Текст книги "Настольная книга финансового директора"

Начальник отдела внутреннего аудита обычно собирает запросы от ревизионной комиссии, финансового директора, генерального директора и других членов правления, и составляет предварительный план аудиторских проверок на следующий год. Если он проходит утверждение, то начальник отдела внутреннего аудита составляет график работ для различных ревизорских групп. После завершения работы ревизоры пишут отчет о результатах проверки, который направляется начальнику отдела, который, в свою очередь, рассылает его членам правления. Выводы аудиторов обычно приводят к системным изменениям, которые устраняют или смягчают невыявленные проблемы контроля. Аудиторские группы иногда проводят повторные проверки, чтобы выяснить, привели ли эти системные изменения к улучшению контроля.

Ниже перечислено несколько возможных направлений аудиторских проверок, которые позволят финансовому директору получить представление о том, как решить проблемы контроля:

• Кредиторская задолженность. Убедитесь, что все платежи надлежащим образом санкционированы и подтверждены приемными документами. Также убедитесь в том, что не выплачиваются пени за просрочку платежей и что используются скидки за предварительную оплату, если ее размер превышает ставку стоимости капитала компании.

• Дебиторская задолженность. Убедитесь, что вся дебиторская задолженность надлежащим образом санкционирована и подтверждена документацией, а просроченная задолженность покрыта из резервов по сомнительным долгам, а не списана на себестоимость продаж. Убедитесь, что клиенты, воспользовавшиеся скидкой за предоплату, не рассчитываются в более длительные сроки, чем те, которые установлены для сделок такого рода.

• Рекламные кредиты. Убедитесь, что все кредиты, предоставленные на рекламную кампанию, подтверждаются копиями рекламных объявлений с четко проставленной датой публикации, а также сопроводительной документацией об оплате.

• Контракты. Убедитесь в наличии обновленных сведений по всем текущим контрактам, а также точного сводного списка всех контрактов, классифицированного по таким важным данным, как дата истечения, оговорки о штрафах и даты обновления.

• Долг. Убедитесь, что долговые платежи осуществляются своевременно, и пени не начисляются. Также следует убедиться в том, что проценты, начисленные кредиторами, соответствуют ставкам, указанным в кредитной документации, и не начисляются лишние суммы.

• Авансовые отчеты. Убедитесь, что указанные расходы соответствуют установленному в компании порядку возмещения командировочных и представительских расходов. Также убедитесь в том, что все авансовые отчеты были утверждены руководителями отделов и не включают расходов за слишком большое количество временных периодов.

• Основные средства. Убедитесь, что стоимость всех капитализированных активов превышает лимит отнесения активов к основным средствам, и применяется правильная норма амортизации. Убедитесь также, что капиталовложения санкционированы надлежащим образом, и что по каждому был проведен, проверен и утвержден анализ чистой приведенной стоимости.

• Доход от грузовых перевозок. Убедитесь, что всем клиентам правильно начислена стоимость транспортировки. Также убедитесь в том, что счета за перевозку соответствуют реальным грузам, доставленным перевозчиками.

• Запасы. Убедитесь, что точность учета материально-производственных запасов составляет хотя бы 95 %, периодическая инвентаризация проводится своевременно, а лица, проводящие ее, выявляют причины допущенных ошибок. Следует убедиться в том, что запасы, принад-лежащие клиентам, хранятся отдельно и не включены в оцененные запасы. Убедитесь, что стоимость всех запасов надлежащим образом подтверждена документацией об их фактической себестоимости.

• Оплата труда. Убедитесь, что все изменения окладов и премий служащих надлежащим образом санкционированы, а все нормативные требования к ведению их личных карточек, таких как форма проверки I-9, заполнены и имеются в документах работника. Также убедитесь в том, что все вычеты из зарплаты сотрудников подтверждаются юридическими документами, а лица, начисляющие заработную плату, осведомлены о сроках прекращения этих вычетов.

• Ценообразование. Убедитесь, что для клиентов правильно установлены цены, основанные на прейскурантах, в которых заданы объем и сроки поставки.

