Текст книги "Алгоритмы эффективной работы"

Ричард Темплар, Рос Джей
Алгоритмы эффективной работы

Редактор Н. Величенко

Выпускающий редактор О. Нижельская

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор М. Бубелец

Компьютерная верстка А. Абрамов, Ю. Юсупова

Художник обложки В. Куценко

© Pearson Education Limited, 2001, 2004

© Издание на русском языке, оформление, перевод. ООО «Альпина Бизнес Букс», 2006

Настоящий сборник материалов серии Fast Thinking издается по лицензии Pearson Education Limited.

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

* * *

Предисловие

Девиз новой эры: «Скорость, скорость и еще раз скорость!»

Представим себе молодого менеджера, еще не успевшего изучить на практике и «записать» на подкорку все типичные ситуации управленческой работы. До начала важной встречи осталось полчаса, а он (или она) только-только успел разобраться со срочными делами, и времени на подготовку почти нет. Казалось бы, в этой ситуации ничто не может спасти только что начавшуюся менеджерскую карьеру. Но вот на помощь приходит «старший товарищ», опытный наставник, поднаторевший во всех тонкостях офисной жизни, и доходчиво объясняет, как выполнить только что казавшуюся неразрешимой задачу. Не прошло и пяти минут – как план встречи набросан, тезисы выступления подготовлены, и у нашего менеджера еще остается время на то, чтобы привести себя в порядок и изобразить на лице счастливую голливудскую улыбку. Книга Рос Джей и Ричарда Темплара «Алгоритмы эффективной работы» способна стать для многих людей таким виртуальным советником, незаменимым помощником при совершении десятков рутинных операций.

Бизнес в эпоху цифровых технологий требует все большего ускорения всех процессов. Даже чтобы оставаться на месте, современному менеджеру, как Алисе в стране чудес, приходится бежать изо всех сил. «Управление со скоростью мысли» – любимая тема обсуждений футурологов и теоретиков менеджмента. В отличие от книг «бизнес-гуру» «Алгоритмы эффективной работы» – это, разумеется, не манифест, полный визионерских прозрений о бизнесе будущего, а практическое руководство, набор инструментов для совершения ежедневных действий. Тем не менее стиль, в котором написаны «Алгоритмы», продиктован все тем же сумасшедшим ритмом бизнеса «цифровой» эпохи, когда многие операции происходят в режиме он-лайн и времени на их подготовку и обдумывание становится все меньше. «Скорость, скорость и еще раз скорость!» – вот девиз новой эры. «Времени почти не осталось… До начала мероприятия всего 15 минут… Соберитесь, не паникуйте!» – такие фразы встречаются на протяжении всей книги и способны вызвать у читателя раздражение: мы обращаемся к книге в поисках совета и психологической поддержки в ситуации цейтнота, а она постоянно напоминает нам о нехватке времени. Однако, возможно, задача этих авторских ремарок – помочь нам адаптироваться к суровой реальности, к окружающему нас хаосу, нагромождению все новых и новых задач, каждая из которых должна была быть выполнена «вчера», и не испытывать стресса.

Книга Рос Джей и Ричарда Темплара – это набор кратких руководств, где подробно расписано, как практически в последнюю минуту выполнить ту или иную операцию или подготовиться к ней: к прохождению собеседования, аттестации, переговорам, как правильно вести себя на совещаниях и бороться со стрессом. Ценность книги – в краткости и рациональном подходе, позволяющем быстро добиться желаемого. Конечно, если бы у нас было достаточно времени, мы могли бы применить индивидуальный подход к выполнению каждой из этих задач, и, возможно, добиться более высокого результата. Но в условиях хронического цейтнота и постоянно повторяющихся «последних минут» «Алгоритмы эффективной работы» становятся незаменимым подспорьем.

Книга написана простым, понятным языком, который сохранен и в русском переводе. Многочисленные списки и перечни делают книгу еще более «утилитарной» и похожей на практическое руководство. Здесь как бы сведены воедино наработанные стандартные действия большинства современных компаний. При этом нужно оговориться, что «Алгоритмы эффективной работы» содержат необходимую информацию именно по базовым процедурам, связанным с управлением персоналом и корпоративным кодексом общения.

