Текст книги "Алгоритмы эффективной работы"

Одновременно можно ознакомиться с действующими в компании процедурами, узнать о перспективах повышения квалификации, высказать свои пожелания в профессиональном совершенствовании и оценить свои шансы. Все это можно выполнить в рамках стандартной процедуры аттестации. Вы сами должны решить, что должна включать аттестация – что из вышеперечисленного следует прояснить или что нуждается в обсуждении. А чтобы принять такое решение, прежде необходимо определить цель.

Подождите, прервете вы меня, разумеется, я должен пройти аттестацию и при этом по установленной боссом повестке дня. Разве я в этом случае не являюсь пассивным объектом оценки? Да, уверен, что большинство служащих именно так все это и воспринимают. Но только не вы. Толковые работники понимают эту процедуру как предоставляемый шанс. Можно так организовать аттестацию, что вы будете в состоянии получить от нее все, что вам нужно. А для этого следует сформулировать цель.

Вы можете сделать так, чтобы ваш босс понял, как значимы ваша ценность и потенциал для компании, и тогда его подход к аттестации окажется таким же, как ваш. У вас есть возможность заинтересовать ленивого начальника, перехитрить несообразительного и направить мысли пассивного в нужное русло. Но вы сами должны задать направление аттестации, чтобы добиться ощутимого результата.

Практический совет

Отведите время

На определение цели потребуется совсем немного времени. Но все-таки необходимо сосредоточиться. Вам понадобится несколько минут, чтобы точно решить, чего именно вы ждете от аттестации – дополнительной профессиональной подготовки, улучшения обратной связи, более жесткого контроля или, наоборот, его ослабления, повышения ответственности, адекватной поддержки, дополнительного оборудования и ресурсов. Следует определить, что позволит вам работать с максимальной эффективностью и заинтересованностью, получать большее удовлетворение, решать более трудные задачи. У вас есть право на все это, и только вы можете выбрать соответствующую вашим потребностям цель. Так что перед выходом из дома отведите немного времени для того, чтобы спланировать это небольшое путешествие.

Для вас аттестация – это шанс выдвинуть новые идеи о перспективах развития, рассказать о том, что вы намерены делать и как собираетесь достичь более высоких результатов.

Всем нам приходилось проходить аттестацию. Порой она проводилась настолько бездарно, что иногда было трудно понять, в чем именно ты участвовал. «Как дела?» – «Прекрасно». – «Ну вот и хорошо».

Это явно не то, что нужно. Нам необходима профессиональная аттестация, которая поможет планировать будущее и избавиться от недостатков. Если человек заинтересован в получении результата и хорошо справляется со своим делом, он, возможно, не нуждается в похвалах (хотя всегда приятно, когда тебя с уважением похлопывают по плечу), поскольку и сам знает, что у него все получается. Но без прохождения аттестации невозможно планировать свои действия. Ее результаты должны быть задокументированы, чтобы при необходимости на них можно было сослаться. В этом отчетном документе также должен быть зафиксирован план действий, чтобы человек знал, что от него требуется. И он должен быть достаточно подробным, чтобы работник мог обсудить свои достижения и рассказать о своем понимании собственной работы.

Разумный подход

Вспомните о своем опыте

Возможно, вы уже занимали такой пост, на котором вам самим приходилось аттестовать других. Не забывайте о том, что вам довелось самому пережить когда-то. Вспомните, как трудно бывает, когда аттестуемый опаздывает, в ответ на вопросы мямлит или грубит и фактически не участвует в процессе. Облегчите жизнь своему боссу – говорите свободно, не зажимайтесь, легко идите на контакт, будьте любезным и открытым. Вас запомнят как доброжелательного и полезного сотрудника, и вам зачтется.

Может быть, сформулировать цель так: пройти аттестацию по возможности легко и быстро?

Нет. Этого недостаточно. Попробуйте еще раз. Ваша формулировка цели подверглась оценке и была признана неадекватной. Я дам вам ключ. Нужно использовать следующие слова:

• высказать,

• рассмотреть,

• выделить,

• проанализировать,

• оценить.

Попробуете еще раз? Итак, мне необходимо рассказать о своей деятельности, и она должна быть оценена на основании объективных данных, а программа моей работы в будущем проанализирована и обсуждена.

