Текст книги "Алгоритмы эффективной работы"

Подыщите переговорную, изолированную от суматохи производственных помещений. Если за стеной работают строители, не пытайтесь их перекричать – попросите перенести аттестацию в другую комнату. Позаботьтесь, чтобы снаружи на дверь прикрепили табличку с просьбой не беспокоить и указанием времени окончания аттестации.

Практический совет

Освещение

Освещение должно быть достаточным, чтобы вы могли отчетливо видеть собеседника и делать заметки. Убедитесь, что источник света не находится за спиной вашего босса и не ослепляет вас. Если это так, вам придется пересесть, иначе вы будете себя чувствовать как на допросе в полиции. В общем, свет должен быть не тусклым, но и не режущим глаза.

Разумный подход

Никаких телефонов

Выключите свой мобильный телефон и пейджер и позаботьтесь, чтобы вас не беспокоили по внутреннему телефону. Доведите до сведения работников своего подразделения, что в течение часа вы будете отсутствовать и чтобы вас не тревожили. То же самое должен сделать ваш босс. Аттестация работника должна стать приоритетной для вашего босса, а ответы на телефонные звонки или просьбы что-то подписать во время ее проведения будут выглядеть как неуважение к вам.

В число ключевых моментов, на которые следует обращать внимание при подборе помещения для аттестации, входят:

• изолированность,

• звукоизоляция,

• отвлекающие факторы,

• удобная обстановка,

• освещение.

Уважительное отношение, которого вы заслуживаете, должно проявиться в предоставлении специальной комнаты, отвечающей всем этим требованиям. Если в ней что-то будет не так, вы имеете право попросить о переносе аттестации в другое место или, если это невозможно, на другое время.

Если у вас будет возможность, заранее осмотрите комнату, выделенную для проведения аттестации. Важно, чтобы она не наводила на вас страх. Подумайте, как вам лучше сесть. Традиционно существует пять вариантов размещения во время аттестации:

• Вы сидите в низких креслах за журнальным столиком.

• Вы сидите в разных концах стола заседаний.

• Ваш босс сидит за столом, а вы располагаетесь напротив.

• Вы сидите в креслах по одну сторону стола.

• Вы сидите рядом за столом заседаний.

Выше мы уже говорили о том, как бить врага его оружием. Возможно, теперь вам удастся сделать это. Ничто не может вам помешать взять ситуацию в свои руки и самому предложить вариант размещения. Если только ваш босс не слишком привержен формальностям, вы можете посоветовать ему сесть так, чтобы вы оба почувствовали, что находитесь в приятной, неформальной и конструктивной атмосфере. Давайте посмотрим, какие возможности открывает каждый вариант размещения.

Вы сидите в низких креслах за журнальным столиком. Это, несомненно, очень комфортно, однако записи делать неудобно, поскольку приходится каждый раз наклоняться, Да и столик может быть слишком маленьким.

Вы сидите на разных концах от стола заседаний. Это позволяет разложить перед собой все необходимые бумаги, но создает ощущение официальности и конфронтации.

Ваш босс сидит за столом, а вы располагаетесь напротив. Очень формально и очень конфронтационно. Будем надеяться, что ваш босс читал книгу «Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы»[1]1
  Джей Рос, Темплар Ричард. Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы/Пер. с англ., 3-е изд. Альпина Бизнес Букс, 2005.


[Закрыть], раздел «Аттестация», и сам не захочет сесть подобным образом.

Вы сидите в креслах по одну сторону стола. Неформально, но не слишком удобно. Один из вас может облокотиться на стол, в то время как другому негде будет разложить бумаги.

Вы сидите рядом за столом заседаний. Хорошее расположение. Оно неофициально, дружелюбно и практично. В идеале собеседники должны сидеть под углом друг к другу, один у короткой стороны стола, а другой у длинной. Если расположиться вдоль одной стороны, то довольно трудно смотреть в глаза собеседника (очень важный момент). Кроме того, у вас будет ощущение, что другой все время заглядывает через плечо.