Каждой компании, и тем более каждой индустрии, присущи определенные особенности, и любому сотруднику – от менеджера до рядового исполнителя – придется изучать их самостоятельно. Однако в современном обществе быстрота распространения методов, стиля, а также стандартов работы среди компаний различных отраслей достаточно высока. Поэтому вряд ли принципы работы в конкретной компании будут сильно отличаться от описанных в «Алгоритмах», и в любом случае информация, изложенная в книге, окажется нелишней.

При этом было бы неправильно считать книгу Рос Джей и Ричарда Темплара универсальным учебником по менеджменту. Научиться искусству управления своим временем по книге, конечно, нельзя – для этого потребуются годы практики и десятки прочитанных книг. Тем не менее и для начинающего, и для опытного менеджера книга станет полезным справочником. Для новичка это отличное введение в суть дела, позволяющее сразу приступить к выполнению простых операций и избавить себя от многочасового изобретения велосипеда. Для опытного управленца книга может стать чем-то вроде набора конспектов, позволяющего систематизировать и освежать в памяти уже известное, но частично забытое. «Алгоритмы эффективной работы» – отличное средство для выживания, спасательный круг в условиях цейтнота для менеджера любого звена и подчиненного. Его наверняка по достоинству оценят все, кто стремится не отстать от «бизнеса со скоростью жизни».

Алексей Гостев,

HEADHUNTER::Magazine

Рос Джей
Вам предстоит собеседование

Жизнь слишком стремительна, работы всегда по горло, и только сейчас выдался момент поразмыслить над тем, как получить эту работу.

Введение

Вам завтра предстоит собеседование, которое может ознаменовать взлет вашей карьеры, а вы даже не начинали готовиться к нему. Вы не имеете представления о том, что надеть, что говорить и как отвечать на все эти щекотливые вопросы, которые вас ждут. Возможно, вы сами не понимаете, как умудрились дотянуть все до последней минуты, но поезд уже ушел. Жизнь слишком стремительна, работы всегда по горло, и только сейчас выдался момент поразмыслить над тем, как получить эту работу.

Возможно, это не будет утешением, но вы не одиноки. Для вас собеседование очень важное событие, но вряд ли ваш босс того же мнения, нередко оно оказывается последним в череде его дневных забот. Но не впадайте в панику. Очень многие начинают готовиться к собеседованию только накануне вечером, а то и позже, и те, кто обладает смекалкой и способен действовать быстро, все-таки получают нужную работу. Еще не поздно стать одним из них.

Наша книга подскажет вам, как это сделать. Конечно, большинство руководств советуют не жалеть времени и подготовиться должным образом, и, если у вас есть время, вы, разумеется, так и поступите. Но у таких людей, которые легко получают работу, открывающую большие перспективы, обычно не бывает свободного времени, согласны? Как правило, в вашем распоряжении лишь несколько часов, и вам нужны:

• рекомендации, позволяющие наверняка выйти победителем;

• рациональные приемы, с помощью которых можно произвести хорошее впечатление без долгой подготовки;

• контрольные листы, чтобы быть уверенным в своей подготовке.

Главное, все это должно быть изложено просто, ясно и, конечно, кратко, чтобы не отнимать много времени.

Возможно, вы читаете это и думаете: «Несколько часов на подготовку? Это было бы счастьем!» Я знаю, иногда случается так, что вы начинаете готовиться только по дороге на собеседование. Такого поведения я не одобряю, но уверена, что вы и сами не в восторге от этого. При таком раскладе победить труднее, но – все возможно. Специально для вас в самом конце главы есть раздел, который поможет вам подготовиться за 15 минут. Быстрее никак не получится.

Так что если вы начали паниковать, оставьте это занятие для более подходящего случая. В этой книге есть все, что требуется для блестящего прохождения собеседования, даже если у вас в запасе всего пара часов. Если вас не так сильно поджимает время, тогда нечего жаловаться на его нехватку. Все пройдет как по маслу. Даже успеете выпить чашечку кофе перед выходом из дома.