Уже лучше. Если вы правильно подойдете к своей аттестации, то почувствуете:

• внимание,

• мотивацию,

• стимул,

• веру в ваши силы,

• признание,

• на вас возлагают надежды.

Хорошо. А теперь посмотрим, как быстро и эффективно достичь всего этого.

В следующий раз

Потрудитесь заранее предупредить о том, что вы рассчитываете на адекватную аттестацию, а не на случайный треп в буфете. Дайте понять, что вы надеетесь на:

• Конфиденциальность

• Получение достаточного времени, чтобы можно было все обсудить в деталях

• Проведение оценки вашей эффективности за самый последний период

• Составление письменного резюме итогов аттестации

• Изложение на бумаге плана действий, включающего рекомендации о повышении квалификации и решение о предоставлении соответствующих возможностей.

Все мы проходили аттестацию. Порой она проводилась настолько бездарно, что было трудно понять, в чем именно ты участвовал.

2. Подготовка

Итак, аттестация завтра и вы к ней готовы. Ведь так? А что, собственно, в этом случае означает «быть готовым»? Чтобы быть во всеоружии, нужно сделать две вещи:

1. Получить инструкции от своего босса.

2. Наметить то, что вы хотите сказать и что вы хотите получить в результате аттестации.

Теперь рассмотрим каждый пункт в отдельности, но поспешим, поскольку времени уже крайне мало.

К данному моменту босс уже должен был передать вам кое-какие бумаги для завтрашней аттестации. Среди них – уведомление об аттестации и предварительный опросный лист. Уведомление, как правило, включает следующую информацию:

• фамилия, имя и отчество сотрудника;

• должность;

• цель уведомления – сообщить о предстоящей аттестации вашей деятельности с указанием периода, за который она проводится (полгода, год), и т. п.;

• цель аттестации – дать оценку результатов деятельности и предоставить вам возможность обсудить такие вопросы, как ваша эффективность, необходимость в дополнительной профессиональной подготовке и продвижение по службе;

• время и место проведения аттестации;

• примерная продолжительность (как минимум час);

• кто направил уведомление (имя вашего босса), его подпись и дата.

Вы должны получить это уведомление не позднее чем за 10 дней до намеченной даты аттестации. Это извещение представляет собой официальный документ, одна копия которого должна находиться у вашего босса, а другая – у вас. Если вы еще не получили этот документ, у вас есть право потребовать официального уведомления и переноса срока аттестации – у вас должна быть возможность подготовиться к аттестации. Если босс по электронной почте сообщил вам об аттестации за 10 минут до ее начала, это является признаком плохих отношений в коллективе.

Помимо уведомления вы должны получить предварительный опросный лист. Это ваша возможность довести до сведения босса свои соображения относительно работы и собственной эффективности. Это дает ему шанс убедиться, что вы хороший сотрудник и способны действовать в команде слаженно и эффективно. Если вы полагаете, что работали блестяще, а ваш босс думает иначе, этот документ, должным образом заполненный и возвращенный боссу, даст ему возможность изменить свое представление о вас. Возможно, он вас с кем-то спутал либо приписывал вам чьи-то ошибки – словом, неверно представлял ситуацию. У него будет шанс еще до аттестации изменить свое мнение о вас, и вы оба сможете избежать недоразумений.

Данный предварительный документ, как правило, представляет собой вопросник, где на каждый вопрос предлагается ряд возможных ответов, – вы наверняка встречали такого типа листы:

Насколько успешно, на ваш взгляд, вы справляетесь с основными функциональными обязанностями? Пожалуйста, поставьте галочку рядом с одним из ответов.

Хорошо

Удовлетворительно

Плохо

Ну и что из этого можно понять? Практически ничего. В настоящее время нам предоставляется возможность высказаться более детально, и для этого отводится значительно больше места. Форма может выглядеть приблизительно так:

Фамилия, имя, отчество

Должность

Дата и время аттестации

Цель этого опросного листа – предоставить вам возможность подготовиться к аттестации и сделать оценку вашей работы как можно более продуктивной. Пожалуйста, ответьте на вопрос по возможности более полно.