Практический совет

Освежительные напитки и перерывы

Чашечка кофе или чая всегда помогает растопить лед недоверия и настроить собеседника на нужный лад. Будем надеяться, что вам предложат что-нибудь выпить, чтобы вы смогли почувствовать себя непринужденно. Но если вам придется попросить об этом самому, непременно добавьте: «Пожалуйста, если можно» и обойдитесь без изысков типа «Кофе без кофеина со взбитыми сливками и с заменителем сахара», если заранее понятно, что есть только простой растворимый с обычным сахаром. Вы можете попросить о перерыве во время аттестации, чтобы сходить в туалет, но лучше, чтобы беседа не прерывалась. Общение должно быть неформальным, и вы можете попросить разрешения снять пиджак, ослабить галстук, чтобы чувствовать себя более комфортно. Если по какой-либо причине почувствовали напряжение, попросите сделать перерыв: «Нельзя ли сделать перерыв на пять минут, чтобы я мог собраться с мыслями?»

Ничто не может вам помешать взять ситуацию в свои руки и самому предложить вариант размещения.

Итак, что вам следует предложить или выбрать? Пожалуй, лучше всего сесть на углу. Проявите инициативу и из уважения к боссу предложите ему место «во главе стола». Это легко сделать тактично, просто спросите: «Ничего, если я сяду здесь?» Мало кто в такой ситуации станет протестовать, потому что вы явно стараетесь быть полезным, находчивым и энергичным. Чего же еще желать?

Вот как это будет выглядеть:

Если нет стола заседаний, можете сесть произвольно, только не напротив друг друга, потому что это создает ощущение официальности и конфронтации.

Разумный подход

Обхаживайте босса, как клиента

Попытайтесь создать такую же атмосферу, как во время приема клиента. Аттестация – это не допрос и не административное разбирательство. Это неформальная деловая встреча двух коллег, один из которых занимает более высокое положение. Ведите себя с боссом так же, как с клиентом, – уважительно, но дружелюбно, неформально, но не слишком развязно.

При вас должен быть экземпляр уведомления, в котором зафиксировано, где и когда проходит аттестация, и позаботьтесь прийти вовремя и не перепутать помещения. Возьмите с собой свой экземпляр предварительного опросного листа. Можете захватить любые дополнительные бумаги – скажем, благодарственное письмо от клиента, объяснительные записки членов вашей группы относительно инцидента с двумя бухгалтерами и ледоделательной машиной (вас могут спросить об этой истории и о вашей роли в ней), копии полученных вами заказов, проспект учебных курсов, которые вы хотели бы пройти, список вопросов, которые хотели бы задать, вашу версию собственного личного дела (см. предыдущий раздел) и прочее, что, на ваш взгляд, может пригодиться.

Положите все бумаги в удобную папку и не забудьте ручку. Нет ничего хуже, чем одалживать ручку у босса, чтобы сделать запись, – ему это может не понравиться.

В следующий раз

Если предыдущая аттестация проходила в неудобном помещении, дайте понять, что в этот раз рассчитываете на более подходящую обстановку. При этом можно чувствовать себя вполне непринужденно. Когда босс передаст вам уведомление, в котором обозначены место и время ее проведения, просто спросите: «Мы ведь не окажемся опять в столовой?» – и можете рассмеяться над этой идеей как над заведомо нелепой. Если босс спросит, чем вам не угодила корпоративная столовая, ответьте, что там невозможна доверительная атмосфера, там прерывают, слишком шумят и сидишь как на иголках.

Это важный вопрос, и он заслуживает внимания, поэтому не стесняйтесь немного манипулировать своим боссом. Ваша аттестация заслуживает того, чтобы ее проводили в лучшем месте, в подходящей атмосфере и отнеслись к ней со всем вниманием. Не соглашайтесь на паллиативы.

Позаботьтесь о том, чтобы все бумаги были собраны своевременно, а личное дело включало самые последние события.

Положите все бумаги в удобную папку и не забудьте ручку. Нет ничего хуже, чем одалживать ручку у босса.

4. Структура аттестации и повестка дня

Мы продвигаемся очень быстро, но нужно успеть еще многое. Нам необходимо мыслить и действовать быстро, в соответствии со скоростью жизни, если вы намерены довести подготовку до конца и завтра предстать перед боссом в полном блеске, – так мы и поступим.