Алгоритм эффективной работы

1. Определите цель, прежде чем браться за что-либо. Отсутствие ясного понимания того, чего вы хотите достичь, значительно снижает шансы на успех.

2. Как ни плохо у вас обстоят дела со временем, к собеседованию нужно подготовиться. Придется продумать, как извлечь максимум пользы из своего скудного бюджета времени.

3. То, как вы будете держаться во время собеседования, окажет серьезное влияние на мнение тех, кто будет с вами разговаривать, так что нужно знать, как произвести первое благоприятное впечатление и как потом сохранить достигнутое. Даже если вы претендуете на место в той самой компании, где сейчас работаете.

4. Теперь о деле. Чем лучше вы представляете себе ход будущего собеседования, тем успешнее с ним справитесь. В разделе 4 вы узнаете, чего ожидать от интервьюеров.

5. Рано или поздно вам начнут задавать вопросы. Как на них ответить? В разделе 5 приведен список часто задаваемых вопросов и даны наиболее подходящие ответы на них, в том числе – не спешите опять впадать в панику – самые трудные вопросы и ответы.

6. Под конец беседы всегда спрашивают: «У вас есть какие-нибудь вопросы?» При этом вы чувствуете себя как идиот, вяло бормоча: «Ну… думаю, что нет». На этот раз у вас будет вопрос. И очень интеллигентный. Поверьте мне.

7. Большинство опасается, что в ходе собеседования им предложат тест. Даже если кому-то нравятся тесты, вряд ли он захочет поставить свое будущее в зависимость от их результатов. Поэтому мы включили сюда краткое руководство по прохождению психометрических и прочих тестов.

8. Некоторые очень нервничают во время собеседования. Ничего удивительного – от его результатов может зависеть ваша будущая жизнь. Но и пользы от переживаний никакой. Если опасаетесь, что нервы подведут, прочтите несколько полезных советов в разделе 8.

9. А что происходит после собеседования? Нужно энергично развивать ситуацию независимо от того, получили вы работу или нет, и вне зависимости от того, новая ли это должность в вашей же компании или в другой. Раздел 9 расскажет, как извлечь максимальную пользу из собеседования.

На этот раз алгоритм эффективной работы позволит вам пройти собеседование, а если еще и повезет, то никто не заметит небольшие прорехи в вашей подготовке.

Риски быстрой работы

Если подготовиться к собеседованию за пару часов так просто, почему все книги требуют заниматься этим дольше? Разве пары часов перед поездкой на собеседование недостаточно, чтобы быть во всеоружии? Дело в том, что если вы уделите этому больше времени, то сможете максимально увеличить свои шансы: пары часов хватит только на то, чтобы вас услышали, а если вы лучший из кандидатов, вас заметят и предложат работу.

А если конкуренция будет жесткой? В такой ситуации любая мелочь может оказаться решающей. Дополнительное время на подготовку может принести несколько определяющих очков. Кроме того, когда мы недостаточно подготовлены, существует элемент риска.

• Вам могут задать каверзный вопрос, на который вы смогли бы ответить, если бы выкроили на подготовку больше времени.

• В идеале следует как можно больше узнать об организации, в которой собираешься работать. Если оставить подготовку на последнюю минуту, можно потерпеть неудачу из-за недостатка сведений. От этого не пострадает ваша способность выполнять работу, просто у вас не будет возможности блеснуть знаниями во время беседы.

• В ходе подготовки вы можете спохватиться, что не взяли с собой копию блестящего отчета, подготовленного вами прошлым летом, или благодарственное письмо от члена парламента из вашего округа по поводу организованной вами благотворительной вечеринки, где удалось собрать средства для местной больницы. Это помогло бы вам произвести действительно сильное впечатление на интервьюеров. Но эта мысль пришла вам в голову слишком поздно – документов под рукой нет. Право, есть смысл в том, чтобы начать готовиться к собеседованию заранее.

Нескольких часов на подготовку вполне достаточно, но, как видите, лучше начать готовиться за несколько дней. Тогда у вас будет время ознакомиться с годовым отчетом предполагаемого работодателя, собрать все материалы, представляющие вас в выигрышном свете, и даже отрепетировать ответы с друзьями или коллегами.