• Выставление счетов на оплату товаров. Убедитесь, что счета выставлены на весь отгруженный товар. Также убедитесь, что все счета выставлены не позднее, чем на следующий день после отгрузки.

• Выставление счетов на оплату услуг. Убедитесь, что счета на услуги выставлены не позднее, чем на следующий день после выполнения работ, или в соответствии с заранее принятым графиком выставления счетов, а также в том, что услуги, на которые выставлены счета, подтверждаются документацией.

Рекомендуемые внутренние проверки, перечисленные выше, являются стандартными и применяются в большинстве отраслей. Финансовый директор должен также проверять специализированные системы компании, которые требуют особого внимания, и разрабатывать дополнительные программы аудита, чтобы убедиться в эффективности его методов.

Можно также попросить начальника отдела внутреннего аудита провести ряд рабочих проверок, которые могут касаться любой сферы деятельности. Их цель – оценка результативности и эффективности работы в данной области, а также выработка рекомендаций по усовершенствованию процедур. Примерами рабочих проверок могут быть проверка методов осуществления закупок, набора персонала и анализ эффективности управления. Рабочая проверка может быть проведена по инициативе менеджера, желающего получить внешнее заключение о работе своего отдела, или старших руководителей, которые могут искать внутренние резервы для улучшения работы компании.

Другой формой аудита является проверка соответствия, когда сотрудники отдела внутреннего аудита проверяют соответствие компании как собственным внутренним регламентам, так и требованиям внешних регулирующих органов, таких как Комиссия по ценным бумагам и биржам, Налоговая служба или Министерство труда. Инициатором этих проверок редко выступает кто-либо из компании, поэтому начальник отдела внутреннего аудита должен выделить на них определенное время в ежегодном плане аудита, и регулярно проводить проверки соответствия как внутренним, так и внешним требованиям.

Можно также поручить сотрудникам отдела внутреннего аудита разработать рекомендации об упразднении каких-либо пунктов контроля на том основании, что они слишком дорогостоящие по сравнению с уровнем обеспечиваемого контроля. В этой ситуации внутренние аудиторы должны определить, в какой мере эти пункты могут быть заменены другими в рамках данной финансовой системы. Если другие методы контроля смогут заполнить образовавшийся пробел, тогда этот пункт можно снимать. Однако внутренние аудиторы должны также учитывать всю серьезность последствий разрушения отлаженной системы контроля в данной области. Если уровень потенциального риска оценивается миллионами долларов, то разумнее сохранить данный пункт контроля. Наконец, необходимо провести оценку стоимости, чтобы определить экономическую эффективность упразднения данного пункта. Определение экономической эффективности может включатьи оценку воздействия пункта контроля на эффективную обработку трансакций – если он является препятствием для повышения эффективности, его следует упразднить. Короче, внутренние аудиторы, принимая решение о возможности упразднения того или иного пункта контроля, должны сопоставить ряд компенсирующих проблем.

В дополнение к их основным задачам, сотрудников отдела внутреннего аудита часто просят помочь внешним аудиторам во время проверки финансовых отчетов компании. Внутренних аудиторов могут попросить выполнить любую работу, которая уменьшит объем работ внешних, что, соответственно снижает гонорары последних. При крупных ревизиях это может обеспечить существенное сокращение расходов. На сотрудников отдела внутреннего аудита можно возложить такие задачи, как сбор данных, которые будут анализировать внешние аудиторы, заполнение стандартных аудиторских документов и помощь при сверке проводок.

Управление внутренним аудитом[20]20
  Взято в переработанном виде с разрешения издательства из Controllership by Willson, Roehl-Anderson, and Bragg (John Wiley & Sons, 1999), pp. 152–154.


[Закрыть]

Начальник отдела внутреннего аудита, как правило, подотчетен финансовому директору, и ему разрешен прямой выход на ревизионную комиссию. Также вполне обычна ситуация, когда он подчиняется непосредственно ревизионной комиссии, что устраняет любую возможность для приостановления финансовым директором аудиторской программы, отказав в выделении запланированных средств.