Итак, завтра состоится неформальное формальное заседание, если вы понимаете, что я хочу сказать. В ходе аттестации будет вестись протокол, действие будет разворачиваться согласно включенным в него пунктам. Это будет самое настоящее заседание, но в то же время оно будет носить признаки неформального общения, потому что вас на нем будет всего двое, вы будете раскованны и дружелюбны, даже беззаботны – иными словами, неформальны. Но все-таки это протокольное мероприятие. А что нужно для его успешного проведения? Вот именно – повестка дня.

Как вырабатывается повестка дня? Поскольку вас там будет только двое, нет необходимости в ее детальной проработке. И она не должна быть вам навязана сверху. Но все же повестка дня нужна, как необходим и регламент мероприятия.

А когда лучше всего выработать повестку дня? Разумеется, завтра, прямо во время аттестации. А чья это обязанность – вырабатывать повестку? Это общее дело, и вы оба должны принять участие в нем. Однако из уважения к боссу позвольте ему задать темп, так сказать, вбросить мяч в игру. Ваша задача – позаботиться о том, чтобы были отмечены, причем в нужной последовательности, все вопросы, которые следует обсудить вам. Можете рассматривать свою аттестацию как рассказ о себе, а у любого повествования должны быть вступление, основная часть и заключение.

Разумный подход

Ваша должностная инструкция

Некоторые думают, что должностная инструкция – это набор норм и правил, которые следует строго соблюдать. Но вы можете выходить за ее рамки – делать больше, чем требуется. Аттестация дает вам возможность без лишней суеты продемонстрировать свое рвение. Вам не нужны ни похвала, ни порицание. Вы просто доводите до сведения руководства, что перед ними человек, «за которым не заржавеет». Когда придет время очередного продвижения по службе, о вас вспомнят, причем отзывы будут более благожелательными, чем о том, кто формально выполнял свои обязанности.

Если ваш босс читал книгу «Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы», раздел «Аттестация», он знает формат мероприятия, и это может оказаться полезным для вас, поскольку вы будете понимать, что он делает и почему.

Как правило, аттестация имеет следующую структуру:

1. Для начала босс постарается создать непринужденную обстановку – предложит чай или кофе, укажет, где вам сесть, спросит о детях/новой машине/хобби и т. п. Это делается для того, чтобы вы расслабились и почувствовали себя комфортно. Подыгрывайте ему и будьте дружелюбны, с легким сердцем отвечайте на вопросы (нет ничего плохого в том, если он задаст вопросы личного характера, – таким способом босс выказывает свое расположение, а не использует их в качестве ловушки или теста).

2. Начальник сам подаст сигнал, что пора переходить к тому, ради чего вы собрались. Он может сказать, например: «А теперь перейдем к делу, согласны?» Разумеется, вы должны ответить «Да».

3. Босс объяснит цель вашей встречи: «Как вы знаете, это ваша ежегодная/ полугодовая аттестация». Вы, конечно, и сами об этом знаете, но он фиксирует это, чтобы никаких разногласий по этому поводу уже не возникало. В этом нет ни намека на покровительственное отношение, он просто озаглавил мероприятие.

4. После этого он определит содержание дальнейшей беседы: «Думаю, сначала проанализируем вашу работу, потом подробнее остановимся на двух конкретных моментах, которые мне хотелось бы вам напомнить, ну а там посмотрим, может быть, у вас возникнут вопросы. Затем поговорим о возможности повышения квалификации и разойдемся, согласны?»

В этот момент большинство сотрудников одобрительно кивают головой, и аттестация начинается. Многие, но только не вы. Вы человек проницательный и быстро мыслящий. И в этот момент вы наносите мгновенный удар, как кобра, чтобы взять процедуру под свой контроль и обратить ее в свою пользу. Вы не киваете одобрительно и не мямлите: «Да, чудесно». Вы начинаете с одобрения: «Звучит неплохо. Но могу я сделать предложение?» Ваш босс, разумеется, согласится. А что еще он может сделать, если сам спросил, согласны вы или нет, и тем самым пригласил вас к участию в процессе?