На этот раз алгоритм эффективной работы поможет вам пройти собеседование, а если еще и повезет, то никто не заметит небольшие прорехи в вашей подготовке. В любом случае особо больших пробелов не возникнет. Но если вам нужно гарантированное знание всего, что может понадобиться, лучше в следующий раз начать готовиться на пару дней раньше.

1. Определение цели

Ну и тоска! «Выбор целей» – деловой жаргон в чистом виде! Вам могут не нравиться слова, которыми мы обозначили задачу, но сама она жизненно важна. Здесь, как в путешествии, если не знать маршрут, можно никогда не добраться до места. Иными словами, если не знаешь, к чему стремишься, можешь не получить работу. Чтобы быстро и эффективно добиться своего, нужно сосредоточиться.

Практический совет

Второй попытки не будет

Когда нужно быстро к чему-то подготовиться, особенно важно четко определить цель. Времени на то, чтобы экспериментировать и учиться на ошибках, у вас не будет. Все нужно делать должным образом с первого раза. Так что, потратив вначале немного времени на определение целей, вы сэкономите его в будущем.

Итак, мы договорились, что нужно определиться с целью. Так в чем же она заключается? В том, чтобы получить работу? Разумеется, но хорошо бы при этом, чтобы она включала и то, как вы намерены получить эту работу. Ваша личная цель состоит в том, чтобы получить работу, продемонстрировав работодателю, что лучше вас ему никого не найти.

Но можно поступить мудрее: изложить свои мысли еще определеннее, и тогда сформулированная цель станет более достижимой. Для этого нужно показать, в чем именно вы превосходите всех других кандидатов на эту должность. Поэтому цель должна звучать так: получить работу, показав предполагаемому работодателю, что я лучший в плане опыта, способностей и личных достоинств.

Вот так уже лучше. Это разумнее, чем просто сказать, что ваша цель – «получить эту работу». Теперь вы точно знаете, на чем нужно сосредоточиться.

Практический совет

Уточненная цель

Иногда заранее известно, каким аспектам личного опыта интервьюер отдает предпочтение. Возможно, им позарез нужен человек, умеющий разбираться с жалобами клиентов или имеющий опыт работы на каком-либо оборудовании. Такого рода знание нужно встроить в формулировку своей цели. Например: получить работу, показав, что вы лучше всех подходите на должность менеджера по работе с клиентами в плане опыта, способностей, личных достоинств и, в частности, умения разговаривать с недовольными покупателями.

Здесь, как в путешествии, если не знать маршрут, можно никогда не добраться до места.

Что вы собираетесь делать со своей целью теперь, когда она сформулирована? Как это вам поможет? Ну, правильно поставленная цель – это тот критерий, по которому вы будете оценивать все, что делаете. В условиях нехватки времени цель даст вам что-то вроде ориентиров, в соответствии с которыми вам нужно действовать, чтобы достичь ее.

Например, если нет времени на то, чтобы изучить отчет возможного работодателя и заскочить по дороге к себе на работу за копией своего прославленного отчета, цель поможет вам принять верное решение. Ваш блестящий отчет скорее убедит интервьюера в том, что вы ему подходите, чем знание назубок последнего годового отчета его фирмы. Так что спешите к себе в офис за копией собственного отчета (а на будущее усвойте, что если бы вы оставили на это чуть больше времени, то успели бы и то и другое).

Убедились? Наличие цели помогает выбрать самое важное, а когда времени в обрез, это имеет решающее значение. Теперь запишите свою цель на листке бумаги, чтобы она постоянно была у вас перед глазами и не давала сбиться с курса.

В следующий раз

Сформулируйте свою цель как можно раньше. Она будет незначительно меняться от одной работы к другой, так что чем раньше вы ее зафиксируете, тем более быстрой и точной будет ваша подготовка.

2. Будьте готовы

Вы – продавец. Неважно, на какую работу вы претендуете – работу бухгалтера или менеджера в отделе поставок, – на своем собеседовании вы продавец. Ваша задача – продать себя в качестве лучшего претендента на должность. А хороший продавец тщательно готовится к такой большой и важной сделке.

