку креативности.

Посмотрите, какие материалы вы можете найти на своем рабочем столе (а также в нем или под ним), и сделайте из них лицо. Например, используйте пух, мусор от заточки карандашей и так далее.