В отделе внутреннего аудита обычно работает несколько менеджеров, подчиняющихся начальнику отдела и являющихся специалистами в различных областях аудита. Например, аудит информационных технологий почти всегда проводится небольшой группой высококвалифицированных специалистов, в то время как финансовый, регламентный и операционный аудит обычно распределяется между разными командами. Если компания имеет много региональных отделений, то могут быть региональные аудиторы, ответственные за проверки в своем регионе и координирующие аудиторскую работу с руководителями других подразделений по проектам, которые охватывают крупные области.

Главным инструментом управления внутренним аудитом является годовой план аудиторских мероприятий. Обычно этот документ содержит список всех аудиторских проверок, которые должны быть проведены в течение года, а также краткое описание целей каждой проверки. Например:

Проверка метода отражения добавлений, изменений и выбытия основных средств в бухгалтерском учете на заводе в Andersonville. Цель ревизии – проверка соблюдения надлежащего лимита капитализации, документального подтверждения и обоснованности изменений в учете основных средств вследствие добавлений, правильность отражения выбытия и обоснованность цены реализации активов.

Хотя это описание целей аудита дает хорошее представление о том, что нужно делать во время аудиторской проверки, оно не содержит дополнительных сведений, например, количества часов, выделенных для проведения этих работ, фамилий исполнителей или сроков проведения. Это требует более детального годового бюджета аудита, например как в табл. 7.1. Главные статьи этой сметы – количество часов, выделенных на проведение каждой проверки, и примерный период времени, в течение которого она будет проводиться. При составлении плана начальник отдела внутреннего аудита должен убедиться, что имеется достаточно средств для проведения аудиторской проверки, группы аудиторов не дублируют друг друга (или не повторяют недавно проведенных ревизий) и, что поставленные задачи реальны с учетом размера систем, которые подвергаются проверке.

Имея смету внутреннего аудита, финансовый директор может лучше контролировать работу отдела. Цифры сметы позволяют использовать следующие виды контроля:

• Сравнение запланированных и фактических часов работы.

• Сравнение запланированных и фактических дат начала и окончания работы.

• Сравнение запланированного и фактического количества исполнителей.

Помимо этих видов контроля существует множество других, которые финансовый директор может использовать в конкретных ситуациях. Например:

Контроль планирования

• Сравните плановые задачи отдела с его фактической деятельностью.

• Убедитесь, что имеется отвечающий современным требованиям сборник инструкций и процедур, который наглядно показывает, как должна проводиться аудиторская работа.

• Убедитесь, что аудиторы имеют достаточную подготовку для проведения конкретных видов аудита.

• Убедитесь, что в отделе работает достаточное количество сотрудников для выполнения запланированных задач.

• Проверьте перечень запланированных проверок, чтобы убедиться в отсутствии недостатка внимания к конкретным областям, таким как проверка бухгалтерских, электронных или операционных методов контроля.

• Убедитесь, что отдел проверяет, встроены ли пункты контроля в новые проекты компьютерных систем.

• Убедитесь, что запланированы проверки соблюдения морально-этических норм компании.

• Убедитесь, что сотрудники отдела внутреннего аудита оказывают помощь внешним аудиторам в их работе.

Контроль деятельности

• Проверьте рабочие документы, чтобы убедиться, что аудиторская проверка проведена настолько тщательно, насколько это возможно.

• Проверьте по аудиторским отчетам проделанную работу, обнаруженные замечания и представленные рекомендации.

• Просмотрите объяснения подразделений, которые были объектом проверки.

• Убедитесь, что ревизионная комиссия удовлетворена работой подразделений и отслеживает любые недостатки.

Контроль исполнения

• Убедитесь, что не установлено никаких фактов нарушений деятельности подразделений, обусловленных поведением проверяемых, и доведите результаты до сведения ревизионной комиссии для принятия мер.

• Убедитесь, что рекомендации ревизионной комиссии выполняются.