Допускаю, что у вас нет ни минутки лишней. Но все-таки можно выкроить немного времени, чтобы повысить свою «продаваемость». Даже просто прочтение этой книги – это уже большая часть подготовки. Если вы нашли время на это, то стоит сделать и дополнительное усилие для лучшего результата. В частности, необходимо:

• Навести справки о предполагаемом работодателе.

• Продумать собственную презентацию.

• Подготовиться к собеседованию.

Ваш интервьюер исходит из того, что вы подготовились и узнали о его компании все, что возможно. Но это не значит, что он будет ставить вам ловушки и пытаться провалить вашу кандидатуру. Поэтому нет нужды изображать из себя шпиона и собирать сведения, которые могли бы пригодиться возможному клиенту или акционеру. Просто позвоните в организацию контактному лицу, указанному в приглашении на собеседование, и обратитесь к нему с просьбой: «Не могли бы вы выслать мне информацию о компании?» А когда будете на месте, попросите копию должностной инструкции на ту должность, которую вы хотели бы занять, если они не догадались заранее выслать ее вам.

Если вам почему-то не выслали нужную информацию, позвоните в отдел сбыта и попросите экземпляр буклета компании. Совсем не обязательно говорить, зачем он вам, но, если спросят, отвечайте честно. Вас ждет собеседование, и вы хотели бы больше знать о компании и ее продукции. Если времени на ожидание почты уже нет, приезжайте на собеседование с запасом в 15–20 минут и пролистайте любые материалы о компании, которые найдете в приемной.

Практический совет

Интернет нам поможет

Когда времени для получения информации по почте не осталось, можно воспользоваться Интернетом. Если у вас есть доступ в Сеть, а у компании – веб-сайт, вы спасены.

Собранную информацию следует использовать с двумя целями. Во-первых, нужно показать, что у вас достаточно инициативы и энтузиазма, чтобы собрать сведения о компании (да, вы знаете, что занялись этим лишь полчаса назад, добравшись до приемной, но они-то об этом не догадываются). Для этого необходимо продемонстрировать всю глубину своих знаний об их организации. Так что постарайтесь вставить в беседу при случае: «Мне хотелось бы работать в растущей компании, а я заметил, что у вас последние четыре года прибыли растут на 5 % в год». Или что-нибудь в этом роде.

Если времени хватает лишь на то, чтобы запомнить два-три факта из деятельности организации, позаботьтесь о том, чтобы они имели отношение к делу, и не забудьте их упомянуть. Интервьюер подумает, что вы подготовились к собеседованию намного обстоятельнее, чем это есть на самом деле.

Во-вторых, с помощью этой информации вы должны продемонстрировать, что вы лучший кандидат на должность. Можно, например, сказать:

• «Я заметил, что вы много работаете во Франции; мне приходилось жить в Париже, поэтому у меня хороший французский и я знаком с их стилем ведения дел».

• «Ваш отдел поставок, похоже, покрывает обширную географическую зону. В такой ситуации руководить отделом не так-то просто, верно? На последнем месте работы мне пришлось иметь дело с аналогичной проблемой».

• «Мне очень понравилось, что ваш веб-сайт связывает все подразделения организации. Я уверен, что доступ в Интернет может принести много пользы сотрудникам организации. Хотелось бы поработать в компании, в которой я смог бы больше узнать о том, как связать через Интернет все подразделения».

Разумный подход

Метро бывает удобнее автомобиля

Если есть возможность, добирайтесь до места собеседования общественным транспортом, а не на личном автомобиле (нужен, разумеется, запас времени на случай непредвиденных обстоятельств). В автобусе или электричке вызубрить информацию о компании или еще что-нибудь намного удобнее, чем за рулем.

В общем, чем больше вы отведете времени на сбор информации, тем лучше. Но даже если его совсем мало, сделайте так, чтобы любая полученная информация принесла вам пользу.

Если времени хватает лишь на то, чтобы запомнить два-три факта из деятельности организации, позаботьтесь о том, чтобы они имели отношение к делу, и не забудьте их упомянуть.