Что вы должны предложить в этот момент? Это зависит только от ваших целей на аттестации. Вам следует заранее продумать свою повестку дня – и между прочим, сегодня. Так что у вас отмечено в повестке дня? Скорее всего, вы скажете примерно следующее (в скобках приводятся доводы):

1. «Во-первых, я хотел бы быстро просмотреть с вами предварительный опросный лист и послушать, что вы думаете о моих ответах. Для меня важно знать, что мы одинаково оцениваем результаты моей работы». (Этим вы добьетесь согласованности и не допустите, чтобы предварительный опросный лист остался лежать в стороне, что вполне может случиться, так сказать, в пылу сражения.)

2. «После этого мы могли бы перейти к обсуждению вопросов, на которых вы хотели остановиться». (Дайте и ему возможность высказаться – в конце концов, он босс и то, о чем он хотел бы с вами поговорить, может оказаться для вас интересным, информативным или полезным.)

3. «Я планирую также коснуться некоторых моментов новой системы выписки счетов-фактур, которые, как мне кажется, требуют прояснения, и еще я бы хотел задать пару вопросов относительно переезда в Шрусбери и о том, как это отразится на работе моего отдела». (Это ваш шанс выяснить все подробности, относящиеся к затрагиваемым здесь вопросам.)

4. «И еще я очень хотел бы обсудить вопрос об освоении механизма ZX35, также у меня есть пара идей, не связанных напрямую с моей работой, но мне нужен ваш совет». (Вот здесь вы сможете согласовать все свои потребности в обучении или возможность выпускать информационный бюллетень. К тому же вы сумели ему польстить.)

Предложенная вами повестка дня очень близка к заявленной боссом. Но роли переменились. Вместо того чтобы быть пассивным, вы проявили активность. Вы добились следующего:

• повлияли на процедуру аттестации,

• известили о том, что у вас есть ценные предложения,

• показали, что это совместный процесс,

• подчеркнули, что у вас есть яркие и хорошие идеи и что вы требуете воспринимать их серьезно,

• продемонстрировали, что потратили время и труд на подготовку к аттестации и считаете ее важным делом,

• показали, что вы не слабак, а, напротив, человек энергичный.

В этот момент вы наносите мгновенный удар, как кобра, чтобы взять процедуру под свой контроль и обратить ее в свою пользу.

Совсем неплохо, и все это потому, что вы попросили о возможности высказать ряд предложений. Не много найдется начальников, которые отрицательно отнесутся к этому. Большинство, если не все, будут рады тому, что вы проявляете интерес, и с удовольствием дадут вам порулить на собственной аттестации и будут приятно удивлены вашим умением вести это заседание.

Разумный подход

Поставьте себя на его место

Если вам самому случалось проводить аттестацию, вспомните, что делает ее «легкой» или «трудной». Что такого делает человек, что она идет как по маслу или со скрипом? Выберите разумную тактику поведения со своим боссом – ту самую, которая делает аттестацию «легкой» и «идущей как по маслу». Если вы облегчите ему жизнь, он запомнит вас как дельного сотрудника, которого при случае следует вознаградить.

К этому моменту вы уже должны прочно взять вожжи аттестации в собственные руки, чтобы ваш босс только комментировал интересные моменты. Есть еще ряд приемов, с помощью которых вы окончательно определите, кто руководит процессом:

• Ведите протокол. Вежливо попросите на это позволения. Отказать вам не могут, по крайней мере при условии, что у вас есть собственная ручка. Ведение протокола делает любого человека осмотрительным, поскольку все сказанное им фиксируется и может быть использовано против него. Снимите колпачок с ручки и держите блокнот наготове. Вы будете выглядеть чрезвычайно деловито и профессионально, так как подготовились и полны энергии.

• Откройте папку и разложите принесенные документы перед собой. Сделайте так, чтобы босс увидел проспекты учебных курсов, материалы образовательных или исследовательских проектов. Можете их сложить отдельной стопкой, тем самым давая понять, что у вас есть важные вопросы для последующего обсуждения.

• Закончив пить чай, отодвиньте чашку в сторону. Это знак, что неформальная часть окончена и вы готовы приступить к серьезному разговору.