Используя все использовавшиеся методы контроля, финансовый директор может создать результативную систему управления, которая приведет к высокоэффективной работе отдела внутреннего аудита.

Выводы

Аудит – это проверка имеющихся в наличии финансовых систем. По сути, аудиторы проверяют системы, за которые несет ответственность финансовый директор. В связи с выполнением контрольной функции недопустимо, чтобы финансовый директор отвечал за выбор внешней аудиторской фирмы или непосредственно контролировал план работ отдела внутреннего аудита. В противном случае, финансовый директор проверял бы самого себя, что привело бы к очень негативным выводам ревизоров. Хотя цель этой книги – помочь финансовому директору в его работе, данная глава в действительности описывает, почему финансовому директору не следует иметь прямого контроля над аудиторами. Проницательный финансовый директор поймет, что такое отсутствие контроля – великое благо и повод использовать его в качестве козыря перед инвесторами, так как такая позиция является веским доказательством силы и честности финансовых систем компании.

Глава 8
Отчетность перед комиссией по ценным бумагам и биржам

Финансовый директор любой публичной компании должен иметь дело с Комиссией по ценным бумагам и биржам (SEC), как минимум, на ежеквартальной основе, а зачастую даже еженедельно, причем по широкому кругу вопросов. Учитывая частоту взаимодействия, полезно иметь общее представление о SEC, а также ознакомиться с основными законами, в соответствии с которыми она осуществляет свои полномочия, ее важнейшими инструкциями и наиболее распространенными формами отчетности, представляемой публичными компаниями в SEC.

Краткий обзор[21]21
  Описание SEC, законов о ценных бумагах и инструкций в этой главе взято в переработанном виде с разрешения издательства из гл. 6 справочника Accounting Reference Desktop by Bragg (John Wiley & Sons, 2002).


[Закрыть]

SEC была создана как реакция на обвал фондового рынка в октябре 1929 г. Учитывая значительную потерю капитализации в результате падения котировок, федеральное правительство пришло к выводу, что необходима высокая степень регулирования рынков ценных бумаг, чтобы последующее повышение доверия публики к рынкам, в конечном счете, восстановило их.

В 1933 и 1934 гг., после ряда слушаний в Конгрессе о том, какие конкретные формы регулирования соответствуют этой цели, были приняты Закон о ценных бумагах и Закон о фондовых биржах. Как отмечено далее в этой главе, эти два закона были направлены на значительное увеличение объема информации, представляемой компаниями-эмитентами (особенно о характере их деятельности и связанных с этим инвестиционных рисках), а также на усиление контроля со стороны государства. Контроль был сосредоточен как на регулировании рынков, где осуществляется продажа ценных бумаг, так и на деятельности брокеров и инвестиционных консультантов, работающих с инвесторами при приобретении и продаже ими ценных бумаг. Обеспечение раскрытия эмитентами информации стало ключевой функцией SEC, которая требует своевременного представления ей эмитентами всей существенной финансовой информации, которая оперативно делается общедоступной через онлайновую базу данных EDGAR – систему электронного сбора, анализа и поиска информации (см. далее в этой главе).

SEC была создана на основании закона 1934 г. с целью контроля за исполнением этих новых законов. Позднее, с принятием других законов, SEC была наделена более широкими полномочиями, в частности, по надзору за деятельностью холдинговых компаний коммунальных услуг и взаимных фондов. SEC обладает значительной исполнительной властью, подкрепляющей ее регулирующую и контрольную функции, и возбуждает около 500 гражданских надзорных исков в год против физических лиц и коммерческих организаций, нарушающих законы о ценных бумагах.

Закон о ценных бумагах 1933 г.