Насколько успешно, на ваш взгляд, вы справляетесь с основными функциональными обязанностями?

С решением каких задач вы справляетесь лучше и почему?

В каких сферах вашей деятельности вы чувствуете себя не очень уверенно?

Нужна ли вам дополнительная профессиональная подготовка. Если да, то какая?

Что могло бы помочь вам выполнять свою работу более успешно?

Какие стороны вашей деятельности наиболее интересны для вас?

Какие стороны вашей деятельности наименее интересны для вас?

Есть ли среди ваших функциональных обязанностей такие, значение которых, на ваш взгляд, недооценено руководством? Чем вы можете это объяснить?

Каким вы видите свое будущее в нашей компании?

Не забудьте оставить копию опросного листа себе, чтобы можно было сослаться на нее во время аттестации и позднее.

Вам потребуется хотя бы день на то, чтобы заполнить этот документ и вернуть его до аттестации руководителю. Получили форму? Хорошо. Теперь выберите время, чтобы заполнить ее. Не забудьте оставить себе копию, чтобы можно было сослаться на нее во время аттестации и позднее. Я понимаю, что время поджимает, а сделать нужно многое, но не жалейте времени на то, чтобы как следует продумать свои ответы, – это важно. Именно этот документ будет лежать на столе у вашего босса, когда он станет оценивать вашу работу. Этот документ сыграет значительную роль, поэтому не ограничивайтесь односложными ответами – отвечайте обстоятельно. Это ваша возможность письменно изложить все, что, по вашему мнению, хорошо характеризует вас как работника, и официально потребовать дополнительной подготовки, обучения, усиления руководства и т. п. – всего того, что необходимо для повышения эффективности и открытия пути к карьерному росту. Этот документ важен.

Уведомление и предварительный опросный лист (если вам его не прислали, ничего страшного, сделайте собственную форму и заполните ее, только не вручайте никому, а оставьте себе) – это важные бумаги. Они дают вам знать, что ваш босс должным образом делает свое дело, что он информирует и ободряет вас. Его дело позаботиться, чтобы аттестация не запугала вас – это не школьный доклад и не судебное разбирательство, не допрос и не средство запугивания работников. Это возможность проверить уровень вашей квалификации, а также воздать хвалу и рассмотреть проблемы.

Многие служащие рассматривают аттестацию как малоприятную процедуру, которой хорошо бы избежать вовсе, которую следует бояться и пройти как можно быстрее и безболезненнее, – но так могут думать не самые толковые люди. Вы должны смотреть на нее как на полезный и существенный аспект вашей работы. Вы должны получить от аттестации удовольствие, ждать ее с нетерпением. И потом, она должна принести вам пользу. Это двусторонний процесс. Она не только дает боссу возможность определить вашу эффективность, но и предоставляет вам шанс оценить то, как босс и компания используют ваше время и способности. Для вас это возможность выполнить работу над ошибками.

Разумный подход

Трамплин

Аттестация открывает перед вами возможности поправить все, что вам кажется неправильным в вашей работе. Но только не жалованье. Для вопроса о зарплате существует процедура пересмотра окладов, т. е. это совсем другая история. Но аттестацию можно использовать как трамплин для разговора о пересмотре жалованья, и толковый служащий (это, кстати говоря, именно вы; вы купили эту книгу – разумная, хорошая идея, блестящая стратегия!) мыслит так: «Если я научусь использовать машину ZX35 и тем самым повышу квалификацию, я получу право на увеличение оклада. Я могу попросить на аттестации, чтобы мне дали возможность освоить ZX35, а когда начнется пересмотр жалованья, я буду уже у цели…»

Если вы собираетесь бить противника его же оружием и получить максимальную выгоду от аттестации, нужно хорошо знать, чего именно вы хотите. Это значит, что вы должны заранее определить все свои сильные и слабые стороны. Вам необходимо самому аттестовать себя и сделать это предельно объективно, честно и детально. Это безжалостная и трудная операция, но потом вы поймете, насколько она полезна для вас. Толковый служащий знает, что на аттестации не должно быть никаких сюрпризов, и, следовательно, нужно точно знать:

• Что вы сделали и чего не сделали.