• Сидите прямо и поддерживайте зрительный контакт с собеседником, но только не смотрите слишком пристально. Будьте внимательны, слегка наклонитесь вперед, как будто вы ловите каждое его слово. Что, собственно, чистая правда, поскольку от сказанного им напрямую зависят ваша дальнейшая работа, карьера, прибавки к жалованью, удовлетворенность работой, да и все будущее. Он, возможно, не подозревает об этом, думая, что это всего лишь полугодовая аттестация.

Разумный подход

Рукопожатие

Рукопожатие принадлежит к числу важных бессознательных сигналов, а потому должно быть правильным. Твердое рукопожатие говорит о том, что перед вами сильный и надежный человек. Вялая, влажная рука свидетельствует о том, что ее обладатель слаб и инертен. Попросите друга сказать вам, как воспринимается им ваше рукопожатие, – и постарайтесь изменить его, вложив в него силу.

К этому моменту вы уже должны прочно взять вожжи аттестации в собственные руки, чтобы ваш босс только комментировал интересные моменты.

Теперь осталось только провести аттестацию и обозначить ее результаты. Ничего сложного. Удостоверьтесь, что вы согласны с резюме аттестации и что у вас одинаковые записи относительно намеченных договоренностей. В следующем разделе мы ознакомимся с реальным ходом аттестации, и вы узнаете, что и как следует на ней говорить.

Практический совет

Не подписывайте

В конце аттестации вам могут предложить подписать протокол, где будет сказано, что вы прошли аттестацию и согласны со всем сказанным. Это не ловушка и не тест, а всего лишь способ зафиксировать: было сделано все, что следовало. А что, если вы не согласны? Что, если в нем написано, что вы неэффективны, ленивы, приносите вред и уклоняетесь от сотрудничества? Что вам делать? Нужно быстро соображать, вот что.

Вы должны сказать: «Я хотел бы взять с собой копию этого документа и внимательно прочитать его, прежде чем подписывать. Хорошо?» Теперь мяч на вашей стороне. Босс может потребовать, чтобы вы поставили свою подпись безотлагательно, с чем вы вправе твердо, но вежливо не согласиться. Он может спросить, с чем именно связан ваш отказ, тогда у вас появится возможность заявить, что вы не разделяете его оценку ваших способностей. В любом случае вы не подписали того, с чем не согласны, и настойчиво (но вежливо) защитили свою позицию.

Перед уходом поблагодарите начальника за организованную аттестацию. Конечно, проведение аттестации является частью его работы, так же как ее прохождение является частью ваших обязанностей, но все равно выразите ему признательность и постарайтесь, чтобы это звучало искренне. Он это запомнит и будет с нетерпением ждать следующей аттестации.

В следующий раз

Если вы намерены потребовать дополнительное обучение или подготовку, потрудитесь заранее разузнать о соответствующих курсах. У вас на руках должна быть вся необходимая информация (буклеты, каталоги, брошюры и проч.), чтобы босс мог тут же с ней ознакомиться или взять с собой. Вам будет намного проще получить желаемое, если вы сможете предоставить информацию о стоимости, продолжительности и других характеристиках выбранных курсов.

Загодя продумайте надлежащую повестку дня – чего вы хотите достичь в ходе аттестации. Не следует пассивно принимать все, что диктуется свыше, не участвуя в процессе. Продумайте, как сделать так, чтобы ваша повестка дня логично вписывалась и дополняла ту, которую предложит босс. Лучше ненавязчиво регулировать, чем открыто бороться за власть и насильно придавать процессу совершенно новое направление.

5. Что вы намерены сказать?

Мы почти у цели, но впереди еще много дел, поэтому не расслабляйтесь и не снижайте темпа. Мы выяснили, как вам нужно подготовиться, как создать комфортную обстановку для проведения аттестации, и рассмотрели ее структуру. Теперь подумаем о том, что вам следует сказать и как это преподнести. Среди множества способов изложения своих идей вам необходимо выбрать лишь один – правильный. Выберете неверный, и вы рискуете восстановить босса против себя, выставить себя дураком, быть неправильно понятым и принять ошибочный план действий – или, еще хуже, быть аттестованным отрицательно, и запись об этом на многие годы останется в вашем личном деле. Выберете правильный, и вас оценят как делового, эффективного, сообразительного и просто блестящего сотрудника.