Согласно закону о ценных бумагах 1933 г., компании, выпускающие ценные бумаги для размещения среди неограниченного круга лиц, должны раскрывать для инвесторов информацию о своем финансовом положении и иную существенную информацию. При этом не допускается предоставление заведомо ложной или искаженной информации. Раскрытие информации осуществляется путем регистрации информации о ценных бумагах в SEC, которая проверяет представленную информацию на предмет соответствия требованиям этого закона в отношении раскрытия информации. Важно отметить, что этот закон касается в основном раскрытия информации только при первичном предложении ценных бумаг, а не последующих обновлений информации по ценным бумагам (что регулируется законом о фондовых биржах 1934 г.).

В ряде случаев соблюдение требований о раскрытии информации необязательно. Регистрация в SEC не требуется, когда объем выпуска небольшой, когда эмитентом является орган исполнительной власти муниципального образования, штата или федеральное правительство, или когда предложение ограничено небольшим числом инвесторов.

Информация, направляемая в SEC, содержит важные сведения об имуществе и коммерческой деятельности компании-эмитента, ценных бумагах, предназначенных для продажи, информацию о команде менеджеров и аудированную финансовую отчетность.

Если инвестор может доказать, что информация, предоставленная эмитентом, является неполной или неточной, то инвесторы вправе потребовать от компании возврата вложенных средств.

Закон о фондовых биржах 1934 г.

Этот закон создал SEC, предоставив ей полномочия регулировать деятельность многих участников фондового рынка, таких как фондовые биржи (например, Нью-Йоркская фондовая биржа и Национальная ассоциация дилеров фондового рынка), клиринговые организации, брокерские фирмы и трансфер-агенты. Закон обязывает этих участников рынка зарегистрироваться в SEC и регулярно представлять обновляемую отчетность. Торговля ценными бумагами на биржах, не прошедших регистрацию в SEC, запрещена законом. Саморегулируемые организации (например, Национальная ассоциация дилеров фондового рынка) должны устанавливать правила, гарантирующие, что интересы инвесторов, которые заключают сделки с членами этих организаций, защищены в достаточной мере.

Закон требует, чтобы фирмы с активами более 10 млн долл. и числом инвесторов свыше 500 предоставляли как годовые отчеты, так и ряд других дополнительных отчетов. Этот закон также требует от любого, кто хочет приобрести более 5 % ценных бумаг какой-либо компании путем тендерного предложения или прямой покупки, раскрывать информацию о себе для SEC (это положение было введено в закон поправкой 1970 г.).

Закон также устанавливает правила в отношении видов информации, включаемой в бланки доверенностей, используемые для получения голосов акционеров при избрании директоров или принятии других корпоративных решений. Если не вдаваться в подробности, в таких материалах должны быть раскрыты все важные факты относительно вопросов, выносимых на голосование акционеров. Они должны быть представлены в SEC до их направления акционерам, чтобы комиссия могла удостовериться, что их содержание соответствует правилам раскрытия информации, предусмотренным законом.

Закон также предоставляет Совету управляющих Федеральной резервной системы право определять допустимые кредитные лимиты при покупке ценных бумаг с маржевого счета. Он требует от брокеров-дилеров получать письменное согласие инвесторов, прежде чем давать в кредит любые ценные бумаги, находящиеся на счете инвестора. Целью этих мер было избежать массовых разорений, которые произошли во время краха фондового рынка в 1929 г., когда инвесторы, активно скупавшие акции в кредит, потеряли весь свой капитал.

Закон также запрещает инсайдерские операции с ценными бумагами, когда лицо приобретает или продает ценные бумаги, используя конфиденциальную информацию, особенно если это лицо имеет фидуциарное обязательство воздерживаться от торговли. Поправка 1984 г. запрещает должностным лицам и директорам компании «шортить» ценные бумаги, выпущенные их компаниями. Они также обязаны сообщать о количестве ценных бумаг своих компаний, которыми они владеют, и обо всех изменениях в их владении, если доля, принадлежащая им, превышает 10 % от общего количества именных ценных бумаг.

Закон также запрещает манипулирование рынком путем создания ложного впечатления о большом объеме торговых операций с акциями, распространения ложной информации о возможных изменениях котировок, искусственного сдерживания или вздувания цен и распространения ложных заявлений в отношении ценных бумаг.