• Что вы выполнили хорошо, а что – скверно.

• В чем причина ваших неудач и провалов.

• В каких случаях вы перевыполнили план, а в каких – недотянули.

• Когда вы старались помочь и были открыты к сотрудничеству, а когда – стали помехой и препятствием.

• В каких случаях вы участвовали в усилиях группы, а в каких – явно увильнули.

Только вы можете знать обо всем этом – и ваш босс, разумеется, – и есть вероятность, что он ничего не забыл и все это всплывет в ходе аттестации. Кто предупрежден, тот вооружен.

Разумный подход

Проявляйте настойчивость

Не идите на аттестацию в унылом настроении и с затравленным видом. Вам следует быть настойчивым и оптимистичным. Вы знаете, чего хотите от нее, а потому будьте уверены в себе – это еще одно ваше оружие. Вы должны, так сказать, поменяться ролями c начальником, т. е. именно вы отвечаете за успех аттестации. Она проводится не ради вашего босса, не для того, чтобы он мог вас похвалить или распечь. Он, возможно, так и думает, но умный человек – а это вы (не забывайте!) – ждет от этой процедуры много большего.

Аттестация – это и ваш шанс оценить то, как босс и компания используют ваше время и способности.

После того как вы установили, что, вероятнее всего, всплывет в ходе аттестации, возьмите контроль над ситуацией – вы должны манипулировать ходом аттестации таким образом, чтобы получить от нее все, что вы задумали.

А что же вы задумали? Думаю, что ваши желания можно объединить в три основные группы:

• то, что нужно для повышения в должности,

• то, что нужно для увеличения жалованья,

• то, что нужно для личной удовлетворенности.

Времени до завтрашнего утра мало, аттестация все ближе, а потому очень кратко рассмотрим каждую позицию.

То, что нужно для повышения в должности. Если вы, желая повышения, хотите просить о дополнительном обучении, увеличении ответственности, получении новых навыков, дополнительных обязанностях и т. п. – вам нужен план карьерного роста. Вы должны точно знать, на какой ступеньке намерены быть через полгода, год, два и пять лет. Осознавать, где хотите оказаться и как собираетесь туда попасть. Люди слишком часто действуют необдуманно и пускают ситуацию на самотек. Но только не такой толковый служащий, как вы. Вы точно знаете, к чему стремитесь. Вам нужен только план, чтобы знать, каков будет следующий этап и о чем, соответственно, следует просить. Аттестация – это благоприятный момент для обсуждения ближайших ступенек карьеры и выяснения мнения босса по этому поводу.

То, что нужно для увеличения жалованья. Аттестация – это подходящее место для интриг в духе Макиавелли. Если вы хотите повышения оклада, вам следует обосновать, почему вы должны стоить больше, чем получаете. Спросите своего босса, что вам необходимо сделать, чтобы «повыситься в цене». В ответ он может сказать: «Ну, освойте новую ZX35, и вы получите право на прибавку жалованья» или «Очень просто – вам следует на полгода взять шефство над недавно пришедшими сотрудниками и помочь им освоить новую систему выписки счетов-фактур. В случае успеха вам прибавят Х фунтов в год». Теперь вам остается только постараться, чтобы все так и получилось, а потом отправиться за наградой. Начальнику будет очень трудно отказать вам, поскольку именно он определил условия повышения оклада. Не правда ли, умно?

То, что нужно для личной удовлетворенности. Независимо от размера вашей компании, ее руководство может найти средства и возможности для умножения ваших личных знаний и умений. Получение новых навыков может и не дать прямого результата в виде повышения оклада или продвижения по службе, но ваша жизнь наверняка станет интереснее. Возможно, вы работаете менеджером отдела маркетинга, которому приходится заниматься сбытом, так что вам не повредит освоение стратегических подходов в этой области. Может быть, вы не получите прямого выигрыша, зато понаблюдаете за тем, как работают другие отделы, и расширите свое понимание бизнеса в целом, что тоже полезно. Или попросите о том, чтобы вам разрешили выпускать информационный бюллетень своего отделения и таким образом дали возможность освоить новые навыки. Это не приведет к немедленному росту жалованья или к повышению по службе, но вы продемонстрируете, что усердны и хотите работать, – и при этом научитесь множеству ценных вещей.

Вы можете также коснуться следующих факторов мотивации:

• условия труда,

• оборудование,

• продолжительность рабочего дня,

• возможность работать дома,

• отношения с коллегами,

• взаимодействие с другими отделами,

• работа буфета,

• социальный пакет,

• медицинское обслуживание.

На аттестации не должно быть никаких сюрпризов.

Расширение горизонтов и осознание того, как работает отрасль, дает вам более масштабное понимание ситуации. Это поможет вам понять, как другие подразделения компании создают проблемы для вас и вашего отдела. Узнав, как они функционируют, вы сможете быть более снисходительным, дружелюбным и понимающим.

Если вы считаете, что вам еще есть чему учиться и область новых интересов хоть как-то соприкасается с нынешними должностными обязанностями, смело поднимайте вопрос об этом на аттестации. Живой ум и амбициозность – совсем нелишние качества для того, кто хочет производить впечатление дельного человека. «Бумажные крысы» не часто получают повышение, а люди, добровольно вызывающиеся на выполнение задачи, – напротив.

В следующий раз

Во время аттестации босс имеет право затронуть вопросы вашей личной жизни. Нужно быть к этому готовым. Заведите блокнот и записывайте туда все нештатные ситуации, а также все свои успехи, неудачи, сильные и слабые стороны. Тогда на аттестации вас не застанут врасплох, потому что ваши с боссом «памятки» будут идентичны. Вы сможете быстро просмотреть записи и стать хозяином ситуации. Имея такую шпаргалку, вы ничего не забудете и вам не придется просить что-либо напомнить – подобные просьбы всегда вызывают неприязнь.

Попросите, чтобы предварительный опросный лист попал к вам как можно раньше, – у вас должно быть достаточно времени на его заполнение. Собственно говоря, вы можете начать заполнять его мысленно, задолго до получения. Зная о событиях в компании за последние полгода или год, вы будете готовы ответить на все вопросы. Вам следует заранее решить, чего вы хотите и в чем нуждаетесь.

3. Мест проведения аттестации

Часы тикают, и осталось не так уж много времени до утра и вашей аттестации, а вам нужно плюс ко всему выполнять и обычные обязанности. Нам необходимо двигаться быстро и эффективно. Давайте выясним, что вас ждет утром на аттестации и как возможно обратить к собственной выгоде место и обстоятельства ее проведения.

Существует целый ряд помещений и условий, совершено непригодных для такого рода мероприятий, и у вас есть право потребовать перенести аттестацию, если вам предложат что-то подобное. Аттестацию не следует проводить:

• в корпоративной столовой,

• в коридоре,

• в офисе с открытой планировкой,

• в присутствии коллег или посторонних,

• в домашней обстановке,

• в производственном помещении,

• по телефону,

• посредством электронной почты или факса.

Ни в коем случае не следует проходить аттестацию в кабинете своего босса, потому что:

• в кабинете невозможно создать нейтральную обстановку, в нем вы будете находиться в постоянном напряжении,

• вашему боссу здесь труднее будет удержаться от того, чтобы то и дело не прерывать вас,

• в кабинете вашего босса его будут отвлекать разные мелочи – открытая дверца шкафа, документы на столе, потребность сделать пометки в блокноте.

Так где? В большинстве организаций для этих целей существует специальная комната для переговоров. Ваш босс должен попросить кого-то из коллег предоставить ему на время свой кабинет. В крайнем случае подойдет конференц-зал или комната для заседаний совета директоров. Необходимо любое тихое место с нейтральной обстановкой, где можно удобно расположиться и где вас не будут прерывать. Вы должны быть уверены, что вас внезапно не выгонят оттуда, а посторонние не будут заглядывать туда каждые пять минут.

Необходимо место, где можно создать спокойную неофициальную атмосферу. Комната для заседаний совета директоров с этой точки зрения не лучший выбор. Ваш босс в таком месте будет чувствовать себя нормально, потому что привык бывать там, а вам там будет неуютно, во всяком случае, следует учитывать этот момент.

Ваш босс должен попросить кого-то из коллег для проведения аттестации предоставить ему кабинет.